Plano de
Prevenção de Riscos de Corrupção
e infracções conexas
da
CÂMARA MUNICIPAL DA FIGUEIRA DA
FOZ
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ÍNDICE
Introdução
Parte I – Compromisso Ético
Parte II – Caracterização da Câmara Municipal da Figueira da Foz
1. Atribuições da Câmara Municipal
2. Organograma e Identificação dos Responsáveis.
Parte III – Identificação dos riscos
1. Conceito de risco e de gestão de risco
2. Factores de risco
3. Áreas de risco
Parte IV – Identificação das medidas de prevenção de riscos
Parte V – Acompanhamento, avaliação e actualização do Plano
1. Acompanhamento e avaliação
2. Actualização do Plano
Anexo
Glossário
Fontes
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INTRODUÇÃO
O Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC), criado pela Lei n.º 54/2008, de 4 de
Setembro, é uma entidade administrativa independente, que funciona junto do
Tribunal de Contas, e desenvolve uma actividade de âmbito nacional no domínio da
prevenção da corrupção e infracções conexas.
No âmbito da sua actividade, o CPC aprovou uma Recomendação, em 1 de Julho de
2009, sobre “Planos de gestão de riscos de corrupção e infracções conexas”, nos
termos da qual «Os órgãos máximos das entidades gestoras de dinheiros, valores
ou patrimónios públicos, seja qual for a sua natureza, devem, no prazo de 90 dias,
elaborar planos de gestão de riscos e infracções conexas.»
Tal Recomendação surge na sequência da deliberação de 4 de Março de 2009 em
que o CPC deliberou, através da aplicação de um questionário aos Serviços e
Organismos da Administração Central, Regional e Local, directa ou indirecta,
incluindo o sector empresarial local, proceder ao levantamento dos riscos de
corrupção e infracções conexas nas áreas da contratação pública e da concessão de
benefícios públicos.
Constituindo os serviços públicos estruturas em que também se verificam riscos de
gestão, de todo o tipo, e particularmente riscos de corrupção e infracções conexas,
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evitar este tipo de situações constitui uma responsabilidade de todos os
trabalhadores das instituições, quer dos membros dos órgãos, quer do pessoal com
funções dirigentes, quer do mais simples funcionário, enquanto agentes ao serviço
do interesse público.
Daí que, a preparação deste Plano, tenha contado com a colaboração de todas as
unidades orgânicas e serviços da Autarquia, quer no que respeita à identificação
dos riscos e infracções conexas, quer na apresentação de medidas de prevenção,
reflectindo o documento final as realidades e preocupações de todas as áreas e
serviços.
Um envolvimento que permitiu constatar a importância de fortalecer os
mecanismos de controlo interno existentes, direccionando-os para a temática da
prevenção da corrupção e riscos conexos, e ainda de reforçar as competências de
todos os agentes públicos no que respeita a esta temática.
Este Plano estabelece directrizes sobre a prevenção de riscos de gestão, incluindo
os riscos de corrupção e infracções conexas, identifica os critérios de risco
adoptados, e define as funções e responsabilidades dos intervenientes na gestão e
coordenação das actividades da Câmara Municipal da Figueira da Foz.
Saliente-se ainda que, na sua maioria, as medidas de prevenção de riscos
contempladas na Parte IV já se encontram previstas e são observadas, pelo que o
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presente Plano constitui primordialmente uma sistematização das mesmas,
contribuindo assim para a sua melhor interiorização e aplicação.
Portanto, considerando que:
1. O Plano de Prevenção de Riscos é, além de um factor de gestão fundamental,
um instrumento que permitirá aferir a eventual responsabilidade que ocorra
na gestão de recursos públicos;
2. O Plano de Prevenção de Riscos se aplica, de forma genérica, aos membros
dos órgãos municipais, ao pessoal dirigente e a todos os trabalhadores e
colaboradores do Município;
3. Com a implementação e execução do Plano de Prevenção de Riscos
procurar-se-á melhorar os sistemas de controlo interno, promover, entre os
funcionários e agentes, uma cultura de responsabilidade e de observação
estrita de regras éticas e deontológicas, assegurar que os funcionários e
agentes estão conscientes das suas obrigações, nomeadamente no que se
refere à obrigatoriedade de denúncia de situações de corrupção e promover
uma cultura de legalidade, clareza e transparência nos procedimentos;
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4. A implementação, execução e avaliação do Plano de Prevenção de Riscos
constitui, em primeira linha, uma responsabilidade do órgão executivo e do
Presidente da Câmara Municipal, mas é também uma responsabilidade de
todo o pessoal com funções dirigentes;
5. A concretização do Plano de Prevenção de Riscos permitirá o respeito das
recomendações das Organizações Internacionais nesta matéria, colocando
Portugal na primeira linha deste combate.
A CÂMARA MUNICIPAL DA FIGUEIRA DA FOZ, consciente de que a corrupção e
os riscos conexos são um sério obstáculo ao normal funcionamento das instituições,
revelando-se como uma ameaça à democracia, prejudicando a seriedade das
relações entre a Administração Pública e os cidadãos e obstando ao desejável
desenvolvimento das economias e ao normal funcionamento dos mercados,
apresenta o seu
PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E
INFRACÇÕES CONEXAS,
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Parte I – Compromisso Ético
O respeito por uma principiologia deontológica e por uma axiologia de índole
ético-moral constitui uma exigência transversal aos vários intervenientes no quadro do
serviço público de cariz autárquico, sejam eles membros dos órgãos autárquicos,
dirigentes ou funcionários e colaboradores do município.
Assim sendo, a actuação de tais intervenientes no exercício das suas funções, bem
como no seu relacionamento com os cidadãos, deve pautar-se pelos seguintes
princípios fundamentais:
PRINCÍPIOS DO SERVIÇO AUTÁRQUICO
Princípio do Serviço Público
Os funcionários autárquicos encontram-se ao serviço exclusivo da comunidade e
dos cidadãos, prevalecendo sempre o interesse público sobre os interesses
particulares ou de grupo.
Princípio da Legalidade
Os funcionários autárquicos actuam em conformidade com os princípios
constitucionais e com respeito absoluto pela lei e pelo direito.
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Princípio da Justiça e da Imparcialidade
Os funcionários autárquicos, no exercício da sua actividade, devem tratar de forma
justa, equitativa e imparcial todos os cidadãos, actuando segundo rigorosos
princípios de neutralidade, isenção e objectividade.
Princípio da Igualdade
Os funcionários autárquicos não podem beneficiar ou prejudicar qualquer cidadão
em função da sua ascendência, sexo, raça, língua, convicções políticas, ideológicas
ou religiosas, orientação sexual, situação económica ou condição social.
Princípio da Proporcionalidade
Os funcionários autárquicos, no exercício da sua actividade, só podem exigir aos
cidadãos o indispensável à realização da actividade administrativa.
Princípio da Colaboração e da Boa Fé
Os funcionários autárquicos, no exercício da sua actividade, devem colaborar com
os cidadãos, segundo o princípio da Boa Fé, tendo em vista a realização do
interesse da comunidade e fomentar a sua participação na realização da actividade
administrativa.
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Princípio da Informação e da Transparência
Os funcionários autárquicos devem prestar informações e/ou esclarecimentos de
forma clara, simples, cortês e rápida, assegurando a necessária transparência nos
procedimentos e nas decisões.
Princípio da Lealdade
Os funcionários autárquicos, no exercício da sua actividade, devem agir de forma
leal, solidária e cooperante, não exercendo actividades externas que possam
interferir com o desempenho das suas funções no Município ou criar situações de
conflitos de interesses.
Princípio da Integridade
Os funcionários autárquicos regem-se segundo critérios de honestidade pessoal e
de integridade de carácter, procurando as melhores soluções para o interesse
público que se pretende atingir.
Princípio da Competência e Responsabilidade
Os funcionários autárquicos agem de forma responsável e competente, dedicada e
crítica, empenhando-se na valorização profissional e no desenvolvimento da
sociedade.
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Princípio da Participação e da Publicidade
Os funcionários autárquicos devem, sempre que possível, promover, em tempo útil,
o debate necessário à tomada de decisões, assegurando a publicitação das
deliberações municipais e das decisões dos membros dos órgãos, bem como de
toda a informação relevante para os cidadãos.
Princípio da Dignidade
Os
funcionários
autárquicos
devem
desenvolver
comportamentos
não
discriminatórios, denunciando situações que configurem a prática de ilícitos e
declarando qualquer presente ou benefício que possa ter sido atribuído com o
intuito de influenciar a imparcialidade com que exercem as suas funções.
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Parte II – Caracterização da Câmara Municipal da Figueira
da Foz
1. Atribuições da Câmara Municipal
A Câmara Municipal da Figueira da Foz é o organismo máximo de representação do
concelho e dos seus habitantes. Enquanto autarquia local, é pessoa colectiva da
população e do território, dotada de órgãos representativos que visam a
prossecução dos interesses próprios, comuns e específicos da população
figueirense. Dotada de meios técnicos e humanos, tem como objectivo caminhar
em direcção a uma administração local mais próxima dos cidadãos e mais célere no
atendimento das necessidades e exigências dos seus munícipes.
No exercício das suas funções, a Câmara Municipal tem total autonomia no que
respeita a pessoal, património e finanças, competindo a sua gestão aos respectivos
órgãos.
As suas atribuições e competências estão estritamente associadas à satisfação das
necessidades da comunidade local no que respeita sobretudo ao desenvolvimento
sócio-económico, ao ordenamento do território, ao abastecimento público, à
cultura, à educação, ao ambiente a ao desporto.
Em termos legais, as atribuições e competências da Câmara Municipal, que
constituem a razão da sua existência, encontram-se plasmadas na Lei n.º 169/99,
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de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 de
Janeiro.
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2. Organograma e Identificação dos Responsáveis
O Organograma da Câmara Municipal da Figueira da Foz representa graficamente a
estrutura formal da organização, identificando as várias unidades orgânicas do
município, bem como os cargos dirigentes e os responsáveis pelos vários níveis de
decisão e pelas diversas unidades orgânicas.
Estrutura Orgânica:
Data de aprovação – Reunião da Assembleia Municipal, de 30 de Junho de 2004.
Data de publicação – 03 de Agosto de 2004.
Diário da República – 2ª Série, n.º 181 – Apêndice nº 100.
Mapa de Pessoal:
Data de aprovação – Reunião da Assembleia Municipal, de 22 de Dezembro de
2008.
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Vitor Manuel Tavares Silva Pereira
Director de Departamento Administrativo, Financeiro e de Recursos Humanos
Maria Agueda Simoes de Almeida Matos
Director de Departamento de Obras Municipais
Graça Maria Magalhães Albuquerque Vasco
Director de Departamento de Planeamento
Mario Marques Maduro
Director de Departamento de Urbanismo
Ana Maria Rodrigues Brilha
Chefe de Divisão Ordenamento do Território
João José da Silva Ramos
Chefe de Divisão Administrativa Património e Notariado
Ana Paula Ferreira Silva Santos Cardoso
Chefe de Divisão de Cultura, Biblioteca e Arquivos
Maria Teresa Carvalho Batista
Chefe de Divisão Administrativa de Urbanismo
Teresa Maria de Jesus Gaspar Ferreira
Chefe de Divisão de Juventude, Desporto e Colectividades
António Manuel André Paredes Silva
Chefe de Divisão de Obras de Empreitada e Saneamento
Margarida Freitas Viana
Chefe de Divisão Educação e Acção Social
Tomaz de Castro Almeida Serra e Moura
Chefe de Divisão de Licenciamentos
Jorge António Rodrigues de Pina
Chefe de Divisão Salubridade e Recursos Naturais
Jose Francisco Andrade
Chefe de Divisão de Obras de Administração Directa
Helena Maria Nogueira Fernandes Paredes
Chefe de Divisão de Estudos e Projectos
Ana Maria Caetano Meneses Simoes de Almeida
Chefe de Divisão DAPN (Regime de Substituição)
Maria do Rosário Ferreira da Silva Eulálio
Chefe de Divisão Administrativa DOM
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Parte III – Identificação dos riscos
1. Conceito de risco e de gestão de risco
Pode definir-se risco como o evento, situação ou circunstância futura com
probabilidade de ocorrência e potencial consequência positiva ou negativa na
consecução dos objectivos de uma unidade organizacional.
A gestão do risco é o processo através do qual as organizações analisam
metodicamente os riscos inerentes às respectivas actividades, com o objectivo de
atingirem uma vantagem sustentada em cada actividade individual e no conjunto
de todas as actividades.
A gestão do risco deve ser organizada e levada a cabo ao nível dos programas,
projectos e actividades principais ou ao nível de funções e departamentos,
dependendo do projecto ou da natureza funcional da actividade.
A análise e o tratamento dos riscos encontrar-se-á facilitada por uma adequada
quantificação dos objectivos. Com esta quantificação poder-se-á avaliar com rigor
se os objectivos são ultrapassados, atingidos, parcialmente atingidos, ou
porventura não atingidos e portanto até que ponto são positiva ou negativamente
influenciados pela ocorrência do(s) risco(s).
A elaboração de planos de gestão de riscos, a par da existência de manuais de
procedimentos, as actividades de controlo, a divulgação da informação relevante
sobre os vários tipos de risco e respectivas medidas de minimização, bem como o
acompanhamento da eficácia destas medidas constituem alguns dos factores que
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fazem diminuir a ocorrência dos riscos em geral e a prática de corrupção ou
infracções conexas em particular.
Cada plano de gestão de riscos tem em atenção os objectivos estratégicos e
operacionais estabelecidos nos Planos Anuais, sendo certo que também estes
planos, no momento da sua concepção, devem ter em consideração os riscos da
actividade, incluindo os de corrupção e infracções conexas, e as medidas de
prevenção da ocorrência de fenómenos dessa natureza.
O presente Plano de prevenção de riscos de gestão, incluindo os riscos de corrupção
e infracções conexas constitui um instrumento para a gestão do risco como suporte
do planeamento estratégico, do processo de tomada de decisão e do planeamento e
execução das suas actividades.
Este Plano obedece aos princípios da integridade institucional, da disciplina, da
responsabilidade e da transparência de actos e de decisões, inerentes à optimização
dos recursos próprios da governação ética e da gestão por objectivos.
2. Factores de risco
São vários os factores que levam a que o desenvolvimento de uma actividade
comporte um maior ou menor risco. De entre esses factores destacam-se os
seguintes:
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2. Integridade
3. Qualidade do sistema de controlo interno
4. Motivação do pessoal
3. Áreas de Risco
Os riscos de gestão incluindo os riscos de corrupção e infracções conexas
configuram factos que envolvem potenciais desvios no desenvolvimento da
actividade, gerando impactos nos seus resultados.
A Gestão do Risco identifica e previne atempadamente as áreas e factos com
potencial danoso numa organização, através de uma metodologia assente em fases
e etapas interactivas.
Foram identificadas cinco áreas como áreas mais sensíveis e que potencialmente
poderão gerar mais riscos:
a) Recursos Humanos;
b) Contratação Pública;
c) Concessão de Benefícios;
d) Gestão Financeira;
e) Urbanismo.
Importa, quanto a estas áreas, estabelecer um conjunto de procedimentos, regras
e boas práticas que seguramente contribuirão para uma gestão clara e transparente
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das entidades públicas. Por cada departamento municipal, e tendo em conta as
cinco áreas apontadas, são identificados os responsáveis e os potenciais riscos, e
indicadas boas práticas e procedimentos para as prevenir.
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Parte IV – Identificação das medidas de prevenção de
riscos
O Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas (PGRCIC) da
Câmara Municipal da Figueira da Foz assenta em duas vertentes estruturantes, uma
primeira com medidas de âmbito geral e uma outra em que se identificam medidas
e acções concretas de prevenção da corrupção e riscos conexos em função da área
específica.
Assim, no que respeita a medidas genéricas e transversais a todos os colaboradores
e serviços, constata-se a necessidade de dotar os colaboradores da Autarquia de
competências acrescidas quanto ao conhecimento da temática da prevenção da
corrupção e riscos conexos. Prevê-se ainda a adopção de uma medida de carácter
genérico, relativa à segurança do sistema informático.
Prevêem-se as seguintes acções, a desenvolver em 2010:
a) Acções de divulgação / esclarecimento sobre o Plano de Gestão de
Riscos de Corrupção e Infracções Conexas (PGRCIC):
- Envio de e-mail a todos os colaboradores, informando da disponibilização do Plano
na página electrónica da Autarquia;
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- A promoção de acções formativas, de curta duração, sobre o PGRCIC e
documentos conexos; estas acções de sensibilização terão ainda como objecto os
princípios gerais que regem a actividade administrativa, como a legalidade, a
prossecução do interesse público, a igualdade e imparcialidade, bem como os
impedimentos dos titulares de órgãos e agentes. Estas acções articulam-se com
uma das medidas concretas previstas no Plano, de adopção de uma Declaração de
compromisso relativa a incompatibilidades, impedimentos e escusa, a implementar
de modo geral, acautelando os diversos processos correlacionados, como de
contratações e júris de concursos, entre outros;
- A criação de uma área na página da internet da Autarquia sobre a matéria da
prevenção da corrupção e riscos conexos;
b) Acções de formação em temas que se articulam com a corrupção e
riscos conexos:
Define-se como objectivo a realização de acções de formação, em 2010,
especificamente sobre temas entrosados com a área da corrupção e riscos conexos,
para dirigentes e demais trabalhadores, como o Código do Procedimento
Administrativo, o Código da Contratação Pública, a Criminalidade
Económico-Financeira, etc.
Quanto às medidas específicas, tendo em conta as funções da Câmara Municipal da
Figueira da Foz, procede-se de seguida à identificação e caracterização, por unidade
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orgânica, dos respectivos potenciais riscos de corrupção e infracções conexas e
medidas a aperfeiçoar ou a implementar, tendo em consideração as áreas de risco
supra referidas.
Trata-se da definição de riscos em abstracto, isto é, que podem ou não ocorrer em
qualquer organização, e por isso devem ser equacionados.
Os referidos riscos serão classificados segundo uma escala de risco elevado, risco
moderado e risco fraco, em função do grau de probabilidade de ocorrência
(elevado, moderado ou fraco). Por sua vez, este grau de probabilidade é aferido a
partir da própria caracterização de cada uma das funções.
Por sua vez, a adopção de medidas proposta tem em conta a frequência do risco,
sendo que apenas nas situações em que determinado risco é Muito Frequente ou
Frequente é que será prevista a adopção de medidas que possam reduzir ou
eliminar esse risco.
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ÁREA: Recursos Humanos
Unidade Orgânica
Sub Unidade Missão Principais Actividades
RISCO DE CORRUPÇÃO OU INFRACÇÃO CONEXA
Frequência do Risco: (Muito frequente; Frequente;
Pouco frequente; Inexistente)
Medidas Propostas Responsáveis
Recrutamento de Pessoal
Favorecimento de candidato;
Abuso de poder;
Corrupção passiva para acto ilícito;
Tráfico de Influência;
Intervenção em processo em situação de impedimento;
Divulgação de informação privilegiada.
Pouco Frequente
Intervenção no processo de órgão colegial, com decisão colegial;
Nomeação de júris diferenciados para cada concurso ou possibilidade de recurso a entidades externas para elaboração de prova escrita;
Não intervenção nos procedimentos de selecção e avaliação de pessoal de pessoas com relação de proximidade;
Recurso preferencial a pelo menos um membro do júri externo à Autarquia.
Processamento de Remunerações
Pagamentos indevidos;
Corrupção activa para acto ilícito;
Peculato. Inexistente Departamento Administrativo e Financeiro e de Recursos Humanos (DAFRH) Divisão de Gestão de Recursos Humanos (DGRH) Proceder à administra- ção dos recursos hu- manos distribuídos pelos diferentes servi-ços da Câmara;
Propor critérios de re-crutamento e selecção de pessoal;
Promover os estudos necessários à gestão previsional dos efecti- vos, elaborar o balanço social e executar medi-
Processamento de abonos variáveis e eventuais, nomeadamente ajustas de custo e trabalho extraordinário
Pagamentos indevidos;
Frequente
Verificação a promover pelo DAFRH do cumprimento das regras para esta área (conferência da folha de processamento dos vencimentos, de ajudas de custo e de trabalho extraordinário, numa base de amostragem, em
Vitor Pereira (Director de Departa- mento Administrativo, Financeiro e de Recursos Humanos) Miguel Ribeirinho
(Chefe de Divisão da Divisão de Gestão de Recursos Humanos)
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Corrupção passiva para acto ilícito.
Processamento/Conferência das despesas comparticipadas pela ADSE
Pagamentos indevidos;
Corrupção passiva para acto ilícito.
Inexistente
Processamento da recuperação de vencimento de exercício
perdido. Pagamentos indevidos;
Corrupção passiva para acto ilícito.
Inexistente
meses sorteados, no sentido de confirmar a adequação das remunerações processadas e dos descontos efectuados ao trabalhador – segurança social, IRS e outros e de outros abonos recebidos), sem prejuízo de eventual auditoria externa; Exigência de autorização prévia para deslocações com direito a ajudas de custo ou para trabalho extraordinário;
Revisão das regras existentes, visando o reforço das medidas de prevenção da corrupção e infracções conexas (ex. segregação de funções e rotatividade).
Análise de justificações das faltas.
Considerar uma falta como justificada indevidamente;
Corrupção passiva para acto ilícito;
Concussão.
Inexistente das com vista à
perma-nente formação e valo-rização profissionais, à melhoria das condições de trabalho e de apoio social.
Análise de requerimentos de licenças sem vencimento.
Considerar indevidamente que se encontram cumpridos os requisitos;
Corrupção passiva para acto ilícito;
Concussão.
Inexistente
Revisão das regras existentes, visando o reforço das medidas de prevenção da corrupção e infracções conexas (ex. segregação de funções e rotatividade).
Verificação anual a promover pelo DAFRH, num período aleatório, do cumprimento do programa específico para esta área, no âmbito do sistema de
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Análise de requerimentos de acumulação de funções.
Considerar indevidamente que se encontram cumpridos os requisitos;
Corrupção passiva para acto ilícito;
Concussão.
Inexistente
controlo interno.
Elaboração e cumprimento do mapa de férias.
Atribuição de dias de férias em número superior ao que o funcionário tem direito;
Corrupção passiva para acto ilícito.
Inexistente
Revisão das regras existentes, visando o reforço das medidas de prevenção da corrupção e infracções conexas (ex. segregação de funções e rotatividade).
Verificação anual a promover pelo DAFRH, num período aleatório, do cumprimento do programa específico para esta área, no âmbito do sistema de controlo interno.
Exercício de actividade em acumulação de funções.
Incompatibilidades;
Acumulação de funções sem prévia autorização.
Inexistente
Divulgação do regime de acumulações.
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Avaliação
Favorecimento de avaliado;
Abuso de poder;
Corrupção passiva para acto ilícito;
Utilização de critérios de avaliação pouco objectivos;
Ausência ou deficiente fundamentação das avaliações atribuídas
Frequente
Divulgação das notas atribuídas;
Realização de reuniões prévias da Comissão Paritária e CCA, antes da reunião para harmonização das avaliações, por forma a salvaguardar equidade;
Penalização na avaliação das chefias.
Não validação em sede de CCA as propostas de classificação com ausência ou deficiente fundamentação
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ÁREA: Contratação Pública
Unidade Orgânica
Sub Unidade Missão Principais Actividades
RISCO DE CORRUPÇÃO OU INFRACÇÃO CONEXA
Frequência do Risco: (Muito frequente; Frequente;
Pouco frequente; Inexistente)
Medidas Propostas Responsáveis
Verificação de material aquando da sua recepção
Desvio ou não fiscalização da quantidade de mercadorias;
Retenção de material para uso próprio do trabalhador;
Peculato.
Inexistente
Promoção de acções de fisca- lização a promover pelo res- ponsável pelas aquisições;
Reavaliação das regras de controlo interno (ex. rotação de pessoal) Departamento de Obras Municipais (DOM) Divisão de Estudos e Projectos; Divisão de Obras por Administração Directa Divisão de Empreitadas e Saneamento; Divisão Administrativa do DOM Coordenar e acompa- nhar o lançamento de concursos para a aqui-sição de bens e serviços em conformidade com a legislação em vigor, assegurando a adjudicação nas melho- res condiçoes de mer-cado;
Planeamento da contratação
Existência deficiente, de um sistema estruturado de avaliação das necessidades
Tratamento deficiente das estimativas de custos;
Planeamento deficiente dos procedimentos, obstando a que sejam assegurados prazos razoáveis;
Indefinição das responsabilidades de cada um dos intervenientes no processo, nas diversas fases;
Existência deficiente de estudos
Pouco Frequente Pouco Frequente Pouco Frequente Pouco Frequente Pouco Frequente Aperfeiçoamento do sistema estruturado de avaliação das necessidades;
Existência de base de dados com informação relevante sobre aquisições anteriores;
Aprovação de instruções escritas que regulem os procedimentos de planeamento, com todas as fases do concurso, bem como as responsabilidades de cada um dos intervenientes, nos processos de aquisição de bens e serviços e nas empreitadas;
Consagração de critérios internos
Águeda Matos (Directora do Departamento de Obras Municipais)
Helena Paredes (Chefe de Divisão de Estudos e Projectos)
José Francisco Andrade (Chefe de Divisão de Obras de Administração Directa)
António Paredes (Chefe de Divisão de Obras de Empreitada e Saneamento)
Maria do Rosário Eulálio (Chefe de Divisão
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adequados para efeitos de elaboração dos projectos;
Inexistência de cabimentação prévia da despesa
.
Inexistente
que determinem e delimitem a realização e dimensão dos estudos necessários;
Encontra-se definido um procedimento formal e documentado para efeitos de cabimentação prévia da despesa.
Departamento Administrativo e Financeiro e de Recursos Humanos (DAFRH) Divisão de Salubridade e Recursos Naturais Divisão Administrativa de Património e Notariado Divisão Financeira Procedimentos pré-contratuais
Selecção e contratação dos especialistas externos por ajuste directo;
Inexistência ou existência deficiente de um sistema de controlo interno, destinado a verificar e a certificar os procedimentos pré-contratuais;
Fundamentação insuficiente do recurso ao ajuste directo, quando baseado em critérios materiais;
Não fixação, no caderno de encargos, das especificações técnicas, tendo em conta natureza das prestações objecto do contrato a celebrar;
Incompletude das cláusulas técnicas fixadas no caderno de encargos com especificação, nomeadamente, de marcas ou denominações comerciais;
Carácter subjectivo dos critérios de avaliação das propostas, com inserção de dados não quantificáveis nem
Pouco Frequente Pouco Frequente Pouco Frequente Pouco Frequente Pouco Frequente Pouco Frequente
Maior informação e sensibili- zação dos funcionários sobre as normas dos procedimentos de contratação; Fixação da regra de obrigatoriedade de consulta a um mínimo 3 entidades;
Controle à posteriori por auditoria interna;
Intervenção de vários intervenientes (pessoal dirigente) antes da decisão final e controle à posteriori por auditoria interna;
Definição em cada processo de um Checklist dos procedimentos e sujeição a auditoria interna
Administrativa DOM)
Jorge Pina (Chefe de Divisão Salubridade e Recursos Naturais)
Vitor Pereira (Director de Departamento Administra-tivo, Financeiro e de Recursos Humanos)
Ana Maria Simoes de Almeida (Chefe de Divisão em substituição)
Joaquim Tavares
(Coordenador Técnico Área de Contabilidade)
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comparáveis;
Enunciação deficiente e insuficiente dos critérios de adjudicação e dos factores e eventuais subfactores de avaliação das propostas, quando exigíveis;
Controlo deficiente dos prazos;
Admissão nos procedimentos de entidades com impedimentos;
Pouco Frequente
Pouco Frequente
Pouco Frequente
Celebração e execução dos contratos
Participação dos mesmos intervenientes na negociação e redacção dos contratos;
Inexistência de correspondência entre as cláusulas contratuais e as estabelecidas nas peças do respectivo concurso;
Pouco frequente
Pouco frequente
Existência de segregação de funções, entre os Serviços (medida existente)
Implementação de um sistema de controlo interno que garanta:
-Que as cláusulas do caderno de encargos fazem parte integrante do contrato, prevalecendo em caso de dúvida as clausulas do caderno de encargos: -Que existe uma correspondência entre as cláusulas contratuais e o estabelecido nas peças do respectivo concurso; -Que o seu clausulado é claro e rigoroso, não existindo erros, ambiguidades, lacunas ou omissões que possam implicar, designadamente, o agravamento dos custos contratuais ou o adiamento dos prazos de execução;
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Existência de ambiguidades, lacunas e omissões no clausulado;
Não verificação ou verificação deficiente das cláusulas contratuais que prevejam ou regulem os suprimentos dos erros e omissões;
Fundamentação insuficiente ou incorrecta para a “natureza imprevista” dos trabalhos;
Fundamentação insuficiente ou incorrecta para a circunstância desses trabalhos não poderem ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconveniente grave para o dono da obra ou, embora separáveis, sejam estritamente necessários à conclusão da obra;
Fundamentação insuficiente ou incorrecta, no caso das aquisições de serviços, de que
Pouco frequente
Pouco frequente
Pouco frequente
Pouco frequente
situações de eventual falta de licenças ou autorizações fundamentais para a execução do contrato;
-Que prevejam e regulem com o devido rigor o eventual suprimento de erros e omissões;
-Que no caso da aquisição de bens, o prazo estabelecido para a vigência do contrato (incluindo as suas eventuais prorrogações) não excede os 3 anos, salvo nas situações legalmente previstas.
Sujeição a um sistema de auditoria interna e:
- Nas empreitadas e de acordo com a lei :
-No caso de existência de “trabalhos a mais”, deve ser verificado de que respeitam a “obras novas” e que
foram legalmente previstos para a sua existência a “natureza imprevista” e que esses trabalhos não podem ser tecnicamente ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconveniente grave para o dono da obra ou, embora separáveis, sejam estritamente necessários à conclusão da obra;
- Verificação da garantia de que a execução de trabalhos de suprimento de erros e omissões não excede os limites quantitativos estabelecidos na lei;
- No caso das aquisições de serviços e caso existam “trabalhos a mais”:
-Verificação da condição dos serviços a mais ser justificada pela ocorrência de uma “circunstância imprevista”;
-Que esses “serviços a mais” não podem ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato
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os “serviços a mais” resultam de uma “circunstância imprevista”;
Fundamentação insuficiente ou incorrecta, no caso das aquisições de serviços, de que os “serviços a mais” não podem ser técnica ou economicamente separáveis do objecto do contrato sem inconvenientes graves para a entidade adjudicante, ou ainda que sejam separáveis são necessários à conclusão do objecto contratual;
Inexistência de controlo relativamente à execução do contrato de aquisição de bens tendo em conta que o prazo de vigência acrescido de eventuais prorrogações não ultrapassa o limite legal estabelecido;
Não verificação da boa e atempada execução dos contratos por parte dos fornecedores/prestadores;
Não acompanhamento e avaliação regulares do desempenho do contratante, de acordo com os níveis de quantidade ou qualidade estabelecidos no contrato;
Inexistência de um controlo rigoroso dos custos do contrato tendo por pressuposto os valores orçamentados;
Inexistência de advertências logo que são detectadas situações irregulares ou
Pouco frequente Pouco frequente Pouco frequente Pouco frequente Inexistente Pouco frequente Pouco frequente
sem inconvenientes graves para a entidade adjudicante, ou ainda que sejam separáveis são necessários à conclusão do objecto contratual;
Sistema de avaliação permanente efectuado pelos serviços;
Medida de controlo informático da execução do contrato – medida já implementada.
Controlo periódico da execução dos trabalhos mediante relatórios que os contraentes tem de entregar de acordo com o plano de
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derrapagens nos custos e nos prazos;
Inexistência de inspecção ou de acto que certifique as quantidades e a qualidade dos bens e serviços, antes da emissão da ordem de pagamento;
Inspecção e/ou avaliação da quantidade e da qualidade dos bens e serviços adquiridos efectuada somente por um funcionário.
Inexistente
Pouco frequente
trabalhos;
Implementação do sistema de avaliação permanente dos serviços;
Generalizar para todas as situações a obrigatoriedade das inspecções/avaliações da quantidade e da qualidade dos bens e serviços adquiridos serem efectuadas por dois funcionários.
Outras questões
Intervenção em processo em situação de impedimento;
Existência de situações de conluio entre os concorrentes e de eventual corrupção dos funcionários;
Não apresentação de documentos de habilitação, apresentação de documentos fora de prazo ou apresentação de documentos falsos;
Considerar como válida a adjudicação a um fornecedor que não está habilitado para tal.
Não existência de uma avaliação “à posteriori” do nível de qualidade e do preço dos bens e serviços adquiridos e das empreitadas realizadas aos diversos fornecedores/prestadores de Pouco frequente Pouco frequente Pouco frequente Pouco frequente Pouco frequente
Ampla divulgação do regime de impedimentos;
Obtenção de declarações de interesses privados dos funcionários
Subscrição de uma declaração de compromisso relativa a in-compatibilidades, impedimentos e escusas, a implementar, de modo geral, entre todos os funcionários. Verificação periódica e aleatória de processos.
Avaliação “à posteriori” do nível de qualidade e do preço dos bens e serviços adquiridos e das
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serviços/empreiteiros;
Não existência de procedimentos de análise da informação recolhida para identificar eventuais lacunas ou vulnerabilidades.
Inexistente
empreitadas realizadas; Implementação de procedimentos de análise da informação recolhida para identificar eventuais lacunas ou vulnerabilidades.
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ÁREA: Concessão de benefícios públicos
Unidade Orgânica
Sub Unidade Missão Principais Actividades
RISCO DE CORRUPÇÃO OU INFRACÇÃO CONEXA
Frequência do Risco: (Muito frequente; Frequente;
Pouco frequente; Inexistente)
Medidas Propostas Responsáveis
Departamento Administrativo e Financeiro e de Recursos Humanos (DAFRH) e Departamento de Cultura Educação e Acção Social (DCEAS) Divisão Financeira Divisão de Educação e Acção Social Executar as medidas de politica financeira do Município Executar as medidas de politica social, desig-nadamente as de apoio à infância, idosos e po-pulação activa, no domínio das atribuições do Município.
Concessão de benefícios públicos
Inexistência de instrumento, geral e abstracto, que estabeleça as regras de atribuição de benefícios públicos (sub-sídios, subvenções, bonificações, ajudas, incentivos, donativos, etc.);
Inexistência de declarações de interesses privados dos funcionários envolvidos nos processos de concessão de benefícios;
Situações de conluio entre os intervenientes no processo;
Situações de favoritismo injustificado por determinado beneficiário;
Situações em que os beneficiários não juntam todos os docu-mentos necessários à instrução do processo;
Não verificação, na instrução do processo, de que os beneficiários cumprem as normas legais em vigor relativas à atribuição do benefício;
Ausência de mecanismos de publicitação.
Pouco Frequente Pouco Frequente Pouco Frequente Pouco Frequente Pouco Frequente Pouco Frequente Inexistente Aprovação de regulamento municipal relativo à concessão de benefícios, que estabeleça os procedimentos e os critérios de atribuição;
Exigência de declarações de interesses;
Apreciação de todas as solici- tações no mesmo acto decisório;
Implementação de mecanismos de controlo interno que permitam despistar situações de favoritismo por um determinado beneficiário. Estabelecimento de conse-quências do incumprimento. Publicitação do regulamento, nomeadamente no site da Autarquia; Vice-Presidente da Câmara Carlos Monteiro
Vitor Pereira (Director de Departamento Administrativo, Financeiro e de Recursos Humanos)
Margarida Viana (Chefe de Divisão Educação e Acção Social)
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ÁREA: Gestão Financeira
Unidade Orgânica
Sub Unidade Missão Principais Actividades
RISCO DE CORRUPÇÃO OU INFRACÇÃO CONEXA
Frequência do Risco: (Muito frequente; Frequente;
Pouco frequente; Inexistente)
Medidas Propostas Responsáveis
Departamento Administrativo e Financeiro e de Recursos Humanos (DAFRH) Divisão Financeira Assegurar o funciona- mento do sistema de contabilidade respeitan- do as considerações técnicas, os princípios e regras contabilísticos, os documentos previsionais e dos documentos de prestação de contas. Despesa
Assunção de despesas sem prévio cabimento na respectiva dotação orça- mental;
Pagamento de revisões de preços nas empreitadas sem que a respectiva despesa seja autorizada previamente pela entidade competente;
Realização e pagamento de trabalhos a mais antes da respectiva despesa ter sido devidamente autorizada;
Pagamento de despesas na pendência do processo no Tribunal de Contas para visto prévio;
Regularizações de existências que conduzem a perdas extraordinárias por divergências verificadas entre os registos contabilísticos e as contagens físicas;
Frequente Frequente Frequente Pouco Frequente Frequente Procedimento formal e documentalmente definido - Norma de Controle Interno em vigor;
Maior responsabilização pelo cumprimento das normas financeiras
Procedimento formal e documentalmente definido - Norma de Controle Interno em vigor;
Colocação de carimbo na factura com informação relativa à situação do contrato para efeitos de visto;
Inventário semestral e conciliação no mesmo período efectuada pela Contabilidade (em vigor);
Responsabilização do pessoal afecto ao armazém pelas divergências verificadas correspondentes a perdas
Vitor Pereira (Director de Departamento Administrativo, Financeiro e de Recursos Humanos)
Joaquim Tavares
(Coordenador Técnico Área de Contabilidade)
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Deficiente controle interno na área de aprovisionamento quanto à execução dos concursos, gestão de stocks, recepção e armazenagem de bens e produtos.
Erros processuais em actividades que saem fora do âmbito normal do controlo interno da Câmara
Deficiente controlo dos compromissos assumidos e das dotações orçamentais.
Despesas objecto de inadequada
Frequente
Pouco Frequente
Pouco Frequente
Frequente
efectivas (em vigor).
Informatização de todos os procedimentos no âmbito dos procedimentos concursais (plataforma electrónica) e ao nível da gestão de stocks (aplicação da AIRC) - (em vigor);
Definição na Norma de Controle Interno dos procedimentos de recepção, conferência e acondicionamento, com intervenção de dois elementos (em vigor);
Fiscalização periódica e aleatória da recepção e acondicionamento do material pelo responsável do Serviço (em vigor).
Informatização integrada de procedimentos.
Maior responsabilização pelo cumprimento de normas financeiras.
Implementação de auditoria interna
Informatização dos compromissos futuros
Validação da classificação económica por superior hierárquico do Serviço da Contabilidade (em vigor) e
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classificação económica
Pagamento a fornecedores que não tenham situação contributiva e fiscal regularizada;
Pouco Frequente
Receita
Não emissão ou anulação de guias de receita de modo a eliminar a receita ou recebimento de dinheiro, ficando o fun-cionário com o montante recebido.
Não recebimento de valor correspon- dente à guia de receita emitida.
Não inscrição de receitas provenientes de juros das instituições de crédito.
Erro na liquidação de taxas.
Inexistente Inexistente Pouco Frequente Frequente implementação de Auditoria Interna
Verificação dos pagamentos acumulados já efectuados;
Consulta através da internet da situação contributiva e fiscal.
Aposição de carimbo na respectiva OP com a informação da situação contributiva e fiscal do credor (procedimentos em vigor)
Controlo diário on-line da conta D/O pela Tesouraria e realização de conciliações bancárias mensais.
Orientações clarificadoras do Regulamento;
Informatização integrada dos processos sujeitos a licenciamento.
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Não liquidação de taxas em processos.
Alcance de dinheiros públicos na Tesouraria e Serviços de cobrança externa.
Bens
Deficiências ao nível de inventariação e avaliação dos bens
Deficiente controlo do inventário dos bens móveis
Frequente
Prestação de contas Erros de soma e de transposição de saldos nos mapas de prestação de contas;
Inexistente
Informatização integral dos procedimentos;
Implementação de auditoria interna.
Segregação de funções entre Tesouraria e Contabilidade (em vigor);
Controlo diário da cobrança e pagamentos efectuados pela Tesouraria (conferência diária efectuada pela Contabilidade);
Prestação de contas relativa a cobranças externas com carácter diário.
Informatização dos procedimentos (em vigor);
Comissão de avaliação de património imobiliário (em vigor);
Verificação semestral dos bens à carga dos diversos Serviços
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Omissões nas prestações de contas do movimento de operações de tesouraria;
Aplicações informáticas
Impossibilidade de controlo sobre a execução orçamental por deficiência das
aplicações informáticas; Inexistente
Contabilidade (em vigor);
Realização de testes de com- formidade quanto ao cumpri- mento da Norma de Controlo Interno, numa perspectiva de prevenção da corrupção e infracções conexas.
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ÁREA: Urbanismo
Unidade Orgânica
Sub Unidade Missão Principais Actividades
RISCO DE CORRUPÇÃO OU INFRACÇÃO CONEXA
Frequência do Risco: (Muito frequente; Frequente;
Pouco frequente; Inexistente)
Medidas Propostas Responsáveis
Departamento de Urbanismo (DU) Divisão do Ordenamento do Território (DOT) Executar as medidas e políticas de ordenamento do território de âmbito municipal, inter-municipal e supra-municipal, promovendo um acompanhamento de todos os procedimentos de elaboração, alteração, revisão e suspensão dos planos municipais do Ordenamento do Território e na articulação com instrumentos de âmbito regional ou nacional
Tarefas relacionadas com a elaboração, alteração e revisão de PMOT’S, nomeadamente PDM, PP e PU;
Organização e actualização dos sistemas de arquivo e documentação dos Planos, Estudos Urbanísticos e Loteamentos;
Operação de Loteamento e Obras de Urbanização
O Tempo de decisão;
Ausência de informação procedimental sistematizada de forma clara e disponível.
Tempo de decisão, clarividência e sensibilidade na avaliação dos processos e suas consequências na tramitação dos mesmos. Manipulação processual com informação procedimental pouco
Frequente
Frequente
Frequente
Criação de um sistema, na aplicação informática, de justificação e alerta obrigatórios relativamente ao não cumprimento de prazos (em vigor);
Sistematização dos procedimentos e decisões políticas atempadas.
Disponibilização de formulários-tipo relativos às várias fases dio processo (nomeadamente para pedidos de informação procedimental e apresentação de reclamações, que facilitem a utilização deste tipo de instrumento por parte do particular.
Sistema informático de controlo de processos e equipas de informação adequadas.
Vereador António Tavares
Mário Maduro (Director do Departamento de Urbanismo)
Ana Maria Brilha (Chefe Divisão de Ordenamento do Território)
Tomás Serra e Moura (Chefe Divisão de Licenciamento)
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sistematizada e de forma clara e eficaz
Acumulação de funções privadas por parte dos técnicos e dirigentes intervenientes nos procedimentos de planeamento e procedimentos de loteamento
Pouco Frequente Declaração de incompatibilidade (ver anexo). Divisão de Licenciamento (DL) Gerir o processo de urbanização e edificação no território municipal
Apreciar e informar projectos de edificações sujeitos a licenciamento, comunicação prévia, autorização e outros;
Assegurar o cumprimento das normas legais e regulamentares em matéria de Ordenamento do Território, designadamente através de fiscalização;
Liquidação das taxas inerentes aos processos da respectiva Divisão;
Acumulação de funções privadas por parte de técnicos e dirigentes intervenientes nos procedimentos de autorização e licenciamento de operações urbanísticas;
Falta de imparcialidade potenciada pela intervenção sistemática de determinado técnico ou dirigente em processos da mesma natureza, processos instruídos pelos mesmos requerentes, ou processos instruídos por requerentes com algum tipo de proximidade, o que poderá propiciar o favorecimento ou desfavorecimento;
O Tempo de decisão dos processos;
Pouco Frequente
Inexistente
Frequente
Declaração de incompatibilidade e criação de mecanismos de controlo acrescido do exercício de funções privadas.
Agilizar as comunicações de infracção às respectivas ordens profissionais;
Rotatividade e variabilidade nas zonas de distribuição do território municipal.
Criação de um sistema, na aplicação informática, de justificação e alerta obrigatórios relativamente ao não cumprimento de prazos.
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Participação nas diversas vistorias previstas na Lei;
Visar os horários de funcionamento dos estabelecimentos comerciais e prestação de serviços;
Apreciação da intervenção dos particulares em espaço público.
Ausência de informação procedimental sistematizada de forma clara e disponível.
Deficiente descriminação das várias fases bem como das tarefas procedimentais.
Falta de controlo de gestão territorial nas intervenções dos particulares com detecção e controlo das intervenções clandestinas na área do município.
Frequente
Muito Frequente
Frequente
Fluxogramas de procedimento e do respectivo controlo.
Organização do trabalho nas unidades orgânicas por forma a assegurar a rotatividade dos técnicos/gestores em alternância zonas de distribuição do território municipal.
Rotação de fiscais e equipas por zonas de distribuição do território;
Controlo mensal das acções inspectivas por equipa.
Divisão Administrativa do Urbanismo Instrução e Tramitação dos Procedimentos Urbanisticos do Departamento bem como emissão dos respectivos documentos finais;
Organização e actualização do Arquivo do Departamento
Prestar apoio administrativo a todo o Departamento de Urbanismo, designadamente a elaboração de documentos, o fornecimento de cópias, a recolha de pareceres e a compilação dos processos de operações urbanísticas;
Garantir o atendimento e o apoio ao munícipes, no âmbito dos serviços prestados pelo Departamento;
Deficiente identificação procedimental com a consequente dispersão dos pedidos
Ausência de informação procedimental sistematizada, clara e disponível;
Comunicação adequada com o responsável
Frequente
Frequente
Formulários Tipos por procedimentos, consultas e reclamações, facilitando a utilização por parte do particular.
Sistema de controlo de processos e utilização adequada.
Articulação adequada dos procedimentos com os gestores.
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(DAU)
Atendimento ao Público sobre entrada saída e tramitação procedimen-tal bem como informações e reclama-ções
Manter actualizadas as estatísticas sectoriais;
Emissão de alvarás, licenças, autorizações, certidões e outros documentos;
do procedimento e/ou reclamação;
Informação e encaminhamento dos pedidos;
Informação clara e transparente.
Frequente
Frequente
Pouco Frequente
Organograma da Unidade Orgânica em local visível com identificação dos responsáveis.
Informação visível sobre a existência do livro de reclamações
