Projeto de implantao e implementao do ICA-atom (atom) na UFCSPA

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893 CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA - CNA, 8., 2018, João Pessoa. Anais eletrônicos...

Revista Analisando em Ciência da Informação - RACIn, João Pessoa, v. 6, n. especial, p. 893-905, out. 2018. Disponível em: <http://racin.arquivologiauepb.com.br/edicoes/v6_nesp>.

PROJETO DE IMPLANTAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DO ICA-ATOM (ATOM) NA UFCSPA

Graziella Cé1 Daniel Flores2

RESUMO: A difusão documental e consequente o acesso à informação é fundamental na disponibilização dos acervos documentais das instituições, aproximando o arquivo dos usuários internos e externos. O presente artigo tem como objetivo apresentar o projeto de implantação do software ICA-AtoM (AtoM) na Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre (UFCSPA), de modo que estudantes e profissionais da área possam se basear neste projeto para implantar nas instituições ou simplesmente para obterem mais conhecimento deste software. Essa plataforma na UFCSPA é utilizada paradescrição, difusão e acesso de documentos históricos como conjuntos documentais referentes a criação, federalização da citada instituição, além de outros considerados fundamentais para acesso e possibilidade de pesquisa aos usuarios. Ainda esse estudo, mostra as etapas necessárias para efetivamente desenvolver o projeto idealizado, incluindo as funções arquivísticas envolvidas para realização do projeto.A pesquisa apresentada é, quanto à sua natureza, aplicada, pois resulta em conhecimento de uma ação prática, visando à solução de problemas de ordem específica. Já do ponto de vista dos objetivos, caracteriza-se como uma pesquisa descritiva, que expõe as característicasdos fenômenos. E quanto ao procedimento técnico constitui-se em um estudo de caso.Com a implantação do ICA-AtoM o arquivo passou a disponbilizar os documentos digitalizados, obtendo-se assim maior visibilidade nesta universidade.

Palavras-chave:ICA-AtoM (AtoM). Implantação de software.Plataforma de difusão. Plataforma de acesso.

PROJECT OF IMPLEMENTATION AND IMPLEMENTATION OF ICA-ATOM (ATOM) IN UFCSPA

ABSTRACT: The documentary diffusion and consequent access to the information is fundamental in the availability of the document collections of the institutions, approaching the file of the internal and external users. This articleaims to present the project of implantation of the software ICA-AtoM (AtoM) at the Federal University of Health Sciences of Porto Alegre (UFCSPA), so that students and professionals of the area can be based on this project to implant in the institutions or simply to gain more knowledge of this software. This platform in the UFCSPA is used to describe, disseminate and access historical documents as documentary sets related to the creation, federalization of this institution, as well as others considered fundamental for access and possibility of research to users. Still this study shows the steps

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Arquivista da Universidade Federal de Ciências da Saúde de Porto Alegre - UFCSPA. Especialista em Gestão de arquivos pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). Mestre em Patrimônio Cultural linha Documental pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). graziellace@gmail.com

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Professor Associado do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense - UFF. Doutorado em "Metodologías y Líneas de Investigación en Biblioteconomía y Documentación" - Universidad de Salamanca/España. danielflores.arquivologia@gmail.com.

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necessary to effectively develop the idealized project, including the archival functions involved to carry out the project. The research presented is, in terms of its nature, applied, since it results in knowledge of a practical action, aiming at the solution of problems of a specific order. Already from the point of view of the objectives, it is characterized as a descriptive research, that exposes the characteristics of the phenomena. And the technical procedure is a case study. With the implementation of the ICA-AtoM, the archive became available to the digitized documents, obtaining greater visibility at this university.

Keywords: Access platform. ICA-AtoM (AtoM). Difussion platform. Deployment of software.

1 INTRODUÇÃO

Esse artigo tem como objetivo apresentar a implantação do software ICA-AtoM (AtoM), assim como a organização documental necessária e fundamental para instrumentalizar a implantação do software. Pode servir de base paraestudantes, profissionais e instituições na realização de seus projetos e estudos e ainda pode se explorar a problemática dos investimentos públicos no que tange ao trabalho nos arquivos, mostrando parte da realidade do acesso às informações das instituições públicas, especialmente das universidades. A disponibilização dos acervos por meio da representação dos conjuntos documentais, desde a entidade custodiadora ao item documental por meio da instrumentalização via plataforma digital ICA-AtoM (AtoM) dos instrumentos de pesquisa oportuniza a descrição, o acesso e a difusão dos documentos custodiados pelo arquivo da UFCSPA. A tecnologia no estudo de temas relacionados à Arquivologia permite novos olhares sobre as temáticas e exige do profissional e estudantes novas posturas.

Ressalta-se que este trabalho iniciou em 2014, resultado de pesquisa de mestradono Programa de Pós-Graduação Profissional em Patrimônio Cultural na Universidade Federal de Santa Maria, com o objetivo de propor e identificar uma sistemática de arranjo e descrição para o patrimônio documental arquivístico da UFCSPA, visando à difusão dos instrumentos de pesquisa: guia e inventário, por meio da utilização da plataforma digital, ICA-AtoM (AtoM). O que resultou na elaboração um produto, no caso, foi produzido o guia e o inventário do acervo da UFCSPA e como forma de informatizar esses instrumentos optou-se pela instalação do software ICA-AtoM (AtoM).

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2 ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL DO ACERVO DA UFCSPA

Em 2008 ingressou um arquivista na UFCSPA e durante um ano esse profissional acompanhou o trabalho de uma consultoria, contratada anteriormente para organizar o arquivo dessa instituição.

Diante disso, foi realizado um planejamento para organizar o referido acervo que ainda não havia sido tratado, referente à criação e federalização da UFCSPA, pois demandava uma atividade mais específica de arranjo e descrição.

Na orientação de estágio supervisionado no ano de 2009 a acadêmica Ana Inés Arce do curso de Arquivologia da Universidade Federal do Rio Grande do Sul começou a realizar um trabalho de organização dessa documentação. O relatóriode estágio versava sobre o levantamento, indexação e procedimento de conservação da documentação referente à criação e federalização da UFCSPA. Esse trabalho foi significativo, pois precedeutodo o trabalho posterior.

Devido a esse projeto uma vaga de estágio foi fornecida a Divisão de Arquivo para dar andamento ao trabalho. No entanto, até o ano de 2014 não foi possivel dar seguimento, pois era preciso identificar os fundos, arranjar e descrever o acervo desta universidade.

Assim, a pesquisa do mestrado oportunizou o estudo mais focado e específico das funções arquivísticas de arranjo e descrição, assim como a definição das etapas fundamentais para o desenvolvimento dos produtos desse estudo: guia e inventário. Dentre essas etapas a identificação de fundos foi fundamental, pois essa Universidade passou por inúmeras e significativas mudanças institucionais, organizacionais e administrativas, perpassando tanto pelo setor privado como pelo setor público, no qual se situa atualmente. Em função disso, tornou-se necessário estudar e definir a estrutura de fundos dessa instituição, tendo em vista as múltiplas alterações de estatuto legal e de estrutura que sofreu.

Bellotto (2006) diz que a identificação de fundos é um trabalho complexo que requer conhecimento profundo da estrutura administrativa e das competências dos órgãos produtores da documentação. A definição de fundos tem relação direta com o Princípio da Proveniência e por meio desse buscar-se-á identificação de fundos que conforme Duchein (1986) é de mais fácil enunciação do que de definição. Os fundos estão relacionados nos quadros, dispostos a seguir.

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Quadro 1 - Quadro de fundo FFCMED

REFERÊNCIA FUNDO DATA SITUAÇÃO INSTITUICÕES QUE COMPÕE O FUNDO FFCMED Faculdade Católica de

Medicina de Porto Alegre 1953-1969 Fechado

- Faculdade Católica de Medicina de Porto Alegre Fonte: elaboração da autora, 2016.

Quadro 2 - Quadro de fundo FFFCMED

REFERÊNCIA FUNDO DATA SITUAÇÃO INSTITUICÕES QUE COMPÕE O FUNDO FFFCMED Fundação Faculdade Católica de Medicina de Porto Alegre 1969-1980 Fechado Fundação Faculdade Católica de Medicina de Porto Alegre Fonte: elaboração da autora, 2016.

Quadro 03 - Quadro de fundo FFFFCMPA

REFERÊNCIA FUNDO DATA SITUAÇÃO INSTITUICÕES QUE COMPÕE O FUNDO FFFFCMPA

Fundação Faculdade Federal de Ciências

Médicas de Porto Alegre 1980-1987

Fechado

Fundação Faculdade Federal de Ciências Médicas de Porto Alegre Fonte: elaboração da autora, 2016.

Quadro 04 - Quadro de fundo FFFFCMPA –U

REFERÊNCIA FUNDO DATA SITUAÇÃO INSTITUICÕES QUE COMPÕE O FUNDO FFFFCMPA-U

Fundação Faculdade Federal de Ciências

Médicas de Porto Alegre 1987-2008

Fechado

Fundação Faculdade Federal de Ciências Médicas de Porto Alegre

(Pública) Fonte: elaboração da autora, 2016.

Quadro 05 - Quadro de fundo FFUFCSPA

REFERÊNCIA FUNDO DATA SITUAÇÃO INSTITUICÕES QUE COMPÕE O FUNDO FFUFCSPA

Fundação Universidade Federal de Ciências da

Saúde de Porto Alegre 2008 - Atual

Aberto

Fundação Faculdade Federal de Ciências Médicas de Porto Alegre Fonte: elaboração da autora, 2016.

Posteriormente a essa definição, foi possível fazer o arranjo e a descrição do acervo da UFCSPA. Na elaboração do arranjo e descrição foiestudado as funções dos documentos custodiados pela citada Universidade, visto que era preciso contemplar mais elementos para inserir as séries, sub-séries, grupo, sub-grupo, dossiê e item documental.

Considerando as políticas arquivísticas e a obrigatoriedade de uso dos instrumentos contemplados na Resolução nº14 de 2001 e do código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos nas IFES aprovada pela Portaria nº 92, de 23 de setembro de 2011, por intermédio da Portaria nº 1.261 (BRASIL, 2013b), de 23 de dezembro

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de 2013que em seu Art. 1 determina o uso obrigatório do código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos nas IFES optou-se por seguir as normativas dispostas acima.

Dessa forma, o arranjo seguiu essas normativas, reforçando a posição da UFCSPA no alinhamento das políticas arquivísticas nacionais, preservando, salvaguardando e disponibilizando o acesso aos acervos, pois essa instituição possui subordinação ao Arquivo Nacional, CONARQ, SINAR e SIGA.

O arranjo dispõe o vínculo dos conjuntos documentais.

Os documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade. Na verdade, os registros documentais são um conjunto indivisível de relações intelectuais permanentes tanto quanto de documentos. (DURANTI, 1994, p. 52).

O arranjo permite refletir a forma de agrupar os conjuntos documentais, demandando a compreensão dos documentos desde a sua criação.

A descrição, por sua vez, permite ao usuário o conhecimento dos conjuntos documentais arquivísticos, pois segundo Rodrigues (2003) a descrição é uma função-chave na representação das informações arquivísticas e no seu acesso. A representação possibilita que as informações referentes aos documentos se tornem acessíveis aos pesquisadores, perpassando pelas funções dos órgãos produtores e pelos documentos produzidos e recebidos ao longo dos tempos.Baseado nisso, o guia e o inventário foram elaborados.

O quadro a seguir mostra a sistematização dos processos e atividades arquivísticas desenvolvidas e especificadas nesse capítulo.

Quadro 06 - Passo detalhado das atividades

ATIVIDADES REALIZADAS NO PROJETO ANO

LEVANTAMENTO, INDEXAÇÃO E PROCEDIMENTO DE CONSERVAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO REFERENTE A CRIAÇÃO E FEDERALIZAÇÃO DA

UFCSPA

2009

IDENTIFICAÇÃO DE FUNDOS 2015

ARRANJO 2015

DESCRIÇÃO 2015

INSERÇÃO ONLINE DAS DESCRIÇÕES ICA-AtoM (AtoM) 2015 Fonte: elaboração da autora, 2018.

Logo após as descrições e elaboração dos instrumentos de pesquisa: guia e inventário as mesmas foram informatizadas no ICA-AtoM (AtoM), conforme detalhamento no próximo

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capítulo. As descrições no software aconteceram desde o nível da entidade custodiadora até o item documental.

3 ICA-ATOM NA UFCSPA

A solicitação de instalação do ICA-AtoM (AtoM) ocorreu em 2012. O mesmo foi instalado na versão 1.3 em maio de 2014, após inúmeras solicitações e tentativas. Na versão ICA-AtoM (AtoM)1.3 não foi iniciado o processo de descrição, pois a identificação de fundos não estava sistematizada. Dessa forma, foi necessária a aplicação teórica e prática na identificação metodológica dos fundos, sendo um passo fundamental para a inserção dos dados nesse software.

Foi solicitada a instalação da versão 2.2.0 em agosto de 2015, assim como setembro de 2015, no entanto foi instalada a versão 2.0.1 que apresentava falha de segurança documentada, ficando vulnerável a invasões. As referidas falhas foram documentadas e resolvidas conforme a política sistemática do acompanhamento do CIA.

Trabalhou-se no ICA-AtoM (AtoM) versão 2.0.1. Nessa versão, foi realizada a descrição do registro da entidade custodiadora, o registro de autoridade, os registros dos fundos, além de configuração do layout geral da página. Encontraram-se alguns erros na versão 2.0.1 como, por exemplo, ao inserir o objeto digital a imagem não era apresentada.

Diante disso, a atualização para uma versão mais recente foi necessária. Na atualização para a versão 2.2.0 todo o trabalho de descrição foi perdido, sendo necessário ser elaborado novamente, devido a implicações técnicas no processo da migração de dados. A versão 2.2.0 instalada em setembro de 2015, com o seguinte sitio eletrônico: http://atom.ufcspa.edu.br/index.php/. Apresenta-se como uma versão mais estável e mais segura.

Nesse período se iniciou então o projeto de descrição, difusão e acesso aos conjuntos documentais da criação e federalização desta universidade.

Em 2017 foi solicitada nova atualização, como logo seria lançada a versão 2.4.0, optou-se por esperar o lançamento. Em 2018 foi possível utilizar a referida versão. O quadro a seguir fornece as informações de forma resumida das versões utilizadas da citada plataforma pela UFCSPA.

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CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA Revista Analisando em Ciência da Informação

2018. Disponível em: <http://racin.arquivologiauepb.com.br/edicoes/v6_nesp

Quadro 07

Versão do ICA-AtoM (AtoM) na UFCSPA Versão 1.3

Versão 2.0.1 Versão 2.2.0 Versão 2.4.0 Fonte: elaboração da autora, 2018.

3.1 ETAPAS DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO

A inserção no ICA-AtoM (AtoM) dos itens documentais e representantes digitais começou com o conjunto documental da criação e federalização. A digitalização da documentação permanente visa o acesso, a difusão ativa, a consulta e à preservação física dos conjuntos documentais.

No início o trabalho era realizado pela arquivista e um estagiário, send

esforço extra, visto que a demanda administrativa no que tange à inserção de documento no sistema, classificação e avaliação demandam um tempo significativo nas rotinas arquivísticas.

Além disso, foi realizado esse trabalho com um scanner c

resultado. Como o projeto era determinante e importante também para o mestrado foi indexado no ICA-AtoM (AtoM) o acervo de criação e federaliza

Figura 1

CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA - CNA, 8., 2018, João Pessoa. Anais eletrônicos... Revista Analisando em Ciência da Informação - RACIn, João Pessoa, v. 6, n. especial, p.

893-http://racin.arquivologiauepb.com.br/edicoes/v6_nesp>.

Quadro 07 - Versão do ICA-AtoM (AtoM)

AtoM (AtoM) na UFCSPA ANO

Versão 1.3 2014

Versão 2.0.1 2015

Versão 2.2.0 2015

Versão 2.4.0 2018

: elaboração da autora, 2018.

3.1 ETAPAS DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO

AtoM (AtoM) dos itens documentais e representantes digitais conjunto documental da criação e federalização. A digitalização da documentação permanente visa o acesso, a difusão ativa, a consulta e à preservação física dos

No início o trabalho era realizado pela arquivista e um estagiário, send

esforço extra, visto que a demanda administrativa no que tange à inserção de documento no sistema, classificação e avaliação demandam um tempo significativo nas rotinas arquivísticas.

Além disso, foi realizado esse trabalho com um scanner comum, prejudicando a qualidade do resultado. Como o projeto era determinante e importante também para o mestrado foi

AtoM (AtoM) o acervo de criação e federalização, totalizando 350 imagens.

Figura 1 - Conjunto documental criação e federalização

Fonte: acervo da autora

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-905, out.

AtoM (AtoM) dos itens documentais e representantes digitais conjunto documental da criação e federalização. A digitalização da documentação permanente visa o acesso, a difusão ativa, a consulta e à preservação física dos

No início o trabalho era realizado pela arquivista e um estagiário, sendo necessário um esforço extra, visto que a demanda administrativa no que tange à inserção de documento no sistema, classificação e avaliação demandam um tempo significativo nas rotinas arquivísticas.

omum, prejudicando a qualidade do resultado. Como o projeto era determinante e importante também para o mestrado foi

ção, totalizando 350 imagens.

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Com a divulgação das atividades e do software na Instituição houve uma reunião em 2016 em que foi determinado que até o final do mesmo ano todos os documentos que se referiam a esse conjunto documental deveriam estar na plataforma digital, pois essa funcionaria como suporte para o museu da UFCSPA3, inauguradoem 16 de março de 2017. Sendo que nesse momento tinham sido digitalizadas mais de 4000 mil imagens.

Após vários testes de formatos de arquivo de imagem, optou-se pela utilização do tiff (Tagged Image File Format) e 300 dpi de resolução, conforme [1]Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes publicado em abril de 2010. Os representantes digitais recebem tratamento conforme estado de conservação, recortando as imagens e clareando quando necessário.

Para inserir o representante digital é preciso descrever anteriormente o fundo, série, subsérie, grupo, subgrupo, dossiê e finalmente item documental, conforme figura a seguir.

PASSO DA INSERÇÃO DOS DOCUMENTOS

Figura 2 - Conjunto documental criação e federalização

FUNDO SERIE SUBSÉRIE GRUPO SUBGRUPO DOSSIÊ ITEM

Fonte: acervo da autora

Após a inserção desse acervo em 2017, optou-se por inserir os planos / programas de ensino, pois considera-se que esses documentos refletem o ensino, a metodologia e práticas acadêmicas. Ainda em conjunto com o museu da UFCSPA foi iniciada a inserção das fotos dos formandos desta instituição. Projeto esse que está em continuação em 2018.

Nesse mesmo ano, foram inseridos os convites de formatura, planos / programa de ensino e as portarias da Direção, visando acesso e facilitar o uso dos documentos arquivísticos.

3

Disponível em: https://www.ufcspa.edu.br/index.php/ultimas-noticias/34-noticias/5339-ufcspa-ganha-museu. Dossiê sempre antes do ITEM DOCUMENTAL

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Dentro desse contexto a disponibilização dos representantes digitais oportuniza a aproximação com os usuários, maior possibilidade de acesso, preservação dos documentos e visibilidade dos arquivos.

Bellotto (2006, p. 247) ao abordar a difusão cultural, editorial e educativa dispõe que: Quando um arquivo público instala, alimenta, desenvolve e expande seus serviços editoriais, culturais e educativos, alinhando-os à sua função informacional administrativa e científica, ele preenche seu lugar por direito e por conquista na comunidade. Esta deve ver no arquivo uma tribuna e um manancial de direitos e deveres, um lugar de entretenimento e uma real fonte de cultura e saber.

Na UFCSPA a difusão dos documentos foi ao encontro de uma perspectiva ampla do acesso e difusão dos acervos documentais em consonância com a Lei de Acesso àInformação e com a políticas governamentais de abertura dos acervos.

O fator tecnológico tem influência direta no acesso à informação, pois segundo Mariz (2012, p. 15), “a disponibilização dos documentos na rede redefine os horizontes de acesso à informação, ampliando, por outro lado, os direitos civis e políticos do cidadão, além de permitir a maior efetividade governamental”.

3.2 METODOLOGIA

A metodologia tem como objetivo auxiliar o pesquisador na realização da pesquisa, possibilitando um olhar crítico e detalhado sobre a temática em estudo, por meio do planejamento adequado das etapas constituintes do trabalho. A descrição do estudo e dos fenômenos envolvidos na pesquisa através da análise sistemática e interpretação dos fatos possibilita entender as etapas constituintes do presente artigo.

A natureza aplicada resulta em conhecimento de uma ação prática, visando à solução de problemas de ordem específica no caso a implantação do ICA-AtoM (AtoM) na UFCSPA.

Quanto ao procedimento técnico é um estudo de caso embasado pela consulta a bibliografia e aos documentos, ao qual Gil (2002, p. 54) afirma consistir no “estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento”.

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3.3 PERSPECTIVAS FUTURAS

Na continuação do projeto inserção de documentos de ICA-AtoM (AtoM) na UFCSPA pretende-se concluir a descrição dos Plano de Ensino, Projeto Pedagógico dos Cursos da UFCSPA, fotos dos formandos, documentos constitutivos da Residência Médica, documentos constitutivos do Curso de Medicina, documentos constitutivos da ligas acadêmicas e por fim, os programas dos projetos, curso e eventos de extensão.

Acredita-se que um conjunto documental que esteja sob custódia do museuseja recolhido para a Divisão de Arquivo, pois são documentos de arquivo e foram enviados de forma equivocada ao museu. Pretende-se recolher essa documentação, organizar, classificar (arranjar), descrever e inserir na plataforma ICA-AtoM (AtoM).

Sugere-se a interconexão do Archivematica ao ICA-AtoM (AtoM) permitindo a criação de Repositório Arquivísticos Digitais (RDC-Arq), que garante a autenticidade e acesso a longo prazo dos arquivos permanentes digitais, possibilitando, assim, acesso autêntico. A solicitação já está sob a análise de viabilidade da equipe de informática da UFCSPA. O Archivematica

A Figura 3, mostra o ICA-AtoM (AtoM) e o Archivematica interconectados ficando o registro no campo Objeto UUID / AIP UUID identificado.

Figura 3 –Metadados dos objetos digitais

Fonte: FLORES, 2015.

A figura 4 mostra a cadeia ininterrupta desde o momento de produção de documentos até a sua transferência para a entidade arquivística responsável pela preservação a longo prazo. Essa cadeia de custódia, então, acompanha o ciclo de vida dos documentos.

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CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA Revista Analisando em Ciência da Informação

2018. Disponível em: <http://racin.arquivologiauepb.com.br/edicoes/v6_nesp

Figura 4 – Cadeia de custódia dos documentos arquivísticos digitais.

Fonte: FLORES, 2015.

A preservação da cadeia de custódia começa desde a produção dos documentos arquivísticos digitais, até sua preservação em(RDC

autenticidade desses documentos.

A preservação de documentos arquivísticos digitais não é,

diferente da preservação de quaisquer outros tipos de documentos digitais. É necessário confrontar a obsolência tecnológica de

software

é necessário na criação do documento e, ta

procedimentos de preservação que se encontra o foco da área. Além disso, a manutenção de uma cadeia de custódia ininterrupta garantiria a presunção de autenticidade do documento, visto que apenas pessoas autorizadas o tiveram sob seus

Manter a cadeia de custódia, preservar a documentação sob custódia do arquivo deve estar inserido nas políticas arquivísticas e em plano de preservação digital.

O acesso aos documentos de arquivopromove a tomada de decisão,

direitos e dos deveres das instituições e dos cidadãos, por meio do acesso autêntico, seguro e eficaz dos documentos arquivísticos

CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA - CNA, 8., 2018, João Pessoa. Anais eletrônicos... Revista Analisando em Ciência da Informação - RACIn, João Pessoa, v. 6, n. especial, p.

893-http://racin.arquivologiauepb.com.br/edicoes/v6_nesp>.

Cadeia de custódia dos documentos arquivísticos digitais.

A preservação da cadeia de custódia começa desde a produção dos documentos arquivísticos digitais, até sua preservação em(RDC-Arq), garantindo, dessa forma, a autenticidade desses documentos.

A preservação de documentos arquivísticos digitais não é,

diferente da preservação de quaisquer outros tipos de documentos digitais. É necessário confrontar a obsolência tecnológica de

software e formatos. Todavia é no conjunto de metadados cujo registro é necessário na criação do documento e, também, na execução de procedimentos de preservação que se encontra o foco da área. Além disso, a manutenção de uma cadeia de custódia ininterrupta garantiria a presunção de autenticidade do documento, visto que apenas pessoas autorizadas o tiveram sob seus cuidados (SANTOS, 2012, p.124)

Manter a cadeia de custódia, preservar a documentação sob custódia do arquivo deve estar inserido nas políticas arquivísticas e em plano de preservação digital.

acesso aos documentos de arquivopromove a tomada de decisão,

direitos e dos deveres das instituições e dos cidadãos, por meio do acesso autêntico, seguro e eficaz dos documentos arquivísticos

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Cadeia de custódia dos documentos arquivísticos digitais.

A preservação da cadeia de custódia começa desde a produção dos documentos Arq), garantindo, dessa forma, a

A preservação de documentos arquivísticos digitais não é, latosensu, diferente da preservação de quaisquer outros tipos de documentos digitais. É necessário confrontar a obsolência tecnológica de hardware, e formatos. Todavia é no conjunto de metadados cujo registro mbém, na execução de procedimentos de preservação que se encontra o foco da área. Além disso, a manutenção de uma cadeia de custódia ininterrupta garantiria a presunção de autenticidade do documento, visto que apenas pessoas

cuidados (SANTOS, 2012, p.124).

Manter a cadeia de custódia, preservar a documentação sob custódia do arquivo deve

acesso aos documentos de arquivopromove a tomada de decisão, a garantia dos direitos e dos deveres das instituições e dos cidadãos, por meio do acesso autêntico, seguro e

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4 CONCLUSÃO

O trabalho de organização, disponibilização e acesso deve ser realizado nas instituições arquivísticas, pois os resultados permitem um olhar mais sensível sobre os conjuntos documentais custodiados. A disponibilização e acesso propiciam novos enfoques enovos direcionamentos de serviços prestados pelos arquivos, contribuindo, dessa forma, para o surgimento de novas atividades a serem realizadas nesse âmbito.

Na UFCSPA a implantação e implementação doICA-AtoM (AtoM) foi resultado de inúmeras solicitações, começando no ano de 2012. A atividade de descrição nessa plataforma começou no ano de 2015, sendo que as primeiras descrições foram perdidas no momento da migração do software, ou seja, quatro anos de espera para de fato começar o trabalho. Como resultado da pesquisa de mestrado, iniciamos a descrição online no supracitado software.

Atualmente, a continuação do projeto ICA-AtoM (AtoM) tem perspectiva positiva, visto que foi conquistado o apoio da administração superior. O mesmo foi apresentada e está conquistando um espaço importante no acesso e nadifusão do acervo custodiado pela Divisão de Arquivo. A difusão dos acervos documentais são relevantes na aproximação do arquivocom os usuários.

Nesse sentido Rockembach (2015, p. 100) dispõe que “é umas das finalidades da existência dos arquivos, mas esta difusão somente pode ser exercida se as demais funções arquivísticas podem ser executadas de forma eficiente”.

A descrição, acesso e difusão dos conjuntos documentais por meio do software ICA-AtoM (ICA-AtoM) na UFCSPA resultou na disponibilização de oito mil e quinhentos (8500) representantes digitais aos usuários até o momento, disponíveis para acesso em qualquer parte do mundo. Vincular aspectos tecnológicos ao trabalho de arquivo demanda convencimento de hierarquias superiores sobre a importância do uso do software para realização de determinadas atividades. Ainda, demonstra que a digitalização é um processo que depende de outras etapas anteriores, de planejamento para executar o procedimento dentro das normas, considerando as funções arquivísticas que neste estudo é o arranjo e a descrição.

A interconexão do ICA-AtoM (AtoM) ao Archivematica torna-se fundamental para manter a autenticidade dos documentos arquivísticos, pois é um sistema de preservação digital que contempla estratégias de preservação, garantindo a preservação documental a longo prazo.

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