Disciplina: Administração de Sistemas Empresariais Professora: Janaina Berto - 1º. Bimestre – 2010
Fontes:
Daft, Richard L., 2007
Laudon, Kenneth C.; Laudon, Jane P., 2007
SISTEMA EMPRESA
Conceito de Administração / Introdução
“Administração é o alcance de metas organizacionais de maneira eficaz e eficiente por meio de planejamento, organização, liderança e controle dos recursos organizacionais”. Richard L. Daft (2007, pg. 5).
Mas o que significa eficácia e eficiência???? Eficácia > o que fazer (fazer a coisa certa). Eficiência > como fazer (produtividade).
Segundo Peter Drucker, "eficiência é fazer as coisas de maneira correta, eficácia são as coisas certas. O resultado depende de fazer certo as coisas certas".
Conceito de Empresa
E que o que seria então uma empresa?
Existem inúmeros conceitos, entre eles: empreendimento, tarefa, atividade, organização que se destina a um fim econômico ou não ...
Segundo Laudon & Laudon (2007, pg. 37), “uma empresa é uma organização formal cujo objetivo é produzir produtos ou prestar serviços a fim de gerar lucro – isto é, vender produtos a um preço superior aos custos de produção”.
Funções administrativas
Conforme vimos na definição de Daft, existem quatro funções básicas da administração: planejamento, organização, liderança e controle. Vejamos cada um deles ...
Planejamento
É o que define qual posição a empresa deseja ter no futuro e de que forma ela chegará a essa posição. Para isso, é preciso que sejam estabelecidas metas e que sejam tomadas decisões acerca de tarefas e recursos necessários para que essas metas sejam alcançadas. A empresa que não possui planejamento pode ter o seu desempenho prejudicado.
Daft (2007, pg.5) define o planejamento como “função administrativa envolvida com a definição de metas para o desempenho organizacional futuro e com a decisão sobre as tarefas e o uso dos recursos necessários para alcançá-las”.
Resumindo, segundo Daft (2007, pg. 6), o planejamento “seleciona metas e meios de obtê-las”.
Organização
A organização diz respeito a seguir o plano traçado. Para isso, é necessário que tarefas sejam atribuídas, que a autoridade esteja presente e que haja alocação de recursos por parte da organização.
Daft (2007, pg. 6) define organização como “a função administrativa envolvida com a atribuição de tarefas, agrupamento de tarefas em departamentos, e a alocação de recursos para os departamentos”.
Resumindo, segundo Daft (2007, pg. 6), a organização “atribui responsabilidade pela realização da tarefa”.
Liderança
Liderança está relacionada a influenciar e motivar os funcionários para alcançar as metas estabelecidas pela organização. É necessário que a organização possua líderes que sejam capazes de motivar o seu pessoal a trabalhar para o alcance das metas.
Daft (2007, pg.6) define liderança como “a função administrativa que envolve o uso de influência para motivar os funcionários a alcançarem as metas da organização”.
Em resumo, para Daft (2007, pg.6), a “liderança usa a influência para motivar os funcionários”.
Controle
Controlar diz respeito a acompanhar as atividades desenvolvidas a fim de verificar se a organização está no caminho certo para o cumprimento das metas.
Segundo Daft (2007, pg. 7), controle é a “função administrativa que envolve monitorar as atividades dos funcionários, mantendo a organização no trilho em direção às suas metas, e fazer as correções necessárias”.
O controle é a função administrativa que tem maior relação com a tecnologia de informação, uma vez que ela ajuda os gerentes a proporcionarem o controle organizacional.
Ambientes Empresariais
O ambiente empresarial atual está altamente competitivo e, a empresa que deseja se manter no mercado, precisa monitorar constantemente seus ambientes a fim de se prevenir de ameaças e aproveitar as oportunidades existentes.
Para isso, é necessário conhecer o ambiente organizacional e seus componentes, como veremos a seguir.
Segundo Daft (2007, pg. 54), ambiente organizacional constitui “todos os elementos que existem fora dos limites da organização e que têm o potencial de afetá-la”. E este ambiente é composto de:
• Ambiente geral > “camada do ambiente externo que afeta a organização indiretamente”. Inclui fatores tecnológicos, socioculturais, econômicos, político-legais, internacionais.
• Ambiente operacional > “camada do ambiente externo que influencia
diretamente as operações e o desempenho da organização”. Inclui os clientes, concorrentes, fornecedores e mercado de trabalho.
• Ambiente interno > “ambiente dentro dos limites da organização”. Inclui funcionários, cultura e gerência.
Incerteza ambiental
Daft (2007) menciona que as organizações precisam administrar a incerteza do ambiente de fim de serem eficazes, isso significa que eles não têm informações suficientes sobre os fatores ambientais.
Nesse sentido, os sistemas de informações podem auxiliar a criar um fluxo de informações dentro da organização.
Sistemas e Empresas
A competitividade atual dos mercados, obriga as empresas a se adequarem às mudanças do ambiente empresarial. Essas mudanças são acompanhadas por mudanças também nas profissões e postos de trabalho, dando origem a uma nova realidade organizacional. Nesse contexto os sistemas de informação têm papel fundamental: ajudar a empresa a atingir seus objetivos organizacionais. Laudon & Laudon (2007), destacam que esses objetivos são: excelência operacional; novos produtos, serviços e modelos de negócio; relacionamento mais estreito com clientes e fornecedores; melhor tomada de decisões; vantagem competitiva; e sobrevivência.
Em resultado a esse contexto, nos últimos anos, as empresas passaram a adotar a internet como parte de sua estratégia de mercado. A partir daí, surgiram alguns recursos provenientes dessa incorporação, os quais estão presentes em grande parte das organizações. Vejamos a seguir as definições que Daft (2007, pg. 502) traz acerca disso:
E de que forma a tecnologia da informação e os sistemas de informação participam nesse ambiente???? Vejamos …
Internet
Coleção global de redes de computadores conectadas para a troca de dados e informações.
World Wide Web (www)
Coleção dos servidores centrais para acessar as informações na internet. E-business
Qualquer negócio que acontece pelos meios eletrônicos por uma rede de computadores, em vez de em um espaço físico.
E-commerce
Trocas comerciais que ocorrem eletronicamente. Intranet
Sistema de comunicações internas que usa a tecnologia e os padrões da internet mas é acessível apenas para as pessoas dentro da organização.
Extranet
Sistema de comunicações externas que usa a internet e é compartilhada por duas ou mais organizações.
Implicações administrativas da tecnologia da informação e dos sistemas de informação
Os sistemas de informação possibilitam aos gerentes uma melhor conexão com os colaboradores da empresa e com o ambiente empresarial.
Dentre as inúmeras contribuições existentes, podemos citar:
Eficácia do funcionário > fornece variados tipos de dados a respeito de clientes, concorrentes, mercados e serviços; além do compartilhamento de informações e opiniões.
Eficiência > acelera os processos de trabalho, reduz custos, automatiza tarefas rotineiras.
Empowerment de colaboradores > os colaboradores recebem, cada vez mais, informações e conhecimento. Proporciona portanto, crescimento a todos os níveis hierárquicos.
Intensificação da colaboração > proporciona que os colaboradores intensifiquem sua comunicação e colaboração com o restante da empresa e com o ambiente externo. Melhoria geral da organização > rápida identificação de problemas e oportunidades, proporcionando agilidade na tomada de decisão.
Tendências
A cada dia, novos benefícios surgem com a presença da tecnologia da informação e os sistemas de informação nas empresas.
Exemplos disso, são as mensagens instantâneas e o compartilhamento de arquivos de pessoa a pessoa, o que agiliza muito nas atividades diárias.
Organização para informatização
Existem diversas maneiras de organizar a empresa para a informatização, cada uma delas se destina a um tipo de empresa:
Empresas pequenas podem ter apenas um profissional responsável pelos sistemas de informação;
Empresas grandes geralmente têm necessidade de um departamento de sistemas de informação;
Existem arranjos descentralizados, em que cada área da empresa tem seu próprio departamento de sistemas de informação;
Em outros arranjos, o sistema de informação funciona como um departamento separado (assim como RH, Marketing ...).
A escolha da forma como a empresa vai trabalhar o sistema de informação vai depender portanto, do tamanho da empresa e dos seus objetivos.
O processo decisório e os Sistemas de Informação Tomada de decisão administrativa
Diariamente, muitas decisões são tomadas em uma empresa. Uma vez que existem diferentes níveis hierárquicos em uma empresa, cada um desses níveis necessita de informações diferentes para apoiar as suas decisões.
Podemos classificar as decisões em três tipos:
Decisões não-estruturadas > Segundo Laudon & Laudon (2007, pg. 304), “são aquelas em que o responsável pela tomada de decisão deve usar seu bom senso, sua capacidade de avaliação e sua perspicácia na definição do problema”. Ex.: decidir metas, entrada ou saída de mercados.
Decisões estruturadas > Segundo Laudon & Laudon (2007, pg. 304), “são repetitivas e rotineiras e envolvem procedimentos predefinidos”. Ex.: determinar ofertas especiais. Decisões semi-estruturadas > Segundo Laudon & Laudon (2007, pg. 304), “nesses casos, apenas parte do problema tem uma resposta clara e precisa, dada por um procedimento aceito”. Ex.: orçamento departamental.
Importância das informações no processo de tomada de decisões
As empresas precisam de informações em diversas situações como: desenvolver planejamentos, identificar problemas, trocar experiências com outras empresas, tomar decisões, entre outras.
No entanto, Segundo Daft (2007), para que essas informações possam realmente ser úteis, elas devem ter qualidade e atender a três aspectos básicos:
* Tempo > devem estar disponíveis no momento necessário, além de serem atualizadas. * Conteúdo > Não devem conter erros, devem ser adequadas ao usuário, completas, relevantes.
* Forma > devem ser apresentadas de forma que seja fácil para o usuário entender e que, também, satisfaça suas necessidades.
O processo de tomada de decisão e a Participação dos Sistemas de Informação A tomada de decisão se dá por meio de um processo que envolve diversas variáveis. Para entender esse processo, precisamos antes destacar alguns conceitos colocados por Daft (2007):
* Tomada de decisão > processo de identificar os problemas e as oportunidades e, em seguida, solucioná-los.
O processo de tomada de decisão consiste em etapas distintas. Em 1960, Simon descreveu que existem quatro estágios que fazem parte desse processo:
Inteligência > descoberta do problema. Concepção > descoberta da solução. Seleção > escolha das opções.
Implementação > fazer a alternativa escolhida funcionar.
Com o passar dos anos, esse processo evoluiu para seis etapas, como descreve Daft (2007):
1. Reconhecimento da necessidade de decisão. 2. Diagnóstico e análise das causas.
3. Desenvolvimento de alternativas. 4. Seleção da alternativa desejada.
5. Implementação da alternativa escolhida. 6. Avaliação e feedback.
O que acontece se após esse processo a decisão falhar???
Pode ser que seja necessário investigar e rever onde o processo falhou … Pode ser que a empresa tenha prejuízos por essa decisão errada … Pode ser que a empresa perca posições competitivas no mercado … Muitas coisas podem acontecer …
Por isso, é tão importante a participação dos Sistemas de Informação no processo de tomada de decisão.
Dentre as muitas contribuições dos sistemas de informação, podemos citar como uma das mais importantes à melhora na tomada de decisão.
Mas qual será a importância da melhoria na tomada de decisões da empresa?
Essa importância está, por exemplo, em manter ou conquistar uma posição competitiva no mercado, e, também, retornos monetários.
Muitas vezes, o valor de uma única decisão pode ser pequeno ou insignificante, no entanto, a melhora em diversas pequenas e insignificantes decisões tomadas ao longo do ano podem gerar um grande valor anual para a empresa.
