UNIJUÍ – UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
DACEC – DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS, ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
TACIARA KRUPP BRENDLER
AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS EM UMA
EMPRESA DE INSUMOS E EQUIPAMENTOS AGRÍCOLAS
(Trabalho de Conclusão de Curso)
Ijuí (RS) 2017
TACIARA KRUPP BRENDLER
AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS EM UMA
EMPRESA DE INSUMOS E EQUIPAMENTOS AGRÍCOLAS
Trabalho de Conclusão de Curso
apresentado ao DACEC – Curso de
Ciências Contábeis da UNIJUÍ, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis.
Prof. Orientador: Me. Marcelo Luis Didoné
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Dedico este trabalho, com muito carinho, a meus pais, minha irmã, e ao meu marido, que oportunizaram mais esta etapa em minha vida.
AGRADECIMENTOS
Agradeço em primeiro lugar a Deus, por jamais me fazer desistir das coisas pelo qual almejo.
Agradeço a meus pais por sempre estarem me incentivando aos estudos com palavras encorajadores e confortantes.
Agradeço a meu esposo por estar ao meu lado em toda esta trajetória, em meio a dificuldades e alegrias, sempre pronto para o que der e vier.
Em terceiro lugar agradeço aos meus professores, que se fizeram presentes nesta etapa, em especial ao meu orientador Marcelo Luís Didoné, que não mede esforços para ajudar a quem quer que seja pelo aprendizado de cada aluno.
RESUMO
Atualmente as organizações devem estar sempre atentas às questões trabalhistas e previdenciárias, pois colaboradores satisfeitos com as suas ocupações fazem com que o desenvolvimento do seu trabalho gere benefícios, não só para o empregador, mas também para o desenvolvimento da economia local e regional. O trabalho de auditoria no setor de Recursos Humanos não serve somente para aprimorar as rotinas trabalhistas e previdenciárias, mas busca também evitar possíveis penalidades ou infrações que possam ocorrer no desenvolvimento das atividades nesse setor. O objetivo deste trabalho é verificar como estão transcorrendo as rotinas trabalhistas e previdenciárias na entidade, confrontando com a legislação vigente.
LISTA DE SIGLAS
ART Artigo
ASO Atestado Médico de Saúde Ocupacional
CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
CLT Consolidação das Leis de Trabalho
CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social
DRTS Delegacia Regional de Trabalho
FGTS Fundo de Garantia do Trabalhador Social
GFIP Guia de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência Social
INPS Instituto Nacional de Previdência Social
INSS Instituto Nacional de Seguro Social
IRRF Imposto de Renda Retido na Fonte
NBC Normas Brasileiras de Contabilidade
NR Norma Reguladora
PASEP Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público
PIS Programa de Integração Social
RAIS Relação Anual de Informações Sociais
SEFIP Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à
Previdência Social
SINE Sistema Nacional de Emprego
TI Tecnologia da Informação
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Organograma da empresa ... 13 Figura 2 – Fluxograma admissional ... 57 Figura 3 – Fluxograma da folha de pagamento ... 59
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Faixas de contribuição do INSS ... 39
Quadro 2 – Faixas do imposto de renda da pessoa física ... 39
Quadro 3 – Programa de auditoria realizado no setor de recursos humanos ... 61
Quadro 4 – Exame médico admissional ... 65
Quadro 5 – Contrato de trabalho ... 66
Quadro 6 – Livro registro dos empregados ... 67
Quadro 7 – Carteira de trabalho ... 68
Quadro 8 – Comprovante de entrega/devolução da carteira ... 69
Quadro 9 – Declaração de opção do vale transporte ... 70
Quadro 10 – Ficha ponto dos colaboradores ... 71
Quadro 11 – Salários dos trabalhadores/CCT... 72
Quadro 12 – Eventos variáveis/horas extras ... 74
Quadro 13 – Compensação de horas ... 76
Quadro 14 – Adiantamento salarial ... 77
Quadro 15 – Atestados médicos ... 78
Quadro 16 – Eventos fixos/adicional insalubridade ... 79
Quadro 17 – Obrigações acessórias/RAIS, CAGED, GFIP ... 80
Quadro 18 – Encargos sociais/FGTS e INSS... 81
Quadro 19 – Descontos legais/INSS ... 83
Quadro 20 – Descontos legais/contribuição sindical ... 85
Quadro 21 – Descontos legais/IRRF ... 87
Quadro 22 – Descontos legais/contribuição assistencial ... 89
Quadro 23 – Relatório analítico da folha de pagamento ... 90
Quadro 24 – Férias ... 102
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ... 10
1.1 DEFINIÇÃO DO TEMA EM ESTUDO ... 10
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ... 11 1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA ... 13 1.4 OBJETIVOS ... 14 1.4.1 Objetivo Geral ... 14 1.4.2 Objetivos Específicos ... 14 1.5 JUSTIFICATIVA ... 15 2 REFERENCIAL TEÓRICO ... 16 2.1 CONTABILIDADE ... 16 2.1.1 Conceito de Contabilidade ... 17 2.1.2 Funções e Objetivos ... 18
2.1.3 Ramos e Campos de Aplicação da Contabilidade ... 19
2.2 AUDITORIA ... 19
2.2.1 Objetos e Fins da Auditoria ... 20
2.2.2 Objetivo da Auditoria ... 21 2.2.3 Tipos de Auditoria ... 21 2.2.3.1 Auditoria Externa ... 22 2.2.3.2 Auditoria Interna ... 22 2.2.4 Normas de Auditoria ... 23 2.2.5 Técnicas de Auditoria ... 24 2.2.6 Programa de Auditoria... 25
2.2.7 Papéis de Trabalho de Auditoria ... 25
2.2.8 Finalidade dos Papeis de Trabalho de Auditoria ... 26
2.2.9 Tipos de Papeis de Trabalho ... 27
2.2.10 Aspectos Fundamentais dos Papéis de Trabalho ... 27
2.2.11 Relatório de Auditoria ... 28
2.2.12 Auditoria Operacional ... 29
2.2.13 Tipos de Auditoria Operacional ... 29
2.2.14 Auditoria de Recursos Humanos ... 30
2.2.15 Recrutamento e Seleção ... 30
2.2.16 Admissão de Empregados ... 31
2.2.17 Exame Médico Admissional ... 32
2.2.18 Contrato de Trabalho ... 33
2.2.19 Carteira de Trabalho ... 34
2.2.20 Folha de Pagamento ... 35
2.2.21 Salário ... 36
2.2.22 Horas Extraordinárias ... 36
2.2.23 Descanso Semanal Remunerado ... 37
2.2.24 Comissões ... 38
2.2.25 INSS – Instituto Nacional do Seguro Social ... 38
2.2.26 IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte ... 39
2.2.27 Contribuição Sindical ... 40
2.2.28 Contribuição Assistencial ... 40
2.2.30 Adiantamento Salarial ... 41
2.2.31 Faltas ... 42
2.2.32 Cálculo do 13º Salário ... 42
2.2.33 Férias ... 43
2.2.34 Rescisão de Contrato de Trabalho ... 44
2.2.35 Aviso Prévio ... 44
2.2.36 Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho ... 45
2.2.37 Seguro Desemprego ... 46 2.2.38 Multa do FGTS ... 46 2.2.39 Obrigações Acessórias ... 47 3 METODOLOGIA DO ESTUDO ... 50 3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA ... 50 3.1.1 Quanto à Natureza ... 50
3.1.2 Quanto à Forma de Abordagem do Problema ... 51
3.1.3 Quanto aos Objetivos ... 51
3.1.4 Quanto aos Procedimentos Técnicos ... 52
3.2 PLANO DE COLETA DE DADOS ... 53
3.2.1 Instrumento de Coleta de Dados ... 53
3.3 PLANO DE ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ... 54
4 AUDITORIA NO SETOR DE RECURSOS HUMANOS DA EMPRESA DE INSUMOS E EQUIPAMENTOS AGRÍCOLAS: ESTUDO DE CASO ... 55
4.1 DESCRIÇÃO DAS ROTINAS DESENVOLVIDAS NO SETOR DE RECURSOS HUMANOS ... 55
4.2 ROTINAS REALIZADAS NO SETOR DE RECURSOS HUMANOS ... 55
4.2.1 Contratação dos Trabalhadores ... 56
4.2.2 Cálculo da Folha de Pagamento ... 58
4.3 CONTROLES INTERNOS REALIZADOS PELA EMPRESA ... 60
4.4 ELABORAÇÃO DO PROGRAMA DE AUDITORIA ... 60
4.5 ELABORAÇÃO DOS PAPEIS DE TRABALHO ... 63
4.6 ELATÓRIOS DE AUDITORIA ... 104
5 CONCLUSÃO ... 116
10
1 INTRODUÇÃO
A realização deste trabalho tem como propósito a ampliação do conhecimento da área contábil, com ênfase na auditoria operacional de recursos humanos.
Segundo Basso (2005), a auditoria compreende ao exame de documentos, registros e livros, a inspeção e obtenção de informações relacionadas com o patrimônio, bem como aqueles relacionados com a área operacional de uma Entidade como o setor de Recursos Humanos.
A auditoria se torna cada vez mais essencial, tanto para as entidades como para a sociedade no geral, na medida em que os processos vão mudando se torna cada vez mais imprescindível um melhor controle das operações, tanto externamente como internamente, fazendo necessária a técnica da auditoria como medida para o alcance dos objetivos.
A auditoria operacional tem como proposito verificar se as operações da empresa estão transcorrendo de forma correta, podendo servir como uma ferramenta de apoio aos gestores para a tomada de decisões, assegurando com exatidão os resultados da entidade (BASSO, 2005).
O trabalho de conclusão de curso apresenta o desenvolvimento do estudo, onde foi definido a temática que foi abordada, o problema que foi identificado, os objetivos que foram propostos, tanto gerais como específicos, a justificativa e, por fim, a metodologia que se utilizou para elaboração desse trabalho.
No segundo capítulo foi desenvolvido o estudo teórico, onde se realizou a revisão bibliográfica que compõe pesquisas em livros, legislação, artigos, para fundamentar o tema em estudo, em especifico, a auditoria de recursos humanos.
1.1 DEFINIÇÃO DO TEMA EM ESTUDO
De acordo com Basso (2005), a contabilidade é uma ciência que se destina ao estudo e controle do patrimônio das entidades, tanto financeiramente como economicamente, além disso, busca gerar informações sobre a organização e suas variações tanto quantitativas como qualitativas, obtendo assim uma melhor avaliação da riqueza e dos resultados gerados pela mesma.
Segundo Basso, Brizolla e Filipin (2017), a contabilidade possui vários campos de atuação, tais como: a perícia contábil, a contabilidade de custos, a contabilidade tributária, a auditoria e outras tantas. Dentre as áreas mencionadas, a auditoria é aplicada aos mais variáveis aspectos do patrimônio e setores administrativos e operacionais de uma organização.
A auditoria é o exame detalhado e criterioso sobre os procedimentos e o desenvolvimento utilizado por uma entidade, averiguando cada detalhe se está ou não de acordo com as normas vigentes, tornando se uma ferramenta de controle e gestão importante para os profissionais da contabilidade, bem como os gestores das organizações (BASSO, 2005).
Conforme Franco e Marra (2000), a auditoria teve origem na Inglaterra, no início do século XIV, tem como papel principal a análise e a fiscalização de documentos, registros, livros, inspeções e informações tanto externas como internas em relação ao patrimônio das organizações, para que os mesmos estejam em conformidade com as normas e a legislação vigente. Seu objetivo é conseguir identificar se há ou não veracidade e legitimidade nos documentos e processos analisados.
Contudo, a auditoria possui duas principais divisões: auditoria das demonstrações financeiras e auditoria operacional e de gestão, na qual está inserida a auditoria operacional de recursos humanos, que visa analisar e fiscalizar toda a documentação e os processos do setor de recursos humanos, tendo uma função preventiva para a organização evitando assim supostos erros que possam vir a ser cometidos e, consequentemente, evitando uma ação punitiva por parte dos órgãos fiscalizadores (BASSO, 2005).
Neste trabalho será apresentada a caracterização da entidade que é objeto desse estudo, além da identificação do problema que foi constatado, bem como os objetivos que darão suporte na elaboração desse trabalho e por fim será abordada a justificativa pela escolha da temática da Auditoria Operacional.
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
A escolha pela empresa se justifica pelo motivo de ela se mantem há vários anos no mercado, com princípios e valores, que oportuniza o crescimento pessoal e profissional. A intenção é contribuir com o setor de recursos humanos, analisando,
conferindo, apontando eventuais erros quando necessário, aperfeiçoando o desenvolvimento deste setor.
A organização começou suas atividades em 1983, destaca- se como uma solida e séria distribuidora de insumos, fertilizantes, e implementos agrícolas em geral. Em 2001 fez parcerias que resultou em um investimento ainda mais elevado e lucrativo.
A organização é reconhecida no mercado pela responsabilidade e comprometimento com seus fornecedores, clientes e funcionários. Tem visão de futuro por isso preza pelas inovações tecnológicas que facilitam a vida de seus clientes. Atua de forma integrada, desde o plantio até a colheita. É referência no mercado pelos seus parceiros na venda de defensivos e máquinas agrícolas.
Atualmente a organização possui cinco filiais e conforme a atividade agrícola vai se consolidando a empresa vai se expandindo concomitantemente. A filial da empresa em questão está localizada na região Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul, é formado por um quadro de onze colaboradores, distribuídos pelos seguintes cargos: gerente, auxiliar administrativo e financeiro, auxiliar administrativo de garantias, dois peçistas, quatro mecânicos, três vendedores e uma faxineira.
A figura 1 ilustra o quadro de colaboradores da organização, bem com a atribuição que cada um deles tem na organização.
Figura 1 – Organograma da empresa
Fonte: Elaborado pela autora (2017).
A empresa proposta tem como regime de tributação o regime geral no qual o seu faturamento se materializa em 50% das receitas com vendas em maquinas, equipamentos e implementos agrícolas, 40% de vendas em peças, e 10% em serviços fitos pela oficina com concertos e revisões.
1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA
A contabilidade é uma ciência social que estuda o Patrimônio, ou seja, observa, controla e interpreta os fatos, a partir desse entendimento essa ciência possui várias áreas de atuação dentre elas, se tem a auditoria, que examina os procedimentos tanto operacionais como práticas contábeis, envolvendo escrituração e as demonstrações contábeis (BASSO; BRIZOLLA; FILIPIN, 2017).
Gerente Aux. adm. e financeiro Aux. adm. garantias Peçistas Mecânicos Manutenção e revisão dos equipamentos Setor da limpeza Responsável pela organização, pela troca de
informações com o mercado Responsável, pelo contas a pagar a receber, financiamentos, caixa, atendimento ao telefone, entrada de mercadorias, faturamento Responsável pelas garantias e serviços prestados Responsável pelas vendas de peças Responsável pela limpeza e organização
Na concepção de Basso (2005), a auditoria operacional destina se a determinar se as operações da empresa auditada estão transcorrendo de forma adequada, assessorando a alta administração no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades. São procedimentos importantes e vem agregar valores aos resultados da organização.
Com relação à auditoria operacional destaca-se a auditoria de recursos humanos a qual busca realizar uma análise em relação a todos os processos ligados a contratação de pessoal o processamento da folha de pagamento, das rotinas relacionadas ao desligamento dos colaboradores e a verificação em relação à elaboração das obrigações acessórias exigidas pelos órgãos fiscalizadores (BASSO, 2005).
Diante disso, questiona-se: os procedimentos adotados pela organização em relação ao setor de recursos humanos estão em conformidade com a legislação trabalhista e previdenciária vigentes?
1.4 OBJETIVOS
O objetivo tem como propósito definir o que se pretende alcançar com a elaboração da pesquisa, assim os objetivos estão divididos entre objetivos gerais e objetivos específicos.
1.4.1 Objetivo Geral
Verificar se os procedimentos adotados pela organização em relação ao setor de recursos humanos estão em conformidade com a legislação trabalhista e previdenciária vigente.
1.4.2 Objetivos Específicos
- Pesquisar em literaturas especializadas, normas trabalhistas, legislações, convenções coletivas de trabalho.
- Revisar os procedimentos de admissão, cálculos dos eventos que compõe a folha de pagamento, bem como as rotinas de desligamento dos colaboradores e pôr fim a exigência das obrigações acessórias.
- Elaborar um programa de auditoria aplicável à entidade, confecção dos papéis de trabalho.
- Preparar o relatório de auditoria onde constará o resultado da auditoria realizada em relação ao período de janeiro a dezembro de 2016 em relação ao quadro funcional de seis colaboradores de um determinado setor.
1.5 JUSTIFICATIVA
Este estudo é importante para a empresa no sentido de que irá contribuir para seu desenvolvimento em ações futuras no setor de recursos humanos, uma vez que a empresa está há muitos anos no mercado o estudo permitirá aos gestores ter uma visão real referente aos compromissos e necessidades deste setor.
Como acadêmica do curso de ciências Contábeis, a escolha por este tema proporcionará um crescimento tanto pessoal como profissional, podendo colocar em prática todo o conhecimento obtido durante o curso de Ciências Contábeis. A escolha dessa temática se deve ao motivo de poder proporcionar a organização em estudo se as suas rotinas estão sendo elaboradas em conformidade com a legislação, evitando multas e penalidades.
Trata-se de uma ótima oportunidade para aprimorar e aprofundar seus conhecimentos teóricos e práticos na área contábil em específico na área de auditoria, colocando os em pratica e buscando cada vez mais o aperfeiçoamento profissional.
Enquanto que para a Universidade, em especial para o curso de Ciências Contábeis e para a comunidade no geral, o estudo desenvolvido agregará ainda mais o acervo de pesquisas na área de auditoria de recursos humanos, ficando a disposição a quem tiver interesse nessa área de conhecimento.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Neste capítulo será abordado as considerações de alguns autores sobre contabilidade, auditoria, legislação trabalhista e previdenciária, entre outros aspectos que se fazem necessários para o embasamento teórico.
Inicialmente será desenvolvido o conceito de contabilidade, suas aplicações e finalidades, em seguida a definição de auditoria e com ela a auditoria de recursos humanos, desenvolvendo assim o tema proposto neste trabalho.
2.1 CONTABILIDADE
Para um melhor entendimento da Contabilidade se faz necessário relembrar seus primórdios, suas origens. A contabilidade nasce com a própria civilização, em uma maneira de o homem ter conhecimentos sobre as utilidades e riquezas que ia acumulando (SÁ, 1990).
De acordo com Basso, Filipin e Enderli (2015), a contabilidade por muito tempo teve como finalidade registrar todas as riquezas que o homem possuía, utilizando se de meios disponíveis de acordo com o conhecimento da época, ou seja, primeiramente, faziam se as anotações em rochas, madeiras, chifres de animais, placas de argila crua, e depois com o surgimento do fogo, utilizavam argila cozida, mais tarde em pranchas maiores, passando para couro de animais e mais adiante no papiro, que foi um precursor do papel, e se tornou importantíssimo nesse processo dos registros contábeis.
Como escreve Sá (1990), tão extraordinária foi a descoberta da roda para o homem, como foi a invenção da conta para registrar os fatos que ocorriam com os seus bens e obrigações, no intuito de separar o meu do teu e do nosso. A conta como estudiosos descrevem é o que deu origem ao termo contabilidade.
Conforme Basso, Brizolla e Filipin (2017, p. 23):
A escrita contábil primitiva registrou elementos pessoais e familiares do homem; mais tarde registrou fatos coletivos – de aldeias, associações e credos, assim como a arrecadação de impostos – e, mais tarde ainda, as acumulações de artesões, produtores agrícolas, criadores de animais, fabricantes de ferramentas e governos. Depois os mercadores adotaram a escrita contábil, com a simples finalidade de controlar o que lhes pertencia.
É possível perceber através de estudos que a contabilidade teve sua evolução de acordo com a época vivida e suas necessidades de forma natural, com a finalidade de se fazer registros para o melhor controle dos bens. Uma realidade muito presente nos dias atuais, na qual cada vez mais se busca um melhor controle do patrimônio.
Assim a contabilidade é a ciência que estuda, controla e observa o patrimônio das entidades, com uma forma bem estruturada, ela se torna cada vez mais essencial, contribuindo para uma melhor compreensão das informações geradas pela mesma, obtendo assim um melhor controle do patrimônio.
2.1.1 Conceito de Contabilidade
Segundo Gouveia (1984), a contabilidade é uma arte. É a arte de registrar todas as transações de uma companhia, que possam ser expressas em termos monetários; e também de informar os reflexos dessas transações.
Entende se como um conjunto de ordenado de conhecimentos, leis, princípios e métodos, é a ciência que estuda controla e observa o patrimônio das entidades, em seus aspectos quantitativos e qualitativos, e como um conjunto de normas, preceitos, regras e padrões forma se a partir de técnicas como coletar, catalogar e registrar informações sobre suas variações e situações de natureza patrimonial, econômica e financeira (BASSO; BRIZOLLA; FILIPIN, 2017).
Basso (2011, p. 20-21) corrobora ao afirmar que:
Contabilidade, enquanto conjunto ordenado de conhecimentos, princípios. Leis e métodos de evidenciação próprios, é a ciência que estuda, controla e observa o patrimônio das entidades nos seus aspectos quantitativos (monetários) e qualitativo (físico) e que, como conjunto de normas, preceitos e regras gerais, se constitui na técnica de coletar, catalogar e registrar os fatos que nele ocorrem, bem como de acumular, resumir e revelar informações de sua situação e de suas variações, especialmente de natureza econômica e financeira.
Assim entende-se que é fundamental um controle preciso das informações e registros, do patrimônio de uma entidade, para que se consiga dar maiores subsídios aos gestores, melhorando o processo de tomada de decisões. Com tudo, a contabilidade possui funções e objetivos, que se tornam imprescindíveis para melhorar a tomada de decisão.
2.1.2 Funções e Objetivos
O objetivo principal da contabilidade é de gerar informações de ordem física, econômica e financeira, sobre o patrimônio e suas variações para diversos usuários, focando o controle e o planejamento, para uma melhor tomada de decisão (BASSO; FILIPIN; ENDERLI, 2015).
Segundo Basso, Brizolla e Filipin (2017, p. 29) estes objetivos são:
- controlar (fisicamente monetariamente) os elementos patrimoniais e suas variações;
- apurar os resultados decorrentes das variações ocorridas no patrimônio da entidade;
- evidenciar a situação patrimonial, econômica e financeira da entidade, bem como suas tendências;
- atentar para o cumprimento das normas, leis e demais dispositivos emergentes da legislação aplicável aos negócios da entidade;
- fornece informações sobre o patrimônio aos seus usuários, de acordo com suas necessidades.
Para atribuir estes, numa sequência lógica de acontecimentos no dia a dia, Basso, Brizolla e Filipin (2017, p. 30) destacam as seguintes funções à Contabilidade:
- coletar os documentos comprobatórios dos atos e fatos administrativos e econômicos que ocorrem com o patrimônio da entidade;
- classificar os documentos comprobatórios de acordo com as alterações que provocam no patrimônio da entidade;
- registrar os fatos contábeis decorrentes das alterações patrimoniais nos livros de escrituração contábil da entidade;
- acumular informações quantitativas e qualitativas do patrimônio e suas variações, ao longo do tempo;
- resumir informações do patrimônio e suas variações, em demonstrativos contábeis;
- revelar a situação patrimonial, econômica e financeira da entidade.
Assim estes revelam que a contabilidade é o centro do patrimônio de uma entidade, para onde devem ser canalizadas todas as atividades e fatos para que depois de processada, possam gerar informações sobre a posição e os resultados do patrimônio de uma entidade (BASSO; BRIZOLLA; FILIPIN, 2017), entendem que a contabilidade possui um vasto campo de atuação profissional, podendo os egressos atuar nas mais diversas áreas.
2.1.3 Ramos e Campos de Aplicação da Contabilidade
A contabilidade possui um amplo ramo de atuação, pois onde existir patrimônio definido e delimitado, pode estar se definindo um campo de aplicação: micro, pequenas, media e grandes empresas públicas e privadas, entidades sem fins lucrativos podendo ser de natureza social, cultural, recreativa, desportiva, associações, propriedades rurais e pessoas físicas, representando assim um amplo campo de aplicabilidade da contabilidade (BASSO; BRIZOLLA; FILIPIN, 2017).
Segundo Basso, Brizolla e Filipin (2017, p. 31-32), os principais campos de aplicação podem ser classificados em:
- contabilidade comercial; - contabilidade industrial; - contabilidade pública; - contabilidade bancária;
- contabilidade rural (agrícola ou agropecuária); - contabilidade de cooperativas;
- contabilidade de seguradoras; - contabilidade de fundações;
- contabilidade entidades sem fins lucrativos; - contabilidade de construtoras;
- contabilidade hospitalar;
- contabilidade de condomínios, entre outros.
Pode-se observar que a contabilidade possui um amplo campo de aplicabilidade, na qual não pode estar delimitado a um único modo de aplicação, podendo assim ser utilizada para diversos fins como controle e apuração de resultado, tomada de decisão, entre outros. Nessa mesma linha tem várias áreas de atuação e dentre elas está a Auditoria.
2.2 AUDITORIA
A contabilidade estuda e controla o patrimônio, com a finalidade de fornecer informações para uma melhor tomada de decisão, já a auditoria é a técnica contábil utilizada para avaliar estas informações fazendo assim com que seja um complemento indispensável para que a contabilidade atinja sua finalidade (FRANCO; MARRA, 2000).
De acordo com Franco e Marra (2000), auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmações tanto externas como internas relacionadas ao controle do patrimônio, fazendo assim com que se tenha uma melhor exatidão dos registros e das demonstrações contábeis decorrentes.
Várias são as formas de se conceituar auditoria, segundo Franco e Marra (1982, p. 20):
[...] auditoria é a técnica contábil que através de procedimentos específicos que lhe são peculiares, aplicados no exame de registros e documentos, inspeções e na obtenção de informações relacionadas com o controle patrimonial de uma entidade – objetiva obter elementos de convicção que permitem julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de Contabilidade e se as demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações demonstradas.
Diante disso, a auditoria visa examinar os fatos, documentos, procedimentos e instrumentos de controle e registros sejam contábeis ou auxiliares, a fidelidade e a fidedignidade dos demonstrativos, relatórios e informações, também, a lisura dos atos administrativos e operacionais da entidade bem como de seus funcionários. Obedecendo aos dispositivos legais estatutários, regimentais e normativos. Ou seja, a auditoria avalia a organização os negócios e a situação da entidade examinada, orientando para a melhoria dos seus processos e procedimentos, garantindo assim a continuidade de crescimento dos negócios e ganhos de uma entidade (BASSO, 2005). Diante disso, a auditoria é caracterizada tanto pelos objetos quanto aos seus fins.
2.2.1 Objetos e Fins da Auditoria
O objeto da auditoria pode ser todos os documentos ou elementos, para um controle financeiro e administrativo do patrimônio de uma entidade.
Segundo Crepaldi (2002, p. 23-24):
[...] O objeto da auditoria é o conjunto de todos os elementos de controle do patrimônio administrativo, os quais compreendem registros contábeis, papéis, documentos fiscais, fichas, arquivos e anotações que comprovem a legitimidade dos atos da administração, bem como sua sinceridade na
defesa dos interesses patrimoniais. Como todas as áreas da contabilidade, a auditoria também cumpre um objetivo que está relacionado a sua atividade fim [...].
Assim torna se importante para o processo todos os elementos da auditoria, fazendo com que se entendam quais são os seus objetivos.
2.2.2 Objetivo da Auditoria
A auditoria consiste em auxiliar o administrador, confirmando os registros contábeis, e completando os informativos da contabilidade, fiscalizando a própria administração, apontando erros, omissões, ou fraudes, informando o administrador dos erros cometidos e também os acionistas se houver algum erro por parte do administrador, fazendo assim com que sejam orientandos para que não haja eventuais erros (FRANCO; MARRA, 2000).
Attie (1993, p. 35) define o objetivo da auditoria da seguinte forma:
O objetivo do exame normal de auditoria das demonstrações financeiras é expressar uma opinião sobre a propriedade da mesma, e assegurar que elas representam adequadamente a posição patrimonial e financeira, o resultado de suas operações e as origens e aplicações de recursos correspondentes aos períodos em exame, de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos, aplicados com uniformidade durante os períodos.
Contudo a auditoria ainda se define como um processo no qual o auditor toma conhecimento e verifica a exatidão de todos os procedimentos efetuados pela empresa (FRANCO; MARRA, 2000). Através destes, a auditoria possui tipos, podendo ser tanto externa como interna.
2.2.3 Tipos de Auditoria
A relação entre o auditor e a entidade auditada estabelece a divisão dos
serviços de auditoria sendo ela interna ou externa. O fator “independência plena” e
“independência relativa” é o divisor entre auditoria interna e a externa (BASSO, 2005).
2.2.3.1 Auditoria Externa
É realizado por profissionais liberais, autônomos ou por empresas de auditoria independente, com vínculo empregatício, contratado para prestação de serviços especializados de auditoria, podendo ser permanente ou eventual.
Segundo Crepaldi (2002, p. 46), a auditoria externa:
Constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão do parecer sobre a adequação com que estes representam a posição patrimonial e financeira, o resultado das operações, as mutações do Patrimônio Líquido e as origens e aplicações dos recursos da entidade auditada consoante as normas brasileiras de contabilidade.
Partindo disso, entende-se que sua principal característica é que o auditor independente a realiza com seus próprios métodos, desde que siga as normas, obtendo assim elementos de convicção podendo formar uma opinião e dar seu parecer sobre a matéria examinada (BASSO, 2005).
2.2.3.2 Auditoria Interna
Quando falamos em auditoria interna, precisamos lembrar que ela é exercida por funcionários que atuam na própria organização ou funcionários contratados. Mesmo com um vínculo empregatício se espera que o auditor execute suas funções com muita ética, conquistando assim sua independência profissional, obedecendo sempre normas correspondentes. Seu vínculo deve ser circunstancial por seus serviços serem prestados exclusivamente e em tempo integral para a entidade que o emprega (BASSO, 2005).
Segundo Crepaldi (2002, p. 39) a Auditoria Interna é definida como:
Uma atividade de avaliação independente dentro da empresa que se destina a revisar as operações, como um serviço prestado à administração constitui um controle gerencial que funciona por meio da análise e avaliação da eficiência de outros controles. É executada por um profissional ligado a empresa ou por seção própria para tal fim, sempre em linha de dependência da direção empresarial.
Com isto, tem por objetivo auxiliar a administração a desempenhar suas funções, fornecendo dados, comentários e analises para um melhor controle da entidade, lembrando que o administrador deve oferecer todas as informações necessárias para melhor análise do assunto em exame. A norma que consta a auditoria interna é NBC TI 01 e NBC PI 01. Diante disto, a auditoria possui regras estabelecidas, citadas como normas de auditoria.
2.2.4 Normas de Auditoria
Para falar de normas de auditoria, é importante frisar que existem regras preestabelecidas pelos órgãos reguladores, o qual chamamos de Conselho Federal de Contabilidade e que faz parte das Normas Brasileiras de Contabilidade, segundo a vigência das Leis 11.638/07 e 11.941/09, com objetivo de regulação e diretrizes a serem seguidas pelos profissionais de cumprimento obrigatório (FRANCO; MARRA, 2000).
As normas de auditoria estão divididas em normas técnicas e normas profissionais, segundo Basso (2005, p. 110):
As normas técnicas estabelecem conceitos fundamentais e os requisitos técnicos de orientação geral a serem observados na execução das atividades de auditoria, consubstanciadas nas Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis. As normas profissionais, por sua vez, estabelecem os requisitos pessoais e profissionais exigidos do profissional para o exercício das atividades de auditoria, nas Normas Profissionais de Auditor Independente.
As normas de auditoria dão orientação ao comportamento do profissional com relação à capacitação e os aspectos requeridos pera a execução do trabalho, ela determina a estrutura dentro do qual o auditor decidirá sobre o que será necessário para realização do exame e a formulação do relatório. As normas somam um total de dez, que estão divididas em: três descritas como normas gerais, três como relativas à execução do trabalho e quatro sobre o parecer do auditor (BASSO, 2005). Ainda de acordo com as Normas de Auditoria, a mesma possui técnicas que levam as provas de auditoria.
2.2.5 Técnicas de Auditoria
As técnicas podem ser conceituadas como caminhos, métodos, meios ou ferramentas utilizadas para a obtenção das provas de auditoria. Não se pode confundir prova de auditoria com técnica de auditoria, pois a prova se constitui de informações coletadas pelo auditor durante os exames realizados, e as técnicas são orientações para a busca daquelas (BASSO, 2005).
Segundo o autor ainda, estão divididas em dez técnicas básicas que são elas:
a) Exame e contagem física (ou inspeção): consiste no exame físico do objeto, utilizada para exames de bens materiais, exames de registros e documentos comprobatórios de transações.
b) Confirmação (ou investigação): consiste na obtenção de declaração escrita de terceiros, de dentro ou fora da entidade, sobre fato que esteja capacitado a confirmar. A confirmação é importante nas contas a receber e a pagar, tendo alguns cuidados, a pessoa indagada deve estar a par do assunto, e as declarações devem ser emitidas diretamente aos auditores, havendo divergência nas informações deverá ser utilizada outras técnicas.
c) Exames de documentos originais: consiste na análise dos documentos que deram origem as escriturações dos fatos contábeis na contabilidade da empresa Auditada, buscando a autenticidade dos documentos, se estão adequados para entidade, se a operação foi autorizada por pessoa competente para tal, e por último se o registro da operação foi feito adequadamente.
d) Conferência de Cálculos (Cálculos Realizados pelo Auditor): trata se de refazer os cálculos e somatórios feitos pelo pessoal da entidade, a fim de comprová-los, na sua adequa cidade e exatidão.
e) Acompanhamento Retroativo dos Procedimentos de Escrituração: parecido com a conferência dos cálculos, a mesma trata de rever os lançamentos de escrituração já contabilizados pela entidade, desde o exame dos documentos originais, os registros auxiliares, até o levantamento da situação num novo balancete de verificação.
f) Investigação Minuciosa (Revisão Analítica): examinar com profundidade o objeto, ponto a ponto e em toda sua dimensão. Pode ser de uma conta, de um livro de registro, ou qualquer outra fonte de informação que evidencie situação de irregularidade oculta.
g) Inquérito: consiste na formulação de perguntas criteriosas para obtenção de informações de pessoas ligadas a determinado setor que está sendo examinado na entidade.
h) Exames de registros auxiliares: trata se de conciliar os livros de escrituração auxiliar com os livros obrigatórios, na busca da comprovação da regularidade dos procedimentos contabilizados.
i) Correlação de dados: consiste na confrontação de operações e saldos de contas entre si.
j) Observação: consiste em observar tudo que acontece, principalmente entre pessoas, para testar o funcionamento do controle interno. Refere se ainda ao acompanhamento de processos ou procedimentos quando de sua execução.
A aplicação das técnicas exige competência e independência, pois o auditor deve ser um investigador no qual visa examinar todos os fatos ocorridos na entidade exigindo uma posição impessoal em seu trabalho para que seus processos e técnicas sejam eficientes (BASSO, 2005). Para tanto o profissional conta com um programa de auditoria, visando fornecer subsídios ao mesmo.
2.2.6 Programa de Auditoria
Segundo Franco e Marra (2000), o auditor deve planejar seu trabalho de acordo com normas, prazos e demais compromissos contratualmente assumidos com a entidade. O planejamento pressupõe um nível de conhecimento sobre as atividades, os fatores econômicos, a legislação aplicável e as práticas operacionais da empresa, devendo documentar seu planejamento, preparando programas por escrito e detalhando o que for necessário a compreensão dos procedimentos que serão aplicados em termos de natureza, oportunidade e extensão.
Conforme Basso (2005, p. 245), ao planejar o programa de auditoria, o auditor deverá levar em consideração três pontos importantes, são eles:
a) Determinar o que se quer – quais os objetivos específicos, que se busca ao examinar o elemento em questão tendo em vista a os objetivos gerais;
b) Determinar os procedimentos necessários para que sejam atingidos os objetivos gerais e específicos;
c) Determinar os elementos mínimos de controle para o setor/objeto e sua funcionalidade.
Esta elaboração implica em selecionar os procedimentos que deverão ser aplicados em determinadas situações, estabelecendo a amplitude e a oportunidade (BASSO, 2005). Para isto conta com recursos, como os papeis de trabalho, podendo ser registrada toda e qualquer informação importante para o processo.
2.2.7 Papéis de Trabalho de Auditoria
Os papeis de trabalho de auditoria são instrumentos destinados ao registro de dados e informações sobre os objetos da mesma (BASSO, 2005).
Attie (1983, p. 69) entende por papeis de trabalho de auditoria, o conjunto de formulários e documentos que contém informações e apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, bem como as provas e descrições dessas realizações, os quais constituem a evidencia do trabalho executado e o fundamento da sua opinião:
Os papéis de trabalho constituem a documentação preparada pelo auditor ou fornecida a este na execução da auditoria. Eles integram um processo organizado de registro de evidências da auditoria, por intermédio de informações em papel, filmes, meios eletrônicos ou outros que assegurem o objetivo a que se destinam.
Os papéis de trabalho destinam-se a:
a) Ajudar, pela análise dos documentos de auditorias anteriores, ou pelos coligidos quando da contratação de uma primeira auditoria, no planejamento e execução da auditoria;
b) Facilitar a revisão do trabalho de auditoria; e
c) Registrar as evidências do trabalho executado, para fundamentar o parecer do auditor independente (NBC T 11, 2010).
Conforme Sá (1980, p. 142), “os papéis são utilizados para transcrever dados, fazer anotações, analisar as contas, demonstrar cálculos, relatar situações, espalhar levantamentos, em suma, executar a tarefa da auditoria, são denominados papeis de trabalho”.
Segundo Basso (2005, p. 144), “ao papeis de trabalho podem incluir programas de auditoria, analises, memorandos, cartas de confirmação e representação, resumos dos documentos da empresa ou comentários elaborados ou obtidos pelo auditor”. Como todos os instrumentos de trabalho da auditoria, os papeis de trabalho possuem finalidades importantes para o processo.
2.2.8 Finalidade dos Papeis de Trabalho de Auditoria
As finalidades dos papeis de trabalho segundo Basso (2005, p. 144) são:
a) Reunir provas para fundamentar a opinião do auditor contida em seu parecer – conjunto de provas baseadas em anotações, cálculos, transcrições, somas analises, e outros dados levantados, fazendo parte dos conjuntos dos papeis de trabalho, formando elementos de sustentação do relatório e parecer do auditor;
b) Comprovar a execução do trabalho realizado – prova material da realização do trabalho consubstanciada nos papeis de trabalho;
c) Organização e coordenação dos exames de auditoria – meio de se organizar e coordenar as diferentes fases do trabalho de auditoria;
d) Evidencia legal – caso necessário os papeis de trabalho venham se constituir em elementos de provas perante a justiça;
e) Relatórios especializados – caso necessário, um conjunto de papeis pode vir a se constituir fonte de informação para relatórios específicos, como de orientação técnica ao departamento de contabilidade, ao setor de legislação e normas do cliente, entre outros, apontando falhas, deficiência e apresentando sugestões de melhorias;
f) Orientação para exames subsequentes – através de acontecimentos passados os papéis de trabalho são uteis na orientação dos trabalhos a serem implantados no ano seguinte, ajudando a apontar pontos do sistema de controle e de setores de atividades do cliente que possam vir a exigir mais atenção ao elaborar o programa de auditoria presente.
As finalidades também podem ser destacadas como a organização e a coordenação dos exames, a evidência legal, os relatórios especializados e a orientação para os exames subsequentes, tornando desta forma suas finalidades necessárias para todo e qualquer trabalho do auditor (BASSO, 2005). Todas as finalidades dos papeis de trabalho tornam se necessários, contudo possui alguns tipos dos quais podem ser utilizados no processo.
2.2.9 Tipos de Papeis de Trabalho
Segundo Attie (1993, p. 72), “estes papéis de trabalho são meios onde estão evidenciados todos os exames executados, todas as provas e conclusões obtidas pelo auditor. Dessa forma os papeis de trabalho dispõem de uma enorme gama de modelos”.
Alguns papéis de trabalho de auditoria, por serem comuns, podem ser considerados padrões, não tanto pelo formato, mas sim pelo seu conteúdo constante, os tipos mais comuns são os do Programa de Auditoria, Balancete de Trabalho, Análise das Contas, os Lançamentos de Ajustes ou Reclassificação, a Conciliação, o Memorando e por fim os Pontos de Recomendação (BASSO, 2005). Contudo, além dos tipos, os papeis de trabalhos possuem aspectos fundamentais que devem ser observados.
2.2.10 Aspectos Fundamentais dos Papéis de Trabalho
Na elaboração dos papeis de trabalho, deverá ser levado em consideração alguns cuidados. Basso (2005, p. 145-146) ressalta:
Identificação: cada papel de trabalho deverá conter nome, título, item do programa de auditoria que refere o conteúdo, a codificação, o nome do auditor, data e visto do mesmo, que efetuou os exames assim como o nome do auditor que revisou, com a data e visto.
Concisão: seus conteúdos devem ser sucintos e claros, de forme que todos possam entender seu teor.
Objetividade: as informações devem ser precisas e dirigidas diretamente para a resolução dos objetivos.
Logicidade: seu conteúdo deve ser de forma logica com direção a comprovação ou não do objeto de exame.
Completude: deverá conter todos os elementos descritivos da situação do exame.
Flexibilidade: os papeis de trabalho devem dinâmicos e adaptáveis as mais diversas situações.
Organização: as papeis de trabalho não devem conter rasuras, borrões, ou outros elementos que possam causar suspeitas sobre sua legitimidade e fidelidade sobre suas informações e conteúdo, devendo ser expostos de forma evidenciar qual a sua informação identificando sua procedência, e o que seja a conclusão e recomendação do auditor.
Ainda conforme o autor alguns pontos que devem ser observados e anotados quando da elaboração dos papeis de trabalho são a alusão a revisão de controle interno, a referência a relevância e relatividade do objeto de exame, o escopo do trabalho, a determinação do objetivo do exame, o planejamento do trabalho, as informações e os fatos materiais, as fontes das informações obtidas e por fim o julgamento profissional (BASSO, 2005). Através dos papeis de trabalho, é possível a realização dos relatórios de auditoria.
2.2.11 Relatório de Auditoria
Segundo Basso (2005), o relatório é o produto do trabalho realizado, e é por ele que o auditor informa aos informantes o trabalho que realizou, o alcance, a forma, e as conclusões a que chegou que no final culminarão com a sua opinião ou parecer.
Pela importância o relatório assume o conjunto de papéis e documentos compondo o dossiê da auditoria, devendo ser feito de forma clara, concisa, objetiva e imparcial, sem erros ortográficos e que possa expressar o trabalho realizado e o conceito do auditor, ressaltando que o documento deve relatar a fidelidade, os trabalhos executados e os fatos observados (BASSO, 2005).
Conforme Franco e Marra (1982, p. 345), “os relatórios emitidos variam de acordo com a amplitude, forma e conteúdo, de acordo com a natureza, do alcance
dos procedimentos, dos fins que se destinam, e principalmente, de acordo com as conclusões a que se chegou o auditor”.
Assim sendo, existem dois tipos de relatório de auditoria e segundo Basso (2005), os relatórios formais, elaborados de forma escrita e sujeitas a determinadas normas da auditoria e os relatórios informais que geralmente não são escritos, compreendem apenas as informações verbais transmitidas aos administradores da entidade e aos seus subordinados envolvendo assuntos ou erros não relevantes que poderão ser corrigidos sem precisar estar contido nos relatórios. Através deste, vimos que a auditoria possui aplicabilidades, entre elas a auditoria operacional.
2.2.12 Auditoria Operacional
Segundo Crepaldi (2002, p. 32), “auditoria operacional é um processo de avaliação do desempenho real, em confronto com o esperado, o que leva inevitavelmente, a apresentação de recomendações destinadas a melhorar e a aumentar o êxito da organização”.
Conforme Vieira (2010, p. 26):
De uma forma geral, a auditoria operacional se caracteriza pelo enfoque e pela capacidade profissional do auditor, e não pela aplicação de métodos distintos. Auditorias operacionais raramente são executadas mediante a aplicação de procedimentos especiais ou distintos das auditorias tradicionais.
(...) O objetivo de uma auditoria operacional é auxiliar todos os membros da gestão da empresa a desempenhar-se eficientemente de suas funções e responsabilidades fornecendo-lhes analises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes e objetivos sobre as atividades examinadas.
Além de sua importância, a auditoria operacional possui seus tipos dos quais o profissional poderá optar em qual área irá se focar.
2.2.13 Tipos de Auditoria Operacional
Assim, conforme a fala de Vieira (2010) sobre Auditoria Operacional é importante frisar também que a mesma está dividida. Os tipos de auditoria operacional segundo Basso (2005) estão divididos em Auditoria das demonstrações financeiras e Auditoria Operacional e de gestão, das quais se pode definir como:
Clássica, Auditoria de Gestão, Auditoria Contábil, Auditorias Especiais, Auditoria de Investigação e Auditoria Operacional.
2.2.14 Auditoria de Recursos Humanos
A auditoria de recursos humanos é a análise das práticas de pessoal de uma entidade e a avaliação de funcionamento atual. É o trabalho de medição e prevenção que envolve o estabelecimento de prevenções evitando demandas judiciais e infrações administrativas e divergências comportamentais dentro da entidade (BASSO, 2005).
Atualmente uma empresa não pode mais deixar de lado as questões trabalhistas, um empregado satisfeito trará mais benefícios não somente para a entidade, mas para o funcionamento geral da empresa.
O departamento de pessoal é o setor mais importante de uma empresa, pois atua na manutenção e no bom andamento da mesma. É o trabalho realizado em todos os procedimentos internos de acordo com a legislação trabalhista, desde a admissão do empregado até o seu desligamento.
Para se realizar uma auditoria é preciso se ter conhecimentos da Legislação Trabalhista e previdenciária e conhecimento na área jurídica.
Conforme art. 2° da CLT (2006, p. 239), “considera empregador a empresa, individual ou coletiva, que assumido os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço”.
Conforme art. 3° da CLT (2006, p. 239), “considera empregado toda pessoa física que presta serviço de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário”.
Através deste torna-se necessário o recrutamento e seleção de pessoal para suprir as necessidades exigidas pelos empregadores.
2.2.15 Recrutamento e Seleção
Recrutamento é a seleção de pessoas para suprir às necessidades das organizações, antes de tudo a empresa precisa ter bem claro as características do empregado que deseja contratar. Essas características podem ser a idade, escolaridade, experiências, formação acadêmica, etc. (ROCHA, 2012).
Segundo Rocha (2012) existem várias formas para se executar o recrutamento, entre elas estão os anúncios em jornal, as indicações dos próprios funcionários que já trabalham na empresa, os meios de comunicação como rádio, internet, podendo ser colocado cartazes em frente à empresa, buscar em agências de emprego, podendo também ter auxilio em faculdades, todas estas opções podem ser utilizadas pela busca de novas contratações.
Conforme Rocha (2012), na elaboração destes anúncios ao colocar em jornais precisa de alguns cuidados, na qual deve conter itens como o título do cargo ou função, a característica da empresa, quais benefícios, vantagens, e qual o salário está sendo ofertado e por último a forma de contato, aonde que o candidato pode buscar, quem ele deve procurar, qual o melhor horário, etc.
Na seleção o principal objetivo é escolher a pessoa mais adequada para preencher a vaga e suprir a falta, com isto às empresas de forma geral se utilizam de instrumentos como formulários de solicitação de emprego, na qual o candidato deve preencher uma ficha, assim realizam-se entrevistas das quais as principais perguntas é sobre a vida profissional, vida escolar, e as pretensões profissionais para buscar conhecer as características do candidato e por fim podem ser feitos alguns testes, procurando verificar se os candidatos possuem aptidões para exercer determinada função (ROCHA, 2012).
Segundo Rocha (2012), os testes que normalmente são feitos é a elaboração de uma redação para verificar se o candidato redige de forma correta ou não, exercícios aritméticos, que mostram se o candidato soluciona questões e problemas com a utilização das quatro operações e de cálculos de percentual e juros, questões de conhecimentos gerais, informática, e por fim testes psicológicos, este tipo de teste exige a participação de um psicólogo, os testes são optativos, ou seja, de acordo com os interesses da empresa. Concluído o recrutamento e a seleção a entidade parte para o processo de admissão de empregados.
2.2.16 Admissão de Empregados
Na contratação de um empregado o empregador passa por várias rotinas para contratação e o registro do vínculo empregatício. Para a admissão do empregado, é preciso que o empregado possua e apresente no Departamento de
Pessoal alguns documentos que são obrigatórios pelo Ministério do Trabalho que segundo Rocha (2012, p. 14) são:
- Carteira de trabalho e previdência social (CTPS);
- Atestado médico admissional (expedido por médico do trabalho);
- No mínimo uma foto 3x4 (será anexada no livro ou ficha de registro de empregados);
- Comprovante de residência – para fins de recebimento de vale transporte;
- Cadastro de pessoa física (CPF); - Cartão ou número do PIS, caso houver;
- Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, cartão de vacinação para menores de 7 anos e atestado de matricula e frequência escolar semestral dos maiores de 7 anos, para fins de recebimento de salário família;
- Grau de instrução; - Certidão de reservista.
É de suma importância além dos documentos obrigatórios solicitar ao empregado documentos acessórios como para a sua total identificação, bem como o preenchimento no livro ou ficha Registro de Empregados tais como certificado de reservista, título eleitoral, carteira de identidade a certidão de casamento, etc., (BASSO, 2005). Partindo do princípio da exigibilidade dos documentos, o exame médico admissional também é um instrumento obrigatório no procedimento.
2.2.17 Exame Médico Admissional
Conforme NR.7 o exame médico admissional deve ser realizado antes que o trabalhador assuma as suas atividades, o atestado Médico de Saúde Ocupacional (ASO) é emitido em duas vias sendo que uma fica arquivado na empresa aonde o trabalhador está sendo contratado e a outra será entregue ao mesmo mediante recibo, ressaltando que todas as despesas com os exames admissionais, inclusive os complementares serão de responsabilidade do empregador. Quando um auditor visitar a empresa a mesma deverá comprovar os gastos mediante apresentação dos recibos ou notas fiscais (GOMES, 2012).
Segundo Gomes (2012, p. 47), “não será permitida, de forma direta ou indireta, exames médicos por ocasião de admissão, mudança de função avaliação periódica, retorno, demissão ou outros ligados à relação de emprego”.
Entretanto, realizado todos os exames de admissão é desenvolvido o contrato de trabalho, no qual visa tornar-se concreto a relação de emprego entre empregador e empregado.
2.2.18 Contrato de Trabalho
Contrato de trabalho é o acordo tácito ou expresso correspondente a relação de emprego, é o ato jurídico que cria a relação de emprego, o mesmo pode ser pactuado mediante assinatura do empregado e do empregador e da assinatura da carteira de trabalho (ROCHA, 2012).
Segundo Rocha (2012, p. 15), o contrato de trabalho deverá conter os seguintes requisitos:
- Qualificação entre as partes;
- Modalidade de contrato: determinado ou indeterminado; - Se o contrato for determinado data de início e fim;
- Valor da contraprestação pelos serviços prestados como empregado; - Dia e horário de trabalho;
- Período de descanso na jornada e entre jornadas; - Cargo a ser ocupado pelo empregado;
- Função a ser exercida pelo empregado; - Data;
- Assinatura das partes (empregador e empregado) e de duas testemunhas.
Além dos requisitos citados acima Rocha (2012, p. 15) cita:
O contrato de trabalho ainda pode ter cláusulas especificas que estipulem prorrogação da jornada, autorização para benefícios ou descontos concebidos, transferência de local de trabalho prorrogação de prazo do contrato determinado, entre outros.
Os contratos de trabalhos podem ser divididos em contrato de experiência, por prazo indeterminado e por prazo determinado.
Segundo Rocha (2012), o contrato de experiência é um contrato de trabalho normal, mas com suas vigências já estabelecidas, tendo seu prazo máximo de 90 (dias), podendo ser prorrogado somente uma vez, ou ser feito direto para noventa dias do qual não poderá ser prorrogado. Se feito no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, poderá ser prorrogado por mais quarenta e cinco dias, outra forma é o contrato
ter sido elaborado para 30 (trinta dias), só poderá ser prorrogado uma única vez, a regra é de que o contrato não poderá exceder o limite de noventa dias.
No contrato de experiência, se o empregado for demitido antes do término do trabalho o empregador deverá pagar como indenização para o mesmo o valor de 50%, o qual tem de ser pago até o segundo após a dispensa. Se for o empregado a pedir demissão o mesmo devera indenizar o empregador também com o valor de 50% do salário que iria receber a partir do dia seguinte de seu pedido (ROCHA, 2012).
Rocha (2012) conceitua contrato de trabalho por prazo indeterminado, como, possuindo data para iniciar, mas sem prazo para terminar, normalmente ao termino do contrato de experiência e não ocorrendo a dispensa do empregado, o mesmo entra em contrato de trabalho por prazo indeterminado.
Segundo o autor o contrato de trabalho por prazo determinado, é o acordo no qual possui data de início e de termino pré-fixadas em um determinado período, este tipo de contrato não é devido, aviso prévio, nem multa dos 40%, o empregador deverá aguardar o período de seis meses da data de termino deste para efetuar um novo contrato de trabalho por prazo indeterminado (ROCHA, 2012).
O contrato de trabalho por prazo determinado segundo Gomes (2012), só será valido se justificado a natureza e transitoriedade, as atividades da empresa serem de caráter transitório, o mesmo não poderá ser firmado entre as partes por mais de dois anos, pois estará se transformando em contrato indeterminado.
Além do contrato de trabalho, é importante ter o cuidado de ser feita todas as devidas anotações na carteira de trabalho de cada empregado.
2.2.19 Carteira de Trabalho
Segundo Gomes (2012), por determinação de art. 13 da CLT a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é obrigatória para qualquer exercício de emprego, inclusive rural, em caráter temporário e para atividade por conta própria de profissional remunerado. Nas localidades aonde não emitirem a carteira, poderá ser admitida até trinta dias o exercício de emprego ou atividade remunerada, por quem não possuir, ficando a responsabilidade da empresa permitir que o empregado vá até um posto de emissão mais próximo. A carteira é emitida pelas DRT (Delegacias Regionais do Trabalho), ou mediante convenio pelos órgãos federais, estaduais e
municipais. As anotações como troca de estado civil serão feitas pelo INSS, somente por sua falta por órgãos emitentes.
Os prazos para anotações na Carteira de Trabalho são de 48 horas contadas a partir da admissão, art. 29 da CLT e art. 5º da Portaria 41 TEM de 28-03-2007, aonde deverá ser anotado os dados como data de admissão, remuneração, condições especiais do contrato de trabalho caso existente. As principais anotações que a carteira de trabalho deverá conter é os dados da empresa, o cargo e CBO datam de admissão, remuneração, número do registro, assinatura do empregador, data da saída e comunicação da dispensa, entre outras, como a parte da Contribuição Sindical, nos reajustes de salários, anotações das férias, FGTS, INSS, e outras anotações que achar importante (GOMES, 2012).
Observadas todas as exigências que os documentos devem ter, o desenvolvimento da folha de pagamento também é de caráter obrigatório para todas as entidades.
2.2.20 Folha de Pagamento
Folha de pagamento é o documento na qual consta a contribuição pelos serviços prestados do empregado ao empregador, ou seja, é o resumo, dos pagamentos e descontos, por parte do empregador para com seus funcionários e contribuintes individuais. Na folha de pagamento a empresa irá discriminar os nomes dos funcionários, cargos, funções, as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais (GOMES, 2012).
Segundo Gomes (2012, p. 109-110), os proventos da folha de pagamento são: - Salário; - Horas extras; - Comissões; - Adicional insalubridade; - Adicional periculosidade; - Salário família;
- alimentação, entre outros.
O empregador poderá efetuar uma folha para cada funcionário e outra para todos os contribuintes individuais, a mesma tem de ser elaborada por conta de
exigência da legislação previdenciária (GOMES, 2012). Na elaboração da folha de pagamento consta o valor do salário de cada empregado.
2.2.21 Salário
Salário é o valor pago para todos os trabalhadores pelos seus serviços prestados na entidade.
Conforme Art. 457 da CLT (2006, p. 290), “compreendem-se remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que recebe”.
§1º Integram o salário não só a importância fixa estipulada, como também as comissões, porcentagem, gratificações ajustadas, diárias para viagens e abono pagos pelo empregador.
Segundo Gomes (2012), o pagamento do salário não deve ser estipulado por período maior que um mês, quando o pagamento for estipulado por mês o mesmo deverá ser pago até o 5º dia útil do mês seguinte ao vencido, quando se tratar de pagamento por quinzena o mesmo deverá ser pago até o 5º dia útil após o vencimento, lembrando que o sábado e contado como dia útil a não ser que seja feriado.
De acordo com Rocha (2012), o salário mínimo é instituído pelo governo federal e nenhum empregado poderá receber menos que o previsto pelo salário mínimo pelo trabalho executado nas horas regulares da empresa, o trabalhador também tem direito ao piso regional que é instituído pelo Estado, anualmente. Além do salário, está contida na folha de pagamento as horas extraordinárias, se realizadas pelo empregado.
2.2.22 Horas Extraordinárias
Conforme Gomes (2012), o art. 59 da CLT estabelece que a duração normal do trabalho poderá ser acrescida de duas horas suplementares, mediante acordo por escrito, ou contrato, sendo que neste caso as todas as horas extras deverão ser acrescidas de pelo menos 50% (cinquenta por cento) sobre o valor da hora normal
do empregado. Quando haver horas extraordinárias em domingos e feriados o valor do acréscimo será de 100% (cem por cento) sobre o valor da hora normal.
Conforme a CLT (2006), art. 58:
À duração normal do trabalho é de 8 (oito) horas diárias na qual não serão descontados nem computadas como horas extraordinárias as variações de horário no limite máximo de dez minutos. Os empregados que trabalham em tempo parcial não poderão prestar horas extras.
O cálculo das horas extras deverá ser feito de acordo com o salário do empregado no qual divide se pelo horário semanal, multiplicando pela quantidade de horas extras feitas, e pela porcentagem no qual se enquadra, o mesmo irá ser computado no cálculo do repouso remunerado, também para efeito de verbas trabalhistas, o número de horas prestada, aplicando o valor da hora salario da época do pagamento (GOMES, 2012).
De acordo com a CLT (2006), art. 62, “os gerentes, diretores, chefes, e os empregados que exercem atividades externas que não estão compatíveis com fixação de horário não poderão realizar horas extras”. Com tudo o cálculo das horas extraordinárias enquadram se no descanso semanal remunerado.
2.2.23 Descanso Semanal Remunerado
O descanso semanal remunerado é um direito de todos os trabalhadores, conforme Constituição Federal de 1988. Conforme o artigo 67 da Consolidação das Leis Trabalhistas:
Art. 67 Será assegurado a todo o empregado um descanso semanal de 24 (vinte e quatro) horas consecutivas, o qual, salvo motivo de conveniência pública ou necessidade imperiosa, do serviço, devera coincidir com o domingo, no todo ou em parte. Ao repouso de 24 (vinte e quatro) horas, serão somadas as 11 (onze) horas de intervalo de uma jornada para outra, totalizando um intervalo mínimo de 35 (trinta e cinco) horas.
As normas preveem o descanso nos domingos, mas em algumas empresas que estão autorizadas a funcionar nesse dia, os empregados poderão trabalhar tendo o direito de folgar em outro dia da semana, nestes casos o empregador devera montar uma escala na qual deverá estar contido o dia de descanso/folga dos empregados (GOMES, 2012).
