Mục lục
PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHÁCH SẠN CẦU GIẤY ... 3
I. Đặt vấn đề ... 3
II. Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin ... 5
1. Mục tiêu khảo sát ... 5
2. Phỏng vấn:Mẫu kế hoạch phỏng vấn ... 5
3. Phiếu phỏng vấn: ... 8
4. Các quy trình hoạt động chủ yếu của khách sạn ... 12
5. Hiện trạng hệ thống cũ ... 13
6. Mục đích hoạt động trong hệ thống mới ... 13
III. Phát biểu bài toán ... 14
1. Giới thiệu khái quát về khách sạn Cầu Giấy: ... 14
2. Cơ cấu tổ chức và chức năng : ... 19
3. Mô tả bài toán : ... 20
PHẦN 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG KHÁCH SẠN CẦU GIẤY ... 21
I. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống. ... 21
1. Các chức năng chính của hệ thống. ... 21
2. Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống khách sạn Cầu Giấy ... 21
II. Biểu đồ luồng dữ liệu quản lí khách sạn của hệ thống ... 26
1. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh ... 26
2. Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 0: ... 28
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 ... 30
III. Mô hình hóa dữ liệu thực thể ... 42
1. Biểu đồ quan hệ thực thể ERD ... 42
2. Thiết kế CSDL vật lí ... 50
3. Thiết kế giao diện ... 54
4. Thiết kế kiểm soát cho hệ thống ... 66
5. Thiết kế thực đơn ... 68
PHẦN III. KẾT THÚC CHƢƠNG TRÌNH PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHÁCH SẠN CẦU GIẤY ... 69
Lời nói đầu
Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không
thể nào thiếu đƣợc trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính
năng của máy tính đƣợc khai thác một cách triệt để. Việc áp dụng Tin
học vào quản lý, sản xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hƣớng tất yếu.
Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn tại khách sạn là mô
hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác
quản lý tại khách sạn nhƣ : việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử
dụng các dịch vụ khi khách đến ở trong khách sạn cũng nhƣ việc thanh
toán cho khách hàng đƣợc nhanh chóng thuận tiện khi khách đi, các
lãnh đạo kiểm soát tình hình doanh thu hàng ngày đƣợc dễ dàng, kiểm
soát đƣợc tình hình của các phòng, các dịch vụ trong khách sạn, mặt
khác giảm đƣợc số nhân viên phục vụ cho công việc hành chính, giải
quyết các thắc mắc khiếu nại của khách hàng đƣợc nhanh chóng.
Mục tiêu của báo cáo này là phân tích, thiết kế để xây dựng đƣợc
chƣơng trình quản lý khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho
việc quản lý tại khách sạn hoàn toàn tự động trên máy tính.
Nhóm thực hiện:
Nhóm 9
PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ
KHÁCH SẠN CẦU GIẤY
I.
Đặt vấn đề
H1: Hình ảnh khách bên ngoài của khách sạn Cầu Giấy
H3 : Phòng đôi tại khách sạn
H4 : Quầy lễ tân tại khách sạn
Hiện nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển nhanh chóng. Chúng ta đã đạt đƣợc nhiều thành tựu to lớn trong tất cả các lĩnh vực, ngành nghề của đời sống xã hội.
Đặc biệt, sự phát triển của ngành công nghệ thông tin làm cho việc quản lí các hệ thống thông tin trở nên tiện lợi, an toàn, có tính tự động hóa cao. Trong số đómphair nói đến hệ thống quản lí khách sạn. Đó là một công việc khá phức tạp,và có một lƣu lƣợng thông tin quản lí lớn. Toàn bộ các hoạt động của khách sạn nhƣ đặt trả phòng, quản lí phòng, quản lí nhân viên, quản lí khách, thống kê, kế toán, các hoạt động dịch vụ khác…đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác chất lƣợng phục vụ cao thì mới đáp ứng đƣợc nhu cầu của một khách sạn hiện đại, phù hợp với sự phát triển chung hiện nay.
Tuy nhiên qua khảo sát tình hình chung ở một số khách sạn tại Hà Nội, em nhận thấy việc quả lí khách sạn nói chung vẫn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của các nhà quản lí cũng nhƣ của khách hàng. Các khách sạn có số lƣợng phòng và khách đến nhiều. Số phòng cho thuê có thể lên tới hàng trăm phòng. Có loại phòng giành cho một ngƣời, có loại hai ngƣời hoặc hơn(phòng ở cho gia đình), do đó số ngƣời thuê phòng tối đa có thể lên tới hàng trăm thậm chí hàng nghìn ngƣời. Vì vậy cần phải cải tiến tích cực các quy trình nghiệp vụ với sự áp dụng công nghệ thông tin hiện đại, và cần xây dựng mô hình mới phù hợp, tiện lợi cho khách sạn nhừm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.II.
Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin
1.
Mục tiêu khảo sát
Tìm hiểu hiện trạng hệ thống quản lí khách sạn cũ.
Tìm hiểu các yêu cầu cầu cần thiết đối với hệ thống trên vai trò : Ngƣời quản lí, nhân viên chuyên trách, khách hàng.
Tìm hiểu thông tin ở một số khách sạn hiện đại( đặc biệt là khách sạn nƣớc ngoài) thông qua nhiều hình thức nhƣ internet, phim ảnh, báo trí,…
So sánh đối chiếu để tìm ra mặt mạnh mặt yếu của từng hệ thống khảo sát nhằm đƣa ra hƣớng xây dựng hệ thống mới cải tiến hơn so với cá hệ thống cũ.
Mục tiêu của khảo sát đƣợc thực hiện theo các quy trình sau :
2. Phỏng vấn:
Mẫu kế hoạch phỏng vấnNgƣời đƣợc hỏi: Nguyễn Thị Mai Phƣơng Ngƣời phỏng vấn: Trần Văn Nam Địa chỉ: 110- Đƣờng Cầu Giấy-Quận
Cầu Giấy-Hà Nội
Thời gian hẹn: 40’
Thời điểm bắt đầu: 8h sáng Thời điểm kết thúc: 8h40’ sáng Ngày --- Điện thoại: (04)38.322.951
- Cần thu thập thông tin về: + Công việc quản lý thông tin phòng cho thuê và các dịch vụ của khách sạn
+ Công việc quản lý nhân viên, quản lý thông tin khách hàng thuê phòng và sử dụng các dịch vụ của khách sạn
+ Công việc cho thuê phòng và nhận trả phòng hàng ngày. + Công việc tiếp nhận các yêu cầu về dịch vụ của khách hàng.
+ Việc thanh toán cho khách, tổng hợp hàng ngày, hàng tháng.
- Cần thoả thuận về:
+ Các hồ sơ liên quan đến quá trình cho thuê hoặc nhận trả phòng.
+ Các thông tin về các yêu cầu dịch vụ của khách.
+ Thời gian rảnh
Yêu cầu đối với ngƣời phỏng vấn: + Vai trò:là ngƣời trực tiếp phỏng vấn, ghi chép, thu thập dữ liệu. + Vị trí: Trƣởng ban thu thập thông tin và phân tích hệ thống,có trách nhiệm cung cấp cho ban thiết kế những dữ liệu cần thiết.
Chƣơng trình
- Giới thiệu tổng quan dự án: Dự án xây dựng hệ thống quản lý khách sạn Cầu Giấy tự động nhằm xây dựng hệ thống thuê trả phòng và quản lý khách sạn một cách tự động trên máy tính.
- Xin phép đƣợc phỏng vấn, ghi âm
30’
Kết thúc Thoả thuận:
Đọc lại bản phỏng vấn
Đƣa phiếu thăm dò và danh sách câu hỏi để ngƣời đƣợc phỏng vấn tham khảo
5’
3.
Phiếu phỏng vấn:
PHIẾU PHỎNG VẤN
Ngƣời hỏi : Trần Văn Nam Ngày : 2/5/2012
Dự án: Quản lý khách sạn Cầu Giấy Ngƣời đƣợc hỏi: Nguyễn Đình Phong Sđt: 0914349103
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1 Anh có thể cho biết khách sạn mình có những loại phòng và dịch vụ gì?
+ Trả lời:
- Khách sạn chúng tôi thuộc khách sạn 3 sao với hệ thống phòng đƣợc trang bị đầy đủ tiện nghi. Chúng tôi có 4 loại phòng chính là: Suite, Deluxe, Superio, Standard. Mỗi loại đều có phòng đơn hoặc phòng đôi.
- Với tiện nghi trong phòng chúng tôi đều đƣợc trang bị thiết bị hiện đại, mỗi phòng đều đƣợc kết nối wifi và đƣợc phục vụ đồ uống miễn phí nhƣ: Trà, Café, nƣớc suối.
- Chúng tôi phuc vụ khách hang 24/24h.
- Nhà hàng chúng tôi còn phục vụ tiệc cƣới hay hội họp, sinh nhật, massage, sân golf…
- Dịch vụ an nhinh ở đây là tuyệt đối an toàn, chúng tôi có bãi đỗ xe rộng 500m2
Câu 2 Anh có thể cho biết khách
sạn có những qui định gì? + Trả lời:
Chúng tôi có một số qui định nhƣ sau: - Thời gian nhận phòng từ 13:00 - Thời gian trả phòng: 12:00
- Trƣờng hợp khách trả phòng muộn trƣớc 17h00 tính thêm 50% giá phòng
- Trƣờng hợp khách trả phòng sau 17h00 tính 100% giá phòng
- Trƣờng hợp khách nhận phòng trƣớc 12h00 tính thêm 50% giá phòng
- Miễn phí tiền phòng cho trẻ em dƣới 08 tuổi ở cùng giƣờng với ngƣời lớn (tối đa 02 trẻ em một phòng).
- Thẻ tín dụng thanh toán: American Express, Visa, Master card, JCB card.
Câu 3 Anh có thể cho biết khách sạn mình quản lý nhân viên thế nào ?
+Trả lời:
- Chúng tôi liên tục tuyển những nhân viên có đủ kinh nghiệm và nhiệt tình trong công viêc
- Về thông tin nhân viên chúng tôi yêu cầu đầy đủ thông tin để đảm bảo tính an toàn trong công việc và an toàn đối với nhân viên chúng tôi
Câu 4 Khách sạn có quản lý lƣợng khách đến và đi không ?
+Trả lời:
- Chúng tôi luôn cập nhật lƣợng khách đến và đi hằng ngày, hằng tuần để đảm bảo tính chính xác trong doanh thu của khách sạn và để báo cáo với cấp trên
Câu 5 Quá trình cho thuê phòng diễn ra nhƣ thế nào?
+ Trả lời:
- Khi khách đến thuê phòng, nhân viên lễ tân kiểm tra trên máy tính xem còn phòng trống không. Nếu còn thì yều cầu khách xuất trình CMTNN hoặc thẻ VISTA(đối với ngƣời ngoại quốc), viết phiếu yêu cầu thuê phòng.
- Lễ tân yêu cầu khách ghi đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu và bàn giao thuê phòng cho khách.
Câu 6 Khi khách có yêu cầu sử dụng dịch vụ thì chị xử lý nhƣ thế nào?
+ Trả lời:
-Chúng tôi sẽ xem các yêu cầu của khách có trong các loại hình dịch vụ mà chúng tôi có không. Nếu có thì quản lý quầy lễ tân sẽ
viết phiếu dịch vụ và chuyển cho nhân viên phục vụ. Nếu không thì thông báo cho khách.
Câu 7 Khách sạn có thƣờng xuyên ƣu đãi với khách hàng không?
+Trả lời:
- Có, nhƣ đã đề cập thì chúng tôi miễm phí cho trẻ em dƣới 8 tuổi ở cùng ngƣời lớn - Ngoài ra còn có nhiều ƣu đãi cho khách hàng
Câu 8 Anh tổng kết số phiếu yêu cầu và phiếu thanh toán hàng ngày hay hàng tuần, tháng?
+ Trả lời:
- Hàng ngày tôi vẫn tổng hợp các phiếu để tính doanh thu mỗi ngày và hàng tháng phải tổng hợp báo cáo để nắm bắt tình hình cho thuê phòng của khách sạn
*Đánh giá chung:
- Ngƣời đƣợc hỏi nhiệt tình. - Câu hỏi cần ngắn để dễ trả lời.
- Còn chủ đề chƣa đề cập hết. Còn các tình huống sự cố nhƣ: Khách làm hƣ hại các tiện nghi trong phòng.
Sau khi buổi phỏng vấn kết thúc chúng em có xin phép quay ra và phỏng vấn nhân viên khách sạn để thu thập thêm thông tin hệ thống.
PHIẾU PHỎNG VẤN(nhân viên lễ tân)
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1 Khi khách đến thuê phòng thì anh ( chị) phải làm những gì?
Trả lời:
- Chúng tôi xem còn phòng trống không, nếu còn thì yêu cầu khách hàng điền đầy đủ vào phiếu thuê phòng, yêu cầu cấp CMND (visa với ngƣời nƣớc ngoài) và giao phòng cho khách. Nếu không còn phòng thì chúng tôi sẽ phải từ chối cho thuê.
Câu 2 Khi khách trả phòng thì anh chị làm những gì?
+ Trả lời
- Chúng tôi liên hệ với nhân viên dọn phòng, đảm bảo phòng không bị hƣ hại, yêu
cầu khách thanh toán phòng và trả lại giấy tờ cho khách - Nếu phòng có hƣ hại thì
chúng tôi báo cáo cho trƣởng lễ tân đến giải quyết.
Câu 3 Nếu khách hàng muốn sử dụng dịch vụ của khách sạn thì anh chị làm gì?
+ Trả lời:
- Chúng tôi sẽ miêu tả chi tiết dịch vụ đó cho khách hàng đƣợc rõ, khi khách hàng đồng ý thì chúng tôi sẽ liên hệ với bộ phận dịch vụ mà khác yêu cầu để chuẩn bị cho khách hàng.
Câu 4
Nếu khách hàng đăng ký nhƣng muốn hủy đăng ký thì phải làm thế nào?
+ Trả lời:
- Khách hàng liên hệ với chúng tôi và chúng tôi sẽ liên hệ với bộ phận dịch vụ hủy dịch vụ. Với các dich vụ nhƣ tour du lịch hay hội họp khi khách hàng hủy thì phải chịu phí hủy dịch vụ.
PHIẾU PHỎNG VẤN KHÁCH HÀNG
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1 Khi ông(bà) đến thuê phòng thì làm những thủ tục gì và nhƣ thế nào?
Khi tôi đến thuê phòng phải qua khu lễ tân yêu cầu đặt phòng, khi đó lễ tân sẽ kiểm tra xem xét xem còn phòng trống hay không thì tôi mới đƣợc làm tiếp thủ tục. khi có phòng trống tôi đƣa ra các yêu cầu về dịch vụ và khi khách sạn đáp ứng đƣợc nhu cầu của tôi thì nhân viên lễ tân sẽ làm hợp đồng bàn giao thuê phòng và hóa đơn sử dụng dịch vụ trong khách sạn và phải xuất trình CMTNN(hoặc hộ
chiếu), kí kết hợp đồng. Câu 2 Trong quá trình ông(bà) sử dụng
dịch vụ của khách sạn mà muốn yêu cầu thêm dịch vụ của khách sạn thì ông(bà) phải làm gì?
Khi đó tôi đến khu vực nhân viên lễ tân yêu cầu thêm dịch vụ và lê tân sẽ nhập thêm dịch vụ sử dụng của tôi vào hóa đơn sử dụng dịch vụ.
Câu 3 Khi ông(bà) không muốn thuê hoặc sử dụng dịch vụ của khách sạn mặc dù trong hợp đồng chƣa hết hạn thì phải làm những thủ tục gì?
Khi đó tôi gặp nhân viên quản lí và yêu cầu hủy hợp đồng và than toán các khoản tiền khi sử dụng dịch vụ.
Câu 4 Khi hết hạn hợp đồng mà ông(bà) muốn sử dụng thêm thì phải làm thủ tục gì?
Khi đó tôi gặp nhân viên lễ tân và làm thủ tục ra hạn cho hợp đồng.
Câu 5 khi hợp đồng hết hạn thì ông(bà) có thủ tục trao trả phòng nhƣ thế nào?
Khi đó tôi gặp nhân viên lễ tân và yêu cầu trả phòng nhƣ trong hợp đồng, nhân viên lễ tân hủy hợp đồng và thanh toán các khoản dịch vụ. Nếu tôi chƣa đi gặp nhân viên lễ tân để trao trả phòng thì nhân viên lễ tân sẽ trực tiếp thông báo cho tôi yêu cầu trả phòng nhƣ hợp đồng đã nêu.
4.
Các quy trình hoạt động chủ yếu của khách sạn
Khi có một khách hàng đến đặt phòng. Nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu máy kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem có còn phòng trống hay không. Nếu còn phòng trống phù hợp với yêu cầu của khách thì sẽ cho phép đặt phòng. Thông tin đặt phòng bao gồm: các thông tin cá nhân của khách hàng, số phòng thuê, thông tin về các phòng đƣợc thuê, các dịch vụ yêu cầu nếu có, giá cả. Máy tự động lập một mẫu hóa đơn thống kê tất cả những thông tin kể trên, khách hàng sẽ thông báo lại chi nhân viên của khách sạn.
Nếu có gì thay đổi trong thông tin kể trên, khách hàng sẽ thông báo lại cho nhân viên của khách sạn để cập nhập các thông tin đó(ví dụ nhƣ tăng thời gian thuê phòng). Máy tính sẽ kiểm tra và làm việc đó.
Khi có một ngƣời khách trả phòng, máy tính sẽ tìm thông tin về đặt phòng để đƣa ra tờ biên lai thanh toán cho khách hàng và khách hàng có thể yêu cầu dịch vụ thanh toán. Tuy nhiên một khách hàng có thể thuê nhiều phòng và do đó một ngƣời có thể đứng ra thanh toán cho nhiều biên lai.
Trên mỗi hóa đơn hay giấy thông báo đều ghi rõ : số phòng thuê, giá cả, tên khách hàng, ngày thuê, trả, tổng tiền, mã phòng tên nhân viên lập hóa đơn.
Khi đã hết hạn trả phòng mà khách vẫn chƣa trả phòng thì máy tính sẽ sinh ra biên lai thông báo cho khách hàng.
Do việc đặt và trả phòng trong khách sạn là thƣờng xuyên liên tục, nên hệ thống cần phải thiết kế với độ tin cậy cao, để có thể cập nhật và thêm mới lien tục.
Ngoài ra hàng tháng hệ thống máy tính sẽ đƣa ra những báo cáo thống kê, để đánh giá quá trình hoạt động của khách sạn môt cách trung thực qua các giai đoạn. Công việc này giúp công ty có những chiến lƣợc kinh doanh thích hợp nhằm thu đƣợc lợi nhuận cao nhất.
5.
Hiện trạng hệ thống cũ
Nhƣ đã nói ở trên vấn đề quản lí phòng, quản lí khách thuê phòng, các dịch vụ, thống kê là một công việc khó khan phức tạp. Trong khi đó hiện nay khách sạn vẫn còn hoạt động thủ công rời rạc, kém hiệu quả.
Ở những khách sạn nhỏ thì việc đặt trả phòng thƣơng làm bằng phƣơng pháp thủ công trên giấy tờ. Và có một số khác đã ứng dụng một số trình tiện ích để tăng hiệu quả làm việc nhƣ tinh toán, thống kê báo cáo bằng Word, Excel nên đọ tin cậy an toàn không cao, khó khan trong việc quản lí và bảo quản thông tin. Công việc mạng tính thủ công nên mất nhiều thời gian và công sức.
Ở khách sạn lớn thì đã áp dụng việc quản lí thông tin hoàn toàn bằng máy tính, nhƣng quy trình đặt trả phòng, các dịch vụ cung cấp vẫn còn thủ công, khả năng tự động hóa chƣa cao. Chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của một mô hình khách sạn hiện đại.
Hơn nữa đối với những khách sạn lớn thì hệ thống thì hệ thống có thể nhiều khách sạn khác nhau, việc quản lí đã có tầm mở rộng, vì vậy cần phải có một môi trƣờng quản lí tập trung thống nhất giữa các khách sạn. Nhiều khách sạn vẫn còn khó khan trong việc trao đổi thông tin, cập nhật thông tin với nhau, trong việc thông tin cho khách hàng, hay trao đổi dịch vụ…
Việc thống kê cập nhật đổi mới, áp dụng công nghệ mới ở nhiều khách sạn còn khó khan. Do hệ thống quản lí khá cồng kềnh.Tóm lại, hệ thống cũ còn gây khó khan trong khâu quản lí thống kê, độ bảo mật an toàn thông tin chƣa cao, một số hệ thống chƣa phân quyền ngƣời sử dụng hệ thống.
6.
Mục đích hoạt động trong hệ thống mới
Hệ thống đƣợc thiết kế để đáp ứng khá đầy đủ những yêu cầu của khách hàng trong thời đại công nghệ hiện nay.
Hệ thống quản lí chặt chẽ toàn bộ hoạt động của khách sạn nhƣ việc nhận, đặt, trả phòng, sử dụng tất cả các dịch vụ và ké toán.
Nhờ các thông tin đƣợc cập nhật nhanh chóng và chính xác mà chất lƣợng phục vụ và dịch vụ cho khách hàng tăng lên đáng kể.
Ngoài ra, hệ thông phân tích tái chính doanh thu, báo cáo thống kê nhanh nhạy chính xác, rõ ràng nên thuận tiện cho nhà quản lí để ra các chiến lƣợc quảng cáo, đổi mới, cải tiến các dịch vụ một cách hợp lí.
Hệ thống mới có những ƣu điểm sau:
Cập nhật thông tin chính xác, kịp thời giúp đẩy nhanh tiến độ cải tiến dịch vụ.
Bao quát toàn bộ các dịch vụ phục vụ của hệ thống.
Thiết kế giao diện dễ sử dụng, cho phép các nhân viên lễ tân cập nhật các thông tin liên quan một cách tự động.
Hệ thống cho phép phân quyền ngƣời sử dụng để bảo mật và lựu lại thông tin truy nhập để tiện cho việc kiểm soát quy trách nhiệm dễ dàng
D
ễ dàng in các bảng biểu, thống kê báo cáo dƣới dạng tệp tin trao đổi.III.
Phát biểu bài toán
1. Giới thiệu khái quát về khách sạn Cầu Giấy:
Khách sạn đƣợc thành lập ngày 11/12/1994 theo giấy phép số 1771/GP của Bộ Kế Hoạch và Đầu Tƣ. Đây là khách sạn thiết kế xây dựng theo qui mô khách sạn du lịch và có tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên tại Hải Phòng cả về nguồn lực, tiện nghi và thiết kế. Khách sạn đƣợc xây dựng trên khu đất 41000 m² với 6 tầng với 65 phòng nghỉ, ngoài ra còn có phòng họp và tiệc sinh nhật…
Địa chỉ : 110- Cầu giấy – Quận Cầu Giấy – Hà Nội
Cơ sở vật chất bao gồm: 6 tầng chia thành các phòng để cho thuê gồm 65 phòng khép kín. Các phòng có đầy đủ trang thiết bị của một gia đình nhỏ: máy giặt, tivi, tủ lạnh, bếp ga, các dụng cụ là bếp, bát đĩa, điện thoại, bàn làm việc, bàn trang điểm, ấm đun nƣớc siêu tốc, bồn tắm, máy sấy tóc, wifi…
Nhân viên trong khách sạn bao gồm: 126 ngƣời. Trong đó: Giám đốc :---
Phó giám đốc :--- Kế toán : Nguyễn Hoàng Rộng
Trƣởng lễ tân : Nguyễn Thị Mai Phƣơng ………..
- Có 18 phòng Suite, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện tích mỗi phòng là 36-40m2.
- Có 15 phòng loại Deluxe, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện tích mỗi phòng là 30m2.
- Có 25 phòng loại Superior, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện tích mỗi phòng là 25m² .
- Có 7 phòng loại Standard, mỗi phòng gồm phòng ngủ, đầy đủ công trình phụ và tiện nghi. Diện tích mỗi phòng là 20m² .
- Có một khu tập Gôn(Golf Driving Range) đạt tiêu chuẩn quốc tế gồm 20 bệ Gôn để phục vụ khách luyện tập.
- Có một bể bơi du lịch đạt tiêu chuẩn quốc tế nằm trong khuôn viên tƣơi đẹp bao quanh với bãi cỏ xanh và hàng dừa.
- Có một câu lạc bộ thể dục thẩm mỹ và thể hình với đầy đủ trang thiết bị.
- Có một nhà hàng Âu sức chứa 150 ngƣời, thực đơn phong phú đa dạng đựơc chế biến bởi đầu bếp chuyên nghiệp.
- Tổng số phòng họp 02 có sẵn không gian: phòng họp 200m2 với 200 chỗ ngồi, có thiết bị bảng chiếu và màn hình wifi teabreak 24h an ninh. Đặt dịch vụ dịch tiếng Anh, Trung … Các loại dịch vụ mà khách sạn gồm có : 1. Phòng nghi ngơi. 2. Dịch vụ ăn uống. 3. Dịch vụ giải trí. 4. Tổ chức các tour du lịch. 5. Hội họp, sinh nhật...
Đặc trƣng của khách sạn là cung cấp các dịch vụ và tiện nghi lƣu trú, các dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, vui chơi giải trí.
Và đây là bảng giá phòng của các loại phòng : Giá phòng : Suite
Loại phòng Phòng đơn Phòng đôi
Suite 1.500.000 VNĐ 1.700.000 VNĐ
- Diện tích 35m2
- Sàn gỗ
- Diều hòa 2 chiều - Truyền hình cáp - Mini bar - Nƣớc nóng, lạnh - Diện thoại - Bàn trang điểm - Ấm đun nƣớc siêu tốc - Bồn tắm - Máy sấy tóc - Wifi Giá phòng : Deluxe Loại phòng Phòng đơn Phòng đôi Deluxe 1.300.000 VNĐ 1.500.000 VNĐ
Hình ảnh
-
Diện tích 30m2- Sàn gỗ
- Diều hòa 2 chiều - Truyền hình cáp - Mini bar - Nƣớc nóng, lạnh - Diện thoại - Bàn trang điểm - Ấm đun nƣớc siêu tốc - Bồn tắm - Máy sấy tóc - Wifi Giá phòng : Superior Loại phòng Phòng đơn Phòng đôi Superior 1.200.000 VNĐ 1.400.000 VNĐ
Hình ảnh
- Diện tích 25m2 - Sàn gỗ
- Diều hòa 2 chiều - Truyền hình cáp - Mini bar - Nƣớc nóng, lạnh - Diện thoại - Bàn trang điểm - Ấm đun nƣớc siêu tốc - Bồn tắm - Máy sấy tóc - Wifi Giá phòng :Standard Loại phòng Phòng đơn Phòng đôi Standard 1.100.000 VNĐ 1.300.000 VNĐ
Hình ảnh
- Diện tích : 200m2. - Sàn gỗ
- Điều hòa 2 chiều - Truyền hình cáp - Mini bar - Nƣớc nóng lạnh - Điện thoại - Bàn trang điểm - Ấm đun nƣớc siê tốc - Bồn tắm - Máy sấy tóc - Wifi
2. Cơ cấu tổ chức và chức năng :
Trong khách sạn bao gồm các bộ phận: Ban giám đốc, bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh, bộ phận lễ tân, quầy bar, bộ phân buồng bàn, bộ phận nhà bếp,… và đƣợc thu gọn theo tổ chức chính nhƣ sau :
H5 : Sơ đồ tổ chức hoạt động chung.
Phòng phục vụ
Phòng bảo vệ
Phòng lễ tân
Trong đó :
Giám đốc : Điều hành mọi hoạt động của khách sạn. Mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin sử lí trong khách sạn.
Phòng lễ tân : Tiếp nhận mọi yêu cầu dịch vụ từ khách hàng và báo cáo mọi tình hình cho giám đốc điều hành khách sạn, trả lời mọi yêu cầu thắc mắc cho khách hàng, quản lí thông tin về phòng và khách hàng. Lập phiếu đăng ký khi khách thuê phòng, nhận yêu cầu khi khách muốn sử dụng dịch vụ. lập nội dung chi tiết phiếu thanh toán khi khách hàng trả phòng và lập hóa đơn thanh toán.
Phòng phục vụ : Nhân viên phục vụ trông coi và vận chuyển hành lí cho khách, có nhiệm vụ dọn dẹp vệ sinh phòng, phục vụ nhu cầu ăn uống, giặt ủi khi khách yêu cầu, cung cấp các dịch vụ cho khách. Kiểm tra hiện trạng cơ sở vật chất trong phòng khi khách trả phòng.
Phòng bảo vệ : Bảo về có nhiêm vụ giữ xe, giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn. theo dõi các thiết bị trong khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống áng sáng cũng nhƣ các thiết bị khác.
3. Mô tả bài toán :
Trƣớc khi khách vào khách sạn phải liên hệ qua bảo vệ để vào cổng hoặc có sự báo trƣớc của lễ tân.
Khi khách vào khách sạn, phải xuất trình chứng minh thƣ, giấy tờ tuỳ thân, hoặc Visa đối với ngƣời nƣớc ngoài. Khách hàng phải đăng ký với lễ tân dự kiến về việc lịch trình ăn nghỉ của mình để lễ tân dự kiến và điều phối cho phù hợp.
Sau khi nhận đƣợc đầy đủ các yêu cầu của khách hàng lễ tân kiểm tra lại các phòng xem số lƣợng phòng trống trong khách sạn và sắp xếp cho khách. Nếu khách có nhu cầu tổ chức du lịch thì lễ tân phải báo cho đội xe sắp xếp thuận tiện cho thời gian của khách hàng và đảm bảo không để lỡ chuyến đi của khách.
Khách hàng có thể đặt trƣớc qua điện thoại, fax, email…
Trong thời gian khách nghỉ tại khách sạn, khách có thể đăng ký sử dụng các dịch theo mẫu. Khách có thể thanh toán bằng tiền mặt, ngoại tệ, hoặc theo hình thức chuyển khoản.
Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về tình hình doanh thu trong ngày, tình hình khách đến và khách đi, tình hình sử dụng các dịch vụ trong khách sạn, các sự cố xảy ra trong ngày (nếu có) cho lãnh đạo quản lý để lãnh đạo có phƣơng hƣớng chỉ đạo tiếp theo. Cuối mỗi tháng phải có báo cáo về tình hình doanh thu, hoạt động trong tháng hoặc cuối mỗi quý, mỗi năm cũng thế.
PHẦN 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG KHÁCH
SẠN CẦU GIẤY
Sau khi khảo sát hệ thống khách sạn, ta đi vào phân tích hệ thống.
Công việc phân tích bao gồm :
Phân cấp chức năng của hệ thống.
Tìm hiểu các luồng dữ liệu của hệ thống.
Tìm hiểu các từ điển dữ liệu của hệ thống.
Vẽ biểu đồ thực thể.
I.
Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống.
1. Các chức năng chính của hệ thống
.
Quản lí phòng.
Quản lí đặt phòng.
Quản lí nhân viên.
Quản lý khách hàng.
Quản lí dịch vụ.
Quản lí trả phòng.
Thống kê.
H6 : Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống khách sạn.
1. Quản lí phòng.
Phòng là đối tƣợng chính của hệ thống cần quản lí. Do số lƣợng phòng trong khách sạn là tƣơng đối nhiều nên cần phải có một bộ phận chức năng quản lí phòng nhằm cập nhật thông tin về một cách thƣờng xuyên do yếu tố hoạt động nghiệp vụ của khách sạn : khách hàng đặt và trả phòng hàng ngày nên phải có những thao tác quản lí nhƣ sau:
Hệ thống quản lí khách sạn
Cầu Giấy
Quản lí phòng Quản lí đặt phòng Quản lí dịch vụ Quản lí thanh toán hợp đồng Thống kê Thêm mới phòng Thêm mới hợp đồng Tạo mới hóa đơn DV Tạo biên lai thanh toán Thống kê phòng trống Cập nhật phòng Cập nhật hợp đồng Lập danh mục hóa đơn Tạo danh mục thanh toán Thống kê hợp đồng hết hạn Tìm kiếm thong tin phòng Tìm kiếm hợp đồng Quản lí thông tin dịch vụ Tính tổng thu Thống kê danh sách khách hàng Thống kê tình trạng thu ngân Quản lí nhân viên Quản lí khách hàng Thêm khách hàng Thêm NV mới Cập nhật thông tin NV Xóa thông tin NV Cập nhật thông tin khách hàng Xóa khách hàng Xóa hợp đồng Tìm kiếm thông tin nhân viên Tìm kiêm thông tin khách hàng Thêm mới phòng : Trong thực tế các hệ thống khách sạn thƣờng có sự mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng. Các khu nhà có thể đƣợc xây thêm chính vì thế hệ thống quản lí khách sạn cần cho phép khả năng thêm mới phòng để quản lí những phòng này. Thông tin về phòng mới phải đƣợc cập nhật trong danh mục phòng để quản lí và cho phép đi vào hoạt động thuê trả phòng.
Cập nhật phòng : khi bộ phận quản lí cần thay đổi một chi tiết nào đó về phòng thì hệ thống cho phép sửa đổi, cập nhật tin. Tìm kiếm thông tin phòng: Hệ thống cho phép chức năng tìm kiếm thông tin phòng đối với các tác nhân của hệ thống. Tìm kiếm phòng : Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm phòng cho phép các
tác nhân tìm thông tin về phòng, để đặt trả phòng và để quản lí thông tin, thống kê phòng.
2. Quản lí đặt phòng :
Đây là hoạt động nghiệp vụ chính của hoạt động quản lí khách sạn. Công việc quản lí đặ phòng bao gồm :
Thêm mới hợp đồng : Khi có khách hàng đƣa ra yêu cầu đặt phòng và yêu cầu đặt phòng và yêu cầu đó đƣợc đáp ứng, thì hệ thống tự động phát sinh ra một mẫu hợp đồng để lƣu thông tin đặt trả phòng của khách hàng. Hợp đồng này đƣợc quản lí bởi nhân viên của khách sạn. khách hàng chỉ đƣợc phép tìm kiếm thông tin về hợp đồng, đƣa ra các yêu cầu sửa đổi, hủy hợ đồng chi nhân viên, chứ không đƣợc phép trực tiếp thay đổi thông tin trong hơp đồng.
Cập nhật hợp đồng : Khách hàng có thể yêu cầu thay đổi một số thông tin trong hợp đồng nhƣ thời gian thuê, số phòng thuê, thông tin khách hàng…Khi đó hệ thống sẽ thay đổi thông tin hợp đồng để đáp ứng các yêu cầu đó.
Tìm kiếm hợp đồng : Chức năng này cho phép các tác nhân tìm kiếm thông tin hợp đồng để phục vụ cho mục đích quản lí và thống kê.
Xóa hợp đồng : Sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ nhƣ trong hợp đồng thì giá trị của bản hợp đồng không còn giá trị đối với khách hàng cũng nhƣ nhà quản lí khách sạn.
3. Quản lí nhân viên :
Nhân viên là những đối tƣợng phục vụ khách hàng và cũng đƣợc quản lí. Do số lƣợng nhân viên có thể thay đổi nên cần phải đƣợc quản lí nhằm cập nhật thông tin các nhân viên mới hoặc thay đổi nhân viên cũ của khách sạn. Khách sạn có thể tuyển thêm nhân viên hoăc cho nhân viên nghỉ việc nên phải có các thao tác quản lí nhƣ sau :
Do hệ thống thƣờng có nhu cầu mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng, đa dạng các loại hình dịch vụ, vì vậy cần thêm các nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Từ đó khách sạn phải “ thêm nhân viên mới” để quản lí nhân viên. Thông tin về nhân viên phải đƣợc cập nhật để thuận tiện cho việc phục vụ.
Tìm kiếm thông tin nhân viên :
Thông tin nhân viên cần đƣợc phải quản lí bởi hệ thống khách sạn. Do đó có thể điều chỉnh các thông tin cần thiết của từng nhân viên.
Xóa thông tin nhân viên :
Nhân viên đã thôi việc và hệ thống quản lí khách sạn không cần phải quản lí các thông tin của các nhân viên này.
4. Quản lí khách :
Khách hàng là một trong những đối tƣợng chính của khách sạn cần đƣợc quản lí. Do số lƣợng khách hàng nhiều và là những đối tƣợng khác nhau nên cần phải đƣợc quản lí, để tránh đƣợc sự nhầm lẫn giữa các khách hàng khi đến sử dụng dịch vụ khách sạn. Ngoài ra còn phải quản lí các thông tin cần thiết của khách hàng khi vào khách sạn.các thao tác quản lí khách bao gồm :
Thêm khách hàng :
Do khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều dẫn đến loai hình sử dụng dịch vụ cũng đa dạng, khi đó ta cần thêm các thông tin cần thiết của khách hàng để thuận tiện cho việc quản lí khách hàng.
Sửa thông tin khách hàng :
Trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn cần có nhiều thông tin cần thay đổi, bổ sung và đƣợc cập nhật khi có nhu cầu cần thiết, đảm bảo cho sự thuận tiện. Do vậy cần phải có “sửa thông tin khách hàng”. Xóa thông tin khách hàng :
Khi khách hàng thôi sử dụng dịch vụ của khách sạn và trao trả phòng thì những thông tin của khách hàng đó không cần thiết và có thể xóa đi để cập nhật thêm các thông tincuar khách hàng khác.
5. Quản lí dịch vụ :
Khách sạn không những đáp ứng việc cho thuê phòng mà còn cung cấp một số dịch vụ cần thiết cho khách hàng.Đây là một trong những ƣu điểm của khách sạn hiện đại.Chính vì thế mà dịch vụ cũng đƣợc quản lí trong hệ thống. Cồn việc quản lí dịch vụ gồm :
Tạo mới hóa đơn dịch vụ : Khi một khách hàng đƣa ra yêu cầu sử dụng một dịch vụ của khách sạn. Thì hệ thống tự đọng sinh ra hóa đơn để quả lí việc sử dụng dịch vụ cho từng đối tƣợng khách hàng.
Lập danh mục hóa đơn dịch vụ : Để tính đƣợc tổng tiền thanh toán cho khách hàng, và phục vụ mục đích thống kê. Hệ thống phải lập một danh mục hóa đơn sử dụng dịch vụ.
Quản lí thông tin dịch vụ : Trong khách sạn có nhiều loại hình dịch vụ khác nhau, để dễ dàng kiểm soát hệ thống cung cấp chức năng quản lí thông tin các dịch vụ. Viêc này cũng nhằm mụ đích cho khách hàng có thể tìm kiếm thông tin dịch vụ một cách dễ dàng.
6. Quản lí thanh toán hợp đồng :
Hệ thống khách sạn đáp ứng chức năng thanh toán cho khách hàng một cách đa dạng về hình thức chi trả. Các công việc chính của chức năng này gồm :
Tạo biên lại thanh toán : Khi hết hạn trả phòng khách hàng sẽ đến bàn lễ tân của khách sạn để thanh toán. Hệ thống sẽ cung cấp một chức năng tạo ra biên lai thanh toán để tính tổng tiền phải chi trả của khách hàng gồm có chi trả cho việc trả phòng và số tiền chi trả cho dịch vụ.
Tạo danh mục hóa đơn : Công việc này nhằm mục đích thống kê hóa đơn thanh toán. Việc tạo danh mục hóa đơn thanh toán là do máy tự động cập nhật khi nhân viên lễ tân nhập thông tin của mỗi hóa đơn.
Tính tổng thu : Hệ thống thƣờng xuyên cập nhật tính tổng tiền thu đƣợc để cho vào tài khoản chung của khách sạn để tiện cho việc quản lí. Công việc này là cần thiết đối với bất cứ hệ thống khách sạn nào.
7. Thống kê :
Chức năng thống kê là một chức năng hầu nhƣ không thể thiếu khi ta quản lí bất cứ một hệ thống thông tin nào. Chức năng này đôi khi còn đƣợc gọi là chức năng báo cáo.Công việc này nhằm để thuận tiện cho việc đánh giá hệ thống một cách cập nhật nhất cho ngƣời quản lí.Đồng thời nó còn cung cấp dữ liệu cho các chức năng khác làm việc một cách hiệu quả. Một số chức năng thống kê cơ bản và quan trọng nhất của hệ thống :
Thống kê phòng trống : Công việc này do máy tính tự duyệt và báo cáo nhân viên của bộ phận quản lí đặt trả phòng biết để thông tin cho khách hàng. Thống kê hợp đồng hết hạn : Hệ thống thƣờng xuyên thống kê những hợp
đồng đến hạn trả phòng để thông báo cho khách hàng.
Thống kê danh sách khách hàng : Khách sạn lƣu thông tin khách hàng và thống kê khách hàng nhằm nhiều mục đích : Báo cho bộ phận quản lí dịch vụ
để cho biết những khách hàng nào thuê phòng thì mới đƣợc phép sử dụng dịch vụ của khách sạn. Ngoài ra việc thống kê khách hàng còn đáp ứng việc kiểm soát an ninh và nhiều vấn đề khác.
Thống kê tình trạng thu ngân : Để tạo báo cáo tình hình cho bộ phận quản lí đánh giá tình hình làm ăn của khách sạn.
Ngoài ra hệ thống còn thực hiện một số chức năng thống kê khác tùy theo yêu cầu của bộ phận quản lí và các nhân viên trực tiếp điều khiển, thực hiện các công việc trong hệ thống.
II. Biểu đồ luồng dữ liệu quản lí khách sạn của hệ thống
1. Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh Nhìn tổng thể bên ngoài ta có thể mô tả một cách tổng thể nhƣ sau : Khách sạn gồm các tác nhân là:
Khách hàng: Khách hàng ở đây là ngƣời đến thuê phòng của khách sạn . Ta có thể gọi khách đến thuê phòng là khách hàng khi coi việc khách đến đặt phòng của khách sạn nhƣ là mua một loại hình dịch vụ đặc biêt . Khách hàng là ngƣời đƣa ra yêu cầu thuê phòng của khách sạn và yêu cầu sử dụng các loại hình dịch vụ .
Khách hàng đƣợc xem là một tác nhân chính của hệ thống . Họ có quyền đƣa ra yêu cầu đặt phòng , yêu cầu làm hợp đồng thuê phòng, yêu cầu sửa đổi thông tin trong hợp đồng đối với hệ thống và khi họ đã hết thời hạn thuê phòng , hay không còn nhu cầu thuê phòng nữa thì họ yêu cầu thanh toán hay hủy hợp đồng . Và hệ thống khách sạn đƣa ra thông tin đáp trả cho khách hàng .
Nhân viên : Nhân viên là tên gọi chung để chỉ những ngƣời tham gia chính vào việc điều hành hệ thống : nhân viên tiếp tân , nhân viên thu ngân ,nhân viên quản dich vụ dịch vụ … Nhân viên dựa vào thông tin mà khách hàng đƣa ra yêu cầu cho hệ thống để yêu cầu hệ thống hoạt động . Và chính nhân viên là ngƣời cập nhật thông tin trên máy tính .
Bộ phận quản lý . Bộ phận quản lý là ngƣời đƣa ra các yêu cầu cập nhật thông tin về phòng và yêu cầu hệ thống báo cáo cho họ khi họ yêu cầu.
H7 : Biều đồ mức ngữ cảnh hệ thống quản lý khách sạn
Hệ thống
quản lý
khách sạn
Cầu Giấy
Khách
hàng
Bộ phận quản
lý
Nhân viên
Thông tin trả vềBiên lai thanh toán
Kết quả đăng ký
Yêu cầu sử dụng các dịch vụ khác
Yêu cầu tim kiếm yêu cầu đặt phòn g yêu cầu cập nhật hợp đồng yêu cầu thanh toán hợp đồng
Yêu cầu đặt phòng
Nhắc đến hạn trảphòng
Thông tin phản hôì
Báo cáo Yêu cầu báo cáo Yêu cầu cập nhật phòng Yêu cầu thêm mới phòng
Cập nhật thông tin hợp đồng Yêu cầu thống kê Nhập số liệu thanh toán Yêu cầu tìm kiếm Kết quả thanh toán Kết quả cập nhật Kết quả tìm kiếm Thông tin nhân viên mới Thông tin nhân viên bị xóa Thông tin nhân viên thay đổi Thông tin khách hàng thay đổi Thông tin khách hàng bị xóa Thông tin khách hàng mới
2.
Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 0:
Hệ thống gồm có :
Chỉ các chức năng
Các tác nhân
Các kho dữ liệu
Quản lý đặt phòng Khách hàng(KH) Quản lý dịch vụ (DV) Kết quả đăng ký Yêu cầu cập nhật hợp đồng Đăng ký đặt phòng Yêu cầu tìm kiếm
Kết quả tìm kiếm Yêu cầu sử dụng dịch vụ Tìm kiếm dịch vụ Thông tin dịch vụ Kết quả yêu cầu
Quản lý nhân viên
Nhân viên Thông tin chi tiết hợp
đồng
Yêu cầu tìm kiếm Kết quả tìm kiếm Thôn g tin nhân viên bị xóa Thông tin nhân viên mới Thôn g tin nhân viên thay đổi Nhân viên Hợp đồng Thông tin chi tiết hợp đồng Yêu cầu tìm kiếm hợp đồng Quản lý khách hàng Thông tin KH bị xóa Thông tin KH mới Thông tin KH thay đổi
Quản lý thanh toán hợp đồng
Yêu cầu thanh toán Khách hàng
Thông tin KH Yêu cầu tìm kiếm KH
Khách hàng(KH) Yêu cầu thanh toán
Biên lai thanh toán
Hóa đơn DV Yêu cầu tìm kiếm Kết quả tìm kiếm
Hợp đồng Yêu cầu tìm kiếm
Kết quả tìm kiếm
Biên lai thanh toán Nhắc đến hạn trả phòng
Tính tổng thu
Thống kê
Yêu cầu tìm kiếm Thông tin trả về
Kết quả trả về Yêu cầu tìm kiếm thông tin hợp đồng Khách hàng
Thông tin trả về Yêu cầu tìm kiếm
Quản lý phòng Bộ phận quản lý Yêu cầu cập nhật phòng
Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu thêm mới Thông tin phản hồi Yêu cầu tìm kiếm thông tin phòng Kết quả trả về Phòng Khách hàng(KH) Danh sách phòng trống Doanh thu trong
tháng Yêu cầu Danh sách phòng có khách
H8 : Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức không của hệ thống quản lý khách sạn
Bảy chức năng chính : Quản lý phòng Quản lý đặt phòng Quản lý dịch vụ
Quản lý thanh toán hợp đồng Thông kê Quản lý khách hàng Quản lý nhân viên Có 3 tác nhân : Khách hàng Nhân viên Bộ phận quản lí Có 6 kho dữ liệu : Hợp đồng Nhân viên Khách hàng Hóa đơn dịch vụ Biên lai thanh toán Phòng
Đi vào chi tiết từng chức năng của hệ thống ta có biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
a) Quản lí phòng :
Luồng dữ liệu chính của chức năng này là bộ phận quản lí. bộ phận quản lí đƣa ra các yêu cầu nhƣ : Thêm mới phòng, cập nhật phòng, tìm kiếm thông tin phòng. Các yêu cầu này đƣa đến cho các chức năng của hệ thống nhƣ : Chức năng
thêm mới phòng, chức năng cập nhật phòng, chức năng cập nhật phòng, chức năng tìm kiếm phòng. Các chức năng này cho phép thực hiện các công việc trên. Tác nhân thực hiện thao tác này cũng chính là bộ phận quản lí và cùng với sự trợ giúp của máy tính.
Thông tin câp nhập, thêm mới phòng sẽ đƣợc cập nhật vào kho dữ liệu phòng. Còn riêng kết quả trả về cho chức năng tìm kiếm là bnooj phận quản lí.
H9 : DFD mức 1 chức năng quản lí phòng
Thêm
mới
phòng
Cập
nhật
phòng
Tìm
kiếm
phòng
Bộ phận quản
lí phòng
Hợp đồng
Phòng
Yêu cầu tìm kiếm Thông tin trả về Yêu cầu cập nhật phòng Kết quả tìm kiếm Thông tin phản hồi Yêu cầu thêm mới phòngYêu cầu tìm kiếm
Thông tin phản hồi
Yêu cầu tìm kiếm
Kết quả tìm kiếm Nội dung sau khi
cập nhật Dữ liệu cập nhật phòng Nội dung sau khi thêm mới Thông tin phòng mới
b) Quản lí đặt phòng :
H10: biểu đồ DFD mức một chức năng quản lý đặt phòng
Xóa hợp
đồng
Cập
nhật hợp
đồng
Thêm
mới hợp
đồng
Tìm kiếm
hợp đồng
Nhân viên
Hợp đồng
Khách hàng
(KH)
Nhân viên
Hợp đồng
Yêu cầu cập nhật hợp đồng Nội dung sau khi cập nhật KH Yêu cầu cập nhật hợp đồng Dữ liệu cập nhật Kết quả trả vềYêu cầu tìm kiếm
Kết quả trả về Thông tin hợp đồng Kết quả trả về cho hệ thống Thông tin đã xóa Nội dung hợp đồng mới Kết quả trả về Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu xóa hợp đồng Yêu cầu đặt phòng Yêu cầu tạo mới hợp đồng Kết quả yêu
cầu Kết quả yêu cầu
Kết quả yêu cầu KH Yêu cầu xóa hợp đồng Kết quả trả về Thông tin hợp đồng
Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí đặt phòng
Khách hàng đƣa ra yêu cầu đặt phòng đối với hệ thống. Nhân viên lễ tân dựa vào thông tin khách hàng yêu cầu để đƣa ra yêu cầu hệ thống tạo ra một cái hợp đồng cho khách hàng. Ngƣời đại diện cho hệ thống nhập dữ liệu cho hợ đồng là nhân viên. Hợp đồng mới sẽ lƣu trong dữ liệu hợp đồng.
Khi khách hàng muốn sửa đổi thông tin trong hợp đồng. Khách hàng đƣa yêu cầu cập nhật cho hệ thống. Nhân viên dựa vào đó cũng đƣa ra yêu cầu hệ thống cập nhật. hệ thống sẽ lƣu kết quả cập nhật vào kho dữ liệu hợp đồng.
Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin trong kho dữ liệu hợp đồng nhƣng không đƣợc phép sửa đổi trực tiếp thông tin trong hợp đồng.
Khi khách hàng ngƣng sử dụng dịch vụ của khách sạn nhƣ trong hợp đồng, khách hàng sẽ yêu cầu hủy hợp đồng tới nhân viên. Nhân viên tiếp nhận và hủy hợp đồng theo yêu cầu của khách. Khi đó kết quả trả vê cho khách hàng và hợp đồng không còn giá trị với khách hàng và nhân viên sẽ xóa hợp đồng.
c) Quản lý dịch vụ:
Khi một khách hàng đƣa ra yêu cầu sử dụng một dịch vụ nào đó. Hệ thống quản lí dịch vụ tìm kiếm trong khi dữ liệu dịch vụ xem tên khách hàng có ở trong kho khách hàng. Nếu khách hàng đó có tên trong kho thì cho phép đƣợc sử dụng dịch vụ và ngƣợc lại. Khi yêu cầu của khách hàng đƣợc đáp ứng thì hệ thống phát sinh một hóa đơn dịch vụ. Ngoài ra khách hàng còn có thể tra cứu để tìm thông tin về từng loại hình dịch của khách sạn.
H11: DFD mức 1 biểu diễn chức năng quản lý dịch vụ
Quản lý
thông tin
dịch vụ
Tạo mới
hóa đơn
Lập danh
sách hóa
đơn
Nhân viên
Khách hàng
Khách hàng
Hóa đơn dịch vụ
Yêu cầu tạo hóa đơn hóa đơn Danh sách hóa đơn Yêu cầu lập danh sách Kết quả yêu cầu Kết quả tìm kiếm Tìm kiếm Thông tin dịch vụ Tìm kiếm dịch vụ Thông tin trả lời Yêu cầu sử dụng dịch vụd) Quản lý thanh toán
H12 : DFD mức 1 chức năng thanh toán hợp đồng
Tạo danh
mục thanh
toán
Tạo biên
lai thanh
toán
Tính tổng
thu ngân
sách
Khách hàng
Biên lai thanh
toán
Nhân viên
Hóa đơn dịch
vụ
Hợp đồng
Yêu cầu tìm kiếm Danh sách biên lai Báo cáo thu ngân Yêu cầu tính tổng thu ngân Thông tin hợp đồng Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm Thông tin hóa đơnBiên lai thanh toán Kết quả yêu cầu
Yêu cầu tạo biên lai
Biên lai thanh toán
Yêu cầu thanh toán
Kết quả tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm Danh sách trả về
Yêu cầu tạo danh sách
Luồng dữ liệu chính của chức năng này là :
Khi khách hàng trả phòng, chính là họ đƣa ra yêu cầu thanh toán. Hệ thống sẽ kiểm tra xem tổng tiền phòng trong hợp đồng cảu khách hàng và tiền dịch vụ nếu có để đƣa ra một biên lai thanh toán cho hợp đồng.
Hệ thống cập nhật thông tin của biên lai thanh toán vào danh mục thanh toán. Hệ thống lấy dữ liệu từ danh mục biên lai thanh toán để tính tổng thu ngân.
e) Thống kê
H13 : Biểu đồ DFD mức1 chức năng thống kê
Tính tổng
thu ngân
sách
Thống kê
danh sách
khách
Tính tổng
thu ngân
sách
Tính tổng
thu ngân
sách
Bộ phận quản
lý
Nhân viên
Phòng
Biên lai
thanh toán
Khách hàng
Hợp đồng
Yêu cầu tìm kiếm Thông tin kháchYêu cầu báo cáo Báo cáo tài chính Yêu cầu thống kê Kết quả yêu cầu Danh sách hợp đồng hết han Yêu cầu thống kê Kết quả thu ngân Yêu cầu tìm kiếm
Yêu cầu thống kê Danh sách khách hàng Kết quả tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm
Kết quả tìm kiếm Thông tin hợp đồng Yêu cầu tìm kiếm Thông tin phòng Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm
Các luồng dữ liệu chính :
Khi bộ phận quản lí đƣa ra yêu cầu thống kê phòng trống. Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu duyệt để đƣa ra danh sách phòng trống. Kết quả trả về cho bộ phận quản lí thông qua hệ thống.
Khi bộ phận quản lí đƣa ra yêu cầu thống kê hợp đòng hết hạn : Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu hợp đồng để đƣa ra danh sách hợp đòng hết hạn thanh toán.
Khi bộ phận quản lí yêu cầu thống kê danh sách khách hàng : Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu khách hàng để đƣa ra danh sách khách hàng của khach sạn.
Khi bộ phận quản lí đƣa ra yêu cầu thống kê tình trang thu ngân. Hệ thống kiểm tra kho dữ liệu biên lai thanh toán để đƣa ra báo cáo cho tình traqng thu ngân cho khách sạn.
39
f) Quản lý khách hàng:
H14 : Biểu đồ DFD mức 1 chức năng quản lý khách hàng
Xóa
khách
hàng
Cập nhật
thông tin
khách
hàng
Thêm mới
khách
hàng
Tìm kiếm
thông tin
khách
hàng
Nhân viên
Khách hàng
Khách hàng
(KH)
Nhân viên
Khách
hàng
Yêu cầu cập nhật hợp đồng Nội dung sau khi cập nhậtKH Yêu cầu cập nhật thông tin Dữ
liệu cập
nhật Kết quả trả về
Yêu cầu tìm kiếm
Kết quả trả về Thông tin khách hàng Kết quả trả về cho hệ thống Kết quả tìm kiếm Thông tin khách hàng mơi Kết quả trả về Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu xóa khách hàng Yêu cầu đặt phòng Yêu cầu thêm mới thông tin khách hàng Kết quả yêu cầu
Kết quả yêu cầu Kết quả yêu cầu KH Yêu cầu xóa thông tin mình Kết quả trả về Tìm kiếm khách hàng
Phòng
Yêu cầu tìm kiếm thông tin phong
Kết quả trả về
Phòng
Kết quả trả vềYêu cầu tìm kiếm thông tin phong
Các luồng dữ liệu chính trong chức năng quản lí khách hàng :
Khi khách hàng đến thuê phòng và yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách sạn thì bộ phận quản lí lễ tân sẽ tiếp nhận các thông tin mới về khách hàng, qua đó thông tin khách hàng sẽ đƣợc cung cấp cho nhân viên.
Khi thông tin khách hàng có trong bộ phận quản lí khách hàng, các nhân viên quản lí có thể đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng khi đã nắm rõ về thông tin
Khi khách hàng yêu cầu thêm hoặc hủy bớt một số dịch vụ của khách sạn thì thông tin mới sẽ đƣợc cập nhật và trả về cho nhân viên, khi đó hợp đồng sẽ đƣợc thay đổi mới.
Khi hết hạn hợp đồng hoăc khách hàng yêu cầu hủy hợp đồng và ngừng sử dụng dịch vụ của khách sạn thì nhân viên sẽ xóa tên thông tin khách hàng và các dịch vụ khách hàng đã sử dụng.
g) Quản lý nhân viên
Các luồng dữ liệu chính trong quản lí nhân viên :
Khi nhân viên đƣợc tuyển vào làm việc tại khách sạn thì bộ phạn quản lí nhân viên sẽ yêu cầu về thông tin nhân viên của nhân viên mới, qua đó tiếp nhận các thồn tin nhân viên và cập nhận trong bộ phận quản lí nhân viên của khách sạn.
Khi nhân viên có sự thay đổi về vị trí làm việc thì bộ phận quản lí nhân viên sẽ cập nhật mới và có thông tin phản hồi về cho nhân viên.
Bộ phận quản lí nhân viên sẽ điều khiển nhân viên làm việc dựa trên truy cập tìm kiếm thông tin nhân viên kết quả trả về cho nhân viên và thông tin phản hồi lại cho bộ phận quản lí.
Khi nhân viên thôi việc hoặc buộc bị thôi việc, bộ phận quản lí sẽ xóa phần thông tin nhân viên đó và cập nhật thêm thông tin mới khác.H15 : Biểu đồ DFD mức 1 chức năng quản lý nhân viên
Thêm
mới nhân
viên
Cập nhật
thông tin
nhân
viên
Tìm kiếm
thông tin
nhân viên
Bộ phận quản
lí nhân viên
Nhân viên
Yêu cầu xóa Thông tin trả về Yêu cầu cập nhật nhân viên Kết quả tìm kiếm Thông tin phản hồi Yêu cầu thêm mới nhân viênYêu cầu tìm kiếm
Thông tin phản hồi
Yêu cầu tìm kiếm
Kết quả tìm kiếm Nội dung sau khi
cập nhật Dữ liệu cập nhật Nội dung sau khi thêm mới Thông tin nhân viên mới
Xóa thông
tin nhân
viên
III. Mô hình hóa dữ liệu thực thể
1. Biểu đồ quan hệ thực thể ERD
Sau quá trình khảo sát ta thu đƣợc một số các biểu mẫu chứa các thuộc tính của các thực thể dƣới dạng vật lí nhƣ sau :
a)
Hợp đồng thuê phòng :CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúcHỢP ĐỒNG THUÊ PHÒNG
Mã số HĐ ……… Khách sạn : ……… Khách hàng : ………. Tuổi :………. Địa chỉ : ……… SĐT : ……… Chứng minh thƣ nhân dân /Số hộ chiếu : ………. Số phòng thuê : …………. Phòng 1 : Mã phòng ……….. Kiểu phòng : đơn/đôi Loại phòng : ………… Đơn giá ………. Phòng 2 : ………..Thời gian thuê………. Hình thức trả……….. Yêu cầu đặc biệt……….
Ngày….tháng….năm…. Chữ ký
b)
Hóa đơn dịch vụ
Khách sạn Cầu Giấy
HÓA ĐƠN
Số……… Ngày ……….. Mã số thuế ………. Khách hàng : ……… Địa chỉ : ………. Ngày đến : ……….Giờ đến : ……….. Ngày đi : ……….Giờ đi : ………... Phòng : ………Giá tiền : ……….. Dịch vụ : STT Tên dịch vụ Số lƣợng Đơn giá Tổng tiền dịch vụ : Tiền phát sinh : ………..Lí do : ……… Thuế VAT : ……… Tổng tiền : ………. Ngày ……..tháng……….năm………. Khách hàng Giám đốc Ngƣời lập hóa đơn (kí tên) (kí tên) (kí tên)c)
Báo cáo tổng thu :
Khách sạn Cầu GiấyBÁO CÁO TỔNG THU HÀNG THÁNG
Tháng …………Năm……….. STT Mã hóa đơn Ngày lập NV lập Số tiền Tổng thu: ……… Số tiền bằng chữ : ………. Ngày …….tháng ……năm…….. Ngƣời báo cáo(kí tên)
d)
Báo cáo thu thuế khách hàng
Khách sạn Cầu GiấyBÁO CÁO TIỀN THU THUẾ KHÁCH HÀNG
Tháng ……Năm……STT Mã hoá đơn Ngày lập NV lập Tiền thuế
Tổng thuế : ………. Số tiền thuế bằng chữ : ……… Ngày……tháng …..năm…….. Ngƣời báo cáo
e)
Báo cáo tổng chi :
Khách sạn Cầu GiấyBÁO CÁO TỔNG CHI HÀNG THÁNG
Tháng ……Năm……..
STT Mã phiếu chi Ngày lập NV lập Số tiền chi
Tổng chi : ……….. Số tiền bằng chữ : ……….
Ngày …….tháng……năm……. Ngƣời báo cáo
(kí tên)
f)
Báo cáo kiểm kê thu chi :
Khách sạn Cầu GiấyBÁO CÁO THU CHI HÀNG THÁNG
Tháng ………Năm……….. Tổng thu……….. Tổng chi ………. Lợi nhuận ……… Tiền thuế ………. Ngày ……tháng …..năm……….. Ngƣời báo cáo
(kí tên)
Quan sát các biểu mẫu trên ta thấy một số danh từ xuất hiện trong việc quản lí thông tin trong hệ thống. Số thể hiện của nó nhiều. Và nó đƣợc hệ thống lƣu trữ. Đó chính là các thực thể của hệ thống, các thực thể gồm có : KHÁCH HÀNG: MaKH DANH MỤC PHÒNG : MaP NHÂN VIÊN : MaNV HỢP ĐỒNG : MaHD HÓA ĐƠN DV : MaHDDV BIÊN LẠI : MaBL
DỊCH VỤ : MaDV
CHI TIẾT TRẢ PHÒNG : MaBL, MaP CHI TIẾT ĐẶT PHÒNG : MaHD, MaP
Khách hàng Hơp đồng Biên lai Nhân viên Hóa đơn Dịch vụ Danh mục phòng có có có có lập lập Chi tiết đặt phòng có có Chi tiết trả phòng có
H16 : Sơ đồ thực liên kết thực thể hệ thống quản lí khách sạn.
KHÁCH HÀNG Mã KH Tên KH Tuổi Địa chỉ SĐT So CM/HC NHÂN VIÊN Mã NV Tên NV Ngày sinh Giới tính SĐT Địa chỉ HỢP ĐỒNG Mã HĐ Mã KH Số Phòng Hình thức trả Ngày lập Yêu cầu đặc biệt CHI TIẾT ĐẶT PHÒNG MÃ P Mã HĐ HÓA ĐƠN DỊCH VỤ Mã DV Mã KH Tên DV MÃ NV Thời gian sử dụng DỊCH VỤ Mã DV Tên DV Đơn giá DV PHÒNG Mã P Loại phòng Kiểu phòng Đơn giá Tình trạng CHI TIẾT TRẢ PHÒNG Mã BL Mã P BIÊN LAI Mã BL Mã HDDV Mã HĐ Mã DV có có có lập có có có có
Đặc tả :
Bất cứ khách hàng nào cũng có 1 hoặc nhiều hợp đồng đƣợc áp dụng, hợp đồng đó chỉ đƣợc áp dụng ch 1 khách hàng. Do vậy giữa khách hàng và hợp đồng đƣợc liên kết 1-n.
Trong chi tiết đặt phòng thì đƣợc áp dụng cho 1 phòng và 1 phòng đƣợc áp dụng với nhiều chi tiết đặt phòng khác nhau. Do vậy chi tiết đặt phòng và phòng đƣợc liên kết n-1.
Tronh 1 hợp đồng thì đƣợc áp dụng cho nhiều biên lai, nhiều biên lai sẽ có trong 1 hoạp đồng và đƣợc áp dụng cho một chủ thể khách hàng. Do vậy hợp đồng với biên lai đƣợc liên kết 1-n.
Nhân viên và hóa đơn đƣợc liên kết 1-n. Một nhân viên thì lập nhiều hóa đơn dịch vụ và những hóa đơn dịch vụ có thể 1 nhân viên lập ra.
Biên lai thì có nhiều hóa đơn, những hóa đơn chỉ có thỉ áp dụng cho một biên lai, do vậy giữa biên lai và hóa đơn dịch vụ thì đƣợc liên kết n-1.
Hóa đơn dịch vụ đƣợc áp dụng cho nhiều dịch vụ và dịch vụ cũng đƣợc áp dụng cho nhiều hóa đơn, do vậy giữa hóa đơn dịch vụ và dịch vụ đƣợc liên kết n-n.
Trong biên lai sẽ áp dụng cho một chi tiết khi trả phòng, một chi tiết trả phõng sẽ đƣa ra một biên lai thanh toán.
Tách liên kết n-n trong hệ thống :
CHI TIẾT DỊCH VỤ Mã NV Thời gian sử dụng Mã HDDV Số lượng HÓA ĐƠN DỊCH VỤ Mã DV Mã KH Tên DV MÃ NV DỊCH VỤ Mã DV Tên DV Đơn giá DV có cóKHÁCH HÀNG Mã KH Tên KH Tuổi Địa chỉ SĐT Số CM/HC NHÂN VIÊN Mã NV Tên NV Giới tính SĐT Địa chỉ PHÒNG Mã P Loại P Kiểu P Đơn giá Tình trạng CHI TIẾT TRẢ PHÒNG Mã BL Mã P HỢP ĐỒNG Mã HĐ Mã KH Số P Hình thức trả Ngày lập Yêu cầu đặc biệt
HÓA ĐƠN DV Mã HDDV Mã KH Tên DV Mã NV CHI TIẾT ĐẶT PHÒNG Mã P Mã HĐ CHI TIẾT DỊCH VỤ Mã DV Thời gian sử dụng Mã HDDV Số lượng BIÊN LAI Mã BL Mã HDDV Mã HĐ Mã NV DỊCH VỤ Mã DV Tên DV Đơn Giá có lập có có có có Có có có
H19 : Mô hình liên kết thực thể của hệ thống
Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic :
KHÁCH HÀNG(Mã KH, Tên KH, Tuổi, Địa chỉ, Số CM/HC). HỢP ĐỒNG(Mã HĐ, Mã KH, Số P, Hình thức trả, Ngày lập). BIÊN LAI(Mã BL, Mã HDDV, Mã HĐ, Mã NV).
CHI TIẾT TRẢ PHÒNG(Mã BL, Mã P).
NHÂN VIÊN(Mã NV, Tên NV, Giới tính, SĐT, Địa chỉ). HÓA ĐƠN DV(Mã HDDV, Mã KH, Tên DV, Mã NV).
CHI TIẾT DỊCH VỤ(Mã DV, Thời gian sử dụng, Mã HDDV, Số lƣợng). DỊCH VỤ(Mã DV, Tên DV, Đơn giá).
CHI TIẾT ĐẶT PHÒNG(Mã P, Mã HĐ).
2. Thiết kế CSDL vật lí
a) Lập từ điển dữ liệu :
Bảng Khách Hàng TT Tên thuộc tính Kiểu (độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK) Mô tả1 MaKH Text(10) Not null Pk Mã khách
hàng
2 TenKH Text(30) Not null Tên khách
hàng
3 DiaChi Text(50) Not null Địa chỉ
4 Tuoi Number Tuổi
5 SDT Text(15) Số điện thoại
6 SoCM/HC Text(15)
Số chứng minh/hộ
chiếu
7 GioiTinh Yes/No Giới tính
Bảng phòng TT Tên thuộc tính Kiểu (độ rộng) Ràng buộc Khóa chính/ khóa phụ (PK/FK) Mô tả 1 MaP Text(10) Pk Mã phòng
2 Loai Text(20) Loại phòng
3 DonGia Number Giá phòng
