Definições
Informação: Produto de um documento.
Documento: Tudo aquilo que pode transmitir uma
idéia, pensamento ou acontecimento, ou seja, uma informação.
Arquivo: Lugar onde se guardam os documentos
escritos, gravados ou filmados.
Arquivologia: Ciência que estuda os arquivos. Arquivística: São as normas, técnicas e princípios
utilizados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização de arquivos.
Técnico de Arquivo: Profissional formado, nível de 2º
grau, que recebeu treinamento específico em técnicas de arquivo, em curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mão-de-Obra, do Ministério do Trabalho.
Arquivista: Profissional de nível superior em
arquivologia.
Arquivamento: Operação de guarda de documentos
nos locais próprios, segundo um sistema de ordenação previamente estabelecido.
CONARQ: Conselho Nacional de Arquivos. Órgão
vinculado ao Arquivo Nacional que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um SINAR (Sistema Nacional de Arquivos).
GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos, via
computação.
Microfilmagem: Sistema de gerenciamento e
preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico.
Acervo: É o conjunto de documentos de um arquivo. Classificação: É o ato lógico de separação e
ordenação dos documentos, segundo um determinado critério e uma seqüência pré-determinada.
Arranjo: É o processo físico de arrumar e ordenar os
documentos nos arquivos.
Descrição e Publicação: É o ato de preparar os
documentos do arquivo para consulta e divulgação, facilitando, assim, sua pesquisa.
Órgãos de Documentação
Arquivo: Conjunto de documentos impressos,
audiovisuais ou cartográficos, produzidos ou recebidos por pessoa física ou entidades públicas/privadas em decorrência de exercício da função.
Biblioteca: Conjunto de documentos impressos,
audiovisuais ou cartográficos, armazenados e ordenados para preservação dos mesmos em decorrência de seus fins culturais.
Museu: Conjunto de documentos impressos,
audiovisuais ou cartográficos, armazenados e ordenados para preservação dos mesmos em decorrência de seus fins históricos.
Conjunto de documentos (dossiê)
Obra isolada (livro) Descrição Depende da estrutura e particularidades da entidade Método predeterminado. (Classificação Decimal Universal) Classificação Em conjunto, baseada em uma tabela de temporalidade Peças isoladas, baseadas
no estado físico do material Avaliação Existência Inexistência Interdependência dos documentos Único ou quantidade limitada Inúmeros Quantidade de exemplares Funcionais e culturais Culturais Finalidade Materiais impressos, audiovisuais ou cartográficos produzidos ou recebidos em exercício da função Materiais impressos, audiovisuais ou cartográficos publicados Conteúdo Arquivo Biblioteca
Critérios
Classificação dos Arquivos
• Setorial: Arquivos cujos documentos são originados em uma seção.
Quanto à Abrangência
• Geral: Arquivos formados por documentos originados dos arquivos setoriais.
• Intermediários (2ª idade): arquivos formados por documentos que não se encontram mais em circulação, mas cujos serviços podem ainda ser solicitados, seja para tratar de assuntos correlatos, ou para retomar um problema a ser focalizado. Esses documentos são propridade da administração que os criou, porém o uso é comum aos criadores e ao pessoal da administração de arquivos.
Quanto à Freqüência de Uso
• Correntes (1ª idade): são arquivos constituídos de documentos que estão sendo usados constantemente pela administração, que estejam em circulação. O manuseio do documento de 1ª idade, se limita ao pessoal da administração que os produziu.
• Permanentes (3ª idade): são os arquivos constituídos de documentos que deixaram de ter valor para a administração, podendo ser armazenados para fins históricos, podendo também ser destruídos. São exclusivos da administração de arquivos.
Avaliação
Trata-se de uma fase essencial da gestão de documentos, na qual é definida se o documentos será eliminado ou irá para a guarda temporária ou permanente.
A partir do valor administrativo é definido o prazo de guarda e a partir do valor probatório ou valor histórico será definido a Destinação Final.
Na avaliação dos documentos, define-se o Prazo de Guarda e a Destinação final dos documentos. Pressupõe a identificação de valores atribuição de prazos, para orientar a destinação, transferência ou recolhimento e/ou eliminação
A avaliação deverá obedecer algumas etapas: •Constituição da comissão de avaliação de documentos;
•Elaboração do plano de trabalho; •Atribuição de valores;
•Definição de prazos (vigência, prescricional, precaucional);
•Produção da tabela de temporalidade; •Análise e publicação oficial do instrumento
Protocolo
Conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação.
Consiste no recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação.
A atividade do protocolo é típica na "fase corrente" ou "primeira idade", pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante.
O protocolo realiza as seguintes atividades: - Recebimento de documentos;
- Classificação de documentos;
- Expedição e Distribuição de documentos; - Registro e Autuação de documentos; - Movimentação e Controle de documentos
Elementos de Destinação
• Tabela de Temporalidade: É o elemento de destinação que determina os prazos de permanência dos documentos nos arquivos correntes e/ou intermediário ou que deverão ser recolhidos para o arquivo permanente, estabelecendo critérios para microfilmagem ou eliminação.
• Tabela de Recolhimento: É a relação de todos os documentos que deverão ser encaminhados para o arquivo permanente
• Tabela de Transferência: É a relação de documentos que deverão ser encaminhados do arquivo corrente para o arquivo intermediário
• Tabela de Eliminação: É a relação específica de documentos que serão eliminados de uma única vez e que tem que ser aprovada pela autoridade competente.
• Tabela de Transferência Periódica: É a relação de documentos que deverão ser encaminhados do arquivo corrente para o arquivo permanente.
• Tabela de Equivalência: Instrumento de pesquisa que mostra a equivalência entre antigas notações e as novas adotadas
Quanto à Agência Criadora
• Público: Formado por documentos originados de órgãos federais, estaduais, distritais ou municipais.
• Privado: Formado por documentos de instituições comerciais,organizacionais, familiares ou pessoais.
Quanto ao Acesso
• Franqueados: Cujos documentos estão disponibilizados para o público.
• Restritos: Cujos documentos são de acesso dos militares e que preservem a segurança nacional.
• Confidenciais: Documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores e que podem ser consultados por pessoal credenciado.
Quanto à Natureza
• Especiais: Cujo documento é feito de material especial.
• Especializado: Cujo conteúdo trata de assunto específico, independente do material que são feitos.
Quanto à Finalidade
• Funcionais: Servem à administração, ou seja, os de 1º e 2º Idade.
• Culturais: Servem à cultura e história, ou seja, os de 3º Idade.
Tipos de Documentos de Arquivos
Quanto ao Gênero
• Textuais: Quando seu enfoque é baseado em linguagem escrita (carta, memorando, ofício, etc). • Audiovisuais: Quando são feitos de material
especial e registram som e imagem (filmes em VHS, CD musical, show em DVD, fica cassete gravada, etc).
• Cartográficos: Quando reproduzem em escalas menores uma área geográfica (mapas, plantas, etc).
• Iconográficos: Quando seu enfoque está em figuras e imagens (gravuras, fotografias,
Quanto à Espécie
• Ata: Documento que relata os acontecimentos de uma reunião ou sessão.
• Aviso: Correspondência entre ministros ou governadores.
• Carta: Forma de correspondência entre entidades e particulares
• Certidão: Documento que atesta que algo aconteceu de acordo com o que já se encontrava registrado em outro documento, emanado de autoridade pública.
• Circular: Correspondência para vários destinatários.
• Decreto: Ato de natureza legislativa que pode ser expedido pelos Três Poderes.
• Decreto-Lei: Decreto com força de lei, expedido pelo chefe de Estado, que concentra em suas mãos o poder legislativo.
• Despachos: Manifestação escrita de autoridades sobre assunto de sua competência, submetidos à sua apreciação.
• Edital: Ordem oficial ou translado de postura afixado nos locais públicos.
• Exposição de Motivos: Documento demonstrativo dos ministros para o chefe de estado, de fatos ou motivos que justifiquem a necessidade de medidas ou providências para a solução de problemas de interesse público ou provado.
• Lei: Norma jurídica escrita, emanada do poder legislativo, que cria, extingue ou modifica um direito.
• Memorando: Forma de correspondência interna de um órgão.
• Mensagem: Correspondência entre os poderes. • Notas: Correspondência entre o Ministro das
Relações Exteriores e as representações diplomáticas.
• Ofício: Correspondência oficial entre autoridades. • Ordem de Serviço: Documento que autoriza a
execução de um serviço.
• Portaria: Ato escrito por meio do qual o Ministro de Estado ou outra autoridade competente determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta.
• Regimento: Conjunto de normas e princípios que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartição.
• Regulamento: Conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.
• Relatório: Descrição de fatos e acontecimentos relativos a determinada execução de tarefa especial, destinados a um nível hierárquico superior.
• Requerimento: Documento através do qual se faz uma solicitação a autoridade competente.
Material Utilizado em Arquivo
• Ficha: É o local onde se registra informações, confeccionado de cartolina, podendo ser branco ou com cor, pequeno ou grande, liso ou pautado.
• Guia Divisória: É o separador das partes ou seções dos fichários.
• Guia Fora: Ficha com informações sobre empréstimo, colocada no local de uma pasta, indicando sua ausência.
• Tira de Inserção: Local onde se descreve as anotações.
• Pasta: Local onde são guardados os documentos, garantindo sua proteção. Podem ser individuais ou pessoais (guardam documentos sobre um determinado assunto ou pessoa) e miscelânea (documentos sobre assuntos ou pessoas variadas).
Atividades do Arquivo
Permanente
Destinação
É o recolhimento, análise, seleção, avaliação e eliminação de documentos.
• Recolhimento: É o deslocamento de um documento do Arquivo Intermediário pra o Permanente.
• Análise: Estudo dos documentos recebidos.
• Seleção: Triagem dos documentos que devem permanecer no arquivo.
• Avaliação: Verificação do valor probatório ou informativo dos documentos e estabelecimento dos prazos de vida dos documentos.
• Eliminação: Destruição, doação ou venda de documentos julgados destituídos de valor para a guarda permanente, feita pela Comissão de Análise de Documentos
Critérios de Eliminação
Deverão ser eliminados:
• Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou que tenham sido totalmente impressos;
• Documentos de pura formalidade;
• Documentos que se tornem obsoletos.
• Cópias cujos originais tenham sido conservados;
Instrumentos de Pesquisa
• Guia: Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo.
• Inventário: Instrumento de pesquisa que identifica as unidades de arquivamento ou uma de suas divisões.
• Catálogo: Instrumento de pesquisa que inclui todos os documentos de um ou mais fundos descritos de forma sumária ou pormenorizada.
• Repertório: Instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados.
• Índice: É uma lista dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, segundo uma ordem determinada.
