OneDrive for
Business
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Conteúdo
1. Introdução ... 3
2. Guia de Referência Rápida ... 4
3. Trabalhar com o OneDrive for Business ... 5
3.1 O que é o OneDrive for Business ... 5
3.2 Introdução Rápida ... 7
3.3 Gerenciar Arquivos no Windows Explorer ... 11
Criar um Novo Documento ... 11
Adicionar um Arquivo Existente ... 12
Adicionar Vários Arquivos ... 12
Criar uma Nova Pasta ... 13
Excluir Arquivos ... 14
Pesquisar Arquivos ... 14
3.4 Gerenciar Arquivos On-Line no Navegador da Web ... 15
Criar um Novo Documento ... 16
Adicionar um Arquivo Existente ... 18
Adicionar Vários Arquivos ... 20
Criar uma Nova Pasta ... 21
Excluir Arquivos do OneDrive for Business ... 21
Restaurar Arquivos Excluídos ... 22
Gerenciar Versões do Documento ... 23
Pesquisar Arquivos ... 25
3.5 Sincronizar Arquivos/Configurar a Pasta Local de Sinc ... 27
3.6 Compartilhar Arquivos ... 29
Compartilhar um Documento ou Pasta Internamente ... 29
Verificar Quem Possui Acesso a um Documento Específico ... 32
Interromper o Compartilhamento de Documentos ... 33
4. Recursos Adicionais de Aprendizado ... 35
4.1 Perguntas Frequentes (FAQ) ... 35
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1. Introdução
O OneDrive for Business é um serviço de hospedagem de arquivos que permite aos usuários carregar e sincronizar arquivos em um
armazenamento on-line para posteriormente acessá-los a partir de um navegador da Web ou de seus dispositivos locais. Os usuários podem armazenar os arquivos com segurança e compartilhá-los com os
colegas de trabalho. Os arquivos podem ser acessados a qualquer hora e em qualquer lugar, tanto off-line como on-line. O acesso aos arquivos armazenados no OneDrive for Business só pode ser feito por
dispositivos de propriedade da BASF.
Este e-book ajuda você a se familiarizar com o uso do OneDrive for Business na BASF. Além disso, você aprenderá como fazer o login, configurar o programa e gerenciar arquivos on-line e off-line. Por último, mas não menos importante, você verá como compartilhar arquivos com seus colegas.
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2. Guia de Referência Rápida
OneDrive - BASF Fácil acesso ao OneDrive, já que é criado um atalho na Barra de Favoritos no lado esquerdo da tela.
PASTAS
Como padrão, a pasta “Shared with
Everyone” [Compartilhado com Todos]
é criada, mas você pode adicionar outras pastas se necessário. O sinal de
verificação verde indica que os arquivos contidos na pasta estão sincronizados e carregados com êxito no armazenamento em nuvem.
AJUDA
Uma maneira fácil de obter respostas às suas perguntas e guia de solução de
problemas fornecido pela Ajuda e Suporte do Windows.
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3. Trabalhar com o OneDrive for Business
3.1 O que é o OneDrive for Business
O OneDrive for Business é uma plataforma na qual os usuários podem armazenar, sincronizar e compartilhar seus arquivos de trabalho. Ele faz parte do Office 365 e permite que você atualize e compartilhe arquivos de qualquer lugar, além de trabalhar em documentos do Office com outras pessoas ao mesmo tempo.
Os usuários do Office 365 atualmente recebem 1 TB (terabyte) de espaço na nuvem para o OneDrive for Business. Todos os arquivos armazenados no OneDrive for Business são particulares, a menos que o proprietário decida compartilhá-los. Qualquer arquivo pode ser
facilmente compartilhado com todos na organização − basta colocá-lo na pasta “Shared with Everyone” [Compartilhado com Todos]. Os
arquivos também podem ser compartilhados somente com colegas de trabalho específicos para facilitar a colaboração em projetos.
O OneDrive for Business servirá como um substituto da pasta off-line MyBASFData, introduzida no âmbito da implementação GPSIII. O backup dos dados armazenados no OneDrive for Business será feito automaticamente na nuvem. Esta é uma enorme vantagem em relação ao armazenamento de arquivos apenas localmente, no disco rígido (por exemplo, Meus Documentos). Além disso, o OneDrive for Business deve ser utilizado com o e-mail para compartilhar grandes arquivos, já que o tamanho de um anexo de e-mail é limitado.
As informações sobre os tipos de arquivos que devem ser armazenados no OneDrive for Business podem ser encontradas no seguinte link:
http://www.information-services-and-supply-chain-operations.basf.net/it-is/gs/en/content/solutions/it-security/encryption/flyer/overview
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Importante: note que o OneDrive for Business é diferente
do OneDrive, que se destina para uso pessoal. O
OneDrive for Business também é diferente do site de sua equipe, que se destina a armazenar documentos
relacionados à equipe ou ao projeto.
Dica: ao enviar um e-mail a partir do Outlook Web App,
você pode anexar um arquivo do OneDrive for Business como um link, em vez de enviar um anexo.
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3.2 Introdução Rápida
Neste capítulo, você aprenderá como configurar o OneDrive for Business pela primeira vez.
Antes de começar a trabalhar com OneDrive for Business, lembre-se de fazer o login em seu computador utilizando o smartcard.
1. Abra o Internet Explorer e vá para https://login.microsoftonline.com
2. Digite seu endereço de e-mail da BASF e pressione o botão “Sign in” [Entrar].
3. Você é automaticamente redirecionado para a próxima página. Em seguida, clique no ícone do OneDrive. 1 2 2 3
8 4. Após ter clicado no
ícone do OneDrive, você é redirecionado para a página Bem-vindo ao OneDrive for Business. Nessa página, clique no botão “Next” [Próximo], como mostrado. 5. Em seguida, você é redirecionado para a página “Securely store and share files” [Armazenar e compartilhar arquivos com segurança]. Escolha “Your OneDrive is
ready” [Seu OneDrive está pronto] para prosseguir.
6. A seguinte
mensagem pop-up é aberta: “Get the
most out of SharePoint” [Tire o máximo proveito do SharePoint]. Pressione o botão “No Thanks” [Não, obrigado]. 4 5 6
9 7. A seguinte página é exibida. Clique em “Sync” [Sincronizar] para sincronizar seus arquivos locais. 8. Em seguida, uma nova mensagem pop-up é aberta solicitando para você Sincronizar esta biblioteca com seu dispositivo para fácil acesso. Clique em “Sync now” [Sincronizar
agora] para iniciar o processo.
9. Uma nova caixa de diálogo é aberta. Pressione mais uma vez o botão
“Sync now” [Sincronizar agora]. Para cancelar o processo, clique no botão “Cancel” [Cancelar] . 7 9 8
10 10. Uma tela é aberta com as informações sobre a sincronização de seus arquivos. Há também um link para a pasta sincronizada local. Pressione o botão “Show my
files...” [Mostrar meus arquivos...] para acessá-los.
11. Você é direcionado para a pasta OneDrive – BASF, onde estão localizados seus arquivos.
A partir daí você estará pronto para trabalhar com o OneDrive for Business.
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3.3 Gerenciar Arquivos no Windows Explorer
Neste capítulo, você aprenderá como carregar arquivos existentes e criar novos documentos no OneDrive for Business através do Windows Explorer (off-line). Além disso, você será orientado no processo de exclusão de arquivos.
Note que criar, adicionar e excluir arquivos localizados na pasta OneDrive – BASF não é diferente de gerenciar arquivos em outras pastas.
Criar um Novo Documento
1. Para iniciar o
processo, clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da tela e selecione a opção “New” [Novo]. 2. Escolha o formato desejado do novo
arquivo (por exemplo, Documento do Word, Planilha do Excel ou Apresentação do PowerPoint) a partir da lista.
3. O novo documento é criado. Renomeie-o adequadamente. O sinal de verificação verde indica que o arquivo foi automaticamente carregado on-line.
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Adicionar um Arquivo Existente
1. Abra a pasta, por exemplo, “My
Pictures” [Minhas Imagens],
contendo o arquivo que você deseja colocar na pasta OneDrive – BASF. Clique com o botão direito do mouse no arquivo e, a partir da lista
suspensa, escolha a opção “Copy”
[Copiar] (você também pode utilizar a
combinação de teclas Ctrl + C).
2. Acesse o OneDrive a partir do Windows Explorer. Clique novamente com o botão direito do mouse na tela em branco e escolha a opção “Paste” [Colar], ou simplesmente pressione Ctrl + V. O arquivo é adicionado à pasta OneDrive – BASF e automaticamente carregado on-line.
Adicionar Vários Arquivos
1. Abra a pasta contendo os arquivos que você deseja colocar na pasta OneDrive – BASF. Escolha vários arquivos pressionando a tecla Ctrl. Em seguida, clique com o botão direito do mouse e, a partir da lista suspensa, escolha a opção “Copy”
[Copiar], ou pressione Ctrl + C.
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2. Vá para o OneDrive no Windows Explorer. Clique novamente com o botão direito do mouse na tela em branco e escolha a opção “Paste” [Colar], ou a combinação de teclas Ctrl + V. Os arquivos são
adicionados à pasta OneDrive – BASF e automaticamente carregados on-line.
Criar uma Nova Pasta
1. Para criar uma nova pasta, simplesmente clique em “New folder”
[Nova pasta] na parte superior da página. Como
alternativa, clique com o botão direito do mouse na tela em branco, escolha a opção “New” [Novo] a partir da lista suspensa e, em seguida, escolha “Folder” [Pasta].
2. Nomeie a nova pasta e pressione
“Enter” [Inserir]. O sinal de
verificação verde indica que a pasta foi automaticamente carregada on-line.
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Excluir Arquivos
1. Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou arquivos que você deseja excluir da pasta. O menu de opções é aberto. Escolha “Delete” [Excluir]. 2. A caixa de diálogo “Delete File” [Excluir Arquivo] é aberta. Confirme se você deseja excluir o arquivo clicando em “Yes” [Sim]. O
arquivo é removido da pasta OneDrive – BASF.
Pesquisar Arquivos
1. A função de busca padrão do Windows Explorer pode ser
utilizada para localizar arquivos na pasta OneDrive – BASF. Vá para o
topo da página e insira a expressão desejada na janela (por exemplo, teste).
2. Os arquivos que contêm a expressão pesquisada em seu título ou conteúdo são
exibidos.
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3.4 Gerenciar Arquivos On-Line no Navegador
da Web
Este capítulo descreve como carregar arquivos existentes e criar novos documentos no OneDrive for Business. Ele também explica o processo de exclusão de arquivos.
Para começar a trabalhar com arquivos, você precisa abrir o site do OneDrive for Business (SharePoint), que pode ser acessado a partir da pasta do OneDrive for Business. Siga as instruções abaixo.
1. Vá para a pasta
OneDrive - BASF.
Clique com o botão direito do mouse nela, escolha a opção OneDrive for
Business e, em
seguida, “Go to
browser” [Ir para o navegador], como
mostrado.
2. Agora, faça o login no Office 365 com seu endereço de e-mail e pressione o botão “Sign
in” [Entrar].
3. Você será redirecionado para o site do OneDrive for Business.
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Criar um Novo Documento
1. Para criar um documento no site do OneDrive for Business,
basta clicar em “New” [Novo] na área de trabalho (chamada de “Simple Controls” [Controles Simples]).
2. A janela “Create a new file” [Criar
um novo arquivo] é aberta,
solicitando que você escolha o formato do novo arquivo. Selecione o formato desejado, por exemplo
“Word document” [Documento do Word].
3. Após ter clicado na opção
“Word document”
[Documento do Word], você
é levado ao “Word Online”
[Word On-Line] para criar um
novo arquivo. O arquivo é
salvo automaticamente no OneDrive for Business.
Nota: você também pode editar o documento no Word
2013. Basta clicar na guia “OPEN IN WORD” [ABRIR NO
WORD]. As edições adicionadas no Word 2013 também
aparecem on-line.
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17 4. O documento
pode ser acessado e visualizado no site OneDrive for Business. Basta clicar nele, que será aberto no Word On-Line. 5. Para voltar ao OneDrive for Business, clique em seu nome no topo da página.
6. O novo arquivo também é salvo automaticamente na pasta OneDrive – BASF, assim é possível acessá-lo off-line a qualquer hora e em qualquer lugar. 5 4
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Adicionar um Arquivo Existente
1. Para carregar arquivos a partir do computador ou local de rede no OneDrive for Business, vá para a guia
“FILES” [ARQUIVOS].
2. Há duas maneiras para carregar um arquivo. Você
pode clicar no ícone “Upload Document” [Carregar Documento] ou na guia “Upload” [Carregar], localizada na área de trabalho (chamada de “Simple Controls” [Controles Simples]).
3. Após o clique, você será solicitado a procurar os arquivos que deseja carregar. Pressione o botão “Browse” [Procurar] para selecionar os arquivos a partir da lista.
4. Escolha um ou mais arquivos e pressione o botão “Open” [Abrir].
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19 5. Na mensagem de
confirmação, clique em
OK.
6. O arquivo é
adicionado com êxito ao armazenamento no site do OneDrive for Business e também à pasta OneDrive – BASF.
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Adicionar Vários Arquivos
Há outra maneira simples de carregar um ou vários arquivos no OneDrive for Business.
1. No OneDrive for Business, abra o Explorador de Arquivos e selecione os arquivos que deseja carregar
(para selecionar vários arquivos, utilize as teclas Shift ou Ctrl).
2. Em seguida, arraste-os com o mouse para o OneDrive for Business.
3. Os arquivos são adicionados ao armazenamento on-line do OneDrive for Business, assim como à pasta OneDrive – BASF.
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Criar uma Nova Pasta
1. Para criar uma nova pasta no site do OneDrive for Business, basta clicar em “New folder” [Nova pasta] sob a guia “FILES” [ARQUIVOS].
Excluir Arquivos do OneDrive for Business
1. No OneDrive for Business (SharePoint), clique no documento ou documentos que você deseja remover. Um sinal de verificação aparece no lado esquerdo.
2. Pressione a tecla “Delete” [Excluir]. 3. Uma nova mensagem pop-up é exibida. Confirme se deseja remover o(s)
arquivo(s) clicando em OK. O(s) arquivo(s) é(são) removido(s) do site do OneDrive for Business.
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Nota: os arquivos na pasta OneDrive – BASF e no site do
OneDrive for Business são, de forma automática, constante e instantaneamente sincronizados (a
sincronização). Se você excluir um arquivo (ou arquivos) de um local, ele também é removido do outro.
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Restaurar Arquivos Excluídos
Você já aprendeu que os itens excluídos são enviados para a lixeira, onde permanecem por 90 dias. Enquanto isso, você pode restaurar itens para o local original deles se os tiver excluído acidentalmente. Ao abrir a lixeira, você vê somente os itens que foram excluídos.
1. Para abrir a lixeira, clique em
“Recycle Bin” [Lixeira] no
lado esquerdo da tela.
2. Agora é possível restaurar um ou vários arquivos para o local anterior dele(s). Basta escolher
o(s) arquivo(s) que deseja restaurar e clicar em “Restore
Selection” [Restaurar Seleção].
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Dica: se você estiver com pouco espaço de
armazenamento, basta verificar a lixeira. Quando você exclui um item do OneDrive for Business, ele não é removido completamente do SharePoint. Os itens
excluídos vão para a lixeira, onde permanecem até que sejam automaticamente removidos 90 dias depois.
Enquanto isso, você pode remover os arquivos da lixeira para liberar espaço de armazenamento.
23 3. Uma janela
pop-up é aberta solicitando que você confirme a restauração do arquivo selecionado. Clique em OK
para concluir o processo.
4. O arquivo é restaurado em seu local anterior.
Gerenciar Versões do Documento
O OneDrive for Business permite que você visualize ou restaure as
versões mais recentes dos documentos, ou até mesmo as anteriores. Se o controle de versão do documento estiver ligado, você pode visualizar ou restaurar as versões anteriores dos documentos. Se o controle de versão do documento estiver desligado, você pode restaurar a versão mais recentemente editada.
Para verificar se o controle de versão do documento está ligado no OneDrive for Business:
Dica: para remover permanentemente os arquivos da
lixeira a fim de liberar espaço de armazenamento,
selecione o(s) arquivo(s) desejado(s) e clique em “Delete
Selection” [Excluir Seleção]. Você também pode
esvaziar completamente a lixeira pressionando o botão
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24 1. Selecione qualquer arquivo em sua biblioteca. 2. Vá para “Version History” [Histórico de Versões] na guia “FILES” [ARQUIVOS]. Se o botão “Version
History” [Histórico de Versões] não estiver esmaecido, o
controle de versão está ligado.
Para restaurar uma versão anterior do documento (com o controle de versão do documento ligado):
1. Selecione o documento para o qual você deseja restaurar uma versão anterior.
2. Na faixa de opções, selecione “FILES” [ARQUIVOS] > “Version
History” [Histórico de Versões].
3. Na caixa de diálogo “Version
History” [Histórico de Versões],
abra a lista suspensa para selecionar a versão do
documento que você deseja restaurar e clique em “Restore”
[Restaurar]. 4. Na mensagem de confirmação, clique em OK. 1 2 3 4
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A versão do documento selecionada torna-se a versão atual. Portanto, a versão anterior salva como ‘atual’ torna-se a versão anterior na lista.
Pesquisar Arquivos
A busca é iniciada assim que você começa a digitar.
A caixa de pesquisa do OneDrive for Business é bastante amigável. Ela abrange o conteúdo, os documentos e as pastas que foram
compartilhados com você, além dos arquivos que estão em suas Pastas de Site. Isto significa que você pode localizar os arquivos mais próximos e mais relevantes à sua pesquisa com muito mais rapidez.
1. Comece digitando o nome de um documento para localizar aquele que foi compartilhado com você, ou aquele que você
guardou várias pastas mais adentro.
Dica: para visualizar qualquer versão anterior de um
documento, basta selecionar, estando no Histórico de Versões, o link para a versão do documento desejada. O documento é aberto em seu aplicativo.
1
Nota: tão importante quanto localizar o que você está
procurando é agir imediatamente − como compartilhar esses arquivos −, diretamente de seus resultados de busca. Observe o ícone de compartilhar circular na imagem acima.
26 2. Você também pode
utilizar a caixa de
pesquisa localizada sob os botões “Simple
Controls” [Controles Simples].
No entanto, para localizar um arquivo em uma
biblioteca local, você precisa inserir o nome completo dele. Uma vez inserido, clique no ícone da lupa ou pressione “Enter”
[Inserir] para iniciar a busca. Digite o respectivo nome do arquivo.
3. O arquivo é localizado.
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3.5 Sincronizar Arquivos/Configurar a Pasta
Local de Sinc
Sincronizar (ou sincronização) significa que o conteúdo de locais sincronizados (por exemplo, a pasta OneDrive – BASF e o site do OneDrive for Business) torna-se o mesmo. Esta função permite que você sincronize o OneDrive for Business ou as bibliotecas do site com o computador e, em seguida, acesse os arquivos a partir do Explorador de Arquivos em vez de ou a partir de um navegador da Web. Todas as atualizações são sincronizadas com o OneDrive for Business ou com as bibliotecas do site sempre que você estiver on-line.
O processo de sincronização manual é o seguinte:
1. Para iniciar o processo, clique na opção “Sync” [Sincronizar] (localizada em Controles Simples), como mostrado na captura de tela. 2. Uma mensagem é exibida solicitando que você sincronize essa biblioteca com seu dispositivo
para fácil acesso. Clique em “Sync now” [Sincronizar agora].
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28 3. Uma tela é
exibida
permitindo que você saiba que seus arquivos estão sendo sincronizados. Há também um link para a pasta sincronizada
local. Clique em Show my files... [Mostrar meus arquivos...] para chegar até a pasta OneDrive – BASF.
4. O sinal de verificação verde ao lado do arquivo indica que ele foi sincronizado.
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3.6 Compartilhar Arquivos
Os documentos e pastas armazenados no OneDrive for Business são particulares até que você decida compartilhá-los. Ao compartilhar documentos e pastas, você pode decidir que eles sejam editados ou apenas visualizados pelas pessoas.
Neste capítulo, você aprenderá não somente como verificar quem
possui acesso aos documentos ou pastas, mas também como revogá-lo quando necessário.
Compartilhar um Documento ou Pasta Internamente
1. Vá para o OneDrive for Business e localize o documento ou pasta que deseja compartilhar. 2. Selecione o
arquivo que deseja compartilhar e, em seguida, clique em “Share”
[Compartilhar].
Ou
3. Como alternativa, realize a mesma ação clicando nas reticências (...) ao lado do nome do arquivo e, em seguida, na nova janela, clique em “SHARE” [COMPARTILHAR], como mostrado na captura de imagem. Ou 1 2 3 3
30 4. Você também pode iniciar o processo a partir do Windows Explorer, dentro da
pasta OneDrive − BASF. Escolha o arquivo ou pasta que você deseja compartilhar. Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou pasta, em seguida, vá para OneDrive for Business >
“Share” [Compartilhar] para ser levado diretamente à caixa de
diálogo OneDrive for Business Compartilhar. 5. Sob a opção “Invite people” [Convidar pessoas], digite os nomes ou endereços de e-mail das pessoas
com quem você deseja compartilhar o documento ou pasta.
6. Selecione uma configuração de permissão (somente editar ou visualizar).
7. Se necessário, escreva uma mensagem para ser incluída no e-mail que é enviado a todos os convidados. O e-e-mail inclui um link para o documento compartilhado.
Nota: Compartir documentos só é possível com os colegas
da BASF que têm um endereço de e-mail BASF.
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31 8. Se você não quiser
enviar um e-mail aos destinatários, clique em “SHOW
OPTIONS”
[MOSTRAR OPÇÕES] e, em seguida, desmarque a opção Send an email invitation [Enviar um convite por e-mail].
9. Clique no botão “Share” [Compartilhar] quando quiser concluir o processo. 10. A pessoa com quem você compartilha o arquivo é notificada através de um e-mail contendo um link para o documento compartilhado.
11. Além disso, o documento compartilhado aparece na pasta “Shared with me”
[Compartilhado comigo] do OneDrive
for Business (SharePoint).
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Verificar Quem Possui Acesso a um Documento Específico
Você também pode utilizar o comando “Share” [Compartilhar] para ver rapidamente a lista de pessoas com as quais um documento foi
compartilhado. 1. Vá para o OneDrive for Business e localize o documento ou pasta que você compartilhou.
2. Selecione o arquivo e, em seguida, clique em “Share”
[Compartilhar].
3. Para ver quem possui acesso a um documento, selecione “Shared with” [Compartilhado com] na caixa de diálogo. 1 2 3
33 4. Como
alternativa, para ver quem possui acesso a um documento ou pasta, selecione o item na biblioteca de documentos e, em seguida, clique em
“Shared with” [Compartilhado com] na guia “FILES” [ARQUIVOS].
Interromper o Compartilhamento de Documentos
1. Vá para o OneDrive for Business e localize o documento ou pasta que você compartilhou. 2. Selecione o
arquivo e, em seguida, clique em “Share” [Compartilhar]. Ou 3. Como alternativa, selecione o ícone de pessoas ao lado do documento desejado para abrir a caixa de diálogo “Share” [Compartilhar]. 4 1 2 3
34 4. Na caixa de diálogo, selecione “Can view from drop-down list” [Pode visualizar a partir da lista suspensa] ou “Can edit”
[Pode editar] ao lado da pessoa com quem você quer deixar de
compartilhar. Em seguida, selecione “Stop sharing” [Interromper
compartilhamento].
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4. Recursos Adicionais de Aprendizado
4.1 Perguntas Frequentes (FAQ)
Clique aqui para consultar as perguntas frequentes relacionadas ao OneDrive for Business.
