Manual de utilização versão 4
Índice
Índice ... 4
1.Funcionamento... 6
2.Menu Principal ... 7
3.Ficheiros ... 8
3.1.Tabela de Documentos ... 9
3.2.Contas de Ligação ... 11
3.3.Tabela de Códigos de Contas Correntes ... 12
3.4.Entidades ... 14
3.5.Descrição da Avença ... 17
3.6.Descrições ... 19
3.7.Listagens ... 20
3.7.1.Listagem Tabela Documentos ... 20
3.7.1.Listagem simples de Entidades ... 20
3.7.2.Listagem Completa de Entidades ... 21
3.7.3.Listagem de Descrições ... 21
3.7.4.Listagem de códigos de movimento de Conta Corrente ... 22
3.7.5.Listagem da tabela de ligação à contabilidade ... 22
3.8.Login ... 23
3.9.Segurança / Reposição ... 24
4.Agenda... 25
4.1.Marcações ... 26
4.2.Filtro ... 27
4.3.Ordenação ... 28
4.4.Calendário ... 28
4.5.Contactos ... 28
4.6.Listagem marcações ... 28
4.7.Mostra Calendário ... 28
Permite activar ou desactivar a visualização do calendário no ecrã principal do programa.5.Movimentos
... 28
5.1.Documentos ... 29
Anula o documento seleccionado. ... 30
Posiciona os documentos no início do ficheiro. ... 30
Anula a linha do documento seleccionada. ... 30
Botão para sair do documento. Só activa quando o documento estiver gravado. ... 30
5.2.Diário de Vendas ... 33
5.3.Emissão de Vendas por Cliente ... 33
5.4.Emissão de Documento ... 34
5.5.Gráfico de facturação ... 34
5.6.Declaração de IRS ... 36
5.7.Declaração para Impostos ... 37
7.Utilitários ... 43
7.1.Abertura/Registo ... 44
Quando receberem o registo da GMI, bastará indicar o código da personalização e voltar a carregar no
botão “Cria empresa”, mas sem as opções “Cria ficheiros limpos” e “Cria ficheiros demonstrativos”
não activados.7.2.Ficheiros ... 45
7.2.1.Reorganização/Optimização ... 46
7.2.2.Limpeza e Criação de Ficheiros ... 47
7.3.Configurações ... 48
7.3.1.Seguranças/Reposições ... 48
7.3.2.Dados da Empresa ... 49
Código Postal ... 49
Telefone ... 49
Fax ... 49
Registo ... 49
7.3.3.Calculo ... 51
7.3.4.Taxas de IVA ... 51
7.3.5.Localização Ficheiros ... 52
7.3.6.Contas Default ... 53
7.3.7.Moedas ... 53
7.3.8.Conf. Nome dos Impostos ... 53
7.4.Senhas ... 54
7.4.1.Acessos ... 55
7.4.2.Ligação à Contabilidade ... 56
1.Funcionamento
Para entrar no programa faça um duplo click no ícone do WinAvenças 4, no ambiente de trabalho.
Escolha a empresa a trabalhar, o nome do utilizador e a respectiva senha. Se é a primeira vez que está a utilizar o WinAvenças, o utilizador é “GESTOR” e a senha é “999999”
Para funcionamento correcto do programa antes de iniciar o trabalho com o software deverá efectuar os seguintes passos:
a) Configurar os dados da empresa (Utilitários / Configuração / Dados da Empresa) (ver. pág. xx) além dos dados da empresa, também tem a configuração de alguns impostos e normas de funcionamento do programa.
b) Definir a ordem da avença, só é necessário se utilizar avenças. (Utilitários / Configuração / Calculo) (ver. pág. xx)
c) Definir as taxas de IVA (Utilitários / Configuração / Taxas de IVA) (ver. pág. xx) d) Definir a moeda do programa. (Utilitários / Configuração / Moeda) (ver. pág. xx)
e) Definir os tipos de documentos que vão ser necessários. (Ficheiros / Tabelas de Documentos) (ver. pág. xx)
f) Criar clientes (Ficheiros / Entidades) (ver. Pág. xx)
g) Definir as descrições das avenças para os clientes que utilizam as avenças (Ficheiros / Descrição de
Avença) (ver. pág. )
h) Definir descrições de serviços pré-definidos para facilitar a recolha das facturas (Facultativo) (Ficheiros /
Descrições) (ver pág. )
Efectuados os passos anteriores está pronto a funcionar com o programa de facturas WinAvenças 4. Entrar (Documentos / Movimentos)
Bom trabalho.
2.Menu Principal
Este é o menu principal do programa. No qual pode escolher todas as opções de trabalho disponíveis. Ficheiros
Definição de todos os ficheiros “mestres” do programa. Agenda
Menu de controlo da agenda. Movimentos
Menu do tratamento dos movimentos, como criação das facturas, vendas a dinheiro, etc. Permite também a criação das avenças.
Contas Correntes
Gestão das contas correntes Utilitários
3.Ficheiros
Definição de todos os ficheiros “mestres” da rotina.
Tabelas de Documentos
Definição dos tipos de documentos que o utilizador pretende utilizar.
Tabela Isenção de IVA
Definição dos motivos da isenção do IVA Contas de Ligação
Tabela de definição para ligação à contabilidade (Opcional) Contas Correntes
Criação de descrições predefinidas para a utilização nas contas correntes.
Entidade
Criação e alteração das fichas dos clientes. Descrição de Avença
Definição das descrições das facturas de avenças dos clientes. Descrições
Definição das descrições pré-definidas. Listagens
Listagens do menu de ficheiros Login
Alteração de empresa ou operador. Segurança/Reposições
Permite criar seguranças de todos os dados da empresa, como reposição dos mesmos em caso de perda dos dados.
Sair
3.1.Tabela de Documentos
Nesta tabela está definida todos os tipos de documentos que a sua empresa utiliza. Ex: Facturas, Vendas a Dinheiro, Notas de Crédito, etc.
A gestão desta tabela passa a ser feita pela GMI, devido a certificação do software, o utilizador não poderá altera-la.
Ao fazer duplo click em cima do documento aparecerá o seguinte ecrã:
Os únicos campos que podem ser alterados pelo utilizador são: Numero de vias, Contas de Ligação e Ligação a c/correntes. Os restantes estão fechados.
Código
Código do documento. Campo automático que não pode ser alterado.
Documento
Nome do documento. (Não pode alterar) Numerador
Número do último documento. (Não pode alterar) Sinal
O sinal do documento para as contas correntes e mapa de venda, o débito soma, o crédito subtrai. (Não pode alterar) Número Vias
Número de vias do documento. O número de vezes que este documento é impresso. Caso seja zero, assume o valor que está definido nos Dados da Empresa.
Tipo Doc.Saft.
Referência do documento para efeito da criação do ficheiro Saft-Pt (Não pode alterar) Versão do Rpt
Layout RPT
Nome do ficheiro que contém a máscara para o documento. (Não pode alterar) Conta Ligação
Indicação do código da tabela de contas de ligação. Utilizar somente se tiver o Winavenças a ligar com software de Contabilidade.
Doc. c/IVA
Se activo a quando a recolha da factura activa os campos de IVA. Tem de estar activo para os documentos tipo Factura, V.Dinheiro, Etc. Caso o documento seja um recibo poderá ser desactivado. (Não pode alterar)
Doc. c/IRS
Activar quando o documento tiver sujeito a retenção de IRS. (Não pode alterar) Ligação C/Correntes
Se esta opção estiver activada, este documento passa para as contas corrente de cliente, com o sinal que foi definido.
Documento p/Audit
Quando activado indica que é um documento fiscal e este documento será gravado com uma assinatura digital para certificar que o documento é legal. Quando for efectuado o primeiro documento este campo não poderá ser alterado. (Não pode alterar)
Grava as alterações
Fecha a tabela.
3.2.Contas de Ligação
Definidas as contas de ligação à contabilidade. Modulo não incluído no Winavenças base. Deve de contactar os serviços técnicos GMI, para saber se o WinAvenças suporta a ligação com o seu programa de contabilidade.
Cria uma nova tabela de ligação à contabilidade.
Altera um registo já existente.
Anula um registo.
Sai das tabelas.
Código
Campo alfanumérico para definir a tabela de ligação. Cod. Diário
Código do diário utilizado pelo programa de contabilidade. Nome Diário
Nome do diário da contabilidade Conta Base
Conta onde serão lançados os serviços. Conta IVA
Conta correspondente ao IVA Numerador
Ultimo numero lançando na contabilidade por tipo de conta e ligação.
3.3.Tabela de Códigos de Contas Correntes
Permite criar códigos para lançamento de linhas nas contas correntes sem passar pelo programa de facturação.
Cria uma nova tabela de contas correntes.
Altera um registo já existente.
Anula um registo.
Sai da tabela.
Código
Referência do tipo de movimento de contas correntes.
Automático
Quando activado o código o lançamento nas contas correntes é automático e não para em nenhum campo.
Valor do lançamento. É preenchido especialmente para os campos automáticos. Numerador
Último número lançando referente ao código de conta corrente.
Grava as alterações
3.4.Entidades
Gestão do ficheiro de entidades, onde são registados os dados pessoais de cada cliente, assim como o valor da avença.
Permite criar uma nova entidade.
O número do cliente é criado automaticamente.
Consulta os dados da entidade seleccionada.
Filtra os dados listados, permitindo indicar limites de consulta.
Os filtros podem ser pelo código de entidades, número de contribuinte, nome e telefone.
Ultimo
Posiciona o ficheiro no primeiro registo.
Consulta um registo na ordem decrescente. Poderá ser pela ordem de código ou nome, conforme a opção de ordenação estiver seleccionada.
Localiza um código ou nome conforme a opção seleccionada.
Consulta um registo na ordem crescente. Poderá ser pela ordem do código ou nome, conforme a opção de ordenação estiver seleccionada.
Lê último registo do ficheiro.
Grava o registo.
Anula o registo.
Sai da ficha de entidades.
Indica a ordem em que as fichas são seleccionadas.
Ex.: escolha a opção por nome e no campo do nome digite NA e depois prima o botão para a frente, começa a consulta pelos nomes iniciados em NA.
Código Código da entidade Nome Nome da entidade Morada Morada da entidade Cod. Postal
Código postal da entidade Localidade
Localidade da entidade Nº. Contribuinte
Número de contribuinte da entidade. O primeiro campo é para o código de IVA do país (PT para Portugal), o segundo é para o número
Telefone Telefone da entidade Fax. Fax da entidade Telemóvel Telemóvel da entidade Observações Observações da entidade Tipo
Tipo de avença que a entidade está sujeita.
Não - Não está sujeita a nenhum tipo de avença Mensal - Todos os meses é criado uma avença. Trimestral - O ano será dividido em 4 avenças Semestral - O ano será dividido em 2 avenças. Anual - Uma avença por ano.
Avença
Valor da avença Data inicial
Data em que as avenças entram em vigor. Tabela de IVA
Indique o espaço da sede do cliente (Continente, Açores ou Madeira), caso aplicação do IVA não seja a da sede. Conta
Conta da contabilidade referente a este cliente. Agrupa
3.5.Descrição da Avença
Define as descrições dos documentos das avenças, para cada entidade, preenche a designação que será emitida no documento gerado automaticamente. Ex.: Serviço de contabilidade.
Grava o registo seleccionado.
Anula o registo seleccionado.
Sai do registo descrições das avenças.
Código
Código da Entidade que se pretende lançar a descrição para avença. Nome
Depois de digitado o código aparecerá neste campo o nome da entidade para poder confirmar se é a pretendida. Linha
Número da linha da descrição. A 1ª corresponde à 1ª. Linha da factura e assim sucessivamente. Descrição
Descrição da linha
Como criar uma nova descrição?
Digita o código do Cliente (Entidade) que se pretende lançar a descrição do documento (Avença), carregar na tecla de tabulação, aparece o Nome da entidade do código digitado.
Clica com o Rato no campo “linha”, digite o número da linha, use numeração sequencial, e cada numeração é inicial para cada entidade. Carregue na tecla de tabulação, e escreva a descrição que pretende para este cliente,
crie uma segunda linha, dando no campo da “linha” o número dois (2), para esta linha ou outra qualquer deve sempre premir o botão “OK” para que seja gravada, se não executar este processo esta não é gravada, fica sem efeito.
Como Anular uma descrição?
O processo igual ao descrito acima, depois de digitar o número da linha, premir o botão “ANULAR”, o software irá perguntar se tem a certeza desta operação, confirme que “SIM”.
Como Alterar uma descrição?
O processo igual ao descrito acima, depois de digitar o número da linha, Carregue na tecla de tabulação, vai aparecer a designação anteriormente criada, altere o que pretende, depois deve também carregar na tecla “OK”para assumir a alteração executada.
3.6.Descrições
Este ficheiro serve para facilitar a recolha das facturas manuais. Serviços que se facturem repetidamente, em vez de se recolherem na factura sempre que necessários, pode-se criar aqui a descrição e na factura basta indicarmos somente o código dessa descrição.
A definição da descrição poderá ter várias linhas de designações assim como quantidade e preço.
Grava o registo seleccionado.
Anula o registo seleccionado.
Sai do registo das descrições. Código
Código das descrições de serviços que pretende criar. Pode ser um campo alfanumérico ou numérico. Linha
Número da linha para as descrições correspondentes ao código. Designação
Descrição da linha Quant.
Quantidade correspondente. Não é obrigatório preencher. Valor
Valor unitário por linha.
Nota: Quando estiver a facturar para chamar o código do produto inicia com código com @ e depois o código.
Exemplo: Para chamar o código “1” digitar “@1”.
3.7.Listagens
Listagens dos ficheiros.
3.7.1.Listagem Tabela Documentos Lista a tabela dos documentos.
3.7.1.Listagem simples de Entidades
Lista das entidades simples, em que só consta o nome e o telefone. Ordenação
Permite listar pela ordem do código de entidade ou nome. Limites
3.7.2.Listagem Completa de Entidades Lista das entidades com todos os dados.
Ordenação
Permite listar pela ordem do código de entidade ou nome. Limites
Permite limitar as entidades a listar. Inclui descrições
Mostra a listagem com as descrições das avenças. 3.7.3.Listagem de Descrições
Lista os códigos de serviços com as suas descrições, quantidades e preços.
Destino
3.7.4.Listagem de códigos de movimento de Conta Corrente
Lista os códigos de contas correntes, limitado pelos respectivos códigos. 3.7.5.Listagem da tabela de ligação à contabilidade
3.8.Login
Permitir mudar de empresa ou utilizador sem sair do programa.
Empresa
Empresa que pretende entrar. Utilizador
Nome do utilizador que pretende entrar. Senha
3.9.Segurança / Reposição
Esta opção vai permitir segurar a base de dados do programa noutro suporte, para evitar de perder os dados caso o computador se avarie ou o operador se engane e estrague os dados.
Segurança.
Segura os dados existentes no disco do computador para um suporte externo ou interno.
Não deve fazer a segurança sempre no mesmo suporte (*), deverá ter pelo menos dois suportes, e fazer a segurança na mais antiga, não se esqueça de anotar a data no suporte para conseguir distinguir.
Reposição.
Serve para repor no computador todo o trabalho que segurou na disquete. Atenção se o suporte estiver avariado ou não tiver dados ao fazer esta operação fica também sem os dados no disco do computador.
4.Agenda
Gestão de uma pequena agenda, permitindo efectuar marcações pelos utilizadores do programa.
Marcações
Permite efectuar as marcações do dia seleccionado Filtro
Permite filtrar as marcações existentes. Ordenação
Permite ordenar os dados listados da agenda pela ordem que seleccionar Calendário Visualiza o calendário Contactos Visualiza os contactos Listagem marcações
Permite listar no papel as marcações Mostra Calendário
4.1.Marcações
Pesquisa do utilizador
Grava a marcação.
Anula a marcação visualizada.
Sai do registo sem efectuar qualquer alteração
Data
Data da marcação Hora
Hora da marcação Utilizador
Código do operador do qual corresponde a marcação. Descrição
Descrição da marcação.
4.2.Filtro
Activa o filtro definido
Cancela qualquer filtro definido
Data Inferior
Data inferior a apresentar as marcações Data Superior
Data superior a apresentar as marcações Operador
Nome do operador a visualizar as marcações. “*” Indica que são todos, mas poderá querer apresentar somente os começados por „M‟ para isso digite “M*”.
Descrição
Descrição apresentar. “*” Indica que são todos, mas poderá querer apresentar somente os assuntos que tenham a palavra reunião, para isso digite “*reunião*”.
4.3.Ordenação
Permite ordenar as marcações por Data, Hora, Operador ou Descrição
4.4.Calendário
Mostra o separador do calendário. 4.5.Contactos
Mostra o separador dos contactos. Os contactos visualizados são as fichas dos clientes.
4.6.Listagem marcações Permite listar os contactos no papel.
5.Movimentos
Gestão dos documentos, permite criar, alterar e anular os Documentos como também emitir vários mapas e gráficos.
5.1.Documentos
Gestão dos documentos, permite criar, alterar alguns documentos, anular e imprimir documentos.
Funções:
Criação de um novo documento.
Permite alterar um documento que já existe, desde que não esteja validado ou seja um documento sem valor fiscal. Ex. Orçamentos.
Anula o documento seleccionado.
Grava o documento que está a criar ou a alterar.
Posiciona os documentos no início do ficheiro.
Consulta documentos na ordem decrescente. Mostra o documento anterior
Localiza um documento.
Consulta documentos na ordem crescente.
Consulta o último documento.
Selecciona a impressora.
Emite o documento seleccionado no ecrã.
Imprime a documento na impressora seleccionada.
Anula a linha do documento seleccionada.
Valida os documentos gravados que tenham valor fiscal. Atenção os documentos validados não poderão ser corrigidos.
Botão para sair do documento. Só activa quando o documento estiver gravado.
Descrição dos campos:
Tipo Tipo de documentos. Mostra todos os tipos de documentos possíveis os quais foram definidos na tabela de documentos. A Factura e a Nota de Crédito já são documentos que estão definidos de base na instalação do programa.
Número Número do documento. A numeração é automática e é definida na tabela de documentos.
Quando é um documento novo, o número é gerado automaticamente.
a taxa definida nos Dados da Empresa.
Taxa Iva Taxa de Iva com o qual vai ser processado o documento. Não é possível na mesma factura existir em duas taxas diferentes de IVA, se for o caso é necessário criar duas facturas. Não é possível alterar a taxa, campo informático. Se pretender alterar a taxa terá que ser no campo anterior.
Selo Taxa do imposto de selo. Só é recolhido se o utilizador estiver abrangido. Aparece automaticamente conforme definido nos Dados da empresa. Pode alterar quando elabor a factura.
IRS Taxa do IRS caso haja retenção na fonte. Aparece automaticamente conforme definido nos Dados da empresa. Pode alterar quando elabora a factura.
Req. Nº da requisição do cliente, caso exista.
Lig. Cnt. Código da conta de ligação à contabilidade. Obrigatório para clientes com modulo
de ligação à contabilidade. Será através deste código que o programa poderá criar o ficheiros das contas de ligação.
Linha Número da linha do documento.
Descrição Descrição da linha do documento. Se na descrição começar com @ e seguida do código de descrição, automaticamente passa às descrições desse código para a factura. Se premir nos (…) entre a linha e a designação, chama uma consulta de todas as descrições possíveis.
Quantidade Quantidade a facturar na linha referida.
Preço unitário Preço unitário da linha referida.
Total Total da linha. Este campo não tem acesso, é calculado pelo programa automaticamente.
Como posso elaborar um Documento novo?
1. Seleccionar o tipo de Documento, que pretendemos executar.
2. Premimos no Botão “NOVO”, respondemos se queremos um “Documento Novo”, - Sim 3. Deve confirmar ou corrigir a data do Documento.
4. Digitar o número do cliente. 5. Confirmar as taxas.
6. Passa para a linha, digitamos o número da linha pretendida, lançamos a designação da linha. 7. A quantidade pretendida.
8. O valor unitário.
9. Lançam-se todas as linhas pretendidas. 10. Ao finalizar as linhas carrega-se no botão “OK” Documento (Factura) novo criado
1. Só poderá alterar um documento que não tenha valor fiscal, ou um documento com valor fiscal que ainda não tenha sido validado.
2. Localizar o documento a alterar 3. Carregar no Botão “ALTERAR”
4. Temos todos os campos disponíveis para alterar ou acrescentar mais alguma linha à factura 5. Acabou a alteração, premir a tecla “OK” para confirmar a alteração
Documento (Factura) alterado Como anular um Documento? 1. Localizar o documento a anular. 2. Carregar no Botão “ANULA”
3. Digitar o número do documento a anular Documento (Factura) anulado
Pode-se recuperar o documento anulado carregando no botão “Recupera”. Como se pode ver a último Documento (Factura) a ser elaborado 1. Carregar no Botão “FIM”
5.2.Diário de Vendas
Mapa de resumo das vendas efectuadas, limitado por datas.
Tipo de Documento
Pode-se seleccionar o tipo de documento a listar. Data
Indicar as datas como limites Destino
Pode-se enviar a listagem para o ecrã ou logo para o papel.
5.3.Emissão de Vendas por Cliente Mapa igual ao 5.2, mas ordenado por cliente
5.4.Emissão de Documento
Possibilidade de emitir os documentos por limites.
Documentos
Selecção do tipo de documento a emitir. Número dos Documentos
Limite dos documentos a emitir Só por emitir
Se a opção estiver seleccionada, vai só emitir documentos que ainda não foram emitidos. Documentos
Sai os documentos – se estiverem activadas saem todos os documentos dentro dos limites, caso contrário não sai nenhum documento
Recibo dos Documentos
Se estiverem activadas – saem os recibos para cada documento listado dentro dos limites, se forem activadas em conjunto com a opção de Documentos, saem os documentos e os respectivos recibos, se forem activados sem a outra opção, saem apenas os recibos dos documentos
Indica o destino da listagem, se vai para o ecrã ou para a impressora. Quando é enviada para o ecrã ainda se pode enviar para a impressora.
Emite um gráfico comparativo dos valores que foram facturados por meses.
Método de limitação é igual ao mapa de vendas – ver ponto 5.2 Será uma visualização do mapa 5.2, mas graficamente
5.6.Declaração de IRS
Emite a declaração do IRS retido pela empresa.
Limites: Clientes
Permite indicar o intervalo de códigos de cliente. Ano a reportar
Ano a reportar as retenções de IRS. Data da Declaração
Data da Declaração
Indica o destino da listagem, se vai para o ecrã ou para a impressora. Quando envia para o ecrã ainda pode enviar para a impressora.
Serve para seleccionar a impressora que pretende imprimir.
5.7.Declaração para Impostos
É parecido com a opção anterior, mas permite personalizar o texto da declaração. Normalmente será apropriado para emissão de declarações de alunos de escolas.
Ano que respeita a declaração Ano das declarações a emitir Código inferior da Entidade
Primeiro entidade a emitir a declaração Código superior da Entidade
Última entidade a emitir a declaração Documento a incluir
Quais os documentos a considerar para a emissão das declarações. Texto da Declaração
Texto para personalizar a declaração.
Pode incluir variáveis no texto que quando imprimem a declaração estas serão substituídas pelo campo do ficheiro correspondente.
Exemplo do texto:
“Para os devidos efeitos, declara-se que @ALUNO,
frequentou durante o ano civil de @ANO, nos Tempos Livres desta Escola, tendo o seu Encarregado de Educação, contribuído com a importância de Euros: @VALOR (@EXTENSO), para a participação nas despesas destes.”
O @ALUNO será substituído pelo nome da entidade, @ANO, será substituído pelo ano de reporte e assim sucessivamente.
Variáveis possíveis:
@ALUNO Nome da Entidade
@ANO Ano de reporte das declarações @VALOR Valor retido de IRS
5.8.Cálculo da Avença
Permite o cálculo das avenças para as fichas que tenham indicado esta situação.
Automaticamente aparece o mês e o ano para qual se vai efectuar o calculo, conforme o que foi definido nos dados da empresa.
A data das facturas não é obrigatoriamente do mês em que está a criar as avenças. Para mudar a data, basta no calendário indicar o data da factura, para isso clique no dia pretendido.
Para iniciar os cálculos bastos premir o botão .
Para emitir os documentos calculados, a emissão é feita (veja ponto 5,4.) pedir todos os documentos, mas activar
6.Contas Correntes
Os Documentos que estejam definidos na sua respectiva tabela, com a opção C/C activada (Ver ponto 3.1), estes são actualizados automaticamente na conta corrente, não é mais necessário nenhum outro procedimento.
Mas tem também a hipótese de lançar movimentos directamente na conta corrente do cliente. Disponíveis extractos e listagens.
6.1.Lançamentos
Permite lançar movimentos que não sejam elaborados automaticamente na facturação, ou que não tenham ligação à conta corrente.
Consulta a conta corrente do cliente seguinte.
Mostra a conta corrente do último cliente.
Grava o registo que está a criar ou a alterar.
Anula a linha da conta corrente seleccionada.
Sai da gestão de contas correntes.
Descrição dos campos:
Cliente Código do cliente da conta corrente. Visualiza o nome e a morada do cliente.
Data Data do registo a colocar em conta corrente.
Tipo Tipo de movimento. O tipo de movimento de 0 a 90 é reservado aos movimentos
automáticos vindo dos documentos. Os movimentos livres de contas correntes têm de ser superiores a 90.
Número Número do documento de conta corrente.
Descrição Descrição do movimento
Movimento Indicação do sinal do movimento. Debito ou credito.
Valor Valor do movimento.
Como posso lançar um documento na Conta corrente?
1. Digitar o número do cliente.
2. Data do documento.
3. Tipos de documento, superior a 90, os valores inferiores são para os movimentos automáticos.
4. Número do documento. Após digitar o número se o registo existir aparece o valor e se corrigir, caso contrário pode-se criar.
5. Designação do valor a recolher.
6. Indicar o tipo de movimento, (débito soma, crédito subtrai)
7. Valor do documento.
6.2.Extracto/Listagem
Permite listar os registos de contas correntes.
Listagem lista vários clientes na mesma folha, enquanto o extracto, só lista um máximo de 2 por folha.
Cliente Código do cliente da conta corrente. Inferior ao superior a listar.
Data Data do registo a listar.
Indica o destino da listagem, se vai para o ecrã ou para a impressora. Quando se envia para o ecrã ainda se pode enviar para a impressora.
Serve para seleccionar a impressora que pretendemos imprimir.
7.Utilitários
Neste ponto vai permitir efectuar a configuração do funcionamento do programa assim com operações sobre os ficheiros.
Abertura/Registo
Registo e abertura de empresas. Ficheiros
Operações sobre os ficheiros. Configurações
Configuração do programa Senhas
Gestão de operadores Ficheiro Saft-pt
Criação do ficheiro Standard Audit File for Tax porposes – Versão Portuguesa), obrigatório a partir de 01/01/2008
Conversor de Euro
Converte Escudos em Euros e Euros em Escudos Calculadora
7.1.Abertura/Registo
Registo e abertura de empresas.
Nesta opção não podem alterar nenhum dos dados porque o programa deixará de funcionar. Só se deve alterar quando haja efectivamente uma alteração ao nome ou ao nº de contribuinte da empresa. Mas terá sempre que informar a GMI desta alteração para receber novos códigos.
Também poderá abrir uma nova empresa. Depois de adquirirem a licença da nova empresa podem abrir a mesma nesta opção.
Código Empresa
Caso o programa esteja a trabalhar em modo cliente/Servidor para indicar a localização das bases de dados, caso contrário deixar preenchido com um “.”.
Nº Licença
Número da licença fornecida pela GMI para a empresa a criar. Nº Série
Nº de série gerado pelo programa. Não pode ser alterado. Código Personalização
Código fornecido pela GMI que vai permitir a empresa criada funcionar sem restrições. Cria ficheiros Limpos
Se esta opção for seleccionada, quando se premirem a tecla “Cria Empresa” a empresa é criada com ficheiros vazios, mas se a empresa já existir apaga os dados. Ter muita atenção quando forem alterar os dados de alguma empresa que já existe não seleccionar esta opção.
Cria ficheiros demonstrativos
Igual a função anterior mas colocara ficheiros demonstrativos para poder testar.
Cria ou altera dados da empresa. Atenções os ficheiros caso existam conforme as opções acima activadas.
Imprime a folha com as alterações para enviar a GMI para obterem os códigos.
Envia o registo via internet. Igual a função anterior, mas facilita erros de registo.
Quando receberem o registo da GMI, bastará indicar o código da personalização e voltar a carregar no botão “Cria empresa”, mas sem as opções “Cria ficheiros limpos” e “Cria ficheiros
7.2.Ficheiros
Operações sobre os ficheiros.
7.2.1.Reorganização/Optimização
Permite organizar as bases de dados com erros e recupera-las, assim como compactar as bases de dados não optimizadas.
A compactação poderá ser efectuada uma vez por mês para melhor funcionamento da aplicação.
Seleccionar os ficheiros a tratar.
Permite reorganizar a base de dados seleccionada. Esta operação deve ser feita sempre que por qualquer motivo a base de dados fique desorganizada e o programa indique o erro de “Base de dados irreconhecíveis”.
7.2.2.Limpeza e Criação de Ficheiros
Ao seleccionarem os ficheiros e premir na confirmação vai apagar completamente e sem hipótese de recuperar os dados (a não ser que tenha copia de segurança).
Esta opção serve simplesmente para iniciar uma empresa nova sem dados. Se a empresa tiver dados ficam com as bases de dados vazias. Se não tiver a base de dados criada, está operação criará uma base de dados vazia.
7.3.Configurações
Configuração do programa. Estes dados devem ser preenchidos previamente antes de iniciarem o trabalho com o software.
7.3.1.Seguranças/Reposições
Serve para configurar a segurança, permite indicar a origem e o destino da segurança. Drive Destino
Indicar a letra do drive onde vai ser efectuada a segurança. Pode ser uma Pen, Disco Externo, ou o próprio disco do computador (esta ultima não é muito aconselhável por avaria do disco do computador perde-se toda a
informação.) Pasta de Destino
A pasta de destino onde vão ficar as seguranças. Terminar o nome da pasta com “\”. Capacidade do suporte
7.3.2.Dados da Empresa
Definição dos dados necessários para fazer as facturas.
O nome e o número de contribuinte já foram preenchidos no registo, não é necessário preencher.
Cod.IVA Indicar a zona de IVA. Para Portugal definir “PT”
Actividade da Empresa Indicar a actividade da empresa
Morada: Morada do utilizador.
Localidade Localidade do utilizador
Código Postal Código Postal do utilizador
Telefone Telefone do utilizador
Fax Fax do utilizador
Registo Registo da conservatória
Capital Social Capital social da empresa.
Moeda Moeda que o programa vai funcionar.
Cambio Valor do Euro em relação ao escudo. Campo não utilizado nesta versão do
Winavenças.
Iva Taxa de Iva que normalmente é praticada na empresa.
Arredondamento Tipo de arredondamento. Matemático ou Standard. Matemático funciona da
seguinte maneira, para valores menores 5 mantem o valor, para valores maiores que 5 passa para a unidade a cima. Quando o valor é 5 mantem se o dígito a esquerda for par sobe se o dígito à esquerda for impar. Exemplo: valor 100,256 passa para 100,25 se o valor fosse 100,356 passa para o valor 100.36. Para o Standard valor menores que 5 mantém valores maiores ou iguais a 5 sobe.
Avença O tipo de documento que é criado automaticamente. Quando for utilizado o
calculo das avenças, será o tipo de documento a ser criado.
Ano Ano em que vai começar a efectuar os cálculos automáticos das avenças. Mês Mês em que vai começar a efectuar os cálculos automáticos das avenças.
Factura em Papel Branco Se esta opção estiver activada vai imprimir com o documento Standard em
papel branco. Mas se no tipo de documento estiver alguma definição assume sempre essa. Ao desactivar esta opção permite no campo seguinte indicar qual o rpt do novo formato de documento que poderá ser com o logótipo. Também poderá indicar na definição dos tipos de documento. Não acessível ao utilizador devido a certificação do software.
Nº Vias Número de vias dos documentos a imprimir por defeito.
Esta opção é contrariada pela definição dos documentos, se esta for diferente de zero.
Factura/Recibo Quando activada, na emissão da factura imprime o respectivo recibo
automaticamente.
Imprime Cabeçalho Se estiver a trabalhar com os documentos standard esta opção permite que
as facturas saíam ou não com cabeçalho.
Iva O Código de IVA por defeito. Sempre que se abrir uma factura nova será esta a taxa de IVA. Na emissão automática de avenças é esta a taxa de IVA.
Taxas possíveis: Isenta, Reduzida, Normal e Intermédia
Irs Taxa de IRS a descontar nas facturas. Só definir se a entidade estiver abrangida pelo IRS.
Selo Taxa do selo, caso a empresa esteja abrangida pelo imposto de selo.
Imprime Obs Imprime a linha de observações no documento. As observações são as
7.3.3.Calculo
Na criação automática de documentos, indica se o cálculo é feito no inicio do período ou no final do período. Exemplo: as facturas trimestrais são criadas no início do trimestre ou no final deste.
Esta opção será só para definir esta situação.
7.3.4.Taxas de IVA
Definição da tabela de impostos. Não é possível anular tabelas criadas. Atenção uma tabela que já tenha sido utilizada para criar um documento não pode ser novamente alterada.
Espaço Indicar o espaço fiscal que está sujeito o utilizador do programa.
Iva O Código de IVA por defeito. Sempre que se abrir uma factura nova será esta a taxa de IVA. Na emissão automática de avenças é esta a taxa de IVA.
Taxas possíveis: Isenta, Reduzida, Normal e Intermédia
Selo Taxa do selo, caso a empresa esteja abrangida pelo imposto de selo.
Irs Taxa de IRS a descontar nas facturas. Só definir se a entidade estiver abrangida pelo IRS.
7.3.5.Localização Ficheiros
Localização dos ficheiros de exportação do WinAvenças. Indicar para onde será exportado o ficheiro saft quando pedido, assim como o ficheiro de contabilidade para poder ligar a outras aplicação de contabilidade externas.
7.3.6.Contas Default
Preencher somente se tiver o módulo de ligação à contabilidade. Ver manual de ligação à contabilidade. 7.3.7.Moedas
Definição dos dados da moeda utilizada pelo programa. Moeda
Nome da moeda a utilizar Abrev.
Abreviatura da moeda. Símbolo
Símbolo da moeda a utilizar Decimal
Nome da parte decimal da moeda.
7.3.8.Conf. Nome dos Impostos
Utilizar somente se o programa não estiver a ser utilizado em Portugal e serve para mudar o nome os impostos. Mas para termos fiscais portugueses ficam sempre registados em nome dos impostos originais.
7.4.Senhas
Definição dos utilizadores assim com os seus acessos à aplicação.
Mostra lista todos os operadores definidos.
Para alterar algum operador basta fazer duplo click em cima do nome do operador.
Cria um novo operador.
Anula um operador que já exista.
Ao fazer o duplo click ou premir o botão novo entra na ficha dos utilizadores.
Código
Código do operador. Será com este número que ficar registado nos ficheiro quem criou ou alterou algum documento.
Login
Nome abreviado do operador que servirá de login ao programa. Nome Completo
Nome completo do utilizador do programa. Cargo
Cargo que o operador desempenha na empresa. Observações
7.4.1.Acessos
Aqui poderá definir os acessos de cada operador dentro da rotina.
Na lista aparecem os menus do programa que podem ser navegados como o dupli click em cima do nome do respectivo menu e com a tecla “voltar” para voltar ao menu anterior.
Para alterar os acessos basta activar o acesso e depois gravar a respectiva alteração. Níveis de Acesso:
Acesso
Permite entrar e visualizar os dados. Novo
Permite criar novos registos Altera
Permite alterar registos Anula
7.4.2.Ligação à Contabilidade
Consultar o manual de ligação à contabilidade. (Só disponíveis para clientes que tenham esta opção activada.) 7.4.3.Criação do Ficheiro Saft-Pt
Opção para criar o ficheiro xml pedido pelas finanças que é obrigatório para todos os programas de facturação Portaria nº 321-A/2007 e alterado pela portaria 1192/2009.
Ano do Exercício
Ano a que respeita o ficheiro saft pedido pelas finanças Data Inicial e Data Final
Para indicar um período dentro do ano pedido- Exportar para
Indica a localização onde o ficheiro xml será criado. O nome do ficheiro terá o seguinte formato “Saft_Pt_NOME DA EMPRESA.xml”. Para alterar a pasta de destino terá que ir ao ponto 7.3.6.
