Fevereiro/2014
DEFINIÇÕES
“Conjunto de projetos e processos organizados sob a lógica de temas e resultados
comuns. Se vinculam às Redes de Desenvolvimento Integrado e contribuem para o
alcance dos seus objetivos estratégicos e resultados finalísticos.”
Programa Estruturador
“Arranjos que estimulam e proporcionam um comportamento (em rede)
cooperativo entre agentes governamentais e entre várias instituições,
orientados para solução de problemas específicos ou para capturar
oportunidades relevantes em um determinado período no tempo.”
“São organizadas para concentrar esforços funcionais do Governo em função
de resultados finalísticos, objetivos estratégicos e estratégias comuns.”
DEFINIÇÕES
“É um conjunto de atividades repetidas de maneira recorrente, estruturadas e
desenhadas para produzir um produto específico para um determinado usuário. Sua
seleção pode ser feita a partir de três critérios: Alta relevância estratégia; Elevado
nível de exposição externa; e Alto volume de recursos envolvidos..”
Processo Estratégico
Projeto Estratégico
“Empreendimento único, singular, com início e fim determinados, que mobiliza
recursos e competências para realizar entregas específicas com alto poder de
ORIENTAÇÃO DA CARTEIRA DE PROGRAMAS ESTRUTURADORES
Indicadores e
metas
Finalísticas
Plano de melhoria
Objetivos e
estratégias
Rede de Desenvolvimento
Integrado
Marcos
Metas
Programas Estruturadores
Projeto Estratégico X
Processo Estratégico A
Subprojeto
1
Subprojeto
2
Subprocesso
1
Subprocesso
2
Atividades
e Recursos
Nível de
serviço
Programas
Associados
Programas
Especiais
LÓGICA DE ENTREGA DOS RESULTADOS
P
ROJETOSE
STRATÉGICOScv
T
RANSFORMAÇÕES
Bem ou serviço
Subprojetos
(p1, p2, pn)Recursos
Bem ou serviço
Subprojetos
(p1, p2, pn)Recursos
P
ROGRAMAP
ROJETOS EPROCESSOSO
BJETIVOS
, I
NDICADORES
E
M
ETAS
R
EDE DED
ESENVOLVIMENTOI
NTEGRADOP
ROCESSOSE
STRATÉGICOSProdutos
Subprocessos
(p1, p2, pn)Recursos
Produtos
Subprocessos
(p1, p2, pn)Recursos
•
Iniciação e Planejamento:
−
Ficha de processos estratégicos:
Delimitação e descrição do processo estratégico, identificando os principais
subprocessos, objetivos, agentes envolvidos, volume de recursos consumidos, e
definindo indicadores para o monitoramento e os produtos resultantes do processo.
−
Plano de processos estratégicos:
−
Plano de aquisições, convênios, comunicações, responsabilidades e riscos.
−
Plano de melhoria dos processos:
Processos identificados como críticos e que necessitarem de melhorias serão
contemplados com planos de melhoria, que são projetos que visam atacar problemas
de desempenho do processo, com ações com início, meio e fim determinados que
proporcionará maior capacidade de entrega do processo.
PREMISSAS DO MODELO DE MONITORAMENTO
•
Consolidação da capacidade distribuída de gerenciamento e
monitoramento:
•
Fortalecimento das AGEIs como facilitadores do processo decisório e superação
de problemas em conjunto com o gerente de projetos e processos
•
Atuação em rede com a criação de capacidade de gerenciamento de projetos e
processos distribuída em todos os setores e organismos do governo estadual (ex:
rede de gerentes)
•
Focalização da atuação do GERAES no monitoramento estratégico (Rede de
Desenvolvimento Integrado e Programas Estruturadores)
•
Fortalecimento do papel do gerente: responsabilização e aumento do poder
de decisão na ponta
RESULTADOS ESPERADOS DO MONITORAMENTO
•
Aumentar a eficiência, eficácia e efetividade das políticas públicas
•
Provocar decisões para superação de problemas (em nivel tático e em nivel
estratégico) que impedem a execução programada dos programas, projetos e
processos
•
Disponibilizar informações sintéticas, tempestivas e confiáveis para tomada
de decisão
•
Aumentar o grau de responsabilização e comprometimento dos gerentes e
das equipes em relação a entrega de resultados e ao cumprimento dos prazos
e custos
•
Aumentar o grau de integração e cooperação das diferentes equipes
NÍVEIS DE MONITORAMENTO
Registro e análise da execução física e
financeira, marcos críticos, resultados dos
projetos e processos
Gestão dos problemas dos projetos e
processos
Reunião de Monitoramento do Programa Projetos e Processos Estratégicos do ProgramaRede de
Monitoramento
Programas Estruturadores da Rede de Desenvolvimento IntegradoGestão dos problemas dos programas
Reuniões Comitê Redes de Desenvolvimento Integrado do Governo
Analisar a evolução da execução das redes de
desenvolvimento, seus resultados finalísticos
e suas principais entregas
Reunião gerencial do governador
Suporte
técnico e
acionamento
do processo
decisório
GER
A
ES
A
G
EIs
Análise da execução física e financeira dos
programas, marcos críticos e resultados dos
programas
Reuniões de Integração
FLUXO GERAL DE MONITORAMENTO
G
ERAE
S
A
G
EI
G
ERAE
S
A
G
EI
• Follow up e apoio àexecução dos planos de ação no nível de programa
• Provocar a articulação entre as áreas em torno da solução do problema
• Preparar de forma seletiva as reuniões de Comitê: priorizar os problemas; formular alternativas de solução; selecionar os envolvidos; provocar a decisão e definição das medidas e prazos • Aprovar as liberações de cotas orçamentárias e mudanças • Relatório de Problemas e Relatório Executivo
• Sistema GERAES em Rede
• Plano de Ação
ATIVIDADES INSTRUMENTOS
ATIVIDADES INSTRUMENTOS
• Follow up e apoio a
execução dos planos de ação no nível de projeto e processo
• Facilitar a solução dos problema no nível dos projetos e processos • Preparar as reuniões gerenciais • Avaliar em conjunto com gerente de programa as solicitações de liberação de cotas orçamentárias e mudanças no projeto • Alerta de situação: relatório executivo (uma página) para Gerente de Programa • Sistema GERAES em Rede • Plano de Ação
GERAES
AGEI
G O V ER NA D O R G O V ER NA D O R Realizar reunião sanar o problema Reunião de “Petit Comité” Problema resolvido SE P LA G , S ECR ETÁ R IO EN V O LV ID O E G ER EN TES D O S P R O JETOS , P R O CESSOS E P R O G R AM AS * Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Problema resolvido Analisar se consegue sanar o problema Reunião de Comitê Não SimC
OMI
TÊ
S
INTEGRAÇÃO G ER ENT ES DE P R O G R A M A S DA R ED E E P A R C EIR O S Reunião da Rede Integrada de Desenvolvimento Potencializar Integrações e elaborar Planos de Ação Oportunidades de integração aproveitadas G ER ENT E DE P R O G R A M A E E QU IP E DO P R O G R A M A Analisar se consegue sanar o problema na Equipe do Programa (Gerentes de Projetos e Processos) Preparar briefing sobre o problema e mostrar alternativas de solução Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Problema resolvido Reunião dos Projetos e Processos do Programa Problema na execução do Programa ST A TUS Não Sim G ER ENT E DE P R O JETO S G ER ENT E DE P R O C ES SO S (D IA A D IA ) G ER ENT E DE P R O C ES SO S (M EL H O R IA ) Analisar se consegue sanar o problema sozinho Problema na execução do plano de melhoria Analisar se consegue sanar o problema sozinho Analisar se consegue sanar o problema sozinho Problema na execução do processo Problema na execução do projeto P R É-ST A TUS Não Não
Não sobre o problema Preparar briefing e mostrar alternativas de solução Preparar briefing sobre o problema e mostrar alternativas de solução Preparar briefing sobre o problema e mostrar alternativas de solução
* Será avaliado a necessidade da presença em cada reunião dos gerentes Sim Sim Sim Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Problema resolvido Problema resolvido Problema resolvido
•
Processos:
−
Gestão do dia-a-dia (agenda semanal);
−
Plano de melhoria (agenda mensal).
•
Programa:
−
Reuniões de Status Report;
−
Reuniões de Comitês de Resultado.
•
Rede de Desenvolvimento Integrado:
−
Reunião de Integração da Rede.
MONITORAMENTO DOS PROCESSOS ESTRATÉGICOS
•
Foco do monitoramento:
−
Planejar a execução de dia a dia do processo
−
Apoiar a definir indicadores e negociar metas para o acompanhamento dos processos
no dia a dia
−
Acompanhar o desempenho no dia a dia operacional, isto é, o nível de prestação de
serviços por intermédio dos indicadores de desempenho definidos
−
Acompanhar a qualidade dos gastos referentes aos processos
−
Conceber e coordenar ações de rotina para corrigir possíveis causas e tendências de
anomalias no desempenho do processo
−
Identificar necessidade de treinamento dos participantes do processo
−
Apoiar a identificação de oportunidades de melhoria nos processos
−
Prover suporte às ações de melhoria de processos
Gestão do Dia-a-Dia
MONITORAMENTO DOS PROCESSOS ESTRATÉGICOS
Gestão do Dia-a-Dia
•
Agenda:
•
Definição de ações, tarefas e prazos semanais
para cada atividade
•
As reuniões semanais devem:
−
Envolver todos os colaboradores do processo,
inclusive dos processos de interface, a fim de
promover a integração
−
Realizar planejamento das ações, tarefas e prazos
semanais para a equipe do processo (idealmente
deve ser realizada no início da semana)
• As ações e tarefas devem ser claras, declaradas e bem definidas, isto é, as expectativas devem ser visíveis e tangíveis e desdobradas para o dia a dia
−
Discutir os problemas para a realização das ações
e tarefas, no prazo determinado
• Analisar a execução das ações e tarefas planejadas e a necessidade de inserção de algumas não planejadas, identificando suas causas
−
Ser ferramenta de comunicação entre as equipes
dos processos visando a solução quase imediata
dos problemas identificados no dia a dia
−
Identificar oportunidades para disparar planos de
melhoria
•
Duração:
−
30 minutos a 1 hora
•
Desdobramentos:
•
Lista de ações, tarefas e prazos a serem
alcançados na semana e desdobramentos para
os gestores funcionais das ações mais críticas
•
Relatório de monitoramento dos processos.
•
Forma de comunicação do planejamento:
MONITORAMENTO DOS PROCESSOS ESTRATÉGICOS
Oportunidades de melhoria levantadas
•Xxxx (link) e farol •Xxxx (link) e farol
32%
Realizado 32%
Descrição do Processo
Planos de Melhoria Associados
Evolução dos Indicadores de Desempenho
Nome Objetivo De - até
Produtos Subprocessos
Qualidade do Gasto
Previsto 37% Realizado 32% 0% 25% 50% 75% 100% Execução Financeira 0 20 40 60 80 100 120 140jan/11 fev/11 mar/11 abr/11 mai/11 jun/11 jul/11 ago/11 set/11 out/11 nov/11
Execução de cotas Cotas solicitadas Cotas aprovadas Cotas executadas 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 0 20 40 60 80 100 120
Item de Despesa A Item de Despesa B Item de Despesa CItem de Despesa D Item de Despesa E
Gastos por item de despesa (acumulado do ano)
Execução Financeira Anual
15
15 20 25 30 0jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez
jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez
Ind ica dor 1 Ind ica dor 2 15 20 25 30 0
Foco 1:
Evolução dos indicadores de
desempenho
Foco 2:
Evolução dos gastos do
processo; proposta: curva ABC
do processo (planejado x
realizado)
Foco 3:
Planos de melhoria do
processo
Foco 5:
Risco/dificuldade/oportunidades de
melhoria do processo
Foco 4:
Evolução dos desembolsos
financeiros: programado x
MONITORAMENTO DOS PROCESSOS ESTRATÉGICOS
Plano de melhoria
•
Foco do monitoramento:
−
Identificar oportunidades de melhoria nos processos
−
Apoiar a priorização e executar o planejamento e a coordenação do projeto/plano de
melhoria de processos
−
Assessorar o grupo do plano de melhoria quanto aos aspectos técnicos, de inovação
e de comportamento, tomando decisões para a superação de problemas que afetam
sua execução
−
Facilitar a execução dos planos de melhoria:
−
Negociar as necessidades requeridas pelo projeto, atuando nas interfaces (entre as
áreas)
MONITORAMENTO DOS PROCESSOS ESTRATÉGICOS
Plano de melhoria
•
Foco do monitoramento:
−
Alinhar com as áreas os recursos para que se constitua o time de projeto;
−
Reduzir resistências às mudanças;
−
Apoiar a definição de indicadores e negociar metas para o acompanhamento da
evolução do plano de melhoria de processos;
−
Acompanhar a evolução dos indicadores de desempenho impactados pelos planos
de melhoria;
−
Comunicar as mudanças e os resultados das melhorias aos stakeholders do
processo;
MONITORAMENTO DOS PROCESSOS ESTRATÉGICOS
Plano de melhoria
•
Agenda:
−
Apresentação dos problemas
identificados e das soluções propostas
•
As reuniões mensais devem:
−
Envolver os órgãos responsáveis pelo
processo
−
Acompanhar os marcos críticos dos
planos de melhoria
−
Avaliar a evolução dos indicadores de
desempenho do processo impactados
pelo plano de melhoria
−
Avaliar problemas cuja resolução
esteja fora do âmbito de atuação do
gestor de processos (escalonar para a
reunião com o Gestor do Programa)
−
Desdobramentos:
−
Acompanhamento dos planos de ação
realizados
−
Decisões para a superação dos
problemas encontrados no
andamento do plano de melhoria
−
Relatório de monitoramento dos
planos de melhoria
MONITORAMENTO DOS PROCESSOS ESTRATÉGICOS
• Fazer com o que o indicador X chegue à meta Y
Objetivo da Melhoria
Nome Objetivo De - até
Produtos Subprocessos
Problema Priorizado
Ação Responsável Prazo Situação
15 20 25 30
0
jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez
jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez
Ind ica dor 1 Ind ica dor 2 15 20 25 30 0 15 20 25 30 0
jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez
jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez
Ind ica dor 1 Ind ica dor 2 15 20 25 30 0
Indicadores do Plano
Descrição do Processo
Problema Priorizado
Objetivo da Melhoria
Ações
Foco 2:
Objetivos perseguidos com o Plano
Foco 1:
Evolução dos indicadores impactados
pelo plano
Foco 3:
MONITORAMENTO DOS PROGRAMAS ESTRUTURADORES
Reuniões de Status Report
•
Reuniões mensais que ocorrem com os programas estruturadores;
•
Nessas reuniões devem ser monitorados, em conjunto, todos os projetos e
processos estratégicos que compõem um determinado programa estruturador;
•
Objetivo:
−
Tomada de decisão para superações dos problemas identificados no Pré-Status, que
não foram solucionados;
−
Monitoramento de marcos críticos com objetivo de identificar problemas e desvios;
−
Deliberação quando a solicitação de cota orçamentária;
−
Discussão de solicitações de mudança nos projetos e processos estratégicos; e
−
Registro das medidas em um Plano de Ação e dos principais comentários.
•
Participantes: gerente do programa, gerentes de projetos e processos, GERAES,
AGEIs e demais envolvidos na superação dos problemas existentes.
MONITORAMENTO DOS PROGRAMAS ESTRUTURADORES
Reuniões de Comitê de Resultados
•
Periodicidade conforme necessidade;
•
Organizados por Secretaria, de forma que cada Secretário de Estado possa ter
uma visão estratégica do seu portfólio e que proporcione um ambiente de
rápida tomada de decisão;
•
Objeto da reunião: Programas Estruturadores com dificuldade de execução e
problemas relacionados ao Caderno de Gestão Integrada e Eficiente.
•
Participantes: escolhidos em função dos problemas que serão discutidos na
reunião. No entanto, é necessária a presença do Secretário da respectiva pasta,
o gerente do programa estruturador, o GERAES e AGEI. A coordenação da
reunião deve ser feita pela SEPLAG.
MONITORAMENTO DA REDE DE DESENVOLVIMENTO INTEGRADO
Reuniões de Integração da Rede
•
Fóruns específicos para tratar temas comuns ou que tenham uma
interdependência entre os programas estruturadores;
•
Não são reuniões típicas de monitoramento;
•
Objetivo: identificar oportunidades de integração, troca de experiências, de
boas práticas de gestão sempre visando potencializar a execução dos
programas.
•
Organizados pela equipe do GERAES e com a participação dos gerentes dos
programas e parceiros. Gerentes de projetos e processos também podem
participar para apresentar suas experiências e boas práticas na condução de
seus projetos e processos.
•
Encerramento e Avaliação:
−
Projetos:
•
Taxa de execução dos Projetos;
Relaciona elementos como marcos, metas físicas e recursos financeiros.
•
Avaliação Executiva dos Projetos
Avaliação da gestão dos projetos baseada em metodologia específica.
−
Processos:
•
Taxa de execução dos Processos;
Relaciona elementos como indicadores do processo, marcos e metas do plano de
melhoria, e recursos financeiros.
−
Programa:
•
Taxa de execução do programa
Relaciona elementos com as taxas de execução dos projetos e processos, e os
indicadores do programa.
ATORES RELEVANTES NA GESTÃO DA CARTEIRA
•
Linha Gerencial
−
Governador
−
Secretários de Estado
−
Gerente de Programa
−
Gerente de Projetos
−
Gerente de Processos
•
Líder do plano de melhoria
•
Gestor do dia a dia
Facilitadores
GERAES
AGEIs
Foco na entrega
Foco no apoio à solução
de problemas
Gerente
I
NFORMACIONAL
I
NTERPESSOAL
D
ECISÃO
Representante, líder e
articulador
Sensor, transmissor e
porta-voz
Empreendedor, agente de mudança,
administrador de conflitos, negociador,
gestor de recursos
PAPÉIS RELEVANTES - INTERPESSOAL
•
Representante, líder e
articulador
−
Facilitador
−
Interlocutor externo
−
Coordenação e motivação
−
Construção de rede de
relacionamento interno e
externo
PAPÉIS RELEVANTES - INFORMACIONAL
•
Sensor, transmissor e porta-voz
Disseminação de informações
Transmissão de valores, normas e políticas
Estímulo à troca de informações
C
OMUNICAÇÃO
COM
Recepção de informações
da rede externa
Superiores
Público-alvo
Parceiros
Colaboradores
Gerente
PAPÉIS RELEVANTES - DECISÃO
•
Busca permanente de novas idéias e
oportunidades
•
Administração de pressões e
conflitos
•
Construção de consenso e tomada
de decisão
•
Definição, aplicação e supervisão dos
ATRIBUIÇÕES DO GERENTE DO PROCESSO
•
O Gerente do Processo será apontado como responsável pela gestão do processo, podendo
assumir o papel de Líder da Iniciativa de Melhoria de Processo e/ou de Gestor do dia-a-dia
G
ERENTE
DO
P
ROCESSO
L
ÍDER DAI
NICIATIVADEM
ELHORIA EMP
ROCESSO
Desenvolver e estruturar os planos de melhoria de processos
Assessorar o grupo envolvido nos planos de melhoria quanto aos aspectos técnicos, de
inovação e de comportamento e apoiar o treinamento de equipes
Facilitar a execução dos planos de melhoria, negociar as necessidades requeridas pelo
plano, atuando nas interfaces, alinhar com as áreas os recursos para que se constitua o time
para intervenção no processo e reduzir as resistências às mudanças
Apoiar a comunicação dos resultados do plano de melhoria
Garantir a aderência das mudanças previstas nos planos de melhoria aos instrumentos
ATRIBUIÇÕES DO GERENTE DO PROCESSO
•
O Gerente do Processo será apontado como responsável pela gestão do processo, podendo
assumir o papel de Líder da Iniciativa de Melhoria de Processo e/ou de Gestor do dia-a-dia
G
ERENTE
DO
P
ROCESSO
G
ESTORDODIA ADIA
Planejar a execução e a divisão racional das tarefas entre as pessoas envolvidas nos
processos
Apoiar a definição de indicadores e negociar metas de desempenho para o monitoramento
dos processos no dia a dia
Conceber e coordenar ações de rotina e planos de contingência para corrigir possíveis
causas e tendências de anomalias no desempenho do processo
Identificar e realizar treinamento permanente dos participantes do processo
Apoiar a identificação de oportunidades de melhoria nos processos
Perfil do Gestor de Processos
•
Capacidade de Negociação: Competência para identificar as principais interfaces do processo
e construir alianças e parcerias, visando a garantia de desempenho do processo;
•
Postura Empreendedora: Capacidade para identificar, promover e viabilizar planos de
melhoria de processos, com o objetivo de elevar a capacidade de entrega dos serviços;
•
Capacidade de Administração de Conflitos: Capacidade para administrar e resolver conflitos e
disputas prejudiciais ao desenvolvimento do processo; lidar com diferenças individuais e de
grupos; e compatibilizar pressões conflitantes surgidas na execução do processo.
•
Conhecimento de negócio e técnico: Conhecimento dos fatores crítico de sucesso do
processo, da inter-relação entre a performance do processo e o impacto na organização e
conhecimento de metodologia, ferramentas e possibilidades da tecnologia que permitam a
alavancagem do desempenho do processo
TAREFAS DOS GESTORES DE PROCESSOS - Melhoria dos Processos
•
Identificar oportunidades de melhoria nos processos
•
Especificar e analisar potenciais resultados dos projetos de melhoria de processos
•
Apoiar a priorização projetos de melhoria de processos
•
Planejar e coordenar o projeto de melhoria de processos
•
Assessorar o grupo de projeto de melhoria quanto aos aspectos técnicos, de
inovação e de comportamento
•
Apoiar o treinamento de equipes para desenvolvimento da melhoria de processos
•
Facilitar a execução dos projetos: Negociar as necessidades requeridas pelo projeto,
atuando nas interfaces (entre as áreas); alinhar com as áreas os recursos para que
se constitua o time de projeto.
•
Reduzir resistências às mudanças
•
Apoiar a definição de indicadores e negociar metas para o acompanhamento da
evolução do projeto de melhoria de processos
•
Acompanhar a evolução dos projetos de melhoria de processos e o desempenho do
processo após a finalização do projeto de melhoria
•
Apoiar a comunicação dos resultados do projeto de melhoria
•
Comunicar as mudanças aos stakeholders do processo
•
Apoiar a decisão de aceite da finalização do projeto de melhoria
•
Suportar a realização do treinamento dos participantes do processo de rotina
•
Garantir a aderência do processo aos regulatórios e normas: Acompanhar as
alterações do processo e atualização dos documentos; Assegurar comunicação da
alteração do processo aos stakeholders
33
TAREFAS DOS GESTORES DE PROCESSOS – Gestão do dia a dia
•
Planejar a execução de dia a dia do processo
•
Apoiar a definir indicadores e negociar metas para o acompanhamento dos
processos no dia a dia
•
Acompanhar o desempenho no dia a dia operacional
•
Conceber e coordenar ações de rotina para corrigir possíveis causas e tendências
de anomalias no desempenho do processo.
•
Coordenar planos de contingência para garantir o desempenho do processo
•
Identificar necessidade de treinamento dos participantes do processo
•
Realizar treinamento dos participantes do processo
•
Apoiar a identificação de oportunidades de melhoria nos processos
•
Prover suporte às ações de melhoria de processos