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A melhoria dos processos logísticos com o uso de um sistema de gerenciamento de armazéns

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TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO

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A MELHORIA DOS PROCESSOS LOGÍSTICOS COM O USO DE UM

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE ARMAZÉNS

Ademir Costa da Silva – [email protected] – UFF/ICHS

Resumo

O século XXI chegou trazendo a revolução tecnológica e com ela a necessidade de se ter a informação em tempo real, que nos proporcione um controle mais eficaz sobre os estoques. A tecnologia reduz os erros, diminui os desperdícios, aperfeiçoa o fluxo de materiais e informações, proporcionando melhor atendimento, redução de custos e informação precisa para tomada de decisão em tempo oportuno. Dessa forma, um Órgão Provedor de âmbito nacional, precisa estar na vanguarda tecnológica para manter maior rapidez, flexibilidade, sincronização no planejamento e execução do apoio em tempo de paz, que deverá ser semelhante ao do tempo de guerra. Nesse sentido, se faz necessária à utilização de um sistema de gerenciamento que atenda a esta expectativa prioritária.

Palavras-chave: Tecnologia; Órgão; Gerenciamento.

1 - Introdução

Ao longo da história do homem, as guerras têm sido ganhas e perdidas por meio do poder da logística ou da falta dela. A importância da logística e as lições que ela nos ensina são milenares e contundentes. Segundo Fiegenbaum (2009, p. 16), “a logística surgiu na atividade militar. Ao longo da história, muitas guerras foram vencidas ou perdidas através do poder e da capacidade da logística, ou do desconhecimento de suas vantagens”. A totalidade dos que não seguem seus princípios foram conduzidos ao fracasso, estando a História, mormente a História Militar, repleta de exemplos. Na história da arte da guerra, campanha alguma, por exército algum do mundo, desenvolveu-se sem que os problemas da logística de suprimentos estivessem equacionados. Quem, no passado, não se preocupou ou não planejou adequadamente o apoio de armamentos e seus sobressalentes, certamente não conseguiu executar a contento o seu planejamento operacional.

Então, fica evidenciado que o Depósito Central de Armamento, Órgão Provedor nacional, necessita de um gerenciamento que utilize um conjunto de Sistemas de Informação voltados à Armazenagem de forma sincronizada, de forma que seus estoques e o trabalho de produção que dele advém possa estar otimizado para atender as diversas necessidades das Organizações Militares espalhadas pelo Brasil. Por isso cresce de importância a implantação de novas tecnologias para que se alcance uma melhor eficiência e eficácia logística no futuro, assim como o uso de projetos capazes de melhorar o layout e o arranjo físico dos suprimentos de armamento.

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O Depósito Central de Armamento, Organização Militar (OM) do Exército Brasileiro, realiza ações na área de Logística, tendo a missão de receber, examinar, classificar, estocar, armazenar, controlar, manter, expedir e fornecer o Material de Emprego Militar de Classe V - Armamento (Itens completos e peças de reposição), Instrumentos Óticos e lubrificantes existentes no estoque da Diretoria de Material e da 1ª Região Militar, às quais estão tecnicamente subordinados.

A atividade fim do Depósito Central de Armamento é desenvolvida pela Divisão de Suprimento de forma a cumprir as missões acima e está estruturada na Seção de Suprimento e no Centro de Operações de Suprimento (COS). A Seção de Suprimento é composta pela Seção de Armazenagem, onde se encontram o estoque armazenado, e as Seções de Recebimento e Expedição, locais onde, respectivamente, se recebe e expede todo o material. O COS é composto pelas seções de Expediente, Estoque, Recebimento Contábil e Expedição Contábil.

O Depósito Central de Armamento possui participação na atividade de Logística do Exército Brasileiro, haja vista que suas missões e seus trabalhos possuem repercussão nacional, produzindo efeitos em todas as Regiões Militares do país. Tem papel ímpar perante a Força Terrestre, como único Depósito que atende tanto a região em que está localizado quanto a todas as outras regiões do país que são contempladas pela Diretoria de Material com algum Material de Emprego Militar.

Segundo expresso nas Normas Administrativas relativas ao Armamento (NARA), os objetivos da estrutura da cadeia de suprimento são:

Permitir o levantamento de dados que possibilitem, em tempo útil e de modo uniforme, a determinação das necessidades, a obtenção, a armazenagem, o fornecimento, a distribuição, a manutenção e o controle dos suprimentos; e garantir suprimento contínuo, a despeito de condições adversas existentes, propiciando pronto apoio à tropa, mediante o atendimento oportuno às necessidades de seu preparo e do seu emprego. (NARA, 2009, p. 14)

O Depósito Central de Armamento (DCArmt) possui diversas missões concernentes ao apoio logístico perante as operações terrestres. Contudo, no cumprimento de sua missão já listada anteriormente, sem a utilização de um sistema de gerencie as atividades nos armazéns, faz com que o DCArmt tenha a sua atividade fim prejudicada. Portanto, a problemática levantada evidencia, como a não utilização de um Sistema de Gerenciamento de Armazéns em uma Organização Militar ímpar do Exército Brasileiro interfere nos trabalhos deste Órgão Provedor Nacional de forma a trazer prejuízos logísticos a sua atividade fim. O óbice consequente deste escopo é a menor gerência e acuracidade dos estoques. E desde modo, a fim de enriquecer o caso, seguem adiante dois exemplos do que pode acontecer no Depósito devido ao problema. Um exemplo é o erro tanto quantitativamente quanto qualitativamente dos produtos na entrada e saída dos depósitos, devido ao uso de fichas e planilhas de papel para o controle de entrada e saída dos materiais. O outro exemplo ilustra e envolve a constante demanda por informações provenientes do Escalão Superior, que devido ao mesmo problema, podem ser transmitidas informações errôneas referentes à quantidade de produtos existentes em estoque.

Tudo isto em um ambiente logístico cada vez mais dinâmico e importante no atendimento a diversas localidades geográficas de um país que possui dimensões continentais.

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Logo, frente à problemática da menor gerência dos seus estoques, a solução identificada para suprir esta carência do DCArmt é a utilização de um sistema de gerenciamento de Armazéns capaz de se adequar a real demanda do Depósito. Ensejando positivamente na rotina da organização e principalmente no êxito de cumprimento da sua missão. Desta forma, o Depósito pode ganhar em produtividade, evitando desperdício de tempo nas operações de embarque e desembarque nas viaturas e nos conteiners, mostrar eficiência nas atividades de transporte e estocagem na armazenagem de materiais devido ao customizado posicionamento dos recursos físicos de transformação, e ensejar em uma efetiva gerência no controle dos estoques de produtos nos armazéns. Além do controle nas operações de armazenagem devido ao gerenciamento e decorrente bom funcionamento de sistema de paletização adequado às operações logísticas.

Diante da exposição feita, o objetivo do presente trabalho consiste em analisar os processos logísticos no Depósito Central de Armamento ao se empregar um Sistema de Gerenciamento de Armazéns. Assim como avaliar a melhoria das atividades, mostrando conceitos e definições, destacando suas funcionalidades e suas principais vantagens de aplicação, e verificar quais os benefícios que o mecanismo pode trazer para a logística militar terrestre.

3 – Referencial Teórico

Com a constante evolução da doutrina militar terrestre, cresce cada vez mais a demanda pelas atividades de apoio logístico no âmbito do Exército Brasileiro, tendo o Depósito Central de Armamento como Organização Militar (OM) componente de sua estrutura e planejamento para a consecução de seus objetivos. Também é notável o crescente desenvolvimento e aplicação em diversos setores de inovações da área de Tecnologia da Informação (TI). Para discutir os aspectos logísticos dessa OM, serão abordadas as bases teóricas mais relevantes para o presente relatório, e, por conseguinte, esta seção será dividida nos seguintes tópicos: O Depósito Central de Armamento, A importância da Armazenagem e Sistema de Gerenciamento de Armazéns.

3.1 – O Depósito Central de Armamento

O Exército, para o desempenho de suas atividades, necessita de uma grande quantidade de recursos de toda ordem, sendo destaque entre estes o suprimento de armamento (classe V), que em tempo de paz vem sendo contingenciado frequentemente. Visando manter o apoio logístico o mais eficiente possível, há necessidade de Organizações Militares logísticas, especializadas nesta atividade, de maneira a integrar eficazmente todo o processo logístico. Segundo Ballou (2001, p. 21), "a missão da logística é dispor a mercadoria ou o serviço certo, no lugar certo, no tempo certo e nas condições desejadas, ao mesmo tempo em que fornece a maior contribuição à empresa".

Conforme a NARSUP (2002, p.27), “DCArmt - Depósito Central de Armamento, responsável pelo armazenamento de Sup Cl V (armamento e equipamento), hipotecado à DS, a quem está ligado por canal técnico. Funciona, também, como depósito regional da 1ª RM”.

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O Depósito Central de Armamento precisa estar inserido em uma rede logística altamente funcional, de modo a atender seu público externo da melhor forma possível, prevendo, provendo e mantendo as demais Organizações Militares com suprimento. Tendo um papel logístico ímpar, de modo a receber material importado e nacional, e fornecer itens de suprimento tanto para o público nacional quanto internacional. Conforme expresso na NARA (2009, p. 23), “o DCArmt é, primordialmente, o órgão central na estocagem e distribuição de suprimento classe V/Armto às Regiões Militares - RM”. E a NARA (2009, p.19) ratifica, “os materiais adquiridos centralizadamente serão entregues pelos fornecedores, em princípio, no DCArmt, que fará a distribuição aos Órgãos Provedores - OP”.

3.2 – A importância da Armazenagem

De acordo com a NARA (2009, p. 22), “a armazenagem é a tarefa da atividade Obtenção que consiste na colocação ordenada do suprimento em instalações adequadas e no seu controle, proteção e preservação”. Não obstante as demais tarefas, mas a armazenagem possui especial importância nas atividades de desempenho diário, pois abarca toda a cojuntura e estruturas propícias ao condicionamento eficiente e racional que viabiliza a tomada de decisão dos gestores nos trabalhos de intuito logístico.

Assim como influência na fixação do nível de estoque, pois considera a capacidade de armazenamento como parte preponderante no planejamento das ações táticas e operacionais. Além de servir como subsídio para as ações do nível estratégico, a fim de normatizar as prioridades de planejamento nos processos de compra e os seus respectivos fornecimentos. Também torna possível a mensuração no uso dos espaços físicos ao realizar recebimentos e recolhimentos de materiais diversos.

A armazenagem é a tarefa que auxilia a logística, segundo Pozo apud Guarnieri et al. (2002, p. 5), "são as que dão suporte ao desempenho das atividades primárias, para que a empresa possa ter sucesso, que se obtém mantendo e conquistando clientes com pleno atendimento do mercado e satisfação total do acionista em receber seu lucro".

3.3 – Sistema de Gerenciamento de Armazéns

Segundo Banzato apud Guarnieri et al. (2006), atualmente a armazenagem, uma das atividades dentro de uma cadeia de suprimentos, exige muito mais que simples procedimentos automatizados, ela necessita de sistemas de informação eficazes, que possam tomar decisões rápidas e inteligentes. A rentabilidade das empresas também é afetada diretamente pela eficiência de seu processo de armazenagem, logo as melhores práticas devem ser uma constante.

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Figura 1 – Sistemas de Informação para armazenagem

Fonte: BANZATO, Eduardo. TI aplicada à Logística. São Paulo: IMAM.2005.

Segundo Banzato apud Guarnieri et al. (2006), o Sistema de Gerenciamento de Armazéns (WMS Warehouse Management System) é apenas uma parte dos Sistemas de Informação voltados à Armazenagem. Outros sistemas nesta área são o DRP (Distribution

Requirements Planning ou Planejamento das Necessidades de Distribuição) e o TMS

(Transportation Management Systems ou Sistemas de Gerenciamento de Transportes). Existem outros sistemas específicos e customizados. Todos visam garantir a qualidade e a velocidade das informações, racionalizando e otimizando a Logística de Armazenagem.

4 - Plano de Ação

O Plano de Ação consiste em uma sequência de atividades logísticas que cada agente colaborador do Depósito pode executar com um sistema de gerenciamento de armazéns, com o intuito de tratar o problema de forma a solucioná-lo. Por ocasião da atividade de Armazenagem, o sistema será utilizado pelo Gestor de Suprimentos e pelos encarregados de depósito, de forma a obter uma maior eficiência logística no controle de estoques. Assim como na manutenção da informação de dados, primordial na gestão de estoque, com a utilização de Tecnologia da Informação (TI).

Algumas tecnologias aplicadas à Manutenção da Informação são: banco de dados, redes de computadores, internet, Electronic Data Interchange (EDI), código de barras,

etiquetas inteligentes, digitalização de imagens. A informatização e a automação da Manutenção da Informação para a organização é função mandatória. Dentre os ganhos que a organização pode ter com a informatização e a automação da informação, citamos: ganho de tempo na manipulação de dados, maior confiabilidade no trabalho de manipulação de dados, agilidade na aquisição dos dados, disponibilidade de informação em qualquer lugar e hora e eficiência operacional (ROSA, 2012).

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Desta forma, a tecnologia empregada para tratar o problema neste Plano de Ação é o WMS Express, sendo um sistema que realiza a gestão da armazenagem e da distribuição, aumentando a acuracidade e controle dos estoques. Além do software, o Sistema de Gerenciamento de Armazéns (WMS) integra hardware e componentes periféricos, como etiquetas com código de barras, coletores para leitura de dados e sistema de identificação por rádio frequência (RFID), que gerenciam as atividades da armazenagem. Neste escopo, o sistema possui algumas funcionalidades que podem ajudar a resolver a problemática levantada.

Banzato apud Rodrigues et al. (2011) aponta que: “Um WMS é um sistema de gestão de armazém, que otimiza todas as atividades operacionais (fluxo de materiais) e administrativas (fluxo de informações) dentro do processo de Armazenagem, incluindo recebimento, inspeção, endereçamento, estocagem, separação, embalagem, carregamento, expedição, emissão de documentos, inventário, entre outras”.

Segundo VIA EXPRESS INFORMÁTICA LTDA (2015), o sistema endereça a unidade de carga para locais de armazenagem (estoque, picking, blocado, avaria ou outro configurado pelo usuário) de acordo com as características dos produtos e dos endereços disponíveis; permite conferência de localização de armazenagem; realiza transferência de mercadorias dos endereços; gera ordens de movimentação em papel ou nos coletores de forma ativa e de acordo com o perfil dos operadores; realiza medição de produtividade; identifica os endereços para retirada, levando em consideração FIFO, LIFO ou Shelf-Life. Dentre outras funcionalidades.

Dentro do Plano de Excelência Gerencial do Exército Brasileiro (PEG-EB), este relatório técnico demonstra de forma sistemática um Plano de Ação do Processo que pormenoriza e subdivide as tarefas de forma didática, ou seja, ele especifica em detalhes, mostrando as ações a realizar do processo. Nesse prisma verificaremos, então, através desse plano de ação do processo quando o sistema é empregado, para que possamos mostrar os aspectos mais importantes do emprego dessa ferramenta.

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TABELA 1 - PLANO DE AÇÃO DO PROCESSO DE GESTÃO DO SUPRIMENTO CLASSE V – 5W2H

O QUE FAZER? (What) ONDE? (Where) POR QUÊ? (why) QUANDO? (When) QUEM? (Who) COMO? (How) Lançar Nota Fiscal ou Invoice No programa WMS

Para alimentar o sistema (entrada)

Ao receber a NF ou Invoice

Encarregado do Setor de Recebimento

Digitar todos os dados do corpo da Nota Fiscal ou

Invoice Descarga do material Na área de Picking (entrada)

Para poder conferir e endereçar Após a chegada da carga Encarregado do Setor de Recebimento e seus auxiliares Retirando do caminhão e colocando nos paletts e

locações Conferência do Produto Na área de Picking (entrada) Conferir a quantidade

de volumes e de itens Após descarga

Comissão de Recebimento Olhando, analisando e contando os itens Lançar conferência No programa WMS Alimentar o sistema, verificar possíveis divergências (físico e contábil) Após conferencia física Encarregado do setor de Recebimento Contábil

Digitar os dados do corpo

do documento de conferência Endereçar o produto no sistema No programa WMS

Para poder estocar o material Após conferência do programa Encarregado do setor de Recebimento Contábil Fazendo o endereçamento do produto no Sistema Endereçar o produto físico Onde o WMS mandar (nas ruas

e endereços)

Para poder estocar o material Após a entrega do relatório sobre o local de onde será endereçado Encarregado do Depósito O operador de empilhadeira retira da área

de picking e coloca nas posições endereçadas

Lançar a ordem de fornecimento

No programa WMS

Para alimentar o sistema (expedição) No ato que receber a ordem de fornecimento da DMat Encarregado do setor de Expedição Contábil

Digitar todos os dados da ordem de fornecimento

Imprimir Picking List

No programa WMS

Para poder lotear o material Após alimentar o sistema com o doc de saída Encarregado do setor de Expedição Contábil

Imprimindo o Picking list no sistema WMS

Lotear Na área de Picking (saída)

Para poder conferir o produto Após a entrega do Picking list Encarregado do Depósito Com o uso da empilhadeira e manipuladores de suprimentos Conferência do Produto Na área de Picking (saída)

Para poder deixar a

carga pronta a expedir Após lotear

Encarregado da Expedição

Olhando, analisando e contando os itens

Carregamento Nas viaturas Para o produto chegar a OM de destino Após conferência física Encarregado da Expedição Com o uso da empilhadeira Lançar conferência. Exportar dados p/ SIMATEx No programa WMS Gerar a derrubada (baixa) do produto no sistema WMS Após o carregamento Encarregado do Controle de Estoque Lançando a saída do material no Sistema

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Da análise do plano de ação sugerido, algumas ações precisam ser mais detalhadas de forma a mostrar seus reais potenciais de melhoria no processo. O trabalho de controle de estoque começa na entrada do produto no Depósito, sendo o recebimento o primeiro ponto a ser controlado. Por exemplo, grande quantidade de material dá entrada no recebimento, em pallets sem identificação de etiquetas, tipo de material, origem, quantidade, entre outras. Com as ações de lançar documento de entrada no sistema e conferência do produto, seriam emitidas pelo sistema etiquetas com códigos de barra baseadas no documento de entrada e na própria conferência. Assim, sendo possível sua leitura através de coletores de dados com as quantidades recebidas e a importação, por qualquer outro setor do fluxo, de qualquer informação necessária do material, além de seu efetivo rastreamento.

Após sair do recebimento, o material é transportado para a Armazenagem, lugar onde deverá ocorrer um maior controle de estoque, pois o material recebido se juntará a outros já anteriormente estocados. Podendo o ocorrer a mistura de estoques, que no caso de itens com validade, como lubrificantes, que devam levar em consideração o FIFO. Além de ocorrer o estoque em armazém de materiais não identificados, podendo confundir-se o produto com outro, devido à mistura com outros e a sua falta de identificação e rastreamento. Com as ações de endereçar o produto no sistema e endereça-lo no físico, é feito o processo de etiquetagem e o material é movimentado para um endereço (armazém, rua, nível, empilhamento, etc). Ocorrendo um maior controle dos estoques através da utilização de etiquetas emitidas pelo sistema com endereçamento e quantidades de estoque precisas, que são escaneadas por coletores fixos ou móveis, e sendo rastreados dentro do fluxo logístico pelo sistema de identificação por rádio frequência (RFID).

No processo de expedição, também podem ocorrer alguns erros, como por exemplo, material expedido e enviado a Organização Militar de destino na quantidade em desacordo com a ordem de fornecimento. Outro caso, na formação e envio de cargas destinadas a Eixos de transporte específicos, como região norte, sul, nordeste e amazônico, em que certo produto fora remetido a outra região em desconformidade com a destinação indicada na ordem de fornecimento. Com o uso das ações de lançar a ordem de fornecimento no sistema, imprimir

picking list, lotear, conferência e carregamento, o sistema gera as etiquetas inteligentes e a

lista de itens, o encarregado da expedição loteia e forma a carga unitizada de acordo com a região destinada. Na sequência, realiza a conferência através da leitura dos códigos de barras nos produtos e emissão automática do documento de saída, e posterior carregamento com o manifesto de carga na viatura destinada àquela determinada Região Militar.

5 – Conclusão

Da proposta de solução indicada com o propósito de sanar a problemática levantada, pode-se destacar que aplicação do Sistema de Gerenciamento de Armazéns (WMS) juntamente com seus periféricos e o sistema de identificação por radio frequência (RFID) na atividade fim do Depósito Central de Armamento, angaria maiores vantagens no apoio logístico prestado pelo Depósito, fazendo com que as etapas do fluxo logístico, principalmente ao controle de estoques nas atividades de recebimento, armazenamento, controle e distribuição, sejam executadas da melhor forma possível.

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E dos erros mais comuns oriundos da menor gerência, foi possível concluir que o trabalho realizado através de informações on-line, provenientes de leitoras óticas de código de barras ou RFID assegura um alto índice de precisão em todas as transações, acarretando na eliminação desses desacertos e promovendo maior confiabilidade dos dados do controle realizado. Em armazéns baseados em papéis, erros são transportados e inseridos no sistema após determinado período de trabalho. Além disso, o impacto de cada erro é aumentado porque a correção dos erros não se faz em tempo real. São feitas correções em papéis, que são empilhados, aguardando digitação para um computador.

A acuracidade de estoques de armazéns baseados em papéis e fichas requer o inventário físico para reconciliar o inventário contábil com o inventário real. Para que isto ocorra, armazéns têm que fechar durante estes períodos e horários enquanto vários pedidos deverão esperar para serem atendidos. A acuracidade inerente e as características de ciclos de contagem (inventários rotativos) que o WMS propicia, eliminam a necessidade de inventários físicos.

Portanto, inferi-se na utilização de tal sistema, visando à melhoria e ao aprimoramento do processo logístico, no tocante ao controle de estoques, visando estar sempre na vanguarda tecnológica quando o assunto for a logística, pois dentro de qualquer instituição militar ou empresas civis o apoio logístico eficiente é o principal objetivo a ser alcançado. Fazer com que o suprimento chegue ao lugar determinado, na hora certa, com qualidade, com quantidades suficientes e com custos reduzidos são objetivos que devem ser procurados para que o apoio se torne eficaz, tendo sempre a informação precisa em tempo real para auxiliar na tomada de decisão dos Órgãos Provedores.

6 - Referências

BALLOU, R. H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: Planejamento, organização e

logística empresarial. Porto Alegre: Bookman, 2001.

BANZATO, Eduardo. Tecnologia da Informação Aplicada à Logística. São Paulo: IMAM, 2005.

BRASIL. Portaria nº 19 – COLOG, de 04 de novembro de 2009. Aprova as Normas

Administrativas relativas ao armamento (NARA). Disponível em < http://www.pqrmnt7.eb.mil.br/images/Producao/Legislacao/NARA%202009.pdf>. Acesso em: 27 abr. 2015.

BRASIL. Portaria nº 09 – D Log, de 27 de junho de 2002. Aprova as Normas

Administrativas Relativas ao Suprimento (NARSUP). Disponível em < http://www.pqrmnt7.eb.mil.br/images/Producao/Legislacao/narsup.pdf>. Acesso em: 27 abr. 2015.

FIEGENBAUM, Ademir. Vantagens do software WMS no Gerenciamento do CD das

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https://www.univates.br/bdu/bitstream/10737/449/1/AdemirFiegenbaum.pdf > Acesso em: 28 abr. 2015.

GUARNIERI, P.; CHRUSCIACK, D.; OLIVEIRA, I. L. de; HATAKEYAMA, K.; SCANDELARI, L. WMS Warehouse Management System: adaptação proposta para o

gerenciamento da logística reversa. Disponível em < http://www.scielo.br/scielo.php?pid=S0103-65132006000100011&script=sci_arttext> Acesso em: 28 abr. 2015.

RODRIGUES, Enio Fernandes et al. Uso da Tecnologia de Informação na Cadeia

Produtiva de um Armazém: Aplicação de um Sistema WMS. Disponível em <

http://w.w.w.aedb.br/seget/artigos11/1351498.pdf> Acesso em: 23 set. 2015.

ROSA, Rodrigo de Alvarenga. Gestão de Operações e Logística I. Florianópolis : Departamento de Ciências da Administração / UFSC; [Brasília] : CAPES : UAB, 2012. VIA EXPRESS INFORMÁTICA LTDA. O WMS que cabe no seu armazém. Disponível em: < http://www.viaexpress.com.br/produtos.html> Acesso em 31 jul. 2015.

VIA EXPRESS INFORMÁTICA LTDA. Funcionalidades do WMS EXPRESS. Disponível em: < http://www.wmsexpress.com.br/wmsexpress.pdf> Acesso em 31 jul. 2015.

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