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R.l' ~'-:J Matr.:TERMO DE REFERENCIA PARA
HIGIENIZAC;AO DE 380 METROS DE ARQUIVOS
TEXTUAIS EM SUPORTE PAPEL
E DIAGNOSTICO SOBRE
AS CONDIC;OES DOS ARQUIVOS
EXISTENTES NA TERRACAP.
Constitui-se de aproximadamente 380 (trezentos e oitenta) metros lineares de documentos textuais em suporte papel de diferentes formatos, gramatura, tipologia e assuntos, precariamente agrupados, desordenados e acondicionados em caixas de papelao, sendo que alguns estao empilhados sem protec.;ao contra agentes de deteriorac.;ao f1sicos, qUlmicos e biologicos. De modo geral, todo 0
acervo encontra-se em condic.;5es tecnicas inadequadas, com alto nlvel de empoeiramento e acidez, devido
a
precariedade do local de deposito, que nao oferece as condic.;5es ambientais adequadasa
sua preservac.;ao e seguranc.;a.Uma pequena parte do acervo arquivistico da Terracap apresenta problemas de acesso a informac.;ao, espac.;o fiSico, mobiliario e ausencia de aplicac.;ao de normas tecnicas no tratamento de documentos.
Como parte do processo de modernizac.;ao da Terracap, entendeu-se necessario aprimorar a gestao documental, de modo a permitir 0 aproveitamento maximo das informac.;5es disponlveis para
a tomada de decis5es, aumentar a eficacia administrativa, facilitar a recuperac.;ao da informac.;ao e racionalizar sua guarda e conservac.;ao.
Para dar inicio a um macro processo de consolidac.;ao dos arquivos existentes e necessario higienizar e organizar os arquivos aqui tratados extraindo deles apenas 0 que fara parte da organizac.;ao
dos arquivos ja existentes dando a devida destinac.;ao
a
documentac.;ao que nao fara parte do acervo documental da TERRCAPAssim, com 0 suporte de profissionais especialistas, a Terracap tera oportunidade de reorganizar e disponibilizar as informac.;5es deste acervo, fundamentando-se na legislac.;ao arquivistica aplicavel ao GDF e nas Resoluc.;5es do Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ).
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Este trabalho e complementar e sera agrega 0 ao proJe 0 e
digitalizac;ao chamado "Terracap Digital", em desenvolvimento, como
uma das fases preliminares.
a) 0 presente Termo tem por objetivo dar inicio ao processo de
atendimento a demanda de organizac;ao e tratamento do acervo
documental da Terracap atraves da higienizac;ao, c1assificac;ao e
tratamento adequado a cerca de 380 (trezentos e oitenta) metros
lineares de arquivos nas condic;6es ja especificadas;
b) Apresentar relat6rio sobre as condic;5es atuais dos arquivos
da mesma natureza, existentes nas dependencias da empresa.
a) HIGIENIZA<;;AO Superficial de aproximadamente 380
(trezentos e oitenta) metros lineares de documentos textuais
em suporte papel, com trinchamento e aspirac;ao, sem
aplicac;ao de produtos qUlmicos ou abrasivos;
b) AGRUPAMENTO e identificac;ao sumaria dos conjuntos
documentais, com base na classificac;ao tematica das areas
meio e fim da Terracap;
c) ACONDICIONAMENTO do acervo em caixas arquivo, de papelao,
novas e padronizadas, com afixac;ao de espelhos provis6rios,
para identificac;ao dos respectivos conteudos, facilitando as
atividades de busca e localizac;ao de documentos;
d) SELE<;;AOde documentos da area meio, cujos prazos de guarda
corrente e intermediaria expiraram, preparando-os para a
execuc;ao de procedimentos de descarte ou destinac;ao para a
guarda permanente ou encaminhamento para 0 Arquivo Publico
do Distrito Federal, com base na tabela de temporalidade de
documentos na area meio do GDF;
e) DESCRI<;;AO sumaria dos dossies e pastas de documentos
acondicionadas nas caixas de papelao, visando a alimentac;ao
de um sistema automatizado de pesquisa documental;
f) ELABORA<;;AOde um relat6rio de diagn6stico sobre as condic;6es
atuais dos acervos documentais de aproximadamente 380
(trezentos) metros lineares, localizados nos galp5es de deposito
e nas dependencias de todas as unidades setoriais da
instituic;ao, identificando problemas e as necessidades de
intervenc;ao tecnica.
g) INDICA<;;AO para descarte de documentos sem serventia e
aqueles que possam ser considerados como de valor hist6rico
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Etapa 1 - Diagnostico da atual situa<;ao do acervo documental juntando-se ao relatorio documenta<;ao fotografica da situa<;ao encontrada e sua evolu<;ao ate a finaliza<;ao dos trabalhos;
• Analise da area ocupada pelos arquivos (tamanho, acondicionamento, incidencia de raios solares, equipamentos de seguran<;a, temperatura, entradas e saidas do deposito);
• Quantifica<;ao, estado e material (quantifica<;ao do acervo documental, estado de conserva<;ao dos documentos e mobiliario utilizado);
• Avalia<;ao da organiza<;ao atual dos documentos, conteudo informacional e tipologias documentais;
• Consulta (contrale, principais documentos procurados, principais clientes e instrumentos de pesquisa);
• Equipamentos utilizados que incidam no controle do arquivo; • Levantamento de riscos ambientais e prafissionais como
orienta<;ao para preven<;ao de riscos futuras.
Etapa 2 - Aprecia<;ao comparativa do estado atual deste acervo com a situa<;ao do arquivo morto e demais arquivos existentes da mesma natureza como elemento subsidiario para desenvolvimento do tratamento do acervo documental da Terracap.
Nesta etapa sera realizada a higieniza<;ao gradual do acervo, que corresponde
a
retirada da poeira, grampos metalicos e outras residuos estranhos aos documentos por meio de tecnicas aprapriadas visandoa
preserva<;ao e conserva<;ao dos documentos. as documentos higienizados deverao ser entregues em condi<;5es normais de manipula<;ao.Etapa 4 - Aplica<;ao dos instrumentos de gestao arquivistica e tratamento tecnico dos documentos
• Identifica<;ao, c1assifica<;ao, avalia<;ao e sele<;ao dos documentos de acordo com 0 Plano de Classifica<;ao e a Tabela de
Temporalidade de Documentos das atividades meio do GDF; • Identifica<;ao e separa<;ao de capias para elimina<;ao;
• Identificar e separar fisicamente os documentos das fases intermediaria e permanente;
• Cadastramento das informa<;5es referenciais dos documentos no banco de dados do Arquivo da propria Terracap, que sera
disponibilizado ate 0 6° (sexto) mes de ex
prestados;
• Elabora<;ao da listagem de elimina<;ao de documentos.
• Prepara<;ao de documentos que possam ser encaminhados ao
Arquivo Publico do Distrito Federal.
a) Diagnostico situacional do acervo com aproximadamente 380
(trezentos e oitenta) metros lineares de documentos
higienizados de modo superficial com aplica<;ao de trincha de
cerdas macias e aspira<;ao das sujidades particuladas solidas;
b) Acervos agrupados por areas tematicas e sumariamente
identificados;
c) Documentos acondicionados em caixas
(novas e padronizadas), com espelhos
proporcionando a eficacia na busca
documentos;
d) Documentos da area meio selecionados e preparados para
iniciar os procedimentos do processo tecnico de descarte ou
destina<;ao para a Guarda permanente, conforme a aplica<;ao da
Tabela Basica da Area Meio do GDF;
e) Dossies e pastas de documentos descritos de modo sumario e
referencial para a alimenta<;ao de um banco de dados
referenciais;
f) Relatorio de diagnostico elaborado com base em levantamentos
realizados descrevendo as condi<;6es atuais dos acervos
documentais da Terracap, tanto aqueles localizados nos galp6es
de deposito, quanta os que estao nas dependencias das
unidades setoriais, identificando problemas e necessidades de
interven<;6es tecnica;
g) Indica<;ao e referencias sobre normas e regras que serao
aplicadas para organiza<;ao, tratamento e armazenamento dos
documentos tratados;
h) Proposta de parametros para elabora<;ao de Manual de
Procedimentos Arquivisticos.
arquivo de papelao
provisorios afixados,
e localiza<;ao dos
Para a realiza<;ao do servi<;o, a contratada devera disponibilizar
no mlnimo dois arquivistas para 0 trabalho de planejamento,
organiza<;ao, coordena<;ao e orienta<;ao tecnica das atividades.
Tambem devera ser disponibilizada uma equipe operacional
preferencialmente de estudantes de curso de gradua<;ao em
o
prazo de execU<;ao das atividades sera de 06 (seis) contados a partir da data da assinatura do contrato.1° 2° 3° 4° 5° 6°
Etapa 1
x
Etapa 2 x
x
x
Etapa 3 x x x X
x
Etapa 4 x x
x
x
x
Etapa 1: Diagn6stico da atual situac;ao do acervo documental
Etapa 2:comparativo do estado atual deste arquivo e outros
existentes.
Etapa 3: Higienizac;ao do acervo
Etapa 4: Aplicac;ao dos instrumentos de gestao arquiv[stica e
tratamento tecnico dos documentos das atividades meio e fim da
Terracap.
8. Estimativa de custo
o
prec;o por metro linear praticados no mercado para aorganizac;ao dos documentos de arquivo, considerando as condic;5es
em que se encontra 0 acervo e as caracterfsticas da documentac;ao a
serem tratadas, foi estimado em R$ 800.00 (oitocentos reais),
portanto 0 custo total do trabalho devera ser de R$ 304.000.00
(trezentos e quatro mil reais)
Os trabalhos serao desenvolvidos em 06 (seis) meses,
conforme 0 cronograma descrito no item 07 (sete), contados a partir
da assinatura do contrato, admitindo-se a prorrogac;ao devidamente
justificada.
Os pagamentos serao efetuados em 06 (seis) parcelas, de igual
valor, ao fim de cada mes de servic;o, em conformidade com 0
cronograma de atividades citado no item 07 (sete) e mediante
atestado de prestac;ao dos servic;os assinado pelo executor do
projeto.
Para fins de acompanhamento da unidade gestora, ao final de
cada mes devera ser fornecido pela contratada relat6rio mensal
demonstrando 0 andamento dos servic;os, conforme os produtos
descritos no item 05 (cinco) em consonancia com 0 cronograma de
A contratada deve obrigatoria mente atender a
deste instrumento, inclusive:
• Documentar e submeter
a
aprovac;ao previa do executor doprojeto da Terracap todos os procedimentos operacionais para
organizac;ao e processamento tecnico dos documentos do
acervo, bem como a identificac;ao e triagem da documentac;ao;
• Contemplar, na execuc;ao dos servic;os de tratamento do acervo
arquivistico, a legislac;ao federal e legislac;ao arquivistica
vigente no Distrito Federal;
• Apresentar relat6rios sobre 0 andamento das atividades;
• Apresentar relat6rio final contendo 0 diagn6stico de todo os
arquivos da Terracap e dos pr6ximos passos necessarios para a
implementac;ao da gestao documental nos acervos nao
contemplado por este projeto;
• Cumprir com as obrigac;5es contratuais e demais dispositivos
legais decorrentes desta proposta.
• Apresentac;ao do desenvolvimento dos trabalhos para
servidores da Terracap atraves de pelo menos tres palestras
ilustradas com 0 enfoque na metodologia e nos resultados
alcanc;ados.
• Permitir 0 acompanhamento dos trabalhos por tecnicos do
Arquivo Publico do Distrito Federal.
• Colocar a documentac;ao
a
disposic;ao dos profissionaiscontratados;
• Fornecer as instalac;5es
a
execuc;ao dos trabalhos;• Acompanhar a execuc;ao dos trabalhos, tomando as
providencias que se fizerem necessarias;
• Cumprir com as obrigac;5es contratuais e demais dispositivos
legais decorrentes desta proposta.
