ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR
ESTADO-MAIOR 1ª SEÇÃO
___________________________________________________________________ PORTARIA DO COMANDO-GERAL Nº 361, DE 27 DE ABRIL DE 2006
Aprova as Instruções de Comunicação Oficial
O Comandante-Geral da Polícia Militar do Estado do Paraná, no uso das atribuições que lhe confere o art. 4º da Lei nº 6.774, de 8 de janeiro de 1976, resolve:
Art. 1º Aprovar as Instruções Reguladoras de Elaboração, Arquivo e eliminação de Documentos - Instruções de Comunicação Oficial da PMPR (ICO – PMPR), que com esta baixa.
Art. 2º Determinar que esta Portaria entre em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas a Portaria CG nº 342/PM-1, de 23 de abril de 2004, e as demais disposições em contrário.
Coronel QOPM Nemésio Xavier de França Filho,
INTRUÇÕES REGULADORAS DE ELABORAÇÃO, ARQUIVO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – INSTRUÇÕES DE COMUNICAÇÃO OFICIAL DA PMPR (ICO – PMPR)
ÍNDICE DE ASSUNTOS
Art. Pág.
Capítulo I - Da Finalidade 1º 3
Capítulo II - Da Tramitação e dos Prazos 2º/6º 3
Capítulo III - Dos Tipos 7º 4
Capítulo IV - Da Técnica de Elaboração 8º/9º 4
Capítulo V - Das Abreviaturas 10/12 6
Capítulo VI - Da Numeração 13/16 7
Capítulo VII - Do Fecho, da Assinatura e da Identificação do Signatário 17/18 7 Capítulo VIII - Do Endereçamento, do Envio e dos Envelopes 19/24 9
Capítulo IX - Das Cópias 25/31 11
Capítulo X - Do Recebimento e da Expedição 32/34 12
Capítulo XI - Do Arquivamento e da Eliminação 35/38 12
Capítulo XII - Da Confecção 39/60 13
Seção I - Do Boletim 39 13
Seção II - Da Cautela 40 15
Seção III - Da Circular 41 16
Seção IV - Do Despacho 42 18
Seção V - Da Diretriz 43 21
Seção VI - Da Guia 44 21
Seção VII - Da Informação 45 24
Seção VIII - Das Instruções 46 26
Seção IX - Do Manual 47 27
Seção X - Do Memorando 48 28
Seção XI - Da Norma 49 29
Seção XII - Da Nota para o Boletim 50 31
Seção XIII - Do Ofício 51 32
Seção XIV - Da Ordem 52 38
Seção XV - Da Orientação 53 40
Seção XVI - Da Parte 54 42
Seção XVII - Da Portaria 55 43
Seção XVIII - Da Remessa 56 45
Seção XIX - Do Requerimento 57 45
Seção XX - Da Restituição 58 47
Seção XXI - Do Termo 59 48
Seção XXII - Dos Documentos Diversos 60 49
Capítulo XIII - Das Disposições Transitórias e Finais 61/62 51
Capítulo I DA FINALIDADE
Art. 1º As presentes instruções destinam-se a traçar parâmetros acerca da
elaboração, do arquivo e da eliminação de documentos em uso na Polícia Militar do Estado do Paraná, em caráter complementar, dadas as especificidades castrenses, às disposições constantes no Manual de Comunicação Escrita Oficial e no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná, buscando ainda a padronização e a simplificação, mediante a fixação de modelos a serem utilizados na Corporação.
§ 1º A elaboração dos documentos de planejamento será estabelecida por
normas próprias.
§ 2º Os documentos de caráter sigiloso terão suas disciplinas de elaboração
de arquivo e de eliminação regidas por regras especificas.
Capítulo II
DA TRAMITAÇÃO E DOS PRAZOS
Art. 2º Os documentos em uso na PMPR apresentam tramitação:
I – ordinária – quando a tramitação, o estudo e a solução podem se dar
normalmente, sem se revestir de prazo peremptório;
II – urgente (u) – quando, em face da natureza do assunto, devem ter
tratamento preferencial, exigindo tramitação, estudo e decisão no menor prazo possível;
III – urgentíssima (uu) – quando a tramitação, o estudo e a solução devem
ser imediatos.
§ 1º São considerados documentos com tramitação urgente os recursos em
geral e os expediente relativos aos direitos dos militares estaduais.
§ 2º Terão tramitação urgentíssima os documentos oriundos do Poder
Judiciário (Mandado de Segurança, Ações Ordinárias, “Habeas Corpus”, etc...).
Art. 3º O prazo para a tramitação e o estudo de um documento varia de
acordo com a urgência e com a complexidade do assunto, devendo ser obedecidos aos seguintes critérios:
I – tramitação ordinária - até oito dias úteis; II – tramitação urgente – até dois dias úteis;
III – tramitação urgentíssima - requer providência imediata.
Art. 4º A contagem do prazo tem início com o registro do documento no
protocolo da Unidade ou Seção e término no ato de sua expedição.
Art. 5º Quando o assunto exigir maior prazo para estudo e decisão, o
retardamento na tramitação deverá ser devidamente justificado pelo Comandante, Chefe ou Diretor, o qual informará, sempre que necessário, ao órgão interessado.
Art. 6º O documento, cuja tramitação seja urgente ou urgentíssima, deverá ter
tais circunstâncias expressas pela autoridade, no corpo do expediente, mediante o uso dos termos “Tramitação Urgente ou Urgente” ou “Tramitação Urgentíssima
ou Urgentíssimo”.
Capítulo III DOS TIPOS
Art. 7º São documentos utilizados pela PMPR, além daqueles constantes no
I – boletim; II - cautela; III – certidão; IV - circular; V – declaração; VI – despacho; VII – diretriz; VIII – guia; IX – informação; X – instruções; XI – manual; XII – memorando; XII – norma;
XIV – nota para o boletim; XV – ofício; XVI – ordem; XVII – orientação; XVIII – parte; XIX – portaria; XX – remessa; XXI – requerimento; XXII – restituição; XXIII – termo. Capítulo IV
DA TÉCNICA DE ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS Art. 8º Os documentos, de modo geral, constam de três partes: I – cabeçalho;
II – texto; III – fecho.
§ 2º O texto, parte principal, pode ser desdobrado em itens, subitens e outras
subdivisões, de modo que as idéias se apresentem definidas em cada item, subitem ou subdivisão e em correlação com as anteriores.
§ 3º O primeiro item deve ser destinado à exposição concisa e precisa do fato,
apresentação do problema ou comunicação de uma situação existente.
§ 4º os itens, à exceção do primeiro, serão numerados em algarismos
arábicos seguido de um ponto, com um espaço em branco em relação à primeira letra do texto. Quando este constar de um só item tal não será numerado.
§ 5º com relação aos subitens, sua designação é feita com letras minúsculas,
devendo, após a letra indicadora, seguir-se um ponto.
§ 6º A subdivisão seguinte é feita com algarismos arábicos, seguidos do sinal
de fechar parênteses, havendo um espaço em branco, depois do qual é escrita a primeira letra do texto.
§ 7º Se outras subdivisões forem necessárias, serão feitas com letras
minúsculas seguidas do sinal de fechar parênteses e obedecidas às demais prescrições para as subdivisões.
§ 8º Se ainda forem necessárias subdivisões, estas serão designadas,
necessariamente, por algarismos arábicos e letras minúsculas, ambos entre parênteses.
§ 9º A designação dos subitens ou subdivisões deve ser colocada no
alinhamento vertical do número do primeiro item, correspondendo o primeiro sinal gráfico do subitem ou subdivisão ao numero do primeiro item.
das unidades.
Art. 9º Além das prescrições do artigo anterior, deverá ser observado o
seguinte:
I – os numerais e percentagens devem ser grafados por extenso, quando
constituem apenas uma palavra: um, dois, quinze, um por cento. Quando forem formados por mais de uma palavra, deve-se escrever apenas o algarismo sem a sua forma por extenso entre parênteses. Exemplo: 142; 33%;
II – as datas devem ser grafadas da seguinte forma: 1º de maio de 2005 (dia
sem colocação de zeros à esquerda quando constituído de apenas um digito); 2 de outubro de 2004; 10 de dezembro de 2006; nos documentos de trâmite preferencialmente interno, a exemplo do despacho, do memorando e da parte, pode a data ser redigida da seguinte forma: dia sem colocação de zeros à esquerda quando constituído de apenas um dígito, um espaço horizontal, mês em minúsculo seguido de ponto, um espaço horizontal e ano constituído de dois dígitos (1º jun. 05; 2 out. 05; 10 dez. 06);
III – os números cardinais, quando designarem datas (anos), devem ser
grafados sem ponto ou espaço, separando as classes. Ex.: ano de 1967. Quando designarem leis, devem conter ponto entre a casa do milhar e a da centena: Lei nº 1.943;
IV – os documentos, quando citados sem indicação de número e data, isto é,
indeterminadamente, devem ser escritos com a letra minúsculas; quando mencionados com número e data devem ser grafados com a inicial maiúscula: O ofício da 1ª Seção do EM esclareceu...; o Ofício nº 007/PM/5, de 23 mar. 05 (ou 23 de março de 2005, quando for o caso), do EM, solicita...;
V – na primeira vez que uma lei for citada, utiliza-se a sua forma completa,
com respectivo nome se conhecido; ex.: Lei nº 1.943, de 23 de junho de 1954 (Código da Polícia Militar do Paraná). A partir da segunda citação, emprega-se apenas Lei nº 1.943, de 1954;
VI – as cifras monetárias devem ser grafadas da seguinte forma: R$ 320,00
(trezentos e vinte reais);
VII – os números devem ser escritos em classes de três algarismos, podendo
a separação das classes ser feita por meio de ponto. Ex.: 124.132. Tal regra não se aplica às datas.
VIII – a vírgula deve ser usada, exclusivamente, para separar a parte inteira
da parte decimal. Ex.: 1,6.
Capítulo V DAS ABREVIATURAS
Art. 10. As abreviaturas militares devem ser empregadas somente entre
militares e, sempre que viável, nos documentos internos da Corporação.
Art. 11. Num mesmo documento, empregar-se-á abreviatura livremente se, na
primeira vez em que for empregada, vier precedida de seu significado por extenso.
Art. 12. Principais regras para o emprego de abreviaturas:
I – o nome dos meses será abreviado com as três primeiras letras seguido de
ponto, sendo a letra inicial grafada em minúsculo (jan., fev., mar., abr., etc...);
II – o grupo data-hora deverá ser escrito da seguinte maneira: dia constituído
sempre de dois dígitos seguido da hora formada de quatro numerais, um espaço horizontal, mês em minúsculo seguido de ponto, um espaço horizontal e ano redigido com dois dígitos. Ex.: 231500 out. 05 (quinze horas de vinte e três de outubro de 2005); 031500jan. 05 (quinze horas de três de janeiro de 2005);
III – os postos, graduações, funções, unidades e subunidades deverão ser
grafados com a letra inicial em maiúsculo, sendo seguidos, sendo seguidos de ponto: Cap. (capitão), Sd. (soldado); Ten.-Cel. (tenente-coronel); Cmt. (comandante); Subcmt. (subcomandante); Cia. (companhia); Pel. (pelotão);
IV – limitar-se-á à letra inicial da palavra. Ex.: m. (masculino);
V - horas, minutos e segundos serão grafados: 7h32min5s (sete horas, trinta
e dois minutos e cinco segundos);
VI – no plural, acrescentar-se-á “s” à abreviatura ou, conforme o caso, se ela
for constituída por até duas letras maiúsculas, será esta duplicada. Ex.: OPM (OPMs), PM (PPMM – Policias Militares), FFAA (Forças Armadas), PMs policiais-militares);
VII – utilizar-se-ão as letras iniciais da palavra. Ex.: ed. (edição); juríd.
(jurídico);
VIII – serão empregadas a letra inicial e a final da palavra: Sr. (senhor); Dr.
(doutor);
IX – símbolos científicos escrevem-se sem o ponto. Ex.: K (potássio);
X – geralmente as abreviaturas terminam em consoante, seguidas de ponto.
Ex.: av. (avenida);
XI – os símbolos de qualquer unidade de medida são escritos com letra
minúscula (exceto quando derivados de nomes de cientistas), sem ponto, sempre no singular, não se devendo deixar espaço entre o número e o símbolo da unidade. Ex.: 2A (dois amperes); 3K (três kelvin); 11h (onze horas); 20m (vinte metros); 33Kg (trinta e três quilogramas);
XII – não se deve misturar escrita por extenso com símbolo. Ex.: 10km/h ou
10 quilômetros por hora (e não 10Km/hora).
§ 1º O mês de maio não será abreviado, mas grafado por inteiro. Ex.: 25 de
maio de 2006 ou 25 maio 06 (documentos de trâmite preferencialmente interno, como o despacho, o mensagem e a parte).
§ 2º – Há abreviaturas que permitem variação ao serem utilizadas. Ex.: f., fl.
(folha); p., pág. (página).
§ 3º A acentuação da palavra conserva-se na abreviatura. Ex.: gên. (gênero);
méd. (médico).
Capítulo VI DA NUMERAÇÃO
Art. 13. Para cada tipo de documento será adotada uma numeração seguindo
a ordem natural dos números inteiros, iniciada a 1º de janeiro de cada ano e encerrada a 31 de dezembro.
Art. 14. A numeração será escrita, normalmente com três algarismos,
completando-se com zeros à esquerda, quando não houver algarismos significativos suficientes para totalizar esse número. Ex.: 010.
Art. 15. Quando necessário, a numeração poderá ser escrita com mais de
três algarismos.
Art. 16. Após a numeração, seguem-se uma barra simples e a sigla da seção,
diretoria, unidade ou gabinete, no qual o expediente foi estudado e elaborado. Exemplo: Ofício nº 032/Sec.
Capítulo VII
Art. 17. O fecho dos documentos da Corporação, antecedendo a assinatura,
compreenderá a expressão “Respeitosamente”, quando o expediente designar-se à autoridade superior, ou a expressão “Atenciosamente”, se endereçado à autoridade de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior, disposta de maneira centralizada ou alinhada à direita, em fonte Arial ou Times New Roman, 12.
§ 1º Sob a assinatura ou rubrica, em documentos e processos, deverão
constar, de forma digitada (fonte Arial ou Times New Roman, 11 ou 12) ou datilografada, as
abreviaturas do posto ou graduação, com inicial maiúscula, e do quadro ou qualificação em letras maiúsculas, o nome completo do signatário, com iniciais maiúsculas, seguido de vírgula e, abaixo, a respectiva função, com inicial maiúsculas e em negrito, seguida de ponto, permitindo-se ainda a utilização de carimbo (qualquer que seja a forma – com letra de imprensa). A assinatura ou rubrica será
digitada de 4 a 6 espaços simples da última linha do texto, alinhada à direita, neste caso iniciada a 8cm da margem esquerda, sempre que possível, ou ainda poderá ser disposta no documento de forma centralizada.
Exemplo:
Coronel QOPM João da Silva,
Comandante-Geral.
ou
Cel. QOPM João da Silva,
Comandante-Geral.
Art. 18. Na eventual ausência do Comandante, Chefe ou diretor, o documento
com tramitação urgente ou urgentíssima poderá ser assinado pelo substituto daquela autoridade, que lhe apresentará, na primeira oportunidade, a cópia do respectivo documento. Neste caso, empregar-se-à a expressão “No impedimento”, manuscrita sobre o nome do impedido e, abaixo deste, assinará o substituto, de acordo com a forma estabelecida no art. 17, § 1º.
Exemplo:
No impedimento
Ten.-Cel. QOPM José de Souza,
Cmt. 4º BPM.
Maj. QOPM Audilene Rodrigues,
Subcmt. 4º BPM.
§ 1º Qualquer documento assinado “No impedimento” não provém da pessoa
que o assina, mas da autoridade impossibilitada de fazê-lo e produzirá os mesmos efeitos decorrentes da assinatura desta.
§ 2º Quando o documento assinado “No impedimento” motivar qualquer
resposta ou solução, deverá ser esta dirigida sempre à autoridade que esteve impossibilitada de assiná-lo e nunca a quem o tenha assinado “No impedimento”.
§ 3º Qualquer documento assinado “No impedimento” obriga tanto como se
fosse subscrito pela própria autoridade; no entanto, deve entender-se que quem assina “No impedimento” não ordena, mas apenas transmite.
§ 4º Não será objeto de assinatura “No impedimento” documento que envolva
decisão sobre questão institucional, criminal ou disciplinar.
§ 5º Quando o substituto assumir interinamente ou responder pelas funções
de Comando, Chefia ou Direção, o seu nome será digitado no forma do art. 17, § 1º, colocando-se no espaço destinado à função, as expressões: Chefe Interino ou
Capítulo VIII
DO ENDEREÇAMENTO, DO ENVIO E DOS ENVELOPES
Art. 19. Quando o documento for remetido por intermédio de serviço postal de
mensageiro ou de malote, deve ser envelopado, obedecendo às seguintes prescrições:
I – O envelope deve conter, ao lado do Brasão de Armas, a expressão Estado
do Paraná e Polícia Militar, seguidas das designações do Comando-Geral, Estado-Maior, Diretorias ou Comandos Intermediários e do nome da Organização expedidora, se acaso não forem aqueles, tudo em letras maiúsculas e em negrito, em linhas separadas por um ou dois espaços verticais simples, conforme suas dimensões. A um ou dois espaços simples abaixo do nome da OPM expedidora e a 1,5cm do limite esquerdo do envelope, deve ser digitada a abreviatura do documento, e, se for o caso, de número; a outro espaço em branco, o número do documento, seguido de barra simples e da sigla da seção (se for o caso). No
documentos de tramitação urgente ou urgentíssima, tal circunstância deve ser digitada a um espaço simples abaixo da linha anterior. No envelope deve constar:
a) fórmula de tratamento;
b) função ou cargo do destinatário; c) rua, número ( se for o caso);
d) código de endereçamento postal (CEP), seguindo-se o nome da cidade e abreviatura do estado, na mesma linha.
II – devem ser usados um ou dois espaços simples entre as linhas, a menos
que o envelope seja de grandes dimensões, caso em que o espaço deve ser proporcional ao seu tamanho. Todas as linhas devem obedecer ao mesmo alinhamento vertical, a 1,5cm do limite do envelope.
III – a 1,5cm do limite esquerdo do envelope e a quatro espaços simples
acima do limite inferior do envelope, digitar-se-à a palavra “Do” seguida do posto/graduação e/ou função do signatário;
IV – quando se tratar de documento interno da OPM, é dispensável o
envelopamento; V – modelo de endereçamento: ESTADO DO PARANÁ POLÍCIA MILITAR ESTADO-MAIOR 1ª SEÇÃO Of. nº 032/1ª Sec. Tramitação Urgente
Ilmo. Sr. COMANDANTE DO 4º BATALHÃO DE POLÍCIA MILITAR
Av. Mitsuzo Taguchi, 99 – Vila Nova 87045-110 MARINGÁ – PR
Do Chefe da 1ª Seção do EM/PMPR
Art. 20. Quando o documento for transmitido por intermédio de fax, o envio
será precedido de folha contendo as informações constantes no inciso I, alíneas “a” e “b”, do art. 19, seguidas da expressão “Assunto:” com o resumo de seu conteúdo.
Art. 21. O envelope usado nos documentos é de cor branca, exceto quando
destinado ao envelopamento de processos, relatórios ou correspondência volumosa, que será em qualquer cor.
Art. 22. Os envelopes para uso nas condições do artigo anterior terão os
seguintes formatos: 229mm x 324mm, 162mm x 229mm, 110mm x 229mm e 114mm x 162mm, figurando unicamente, o Brasão de Armas do Estado e os dizeres “Estado do Paraná” (em maiúsculo e negrito) acima de quaisquer outros.
Modelo
ESTADO DO PARANÁ
Art. 23. Ao se envelopar um documento, este deverá ser dobrado o menos
possível e nunca de maneira a deixar parte com o texto para fora, a fim de se evitar inutilizá-lo pela goma, quando for fechada a sobrecarta.
Art. 24. No timbre dos papéis de expediente da Corporação, serão utilizados,
na extremidade esquerda, o Brasão de Armas do Estado do Parana estabelecido pelo Decreto-Lei nº 2.457, de 31 de março de 1947 e, na extremidade direita, a insígnia oficial da Polícia Militar, instituída pelo decreto nº 15.719, de 23 de junho de 1969, com as alterações trazidas pelo decreto nº 3.568, de 2 de março de 2001, que aprovou o regulamento de Uniformes da PMPR, da seguinte forma:
Parágrafo único. Não será utilizado o timbre constante no caput deste artigo
nos boletins, cautelas, circulares, despachos, diretrizes, guias, informações, instruções, manuais, memorandos, normas, notas para o boletim, ordens, orientações, partes, portarias, remessas, requerimentos, restituições e termos.
Capítulo IX DAS CÓPIAS
Art. 25. De todo documento expedido, sempre que julgado necessário, dado o
caráter do assunto tratado, tirar-se-á cópia destinada a arquivo pela autoridade de origem.
Art. 26. O número de cópias dependerá dos diferentes destinos a serem
dados ao documento.
§ 1º Deverá ficar aposto, na parte inferior esquerda das cópias que ficarem
arquivadas na repartição expedidora, o grupo indicador, que é o conjunto formado pelas iniciais do nome de quem redigiu o documento e o de quem o digitou, se for o caso, separados por uma barra (/). Exemplo: ADV/JS. Se o redator e o digitador
forem os mesmos, basta colocar as iniciais após a barra diagonal.
§ 2º. A rubrica das cópias e anexos, à exceção do boletim, será lançada,
quando o documento tiver mais de uma folha, no ângulo inferior direito de cada uma.
§ 3º. Pode-se enviar cópia dos expedientes às autoridades que, embora não
sendo as destinatárias, tenham interesse direto no assunto de que tratam ou tenham de adotar alguma providência a respeito.
Art. 27. As vias obtidas por qualquer meio de reprodução e assinadas pelo
mesmo signatário da primeira via serão consideradas originais no documento designado como circular.
Art. 28. Os ofícios e circulares obtidos por qualquer processo de reprodução
deverão ter a assinatura de próprio punho do signatário, quando tal documento for dirigido à autoridade de posto superior ao signatário.
Art. 29. As cópias autenticadas, a serem anexadas a expedientes, deverão
reproduzir ipsis litteris o original.
Art. 30. A indicação do número de cópias e da correspondente remessa
deverá ser feita abaixo da assinatura. Em seguida à palavra CÓPIAS, deverão ser nominados, de forma abreviada, os órgãos destinatários e o número de cópias remetidas a cada um.
§ 1º. Nessa indicação deverão constar todas as cópias, incluindo as
destinadas ao arquivo e à informação e distribuição interna.
§ 2º. No caso de documento destinado à autoridade estranha à Polícia Militar,
a relação de cópias não constará do documento original, mas apenas dos exemplares destinados à autoridade no âmbito da Corporação e ao arquivo expedidor.
Art. 31. Caso as cópias não sejam acompanhadas dos correspondentes
anexos ao documento, tal fato será indicado entre parênteses (sem anexos), ou (sem tais e tais anexos), após a indicação do destino da cópia correspondente.
Capítulo X
DO RECEBIMENTO E DA EXPEDIÇÃO
Art. 32. Em toda OPM, a 1ª Seção ou seção equivalente, por intermédio de
uma secretaria, fará o recebimento, protocolo, fichamento, expedição e arquivo de documentos elaborados, expedidos ou que nela vierem a transitar.
Art. 33. O documento será entregue na mencionada secretaria para fins de
expedição, já com o envelope endereçado pelo elaborador, de acordo com o art. 19. Parágrafo único. O envelope, sempre que possível, deverá ser datilografado ou digitado em fonte Arial ou Times New Roman.
Art. 34. Na secretaria, os documentos permanecerão apenas o tempo
necessário à sua tramitação.
Capítulo XI
DO ARQUIVAMENTO E DA ELIMINAÇÃO
Art. 35. Em toda OPM haverá arquivos correntes nas seções, subunidades ou
destacamentos destinados aos documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua
