Aula10. EGP Escritório de Gerenciamento de Projetos

Gestão de projetos de

engenharia

Prof. Gisele Siqueira

eng.giselesiqueira@gmail.com

Gerente de projetos

• Designado desde o início do projeto

• Deve ter o apoio visível da alta administração.

• Deve ter a sua competência reconhecida pelos

demais interessados no projeto,

• Competência em entendimento geral e não para o

específico

• Atento ao ciclo de vida do projeto, aos

stakeholders, às influências organizacionais e às

O Gerente

• Definir e controlar os objetivos / metas do projeto; • Definir e controlar os requisitos do produto;

• Definir e controlar os riscos do projeto; • Definir e controlar o cronograma;

• Verificar o esforço, avaliar o projeto e a equipe com métricas; • Alocar e gerenciar recursos (orçamento, materiais, pessoas);

• Definir prioridades; coordenar interações entre os envolvidos no projeto; assegurar que os prazos e custos estão sendo mantidos dentro do planejado; • Assegurar que os produtos do projeto atendam aos critérios de qualidade e que

estejam de acordo com os padrões estabelecidos;

• Formalizar a aceitação dos artefatos resultantes de cada fase do ciclo de vida do projeto;

• Elaborar relatórios de avaliação e de acompanhamento da situação do projeto; • Participar de reuniões de acompanhamento e de revisão do projeto.

Gerente de projetos

Habilidades gerenciais: • Liderança, • Comunicação, • Negociação, • Resolução de problemas • Influência na organização.

• O gerente de projetos atualmente ganha destaque dentro das organizações pela evolução e relevância do gerenciamento de projetos.

• A profissão de gerenciamento de projetos é emergente e bastante promissora

O Gerente de projetos

• Responsabilidade de planejar e controlar a execução de projetos • Levantamento de métricas,

• Recrutando de recursos adequados • Manter o foco na meta de projeto

• Estar sempre alerta, mas não avesso a mudanças;

• Avaliar o desempenho de sua equipe e mantê-la motivada, • Resolver conflitos,

• Agendar reuniões,

O Gerente de projetos

Características do Gerente de Projetos

• Organização

• Liderança

• Comunicação

• Negociação

• Gestão de crise

• Resolução de problemas e tomada de decisão

• Persistência

PMO

Project Management Office

(Escritório de Gerenciamento de Projetos)

• cumprimento de sua missão: empreendimentos de residenciais, organização de eventos, consultorias, pesquisas de mercado,

equipamentos industriais, desenvolvimento de softwares, implantação de sistemas de gestão etc.

• implantação de sua estratégia: melhorias em seu processo produtivo, desenvolvimento de novos produtos ou atualização das tecnologias aplicadas. Também nesses casos o sucesso dos projetos poderá

determinar o sucesso da própria organização.

• aumentar a taxa de sucesso de seus projetos, principalmente com o cumprimento das metas de prazo, custos e qualidade, fornecer políticas, técnicas, ferramentas de gerenciamento de projetos, até o de

demanda por atendimento personalizado aos clientes

estrutura que organize e conduza de forma

sistemática os projetos em andamento

Vargas (2005, p.125)

“o escritório de projetos é um local para conduzir, planejar, organizar e finalizar as

atividades do projeto”.

Surgimento do Escritório de

Gerenciamento de Projetos

Alta administração Alta administração EGP EGP Projeto A Projeto A Projeto _B Projeto B Projeto _C Projeto C Gestões

Gestões _GestõesGestões _GestõesGestões Estratégias Organizacionais Métodos Treinamentos Necessidades do Negócio Relatórios de Progresso Produtos do Negócio Consolidação dos relatórios de progresso

Escritório de Gerenciamento de

Projetos

Principais objetivos

• Gerenciar e comprometer os recursos necessários para

a condução dos projetos;

• Definir e disseminar o modelo metodológico e a cultura

de gerenciamento de projetos;

• Promover as mudanças organizacionais para

desenvolver as competências e habilidades necessárias

em gerenciamento de projetos;

• Definir padrões a serem adotados no gerenciamento

dos projetos;

• Garantir um gerenciamento de projetos eficiente e

eficaz.

Funções do PMO

• Definição e implantação de uma nova metodologia de gerenciamento de projetos ou garantia da adequação da metodologia atual (caso

exista);

• Manutenção da aderência aos padrões e procedimentos;

• Monitoramento, difusão e implantação de melhores práticas;

• Manutenção de históricos de projetos como uma base de dados dos projetos anteriores e garantia do uso das lições aprendidas;

• Apoio administrativo: geração de relatórios de desempenho, apoio à escolha e implantação de software;

• Assessoria e orientação (coaching): apoio no início do projeto, assistência durante a execução e auxílio solução de problemas e conflitos.

Classificações ou níveis

Existem 3 classificações ou níveis para Escritórios de Gerenciamento de Projetos, que podem existir simultaneamente na organização:

Classificações ou níveis do EGP

Nível 1 – Escritório de Controle de Projetos

Possui como principais funções:

• o desenvolvimento do planejamento do projeto, • controle das atividades de rotina dos projetos e • a emissão de relatórios de progresso e

• acompanhamento dos indicadores dando um suporte básico aos projetos da organização sem influenciar a maneira como os

projetos são conduzidos, mas auxiliando os gestores no alcance das metas.

Neste caso, o sucesso dos projetos depende das habilidades

individuais de cada gestor, pois geralmente não há uma sistemática implantada e os projetos são geridos com ferramentas e métodos próprios de cada gestor.

Classificações ou níveis do EGP

Nível 2 – Escritório de Suporte de Projetos

• Tem de influenciar no andamento dos projetos, direcionando as ações por meio de técnicas, métodos e ferramentas.

• Oferece suporte aos projetos da área, de diferentes porte e complexidade.

• Há conhecimento de gestão de projetos e pessoas experientes dando suporte, consultoria e treinamento conforme necessário. • Realização de treinamentos em gerenciamento de projetos,

• Verificação do cumprimento de padrões e métricas, • Priorização entre os projetos e o

• Gerenciamento de recursos de acordo com os objetivos e necessidades estratégicas da organização.

• Integração de projetos ao nível da Unidade de Negócios, não atingindo o nível corporativo.

Classificações ou níveis do EGP

• Nível 3 – Escritório Estratégico de Projetos

Opera corporativamente coordenando

Definindo políticas para todos os projetos dentro da organização. Padronizar o gerenciamento de projetos;

Selecionar, priorizar e garantir a integração dos projetos inclusive no que se refere ao uso de recursos corporativos;

Desenvolver, atualizar e divulgar a metodologia de GP bem como divulgar o conhecimento em gerenciamento de projetos;

Utilizar ferramentas e métodos de gestão do conhecimento através do armazenamento de informações na forma de lições aprendidas;

Validar as estimativas de recursos, baseado nas experiências de projetos anteriores

Plano formal de desenvolvimento de carreira bem definido para o gerente de projetos.

Níveis de Escritório de Gerenciamento

de Projetos

• Definição de políticas • Priorização dos projetos • Recursos corporativos • Lições aprendidas;

• Desenvolvimento profissional do EGP.

• Influencia no andamento dos projetos • Técnicas, métodos e ferramentas

• Consultoria e treinamento

• Cumprimento de padrões e métricas

• Controle

• Emissão de relatórios

• Acompanhamento dos indicadores • Sem influencia

Aspectos culturais

Resistência

• Desenvolvimento de uma metodologia • Definição de padrões

• Realização de treinamentos

são aceitas com maior tranquilidade

• Planejamento para o gerenciamento de projetos, • Relatório de lições aprendidas

• Relatórios de desempenho dos projetos

Pequenas mudanças – não altera cultura • Comparação com outras empresas

• Priorização e aprovação dos projetos, • Auditoria interna de projetos

• Estrutura hierárquica / física

• Nível estratégico

• Apoio da diretoria

• Consolidação das informações

• Gerenciamento de recursos

• Registro das experiências

• Reporte dos resultados

• Disseminação da cultura de EGP

Validação prática

Validação prática

O Gestor de Projetos

• Integrador de informações • Acompanhar o projeto

 _{Comunicação direta com o cliente}  _{Acompanhar os pontos de controle}  _{Análise de resultado dos projetos}

Plano de Implementação

Definição de metas Definição de responsabilidades Definição de recursos humanos

Planejamento

Definição de recursos Software / hardware Definição dos custos Definição dos prazos Identificação dos riscos Realização de treinamentos

Plano de Implementação

Acompanhamento Ferramentas

Implantação

Enquadramento dos projetos Projeto Piloto Avaliação dos resultados Melhoria Contínua

Operação

Metodologia

Benefícios do PMO

• Redução no custo de desenvolvimento de projetos. • Os recursos passam a ser usados de maneira eficiente, • Redução da necessidade de replanejamento devido ao

esquecimento de partes do trabalho,

• Fornecimento sistemático de informações à alta administração sobre o desempenho dos projetos,

• Redução do tempo para lançamento de novos produtos,

• Redução da ocorrência de surpresas negativas no projeto e melhor aproveitamento das oportunidades com a adequada administração dos riscos,

• Aumento significativo na probabilidade de sucesso do projeto (dentro do prazo, dentro do orçamento, e de acordo com suas especificações).