Manuais Inventário UFSC 2017 (COMBO) - arquivo Power Point

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INVENTÁRIO UFSC

2017

MANUAIS DE APOIO

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

DEPARTAMENTO DE GESTÃO PATRIMONIAL

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

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Manual de Procedimentos Gerais: contém os procedimentos gerais relacionados ao inventário 2017 da UFSC, tais como cronograma, informações sobre as comissões, aspectos legais, forma de encaminhamento da documentação do inventário, dentre outros.

Manual de Atualização de Espaço Físico e Uso do SIEF: cuida-se de evidenciar o passo-a-passo para realização da atualização dos ambientes no sistema SIEF. É atividade essencial para que a fase posterior de coleta e lançamento dos dados de inventário tenha sucesso;

Manual de Coleta e Lançamento de Dados no SIP: trata das etapas relacionadas à coleta e lançamento de dados no sistema SIP, ou seja, do inventário propriamente dito.

Também consta neste tutorial um contexto normativo, que aborda questões sobre o inventário e as responsabilidades na gestão de bens públicos.

Boa leitura! Prox Prox Seja bem-vindo(a)! Eu sou o Guardião do Patrimônio, e estarei contigo nesse inventário. Seja bem-vindo(a)! Eu sou o Guardião do Patrimônio, e estarei contigo nesse inventário.

Neste material, abordamos de forma objetiva os procedimentos gerais para o inventário 2017 da UFSC. Sugerimos ficar atento aos prazos de cumprimento das tarefas, os quais destacamos neste material.

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Clique no manual de apoio desejado: Manual de Procedimentos Gerais Manual de Atualização do Espaço Físico e Uso

do SIEF

Manual de Coleta e Lançamento de

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ACESSO RÁPIDO – MANUAL DE PROCEDIMENTOS GERAIS

Prox

Ante

O INVENTÁRIO ANUAL DE BENS MÓVEIS

O INVENTÁRIO ANUAL DE BENS MÓVEIS O SIEF O SIEF A PORTARIA Nº. 7/GR/2007 E OS APS A PORTARIA Nº. 7/GR/2007 E OS APS INVENTÁRIOS ANTERIORES EM NÚMEROS INVENTÁRIOS ANTERIORES EM NÚMEROS CRONOGRAMA DE ATIVIDADES CRONOGRAMA DE ATIVIDADES PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

RELAÇÃO DE GRANDES SECCIONAIS

NOMEAÇÃO DAS COMISSÕES

PREPARAÇÃO DO MATERIAL

CONTEXTO LEGISLATIVO

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O INVENTÁRIO ANUAL DE BENS MÓVEIS

O inventário anual de bens móveis é obrigação de toda Unidade Gestora. A Instrução Normativa SEDAP/PR nº. 205/88 define o inventário anual como aquele “destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituído do inventário anterior e das variações

patrimoniais ocorridas durante o exercício” (art. 8.1,

a).

O inventário deve ser utilizado como instrumento de

informação e de controle da correta localização dos bens

móveis, bem como do seu estado de conservação. Ele permite que possamos fazer a conciliação da real situação dos bens móveis com as informações que estão registradas no sistema de controle. Assim, inconsistências como localização equivocada, bens não encontrados, estado de conservação alterado etc., devem ser corrigidas a partir das informações coletadas pelas comissões de inventário.

O ciclo deste ano terá sua etapa de coleta e lançamento de dados realizada entre os dias 18 de setembro e 3 de

novembro de 2017 e contará com a participação de toda

Universidade. Consulte a Instrução Normativa SEDAP/PR nº. 205/88, clicando na figura. Fique atento aos

prazos do cronograma!

SEDAP/PR - Secretaria de Administração Pública da Presidência da República.

Prox

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O SIEF

O SIEF é um sistema informatizado utilizado pela UFSC

para controle da ocupação dos espaços físicos. A atualização dos ambientes nesse sistema está a cargo dos

agentes patrimoniais seccionais.

Qualquer alteração física dos ambientes deve ser atualizada no SIEF. Isso inclui transferir bens sempre que for necessário. Esse trabalho é realizado durante todo o ano.

Caso os dados estiverem desatualizados, é necessário: • Efetuar um levantamento dos espaços/

ambientes, previamente ao inventário dos bens;

• Atualizar os dados no SIEF, com base no levantamento efetuado;

• Proceder às transferências dos bens no sistema SIP, inativando, ao final, os ambientes desatualizados que não contiverem mais bens registrados.

Essa atividade é de responsabilidade de cada agente

patrimonial seccional, cuja designação é obrigação do

agente patrimonial nato, conforme Portaria Normativa nº 7/GR/2007.

Uma boa gestão patrimonial depende dessa atividade.

A atualização dos ambientes no SIEF é

atividade prévia e

necessária para que a fase posterior de coleta e lançamento dos dados de inventário tenha sucesso. Consulte a Portaria Normativa nº 7/GR/2007, clicando na figura.

SIEF - Sistema Integrado de Espaço Físico. UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina. SIP – Sistema de Informações Patrimoniais

Prox

Ante

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A PORTARIA Nº. 7/GR/2007 E OS AGENTES PATRIMONIAIS

De acordo com a Portaria 7/GR/2007, os Diretores das Unidades Acadêmicas e Administrativas, bem como os Pró-Reitores e Secretários são

agentes patrimoniais natos (art. 7º e 14).

Nessa condição, eles são considerados responsáveis pela gestão dos bens móveis localizados em suas unidades de atuação (Centros de Ensino, Secretarias, Pró-Reitorias, Departamentos etc.), podendo delegar aos agentes patrimoniais seccionais, por meio de portaria, as atividades de controle e movimentação desses bens. Dentre as atividades sob responsabilidade do agente patrimonial nato está a realização do inventário físico anual em sua unidade.

Para o levantamento físico dos bens permanentes deverá ser constituída

comissão interna às unidades como previsto no art. 157: “O inventário anual dos bens móveis permanentes de cada seccional de patrimônio será conduzido por comissão interna de inventário constituída pelos

respectivos agentes patrimoniais natos”.

A comissão de inventário deverá ser formada pelo agente patrimonial seccional, que a presidirá, e por outros servidores lotados na unidade para que seja possível sua realização.

Prox

Ante

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ALGUNS DADOS Em 2014 a UFSC contava com 336.714 itens registrados, com 128.161 itens inventariados, correspondendo a 38,06% do total. Já em 31 de dezembro de 2015, a UFSC possuía em seu patrimônio mobiliário permanente 349.995 itens registrados. Ao término do inventário, no dia 30 de novembro de 2015, a UFSC possuía 342.339 itens de bens móveis permanentes registrados em seu patrimônio. Desse total, foram inventariados 130.250 itens, representando 38,05% do total. E, no ano de 2016, a Universidade possuía 356.251 bens ativos, dos quais 173.384 itens foram inventariados.

2014 2015 2016

336,714.00 342,339.00 356,251.00

Bens registrados Bens coletados

38,06% 38,05%

48,67%

INVENTÁRIOS ANTERIORES EM NÚMEROS

Prox

Ante

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CRONOGRAMA DE ATIVIDADES

Ações Prazos

Diagnóstico do inventário de 2016 e reuniões para ajustes do sistema SIP para o inventário de 2017.* Até 20/04/2017 Realização de ajustes no sistema SIP, testes e implementação das correções.* Até 08/09/2017 Elaboração e divulgação de materiais de apoio (manuais, planilhas etc.).* Até 21/07/2017 Designação das comissões de inventário e envio das portarias ao DGP. De 01/07/2017 a 15/07/2017 Período específico para atualização de ambientes (ocupação física) no sistema SIEF. De 21/07/2017 a 13/09/2017 Período reservado para capacitações em pequenas turmas, no DGP, conforme agendamento. De 15/08/2017 a 15/09/2017 Último dia para encaminhar os Termos de Transferência pendentes ao DGP. Até 31/08/2017 Liberação dos perfis de acesso para os membros das comissões (agentes patrimoniais já possuem acesso).* De 11/09/2017 a 15/09/2017

Coleta e lançamento de dados do inventário no SIP. De 18/09/2017 a 03/11/2017

Encaminhamento das planilhas Excel por e-mail. De 06/11/2017 a 17/11/2017

Período para envio do Questionário de Avaliação, de preenchimento facultativo. De 06/11/2017 a 24/11/2017 Prazo final para encaminhamento dos relatórios ou justificativas e relatório da comissão, via processo. De 04/12/2017 a 15/12/2017

Encerramento do ciclo e publicação dos dados. * Até 31/01/2018

* Atividades que não envolvem diretamente as comissões de inventário. Estão relacionadas a trabalhos do DGP e outros setores da Universidade eventualmente envolvidos.

Prox

Ante

SIP – Sistema de Informações Patrimoniais. DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico

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Sempre que necessário, o DGP encaminhará comunicados via

Memorando Circular, que também serão disponibilizados na página

do Departamento, Menu Inventário UFSC 2017 (dgp.proad.ufsc.br).

Tenha

sempre em mãos

o

cronograma de atividades do

inventário para não perder os

prazos. Além disso, o

cronograma auxilia no

planejamento

das atividades e

no

bom andamento dos

trabalhos

. Considerando as

atividades pós-inventário, os

prazos do cronograma são

improrrogáveis

.

Prox

Ante

DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina.

Importante!

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PROCESSOS ADMINISTRATIVOS DO INVENTÁRIO

A formalização dos trabalhos realizados durante o Inventário UFSC 2017 será feita por processo digital, que será aberto pelo DGP e encaminhado aos responsáveis pelos centros de ensino/campi, pró-reitorias e secretarias.

Não será aceita outra forma de encaminhamento dos documentos de trabalho do inventário, em virtude da necessidade de padronizar a documentação.

Esses processos serão encaminhados pelo DGP no início do mês de dezembro/2017, e deverão ser retornados com a documentação requerida no período de 04/12/2017 a

15/12/2017. Os documentos necessários

constarão em uma lista nos processos, bem como estão mencionados nesse manual.

A lista de unidades inventariantes será publicada na página do inventário na internet

(dgp.proad.ufsc.br), bem como consta nesse

manual. Prox Prox Ante Ante Acesse: dgp.proad.ufsc. br clicando na figura

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Centro Araranguá Centro Blumenau Centro Curitibanos Centro Joinville

Centro de Ciências Agrárias Centro de Ciências Biológicas Centro de Ciências da Educação

Centro de Ciências Físicas e Matemáticas Centro de Ciências Jurídicas

Centro de Ciências da Saúde

Centro de Comunicação e Expressão Centro de Desportos

Centro de Filosofia e Ciências Humanas Centro Socioeconômico

Centro Tecnológico Hospital Universitário Procuradoria Federal/UFSC

Pró-Reitoria de Administração

Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis

Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas Pró-Reitoria de Extensão

Pró-Reitoria de Graduação Pró-Reitoria de Pesquisa Pró-Reitoria de Pós-Graduação Reitoria

Secretaria de Ações Afirmativas e Diversidade Secretaria de Aperfeiçoamento Institucional Secretaria de Cultura e Arte

Secretaria de Desportos

Secretaria de Educação a Distância Secretaria de Inovação

Secretaria de Obras, Manutenção e Meio Ambiente Secretaria de Planejamento e Orçamento

Secretaria de Relações Internacionais

Secretaria de Segurança Física e Patrimonial

RELAÇÃO DE GRANDES SECCIONAIS

Prox

Ante

(14)

Converse com o destinatário do processo (agente patrimonial nato) para tratar do encaminhamento dos documentos produzidos no inventário de sua unidade, durante a etapa de geração e assinatura dos relatórios, de acordo com os prazos do cronograma.

O processo conterá a relação de documentos obrigatórios.

Não serão abertos processos individualizados para os departamentos acadêmicos e administrativos. A documentação gerada por esses setores deverá ser inserida no processo geral de sua unidade, devendo este ser encaminhado ao DGP no prazo previsto no cronograma, de

forma consolidada.

Fique atento às comunicações enviadas por e-mail e Memorando Circular (via SPA).

Também acesse com frequência a página do inventário 2017 (dgp.proad.ufsc.br), que conterá todas as informações atualizadas para o seu trabalho.

DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. SPA – Sistema de Processos Administrativos.

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A partir deste ano, os

atendimentos

sobre

assuntos do inventário

serão

realizados

via

portal de chamados.

Com

as

demandas

organizadas,

será

possível encaminhar as

respostas e soluções em

menor tempo!

Acesse a página do

inventário

(dgp.proad.ufsc.br) e

saiba

mais

como

encaminhar

as

demandas.

Prox Prox Ante Ante

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NOMEAÇÃO DAS COMISSÕES

Para a realização do inventário em sua seccional de patrimônio, o agente patrimonial nato deve formar comissões de inventário, compostas cada uma por três servidores, dentre eles o agente patrimonial seccional que a presidirá.

A constituição das comissões deve ser feita por meio de portaria emitida pelo agente patrimonial nato e publicada no Boletim Oficial da UFSC. Na página do inventário (dgp.proad.ufsc.br) será disponibilizado um modelo de portaria.

Exemplo 1

O CED poderá nomear comissões, por exemplo, para cada um dos setores abaixo:

• Centro de Ciências da Educação; • Núcleo de Desenvolvimento Infantil; • Colégio de Aplicação; • Departamento de Metodologia e Ensino; • Departamento de Estudos Especializados em Educação; • Departamento de Ciências da Informação. Exemplo 2

A PRODEGESP poderá nomear

comissões, por exemplo, para cada um dos setores abaixo:

• Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas; • Departamento de Atenção à Saúde; • Departamento de Administração de Pessoal; • Departamento de Desenvolvimento de Pessoas. Prox Prox Ante Ante

UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina. CED – Centro de Ciências da Educação. PRODEGESP – Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas.

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As designações devem ser realizadas no período de 01/07/2017 a

15/07/2017, bem como o envio das respectivas portarias ao DGP. As portarias

assinadas devem ser digitalizadas e encaminhadas ao e-mail:

inventario.dgp@contato.ufsc.br. Não é necessário enviá-las fisicamente.

Ao final do inventário, elas deverão ser inseridas no respectivo processo de

inventário, que também será digital.

As comissões, conforme conveniência, poderão ser auxiliadas por outros servidores e estagiários, dependendo da demanda, limitada a atuação destes às tarefas vinculadas à coleta de dados (não terão acesso, por exemplo, aos sistemas e nem poderão assinar documentos cuja responsabilidade seja da comissão e/ ou do agente patrimonial nato).

Os membros das comissões deverão ter acesso irrestrito aos

ambientes sujeitos ao levantamento patrimonial, conforme estabelece o art.

161 da Portaria Normativa nº 7/GR/2007. Havendo recusa, solicita-se comunicar o DGP, em documento com relato circunstanciado, assinado pelos

membros da comissão (preferencialemente testemunhas da recusa). Deve

ser digitalizado e encaminhado para o e-mail:

inventario.dgp@contato.ufsc.br.

Sempre que as condições ambientais demandarem acompanhamento de responsável (por exemplo, laboratórios em que estejam sendo executadas pesquisas), sugerimos combinar horário para efetuar os trabalhos, solicitando acompanhamento de agente responsável pelo local.

O acesso aos ambientes ora mencionados inclui a verificação de bens que porventura estejam guardados em gavetas, armários ou outros locais e móveis cujo acesso esteja sujeito a controle por chaves ou outro mecanismo de segurança, observando-se os casos específicos regidos por normas de segurança superiores.

Prox

Ante

(18)

As comissões podem ser auxiliadas por servidores e

estagiários, para tarefas de

coleta de dados. Isso não

transfere a eles a

responsabilidade pelos

resultados.

Os membros das comissões também

devem ter acesso irrestrito aos locais

a serem inventariados.

Prox

Ante

(19)

PREPARAÇÃO DO MATERIAL

Formadas as comissões, o próximo passo é preparar e separar o material a ser utilizado durante o inventário. Abaixo, apresentamos uma

sugestão do material que poderá ser utilizado durante o inventário:

• Planilhas para a coleta dos dados dos bens – modelo disponível na página do inventário (dgp.proad.ufsc.br);

• Canetas – uma para cada membro da comissão;

• Pranchetas – uma para cada membro da comissão;

• Câmera fotográfica para registrar a identificação de bens de difícil acesso (uso de zoom), por exemplo, unidade interna de condicionador de ar tipo split, roteadores wireless de teto etc;

• Smartphone, tablet, notebook ou leitor de código de barras, para efetuar coleta e registros nos casos em que o uso desses equipamentos for vantajoso para o serviço.

Essas sugestões não limitam a escolha de outros meios que porventura forem aplicáveis. As restrições são limitadas, no entanto, à forma de apresentação dos dados ao DGP, que devem seguir o exposto neste Manual de Procedimentos Gerais e nos manuais específicos, quando for o caso (principalmente Manual de Coleta e Lançamento de Dados no SIP – ver mais adiante).

DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. SIP – Sistema de Informações Patrimoniais.

Prox

Ante

(20)

CONTEXTO

LEGISLATIVO

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CONTEXTO LEGAL

O inventário físico anual dos bens móveis da Universidade pode ser entendido como um instrumento de controle que possibilita a verificação da existência física dos bens móveis. Além disso, permite registrar a

localização correta dos itens, atualizando inconsistências eventualmente existentes.

Dentre as finalidades do inventário, podem ser citadas como principais a

apuração dos resultados do exercício, o controle e a prestação de

contas dos responsáveis, bem como o atendimento de exigências de

ordem legal.

Em relação à exigência legal, rege a matéria a Lei Federal nº 4.320/1964, que assim determina:

Art. 96. O levantamento geral dos bens móveis e imóveis terá por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos da escrituração sintética na contabilidade.

Já a Instrução Normativa SEDAP/PR n° 205/1988 conceitua o inventário, dispondo que:

8. Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade [...].

Internamente, rege a matéria a Portaria Normativa nº 7/GR/2007. Essa norma estabelece os procedimentos para a gestão dos bens móveis permanentes integrantes do patrimônio mobiliário da UFSC, e define as responsabilidades de seus servidores pela sua execução. Segundo o artigo 155, poderão ser realizados os seguintes tipos de inventário em relação ao acervo mobiliário da Universidade:

Prox

Ante

SEDAP/PR – Secretaria de Administração Pública da Presidência da República. UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina.

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I – o anual: é aquele destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais existentes por ocasião do encerramento de cada exercício, sendo constituído do inventário anterior e das movimentações patrimoniais ocorridas durante o exercício [...]

No que se refere à execução do inventário, a citada Portaria Normativa prevê a forma descentralizada, de modo a observar-se o princípio da segregação de funções. Transcrevemos os seguintes dispositivos:

Art. 157. O inventário anual dos bens móveis permanentes de cada seccional de patrimônio será conduzido por comissão interna de inventário constituída pelos respectivos agentes patrimoniais natos. Art. 158. A comissão interna de inventário será integrada pelo agente patrimonial seccional e pelos agentes patrimoniais setoriais, se houver, e/ ou por servidores lotados na respectiva seccional de patrimônio, sob a presidência do primeiro.

Parágrafo único. O presidente da comissão interna de inventário poderá solicitar o auxílio de técnicos ou servidores conhecedores dos bens, a fim de facilitar a sua localização e identificação.

Art. 159. O agente patrimonial nato, em razão do volume, das dificuldades na localização dos respectivos bens e das peculiaridades da carga patrimonial, poderá constituir subcomissões internas de inventário físico para agilizar o processo.

Conforme previsto nesses artigos, as comissões de inventário devem ser constituídas por ato do agente patrimonial nato. Essa formalização ocorre por meio de portaria, conforme mencionado neste manual.

Além disso, o agente patrimonial seccional integrará a comissão,

presidindo-a. Além do quantitativo mínimo recomendado de 3 servidores por

comissão, pode contar com apoio de outros servidores, sob a forma de subcomissões, de acordo com o volume e complexidade do controle patrimonial em sua unidade.

Prox

Ante

(23)

Não havendo designação de agente patrimonial seccional, deve ser providenciada sua designação por portaria, com antecedência suficiente à nomeação das comissões e à realização do inventário, como prevê a Portaria Normativa nº 7/GR/2007. Transcrevemos, na íntegra, os artigos que tratam dessa atribuição:

Art. 14. O dirigente de cada seccional de patrimônio [...], na condição de agente patrimonial nato, será o responsável pela gestão patrimonial mobiliária dos bens móveis permanentes integrados ao seu patrimônio.

[...]

Art. 17. Para o desempenho de atividades de gestão patrimonial, o agente patrimonial nato deverá indicar ao Pró-Reitor de Orçamento, Administração e Finanças um servidor para atuar como agente patrimonial seccional junto à respectiva seccional de patrimônio.

§ 1º A indicação a que se refere este artigo deverá recair preferencialmente em servidor técnico-administrativo ocupante do cargo de Assistente em Administração ou de Auxiliar em Administração ou designado para o exercício de função gratificada.

[..]

§ 3º Somente poderá ser agente patrimonial seccinoal o servidor efetivo ou o servidor público que se encontrar em exercício na Universidade mediante cessão ou lotação provisória.

§ 4º Nos casos de impedimento ou de inexistência de agente patrimonial seccional em razão das características da seccional de patrimônio, as suas competências serão exercidas pelo agente patrimonial nato.

Art. 18. A substituição de agente patrimonial seccional deverá ser comunicada formalmente ao Pró-Reitor de Orçamento, Administração e Finanças pelo respectivo agente patrimonial nato, com a indicação do respectivo substituto.

Prox

Ante

(24)

Reforçando o exposto no Art. 17, § 4º, o art. 172 versa que:

Art. 172. Na falta de agente patrimonial seccional, o agente patrimonial nato deverá praticar todos os atos de gestão e controle patrimonial previstos nesta portaria normativa em relação aos bens sob sua responsabilidade.

Cumpre frisar que, pelo fato de a Portaria Normativa ter sido emitida em 2007, a expressão “Pró-Reitor de Orçamento, Administração e Finanças” corresponde, na atual estrutura universitária, ao cargo de Pró-Reitor de Administração.

Também é importante respaldar a atuação das comissões, no sentido de seu

direito ao acesso às dependências a serem inventariadas. Conforme exposto

em parte específica neste manual, recomenda-se o prévio agendamento nos locais em que seja prudente ou necessário o acompanhamento por responsável do local (por exemplo, laboratórios em que pesquisas estejam sendo realizadas). Nesse sentido, a Portaria Normativa nº 7/GR/2007:

Art. 161. Os membros das comissões de inventário, devidamente identificados, deverão ter livre acesso aos diversos setores das seccionais de patrimônio onde se encontrem ou possam ser encontrados bens pertencentes ao patrimônio da Universidade, desde que previamente agendada a inspeção no local.

Parágrafo único. A negativa do agente patrimonial delegado em permitir a abertura do local ou a realização do inventário acarretará a responsabilização funcional por meio de sindicância, observado o devido processo legal.

Recomenda-se sempre o diálogo e agendamento nos casos necessários, desde que não inviabilize a realização das atividades de inventário no prazo estabelecido.

Prox

Ante

(25)

Cumpre mencionar que os agentes patrimoniais delegados (conforme mencionado no parágrafo único do art. 161) correspondem a:

Art. 15. [...] servidores que, em razão do exercício de função administrativa, do uso individual ou coletivo e/ ou da localização desses bens, receberão a carga patrimonial na condição de agentes patrimoniais delegados.

Consideramos prudente, ainda, citar alguns dispositivos normativos que regem a responsabilidade perante a guarda, conservação e uso dos bens públicos.

A Portaria Normativa supracitada menciona que:

Art. 167. O servidor público é responsável pelo dano que, por ação ou omissão, causar a qualquer bem móvel permanente de propriedade da Universidade ou de terceiros sob sua guarda.

Art. 168. Todo servidor que tiver conhecimento de fatos ou indícios de extravio, danos ou uso indevido, por qualquer forma, de bens patrimoniais da Universidade tem o dever de comunicar a sua ocorrência ao agente patrimonial nato, sob pena de ser responsabilizado por negligência, omissão ou conivência.

Art. 169. Havendo fundados indícios de responsabilidade de servidor por descumprimento das presentes normas que resulte em dano ao patrimônio mobiliário da Universidade, o Reitor determinará a imediata apuração dos fatos mediante sindicância, obsevado o devido processo legal.

Art. 170. O disposto nos artigos 166, 167 e 168 aplica-se, no que couber, aos usuários ou permissionários que transitoriamente utilizem bens móveis permanentes integrantes do patrimônio da Universidade.AnteAnte ProxProx

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Além disso, normas superiores estabelecem a responsabilidade em matéria de patrimônio público. Vejamos os principais dispositivos, iniciando pela Costituição Federal de 1988, art. 70, parágrafo único, acrescentado pela Emenda Constitucional nº 19/1998:

Art. 70. [...]

Parágrafo único. Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária.

Já no art. 71, versa a CF/88 que:

Art. 71. O controle externo, a cargo do Congresso Nacional, será exercido com o auxílio do Tribunal de Contas da União, ao qual compete:

[...]

II – julgar as contas dos administradores e demais responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos da administração direta e indireta, incluídas as fundações e sociedades instituídas e mantidas pelo Poder Público federal, e as contas daqueles que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte prejuízo ao erário público;

[...]

VIII – aplicar aos responsáveis, em caso de ilegalidade de despesa ou irregularidade de contas, as sanções previstas em lei, que estabelecerá, entre outras cominações, multa proporcional ao dano causado ao erário;AnteAnte ProxProx

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Também a já citada Lei Federal nº 4.320/1964 fixa que:

Art. 75. O controle da execução orçamentária compreenderá: [...]

II – a fidelidade funcional dos agentes da administração, responsáveis por bens e valores públicos; [...]

Art. 78. Além da prestação ou tomada de contas anual, quando instituída em lei, ou por fim de gestão, poderá haver, a qualquer tempo, levantamento, prestação ou tomada de contas de todos os responsáveis por bens ou valores públicos.

A Lei nº 8.429/1992 (LIA), que dispõe sobre as sansões aplicáveis aos agentes públicos nos casos de enriquecimento ilícito, estabelece um rol de ações que sujeitam os responsáveis às sansões que ela estabelece. Dentre as principais, destacamos:

Art. 9º Constitui ato de improbidade administrativa importando enriquecimento ilícito [...]: [...]

XI – incorporar, por qualquer forma, ao seu patrimônio bens, rendas, verbas ou valores integrantes do acervo patrimonial das entidades mencionadas no art. 1º desta lei;

XII – usar, em proveito próprio, bens, rendas, verbas ou valores integrantes do acervo patrimonial das entidades mencionadas no art. 1º desta lei.

[...]

Art. 10. Constitui ato de improbidade administrativa que causa lesão ao erário qualquer ação ou omissão, dolosa ou culposa, que enseje perda patrimonial, desvio, apropriação, malbaratamento ou dilapidação dos bens ou haveres das entidades referidas no art. 1º desta lei, e notadamente:

[...]

X – agir negligentemente na arrecadação de tributo ou renda, bem como no que diz respeito à conservação do patrimônio público;

Prox

Ante

(28)

Também discorre que a facilitação ou concorrência, por qualquer forma, para que ocorra a incorporação ao patrimônio particular de pessoa fisica ou jurídica, de bens sem a observância das formalidades legais ou regulamentares, bem como a concorrência ou permissão para que essas pessoas privadas utilizem bens sem o devido processo legal caracterizam prejuízo ao erário, sujeito a sansões previstas na LIA (art. 10, XVI e XVII).

As penas variam conforme a extensão do dano causado, assim como o proveito patrimonial obtido pelo agente (art. 12, Parágrafo único). As sansões podem ser cumuladas, compreendendo ressarcimento integral do dano, perda dos bens acrescidos ilegalmente ao patrimônio particular, perda da função pública, suspensão dos direitos políticos e multa civil, além de outras sansões penais, civis e administrativas (art. 12).

Importante citar a Lei nº 8.112/1993, aplicável aos servidores públicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas federais. Citamos os principais dispositivos que regem a matéria:

Art. 116. São deveres do servidor:

[...] zelar pela economia do material e a conservação do patrimônio público; [...]

Art. 117. Ao servidor é proibido: [...]

II – retirar, sem prévia anuência da autoridade competente, qualquer documento ou objeto da repartição; [...]

IV – opor resistência injustificada ao andamento de documento e processo ou execução de serviço; [...]

XVI – utilizar pessoal ou recursos materiais da repartição em serviços ou atividades particulares;

Prox

Ante

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Para finalizar, cabe mencionar alguns artigos do Decreto-Lei nº 2.848/1940 (CPP). Citam-se os seguintes crimes, que podem sujeitar o responsável à reclusão ou detenção, cumulativamente ou não com multa:

Peculato

Art. 312 – Apropriar-se o funcionário público de dinheiro, valor ou qualquer outro bem móvel, público ou particular, de que tem a posse em razão do cargo, ou desviá-lo, em proveito próprio ou alheio.

[...]

Inserção de dados falsos em sistema de informações

Art. 313-A. Inserir ou facilitar, o funcionário autorizado, a inserção de dados falsos, alterar ou excluir indevidamente dados corretos nos sistemas informatizados ou bancos de dados da Administração Pública com o fim de obter vantagem indevida para si ou para outrem ou para causar dano.

Ante

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ACESSO RÁPIDO

MANUAL DE ATUALIZAÇÃO DE ESPAÇO FÍSICO E USO DO SIEF

Prox Prox Ante

Ante

ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO DE ESPAÇO FÍSICO

INSTRUÇÕES PARA CADASTRO NO SISTEMA SIEF

PROCEDIMENTOS COMUNS PARA ATUALIZAÇÃO E PARA CADASTRO NO SIEF

PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS PARA ALTERAÇÃO DE AMBIENTES NO SIEF

PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS PARA CRIAÇÃO DE NOVOS AMBIENTES

GLOSSÁRIO

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Prox Prox Iniciamos este Manual reforçando que:

A atualização dos ambientes no SIEF é atividade prévia e necessária para que a fase posterior de coleta e lançamento dos dados de inventário tenha sucesso.

Boa leitura!

Iniciamos este Manual reforçando que:

A atualização dos ambientes no SIEF é atividade prévia e necessária para que a fase posterior de coleta e lançamento dos dados de inventário tenha sucesso.

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Para o gerenciamento dos espaços físicos onde os bens móveis estão localizados, a UFSC utiliza o sistema informatizado SIEF. Somente o agente patrimonial seccional possui acesso a esse sistema. Caso não conseguir acessá-lo, deve-se entrar em contato com a SeTIC.

Antes de iniciar a verificação dos bens (etapa de coleta e lançamento de dados) é preciso confirmar se as informações dos espaços físicos estão

atualizadas no SIEF para que a localização dos bens seja informada de maneira correta. Para isso, o agente patrimonial seccional deverá verificar se todos os ambientes cadastrados no sistema ainda existem e também se foram criados novos espaços físicos.

É comum a necessidade de cadastramento e/ ou de inativação de ambientes no SIEF após a instalação ou a remoção de paredes divisórias. Portanto, é preciso verificar se os ambientes estão corretamente

cadastrados.

Também é importante averiguar se é necessário cadastrar um espaço

físico externo onde alguns bens, como bancos e lixeiras com tombamento,

câmeras de vigilância e outros equipamentos podem estar instalados.AnteAnte ProxProx

UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina. SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. SeTIC – Superintendência de Governança Eletrônica

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A atualização de ambientes e setores é pré-requisito para a realização do inventário. Sem essa prévia atividade, é provável a ocorrência de problemas na hora de lançar os dados no SIP. Os sistemas SIEF e SIP são interligados e, depois de aberto o inventário no sistema SIP, as alterações porventura efetuadas no SIEF não serão refletidas no SIP para fins de lançamento dos dados de inventário.

Para o inventário deste ano, foi reservada uma etapa para a atualização dos ambientes no SIEF (veja o cronograma). Independentemente deste prazo, o acesso ao SIEF para os agentes patrimoniais seccionais está disponível o ano todo, e esse trabalho de atualização pode (deve) ser antecipado, evitando-se acumular trabalho para o período de inventário anual.

Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais. SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico.

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INSTRUÇÕES PARA CADASTRO NO SISTEMA SIEF

Como dito, a atualização de ambientes precede ao levantamento físico dos bens. Desse modo, é necessário verificar quais ambientes já estão atualizados na unidade e quais ainda permanecem pendentes de atualização ou cadastro. Esse trabalho deve ser efetuado sempre que

houver alterações ou criação de novo ambiente ou setor.

O sistema utilizado para o registro dos ambientes é o SIEF (http://sief.sistemas.ufsc.br), e deverá ser utilizado pelo agente

patrimonial seccional.

Assim, a execução de algumas tarefas poderá ser necessária nesta etapa:

• Atualização dos registros de ambientes das edificações da Unidade, já existentes no sistema (mudanças de descrição, vinculação a um departamento, alteração de nomenclatura); • Criação de novos ambientes que já existem fisicamente,

mas que ainda não estão cadastrados no sistema SIEF;

• Inativação de ambientes já inexistentes fisicamente,

desde que não possuam bens ainda cadastrados nesses

ambientes (neste caso, os bens devem ser previamente transferidos por meio do sistema SIP para os novos locais correspondentes, para posterior inativação do ambiente no SIEF – atividade do agente patrimonial seccional).

Ante SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. SIP – Sistema de Informações Patrimoniais.

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Para os locais que já existem fisicamente com o nome padronizado afixado na sala, mas não existentes no sistema, é necessário registrar as informações relativas a ele no SIEF e vincular ao setor correspondente.

Já para os locais físicos que estão sem nenhuma nomenclatura afixada ou definida, deverão ser nomeados os ambientes e afixados os seus nomes nas portas. Sugere-se adotar a padronização de ambientes conforme modelo que consta no Manual de Padronização de Ambientes, disponível no site do DGP: _Importante! dgp.proad.ufsc.br.

Os nomes adotados para os ambientes no SIEF e que, consequentemente, aparecerão

no SIP, devem corresponder aos nomes afixados nos ambientes físicos de forma

padronizada. Consulte o Manual de Padronização de Ambientes, clicando na figura. Prox Prox Ante Ante

SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico. DGP – Departamento de Gestão Patrimonial. SIP – Sistema de Informações Patrimoniais.

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PROCEDIMENTOS COMUNS PARA ATUALIZAÇÃO E PARA CADASTRO NO SIEF

Apresentam-se nessa parte do manual os procedimentos comuns para atualização de dados para ambientes já cadastrados no sistema SIEF e também para o cadastramento de novos ambientes.

Em seguida, à parte, são apresentados os procedimentos específicos para atualização de dados de ambientes já cadastrados, bem como as ações próprias para a criação de novos ambientes no sistema SIEF.

Com o perfil liberado para uso do sistema, deve-se acessar a página do SIEF (sief.sistemas.ufsc.br), utilizando preferencialmente os navegadores Internet Explorer ou Mozilla Firefox , e efetuar o login com o IdUFSC.

Acesse: sief.sistema s.ufsc.br clicando na figura Prox Prox Ante Ante SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico.

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Efetuado o login com seu IdUFSC, aparecerá a seguinte tela inicial do sistema:

(38)

Ao clicar na opção do Menu “Espaço Físico”, selecione a opção “Ambientes”. Prox Prox Ante Ante

(39)

Surgirá a tela para consulta de ambientes.

(40)

Nesta tela selecione o “Município”, o “Campus” e o “Centro”. Caso seu perfil seja “Administrador de Espaço Físico da Edificação”, selecione também a “Edificação” para a qual possui acesso liberado para realizar inclusões e/ou alterações, e clique no botão .

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A pesquisa resulta os ambientes vinculados aos parâmetros informados. A presença do ícone em forma de lápis , na coluna “Editar”, é o indicativo de que o servidor possui acesso para alterações

ou inclusões, e serve para acessar a tela de edição de cada um dos ambientes listados.

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PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS PARA ALTERAÇÃO DE AMBIENTES NO SIEF

Para alterações de ambientes que já estão cadastrados no sistema SIEF, na tela de consulta, clique no ícone em forma de lápis correspondente ao ambiente que se deseja alterar. Surgirá uma tela semelhante à seguinte:

Ante SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico.

(43)

Perceba que na parte superior desta tela há várias abas; contudo, a aba inicial “Dados básicos” é a única que necessita ser trabalhada neste momento.

Nesta tela, é possível alterar o pavimento, caso o ambiente tenha mudado de andar, bem como alterar o código e o nome do ambiente, lembrando que o “Código” e o “Nome” dos ambientes devem corresponder aos nomes afixados nos ambientes físicos. É permitido também informar alocação de turma, a capacidade de pessoas, se o ambiente está ativo ou inativo e, ainda, o tipo de ambiente (se trata-se de uma sala de departamento ou de uma sala de aula, por exemplo).

Ao clicar nos botões em forma de ponto de interrogação abrem-se caixas de texto com algumas orientações adicionais para preenchimento dos campos.

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No campo “Depto/Setor”, por meio da lupa lateral , é possível realizar a vinculação do ambiente com outro setor, caso aquele a que esteja atualmente vinculado esteja incorreto. É importante ressaltar que somente quando os ambientes cadastrados são vinculados ao respectivo setor no SIEF (por exemplo, ODT/CCS, RU/PRAE, PROGRAD/UFSC, etc.) tais ambientes estarão disponíveis no SIP. Sem esse vínculo, o SIP não detecta a

criação ou a alteração de um ambiente.

Ante SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico.SIP – Sistema de Informações Patrimoniais.

(45)

Depois de realizar as alterações ou cadastros necessários, é preciso clicar no botão para que as alterações sejam gravadas.

Prox Prox Ante Ante IMPORTANTE! Os campos assinalados com asterisco (*) são de preenchimento

obrigatório.

IMPORTANTE!

Os campos assinalados com asterisco (*) são de preenchimento

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PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS PARA CRIAÇÃO DE NOVOS AMBIENTES

Já para inclusões de novos ambientes no sistema SIEF, utilizaremos como exemplo a edificação do DGP/PROAD, conforme tela abaixo.

No primeiro pavimento do prédio há quatro ambientes cadastrados. Vamos supor que seja necessária a criação de mais um ambiente nessa edificação (cadastro de novo ambiente). Para tanto, na tela de consulta, é necessário clicar no ícone em forma de lápis para abrir a interface de

edição. Neste caso, para fins de exemplo, utilizaremos o ambiente apresentado na última linha da consulta, codificado como DGP – 19 – Sala de Reunião, pois o ambiente que queremos criar é o DGP – 20 – Sala de Arquivo e Almoxarifado.

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Após certificar-se de que não há outra sala com o mesmo código, pode-se proceder à criação do ambiente (nomes diferentes para os ambientes também ajudam muito a evitar possíveis confusões como, por exemplo, nomes repetidos).

Não há como excluir ambientes criados, por isso é importante prestar muita atenção nessa fase. Apenas será possível editar ou inativar ambientes existentes no SIEF, mas não haverá possibilidade de excluí-los caso haja transferências de bens para esses ambientes.

(48)

Existem duas possibilidades para efetuar a inclusão de novos ambientes: “clonar” dados de um ambiente já cadastrado, ou criando um “novo” ambiente. Veja as opções destacadas na tela abaixo, no lado direito superior.

(49)

Na opção “clonar”, as informações básicas são mantidas, sendo necessário apenas informar o “código” e o “nome” do novo ambiente. No entanto, caso seja necessário, deve-se alterar também as demais informações, para atualizá-las. Veja a tela seguinte.

(50)

Já na opção “novo”, todos os dados devem ser informados. Observe na tela seguinte que todos os campos

apareceram em branco, para preenchimento.

(51)

Outra forma de criar um novo ambiente é efetuando a consulta dos locais (conforme visto anteriormente na parte que trata dos procedimentos comuns para atualização e cadastro), e selecionar a opção “Novo ambiente”, na aba “Ações” .

(52)

Tendo em vista que ao clicar em “clonar” as informações básicas são mantidas (o que não exclui a possibilidade de, se necessário, serem alteradas), e que ao clicar em “novo” todos os dados devem ser informados, sugerimos o uso da opção “clonar”.

Voltando ao exemplo, para criar a sala DGP – 20 – Sala de Arquivo e Almoxarifado, observe na tela abaixo o preenchimento que foi efetuado.

(53)

Ao clicar em “clonar”, as informações básicas são mantidas, sendo necessário apenas informar o “código” e “nome” do novo ambiente. Para os demais campos, é possível alterar os dados quanto à capacidade de pessoas no ambiente e o tipo de ambiente, por exemplo.

No caso de cadastro de ambiente novo, também é necessário vincular

o ambiente ao correspondente “Depto/Setor”, para que o cadastro

tenha efeito no sistema SIP para fins de inventário.

No campo “Depto/Setor”, por meio da lupa lateral , é possível realizar a vinculação do ambiente ao respectivo setor. Somente quando os ambientes cadastrados são vinculados ao respectivo setor no SIEF (por exemplo, ODT/CCS, RU/PRAE, PROGRAD/UFSC etc.) tais ambientes estarão disponíveis no SIP. Sem esse vínculo, o SIP não detecta a criação de

um ambiente.

Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais. SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico.

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É necessário clicar no botão salvar para que os dados informados sejam gravados pelo sistema. A atualização dos ambientes no sistema SIEF para fins do Inventário UFSC 2017 deve ser feita até 13/9/2017. Após salvar, o ambiente estará criado. Ao efetuar nova consulta, o ambiente aparecerá na

lista de resultados,

conforme a tela abaixo, e automaticamente será vinculado ao sistema SIP.

Ante SIP – Sistema de Informações Patrimoniais. SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico.UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina.

Preste atenção ao quadro. Preste atenção ao quadro.

(55)

GLOSSÁRIO

• Agente Patrimonial Seccional: servidor designado por meio de portaria para atuar descentralizadamente na gestão patrimonial de departamentos, centros de ensino, unidades administrativas etc. O Agente Patrimonial Seccional atuará na realização do inventário, em comissão constituída também por outros servidores.

• Ambiente: campo do sistema SIEF que faz referência ao espaço físico (ambiente real). A descrição do campo ambiente, no SIEF, deve corresponder exatamente ao espaço físico respectivo. Para cada espaço físico, um ambiente.

• Espaço Físico: local existente fisicamente e que contempla ou possa contemplar alocação de bens. Pode ser representado por salas administrativas, salas de aula, salas de estudo, laboratórios, depósitos, áreas externas etc.

• IdUFSC: Identidade UFSC própria de cada servidor, composta por uma identidade identificadora particular (CPF, matrícula SIAPE, e-mail, nome etc.) e uma senha. É de uso particular e será utilizado pelo próprio titular para acessar os sistemas SIP e SIEF, após estar habilitado.

• Sistema de Informações Patrimoniais (SIP): sistema informatizado em ambiente web utilizado para o controle patrimonial da UFSC, e que contempla módulo próprio para lançamento dos dados coletados no inventário.

• Sistema Integrado de Espaço Físico (SIEF): ambiente web integrado ao sistema SIP destinado ao cadastro de edificações, setores e ambientes. É utilizado para cadastro, alteração de cadastro e inativação de ambientes.

Ante

(56)

ACESSO RÁPIDO – MANUAL DE COLETA E LANÇAMENTO

Prox

Ante

INVENTÁRIO DE BENS PERMANENTES

LEVANTAMENTO DA LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS BENS

LANÇAMENTO DOS DADOS NO SIP

ENVIO DOS RELATÓRIOS AO DGP

(57)

Neste período, todos os bens móveis permanentes existentes devem ser verificados e lançados no SIP. Caso desprovidos de identificação, deverão ser informados em planilha específica, conforme modelo disponibilizado no site do inventário

(dgp.proad.ufsc.br). Para melhor organização do trabalho, recomendamos que as tarefas desse período sejam subdivididas em:

• Levantamento físico dos

bens e de sua localização;

• Lançamento dos dados

dos bens no SIP.

Para esta etapa, é

necessária a

prévia

atualização dos ambientes e

setores

no SIEF

, cujo prazo é

até 13/09/2017

, conforme

cronograma.

INVENTÁRIO DE BENS PERMANENTES

Atualizados os ambientes no SIEF, começa o inventário dos bens móveis permanentes. A etapa de coleta e lançamento de dados do inventário 2017 da UFSC ocorrerá de 18/09/2017 a 03/11/2017.

SIEF – Sistema Integrado de Espaço Físico.UFSC – Universidade Federal de Santa Catarina. SIP – Sistema de Informações Patrimoniais

Prox

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LEVANTAMENTO DA LOCALIZAÇÃO FÍSICA DOS BENS

Em cada um dos ambientes a ser inventariado, os bens deverão ser localizados fisicamente e seu número de tombamento, descrição e estado

de conservação deverão ser

registrados em documento próprio. Esse documento pode ser tanto o “Formulário de Coleta Física” (formato .doc) quanto o “Relatório de Materiais por Imóvel” (gerado via SIP, em formato .pdf), este para ser utilizado como checklist.

Já os bens que não possuem identificação de tombamento deverão ser verificados e registrados na “Planilha de Bens Sem Identificação”.

Os arquivos do formulário e da planilha serão disponibilizados na página do inventário na internet (dgp.proad.ufsc.br).

Neste primeiro momento

não será necessária a

utilização do SIP para

lançamento dos dados.

Trata-se de efetuar o

levantamento patrimonial

“a campo”, para só depois

utilizar o sistema.

SIP – Sistema de Informações Patrimoniais

Prox

Ante

(59)

Os dados da edificação, setor e ambiente deverão ser preenchidos manualmente, bem como os bens encontrados neste local. O detalhamento do material poderá ser registrado no formulário apenas com uma descrição simples do bem, para posterior comparação com os dados apresentados pelo SIP durante os lançamentos do inventário.

Este “Formulário de Coleta Física” servirá de base, junto com o “Relatório de Materiais por Imóvel” (gerado no SIP), para lançamento dos dados no sistema.

O “Formulário de Coleta Física” é de uso da comissão para auxiliar na coleta física dos bens. É apenas um modelo proposto, e não deve ser enviado ao DGP.

Caso a comissão opte pelo levantamento dos bens utilizando o “Formulário de Coleta Física” (RECOMENDADO), ele deverá ser preenchido conforme modelo abaixo.

SIP – Sistema de Informações Patrimoniais DGP – Departamento de Gestão Patrimonial

Prox

Ante

(60)

Para

bens

identificados

, utilize o “Formulário de Coleta Física”,

isoladamente ou em conjunto com o “Relatório de Materiais por

Imóvel” gerado via SIP.

Já para

bens sem identificação

, os dados devem ser lançados na

“Planilha de Bens Sem Identificação”.

Prox

Ante

(61)

Outro meio de efetuar a conferência dos bens é tomar por base a listagem de bens por local. Esse documento, em forma de relatório, deve ser emitido previamente através do SIP.

Para isso, é necessário acessar o sistema SIP na internet (acesso.egestao.ufsc.br), utilizando o navegador Internet Explorer.

Prox

Ante

(62)

Para acessar o SIP, utilize o navegador

Internet Explorer

Somente terá habilitação para acessar o SIP

quem for

membro de comissão

, designado em

portaria

no prazo do cronograma. O acesso ao

sistema será liberado

entre

11/09/2017 e

15/09/2017

, e ficará disponível até o final do

período oficial do inventário.

Preste atenção!

Prox

Ante

(63)

Uma vez acessado o site, é preciso efetuar o login no sistema, utilizando-se o IdUFSC. Prox Prox Ante Ante

(64)

Efetuado o login, aparecerá a seguinte tela inicial.

Prox

Ante

(65)

Essa tela inicial corresponde ao sistema SOLAR, que engloba, além de outros módulos, o SIP e o SPA.

Para utilizar o SIP, selecione “Patrimônio Bens Móveis”, no seletor “Módulo do Sistema”, conforme tela abaixo. Observe que, ao selecionar o sistema SIP (Patrimônio – Bens Móveis), a lista de funcionalidades, logo abaixo do seletor, é atualizada.

SIP – Sistema de Informações Patrimoniais SPA – Sistema de Processos Administrativos

Prox

Ante

(66)

Uma vez acessado o módulo “Patrimônio – Bens Móveis”, para a emissão do relatório de bens por ambiente deve-se selecionar a guia “Consultas e Relatórios” e aba “Materiais por Imóvel”. Nesta tela deverão ser informados os parâmetros de consulta: edificação, setor e ambiente a ser inventariado.

Prox

Ante

(67)

Além disso, deve-se informar no campo “Tipo”, a opção “Todos” e então deve-se clicar em para obter o relatório.

Mas atenção!: é possível emitir relatórios distintos selecionando, no campo “Situação”, a opção “Ativo” e, posteriormente, gerar outro relatório com a opção “Não encontrado”; ou, então, como forma alternativa, selecionar no campo “Situação” a opção “Todos”, porém, desconsiderando-se no relatório gerado os bens que estiverem com status de baixado.

Ainda, é possível gerar o relatório para que apresente a indicação do servidor responsável pelos bens. Veja a parte destacada na tela abaixo.

Prox Prox Ante Ante Uma vez selecionados os parâmetros de consulta, clique no botão visualizar para gerar o relatório, que será disponibilizado no modelo demonstrado na imagem seguinte.

(68)

Prox

Ante

(69)

O padrão do sistema (SIP) para o lançamento dos bens no inventário, como se verá adiante, é por ambiente. Portanto, na hora de realizar o levantamento físico, o mais interessante é anotar o que consta em cada sala/ambiente considerando a estrutura da Unidade (Edificação/Setor/Ambiente).

Estas informações devem ser armazenadas de forma a possibilitar seu lançamento no sistema na próxima etapa.

Todos os bens encontrados sem número de identificação

de tombamento (tinta, plaqueta ou código de barras) devem ser anotados na “Planilha de Bens Sem Identificação”, com todos os detalhes do bem (descrição completa, número de série, modelo, cor, tamanho, localização, responsável, estado de conservação, etc.) para envio ao DGP junto dos relatórios de inventário. A planilha será disponibilizada na página do inventário na internet (dgp.proad.ufsc.br).

SIP – Sistema de Informações Patrimoniais DGP – Departamento de Gestão Patrimonial.

Prox

Ante

(70)

Veja abaixo o modelo da “Planilha de Bens Sem Identificação”, para o preenchimento dos bens sem tombamento.

Prox Prox Ante Ante Importante! Importante!

As planilhas

devem ser

encaminhadas

de modo

conjunto, em

um único

arquivo Excel,

conforme

mostra a tela

ao lado.

As planilhas

devem ser

encaminhadas

de modo

conjunto, em

um único

arquivo Excel,

conforme

mostra a tela

ao lado.

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A descrição do que deve ser informado em cada coluna da planilha está descrito sob a forma de nota/comentário nos títulos de cada coluna, na própria planilha.

A planilha é fornecida na forma de arquivo .xls, devendo ser utilizada com o programa Excel versão 2003 ou superior.

Ao final do inventário, no período de 06/11/2017 a 17/11/2017, essa planilha deverá ser enviada para o e-mail:

inventario.dgp@contato.ufsc.br.

O estado de conservação dos bens deverá ser informado conforme a classificação a seguir:

• Em uso: Quando o bem está em perfeitas condições de uso;

• Ocioso: Quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;

• Recuperável: Quando sua recuperação for possível e orçar, no âmbito, a no máximo cinquenta por cento de seu valor de mercado;

• Antieconômico: Quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;

• Irrecuperável: Quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.

Prox

Ante

(72)

Havendo dúvida quanto ao

estado de

conservação

, assinale “em uso” ou

“ocioso”, conforme estiver sendo

utilizado ou não em seu setor.

Veja o que você vai precisar para a coleta da numeração. Veja o que você vai precisar para a coleta da numeração. Prox Prox Ante Ante

(73)

Para melhor realização dos trabalhos, seguem algumas dicas

para a coleta física dos bens:

Inicie pela porta/entrada do ambiente e verifique primeiro os bens alocados

próximo às paredes, sempre no

mesmo sentido (horário ou anti-horário). Depois, verifique os bens que estão no centro da sala. Esse procedimento ajuda a garantir que todos

os bens serão coletados. Siga um roteiro linear para a coleta da _{numeração. Efetue o inventário} _sala

após sala, evitando deixar lacunas. Caso contrário, poderá correr o risco de esquecer-se de inventariar bens em determinados ambientes.

Se necessário, mantenha uma agenda

dos locais em que o acesso não foi possível de imediato. Dessa forma, reduz-se o risco de não inventariar determinados ambientes, bem como mantém-se o trabalho em dia conforme o cronograma.

Prox

Ante