Profa. Ângela F. Brodbeck Escola de Administração
Reitoria – Pró-Reitoria de Planejamento – Escritório de Processos
Estabelecendo um
Escritório de Processos
Reitoria UTFPR
Diretoria de Tecnologia de Informação
Assessoria de Planejamento de Negócios
UFRGS – Escola de Administração – Professora Associada Brodbeck Consultores em Informática Ltda. – Diretora
Doutor em Administração de Empresas – Sistemas de Informação e Decisão
Coordenadora do Escritório de Processos – UFRGS/PROPLAN
Membro do Comitê Gestor de TI – CGTI/UFRGS
Áreas de Interesse e Expertise:
• Planejamento e Alinhamento Estratégico da Tecnologia da Informação
• Business Intelligence (BI) e Balanced Scorecard (BSC)
• Gestão da Informação e Conhecimento
• E-Business, Sistemas Integrados de Gestão – ERP, CRM, outros
• Gestão dos Processos do Negócio (BPM)
Tel: 51-3308-4362 (Gabinete UFRGS) E-mail: angela@brodbeck.com.br
Profa. Ângela F. Brodbeck
Profa. Ângela F. Brodbeck - 1
• Pressupostos Básicos
• Elementos Conceituais
– Gestão de Processos de Negócio (BPM)
– Escritório de Processos (EP)
• Escritório de Processos na UFRGS
Sumário
Estratégia
Execução
Pressupostos Básicos
Profa. Ângela F. Brodbeck - 3
Gestão do Negócio +
Tecnologia de Informação (TI)
Governança Corporativa + Governança de TI
Pressupostos Básicos
Pressupostos Básicos
Profa. Ângela F. Brodbeck - 4
Macroprocessos Negócio
Processos
- Produtos
- Serviços
Pressupostos Básicos
Gestão de Processos de Negócio
Tipos de Produto de um Processo
• serviços (ex.: ensino, transporte, assistência à saúde)
• informações (ex.: divulgação de serviços assistenciais)
• materiais e equipamentos (ex.: mesa, cadeira)
• materiais processados (ex.: energia elétrica)
Processo
Produto: é o resultado de um processo e se apresenta na forma de quatro categorias genéricas
Ingresso
Matrícula Calouro
Abertura Histórico Escolar
Matrícula Semestral
Vida escolar do aluno (histórico
escolar)
Formando
Diplomação S
N
Conjunto de atividades de trabalho, realizadas numa seqüência ordenada, com começo e fim, com entrada e saída, que identifica uma estruturação, cujo objetivo é produzir um bem ou um serviço de valor para um grupo específico de
clientes.
(Davenport, 1994; Hammer e Champy, 1994)
Conjunto de atividades de trabalho, realizadas numa seqüência ordenada, com começo e fim, com entrada e saída, que identifica uma estruturação, cujo objetivo é produzir um bem ou um serviço de valor para um grupo específico de
clientes.
(Davenport, 1994; Hammer
e Champy, 1994)
Visão Departamental
Profa. Ângela F. Brodbeck - 8
Tarefas Repetidas Fluxos
Impactos Tarefas
Repetidas
X
X X
X X A
X X A
X X AA X
AA X
Tráfego de Documentos
Informações Gerenciais
Visão por Processos
Fornecedores
Pensar o Todo
Focar Relacionamentos Enxergar redes
Deve ser possível responder:
• Quem são os Clientes e Mercado?
• Quais são os Produtos e Serviços?
Visão por Processos
Profa. Ângela F. Brodbeck - 10
Produtos Serviços
C L IE N T E S
D E M A N D A Á re a 1 Á re a 2 Á re a 3
Nesta visão podemos identificar perguntas como:
• Porque a mesma demanda dá início em duas áreas diferentes?
• Se for uma requisição de manutenção > OK, várias áreas podem ativar
• Se for um pedido de um produto > Será que devemos ter duas áreas de recebimento de pedido do cliente; ou vamos transformar em uma única?
MACRO PROCESSOS
Benefícios da Visão por Processos
Gestão (Governança)
• Visão integrada de ponta a ponta
• Alinhamento entre estratégia e operação
Cliente (método, pessoas)
• Foco no cliente
• Orientação para serviços/produtos
Operação/execução (pessoas, método, sistemas/ferramentas)
• Facilita a comunicação / integração entre as áreas
• Rapidez e agilidade para visualizar as falhas
• Redução do tempo de resposta e da burocracia
Pessoas
• Retenção e multiplicação de conhecimento
• Aperfeiçoamento contínuo
• Melhor e mais rápida integração de novos
colaboradores
Metodologia BPM
Profa. Ângela F. Brodbeck - 12
Modelar e Documentar
o Processo Atual (as is)
Analisar o Processo
Atual
Modelar o Novo Processo
(to be)
Implantar o Novo Processo
Padrão de Trabalho
MACRO PROCESSO COMPRAS - Quadro de Problemas e Melhorias GERAIS, em nível macro
Item Oportunidades de Melhorias Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade
(a) automação do processo nos diversos pontos, incluindo automação das certidões negativas e verificação do estado
"em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc.
Certificações e assinaturas eletrônicas, com alteração no sistema
A
(b) estudar a possibilidade de tornar o processo eletrônico,
por tipo de processo
A(c) estudar a legalidade do processo eletrônico
AItens Almoxarifado Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela UGRs
Revisão das especificações dos itens com as demandas das
UGRs
A(a) estudo dos itens que são comuns
A
(b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço, para gerenciar uma compra, contratação e controle de contratos UFRGS
M
(c) soluciona problemas de "roubo" de adesão (a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento
existentes com as UGRs
M(b) criar um processo de planejamento orçamentário padrão
M
(c) UGRs realizar processo de planejamento
MDemandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de um banheiro e de uma sala separadamente no mesmo mês)
planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto com o planejamento do orçamento
Múltiplos Sistemas em cada Processo
Problemas de redigitações em sistemas do Governo Federal e da UFRGS
Estudar em profundidade os sistemas do Governo Federal, verificando que funcionalidades podem ser utilizadas de forma única
Requisitar assistência e treinametno do SERPRO
APasta do processo em papel Várias impressões, arquivo físico ocupando espaço,
disponibilidade do processo
Serviços Comuns (informática, manutenção ar condicionado, seguro de carros, etc.)
Compras fracionadas - problemas legais e de custos
Planejamento de Compras Falta de planejamentode compras por exercício pelas UGRs, pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são planejadas e outras não)
Oportunidades de Melhoria (Problemas)
Plano de Ação:
8-nov-12 v. 012
Plano de Implementação
Prazo: ago/13 Coordenação: CPD
Atividade Quando Envolvidos Onde Como Quanto Acompanhamento Obs
Levantar tipos de
formulários jan/13 EP EP Entrevistas
c/usuários 10 usuários Definir campos do
formulário jan/13 EP/Usuários EP Reuniões 10 usuários
Diagramar to be jan-fev/13 EP/Usuários EP Reuniões 10 usuários
Homologar to be fev/13 EP/Usuários/CPD EP Reuniões 10 usuários
Definir requisitos do
módulo fev/13 EP/Usuários/CPD EP Reuniões 10 usuários
Desenvolver módulo mar-jul/13 CPD CPD
Testar módulo jul-ago/13
Implementar módulo ago/13
Desenvolver módulo de Requisição
Escritório de Processos - PROPLAN
Metodologia BPM
Executar o Novo Processo
Monitorar o
Novo
Processo
Escritório de Processos (EP)
Unidade relacional
• normativa e coordenadora
• métodos e ferramentas
• elo de comunicação entre os diferentes departamentos envolvidos nos processos gerenciados
OBJETIVO PRINCIPAL:
Criar e Manter a CULTURA de PROCESSOS
Instância organizacional
• Institucionalização da Gestão de Processos no escopo de atuação e na cultura da organização
• Disseminação da visão sistêmica, excelência operacional e
inovação
Principais Serviços de um EP
Arquitetura dos Processos Tutoria ou Assessoria Metodologia
Auditoria
Capacitação Continuada Arquitetura dos Processos Tutoria ou Assessoria Metodologia
Auditoria
Capacitação Continuada Gestão do
Dia-a-Dia
Gestão de Projetos
Análise de Processos, dos SI e dos Dados Modelagem
Facilitador
Agente de Mudanças Gestão de Projetos
Análise de Processos, dos SI e dos Dados Modelagem
Facilitador
Agente de Mudanças Gestão de
Melhoria
Administração do Escritório de Processos Administração dos Sistemas
Gestão de Conhecimento e da Informação (KPIs) Administração do Escritório de Processos
Administração dos Sistemas
Gestão de Conhecimento e da Informação (KPIs) Gestão de
Apoio
G e s tã o d a E s tr a té g ia d e B P M
Principais Serviços de um EP
Profa. Ângela F. Brodbeck - 16
Gestão do Dia-a-Dia
Melhoria de Processos
Modelagem Análise Redesenho Desdobrar
Estratégia em Processos
Coletar e Analisar demandas
de BPM
Definir portfólio de projetos
de BPM
Planejar Projetos de
BPM Priorizados
Gerenciar portfólio e projetos de
BPM
Divulgar resultados
e cultura BPM Demandas
Estratégicas
Demandas Operacionais
Demandas de BPM
Projetos de BPM
Resultados de BPM
G e s tã o d a E s tr a té g ia d e B P M
Gestão de Melhoria (dos Processos)
Gestão de Melhoria (dos Processos)
Principais Serviços de um EP
Arquitetura dos Processos Tutoria ou Assessoria Metodologia
Auditoria
Capacitação Continuada Arquitetura dos Processos Tutoria ou Assessoria Metodologia
Auditoria
Capacitação Continuada Gestão do
Dia-a-Dia
G e s tã o d a E s tr a té g ia d e B P M
Apoiar a conformidade e compliance
Apoiar gestão de riscos e controle
Apoiar gestão de custos
Mensurar maturidade dos processos
Serviços Complementares
Manter arquitetura e repositório de
processos Educar e treinar em gestão de processos
Apoiar melhoria contínua Apoiar mediação de
desempenho
Serviços Principais
Principais Serviços de um EP
Profa. Ângela F. Brodbeck - 18
Gestão de Projetos
Análise de Processos, dos SI e dos Dados Modelagem
Facilitador
Agente de Mudanças Gestão de Projetos
Análise de Processos, dos SI e dos Dados Modelagem
Facilitador
Agente de Mudanças Gestão de
Melhoria
G e s tã o d a E s tr a té g ia d e B P M
Serviços Complementares Serviços Principais
Executar análise quantitativa Executar análise de inovação e criação de
valor
Realizar análise de riscos
Automatizar controle e execução de processos
(BPMs) Definir visão de futuro e
escopo de processo
Entender processos (as is)
Analisar os processos
Redesenhar e padronizar processos (to be)
Implementar processos e realizar operação
assistida
Especificação (auxílio), desenvolvimento e teste
dos SIs Identificar e prover
competências
Principais Serviços de um EP
Administração do Escritório de Processos Administração dos Sistemas
Gestão de Conhecimento e da Informação (KPIs) Administração do Escritório de Processos
Administração dos Sistemas
Gestão de Conhecimento e da Informação (KPIs) Gestão de
Apoio
G e s tã o d a E s tr a té g ia d e B P M
Administrar métodos e ferramentas
de BPM
Administrar papéis e responsabilidades
de BPM
Administrar portfólio de serviços de
BPM
Administrar recursos humanos de
BPM
Administrar orçamento de
BPM
O Escritório de Processos (EP) da
UFRGS
Porque o EP na UFRGS
• Inexistência de documentação de como são realizadas as atividades
• Atividades estão na cabeça de poucas pessoas
• Visão funcional/departamental
• Processos ineficientes e sem controle
Visão Integrada ponta-a-ponta Visão Fragmentada
Ilhas
Entregas e Soluções do EP-UFRGS
Profa. Ângela F. Brodbeck - 22
Documentação Otimização
Automação Melhoria
Contínua
Forma de Atuação do EP-UFRGS
PROCESSOS CRÍTICOS PROCESSOS NÃO CRÍTICOS
Portfólio de Projetos
Capacitação
Diagramação pelo Usuário
Publicação no Portal (padrão)
Orientação Validação
Integração com
demais áreas e
processos
• Órgão independente, reportando-se direto ao Reitor e Vice-Reitor
• Patrocinadores
Áreas de Negócio
– PROPLAN (Pró-Reitoria de Planejamento) – PROGESP (Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas)
Área de TI
– CPD (Centro de Processamento de dados)
• Engenheiros de Processos
• Replicadores (pessoas das áreas de negócio)
Gabinete e PROPLAN
Comitê de Gestão / Comitê de Gestão de TI
Estruturação do EP-UFRGS
Divisão de Planejamento
Institucional
Divisão de Informação e Conhecimento
Estrutura Organizacional
D G I
Departamento de Gestão Integrada
Profa. Ângela F. Brodbeck - 24
Coordenador de Projeto 2
Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo n Processo n Processo n
Coordenador de Projeto 1
B O L S IS T A S
Macroprocessos das áreas de negócio
Estrutura de Trabalho
Executar o Novo Processo
e Monitorar Implantar o
Novo Processo Modelar o
Novo Processo
(to be) Analisar o
Processo Atual Modelar e
Documentar o Processo Atual (as is)
Metodologia do EP-UFRGS
Etapa 3:
IMPLEMENTAÇÃO
Etapa 4:
EXECUÇÃO MONITORAÇÂO Etapa 1:
CONTEXTO ESTRATÉGICO
Etapa 2:
MODELAGEM E ANÁLISE
Diagrama de Contexto UFRGS
MacroProcessos Finalísticos e de
Apoio Padrões, Metodologia, Ferramentas,
Etc.
Por Processo Crítico
CAPACITAÇÃO CONTÍNUA
Metodologia Completa
Profa. Ângela F. Brodbeck - 33
Entidades Relacionadas
R e la tó ri o T C U
Macro Processos
Profa. Ângela F. Brodbeck - 27
R e la tó ri o T C U
R e la tó ri o T C U
Macro Processos Finalísticos
Macro Processos de Apoio
Profa. Ângela F. Brodbeck - 29
R e la tó ri o T C U
Inventário de Processos
FINANCEIRO CONTABILI-
DADE
Contas a pagar Conta a receber
Tesouraria (caixa e bancos)
Aplicações financeiras e empréstimos Fluxo de caixa
Contabilidade fiscal e societária Contabilidade gerencial Gestão de ativo imobilizado Apropriação de impostos Geração de obrigação fiscais Encerramento de período e exercício Recebimento de notas fiscais FINANCEIRO
CONTABILIDADE
Pressupostos para Processos Críticos:
• Contemplam exigências do TCU e CGU – órgãos auditores
– Todos que envolvem pagamentos
• Contemplam Projeto “Esplanada Sustentável”
– Redução de custos administrativos
Identificação dos Processos Críticos
– Compras
– Convênios (Interações Acadêmicas) – Contratos
– Bolsas
Processos Críticos
Profa. Ângela F. Brodbeck - 31
Tipos de Melhorias
• Melhorias Pontuais: uma passagem desnecessária do processo por um setor
(reconferências, assinaturas de controle a mais, etc.)
• Automação: necessita alteração ou
confecção/adaptação/aquisição de um sistema de informação OU ainda integrações entre sistemas internos e externos, outros
• Estratégicas/Políticas: envolve mudança cultural e
do modelo de gestão em geral (centralização de
compras, comitês especialistas para licitação, etc.)
Capacitação Continuada
Profa. Ângela F. Brodbeck - 36
Consultoria Individual às Áreas de Negócio
Diagramação de Processos com o software Bizagi (modalidade presencial)
• Turmas mensais, 40 horas, 20 vagas
• Projeto individual com sua atividade direta com consultoria do EP-UFRGS
Modelagem de Processos de Negócio (modalidade semi-presencial)
• Turma Anual, 150 horas, 40 vagas
• Utiliza as 40 horas da capacitação Bizagi
• Projeto grupo com o processo de uma área de negócio
Em desenvolvimento
• Especialização em Gestão Pública (360 horas) utilizando carga horária módulos acima (modalidade presencial e EAD)
• Mestrado Profissional em Gestão Pública
(modalidade EAD)
Metodologia – Uso
Análise Inicial (Diagramação
do as is)
Análise do Processo atual
Modelagem do novo processo
(to be)
Implantação do novo processo
Gerenciamento do Processo
Seleção do Processo
AS IS
Validação
MACRO PROCESSO COMPRAS - Quadro de Problemas e Melhorias GERAIS, em nível macro
Item Oportunidades de Melhorias Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade
(a) automação do processo nos diversos pontos, incluindo automação das certidões negativas e verificação do estado
"em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc.
Certificações e assinaturas eletrônicas, com alteração no
sistema A
(b) estudar a possibilidade de tornar o processo eletrônico,
por tipo de processo A
(c) estudar a legalidade do processo eletrônico A
Itens Almoxarifado Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela UGRs
Revisão das especificações dos itens com as demandas das
UGRs A
(a) estudo dos itens que são comuns
A
(b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço, para gerenciar uma compra, contratação e controle de contratos UFRGS
M (c) soluciona problemas de "roubo" de adesão
(a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento
existentes com as UGRs M
(b) criar um processo de planejamento orçamentário padrão M
(c) UGRs realizar processo de planejamento M
Demandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de um banheiro e de uma sala separadamente no mesmo mês)
planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto com o planejamento do orçamento Múltiplos Sistemas em cada
Processo
Problemas de redigitações em sistemas do Governo Federal e da UFRGS
Estudar em profundidade os sistemas do Governo Federal, verificando que funcionalidades podem ser utilizadas de forma única
Requisitar assistência e treinametno do SERPRO A Pasta do processo em papelVárias impressões, arquivo físico ocupando espaço,
disponibilidade do processo
Serviços Comuns (informática, manutenção ar condicionado, seguro de carros, etc.)
Compras fracionadas - problemas legais e de custos
Planejamento de Compras Falta de planejamentode compras por exercício pelas UGRs, pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são planejadas e outras não)
Oportunidades de Melhoria (Problemas)
Gerenciar Desempenho
Plano de Ação: 8-nov-12 v. 01
2
Plano de Implementação
Prazo: ago/13 Coordenação: CPD
Atividade Quando Envolvidos Onde Como Quanto Acompanhamento Obs
Levantar tipos de
formulários jan/13 EP EP Entrevistas
c/usuários 10 usuários Definir campos do
formulário jan/13 EP/Usuários EP Reuniões 10 usuários
Diagramar to be jan-fev/13 EP/Usuários EP Reuniões 10 usuários
Homologar to be fev/13 EP/Usuários/CPD EP Reuniões 10 usuários
Definir requisitos do
módulo fev/13 EP/Usuários/CPD EP Reuniões 10 usuários
Desenvolver módulo mar-jul/13 CPD CPD
Testar módulo jul-ago/13
Implementar módulo ago/13
Desenvolver módulo de Requisição Escritório de Processos - PROPLAN
