Conciliação de Cartões - AutoSystem
Índice
1 Conceito 2 Requisitos 3 Configurações
3.1 Configurações Módulo Gerencial 3.1.1 Plano de Contas
3.1.1.1 Taxa Administrativa 3.1.1.2 Taxa de Antecipação 3.1.1.3 Ajuste Débito 3.1.1.4 Ajuste Crédito
3.1.2 Motivos de Movimentação
3.1.2.1 Motivos de Movimentação Taxa Administrativa 3.1.2.2 Motivos de Movimentação Taxa de Antecipação 3.1.2.3 Motivos de Movimentação Ajuste de Débito 3.1.2.4 Motivos de Movimentação Ajuste Crédito 3.1.3 Módulo Conciliação de Cartões
3.1.3.1 Configurações Gerais
3.1.3.2 Configurações da Conciliação via Webservice 4 Funcionalidades
4.1 Caixa
4.2 Conciliação de Cartões (Webservice)
1 Conceito
O módulo Conciliação de Cartões permite uma conferência automatizada das informações relacionadas as transações de cartões de débito e de crédito, bem como despesas e acertos realizados em seu extrato da operadora.
2 Requisitos
Para utilizar a rotina de Conciliação de Cartões, é necessário possuir as configurações de contas e motivos, além de possuir modulo de Conciliação de Cartões. Para possuir este modulo, deverá solicitar ao setor comercial da Linx Blumenau, tanto para a rotina de Conciliação de cartões via arquivos ou webservice. Também é necessário possuir o serviço habilitado pela operadora de cartões.
A versão mínima do sistema para utilização do módulo é 3.2.6.44.
3 Configurações
As configurações para funcionamento da rotina de Conciliação de Cartões serão descritas logo abaixo.
3.1 Configurações Módulo Gerencial
Para utilizar o módulo Conciliação de Cartões será necessário realizar algumas configurações, estas configurações serão realizadas diretamente no módulo Gerencial do Linx Postos AutoSystem.
3.1.1 Plano de Contas
Para funcionamento da rotina de Conciliação de Cartões, é necessário configurar as contas no Plano de Contas do sistema, através do módulo Gerencial > Cadastros > Planos de Contas. Será exibida a tela conforme imagem a seguir:
Esta tela possui os botões:
permite adicionar uma conta ao plano de contas;
Novo:
permite editar uma conta;
Editar:
permite excluir uma conta;
Excluir:
permite localizar uma conta;
Procurar:
permite atualizar o plano de contas;
Atualizar:
permite fechar a tela.
Fechar:
A seguir, serão descritas as configurações das contas a serem criadas no plano de contas.
3.1.1.1 Taxa Administrativa
Para incluir a conta de taxas administrativa, selecionar a conta Despesas > Despesas Operacionais e clicar no botão Novo, conforme imagem a seguir:
Na opção Tipo contábil selecionar a opção Débito. Na guia Opções, marcar a opção Aceitar lançamentos. Após, clicar no botão Confirmar para registrar as informações.
3.1.1.2 Taxa de Antecipação
Para incluir a conta de taxas de antecipação de recebimento dos cartões, selecionar a conta Despesas > Despesas Operacionais e clicar no botão Novo, conforme imagem a seguir:
Na opção Tipo contábil selecionar a opção Débito. Na guia Opções, marcar a opção Aceitar lançamentos. Após, clicar no botão Confirmar para registrar as informações.
Lembramos que não é obrigatória a criação de uma conta específica para a taxa de antecipação, podendo ser utilizada a conta criada referente a Taxa Administrativa para as duas taxas.
3.1.1.3 Ajuste Débito
Para incluir a conta de ajustes de débito, selecionar a conta Despesas > Despesas Operacionais e clicar no botão Novo, conforme imagem a seguir:
Na opção Tipo contábil selecionar a opção Débito. Na guia Opções, marcar a opção Aceitar lançamentos. Após, clicar no botão Confirmar para registrar as informações.
3.1.1.4 Ajuste Crédito
Para incluir a conta de ajustes de crédito, selecionar a conta Receitas > Receitas Diversas e clicar no botão Novo, conforme imagem a seguir:
Na opção Tipo contábil selecionar a opção Crédito. Na guia Opções, marcar a opção Aceitar lançamentos. Após, clicar no botão Confirmar para registrar as informações.
3.1.2 Motivos de Movimentação
Será necessário criar os motivos de movimentação das contas contábeis criadas no Plano de Conas (Taxa Administrativa, Taxa de Antecipação, Ajuste de Débito e Ajuste de Credito) e configurar os motivos de movimentação já existentes, referentes aos cartões de crédito e débito. Para isso, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Motivos de movimentação.
A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os botões:
permite salvar as informações;
Salvar:
permite excluir um motivo de movimentação;
Excluir:
permite adicionar um novo motivo de movimentação;
Novo:
permite localizar um motivo de movimentação;
Procurar:
permite fechar a tela.
Fechar:
A seguir, serão descritos os procedimentos para a criação dos novos motivos de movimentação, bem como a configuração dos motivos de movimentação de cartões, já existentes.
3.1.2.1 Motivos de Movimentação Taxa Administrativa
Para criar o motivo de movimentação referente à Taxa Administrativa, acessar no módulo Gerencial, o menu Cadastros > Motivos de movimentação, clicar no botão Novo e preencher os campos.
Informar o nome do motivo de movimentação e as contas de débito e crédito. Após, clicar no botão Salvar para registrar as informações.
3.1.2.2 Motivos de Movimentação Taxa de Antecipação
Para criar o motivo de movimentação referente à Taxa de Antecipação, clicar novamente no botão Novo e preencher os campos conforme a imagem abaixo:
Informar o nome do motivo de movimentação e as contas de débito e crédito. Após, clicar no botão Salvar para registrar as informações.
Assim como já comentado no tópico referente à criação da conta de taxa de antecipação, não é obrigatória a criação de um motivo de movimentação específico para taxa de antecipação, podendo ser utilizado o motivo de movimentação da taxa administrativa para as duas taxas.
3.1.2.3 Motivos de Movimentação Ajuste de Débito
Para criar o motivo de movimentação referente à Ajuste de Débito, clicar novamente no botão Novo e preencher os campos conforme a imagem abaixo:
Informar o nome do motivo de movimentação e as contas de débito e crédito. Após, clicar no botão Salvar para registrar as informações.
3.1.2.4 Motivos de Movimentação Ajuste Crédito
Para criar o motivo de movimentação referente à Ajuste de Crédito, clicar mais uma vez no botão Novo e preencher os campos conforme a imagem abaixo:
Informar o nome do motivo de movimentação e as contas de débito e crédito. Após, clicar no botão Salvar para registrar as informações.
3.1.3 Módulo Conciliação de Cartões
3.1.3.1 Configurações Gerais
Para realizar as configurações gerais do módulo, acessar o menu Configurações > Módulos > Conciliação de Cartões. Será apresentada a seguinte tela:
O painel Pastas possui os campos:
Pasta conciliação: informar o local onde o sistema deverá procurar pelos arquivos de conciliação de cartões. Ao iniciar a rotina, será realizada uma busca nas pastas informadas para localizar arquivos de conciliação. Estas informações poderão também ser configuradas por empresa e operadora;
A opção Após processar possui as opções:
Manter arquivo: manterá o arquivo após realizar a conciliação de cartões;
Mover arquivo para pasta de backup: moverá o arquivo para a pasta de backup após realizar a conciliação de cartões;
Apagar arquivo: apagará o arquivo após realizar a conciliação de cartões.
Pasta backup: informar o diretório onde está localizada a pasta criada para backup.
O painel Contas possui os campos:
: informar a conta que será movimentada pela taxa administrativa;
Taxa administrativa
informar a conta que será movimentada caso seja necessário realizar um ajuste de débito;
Ajuste (débito):
informar a conta que será movimentada caso seja necessário realizar um ajuste de crédito.
Ajuste (crédito):
O painel Exceções possui os campos:
: informar a conta que será movimentada caso uma transação não seja identificada;
Não identificado
informar a conta que será movimentada com débitos que se encontram na fatura. Exemplo: aluguel de POS.
Acerto:
O painel Antecipação de Recebíveis possui o campo:
Motivo: informar a conta que será movimentada caso seja necessário antecipar o recebimento de cartões.
3.1.3.2 Configurações da Conciliação via Webservice
O Linx Postos AutoSystem disponibiliza a integração via webservice, uma forma ainda mais pratica de tratar a conciliação das informações, ou seja, permite realizar a conciliação dos cartões de forma individual ou em conjunto, sem haver a necessidade de adquirir os arquivos de extratos das operadoras, já que o próprio sistema fará esse trabalho.
Para que seja possível seu uso, algumas informações devem ser seguidas:
as configurações de contas e motivos movimentação são iguais às de conciliação por arquivo, como já vistas nos tópicos anteriores;
Configuração:
o funcionamento via webservice está habilitado apenas para a rede ;
Função: LINX
é necessário possuir cadastro e habilitar o serviço de webservice em seu
Liberação: CNPJ junto a rede LINX. Para isso, realizar a solicitação junto ao setor comercial da LINX Postos.
Feito estes procedimentos, o usuário poderá utilizar a funcionalidade da seguinte forma:
Acessando a configuração em Gerencial > Configurações > Módulos > Conciliação de Cartões, deverá selecionar a guia na Linx, conforme imagem:
Aconselha-se iniciar a configuração pela guia Produtos, já que um dos produtos cadastrados deverá ser informado na conta que será cadastrada na guia Empresas.
Ao acessar a guia Produtos será apresentada uma tela onde deve-se clicar no botão de adição:
permite adicionar produto;
Adicionar:
permite editar as informações de produto;
Editar:
permite excluir o produto selecionado.
Excluir:
Clicando no botão Adicionar será apresentado a tela de Produtos por Operadora:
Nela estão disponíveis:
Produto: informar o nome do cartão;
informar a autorizadora (operadora) que este produto irá utilizar. No momento da conciliação será considerada a autorizadora informada. Para que todas sejam consideradas, basta Autorizadora:
deixar o campo em branco;
informar qual bandeira este produto irá utilizar;
Bandeira:
optar por Crédito, Débito, Outros ou QR Linx/Pix.
Transação:
Ao selecionar a opção QR Linx/Pix, será possível vincular as contas que transacionam com o QR Linx/Pix.
escolher entre as opções disponíveis a baixo:
Parcelamento:
Taxa: informar o valor da taxa (em percentual) cobrada pela autorizadora. Campo não obrigatório;
Tolerância: informar a tolerância (em Reais) a ser considerada em relação à taxa aplicada pela operadora. Este campo será habilitado somente quando a taxa for informada, e seu preenchimento será obrigatório.
informar a valor da taxa (em percentual) paga pela empresa para antecipar o pagamento dos cartões.
Taxa Antecipação:
informar a tolerância (em Reais) a ser considerada em relação à taxa de antecipação.
Tolerância: Este campo será habilitado somente quando a taxa for informada, e seu preenchimento será
obrigatório.
Na guia Conta, informar qual conta será utilizada para movimentar os lançamentos realizados. Clicando no botão Adicionar será apresentado a tela de opção de escolha de contas:
Na guia Empresa, pode ser configurada a taxa e a tolerância por empresa.
Clicando no botão Adicionar será apresentada a tela para preenchimento dos valores:
Realizado a configuração do Produto, basta Confirmar a operação para que seja concluída.
Voltando à tela inicial, acessar a guia Empresas para realizar as configurações necessárias.
É necessário que seja marcada a opção Habilitar para todas as empresas que irão utilizar a rotina de conciliação de cartões via webservice. Se a empresa em questão for matriz, o Linx Postos , irá apresentar, além da matriz, todas as filiais que são vinculadas a ela, assim é possível habilitar todas as empresas que utilizarão desta função. Na filial, será demonstrada apenas a Autosystem
empresa local. Cabe ressaltar que na guia Empresas serão apresentadas somente as empresas com o módulo Conciliação de Cartões habilitado.
Esta tela possui o botão "Editar" no canto superior direito. Selecionar a empresa e clicar no botão. Será apresentada a tela de configurações, conforme abaixo:
O painel Parâmetros possui os campos:
Empresa: ele informa qual empresa foi selecionada
A guia Contas correntes permite vincular contas correntes a produtos da operadora.
Esta aba possui os botões:
permite adicionar contas corrente;
Adicionar:
permite excluir a conta corrente selecionada.
Excluir:
Ao clicar no botão Adicionar será exibida a guia Adicionar Conta Corrente, conforme imagem a seguir:
Esta guia possui os campos:
informar a conta corrente que será movimentada;
Conta corrente:
selecionar o produto cadastrado na guia Produto, já vista anteriormente.
Produto:
Após preencher os campos, clicar em Adicionar.
A guia Configurações opcionais exibirá os mesmos campos já citados no capítulo sobre Configurações Gerais, esta janela só deverá ser preenchida se as operadoras possuírem configurações distintas, caso desejar utilizar as mesmas configurações para todas as operadoras não há necessidade de preenchimento.
Após realizar as configurações clicar no botão Confirmar – F5.
4 Funcionalidades
O módulo Conciliação de Cartões permite uma conferência automatizada das informações relacionadas às transações de cartões de débito e de crédito. O processamento dos extratos ocorre de modo automático, sendo que, após confirmar a conciliação, os arquivos que foram processados são salvos na pasta backup caso a opção de backup esteja marcada.
4.1 Caixa
Para que o sistema busque corretamente as informações das transações, quando o POS for utilizado, será necessário informar o comprovante de venda no momento da venda.
Ao realizar o fechamento da venda a janela a seguir será exibida:
Informar os campos:
informar o motivo de movimentação configurado conforme capítulo ;
Forma pagto: Motivo de Movimentação Cartões
informar o número do comprovante de venda emitido. Após informar os campos finalizar a venda.
CV:
4.2 Conciliação de Cartões (Webservice)
Após realizar as configurações, é o momento de utilizar a rotina via webservice. Para isto, acessar no módulo Gerencial a tela de escolhas em Financeiro > Conciliação > Cartões. Será apresentada a tela conforme abaixo:
Nela, são apresentadas opções de parâmetros, como:
permite escolher um grupo de empresas para filtro de lançamentos;
Grupo empresa:
Empresa: permite a escolha de qual empresa conciliar. No botão "+" será possível adicionar mais de uma empresa que estará habilitada para este tipo de conciliação;
permite escolher uma autorizadora (operadora) para filtro;
Autorizadora:
escolha o período desejado para filtro;
Período:
escolha entre lançamentos de vendas e pagamentos.
Tipo Período:
marcando essa opção, serão apresentadas as vendas que ainda não tiveram o pagamento confirmado, dessa forma será possível realizar a Exibir transações sem pagamento confirmado:
conferência destas.
marcando essa opção, será feita a busca também dos cartões não configurados na guia Linx (visto anteriormente no capítulo Configurações Considerar transações de produtos não vinculados:
da Conciliação via Webservice).
Cabe ressaltar que as empresas apresentadas, serão somente as com o módulo Conciliação de Cartões habilitado.
Após inserir os filtros, basta selecionar as contas desejadas e clicar no botão 'Confirmar – F5'. O sistema buscará via webservice todas as informações constantes apresentando-as na tela de conciliação de cartões:
Para ver as demais colunas da tela, basta deslizar a bala de rolagem que estas serão apresentadas.
Agora basta o usuário verificar se os arquivos apresentados estão de acordo e se necessário aplicar algum ajuste, conforme visto no item anterior Caixa.
Caso seja um registro que ainda não possua confirmação de pagamento ao clicar no botão para processar extratos, será apresentada uma tela para realizar os ajustes:
Será necessário informar a conta caixa a qual o lançamento será vinculado. Em seguida clicar em Confirmar.
Para ver os detalhes de um registro, basta selecioná-lo e clicar no botão . Será apresentada a seguinte tela.
Para realizar a busca dos cartões em aberto, clicar no botão localizado à direita e na tela apresentada preencher os filtros e clicar em Confirmar.
O sistema fará a busca dos cartões em aberto, conforme os filtros preenchidos e apresentará na tela. Para detalhar os lançamentos de um determinado cartão, basta selecioná-lo, e os detalhes serão apresentados. Abaixo pode ser conferido um exemplo:
À esquerda serão apresentados os registros recebidos da operadora via webservice. À direita serão apresentados os registros do sistema. Para realizar o vínculo, basta selecionar os registros
correspondentes da esquerda e da direita, e clicar no botão .
Será exibida uma mensagem para confirmar o vínculo.
Clicando Sim o vínculo será efetuado.,
Caso queria voltar a operação, basta clicar no botão . Será exibida uma mensagem para confirmar a volta do status.
Ao clicar Sim, o comprovante voltará ao status anterior.
Voltando à tela principal, caso os campos Taxa e Tolerância tiverem sido informados na configuração (Guia Produto), o sistema fará uma comparação entre a taxa informada e a taxa aplicada pela operadora. Estando a taxa acima da tolerância, a fonte será apresentada em cor vermelha, já se a taxa estiver abaixo da tolerância, a cor apresentada será azul, como mostra o exemplo abaixo.
Para conferir a legenda das cores, clicar no botão Ajuda – F1, e será apresentada a seguinte tela:
Estando as informações corretas para conciliação, bastará "Processar extratos – F5" para que a rotina seja finalizada.
Como orientação, o sistema apresentará a seguinte mensagem ao termino da execução da rotina:
Se utilizado a opção "Sim", será apresentada a tela para filtro e pesquisa dos lançamentos não conciliados, servindo assim de orientação e informação ao usuário.
As principais redes homologadas, para a utilização da Conciliação de Cartões via webservice são:
Rede VR GreenCard
Amex PoliCard GlobalPayments
Hipercard ValeCard CredSystem
Cetelem Sorocred Cabral
Cielo LiberCard DMCard
Banricompras FanCard VeroCheque Losango VegasCard Coopercred
Elavon ConvCard Standby
GetNet PersonalCard Telenet
Ticket Tendência Diamante
GoodCard Expansiva BIN
PlanVale Neus Stone
Sodexo Senff
