Analisado por: Diretor do Departamento de Auditoria do SIGA (DEAUD)

(1)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Proposto por:

Proposto por: Proposto por: Proposto por:

Equipe do Departamento de Auditoria do SIGA (DEAUD)

Analisado por: Analisado por: Analisado por: Analisado por:

Diretor do Departamento de Auditoria do SIGA (DEAUD)

Aprovado por: Aprovado por: Aprovado por: Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN) ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não é cópia não é cópia não controlada.é cópia não controlada.controlada.controlada.

Base Normativa Base NormativaBase Normativa

Base Normativa Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão: Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

1

1 1 de

de

de 23

de

23

1

1 OBJETIVO

OBJETIVO

Definir as etapas para realização de auditorias de gestão da qualidade nas unidades

organizacionais do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).

2

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E

CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

CAMPO DE APLICAÇÃO E

VIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Departamento de Auditoria do SIGA da

Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/DEAUD), com vigência a

partir de 14/07/2015.

3

3 DEFINIÇÕES

DEFINIÇÕES

TERMO

DEFINIÇÃO

Auditado

Unidade organizacional que está sendo submetida a uma

_auditoria.

Auditor

Pessoa com competência para realizar uma auditoria.

Auditoria

Processo sistemático, documentado e independente, para obter

evidências e avaliá-las objetivamente, com o fim de determinar

a extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos.

Auditoria Externa

• Avaliações realizadas por auditor de Organismo de

Certificação, podendo ser:

• Pré-auditoria – tem como objetivo analisar criticamente a

adequação do sistema de gestão da qualidade. Os

procedimentos e documentação serão verificados em relação

a sua adequação à norma de referência.

• Auditoria de certificação fase 1 – tem como principais

funções:

a)

auditar a documentação do sistema de gestão da

qualidade;

b)

avaliar a localização da organização e as condições

específicas do local e discutir com os envolvidos a fim de

determinar o grau de preparação para a auditoria fase 2;

c)

analisar a situação e a compreensão da organização

quanto aos requisitos da norma, em especial com relação

à identificação de aspectos-chave ou significativos de

(2)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

2

2 2 de

de

de 23

de

23

23 TERMO

TERMO

DEFINIÇÃO

desempenho, de processos, de objetivos e da operação

do sistema de gestão;

d)

coletar informações necessárias em relação ao escopo do

sistema de gestão, processos e localizações da unidade,

e aspectos legais e regulamentares relacionados e o

respectivo cumprimento;

e)

analisar a alocação de recursos para a fase 2 e acordar

com a organização os detalhes da auditoria fase 2;

f)

permitir o planejamento da auditoria fase 2, obtendo um

entendimento suficiente do sistema de gestão da unidade

e do seu funcionamento no local, no contexto dos

possíveis aspectos significativos;

g)

avaliar se as auditorias internas e a análise crítica pela

administração estão sendo planejadas e realizadas, e se

o nível de implementação do sistema de gestão

comprova que a organização está pronta para a auditoria

fase 2.

• Auditoria de certificação fase 2 – auditoria completa no

sistema de gestão, onde se verifica o atendimento do SIGA

às exigências dos requisitos aplicáveis, objetivando a sua

certificação.

• Auditoria de supervisão – auditoria periódica com o objetivo

de garantir que o SIGA certificado continua atendendo aos

requisitos.

• Auditoria de recertificação – auditoria completa no sistema

de gestão, onde se verifica o atendimento do SIGA às

exigências dos requisitos aplicáveis, objetivando a sua

recertificação.

• Auditoria de

follow up

– auditoria

in loco

ou documental

realizada para as não conformidades menores críticas.

• Auditoria extra – auditoria realizada

in loco

nos requisitos

considerados críticos.

• Auditoria de alteração do SIGA – auditoria realizada em

decorrência de alteração de endereço com o fim de verificar

o local e possível impacto nas UO.

Auditoria Interna do

SIGA

Auditoria realizada no SIGA, por recursos humanos próprios ou

auditores contratados, sendo definida e coordenada pela

Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN).

Certificação NBR ISO

9001 do SIGA

Modo pelo qual uma terceira parte dá garantia escrita de que

um produto, processo ou serviço está em conformidade com os

requisitos especificados.

(3)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

3

3 3 de

de

de 23

de

23

23 TERMO

TERMO

DEFINIÇÃO

Escopo de auditoria

Abrangências e limites de uma auditoria; inclui a descrição da

localização física, as unidades organizacionais, as atividades e

processos de trabalho, bem como o tempo estimado para sua

realização.

Facilitador do SIGA

Servidores lotados nos Núcleos Regionais (NUR) responsáveis

pela multiplicação dos elementos componentes do Sistema

Integrado de Gestão adotado no PJERJ.

Não conformidade

(NC) (auditoria

interna)

Não atendimento a necessidade ou expectativa que é expressa,

geralmente, de forma implícita ou obrigatória.

Não conformidade

maior (auditoria

externa)

• Ausência, falha na implementação ou manutenção de um ou

mais elementos requeridos pelo sistema, ou situação na qual,

com base nas evidências objetivas, pode gerar dúvidas

quanto à capacidade do sistema de gestão em alcançar os

objetivos da norma de referência;

• ausência ou incapacidade total do sistema atender a um

elemento da norma de referência ou à norma como um todo;

• também pode ser caracterizada a partir de um grande

número de não conformidades menores, constatadas ao

longo da avaliação do SIGA em um único elemento da norma.

Não Conformidade

menor (auditoria

externa)

• Falta de cumprimento aos requisitos do SIGA que o

julgamento e/ou a experiência do auditor indiquem que,

provavelmente, não implicará ruptura do sistema.

• uma não adequação ou não implantação de parte de um

elemento requerido pela norma de referência, que é

evidenciada pela equipe auditora.

Observação (OBS)

(auditoria interna)

Falha isolada ou temporária, constituindo-se má prática, que

pode afetar a qualidade do produto ou serviço.

Oportunidade de

Melhoria (OM)

(auditoria externa)

• Falha localizada comprovadamente não generalizada, falha

esta que não possui relevância e impacto sobre a atividade

auditada;

• desconforto da equipe auditora;

• falha potencial que não é evidenciada pela equipe auditora,

mas que a experiência do auditor indica uma não

conformidade futura.

(4)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

4

4 4 de

de

de 23

de

23

23 TERMO

TERMO

DEFINIÇÃO

Organismo de

Certificação

Credenciado (OCC)

Organismo público, privado ou misto, sem fins lucrativos, de

terceira parte, que atende aos requisitos de credenciamento

estabelecidos

pelo

Instituto

Nacional

de

Metrologia,

Normalização e Qualidade Industrial (INMETRO). O OCC tem por

finalidade certificar a conformidade de sistema de gestão da

qualidade de uma organização.

Plano de auditoria

Descrição de atividades e arranjos para uma auditoria.

Programa de auditoria

Conjunto de uma ou mais auditorias planejadas para período de

tempo determinado e direcionadas a propósito específico.

Representante da

Administração

Superior (RAS/RD)

1-Membro de unidade organizacional participante de escopo de

certificação ISO 9001:2008, que detém a responsabilidade e a

autoridade para representá-la na gestão da qualidade (RAS).

2-Membro

de

unidade

organizacional

que

detém

a

responsabilidade e a autoridade para representá-la na gestão

da qualidade (RD).

Terceira Parte

Pessoa ou organismo reconhecido como independente das

_{partes envolvidas, no que se refere a um dado assunto.}

4

4 RESPONSABILIDADES GE

RESPONSABILIDADES GERAIS

RESPONSABILIDADES GE

RAIS

FUNÇÃO

RESPONSABILIDADE

Diretor do

Departamento de

Auditoria do SIGA da

Diretoria-Geral de

Desenvolvimento

Institucional

(DGDIN/DEAUD)

• Supervisionar as atividades relacionadas com o processo de

auditoria;

• verificar a necessidade de contratar serviços de auditoria;

• avaliar o desempenho do auditor;

• providenciar o atendimento às solicitações da equipe auditora;

• encaminhar ao Organismo Certificador o Relatório de Ações

Corretivas e Ações Preventivas (RACAP), devidamente

preenchido;

• providenciar tradução do escopo de certificação e remeter

para o Organismo Certificador.

(5)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

5

5 5 de

de

de 23

de

23

23 FUNÇÃO

FUNÇÃO

RESPONSABILIDADE

Equipe do Serviço de

Acompanhamento e

Avaliação de

Auditorias do SIGA,

da Diretoria- Geral de

Desenvolvimento

Institucional

(DGDIN/SEAUD)

• Fornecer à equipe auditora a documentação para a auditoria;

• acompanhar auditorias;

• avaliar desempenho de auditor interno;

• manter os registros de todas as auditorias;

• providenciar transporte para a equipe auditora;

• divulgar e manter atualizado na

internet

o Programa Anual de

Auditorias do SIGA;

• divulgar e manter atualizado na

internet

o documento

“Unidades Organizacionais do Processo de Certificação NBR

ISO 9001”;

• identificar oportunidades de melhoria ou eventuais ameaças

no sistema de gestão das unidades auditadas.

5

5 CONDIÇÕES GERAIS

CONDIÇÕES GERAIS

5.1

5.1 Verificada a necessidade de transporte para a equipe auditora, o SEAUD envia, por

e-mail

, ao Serviço de Gestão de Solicitações de Transporte da Diretoria-Geral de

Logística (DGLOG/SESOT) o FRM-DGLOG-035-02 – Solicitação de Transporte

devidamente preenchido, informando dia, local e horário, bem como o nome das

pessoas a serem transportadas.

6

6 P

PR

P

R

ROGRAMAR AUDITORIAS

R

OGRAMAR AUDITORIAS

• UNIDADES ENVOLVIDAS

UNIDADES ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE CERTI

UNIDADES ENVOLVIDAS

NO PROCESSO DE CERTI

NO PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO NBR ISO 9001

FICAÇÃO NBR ISO 9001

6.1

6.1 O DEAUD elabora, no início de cada ano, o Programa Anual de Auditorias do SIGA

(FRM-PJERJ-005-02), baseado no Cronograma para o Processo de Certificação NBR

ISO 9001 (FRM-DGDIN-006-01) e em diretrizes estabelecidas pela Administração

Superior do PJERJ.

6.2

6.2 No programa, são elencadas as auditorias internas e externas de cada unidade

organizacional para o ano corrente, que ficam identificadas como auditorias

programadas, até sua confirmação.

(6)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

6

6 6 de

de

de 23

de

23

6.2.1

6.2.1 Determinações posteriores da Administração Superior podem incluir ou excluir

unidades organizacionais.

6.3

6.3 O Programa Anual de Auditorias do SIGA é divulgado na

internet.

6.3.1

6.3.1 O SEAUD encaminha o programa para o endereço eletrônico DGTEC-Suporte

Internet, devidamente convertido para o formato PDF, para publicação na

internet

, cabendo ao SEAUD zelar por sua integridade, mantendo-o atualizado, de

modo que a versão publicada reflita a situação atual.

6.4

6.4 O SEAUD abre pasta, correspondente a cada unidade incluída no processo de

certificação ISO NBR ISO 9001, para o arquivamento da cópia dos seguintes

documentos, relacionados na tabela de gestão de registro desta RAD:

• Plano de Auditoria Externa;

• Relatório de Auditoria Externa;

• Questionário de Avaliação de Auditoria Externa;

• Relatório de Ações Corretivas e Ações Preventivas (RACAP);

• Deliberação da Comissão de Certificação;

• Certificado de Sistema da Qualidade.

6.5

6.5 O DEAUD identifica necessidade de contratação de serviços de auditoria interna e

externa e comunica ao Diretor-Geral da DGDIN.

6.6

6.6 O DEAUD controla o planejamento das auditorias internas e externas no

Cronograma para o Processo de Certificação NBR ISO 9001 (FRM-DGDIN-006-01),

conforme estabelecido na RAD-PJERJ-005 – Auditorias do Sistema Integrado de

Gestão.

6.7

6.7 A relação atualizada das unidades organizacionais do processo de certificação está

disponível na

internet

, no endereço Institucional/ Sistema Integrado de

(7)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

7

7 7 de

de

de 23

de

23

23 Gestão/Gestão da Qualidade/Unidades Organizacionais do Processo de Certificação

NBR ISO 9001.

7

7 AGENDAR AUDITORIAS

AGENDAR AUDITORIAS

7.1

7.1 Ao início de cada ano, o SEAUD atualiza o Calendário de Auditorias

(FRM–DGDIN-006-02) com os feriados nacionais, estaduais e municipais para agendar as

auditorias previstas no Cronograma para o Processo de Certificação NBR ISO 9001

(FRM-DGDIN-006-01).

7.2

7.2 O DEAUD consulta a unidade organizacional acerca da melhor data para a

realização da auditoria.

7.3

7.3 O SEAUD abre pasta para cada unidade consultada, ou que tenha se manifestado,

acerca da data da auditoria, para arquivamento de todos os registros gerados.

7.3.1

7.3.1 Na capa da pasta consta em destaque o tipo de auditoria, o SIGA auditado, a data

e o nome do auditor líder.

7.3.1.1

7.3.1.1 A capa das pastas de auditoria recebe etiqueta que obedece à seguinte

coloração:

I. verde - auditorias externas: pré-auditoria e auditoria de certificação fase 1,

auditoria de certificação fase 2, auditoria de supervisão e auditoria de

recertificação;

II. azul - auditorias internas ordinárias;

III. vermelha - auditorias internas extraordinárias;

IV. roxa – auditorias externas extraordinárias:

follow up

, extra e alteração do

SIGA.

7.4

7.4 SEAUD ajusta a data indicada pela unidade organizacional no Calendário de

Auditorias DGDIN-006-02) e no Programa Anual de Auditorias do SIGA

(FRM-PJERJ-005-02), como auditoria programada.

(8)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

8

8 8 de

de

de 23

de

23

7.5

7.5 Conforme o tipo de auditoria, o DEAUD contata o Organismo Certificador, a

empresa de auditoria interna contratada ou o auditor interno do PJERJ, para conciliar

as respectivas agendas com as datas sugeridas pela unidade.

8

8 PREPARAR AUDITORIAS

PREPARAR AUDITORIAS

8.1

8.1 O SEAUD confirma para a unidade organizacional a data, o horário e a equipe

auditora.

8.2

8.2 Em se tratando de auditorias internas, o SEAUD encaminha, via

e-mail

, ao auditor

líder a documentação necessária ao planejamento da auditoria, conforme

estabelecido na RAD-PJERJ-005-Auditorias do Sistema Integrado de Gestão.

8.3

8.3 No caso de auditoria externa, o SEAUD encaminha o Documento Estratégico da UO

ao Organismo Certificador.

8.4

8.4 O plano é recebido e analisado pelo SEAUD.

8.4.1

8.4.1 Se o plano apresentar alguma inconsistência (erro no dimensionamento, data da

auditoria, nome da unidade etc.), deve ser restituído para as correções

necessárias.

8.4.2

8.4.2 O plano é divulgado aos envolvidos e pode ser alterado ou ajustado na reunião de

abertura.

9

9 ACOMPANHAR A REALIZA

ACOMPANHAR A REALIZAÇÃO DE AUDITORIAS

ACOMPANHAR A REALIZA

ÇÃO DE AUDITORIAS

9.1

9.1 É recomendável que um representante da DGDIN acompanhe a auditoria.

9.2

9.2 O diretor do DEAUD, ou servidor por ele indicado, recebe e orienta a equipe auditora

e entrega ao auditor líder, no primeiro dia da auditoria, os documentos abaixo,

assegurando que estes estejam em sua versão atualizada:

• Auditoria Interna

Auditoria Interna

(9)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

9

9 9 de

de

de 23

de

23

23 lista de Verificação – NBR ISO 9001:2008 (FRM-PJERJ-005-04);

formulário de Avaliação de Auditor Interno do SIGA (FRM-PJERJ-005-01);

lista de Presença para Auditoria Interna;

Documento Estratégico da unidade organizacional (UO) com diagrama de

contexto ampliado;

lista mestra da UO;

Relatório Ações Corretivas e Preventivas Abertas;

planilha de desempenho da unidade, que contém o histórico do SIGA nas

auditorias, com a quantidade de apontamentos por processo de trabalho e

por item da NBR ISO 9001;

íntegra dos apontamentos registrados nas auditorias de gestão;

outros documentos, conforme solicitado pelo auditor.

• Auditoria Externa

Auditoria Externa

Documento Estratégico da unidade organizacional (UO) com diagrama de

contexto ampliado;

Outros documentos, conforme solicitado pelo auditor.

9.3

9.3 A equipe auditora é encaminhada ao local da auditoria.

9.4

9.4 Em caso de alteração do plano de auditoria na reunião de abertura, o SEAUD

comunica aos envolvidos.

10

10 AVALIAR AUDITORIAS

AVALIAR AUDITORIAS EXTERNAS

AVALIAR AUDITORIAS

EXTERNAS

10.1

10.1 Ao término das auditorias externas, o auditor líder entrega o relatório da auditoria,

que deve ser assinado pela Administração Superior ou RAS do sistema auditado.

(10)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

10

10 10 de

de

de 23

de

23

10.1.1

10.1.1 Em se tratando de unidades com SIGA

multi-site

, o relatório deve ser assinado

pelo Juiz Dirigente do NUR ou pelo RAS.

10.2

10.2 Em seguida, o SEAUD providencia digitalização do documento para envio, por

correio eletrônico, ao diretor-geral e diretores de departamentos da DGDIN.

10.3

10.3 O DEAUD recebe Questionário de Avaliação da Auditoria e verifica se o documento

está devidamente preenchido pela UO, complementando a avaliação na parte que

lhe couber.

11

11 AVALIAR AUDITORIAS I

AVALIAR AUDITORIAS INTERNAS

AVALIAR AUDITORIAS I

NTERNAS

11.1

11.1 O SEAUD recebe do auditor interno a lista de presença para auditoria interna, bem

como o relatório de auditoria e a lista de verificação (LV). O DEAUD analisa o

relatório e a LV, sendo esta última arquivada, caso os registros estejam completos.

11.1.1

11.1.1 Caso não estejam conformes, o relatório e a LV são restituídos ao auditor para as

correções necessárias.

11.2

11.2 Após análise do DEAUD, o SEAUD encaminha o relatório, via

e-mail

, à unidade

auditada para aprovação.

11.2.1

11.2.1 Caso não seja aprovado, o relatório é devolvido ao auditor líder para os devidos

esclarecimentos e acertos.

11.3

11.3 Após aprovação do auditado, o DEAUD encaminha o relatório à unidade auditada e

diretores de departamentos da DGDIN, por correio eletrônico, informando acerca

do prazo para abertura de RACAP.

11.4

11.4 O SEAUD colhe as assinaturas no relatório, providencia cópia para arquivo e

entrega o original à unidade auditada.

11.5

11.5 Recebe o formulário de Avaliação de Auditor Interno do SIGA (FRM-PJERJ-005-01) e

adota procedimento descrito na RAD-PJERJ-005 – Auditorias do Sistema Integrado

de Gestão.

(11)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

11

11 11 de

de

de 23

de

23

12

12 ENVIAR DOCUMENTOS PA

ENVIAR DOCUMENTOS PARA ORGANISMO CERTIFI

ENVIAR DOCUMENTOS PA

RA ORGANISMO CERTIFI

RA ORGANISMO CERTIFICADOR

CADOR

12.1

12.1 Caso tenham sido registrados apontamentos no relatório de auditoria externa, o

SEAUD controla o prazo de envio dos respectivos RACAP (FRM-PJERJ-004-01) ao

Organismo Certificador.

12.2

12.2 O DEAUD encaminha os RACAP (FRM-PJERJ-004-01) devidamente preenchidos ao

Organismo Certificador no prazo definido no relatório de auditoria.

12.3

12.3 O DEAUD remete ao Organismo Certificador o Questionário de Avaliação da

Auditoria, preenchido pela unidade e pela DGDIN.

12.4

12.4 Após as auditorias de certificação fase 2 e de recertificação, com a finalidade de

emissão dos certificados, o DEAUD providencia a tradução do escopo do sistema

de gestão para a língua inglesa e encaminha, por

e-mail

, ao Organismo

Certificador.

12.5

12.5 Recebe do Organismo Certificador a comunicação oficial descrevendo a

deliberação da Comissão de Certificação.

12.6

12.6 Confere os dados da unidade, bem como a periodicidade das auditorias de

supervisão.

12.7

12.7 Caso apresente alguma incorreção, informa ao Organismo Certificador para

correção.

12.7.1

12.7.1 Feitos os ajustes, envia a deliberação, por

e-mail

, à unidade auditada, arquivando

as mensagens em pasta própria.

12.8

12.8 Recebe os certificados nas versões português e inglês.

12.9

12.9 Confere o escopo e as informações da unidade.

12.10

12.10 Providencia cópias dos certificados para o DEAUD e encaminha os originais às

unidades certificadas.

(12)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

12

12 12 de

de

de 23

de

23

12.11

12.11 O DEAUD orienta as unidades organizacionais em processo de certificação quanto

ao compromisso de comunicar à DGDIN qualquer mudança significativa para a

unidade ou suas atividades, tais como: mudança de RAS, de escopo, de endereço,

ou, ainda, dos prazos definidos nos RACAP enviados ao Organismo Certificador,

para providências junto a

esse órgão.

13

13 PROMOVER E APOIAR A

PROMOVER E APOIAR A REALIZAÇÃO DAS AUDIT

PROMOVER E APOIAR A

REALIZAÇÃO DAS AUDIT

REALIZAÇÃO DAS AUDITORIAS INTERNAS

ORIAS INTERNAS NAS

ORIAS INTERNAS

NAS

NAS UNIDADES COM

UNIDADES COM

O SIGA IMPLEMENTADO

O SIGA IMPLEMENTADO EM TRÊS NÍVEIS

EM TRÊS NÍVEIS

13.1

13.1 O DEAUD realiza a programação de auditorias nas unidades em processo de

implementação do SIGA conforme cronograma recebido do Departamento de

Aperfeiçoamento do SIGA, da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional.

(DGDIN/DESIG).

13.2

13.2 O SEAUD inclui as auditorias no Programa Anual de Auditorias do SIGA

(FRM-PJERJ-005-02) e no Calendário de Auditorias (FRM-DGDIN-006-02).

13.3

13.3 O SEAUD abre pasta, identificada pela cor azul claro, para cada NUR envolvido,

relacionando na capa as unidades auditadas e, tão logo seja possível os auditores

selecionados, datas e horários de realização.

13.4

13.4 O SEFOR seleciona apenas integrantes do Quadro de Auditores Internos do PJERJ

para a atuação nestas auditorias.

13.5

13.5 O SEAUD confirma o agendamento das auditorias, por

e-mail

, junto aos

facilitadores.

13.5.1

13.5.1 No agendamento das auditorias, o DEAUD concilia a disponibilidade dos auditores

selecionados, o período estabelecido para a realização, as distâncias entre as

unidades envolvidas e a quantidade de viaturas necessárias.

13.6

13.6 As auditorias dispensam as reuniões de abertura e encerramento e se baseiam

nos questionários de auditoria vinculados às RAD-PJERJ-012 e RAD-PJERJ-013.

13.7

(13)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

13

13 13 de

de

de 23

de

23

13.8

13.8 Os questionários devidamente preenchidos são encaminhados aos envolvidos,

conforme estabelecido nas RAD-PJERJ-012 e 013.

13.9

13.9 Os registros de todas as ações são mantidos nas pastas das respectivas unidades.

14

14 INDICADORES

INDICADORES

NOME

FÓRMULA

PERIODICIDADE

Auditorias realizadas e

auditorias planejadas no

período

(∑ de auditorias realizadas) e (∑ de

auditorias planejadas) por tipo e

unidade

Trimestral

15

15 GESTÃO DE REGISTROS

GESTÃO DE REGISTROS

15.1

15.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu

arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a

seguir:

IDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃO IDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃO CÓDIGOCÓDIGO CÓDIGOCÓDIGO_CCD*_CCD*_CCD*_CCD* RESPON----RESPONRESPONRESPON_SÁVEL_SÁVEL_SÁVEL_SÁVEL _NAMENTO_NAM_NAM_NAMARMAZEARMAZE----ARMAZEARMAZE_ENTO_ENTO_ENTO RECUPERECUPE----RECUPERECUPE_RAÇÃO_RAÇÃO_RAÇÃO_RAÇÃO PROTEÇÃOPROTEÇÃO PROTEÇÃOPROTEÇÃO

RETENÇÃO RETENÇÃORETENÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO (ARQUIVO (ARQUIVO (ARQUIVO CORRENTE CORRENTECORRENTE CORRENTE –––– PRAZO PRAZOPRAZO PRAZO DEDEDEDE GUARDA GUARDA GUARDA GUARDA NANANANA UO**) UO**) UO**) UO**) DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO Cronograma para o processo de certificação NBR ISO 9001 (FRM-DGDIN-006-01) 0-1-1 d DGDIN Pasta Eletrônica Data Backup e Condições apropriadas 3 anos Eliminação na UO Calendário de Auditorias (FRM-DGDIN-006-02) 0-1-1 d DGDIN Pasta Eletrônica Data Backup e Condições apropriadas 3 anos Eliminação na UO Pasta de Auditoria 0-1-1 d DGDIN Pasta

UO, tipo de auditoria e data Condições apropriadas 3 anos Eliminação na UO Plano de Auditoria

Externa (Cópia) 0-1-1 d DGDIN Pasta

UO, Código de Auditoria e data Condições apropriadas 3 anos Eliminação na UO Relatório de Auditoria

externa (Cópia) 0-1-1 b DGDIN Pasta

UO, Código de Auditoria e data Condições apropriadas 3 anos Eliminação na UO Questionário de Avaliação de Auditoria Externa (Cópia) 0-1-1 d DGDIN Pasta UO, Código de Auditoria e data Condições apropriadas 3 anos Eliminação na UO Relatório de Ações Corretivas e Ações Preventivas (RACAP) (RAD-PJERJ-004-01) (cópia) 0-1c DGDIN Pasta UO, Código de Auditoria e data Condições apropriadas 3 anos Eliminação na UO Deliberação da Comissão

de Certificação (Cópia) 0-1-1 a DGDIN Pasta

UO, Código de Auditoria e data Condições apropriadas 3 anos Eliminação na UO

(14)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

14

14 14 de

de

de 23

de

23

IDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃO IDENTIFICAÇÃO CÓDIGOCÓDIGO CÓDIGOCÓDIGO_CCD*

CCD* CCD* CCD* RESPON RESPON RESPON RESPON----SÁVEL SÁVEL SÁVEL SÁVEL ARMAZE ARMAZE ARMAZE ARMAZE----NAM NAM NAM NAMENTOENTOENTOENTO

RECUPE RECUPE RECUPE RECUPE----RAÇÃO RAÇÃORAÇÃO

RAÇÃO PROTEÇÃOPROTEÇÃO PROTEÇÃOPROTEÇÃO

RETENÇÃO RETENÇÃORETENÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO (ARQUIVO (ARQUIVO (ARQUIVO CORRENTE CORRENTECORRENTE CORRENTE –––– PRAZO PRAZOPRAZO PRAZO DEDEDEDE GUARDA GUARDA GUARDA GUARDA NANANANA UO**) UO**) UO**) UO**) DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO DISPOSIÇÃO Certificado de Sistema da

Qualidade (Cópia) 0-1-1 d DGDIN Pasta

UO, Código de Auditoria e data Condições apropriadas 3 anos Eliminação na UO Legenda:

*CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional.

Notas:

a) Eliminação na UO – procedimento - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.

b) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.

16

16 ANEXO

ANEXO

• Anexo 1 – Fluxograma do Procedimento Programar Auditorias

–

Unidades Envolvidas

no Processo de Certificação ISO 9001;

• Anexo 2 – Fluxograma do Procedimento Agendar Auditorias - Unidades Envolvidas no

Processo de Certificação ISO 9001;

• Anexo 3 – Fluxograma do Procedimento Preparar Auditorias - Unidades Envolvidas no

Processo de Certificação ISO 9001;

• Anexo 4 – Fluxograma do Procedimento Acompanhar a Realização de Auditorias -

Unidades Envolvidas no Processo de Certificação ISO 9001;

• Anexo 5 – Fluxograma do Procedimento Avaliar Auditorias Externas - Unidades

Envolvidas no Processo de Certificação ISO 9001;

• Anexo 6 – Fluxograma do Procedimento Avaliar Auditorias Internas - Unidades

Envolvidas no Processo de Certificação ISO 9001;

• Anexo 7 – Fluxograma do Procedimento Enviar Documentos para Organismo

Certificador - Unidades Envolvidas no Processo de Certificação ISO 9001;

(15)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

15

15 15 de

de

de 23

de

23

• Anexo 8 – Fluxograma do Procedimento Promover e Apoiar a Realização das

Auditorias Internas - Unidades com o SIGA Implementado em Três Níveis.

---

--

(16)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

16

16 16 de

de

de 23

de

23

23 ANEXO 1

ANEXO 1

ANEXO 1 –

– F

––

F

FLUXOGRAMA DO P

LUXOGRAMA DO P

LUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PROGRAMA

LUXOGRAMA DO P

ROCEDIMENTO PROGRAMAR AUDITORIAS

ROCEDIMENTO PROGRAMA

R AUDITORIAS

R AUDITORIAS –

––

– UNIDADES

UNIDADES

ENVOLVIDAS NO PROCES

ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO I

SO DE CERTIFICAÇÃO I

SO DE CERTIFICAÇÃO ISO 9001

SO DE CERTIFICAÇÃO I

SO 9001

(17)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

17

17 17 de

de

de 23

de

23

23 ANEXO

ANEXO

ANEXO 2

2 2 –

2 ––

– FLUXOGRAMA DO PROCED

FLUXOGRAMA DO PROCED

FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AGENDAR AUDI

IMENTO AGENDAR AUDITORIAS

IMENTO AGENDAR AUDI

TORIAS

TORIAS ---- UNIDADES

UNIDADES

ENVOLVIDAS NO PROCES

ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO I

SO DE CERTIFICAÇÃO I

SO DE CERTIFICAÇÃO ISO 9001

SO 9001

(18)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

18

18 18 de

de

de 23

de

23

23 ANEXO 3

ANEXO 3

ANEXO 3 –

––

–FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR AUDITORIAS

FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR AUDITORIAS

FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR AUDITORIAS ---- UNIDADES

FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR AUDITORIAS

UNIDADES

ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO I

(19)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

19

19 19 de

de

de 23

de

23

23 ANEXO 4

ANEXO 4

ANEXO 4 –

––

– FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ACOMPANHAR A REALIZAÇÃO DE

FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ACOMPANHAR A REALIZAÇÃO DE

AUDITORIAS

AUDITORIAS ---- UNIDADES ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE CE

UNIDADES ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE CE

UNIDADES ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO ISO 9001

UNIDADES ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE CE

RTIFICAÇÃO ISO 9001

(20)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

20

20 20 de

de

de 23

de

23

23 ANEXO 5

ANEXO 5

ANEXO 5 –

––

– FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AVALIAR AUDITORIAS EXTERNAS

FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AVALIAR AUDITORIAS EXTERNAS

FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AVALIAR AUDITORIAS EXTERNAS ----

FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AVALIAR AUDITORIAS EXTERNAS

UNIDADES ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO ISO 9001

(21)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

21

21 21 de

de

de 23

de

23

23 ANEXO

ANEXO

ANEXO 6

6 6 –

6 ––

–FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AVALIAR AUDITORIAS INTERNAS

FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AVALIAR AUDITORIAS INTERNAS

FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO AVALIAR AUDITORIAS INTERNAS ---- UNIDADES

UNIDADES

ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO ISO 9001

(22)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

22

22 22 de

de

de 23

de

23

23 ANEXO

ANEXO

ANEXO 7

7

7 7 –

––

– FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENVIAR DOCUMENTOS PARA ORGANISMO

FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENVIAR DOCUMENTOS PARA ORGANISMO

CERTIFICADOR

(23)

PROMOVER AUDITORIAS DE GESTÃO

Ato Executivo 2.950/2003

RAD

RAD----DGDIN

RAD

DGDIN

DGDIN----006

DGDIN

006

09

23

23 23 de

de

de 23

de

23

23 ANEXO

ANEXO

ANEXO 8

8

8 8 –

––

– FLUXOGRAMA DO

FLUXOGRAMA DO

FLUXOGRAMA DO PROC

PROCEDIMENTO

PROC

EDIMENTO

EDIMENTO PROMOVER E

PROMOVER E

PROMOVER E APOIAR A REALIZAÇÃO DAS

APOIAR A REALIZAÇÃO DAS

AUDITORIAS INTERNAS

AUDITORIAS INTERNAS –

––

– UNIDADES COM O SIGA IMPLEMENTADO EM TRÊS NÍVEIS

UNIDADES COM O SIGA IMPLEMENTADO EM TRÊS NÍVEIS