ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS COMPRAS CADASTRO DE FORNECEDORES

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ADMINISTRAÇÃO DE

MATERIAIS

• COMPRAS

•CADASTRO DE

Prof. Marconi Madruga

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

COMPRAS

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

DEFINIÇÃO DE COMPRAS

É o ato de

procurar

e

providenciar a entrega

de materiais, na

qualidade especificada

e no

prazo

necessário

, a um

preço justo

, para o funcionamento,

a manutenção ou a ampliação da empresa.

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

a. Determinar o que, quanto e quando comprar;

ETAPAS DO ATO DE COMPRAR

a. Determinar o que, quanto e quando comprar;

b. Estudar os fornecedores e verificar sua capacidade técnica, relacionando-os com a consulta;

c. Promover a concorrência para a seleção do fornecedor vencedor; d. Fechar o pedido mediante autorização de fornecimento ou

contrato;

e. Acompanhar ativamente o processo no período compreendido entre o pedido e a entrega (diligenciamento ou “follow-up”);

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

ORGANOGRAMA TÍPICO DO SETOR DE COMPRAS

CADASTRO COMPRAS

CADASTRO DE FORNECEDORES

PROCESSAMENTO COMPRAS LOCAIS COMPRAS POR IMPORTAÇÃO

DILIGENCIAMENTO (FOLLOW-UP)

Outras funções comuns: Comprador Diverso, Comprador Técnico, Comprador, de Matéria-prima, Motorista, etc...

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

CADASTRO

DE FORNECEDORES

É o órgão responsável pela

qualificação

,

avaliação e

desempenho

de fornecedores de materiais e serviços.

Para isso,

acompanha a evolução do mercado, apóia

com informações as tarefas do comprador e efetua a

manutenção dos dados cadastrais

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

PROCESSAMENTO

É o órgão responsável pelo

recebimento da

documentação referente aos pedidos de compra e

montagem dos respectivos processos.

Deve controlar

todo o processo desde seu início, a partir do

protocolo do pedido, até o efetivo recebimento do

material. Porém, outros órgãos também podem

exercer este controle.

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COMPRAS LOCAIS

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

São compras exercidas no país tanto na iniciativa privada como no serviço público. O comprador deste tipo de compras dispensa

características diferenciadas, como por exemplo, falar inglês. A

diferença básica entre as compras no serviço público e na iniciativa privada está na formalidade do processo de compra. As compras no serviço público se baseiam nas leis 8.666/93 e 8.883/94.

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COMPRAS POR

IMPORTAÇÃO

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

Para este tipo de compra, o comprador precisa ter

experiência em comércio exterior

,

conhecer

fluentemente o idioma inglês

e

dominar a legislação

pertinente tanto do país importador como do

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DILIGENCIAMENTO

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

É a atividade que objetiva

garantir o cumprimento das

cláusulas contratuais

, com especial

atenção para o

prazo de entrega

acordado,

acompanhando,

documentando e fiscalizando as encomendas

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

PERFIL DO COMPRADOR

a. Ser idôneo;

b. Ser bom negociador;

c. Ter iniciativa e capacidade de decisão;

d. Ter responsabilidade e autoridade (sem autoridade não conseguirá ter sucesso no processo de compra pois o vendedor sempre

confia no acordo firmado e logo, não pode existir interferências de terceiros)

e. Ter conhecimento dos procedimentos de compras e do material que irá comprar

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

COMPRA NORMAL

MODALIDADES DE COMPRA

COMPRA NORMAL

Quando realizada em prazo ou em condições que permita

obter as melhores vantagens técnico-comerciais, através da utilização do fluxo básico de compra.

COMPRA EM EMERGÊNCIA

Ocorre por falha de planejamento ou por causas acidentais, sendo realizada com a supressão de várias etapas do fluxo básico, o que reduz o poder de negociação da empresa.

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

POR MEIO DE “CONCORRÊNCIAS REPETITIVAS”

FORMAS DE COMPRAR

POR MEIO DE “CONCORRÊNCIAS REPETITIVAS”

Procedimento adotado para os pedidos de compra, independentemente da análise do comportamento periódico em que acontecem. Podem se classificar em:

-Inconstantes: compras isoladas, que não se repetem. Não permitem o estabelecimento de data e quantidades de suas novas necessidades. Ex: móveis.

-Constantes: todos os materiais com política de ressuprimento definida, portanto de consumo regular, de uso constante e compras repetitivas. Ex: materiais de escritório.

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

FORMAS DE COMPRAR

POR MEIO DE CONTRATOS DE LONGO PRAZO POR MEIO DE CONTRATOS DE LONGO PRAZO

Procedimento adotado para compra de materiais de consumo regular, com vigência por prazo determinado, para entregas

parceladas através de autorização. Esta modalidade se originou das “concorrências repetitivas constantes” se distinguindo dessas pelas quantidades envolvidas, itens adquiridos e longo prazo de vigência (superior a 12 meses). Ex: Compra de Matérias-primas.

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

VANTAGENS DOS CONTRATOS DE LONGO PRAZO

A- Para a empresa contratante

• Obtenção de preços mais baixos;

• Redução ou eliminação de recursos imobilizados em estoques; • Simplificação dos procedimentos de compra, pela eliminação das

etapas processuais normais;

• Ampliação do poder de negociação da empresa, em razão da fidelidade e quantidades envolvidas;

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

VANTAGENS DOS CONTRATOS DE LONGO PRAZO

B- Para a empresa contrada

• Comodidade comercial (fornecimento assegurado durante o contrato)

• Redução dos custos de vendas;

• Planejamento racional da produção e das entregas; • Economia da produção em escala.

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

ELABORAÇÃO DOS CONTRATOS DE LONGO PRAZO

A concretização de um programa de compras por contrato, envolve:

• Pesquisa dos materiais de consumo regular, com freqüência de compra por concorrência repetitiva;

• Seleção de famílias e grupos de materiais;

• Estimativa de consumos no período de 12 meses (vigência do contrato);

• Pesquisa e seleção de fornecedores qualificados;

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

ELABORAÇÃO DOS CONTRATOS DE LONGO PRAZO

As contratações devem atentar para os seguintes fatores As contratações devem atentar para os seguintes fatores

condicionantes:

• Preços unitários menores que os da última concorrência repetitiva; • Prazo de vigência mínimo de 12 meses e máximo de 36 meses;

• Entrega programada e autorizada pelo comprador, mediante comunicação prévia (mínimo de 3 dias);

• Não concessão de exclusividade, a fim de evitar riscos de tendências monopolistas

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

MANUAL DE COMPRAS

É um instrumento, normalmente adotado pela maioria

das grandes empresas da iniciativa privada, que

define o

alcance e os métodos da função de compras

, bem como

norteador da política de compra estabelecida pela empresa

,

delimitando as atribuições e responsabilidades do

comprador.

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

MANUAL DE COMPRAS

No manual de compras, consta a política de compras, exercida através do cumprimento das regras e procedimentos,

contemplando os seguintes aspectos:

• Autoridade de compras (constante do “prefácio” do manual) • Autoridade de compras (constante do “prefácio” do manual) • Cadastro de fornecedores;

• Concorrência;

• Dispensa de concorrência em casos de emergência ou de compra a fornecedor exclusivo;

• Relações comprador x fornecedor;

• Propostas dos fornecedores, contemplando ofertas, preços e demais condições de fornecimento;

• Avaliação das propostas (classificação e desclassificação);

• Formas de contratação (concorrências repetitivas / contratos de longo prazo);

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

CADASTRO

DE

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

OBJETIVO DO CADASTRO DE FORNECEDORES

Tem a função de

qualificar e avaliar o desempenho

de

fornecedores de materiais e serviços. O Setor de Cadastro,

além do cadastramento e manutenção dos registros, tem

por tarefa subsidiar a atividade do comprador, fornecendo, a

qualquer tempo, informações atualizadas e confiáveis dos

fornecedores, inclusive com suas pontuações de méritos e

deméritos.

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

PREMISSAS DO CADASTRAMENTO

DE FORNECEDORES

As premissas se fundamentam no tripé

Qualidade, Preço e Prazo.

Qualidade Prazo Preço Cadastro De Fornecedores

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

PREMISSAS DO CADASTRAMENTO

DE FORNECEDORES

• Registrar fornecedores, cujos produtos e serviços interessem a empresa;

• Ter um elenco de fornecedores de alto padrão;

• Despertar o interesse dos fornecedores em manter-se atualizado com as metas da empresa;

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

CRITÉRIOS PARA CADASTRAMENTO

DE FORNECEDORES

A quantidade de empresas cadastradas é função da

diversidade de materiais em estoque.

Poucos fornecedores

podem acarretar em compras a preços elevados.

Muitos

fornecedores

dificultam o efetivo controle dos fornecedores

cadastrados. O equilíbrio deve pautar a atuação do setor de

cadastramento. Normalmente o cadastramento é feito em

um período definido do ano, ficando o restante do tempo

para controle, avaliação e pesquisa de novas alternativas

de mercado.

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

CRITÉRIOS PARA CADASTRAMENTO

DE FORNECEDORES

Os critérios de cadastramento, são:

• Políticos:

são, em geral, definidos pela administração da

empresa. Ex.: 1) cadastrar prioritariamente empresas da

região; 2) consultar

primeiramente empresas de pequeno e médio porte; etc.

• Técnicos:

quando se busca o desenvolvimentos de novos

fornecedores, visando eliminar a carência de fornecimento

ou a exclusividade.

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO

DE FORNECEDORES

Em geral, cada empresa possui o seu próprio procedimento.

Em geral, cada empresa possui o seu próprio procedimento. Contudo, alguns fatores básicos são decisivos para a escolha dos fornecedores: • Estabilidade econômico-financeira; • Idoneidade comercial; • Capacidade produtiva; • Capacidade técnica; • Tradição no mercado; • Carteira de clientes;

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO

DE FORNECEDORES

O Cadastramento pode ser dividido em duas fases

distintas:

I. Fase Inicial – análise preliminar

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO

DE FORNECEDORES

• Fase inicial: consiste na análise rápida e sumária dos documentos

preliminares apresentados pelas empresas candidatas, sendo uma etapa eliminatória.

Os documentos usualmente solicitados, são:

a) Ato constitutivo da empresa e suas alterações (checar, por exemplo, se não existe funcionários da empresa como sócio);

b) Atestado de capacidade técnica e/ou de fornecimento a outras empresas de ramo e porte equivalentes;

c) Atestados de capacidade e idoneidade financeira; d) Cópia dos dois últimos balanços;

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO

DE FORNECEDORES

Fase final: análise complementar das empresas aprovadas na fase inicial. Para as empresas estatais, autarquias e para o

serviço público em geral, esta fase visa atender os aspectos l legais; para a iniciativa privada, visa qualificar tecnicamente as empresas candidatas para incluí-las nos grupos de compra para

empresas candidatas para incluí-las nos grupos de compra para os quais estão aptas a atender.

Esta fase inclui visita técnica, quando necessária, acompanhada de questionário-padrão, abordando os seguintes elementos:

• Recursos humanos: quantidade, qualidade e especialização; • Recursos materiais: maquinário, ferramental e instalações; • Organização: programação e controle da produção, saúde e

segurança,

lay-out, organograma; benefícios sociais, etc.;

• Produção: capacidade, flexibilidade e diversidade de produtos; • Controle de qualidade: controle de recebimento, de produção e de

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

APROVAÇÃO DO CADASTRO

DE FORNECEDORES

Ocorre mediante pontuação obtida pela empresa candidata.

Exemplo de pontuação utilizada:

Resultado Insatisfatório Satisfatório Bom Excelente

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

APROVAÇÃO DO CADASTRO

DE FORNECEDORES

AVALIAÇÃO FINAL

Total de pontos obtidos Decisão

2 a 8 Não Cadastrar

9 a 16 Recomendar medidas para nova avaliação

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

CLASSIFICAÇÃO DE FORNECEDORES

As empresas cadastradas são classificadas

dentro do grupo de compras a que pertencem,

conforme critérios estabelecidos pelo setor de

compras, objetivando o inter-relacionamento

entre fornecedores e os grupos ou classes de

materiais.

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DE FORNECEDORES

PARA CONCORRÊNCIA

Independentemente da quantidade de fornecedores, adotam-se os seguintes critérios de seleção para concorrência:

seguintes critérios de seleção para concorrência:

• O fornecedor da última compra deve ser sempre indicado, exceto nos casos analisados na “Avaliação de fornecedores”;

• Não indicar fornecedores com atraso na entrega superior a 20% de sua carteira de pedidos;

• Evitar concentração de consultas em grupos reduzidos de fornecedores; • Priorizar as consultas aos fabricantes;

• Em função do resultado de coletas anteriores, evitar a consulta a fornecedores com baixo índice de cotação.

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DE FORNECEDORES

PARA CONCORRÊNCIA

Mesmo após o cadastramento, os fornecedores devem ser

constante e sistematicamente avaliados em seu desempenho, quanto

constante e sistematicamente avaliados em seu desempenho, quanto aos seguintes aspectos:

• Desempenho comercial: índice de cotação; obediência às condições gerais de fornecimento; cumprimento das condições contratuais; etc. • Cumprimento dos prazos de entrega: prazos normalmente acordados e

presteza no atendimento de emergências;

• Qualidade do produto: número de devoluções efetuadas;

• Desempenho do produto em serviço: ocorrências insatisfatórias dão margem à suspensão temporária do fornecedor ou sua exclusão do cadastro, conforme pontuação obtida

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ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

PROPOSTA

Condições especiais: a proposta deve atender, clara e explicitamente, os requisitos técnicos descritos nas

especificações do material e de compra, definidos como condições especiais.

condições especiais.

Apresentação do BDI: taxa normalmente exigida nas concorrências destinadas à contratação de prestação de serviços. O BDI (Benefícios e Despesas Indiretas) é calculado em função de vários fatores

internos, baseados na estrutura organizacional de cada prestadora de serviços. Pode ser calculado segundo vários roteiros.