DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
ALUNO: Mary Hellen da Conceição Reis
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
DIGITAIS: MANUTENÇÃO DAS CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS COM ANÁLISE NO SISTEMA INFORMATIZADO DA EMPRESA BETA.
NITERÓI 2014
MARY HELLEN DA CONCEIÇÃO REIS
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: MANUTENÇÃO DAS CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS COM
ANÁLISE NO SISTEMA INFORMATIZADO DA EMPRESA BETA
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
ORIENTADOR:Professora Lindalva Rosinete Silva Neves
Niterói 2014
R375 Reis, Mary Hellen da Conceição Reis.
Gestão de documentos arquivísticos digitais: manutenção das
características dos documentos arquivísticos digitais com análise no sistema informatizado da empresa Beta/ Mary Hellen da Conceição Reis. – 2014.
56 f.
Orientadora: Lindalva Rosinete Silva Neves.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2014.
Bibliografia: f. 53-56.
1.Gestão de documento. 2. Gestão de documentos digitais. 3. Autenticidade.
I. Neves, Lindalva Rosinete Silva. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
MARY HELLEN DA CONCEIÇÃO REIS
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS: MANUTENÇÃO DAS CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS COM
ANÁLISE NO SISTEMA INFORMATIZADO DA EMPRESA BETA
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM: __ /__ /__ BANCA EXAMINADORA
______________________________________________ Professor Lindalva Rosinete Silva Neves - Orientadora Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professora Clarissa Moreira dos Santos Schimidt Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professora Joice Cleide Cardoso Enes
Universidade Federal Fluminense
Niterói 2014
Dedico este trabalho a todas as pessoas que sempre estiveram ao meu lado e que me ajudaram nessa caminhada eterna que se chama vida.
AGRADECIMENTOS
Após muitos desafios e conquistas, hoje estou aqui, concluindo esta etapa tão importante em minha vida. Agradeço a Deus por ter me permitido chegar a este momento tão almejado.
Sem a Tua mão a me guiar eu não conseguiria concluir esta caminhada. Obrigada pela força, persistência e sabedoria que o Senhor me forneceu.
Agradeço aos meus pais, a minha família e aos amigos que estiveram ao meu lado ao longo destes 4 anos. Suportaram momentos de estresse e de dificuldade, mas também partilharam momentos de alegria comigo.
Agradeço aos amigos que construí no decorrer do curso. Mesmo com algumas desavenças, os ótimos momentos prevaleceram, por isso era sempre bom estar na companhia de vocês. Tornaram a ida a faculdade, nos dias em que só tinha vontade de ir para casa, os mais alegres e prazerosos. Sem vocês, eu não estaria aqui.
Obrigada a todos que participaram da realização deste sonho, desde as motivações na época do pré-vestibular até as motivações neste momento de conclusão, e agradeço principalmente por não me deixarem desanimar.
Sou grata aos professores que nos ajudaram na conquista deste momento, que nos mostraram um caminho a percorrer, e sabemos que é apenas o começo. Em especial, agradeço à professora Margareth que tanto nos apoiou e que - mesmo nesse momento, em que se encontra afastada da Universidade - mostrou-se disponível a nos ajudar no que fosse possível.
Só tenho a agradecer. Muito obrigada.
Enfim, agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste trabalho.
“No nosso mundo contemporâneo, as arquivistas devem abandonar sua perspectiva física dos documentos por uma perspectiva intelectual e contextual.” Luciana Duranti
RESUMO
A partir do levantamento realizado na literatura da área Arquivística sobre Gestão de Documentos, procura-se evidenciar neste trabalho de que forma é realizada a gestão de documentos digitais e quais os problemas gerados pela falta de procedimentos de gestão. São comentados os conceitos de autenticidade e de gestão de documentos arquivísticos digitais. A finalidade deste trabalho é abordar a importância da gestão de documentos digitais para a manutenção das características dos documentos arquivísticos, independentemente do suporte ou do formato.
Palavras-Chave: Gestão de Documentos - Gestão de documentos digitais – autenticidade
ABSTRACT
In this work, from the study conducted in the literature on Records Management in the Archival area, we aim to show how the digital records management is carried out and what problems are generated by the lack of management procedures. The concepts of authenticity and digital records management are discussed. The purpose of this study is to address the importance of digital records management to the maintenance of the characteristics of records, regardless of media or format.
Keywords: Records Management – Digital Records Management - Authenticity
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.
CTDE – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
DIBRATE – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
e-ARQ BRASIL – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. ICA – Conselho Internacional de Arquivos
InterPARES – Internacional Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems
NARA – National Archives and Records Administration SAA – Society of American Archivists
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. SINAR – Sistema Nacional de Arquivos.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO...11
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS...14
2.1 ARQUIVO...14
2.2 INFORMAÇÃO...18
2.3 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO...19
2.4 DOCUMENTO ELETRÔNICO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ELETRÔNICO ...24
2.5 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL...25
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS: HISTÓRICO E DIFERENTES ABORDAGENS....28
3.1 CONCEITOS E ASPECTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS...28
3.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL: LEI 8.159 E RESOLUÇÕES DO CONARQ ...32
3.3 GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS...36
3.4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, GED E SIGAD...38
3.5 O e-ARQ, DEFINIÇÕES E OBJETIVOS...39
4 ANÁLISE DO SISTEMA LFM E SUA ADERÊNCIA AO e-ARQ Brasil...42
4.1 ARQUIVO DA EMPRESA BETA...42
4.2 O SISTEMA LFM E O e-ARQ BRASIL...43
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ...51
INTRODUÇÃO
Os documentos arquivísticos foram produzidos e acumulados, durante um longo período, praticamente sem nenhum tipo de controle. Identifica-se o surgimento da Gestão de Documentos no cenário dos Estados Unidos no fim da Segunda Guerra Mundial. E isso ocorreu justamente pela necessidade de se pensar o que fazer com esse acúmulo documental.
No formato documental digital, o surgimento da era dos computadores no início da década de 1960 foi o contribuinte para a produção desenfreada e sem controle de documentos. Os arquivos, antes mesmo da produção documental digital, já enfrentavam problemas de manutenção de integridade, de autenticidade, de controle de produção e de destinação, características estas capaz de assegurar a preservação e o acesso aos documentos autênticos, agora têm de se preocupar com estes problemas num cenário diferente, o digital.
Este novo cenário arquivístico culminou na explosão documental. Os arquivos tiveram um aumento nas diversas formas documentais e sofreram um acúmulo de massa documental. Estes resultados apontam para a necessidade de se criar políticas arquivísticas e de se firmar conceitos e implementações da Gestão de Documentos. Obter espaço, eliminar documentos, preservar, controlar e planejar se tornaram um dos principais objetivos da Gestão de Documentos.
Alcançar os objetivos firmados pela Gestão de Documentos, principalmente no que diz respeito à forma digital dos documentos, tornou-se o grande desafio dos arquivistas do século XXI. Muito se fala em gerenciamento eletrônico de documentos e suas dificuldades na manutenção das garantias das características do documento arquivístico digital, assim como a forma de segurança e armazenamento documental. A gestão de documentos visa à economia e à eficácia da administração dos documentos com o intuito de aperfeiçoar e racionalizar as operações arquivísticas administrativas como o foco na recuperação documental e na economia de espaço, além de propiciar maiores subsídios nos momentos de tomada de decisão da empresa.
Os procedimentos da gestão de documentos precisam ser estudados e discutidos. O não uso destes procedimentos gera diversos problemas como perda de organicidade, unicidade, autenticidade e proveniência. A gestão de documentos
tenta se apoiar em políticas arquivísticas e apontar caminhos pelos quais os arquivistas devem buscar percorrer para solucionar o problema da gestão documental brasileira.
O documento digital, assim como um outro tipo de documento, também oferece riscos de manipulação de informação. Os sistemas de bancos de dados utilizados nas empresas geralmente permitem que a informação seja alterada, manipulada ou até mesmo apagada quando se tem, por exemplo, o objetivo de liberar espaço. E geralmente este tipo de manipulação é feita sem se pensar que estão dando fim a um documento de caráter arquivístico, um documento que é prova de uma ação e que caracteriza a existência da atividade-meio e da atividade-fim de uma determinada empresa.
Precisa-se pensar sobre a forma de gerenciamento adequada aos dias de hoje, em que o mundo tecnológico está em total expansão e só tende a continuar crescendo. É necessário idealizar um meio de assegurar que esses documentos não percam suas características de documento arquivístico de modo que seja possível garantir um padrão na gestão documental.
Como apoio a este estudo, no que tange a características de autenticidade, utilizaremos como ajuda os referencias da Diplomática. Esta servirá como base para identificarmos alguns aspectos importantes no tratamento documental.
Os documentos digitais, na maioria dos casos, encontram problemas para serem identificados e tratados como um documento arquivístico. Neste trabalho, teremos como base o estudo de caso de um sistema de gestão de documentos.
Este trabalho se mostra relevante para a Arquivologia por apresentar e analisar conceitos sobre gestão de documentos, sua implementação, sua importância de aplicação e sobre os sistemas de gestão de documentos. Desta forma, o trabalho pretende contribuir para o aprofundamento e a visibilidade da temática em questão.
Este trabalho tem como objetivo trazer uma abordagem teórica com visões de especialistas e pesquisadores da área. Além disso, objetiva fazer a análise de um sistema digital arquivístico a fim de demonstrar a importância de um bom gerenciamento dos documentos arquivísticos digitais que aborde os problemas para a manutenção das características de tais documentos e que mostre os desafios de se preservar a sua autenticidade, visto que o uso destes documentos só tende a crescer. O trabalho também objetiva demonstrar a importância da implementação
de um sistema consolidado no SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
Este trabalho utilizará como referenciais teórico e metodológico os estudos do Projeto InterPARES, que pretende construir uma nova teoria sobre a preservação da autenticidade dos documentos digitais tendo como base de apoio a influência da Diplomática, e o e-ARQ Brasil, que define os requisitos fundamentais para o sistema de gestão de documentos. Também será utilizada a bibliografia arquivística sobre Gestão de Documentos.
Este estudo é composto por uma análise empírica baseada nas Resoluções e Publicações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), em bibliografia da área e no Projeto InterPARES e por um estudo de caso de um sistema de gestão de documentos que será realizado com apoio do e-ARQ Brasil.
O trabalho consiste em três capítulos. O primeiro capítulo aborda os conceitos e as características da gestão de documentos. Apresenta também as definições e os conceitos de arquivo, de informação, de documento e documento arquivístico, de documento eletrônico e documento arquivístico eletrônico, de documento digital e documento arquivístico digital.
O segundo capítulo consiste em fazer um breve histórico da gestão de documentos, da gestão de documentos no Brasil com foco tanto na lei 8.159, quanto nas resoluções do CONARQ, da gestão de documentos digitais, e ainda traz abordagens sobre os sistemas de informação, sobre os sistemas chamados GED e sobre o SIGAD. E como parte final, este capítulo aborda o e-ARQ Brasil, suas definições e seus objetivos.
O terceiro capítulo consiste na análise de um sistema de gestão de documentos. Com o apoio dos estudos desenvolvidos pelo e-ARQ Brasil, este capítulo verifica a consistência deste sistema e a sua aderência às definições e aos objetivos do e-ARQ Brasil.
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS
A gestão de documentos, com a definição a qual conhecemos atualmente, começou a ser conceituada nos Estados Unidos no fim da Segunda Guerra Mundial. Isso ocorreu em virtude das instituições públicas norte-americanas estarem produzindo um grande número de documentos de diferentes suportes e formatos, e por não estar completamente regulada a eliminação de tais documentos. Esse foi o fator importante no desenvolvimento do conceito e da prática de gestão de documentos naquele país. As instituições necessitavam de tratamento documental para que seu papel de tomada de decisões e de poder gerencial não fossem negligenciados.
É nesse contexto que apresentaremos no decorrer deste capítulo as definições mais importantes para a conceituação da gestão de documentos, como a diferença entre arquivo instituição e arquivo lugar de guarda, entre documento e documento arquivístico, entre documento eletrônico e documento arquivístico eletrônico e entre documento digital e documento arquivístico digital. Estes conceitos serão apresentados com base em autores como Schellenberg, um dos difusores dos conceitos de gestão de documentos.
2.1 ARQUIVO
A palavra Arquivo é rica em significados e pode nos direcionar a alguns tipos de entendimento sobre o que se deseja dizer. A palavra arquivo pode ser usada para Instituição, para um lugar de depósito ou para um conjunto de documentos. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, DIBRATE, aponta as seguintes definições para arquivo:
1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos.
4 Móvel destinado à guarda de documentos.(DIBRATE, 2005, p. 27)1
Muitas das dificuldades de entendimento sobre a área Arquivística é proveniente dessa variedade de significados. É normal, por exemplo, um indivíduo não saber sobre a existência de Arquivo como Instituição ou conhecer arquivo como um conjunto de documentos. A ideia sobre arquivos geralmente aparece como um local onde se armazena um amontoado de papeis, o que poderíamos chamar de ficheiro, por exemplo.
A palavra Arquivo pode ser,
[instituição] Uma agência ou instituição responsável pela preservação e comunicação de documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente; [lugar]Lugar onde são mantidos documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente; [documentos arquivísticos] Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica ou organização na condução de seus negócios, e preservados. (InterPARES 3, [2012], p. 1)2
Schellenberg (2002) afirma que “Se perguntássemos a um homem comum da rua por que razão os governos criam os arquivos, ele por certo nos interrogaria: - Que vem a ser arquivo?” (p.25). Esta é uma demonstração do quanto ainda se faz necessária uma divulgação sobre a importância institucional dos arquivos.
Neste estudo, o importante é entender a diferença entre arquivo como instituição e arquivo como conjunto de documentos, que se constitui como objeto de estudo neste trabalho. O arquivo como instituição se caracteriza pela custódia documental e o arquivo como conjunto de documentos é a reunião dos documentos produzidos por entidade no decorrer de uma atividade.
De acordo com Schellenberg, os arquivos como Instituição provavelmente foram criados na antiga civilização grega e na Roma Antiga, e, nesses arquivos, ficavam armazenados somente os documentos considerados de valor. Além disso, Schellenberg (2002, p. 25) enumera quatro razões para a criação dos arquivos como Instituição.
A primeira razão se refere a uma necessidade governamental em mostrar eficiência. A segunda se refere a razões culturais. A terceira razão se refere a um motivo pessoal no qual se emprega a necessidade de criar uma nova sociedade. E a quarta - e última - razão é de aspecto legal, a qual se originou pela necessidade em guardar documentos de ordem oficial que constituem o alicerce de uma nação.
1
Disponível em <http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf> Acesso em 10 de mar. 2014.
2
Disponível em <http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?status=glossary > Acesso em 10 de mar. 2014
É preciso que façamos distinção entre estas definições de arquivo instituição e de arquivo como documentos. A partir das explicações sobre o que vem a ser o arquivo como instituição, retomaremos o foco na apresentação dos conceitos do objeto de estudo desse trabalho, os arquivos como conjuntos documentais.
A Arquivologia teve um grande marco em sua história literária determinada pela produção do Manual de Arranjo e Descrição e de Arquivos, mas conhecido aqui no Brasil como Manual dos Holandeses. O Manual dos Holandeses foi um dos responsáveis pela disseminação dos conceitos e das definições sobre os arquivos e se constitui uma das obras fundamentais na Arquivística Moderna, assim como a obra Arquivos Modernos, de Schellenberg.
O Manual dos Holandeses é uma obra de caráter técnico, minucioso e que perdura seu valor até a atualidade. O Manual dos Holandeses define arquivo como
o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário. (1973, p. 13)
Esta definição enfatiza a relação de custódia do documento arquivístico, podendo esta ocorrer tanto por um funcionário no decorrer de sua função, exercendo desta forma o papel da instituição, quanto pelo próprio órgão. Duchein afirma que os arquivos são “documentos de qualquer natureza, reunidos orgânica e automaticamente por um corpo administrativo, uma pessoa física ou jurídica, em razão de suas funções ou de sua atividade”. (1986. p.17)
Duchein apresenta em sua definição a característica da organicidade documental. O autor expõe que o documento possui uma relação orgânica e que este não existe sozinho. Um documento arquivístico não é criado fora de um contexto, ele possui um elo com o conjunto documental. O documento arquivístico não pode ser coletado como uma coleção de museu ou biblioteca, ele é fruto da realização de uma atividade da instituição.
Jenkinson afirma que os arquivos como documentos são:
[...] produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (público ou privado) de que são parte constituinte e, subsequentemente, preservados sob a custódia da pessoa ou pessoas responsáveis por aquele ato e por seus legítimos sucessores para sua própria informação. (JENKINSON, 1937, p. 11 apud SCHELLENBERG, 2002, p. 36).
Para Jenkinson, o armazenamento dos documentos ocorre para fornecer informação posterior ao próprio produtor ou ao seus sucessores. Desta forma, não
identificamos a ideia de comprovação histórica do passado em que os arquivos deveriam constituir papel de prova das funções de uma organização.
Diferentemente de Jenkinson, Brenneke em sua concepção de arquivo, enfatiza, em seu conceito de arquivo, que os documentos tem por finalidade a preservação em uma Instituição e que esses documentos são origem (fonte) e servem como testemunho do passado. Para Brenneke, os arquivos são como “o conjunto de papeis e documentos que promanam de atividade legais ou de negócios de uma pessoa física ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar como fonte e testemunho do passado.” (BRENNEKE, 1953, p. 97 apud SCHELLENBERG, 2002, p. 37)
Schellenberg possui uma definição para arquivos próxima aos conceitos de Jenkinson, o qual faz referência ao caráter de preservação para testemunho de prova da ação da organização. Schellenberg afirma que os arquivos são
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que haja sido considerado de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. (2002, p. 41)
Casanova, assim como Jenkinson e Schellenberg, expõe em sua definição de arquivo a ideia de acúmulo documental por uma determinada entidade e preservados com algum objetivo. O referido autor define arquivo como “a acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição ou pessoa.” (CASANOVA, 1928, p. 9 apud SCHELLENBREG, 2002, p. 37)
Thomassem também faz referência aos arquivos como fonte de uma ação, afirmando que os arquivos devem ser o lugar onde primeiramente se preserva a memória com o objetivo de registrar a própria história da organização ou do indivíduo.
Arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade de forma geral. Tanto os produtores de documentos públicos quanto privados mantêm registros para lembrar ou para serem lembrados. Eles precisam de suas memórias individuais e organizacionais para que possam manter sua capacidade de ser entendidos e de documentar a sua própria história. É importante para a sociedade que as organizações funcionem bem, que indivíduos e associações sejam responsáveis por seus atos, e que registros de valores culturais duradouros sejam preservados através do tempo. (2006, p. 7)
2.2 INFORMAÇÃO
Atualmente, o mundo produz informações de diversas maneiras. Não importa onde esteja, no meio acadêmico ou profissional, o ser humano está sempre produzindo, recebendo, transmitindo e difundindo informações.
O desenvolvimento das tecnologias de informação e comunicação (TIC), principalmente, a internet, transformou a transmissão da informação. Houve um aumento considerável na produção da informação, compelindo, assim a sociedade e a economia a desenvolverem sistemas mais ágeis para implementar suas atividades e decisões. Muitas organizações públicas e privadas estão dando uma atenção maior na organização, armazenamento, distribuição e transmissão das suas informações.
Conceituar informação é uma tarefa não muito fácil, pois informação se refere a todas as áreas de conhecimento.
O Glossário da Faculdade de Ciência da Informação da Universidade de Brasília (UnB) apresenta diversas acepções de diferentes autores como segue abaixo:
Conjunto de dados que satisfazem a uma determinada necessidade informacional. Possui um valor agregado e precisa da intervenção ativa do usuário.(KORFHAGE, R., 1997)
Estruturas simbolicamente significantes com a competência de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo, ou na sociedade”. (BARRETO, A. A., 2002, p. 50)
A informação é um conhecimento inscrito (registrado) em forma escrita (impressa ou digital), oral ou audiovisual, em suporte ". (LE COADIC YVES-FRANÇOIS. A ciência da informação)3
A informação nos arquivos para o DIBRATE é considerada a mensagem contida nos documentos. É definida como “elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento”. (2005, p.107)4 Para o InterPARES 3 ([2012]), informação é o “conjunto de dados organizado para transmitir uma unidade complexa dotada de significado”5, e no InterPARES 2 ([2007]), Diretrizes para o
3
Disponível em <http://www.fci.unb.br/index.php/glossario> Acesso em 10 de mar. 2014. 4
Disponível em <http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf> Acesso em 10 de mar. 2014.
5
Disponível em <http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?status=glossary> Acesso em 10 de mar. 2014.
produtor, informação é “um conjunto de dados destinados à comunicação através do tempo ou espaço.”6
Couture, Ducharme e Rosseau consideram que a noção de informação está vinculada à Gestão da Informação e que esta informação não precisa ser produzida organicamente. O que difere do conceito de organicidade documental, no qual, de acordo com Duranti (1994. p. 52), o documento deve estabelecer relações com outros documentos no andamento das suas transações e que não há razão de existirem sozinho, pois os documentos são um conjunto indivisível. A informação arquivística deve ser orgânica.
[...] informações podem ser verbais ou registradas sobre suportes como, por exemplo, o papel, a fita magnética, o disco óptico ou o microfilme. Podem ser orgânicas, quer dizer, elaboradas, expedidas ou recebidas no quadro das funções do organismo ou não orgânicas, quer dizer, produzidas fora do quadro das funções do organismo... As informações registradas orgânicas nascem no arquivo do organismo. (COUTURE, DUCHARME, ROSSEAU, 1988, p. 53-54 apud FONSECA, 1998, p. 35)
Nem toda informação é informação arquivística. “Qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por processos de trabalho funcionalmente inter-relacionados.” (THOMASSEM, 2006, p. 6).
Fonseca (1998, p. 35), além de considerar que os documentos arquivísticos devem conservar seu caráter orgânico, também avalia que as informações contidas nestes documentos podem ser divididas em dois níveis. Um se refere às informações propriamente ditas do documento e o outro se refere à informação registrada pelo conjunto documental. Desta forma provam e mantêm o valor testemunhal das ações da organização.
2.3 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
Os arquivos, como conjunto documental, constituem o objeto de estudo e o trabalho dos arquivistas. E como conjunto documental, podemos analisar sua particularidade em uma esfera menor, o documento. Toda informação registrada em
6
Disponível em <http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_creato_guidelines_ booklet--portuguese. pdf> Acesso em 10 de mar. 2014
algum suporte, independente de qual seja este suporte, é um documento, porém nem todo documento é um documento de caráter arquivístico.
Segundo o DIBRATE, documento é uma “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato” (2004, p. 73). 7
A associação normalmente se dá pelo visual, logo, a caracterização mais evidente e mais comum que se tem é a de documento no suporte papel, palpável e ‘real’. Mas sabemos que não existe nenhum tipo de condição estabelecida afirmando que apenas documentos manuscritos ou impressos se caracterizam como documentos e menos ainda como sendo documentos arquivísticos. Como Belotto afirma
[...] documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana. Torna-se evidente, assim, a enorme abrangência do que seja documento. (2006. p.35)
O Dicionário eletrônico Houaiss da Língua Portuguesa apresenta as seguintes definições para a palavra documento
1. declaração escrita que se reconhece oficialmente como prova de um estado, condição, habilitação, fato ou acontecimento
2. texto ou qualquer objeto que se colige como prova de autenticidade de um fato e que constitui elemento de informação
3. arquivo gerado por certos programas ou pacotes, como processadores de texto, planilhas eletrônicas etc.
4. qualquer título, declaração, testemunho etc. que tenha valor legal para instruir e esclarecer algum processo judicial
(HOUAISS, 2009)
Ao utilizarmos uma definição para documento de um dicionário de língua portuguesa, percebemos que as definições encontradas se referem ao caráter de prova, de declaração de autenticidade de um documento em seu caráter probatório.
O Glossário da UnB apresenta várias definições para documento e, dentre elas, destaco a escrita por Doyle: “Qualquer suporte de informação com inclusão de dados legíveis por homens e por máquinas. Conjunto constituído por um suporte e por uma informação, disponível para ser consultado e utilizado como prova”. 8
O INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES (ICA – Conselho Internacional de Arquivos) define documento como “Unidade de registro de informações, qualquer
7
Disponível em <http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf> Acesso em 10 de mar. 2014.
8
que seja o suporte ou formato”. 9 Percebemos que todas as definições sempre se direcionam para questões de informação registrada em algum tipo de suporte.
Para o glossário do Projeto InterPARES 3 o documento é definido como “Uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com uma sintaxe estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável”. ([2012])10
Para Duranti e MacNeil, o “conteúdo refere-se à mensagem que o documento visa transmitir” (1996 p. 54). Nas definições do Projeto InterPARES 2, conteúdo estável é a “característica de um documento arquivístico que torna a informação e os dados nele contidos imutáveis e exige que eventuais mudanças sejam feitas por meio de acréscimo de atualizações ou da produção de uma nova versão.” ([2007], p. 4) 11
A forma fixa é definida pelo Projeto InterPARES 2 ([2007]) como sendo a “qualidade de um documento arquivístico que assegura a mesma aparência ou apresentação documental cada vez que o documento é recuperado.” (p. 4)12. Já no glossário do Projeto InterPARES 3, a forma fixa é definida da seguinte maneira:
característica de um documento arquivístico que assegura que sua aparência ou apresentação documental permanece a mesma cada vez que o documento é manifestado, ou pode ser alterada segundo regras fixas (i.e., é dotado de variabilidade limitada) ([2012])13
Identificar que nem todo documento se caracteriza como um documento arquivístico é uma das tarefas do arquivista. As definições apresentadas aqui demonstram o papel de prova de uma ação registrada num determinado suporte como a característica principal de um documento. Para o ICA, documento arquivístico é o “documento elaborado ou recebido, no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.”14
Ao analisarmos os conceitos utilizados para documento, identificamos que estas definições apresentadas pelos autores da área fazem referência ao suporte
9
Disponível em < http://www.ciscra.org/mat/termdb/term/1209> Acesso em 10 de mar. 2014 10
Disponível em < http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?status=glossary> Acesso em 10 de mar. 2014
11
Disponível em <http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_creato_guidelines_ booklet--portuguese. pdf > Acesso em 10 de mar. 2014
12
Disponível em <http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_creator_guidelines_booklet--portuguese. pdf > Acesso em 10 de mar. 2014
13
Disponível em < http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?team =4&status =glossary > Acesso em 10 de mar. 2014
14
em que o documento se encontra e as definições apresentadas por um dicionário não específico não destaca este aspecto.
A Society of American Archivists (Sociedade Americana Arquivista - SAA), em seu Mosés-Pearce Glossary, define documento arquivístico (Record) e destaca as seguintes acepções
1. Uma obra escrita ou impressa , de natureza legal ou oficial, que pode ser usada como evidência ou prova; um documento.
2. Dados ou informações que foram fixados em alguma mídia; que tem conteúdo, contexto e estrutura; e que é usado como uma extensão de memória humana ou para demonstrar a transparência.
3. Dados ou informações em uma forma fixa que são criados ou recebidos no curso da atividade individual ou institucional e mantidos (preservados) como evidência da atividade para referência futura.
4. Um instrumento arquivado para comunicação pública (aviso
construtivo)15 (tradução nossa)
Esse Glossário apresenta uma definição bem detalhada para documentos arquivísticos fazendo referência aos tipos de suporte e à guarda documental como prova da atividade da instituição. Seguindo esta mesma linha, apresentamos Schellenberg que define documentos arquivísticos (records) como
Todos os livros, papeis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua polítca, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos. (2002, p. 41)
Para um documento ser considerado arquivístico é necessário que este seja fruto de uma atividade de uma instituição ou uma pessoa e que comprove esta atividade. O documento deve respeitar características que comprovem a atividade de tal instituição. Características essas que envolvem respeito à imparcialidade, à naturalidade, à autenticidade, à relação orgânica e à unicidade, de acordo com Duranti (1994).
A imparcialidade se refere ao fato de o documento ser produzido sem ser pensado propositalmente em motivos futuros de uso. Os documentos não devem ser produzidos na intenção de guarda permanente ou para exposição da informação. Jenkinson afirma que os documentos são “‘livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais os usamos hoje’ [...] e que não são
15
escritos ‘na intenção ou para informação da posteridade.’” (JENKINSON, p. 11-12 apud DURANTI, 1994, p. 51)
A naturalidade é uma característica que inclusive nos ajuda na distinção entre a área da Biblioteconomia e a Arquivística. Para Duranti os documentos não podem ser coletados artificialmente. Devem ser acumulados no decorrer da atividade do produtor. “Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta.” (1994, p. 52)
De acordo com Duranti, a autenticidade está entrelaçada ao momento de criação, manutenção e guarda documental. Diz respeito à forma como o documento se apresenta, à sua credibilidade e a se suas informações são íntegras e verdadeiras, livres de adulteração. “Os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados.” (DURANTI, 1994, p. 51). Se o documento se mostra capaz de atender a esses critérios, ele será avaliado como autêntico.
A relação orgânica demonstra o elo existente entre um documento e outro. Aponta para questões de como um documento não é analisado sozinho. Seu sentido é dado através da análise do conjunto.
As relações entre os documentos, e entre eles e as transações das quais são resultantes, estabelecem o axioma de que um único não pode se constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória. (DURANTI, 1994, p. 52)
A unicidade “provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.” (DURANTI, 1994, p. 52). Essa característica demonstra que, mesmo se o conjunto documental possuir um documento em cópia, o mesmo é considerado original se ele é único e representa uma relação naquele conjunto documental.
O documento arquivístico é produzido com a finalidade de atender requisitos legais e administrativos da ação de uma instituição, por exemplo. De acordo com Schellenberg (2002), o documento arquivístico possui valor primário e secundário. O valor primário é o valor de uso em tempo corrente pela instituição de origem. E o valor secundário é caracterizado pelo documento que mesmo após o seu uso corrente ainda possui valor de caráter permanente para outras instituições ou pessoas que não sejam o organismo utilizador inicial.
2.4 DOCUMENTO ELETRÔNICO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ELETRÔNICO
O documento eletrônico é aquele que se encontra em meio eletrônico e que precisa de uma máquina para que seja realizada a sua leitura. Para o DIBRATE é um “Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais”. (2005, p. 74)16
Para o ICA (2013) documento eletrônico é
1- Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico; 2- Documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais17.
De acordo com o InterPARES 3 [2012] documento arquivístico eletrônico é um “documento arquivístico analógico ou digital que é conduzido por um condutor elétrico e requer o uso de equipamento eletrônico para ser inteligível por uma pessoa.” 18Para Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE no Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, documento arquivístico eletrônico é um “documento eletrônico reconhecido e tratado como um documento arquivístico”. (CTDE/CONARQ, 2010, p. 12)19
O glossário da SAA se difere da definição apresentada pelo CTDE/CONARQ. Isso ocorre devido à visão Arquivística implementada nos EUA a qual pré define o que é um document e um records e por este motivo não existe qualquer tipo de referência em sua definição para documento arquivístico eletrônico. Um records
eletronic se refere ao nosso documento arquivístico eletrônico. Logo, documento
eletrônico (electronic records) é para o glossário da SAA “dados ou informações que tenham sido capturados e fixados para armazenamento e manipulação de um sistema automatizado e que requerem o uso de um sistema para apresentá-los e torná-los inteligíveis para uma pessoa”20 (tradução nossa)
16
Disponível em <http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf> Acesso em 10 de mar. 2014.
17
Disponível em <http://www.ciscra.org/mat/termdb/termlist/l/Portuguese> Acesso em 10 de mar. 2014 18
Disponível em < http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=az> Acesso em 10 de mar. 2014 19
Disponível em <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/glossario/2010 glossario_v5.1.pdf> Acesso em 10 de mar. 2014
20
Ao verificarmos as definições para documento eletrônico e documento arquivístico eletrônico, identificamos que ambos fazem menção à forma como a informação destes documentos está armazenada. Diferenciar documento eletrônico de um documento arquivístico eletrônico é identificar as características de um documento arquivístico num documento eletrônico. Se este é fruto da atividade do produtor e a prova da função do organismo produtor.
2.5 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
A literatura aqui apresentada enfatiza a diferença entre informação, documento e documento arquivístico independente do suporte ou da forma em que se encontram. A diferença entre informação e documento diz respeito à forma fixa e ao conteúdo estável. Com relação ao formato digital, o documento digital é definido pelo DIBRATE como “documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional” (DIBRATE, 2004, p. 74).21
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – apresenta basicamente a mesma definição que o DIBRATE sobre documento digital. Conceitua como “informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.” (CTDE/CONARQ, 2010, p. 13)22
No entanto, percebe-se algumas diferenças tais como: a CTDE/CONARQ acrescenta em seu conceito de documento digital a questão da informação registrada e que esta é codificada em forma analógica ou em dígitos binários. Já o DIBRATE considera diretamente em seu conceito de documento digital o documento sendo codificado em dígitos binários.
Ao analisarmos o Glossário da SAA, identificamos que este oferece mais elementos sobre o que seria considerado um documento digital. O glossário faz referência à conversão de um documento eletrônico para um documento digital.
21
Disponível em <http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf> Acesso em 10 de mar. 2014
22
Disponível em <http://www.documentoseletronicos. arquivonacional. gov.br/media/publicacoes/glossario/2010 glossario_v5.1.pdf> Acesso em 10 de mar. 2014
1- Informações criadas em meios não eletrônicos, tipicamente texto ou imagens em papel ou filme, e convertidas para um formato digital, que pode ser armazenado e manipulado por um computador.
2- Informação digital que foi compilada e formatada para uma finalidade específica, que inclui o conteúdo e estrutura, e que pode incluir contexto. 23 (tradução nossa)
Do mesmo modo que o documento arquivístico eletrônico e o documento arquivístico tradicional, o documento digital, para ser considerado arquivístico, também deve atender às características de um documento arquivístico. Logo, deve ser resultado da atividade de uma instituição ou pessoa.
Da mesma forma que o documento arquivístico convencional deve respeitar critérios para serem considerados arquivístico, os documentos digitais passam por este mesmo processo.
O documento arquivístico digital é um documento
[...] produzido (produzido ou recebido e retido para ação ou referência) de forma eletrônica, o que significa que uma mensagem recebida em forma eletrônica porém retida em papel é um documento arquivístico em papel, enquanto uma carta recebida em papel porém escaneada no computador e somente usada como arquivo digital é um documento arquivístico eletrônico. (DURANTI, 2005, p. 7).
Assim, documento arquivístico digital é um documento “reconhecido e tratado como um documento arquivístico.” (CTDE/CONARQ, 2010. p. 12)24 O documento digital arquivístico para ser considerado arquivístico precisa respeitar algumas características, como por exemplo forma fixa, que neste caso digital se refere ao armazenamento do conteúdo binário de maneira a preservar a mesma forma documental armazenada desde a primeira vez.
Além disso, o documento digital deve apresentar segundo Duranti (2005) um conteúdo estável, um sistema de código de classificação ou algum tipo de código único que o identifique. Deve apresentar relações com os outros documentos, podendo esta relação ocorrer dentro ou fora do sistema digital. Deve apresentar contexto administrativo, autor, destinatário, escritor e a ação da qual o documento provem como apoio a um procedimento ou como parte da tomada de decisão (DURANTI, 2005, p. 7)
Além destas características, os documentos precisam apresentar os elementos de autenticidade, fidedignidade e confiabilidade. A autenticidade do
23
Disponível em < http://www2.archivists.org/glossary/terms/d/digital-document> Acesso em 10 de mar de 2014 24
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Disponível em <http://www.documentoseletronicos. arquivonacional. gov.br/media/publicacoes/glossario/2010 glossario_v5.1.pdf> Acesso em 10 de mar. 2014
documento digital é um fator relevante na determinação da confiabilidade da informação documental registrada. De acordo com Duranti e MacNeil, o documento digital é composto pelo:
[...] suporte (o transmissor físico da mensagem), forma (as regras da representação que levam em conta a comunicação da mensagem), pessoas (as entidades agindo por meio do documento), ação (o exercício da vontade que origina o documento como forma de situações de criação, manutenção, mudança e extinção), contexto (a estrutura jurídico-administrativa na qual a ação acontece), relação orgânica (a relação que liga cada documento ao seu anterior e subsequente e a todos aqueles que participam da mesma atividade) e conteúdo (a mensagem que o documento pretende transmitir). (1996, p 49)
Apesar das particularidades existentes entre os documentos digitais e os chamados tradicionais, as características que possibilitam que o documento possa ser declarado autêntico são as mesmas. Independentemente do suporte, todo documento pode ser declarado autêntico sendo necessária a realização de uma análise que comprove a confiabilidade de suas características.
Com relação à autenticidade, esta característica é definida como “a confiabilidade de um documento como tal, e se refere ao fato de que um documento é o que ele parece ser e não foi alterado ou corrompido.” (DURANTI, 2005, p. 10). O documento arquivístico autêntico é o que respeita as características da autenticidade e da confiabilidade (reliability) ou fidedignidade.
Entendemos com base em Duranti e MacNeil que “fidedignidade significa a autoridade e a confiança dos documentos como evidência, isto é, a capacidade de representar os fatos a que se refere” (1996, p. 29). A fidedignidade é assegurada quando os fatores completitude da forma documental e o controle no procedimento de criação são respeitados.
Os requisitos de confiabilidade e autenticidade no que se refere ao documento não arquivístico precisa respeitar a forma fixa e o conteúdo estável. Mas na análise do documento arquivístico digital, deve-se considerar, além disso, o registro da ação, sua relação orgânica e o contexto jurídico-administrativo.
Deve haver respeito à forma como o documento é produzido e respeito ao formato em que o mesmo é produzido. A forma fixa permite que o formato do documento até possa ser alterado, desde que o mesmo mantenha a forma da apresentação formal. É como salvar um documento Word em PDF. Mudamos de formato, mas não mudamos de apresentação formal, a forma fixa continua inalterada. O que foi alterado foi apenas a forma da apresentação digital.
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS: HISTÓRICO E DIFERENTES ABORDAGENS
Os Estados Unidos (EUA) são considerados os pioneiros na elaboração do conceito de gestão de documentos. Antes da Segunda Guerra Mundial, os Estados Unidos já apresentavam preocupação em relação à guarda e à conservação dos documentos de caráter público e, por isso, desenvolveram o conceito de Records
Management (gestão de documentos). A difusão deste conceito ocorreu somente
após a Segunda Guerra Mundial e passou a assumir diferentes acepções, de acordo com a tradição arquivística administrativa de cada país. (LLANSÓ I SANJUÁN, 1993, p. 45).
O conceito de Records Management foi amplamente discutido e difundido e é de fato uma criação dos Estados Unidos. A difusão deste conceito se originou devido ao acúmulo documental ocorrido nos EUA, primeiramente após a Guerra de Secessão (1861-1865) até a Segunda Guerra Mundial. Com as guerras, muitos documentos eram produzidos, as indústrias estavam em constante expansão. Como ponto forte para este acúmulo, foi a criação de uma lei em 1853 que destinava proibir a destruição de qualquer documento público e, desta forma, todos os documentos produzidos durante as guerras foram sendo acumulados, sem nenhum tipo de critério. (LLANSÓ I SANJUÁN, 1993, p. 45).
3.1 CONCEITOS E ASPECTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
De acordo com Llansó I Sanjuán, a proibição da destruição dos documentos no cenário arquivístico dos EUA ocorreu até o momento da criação da General
Records Disposal Act, Lei Geral de Eliminação Documental, em 1889. Após esta lei,
algumas comissões foram criadas para auxiliar na disseminação e na aplicação do conceito de records management. Como, por exemplo, a criação do National Archives and Records Administration, NARA (1934), das Comissões Hoover (1947 e 1953) e do Federal Records Act (1950). (LLANSÓI I SANJUÁN, 1993, p. 46).
Llansó I Sanjuán destaca que as comissões Hoover foram responsáveis por coordenar e propor ações que visassem à economia, à eficácia e à eficiência dos
documentos arquivísticos do governo federal. Essas ações eram voltadas para controlar a produção, a eliminação e a conservação dos documentos considerados de fase intermediária. E o Federal Records Act veio determinar que todos os órgãos federais devem implementar um records management program, ou seja, um programa de gestão de documentos. (1993, p.49)
Paralelamente às Comissões Hoover e ao Federal Records Act, o governo canadense promove duas comissões: a Comissão Massey (1951) e a Comissão Glassco (1961-1962), ambas desenvolvidas para estimular a aplicação do conceito de gestão de documentos em seus órgãos departamentais visando a uma melhor administração e conservação dos documentos públicos que estavam se tornando massas documentais de difícil gestão. A partir das recomendações realizadas por estas comissões, tornou-se possível a construção de um depósito central para Arquivos Públicos Canadenses em 1956, e, em 1966, o programa de records managment passou a ser coordenado por um arquivista federal. (INDOLFO, 2007. p.33)
O conceito de records management difundido nos EUA tem um caráter fundamentalmente administrativo, e em virtude disso há ênfase na economia, na eficácia e na eficiência, conforme a visão taylorista da administração científica americana. Este conceito surgiu também pelo objetivo de tornar a massa documental manipulável, visto que já ocorriam atrasos na tramitação dos negócios públicos. (LLANSÓ I SANJUÁN, 1993, p. 46) Para Burnet, a gestão de documentos pode ser definida como
o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa25. (BURNET apud JARDIM, 1987, p. 35)
Na legislação americana é possível identificar o foco administrativo no conceito de gestão de documentos
o termo ‘gestão de documentos’ significa o planejamento, controle, direção, organização, treinamento, promoção e outras atividades gerenciais referentes à criação de documentos arquivísticos, manutenção e uso dos documentos arquivísticos e destinação dos documentos arquivísticos de forma a obter documentação adequada e apropriada das políticas e
25
José Maria Jardim. Disponível em <http://www.arquivonacional.gov.br/media/v.2,n.2,jul.dez.1987.pdf> Acesso em 01 de mai de 2014
transações do Governo Federal e a administração efetiva e econômica das operações das agências.26 (Tradução nossa)
Assim como a legislação americana, o Glossário da SAA também apresenta uma definição com caráter administrativo e define gestão de documentos arquivísticos (records management) como o “controle sistemático e administrativo dos documentos em todo o seu ciclo de vida para assegurar a eficiência e economia na criação, no uso, no manuseio, no controle, na manutenção e na destinação dos documentos arquivísitcos”27. (Tradução Nossa)
A definição norte-americana do conceito de gestão de documentos inclui a visão sobre os documentos possuírem um ciclo de vida. Este ciclo compreende o documento no momento em que é elaborado ou recebido (produção), utilizado e mantido, e por último destinado à eliminação ou à guarda permanente, unindo também conceitos administrativos ligados à economia, à eficácia e à eficiência, princípios estes utilizados para se obter a racionalização da produção. (LLANSÓ I SANJUÁN, 1993, p. 22).
O conceito de gestão de documentos se disseminou pela América do Norte, Europa e América Latina. Apesar de todos utilizarem o termo gestão de documentos, a definição empregada por cada país tem sua particularidade. Duchein (2007, p. 15) aborda questões sobre os problemas relacionados à terminologia, pois cada país tem suas particularidades práticas da arquivística.
Essas dificuldades provêm de três fontes: primeiro, a imprecisão muito frequente de definições e de usos nacionais; e em seguida, as divergências crescentes de vocabulário no interior de uma mesma língua, entre países homófonos; enfim, o fato da arquivologia ser extramente ligada aos sistemas jurídicos governamentais e administrativos de cada país e que, por consequência, seu vocabulário reflete todo um conjunto de conceitos que, por definição, dificilmente são transportáveis de um país a outro. (DUCHEIN, 2007, p. 15)28
O records management é baseado no ciclo de vida documental, foi conceituado por Phillip Brooks e se tornou um dos conceitos fundamentais para a criação dos programas de gestão de documentos. (INDOLFO, 2007, p. 31)
A visão administrativa implementada pelos EUA é baseada na Teoria da Administração Científica, fundada por Frederick W. Taylor (1856-1915). O
26
Disponível em < http://www.archives.gov/about/laws/records-management .html> Acesso em 01 de mai. de 2014.
27
Disponível em < http://www2.archivists.org/glossary/terms/r/records-management> Acesso em 01 de mai de 2014.
28
Disponível em < http://revistaacervo.an.gov.br/seer/index.php/info/article/view/126/103> Acesso em 01 de mai. de 2014.
Taylorismo, como é mais conhecido, tem por seus objetivos a racionalização do trabalho e das operações a fim de alcançar a máxima produtividade e uma padronização. É com esses objetivos de economia, eficácia e eficiência que se firmaram os propósitos da gestão de documentos norte americana.
Llansó I Sanjuán (1993, p. 55), baseado nos princípios da administração científica, sistematiza o records management através do ciclo de vida dos documentos. Divide o ciclo de vida em três fases: criação, manutenção e uso e destinação.
A primeira fase corresponde à criação/produção onde devem ser implementados determinados procedimentos, tais como: as decisões sobre os formulários que envolvem questões, por exemplo, relacionadas ao tipo de papel que será usado; a gestão dos documentos; a preparação e gestão da correspondência; a gestão de informes; os sistemas de gestão da informação; a gestão de diretrizes; e o tratamento dos textos. (RHOADS, 1989, p. 2).
A segunda fase corresponde à manutenção, ao uso e ao controle dos documentos de modo que venha a possibilitar o cumprimento das atividades da instituição. São elementos desta fase: os sistemas de arquivo e recuperação da informação; a gestão dos documentos em caráter de tipos de armazenamento adequados, visando à conservação documental; a gestão dos correios e das telecomunicações; a gestão das máquinas copiadoras; o estabelecimento de programas de documentos essenciais; e a gestão dos records centers. (RHOADS, 1989, p. 2).
A terceira fase: destinação, compreende o momento de decisão sobre quais documentos são de caráter permanente ou não. São etapas desta fase: identificação e descrição dos documentos por séries ou classes; o agendamento sobre essas séries para sua retenção ou disposição; a seleção sobre quais documentos serão considerados documentos arquivísticos de caráter permanente; disposição periódica dos documentos no permanente; e a transferência dos documentos de caráter permanente para os Arquivos Nacionais. (RHOADS, 1989, p. 2).
Com relação às três idades, que segundo Heredia (1991, p. 173-14 apud LLANSÓ I SANJUÁN, 1993 p. 22) foi sistematizado por Carlos Wyffels, há as seguintes fases: corrente, semicorrentes e não correntes. A primeira idade compreende os documentos que estão em circulação e tramitação de uso frequente.
É nesta fase que se torna possível distinguir os valores do documento e avaliar os prazos de permanência no arquivo corrente. (LLANSÓ I SANJUÁN, 1993. p. 22).
A segunda idade é constituída pelos documentos oriundos da fase corrente, “é aquela em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor”. (BELLOTO, 2006, p.24) É nesta idade que o valor primário do documento decresce na mesma medida em que o valor secundário aumenta. (LLANSÓ I SANJUÁN, 1993, p. 22).
Na idade não corrente, identificamos os documentos que poderão ser eliminados e os que são de guarda permanente, a última fase das três idades. É neste momento que é realizado o recolhimento e a guarda dos documentos. Ficam sob a guarda permanente os documentos considerados de valor histórico, os de prova, os juridicamente legais e os testemunhais, com seu valor para a pesquisa e cultural. (LLANSÓ I SANJUÁN, 1993. p. 22).
Por meio das atuações dos Estados Unidos na busca pelo controle da produção e preservação documental originou-se a diferenciação do profissional
records manager e do profissional arquivista. O Federal Record Act de 1950, ao
estabelecer sua proposta para a Gestão de Documentos nos órgãos federais, define que os documentos produzidos no decorrer das atividades e em uso são records, enquanto os documentos recolhidos para guarda permanente são archives.
Com isso, como consequência, houve uma alteração entre os profissionais de arquivo. Uns são considerados records manager e outros são considerados
archivist. O records manager tem seu trabalho voltado para o ciclo de vida
documental com o foco mais administrativo e o profissional arquivista tem uma visão mais do valor histórico do documento, preocupando-se também com a conservação e guarda documental.
3.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL: LEI Nº 8.159 E RESOLUÇÕES DO CONARQ
A lei de nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e ficou conhecida como a Lei de Arquivos. A lei faz referência às obrigações à administração dos documentos públicos, além de
estabelecer dispositivos sobre a proteção dos documentos, a eliminação e sobre os arquivos privados. O art. 1º determina que “é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.” 29
É possível identificar neste art. 1º o caráter de uso dos arquivos como apoio a administração, da mesma forma como ocorreu no momento da conceituação feita pelos EUA, pois sua ótica era mais “administrativa e econômica do que arquivística, uma vez que se tratava, essencialmente, de otimizar o funcionamento da administração” (INDOLFO, 2007. p. 30-31) e nele também está incluída a visão cultural dos arquivos.
A Lei nº 8.159 define a gestão de documentos em seu Art. 3º e é possível identificar características da definição americana de records management, assim como conceito das três idades.
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 30
A tradição arquivística no Brasil demonstra ter sofrido influências de várias acepções arquivísticas, e identificamos isso em nossas definições de gestão de documentos. Como podemos verificar na definição utilizada pelo Glossário da CTDE/CONARQ que, além de abordar questões relacionadas à administração, também considera as três idades. Este conceito é empregado também pelo DIBRATE com a seguinte definição
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (I) Records management. (DIBRATE, 2004, p. 90)
31
A Lei nº 8.159, além de estabelecer estas definições, também cria Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, um órgão central ligado ao Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. É responsabilidade do CONARQ cuidar da política nacional de arquivos públicos e privados. Deve servir como orientação normativa com objetivo
29
Disponível em <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm> Acesso em 01 de mai. de 2014. 30
Disponível em <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm> Acesso em 01 de mai. de 2014. 31
Disponível em <http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf> Acesso em 01 de maI. 2014
de direcionar a gestão de documentos e a proteção especial aos documentos de arquivos.
Como apoio a política nacional de arquivos, algumas resoluções foram editadas pelo CONARQ com o objetivo de fornecer diretrizes e orientações para a implementação da política nacional de arquivos. Este trabalho enfatiza as resoluções que tratam especialmente da gestão de documentos digitais, tais como a Resolução 20 e 25, que serão melhor tratadas a seguir.
Entretanto, considerando que uma gestão de documentos arquivísticos não pode existir sem a presença dos instrumentos básicos, plano de classificação e tabela de temporalidade, não poderíamos deixar de ressaltar a importância da Resolução nº 1, de 18 de Outubro de 1995, e da Resolução nº 14, de 24 de Outubro de 2001, as quais dispõem respectivamente sobre o plano de classificação e tabela de temporalidade.
O art 1º da Resolução nº 1 informa que
Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, como decorrência de um programa de gestão de documentos, deverão organizar seus arquivos correntes com base em métodos de classificação, que considerem a natureza dos assuntos dos documentos resultantes de suas atividades e funções. 32
E o art. 2º da Resolução nº 14 informa sobre a responsabilidade do CONARQ em relação às tabelas de temporalidade e dispõe sobre “Aprovar os prazos de guarda e a destinação dos documentos estabelecidos na versão revista e ampliada da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública”. 33
Schellenberg afirma que “se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem às necessidades das operações correntes.” (2002, p. 83). Aborda a importância da classificação para a gestão de documentos, pois “o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes.” (SCHELLENBERG, 2002, p. 83)
A Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos
32
Disponível em <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/ start.htm?from_info_index= 31&infoid=138&sid=46> Acesso em: 01 de mai. de 2014.
33
Disponível em <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?from_info_index=31 &infoid=138&sid=46> Acesso em: 01 de mai. de 2014.
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Esta resolução conceitua o documento arquivístico, o documento arquivístico digital, a gestão arquivística de documentos e os metadados. A resolução aponta em seu art. 1º a responsabilidade dos órgãos e entidades integrantes do SINAR
Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos deverão identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa de gestão arquivística de documentos.34
Além disso, dá provimento à implantação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
Art. 3º A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos.35
Também aponta em seu Parágrafo único questões sobre a eliminação dos documentos digitalizados fazendo referência à Lei nº 8.159 em seu art. 9º, que dispõe sobre a eliminação de documentos de caráter público, o qual só poderá ser realizado mediante autorização da instituição arquivística pública.
Parágrafo único. A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.36
A Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos –SINAR. Considera em seu
Art. 1º Recomendar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 1.0, aprovado na 43ª reunião plenária do CONARQ, realizada no dia 4 de dezembro de 2006, de que trata esta Resolução, disponibilizada em pdf na página web do CONARQ, www.conarq.arquivonacional.gov.br.37
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Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/ start.htm?from_info_index=11& infoid=71&sid=46> Acesso em 01 de mai. de 2014.
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Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/ start.htm?from_info_index=11& infoid=71&sid=46> Acesso em 01 de mai. de 2014.
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Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/ start.htm?from_info_index=11& infoid=71&sid=46> Acesso em 01 de mai. de 2014.
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Disponível em <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/ sys/start.htm?from_info_index=11& infoid=206&sid=46> Acesso em: 01 de mai. de 2014
Além da recomendação do art. 1º, informa sobre a aplicação do e-ARQ Brasil no art. 3º: O e-ARQ Brasil é aplicável para os sistemas que produzem e mantém somente documentos digitais ou para sistemas que compreendem documentos digitais e convencionais ao mesmo tempo.38
A Resolução de nº 25 considera o art. 3º da Resolução de nº 20 como forma de realizar suas recomendações, visto que este artigo prevê a criação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
3.3 GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
A gestão de documentos digitais não se difere substancialmente da gestão de documentos convencionais, porque a definição de gestão de documentos independe ao suporte, formato ou gênero documental. Assim, da mesma forma que a gestão de documentos, a gestão de documentos digitais também deve compreender a definição de uma política arquivística, a designação de responsabilidades e o planejamento e a implantação de um programa de gestão. (e-ARQ Brasil, 2011, p. 18).
Para o desenvolvimento de um programa de gestão de documentos, é necessário que uma Instituição Arquivística apoie o programa nos órgãos e entidades. A Instituição arquivística aprova as tabelas de temporalidade e dá suporte as atividades de classificação, arquivamento, preservação e destinação documental. A organização produtora é a responsável por definir uma política de gestão arquivística de documentos e por elaborar e aplicar o plano de classificação e a tabela de temporalidade.
O documento digital possui suas particularidades em relação ao documento tradicional, mas a gestão de documentos mantém sempre o mesmo objetivo de controlar o ciclo de vida documental. O documento digital apresenta problemas por ser mais suscetível à manipulação, à degradação de suportes e à obsolescência tecnológica podendo assim comprometer sua autenticidade. Por isso a necessidade
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Disponível em <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?from_info_inde x=11&infoid=206&sid=46> Acesso em: 01 de mai. de 2014
