Revisão: Rita de Cássia Garcia Geraldo Braga Revisão Final: Elias Januário Consultor: Luís Donisete Benzi Grupioni Projeto Gráfico/Diagramação: Fernando Selleri Silva Fotos: Acervo do 3° Grau Indígena Fotógrafos: Antonio dos Santos Júnior, Darlan Seconello, Elias Januário, Fernando Lopes e Joana Saira
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CADERNOS DE EDUCAÇÃO ESCOLAR INDÍGENA - 3º GRAU IN-DÍGENA. Barra do Bugres: UNEMAT, v. 4, n. 1, 2005.
ISSN 1677-0277
1. Educação Escolar Indígena I. Universidade do Estado de Mato Gros-so II. Secretaria de Estado de Educação de Mato GrosGros-so III. Coorde-nação-Geral de Documentação / FUNAI.
3º
INFORMATIZAÇÃO E GESTÃO DOCUMENTAL
INFORMATIZAÇÃO E GESTÃO DOCUMENTAL
INFORMATIZAÇÃO E GESTÃO DOCUMENTAL
INFORMATIZAÇÃO E GESTÃO DOCUMENTAL
INFORMATIZAÇÃO E GESTÃO DOCUMENTAL
Elias Januário* Fernando Selleri Silva** Introdução
Neste artigo propomos discorrer acerca do processo de catalogação e de informatização do acervo documental do Projeto 3º Grau Indígena, objetivando compartilhar um pouco da experiência vivenciada junto à equipe técnico-administrativa, no desenvolvimento, implementação e atualização da base de dados, além de levar a público uma experiência que proporcionou resultados positivos e que poderá servir de referência para outros projetos similares1.
* Dr. em Educação pela UFSCar, Professor do Depto. de História da UNEMAT. Coordenador do 3° Grau Indígena.
** Professor do Depto. de Ciência da Computação da UNEMAT, em Barra do Bugres, coordenador adjunto do 3° Grau Indígena. Atua no 3° Grau Indígena desde o início das atividades do projeto, em setembro de 2000, ainda como bolsista, posteriormente, como agente de administração na equipe técnico-administrativa.
1 Entende-se por acervo “a totalidade de documentos sob custódia de um arquivo”
O projeto “Memória do Acervo do 3º Grau Indígena” surgiu da necessidade de organizar a quantidade considerável de documentos produzidos no contexto dos Cursos de Licenciaturas Específico para a Formação de Professores Indígenas, implementadas no campus da UNEMAT em Barra do Bugres, numa parceria entre a SEDUC/MT, FUNAI, UNEMAT e Povos Indígenas, contando com o apoio do MEC, FUNASA e Prefeitura de Barra do Bugres.
A proposta de organização do acervo foi espelhada na experiência do setor de Documentação da FUNAI de Brasília, sendo um desdobramento das ações implementadas pelos servidores desse setor, com algumas adaptações à realidade do Projeto 3º Grau Indígena, objetivando a organização da enorme quantidade de documentos produzidos, evitando também que essa rica documentação fosse perdida ou extraviada com o tempo. Segundo Fernando Lopes, um dos secretários acadêmicos do 3º Grau Indígena, a catalogação teve início a partir da II Etapa Presencial, em 2002, tendo inicialmente como maior dificuldade a atualização de toda a documentação já produzida. Para ele a catalogação representou organização e praticidade no trabalho da secretaria acadêmica. Atualmente o projeto tem mais de 37 mil documentos catalogados.
O acervo que se faz referência nessa comunicação trata-se de documentos pessoais dos acadêmicos e funcionários, avaliações, planejamentos, relatórios, atividades pedagógicas, livros, fitas de vídeo e K7, fotos, artesanatos, listas de presenças, cartazes, desenhos, pinturas, ofícios, e-mails, documentos técnicos, entre outros, produzidos no contexto das ações desenvolvidas nas etapas do projeto.
O armazenamento de dados se faz necessário em qualquer empresa, seja ela privada ou pública, para que se possa alcançar os objetivos traçados de forma mais rápida e satisfatória. Em épocas anteriores ao advento da informática, os dados eram organizados somente em fichas, armazenadas em arquivos, nos quais cada ficha continha todos os dados correspondentes ao objeto (cliente, funcionário, produto, entre outros) ao qual se referia.
Com o uso do computador, conforme aponta Alcade, Garcia e Punuela (1991), o armazenamento e a manipulação desses arquivos foram automatizados, e o arquivo de fichas, quando não substituído,
foi ao menos auxiliado pelo arquivo eletrônico de dados ou banco de dados.
O software de banco de dados amplia a capacidade de organizar os dados armazenados no computador e oferece maneiras diferentes de se localizar fatos específicos. Formular uma definição única para o conceito de banco de dados, não é tarefa fácil. Várias são as definições encontradas nos mais diversos livros da área. Uma das definições pesquisadas, que talvez se aproxime do contexto é a do livro Sistemas de Informação, que retrata banco de dados como sendo: “[...] um grupo de arquivos relacionados, mais especificamente, uma coleção de dados organizados para parecerem estar em um só local de modo que possam ser acessados e utilizados em muitas aplicações diferentes” (LAUDON, 1999, p.375).
As demais definições pesquisadas também ressaltam essa característica do banco de dados informatizado, de facilitar o acesso e a manipulação dos dados nele contidos.
No Projeto de Formação de Professores Indígenas – 3° Grau Indígena também existe, desde o início, essa necessidade de armazenar e manipular informações, constituindo um dos fatores que motivaram o desenvolvimento do sistema de banco de dados para informatização do acervo do projeto.
Surgimento e alimentação da base de dados
Desde o início de suas atividades verificou-se a necessidade de armazenar dados no Projeto 3º Grau Indígena. Essa primeira necessidade se manifestou durante a realização do vestibular especial indígena (ocorrido nos meses de março e abril de 2001). Na ocasião, foi preciso desenvolver um banco de dados no qual pudessem ser cadastradas as inscrições, com o propósito de, ao término, obter-se uma relação geral de inscritos, bem como demais dados específicos do candidato como etnia, aldeia, município, estado, documentação, entre outros. Levando em consideração que se tratava de um vestibular especial, o desenvolvimento deste banco de dados, bem como o cadastramento das inscrições ficou sob a responsabilidade
da própria equipe técnico-administrativa do 3º Grau Indígena que, posteriormente, encaminhou as informações dos inscritos à Comissão de Vestibular da UNEMAT, juntamente com as inscrições, para as devidas providências.
Com o desenvolver das atividades, principalmente por se tratar de uma iniciativa pioneira no país tanto pelos seus objetivos quanto pela diversidade de dados, foram detectadas informações relevantes que necessitariam serem armazenadas de forma a viabilizar a consulta e o trabalho da equipe administrativa. Posteriormente ao vestibular, foram matriculados 200 (duzentos) acadêmicos indígenas, pertencentes a 36 (trinta e seis) etnias e 11 estados da federação. Surgiu com isso a necessidade de desenvolver um banco de dados que viabilizasse a consulta aos dados desses acadêmicos.
A respeito da metodologia do 3º Grau Indígena, conforme já foi discorrido nesta publicação em artigos anteriores, cada semestre do curso é desenvolvido em duas etapas, sendo uma de caráter presencial, denominada Etapa de Estudos Presenciais, na qual os acadêmicos têm aulas referentes às três áreas de formação, em período integral no campus da UNEMAT em Barra do Bugres/MT, geralmente realizada nos meses de janeiro e julho. A outra etapa é denominada Etapa de Estudos Cooperados de Ensino e Pesquisa (Etapa Intermediária), na qual são desenvolvidas pelos acadêmicos, atividades pedagógicas de pesquisa e de estágio em suas comunidades, sendo realizada nos meses em que estes estão ministrando aulas nas aldeias. O desenvolvimento destas atividades intermediárias, por sua vez, é acompanhado pela equipe pedagógica do projeto.
A cada etapa realizada novos materiais foram sendo produzidos. Estes materiais produzidos por acadêmicos e docentes, juntamente com toda a documentação administrativa expedida pelo 3º Grau Indígena, encontram-se classificados e arquivados em sua Secretaria Acadêmica, a qual ocupa um espaço físico próprio, junto a sede do projeto. Este arquivamento é realizado de acordo com um plano de classificação estabelecido nos projetos sobre educação escolar indígena anteriores, dentre os quais destaca-se o Projeto Tucum que abrangeu vários municípios de Mato Grosso. Tal plano também é atualizado mediante necessidade da equipe.
Segundo informações dos responsáveis pela Secretaria Acadêmica do 3º Grau Indígena, Fernando Lopes e Sandra Gutierres, ao chegar um documento no setor (ofício, e-mail, trabalho de acadêmico, entre outros) ele é identificado por tipo e data e em seguida catalogado com base na tabela do Plano de Classificação (ver anexo), ou seja, cada tipo de documento tem uma numeração de classificação e uma numeração de ordem, que é anotada a lápis na parte superior do documento e em seguida no banco de dados no computador. Identificada a classificação do documento, o sistema retorna o último documento com essa classificação, para que o mesmo possa receber a numeração subseqüente. A classificação nunca muda para cada tipo de documento, por exemplo, ofício emitido tem como classificação 19.3. O número de ordem é alterado, em ordem crescente, a cada documento classificado. O número de ordem é que permite saber quantos documentos (no caso ofício emitidos) existem no acervo. Em seguida, são inseridas informações básicas sobre o documento que está sendo catalogado para o banco de dados no computador como data, destinatário, numeração, nº de ordem, nº de classificação, em qual gaveta ficará arquivado e uma síntese do assunto. O mesmo procedimento é feito para qualquer documento emitido pelo Projeto, uma vez que fica uma cópia arquivada (ver formulário de cadastro de documentos em anexo).
A cada mês é impresso um relatório geral dos documentos catalogados (ver modelo em anexo), que também serve para consulta e como cópia de segurança, caso venha ocorrer algum problema irreversível no banco de dados.
Existem dois tipos de arquivos no Projeto: Arquivo Corrente e Arquivo Permanente. O arquivo corrente é aquele que contém os documentos que estão sendo consultados com freqüência (documentos dos alunos, ofícios e relatórios do ano, entre outros). O arquivo permanente é aquele que armazena os documentos que não são manuseados com freqüência, que raramente são consultados, como ofícios de anos anteriores, atas de reuniões passadas e trabalhos e cartazes de semestres anteriores2.
2 Entende-se por arquivo “o conjunto de documentos independentes da natureza dos
suportes, acumulados por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no desempenho de suas atividades” (MATO GROSSO – APMT, 2002, p. 91).
Conforme explica o Manual de Gestão de Documentos do Estado de Mato Grosso, “o prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo a sua permanência junto às unidades organizacionais. [...] Estabelece a destinação de guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa” (MATO GROSSO – APMT, 2002, p.41).
Além do banco de dados dos acadêmicos e dos documentos da secretaria, também foram desenvolvidos bancos de dados para catalogar outras informações como: os livros adquiridos pelo 3º Grau Indígena, a fim de ampliar seu acervo bibliográfico; o acervo fotográfico; o acervo etnográfico; as fitas de vídeo; os dados curriculares dos docentes, monitores e membros da equipe que atuam no 3º Grau Indígena e na área da educação escolar indígena. Todos estes bancos de dados foram desenvolvidos internamente junto à equipe administrativa, utilizando o Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados (SGBD) Microsoft Access.
Entre os bancos de dados apresentados anteriormente, 04 (quatro) eram utilizados mais freqüentemente por parte da equipe do projeto, sendo eles os bancos que possuíam dados específicos referentes aos acadêmicos, às fotografias, às publicações e à documentação da Secretaria Acadêmica.
Além dessa base, existem mais 03 (três) bancos de dados, que agregam informações gerais referentes à situação educacional, lingüística e antropométrica dos acadêmicos. Esses bancos não possuem uma consulta constante por parte da equipe, servindo de apoio para atividades pedagógicas desenvolvidas pelos docentes do projeto. Razão pela qual seus dados são baseados em questionários aplicados pelos docentes.
O propósito do banco de dados dos acadêmicos é facilitar as tarefas de emissão da matrícula semestral e demais documentos solicitados, bem como obter informações gerais acerca dos acadêmicos, como município, aldeia, etnia e demais dados pessoais. Os dados que alimentam essa base foram obtidos, em parte, da documentação pessoal e escolar disponível na secretaria. As informações mais suscetíveis a mudanças tal com aldeia, município,
endereço, entre outras, são atualizadas a cada semestre por meio da aplicação de questionário aos acadêmicos ou por entrevista no ato de realização da matrícula, que geralmente se dá nos três primeiros dias da etapa presencial.
O acervo fotográfico permite o registro das atividades desenvolvidas no projeto. Logicamente, a tarefa de encontrar uma foto pelo método manual, por exemplo, da visita à escola de determinada aldeia, se torna cada vez mais difícil à medida que a quantidade de fotos aumenta. Por outro lado, se cada foto possuir um registro e uma descrição em um banco de dados informatizado, basta uma consulta a este banco para encontrar as fotos que pertencem a referida visita, como é o caso. Segundo Antônio dos Santos Júnior, responsável pelo acervo fotográfico, o processo de catalogação das fotos inicia-se com a separação das fotos por assuntos (visita a aldeias, etapa presencial, apresentação cultural, etc). Em seguida ela começa a ser registrada no banco de dados onde recebe uma numeração seqüencial, o local, o assunto, o período, o tamanho e o fotógrafo. Feito isso é impressa uma etiqueta com esses dados que é colada no verso da foto. As fotos são arquivadas em álbuns (pastas pretas com plásticos).
Tem-se futuramente como proposta para aprimorar esse trabalho, a digitalização de todas essas fotos que serão inseridas no banco de dados, evitando-se com isso o manuseio das fotos originais e o acesso mais fácil às imagens. O acervo hoje conta com mais de 5 mil fotos catalogadas.
A catalogação e arquivamento das fotos têm uma importância fundamental para o projeto, uma vez que registra a memória iconográfica de momentos importantes da formação de professores em nível superior, desde a elaboração do projeto até os dias atuais. Tem-se dessa forma, registros de momentos históricos que marcaram a educação superior no estado de Mato Grosso, bem como do movimento dos professores indígenas na luta pelo acesso à formação escolar.
De maneira semelhante, o acervo etnográfico, composto por peças artesanais doadas pelos acadêmicos indígenas ou adquiridas pelo projeto, possui também uma catalogação, objetivando sua organização, segurança e facilidade no manuseio (empréstimo). O
acervo tem mais de 500 peças entre plumárias, cestarias, cerâmicas, material arqueológico, entre outros, que recebe uma etiqueta com um código seqüencial (IND.001). Por meio desse código, acessando o banco de dados, tem-se os seguintes campos: numeração corrente, etnia, nome do objeto em português e na língua da etnia, categoria, número de peças, material de que é feito, função da peça, modo de aquisição e a data de entrada no acervo (ver formulário em anexo).
Os motivos para se manter um banco de dados para cadastro das publicações, basicamente são os mesmos do banco de dados das fotografias, considerando que este banco de dados não possuía a intenção de se registrar o empréstimo das publicações.
Contempla-se como proposta da equipe administrativa a constante organização do acervo de dados do 3º Grau Indígena, informatizando-o de maneira a disponibilizar de forma viável informações relevantes aos interessados, servindo como complemento para ações desenvolvidas no campo da educação escolar indígena.
O Sistema informatizado de banco de dados
A partir do início de 2003, através do desenvolvimento das atividades do Estágio Supervisionado do curso de Ciência da Computação, do campus da UNEMAT de Barra do Bugres, a base de dados do 3º Grau Indígena mencionada anteriormente, que se encontrava dividida em vários bancos de dados, com orientação de professores da área da computação, pôde ser unificada em uma só base, eliminando-se possíveis redundâncias e divergências nas informações existentes. Este procedimento também possibilitou mais agilidade nas operações de atualização e manutenção da base de dados, de cópia de segurança e de controle de acesso.
O trabalho realizado por ocasião da integração também pôde identificar novos dados a serem armazenados na base, dentre eles: dados sobre os próprios acadêmicos e servidores que atuam no 3º Grau Indígena; dados sobre os currículos de profissionais interessados em atuar no projeto; dados sobre o acervo etnográfico (artesanatos); e dados sobre a videoteca (CD-ROMs, Fitas de Vídeo e Fitas K7). A
figura a seguir permite visualizar as principais informações hoje armazenadas na base de dados.
Figura 1: Principais dados armazenados na base de dados do 3º Grau Indígena
Dessa forma, em uma única base de dados se encontram reunidos os dados com os quais a equipe administrativa lida freqüentemente. A partir destes dados, alimentados pela própria equipe, são extraídas informações necessárias, geralmente em forma de relatórios ou consultas. A base de dados também contribui para a organização administrativa dentro do 3º Grau Indígena, a qual é fundamental em praticamente todas as instituições.
O processo de integração e normalização da base de dados
Embora constitua um procedimento mais técnico, pertencente a área de modelagem e projeto de banco de dados, será resgatado um pouco do processo de junção das várias bases de dados em um única, por se tratar de um importante passo para o melhoramento do sistema de informações do 3° Grau Indígena.
Base de dados Dados sobre acadêmicos
Dados sobre servidores
Dados sobre documentos arquivados
Dados sobre currículos Dados sobre o acervo
fotográfico
Dados sobre o acervo bibliográfico
Dados sobre o acervo etnográfico
Um fator complicante marcou o processo de integração e normalização3 da base de dados do 3º Grau Indígena. Em todos os
bancos de dados apresentados no tópico sobre o surgimento da base, já haviam dados cadastrados, com uma quantidade significativa de registros. Para se ter uma noção, o banco de dados que possuía menos registros era o de acadêmicos, que possuía 200 (duzentos) registros referentes aos 200 (duzentos) acadêmicos do projeto. O banco de dados utilizado para classificação de documentos na Secretaria Acadêmica possuía 16.891 (dezesseis mil, oitocentos e noventa e um) registros. Dessa forma, foi necessário o máximo de cautela, a fim de se evitar que o trabalho de cadastro desenvolvido pela equipe administrativa não fosse perdido.
A modelagem utilizada foi de acordo com a abordagem relacional4, por ser a mais comumente utilizada no desenvolvimento
de bancos de dados e pelo fato da base de dados já estar cadastrada em um banco de dados relacional.
Considerando que o 3º Grau Indígena já possuía definidos a maioria dos dados que deveriam ser cadastrados, o processo de modelagem do sistema se concentrou mais na identificação de dados repetitivos entre os bancos de dados.
Um levantamento inicial, levando em consideração a base de dados já existente e através de observação pessoal ao trabalho da equipe administrativa, permitiu o levantamento de oito entidades5
básicas, apresentadas a seguir.
3 Segundo Alves (2004, p.258), “técnica empregada na organização de um conjunto
de dados, procurando detectar e eliminar possíveis redundâncias”.
4 Os dados são organizados em forma de tabela, na qual cada linha representa um
registro sobre determinado objeto e cada coluna representa um determinado dado sobre este objeto.
5 Segundo Heuser (2001, p.12), “conjunto de objetos da realidade modelada sobre os
quais deseja-se manter informações no banco de dados”.
ACADÊMICO ARTESANATO CURRÍCULO DOCUMENTO FITA_VÍDEO FOTOGRAFIA PUBLICAÇÃO SERVIDOR
As entidades ACADÊMICO, DOCUMENTO, FOTOGRAFIA e PUBLICAÇÃO, referem-se respectivamente aos bancos de dados dos acadêmicos, dos documentos da Secretaria Acadêmica, do acervo fotográfico e do acervo bibliográfico.
Já as entidades ARTESANATO, CURRÍCULO, FITA_VÍDEO e SERVIDOR, foram identificadas a partir do levantamento de dados feitos junto à equipe administrativa do 3º Grau Indígena. A técnica de levantamento de dados utilizada constituiu-se de observações diretas junto aos responsáveis pelo setor em questão.
A entidade ARTESANATO surgiu pelo fato do 3º Grau Indígena ter adquirido uma grande quantidade de artesanatos e objetos etnográficos, os quais a equipe administrativa deseja cadastrar de forma a obter controle sobre o acervo.
O mesmo fator acima apresentado justifica a criação da entidade FITA_VIDEO. Ressalva-se apenas que a referida entidade permitirá armazenar, além de fitas de vídeo, informações sobre fitas K7, CDs e outras mídias em geral.
O 3º Grau Indígena também possui vários currículos de professores, dos quais a equipe desejava manter um cadastro de forma a viabilizar a localização de um determinado professor, de acordo com a área de especialidade solicitada. Dessa forma, foi inserida no banco de dados a entidade CURRÍCULO.
A entidade SERVIDOR, diz respeito ao cadastro de docentes, professores auxiliares e técnicos que atuam, ou atuaram, no 3º Grau Indígena.
Utilizando-se princípios de engenharia reversa6 de banco de
dados, os dados que já se encontravam cadastrados nos bancos de dados distintos puderam ser transportadas com total integridade para a base de dados unificada, preservando-se o trabalho de cadastro do acervo, já iniciado pela equipe administrativa.
6 Para Heuser (2001, p.115), “processo de abstração, que parte de um modelo de
implementação e resulta em um modelo conceitual que descreve abstratamente a implementação em questão”.
Interface do sistema
Basicamente, a interface do sistema desenvolvido no Access, após o processo de integração e normalização da base de dados, constitui-se de um formulário principal, expresso na figura adiante, a partir do qual se tem acesso aos módulos do sistema e seus respectivos formulários para cadastro, consulta, alteração e exclusão.
Figura 3: Formulário principal, menu de controle
A título de exemplo, o formulário para cadastro de acadêmicos será exibido na figura a seguir.
Figura 4: Formulário utilizado para registro dos dados pessoais de cada acadêmico no banco de dados
Importância do sistema na organização documental e pedagógica
Como já foi ressaltado anteriormente, o “Projeto Memória do Acervo do 3º Grau Indígena” foi implementado com o objetivo de otimizar as ações administrativas e pedagógicas desenvolvidas no contexto dos cursos do 3º Grau Indígena, haja vista a gama de documentos, nos seus diferentes tipos, que são gerados cotidianamente. Mas também nasceu da preocupação da preservação da memória histórica da Educação Escolar Indígena no estado de Mato Grosso, uma vez que experiências anteriores nos programas de formação de professores indígenas permitiram perceber a necessidade da implementação de um trabalho de gestão documental, a fim de evitar que documentos importantes fossem extraviados ou deteriorados pela ausência de uma ação sistemática na conservação desses materiais.
Mato Grosso foi um dos estados pioneiros na formação de professores em serviço (Projeto Inajá, Homem-Natureza, Parceladas) e também na formação específica de professores indígenas (Projeto Tucum, Projeto Urucum-Pedra Brilhante). Apesar do pioneirismo, pouco se tem registrado ou documentado destas experiências que marcaram época e pavimentaram o caminho para novos projetos, como é o caso da Educação Superior para Indígenas no Brasil.
Foi também com essa preocupação, de sistematização e conservação da memória escrita, oral, iconográfica e artística dos projetos de formação de professores indígenas, que foi criado o “Projeto Memória do Acervo do 3º Grau Indígena”, que conseguiu, num trabalho árduo, recuperar parte considerável dos documentos pedagógicos do Projeto Tucum que estava espalhados pelos municípios do estado.
O lingüista Marcus Maia (UFRJ), que tem considerável experiência de pesquisas em museus e tem atuado como docente no 3º Grau indígena, ressalta a importância de se constituir arquivos justamente pela preservação e recuperabilidade da memória, que organiza e permite o acesso com facilidade a materiais e dados produzidos, que poderão ser utilizados em trabalhos posteriores. Chama a atenção ainda para a dificuldade em realizar trabalhos dessa natureza, prática não muito comum no contexto dos cursos de formação em geral, que não tem isso como prioridade. Considera a experiência do 3º Grau Indígena um bom exemplo de instrumento de organização e operacionalização na gestão documental.
Segundo Luís Donisete Grupioni (USP/IEPÉ), antropólogo e docente do projeto, a diversidade de etnias e a quantidade de alunos presentes nos três cursos, resultaria sem dúvida num volume enorme de documentos que necessitariam serem organizados de maneira a facilitar o acesso a esses materiais. O Projeto Memória implementado no 3º Grau Indígena conseguiu montar um sistema bem organizado que permite ter as informações tantos das disciplinas quantos dos alunos individualmente. Para Grupioni, essa organização tem sim um reflexo direto no trabalho em sala de aula, uma vez que se tem a segurança de que o material produzido em sala de aula vai ser catalogado e vai estar disponível na próxima etapa ou quando for preciso ao longo do curso. Isso permite retomar atividades de etapas
anteriores, recuperar produções e re-trabalhar essas produções em outras situações, transformando isso em materiais que são devolvidos aos cursistas. Nesse sentido, esse projeto é pioneiro também em mostrar a outros projetos possibilidades de estruturação e organização de seu dia-a-dia.
O Projeto Memória do Acervo do 3º Grau Indígena tem, além do propósito organizacional dos diferentes documentos produzidos ao longo das etapas do curso, que contribui para facilitar o trabalho dos docentes, técnicos, pesquisadores e acadêmicos do curso, uma importância que transcende a tudo isso, que só será percebida e apreendida no futuro, na medida em que tudo isso se constituir uma memória do dia-a-dia do projeto, da história da formação superior no Brasil, que possibilitará repensar, refletir e problematizar questões fundamentais da escolarização de indígenas no país.
Considerações finais
Como geralmente ocorre nas bases de dados, o banco de dados do 3° Grau Indígena está em constante atualização, de maneira a atender as atividades desenvolvidas pela equipe técnico-administrativa, tornando as informações mais acessíveis.
Embora tenha atendido a demanda por informação do projeto até o momento atual, estudam-se maneiras de aperfeiçoar esse sistema de banco de dados ainda mais, principalmente no que se refere ao suporte na tomada de decisões. Leva-se em consideração, o fato da base de dados atual só permitir o cadastro de informações em nível de acervo.
Com a ampliação do projeto, através da abertura da nova turma de cem acadêmicos em 2005, uma das propostas de implementação tende para o desenvolvimento de um sistema acadêmico, que utilizasse os dados já cadastrados, permitindo assim o acompanhamento do acadêmico desde sua entrada até a conclusão do curso, através do sistema. Esse sistema também permitiria o registro de operações de empréstimo dos elementos que constitui o acervo (livros, documentos, fotos, entre outros), como também o registro da participação dos professores em cada semestre dos cursos.
Uma outra proposta também considerada é a disponibilidade de alguns dados da base, para consulta via Internet através do web site do 3° Grau Indígena, permitindo que docentes, acadêmicos e visitantes tenham acesso a informações previamente disponibilizadas. Evidentemente as informações a serem disponibilizadas para esse público mais amplo passariam por uma apreciação por parte das instâncias que atuam na gestão do projeto. Contudo, trata-se de uma proposta a ser implementada de médio a longo prazo, também por demandar adequação da estrutura físico-tecnológica.
Essas propostas fazem parte da dinâmica dos sistemas de informações. Sabe-se que o tratamento de uma base de dados deve ser constante em decorrência de novas necessidades e das próprias modificações externas e internas que surgem. Um sistema realmente eficiente é aquele que está em constante adaptação às necessidades dos usuários.
Referências bibliográficas
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ALVES, William Pereira. Fundamentos de Bancos de Dados. 1.ed. São Paulo: Érica, 2004.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998.
GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO. 3º Grau Indígena:
Projeto de Formação de Professores Indígenas. Barra do Bugres: UNEMAT;
Brasília: DEDOC/FUNAI, 2001.
HEUSER, Carlos Alberto. Projeto de banco de dados. Porto Alegre: Instituto de Informática da UFRGS: Sagra Luzzatto, 2001.
LAUDON, Keneth C.; LAUDON, Jane Price. Sistemas de Informação. 4.ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
MACHADO, Felipe; ABREU, Maurício. Projeto de banco de dados: uma
visão prática. São Paulo: Érica, 1996.
MATO GROSSO – APMT. Manual de gestão de documentos do Estado de
Anexos
Anexo A: Plano de classificação da Secretaria Acadêmica do 3° Grau Indígena 10.0 Concursos
10.1 Vestibular (Edital, relação de aprovados, chamadas, convocações) 10.2 Preparação para vestibular, manual
10.3 Provas do vestibular 10.4 Matriculados desistentes 10.5 Aprovados não matriculados 10.6 Matrícula indeferida 10.7 Vestibular
10.8 Inscrições indeferidas
11.0 Ações de Planejamento e Formação
11.1 Atas (reuniões, encontros)
11.2 Projetos, propostas e ajustes de projetos
11.3 Relatórios das etapas de planejamento e formação (docentes, consultores e assessores)
11.4 Relatórios, planejamento dos docentes
11.5 Acompanhamento e avaliação (relatórios gerais das etapas presenciais e intermediárias)
11.6 Avaliação dos acadêmicos 11.7 Avaliação dos docentes 11.8 Pesquisas dos docentes
12.0 Materiais Instrucionais (usados pelos docentes acadêmicos)
12.1 Bibliografias 12.2 Textos, livros 12.3 Fitas de vídeo, etc
13.0 Administração Acadêmica
13.1 Atos deliberativos, legislação (decretos, portarias, etc) 13.2 Atos de pactos e ajustes (convênios, contratos, termos) 13.3 Propostas de planos de aula, calendário
13.4 Currículos, diários, etc
13.5 Relatórios, atas, anotações do colegiado acadêmico 13.6 Fichas de freqüência e aproveitamento
13.7 Projetos políticos pedagógicos 13.8 Pasta individual (acadêmico)
13.9 Pessoal (currículo, documentação pessoal)
13.10 Manutenção (material de consumo, hospedagem, alimentação) 13.11 Declarações
14.0 Materiais Produzidos pelos Acadêmicos
14.1 Literatura em língua indígena 14.2 Literatura em língua Portuguesa 14.3 Textos
14.5 Planos de aulas
14.6 Propostas políticas, pedagógicas 14.7 Maquetes 14.8 Desenhos/cartazes 14.9 Artesanatos 14.10 Jornal Interno 15.0 Comunicações Públicas 15.1 Divulgação 15.2 Publicidade
15.3 Discursos, entrevistas, artigos, conferências, livros, folder´s 15.4 Convites para solenidades, apresentações
15.5 Fotografias 15.6 Vídeos 16.0 Patrimônios 17.0 Impressão Gráfica 18.0 Orçamento e Finanças 18.1 Previsão orçamentária 18.2 Proposta orçamentária 18.3 Alteração de proposta
18.4 Aprovação orçamentária (programas, fontes e recursos) 18.5 Créditos adicionais (suplementares e adicionais)
18.6 Liberação de recursos (suprimentos de fundos, repasses de verbas, e ressarcimentos)
18.7 Empenhos
18.8 Anulação de empenhos 18.9 Relatório execução financeiro 18.10 Relatório de aplicação 18.11 Pagamentos
18.12 Contabilidade 18.13 Gastos não previstos
19.0 Documentos Administrativos 19.1 Memorando expedido 19.2 Memorando recebido 19.3 Ofício expedido 19.4 Ofício recebido 19.5 Cartas expedidas 19.6 Cartas recebidas 19.7 Fax expedido 19.8 Email expedido 19.9 Email recebido 19.10 Fax recebido 19.11 Comunicação interna 19.12 Carta convite
19.13 Email dos docentes e para os docentes
20.0 Expediente Interno
20.1 Relatório de viagens 20.2 Controle de veículo 20.3 Controle de combustível
20.4 Controle de xérox
20.5 Relação de matérias de consumo 20.6 Relação de materiais emprestados 20.7 Modelos de documentos e relatórios 20.8 Relatório da coordenação
20.9 Relação de materiais permanentes 20.10 Relatório dos bolsistas
30.0 Enfermaria
30.1Receituário
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