UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO PARA A
CONTROLADORIA EMPRESARIAL
Por: Joyce Feijó Rocha Silva
Orientador Prof. Luciana Madeira
Rio de Janeiro 2014
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO PARA A
CONTROLADORIA EMPRESARIAL
Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Auditoria e Controladoria. Por: Joyce Feijó Rocha Silva
AGRADECIMENTOS
Dedico este trabalho primeiramente a Deus e posteriormente à minha família que tanto me apoiou durante toda a minha trajetória. Também agradeço aos professores pela dedicação e aos colegas de curso pela força, convívio e companheirismo.
DEDICATÓRIA
Dedico esta monografia ao meu esposo, pais, parentes e principalmente ao meu filho que está por vir.
RESUMO
A atual competitividade dos negócios e as constantes mudanças nos diversos ambientes das empresas exigem a maximização do desempenho e do controle empresarial. Neste sentido, a Controladoria exerce papel preponderante na empresa, apoiando os gestores no planejamento e controle de gestão, através da manutenção de um sistema de informação que permita as várias funções e especialidades. Para facilitar o entendimento do processo de planejamento e controle de uma empresa, a controladoria desenvolveu a visão do modelo de gestão. Através do modelo de gestão, pode-se identificar a razão de ser uma organização e contribuir para a eficiência de suas operações, assegurando sua continuidade no negócio. Além disso, é de suma importância que as empresas tenham seus controles internos eficazes, pois irá contribuir de maneira significativa para a controladoria. Desta forma, o controller ocupa posição estratégica nas organizações, constituindo-se em ferramenta de proteção a integridade das empresas, orientando a alta administração na tomada de decisões.
METODOLOGIA
Este trabalho baseou-se em pesquisas bibliográficas, artigos, webgrafia em materiais utilizados nos últimos 10 anos, cujos principais autores pesquisados foram: Marcelo Cavalcante e William Attie nos temas de controles internos e auditoria, Armando Catelli e Clóvis Padoveze nos temas de Controladoria. As pesquisas foram realizadas com foco no tema de Controle interno como ferramenta de apoio para a Controladoria nas empresas
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 09
CAPÍTULO I - Controle interno 11
CAPÍTULO II - Controladoria 19
CAPÍTULO III – A importância da controladoria no processo decisório empresarial 30
CONCLUSÃO 37
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 39
BIBLIOGRAFIA CITADA 40
ÍNDICE 42
INTRODUÇÃO
As mudanças no setor operacional provocam a necessidade de muitas alterações na forma de gestão das organizações. O aumento da competitividade, o avanço da tecnologia, a crescente exigência dos consumidores, entre outros, são fatores que afetam as empresas e exigem delas uma permanente adaptação a esse ambiente desafiador.
Diante desses desafios, a elaboração e consolidação de um adequado planejamento estratégico e seus planos decorrentes pelas empresas, podem trazer contribuições valiosas para que as decisões tomadas no presente apoiem as consequências geradas no futuro.
É na administração dessas situações que se insere a controladoria, cuja função básica é subsidiar os gestores na busca constante da eficácia organizacional, através da disseminação de informações tempestivas e relevantes, mantendo uma estreita relação com a atividade de planejamento nas empresas.
A atuação da controladoria pode ser visualizada sob duas colocações:
Primeira, como um órgão facilitador que fornece informações às demais áreas da empresa para que possam implementar suas estratégias específicas.
Segunda, como a área que procura integrar o processo de decisões estratégicas de cada área com o objetivo global da organização, ou seja, com a diretriz estratégica da empresa como um todo.
A controladoria atua no processo de gestão com o objetivo de proporcionar aos gestores os meios que os levem a atingir a eficácia organizacional, de modo que todas as decisões estejam voltadas à harmonia operacional, tomadas sempre à luz dos objetivos globais da organização e com os gestores atuando de forma sincronizada no sentido de gerarem, com suas ações, os melhores resultados possíveis com o menor sacrifício de recursos possíveis.
O presente trabalho visa demonstrar o controle interno como ferramenta eficaz para a controladoria empresarial, que por sua vez, tem importância para a administração no momento da tomada de decisões.
A monografia está dividida em três capítulos, enfocando conceitos que são considerados relevantes aos objetivos deste trabalho.
O capítulo I trata das definições e objetivos dos controles internos, bem como sua importância nas empresas, além de esclarecer a diferença entre controles internos e sistema de controles internos e os seus princípios fundamentais.
O capítulo II aborda o conceito e as características da controladoria, suas principais funções, missões e objetivos. Definido esses tópicos, o capítulo ainda menciona as funções do controller e faz a ligação entre a controladoria e o controle interno.
O enfoque do capítulo III abrange a integração entre o processo decisório e o sistema de informações, os requisitos básicos do modelo decisório, o papel e o apoio da controladoria na tomada de decisão da gestão.
Na conclusão são apresentadas as considerações finais do trabalho enfatizando a importância dos controles internos e da controladoria, ambos como ferramenta fundamental no processo decisório das empresas.
CAPÍTULO I
CONTROLE INTERNO
O processo de globalização e o crescimento tecnológico atribuíram maior destaque aos mecanismos de controle interno. Estes mecanismos passaram a integrar a realidade das empresas, visto que, na medida em que as organizações aumentaram o número de subsidiárias em diversos países, necessitou-se impor um padrão de procedimentos que pudessem manter o efetivo e apurado controle de todas as suas unidades.
Neste contexto, o presente capítulo aborda o conceito dos controles internos e analisa o sistema de controles internos como uma ferramenta apta a garantir a integridade das informações sobre todos os eventos que dizem respeito às atividades da empresa, possibilitando que elas revelem, com propriedade, os efeitos da ação gerencial.
1.1 – Conceito de controle interno
Com a finalidade de esclarecer o que significa controle interno, a descrição contida no livro de Auditoria, de William Attie, relativa a definição pelo Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), afirma que:
“O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração” (ATTIE, 2011, p.188).
Segundo Almeida (2010) o Controle Interno se caracteriza dentro das Entidades sejam estas públicas ou privadas, como a união de procedimentos, rotinas e métodos de controle que tem como objetivo proteger os Ativos, transformar as informações contábeis confiáveis e transparentes, ajudando a administração a obter sempre tempestivamente esses dados para orientar os gestores na continuidade das Entidades.
Percebe-se que será através do Controle Interno que a Administração obterá as informações de toda organização, visando saber se as metas traçadas estão sendo seguidas em todos os seguimentos da mesma.
É importante também relembrar o significado da palavra controle que apesar de ter um significado amplo, destaca-se pela dominação, direção, limitação, vigilância, verificação e registro, pois estes deverão nortear a atuação do Controle Interno.
Para Cruz e Glock (2008) “O Controle Interno compreende o plano de
organização e todos os métodos e medidas adotadas na empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a exatidão e fidelidade dos dados contábeis, desenvolver a eficiência nas operações e estimular o seguimento das políticas executivas prescritas”.
Em mais uma visão de Cruz e Glock (2008) unificará e reforçará os conceitos mencionados: “O Controle Interno compreende o plano de
organização e o conjunto coordenado de métodos e medidas, adotadas pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração”.
De acordo com Attie (2011), o controle interno tem significado e relevância somente quando é concebido para garantir o cumprimento de um objetivo definido, quer seja administrativo ou gerencial. Dessa forma, o controle
não é algo sem face ou sem forma, mas um dado físico que avalia uma função observável.
Attie afirma que:
“Dessa forma, podemos atestar que o controle interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias atividades com o propósito de fazer cumprir os seus objetivos. Os meios de controle incluem, mas não se limitam a: forma de organizações, políticas, sistemas, procedimentos, instruções, padrões, comitês, plano de contas, estimativas, orçamentos, inventários, relatórios, registros, métodos, projetos, segregação de funções, sistema de autorização e aprovação, conciliação, análise, custódia, arquivo, formulários, manuais de procedimentos, treinamento, carta de fiança, etc.” (ATTIE, 2011, p. 190).
Observa-se que o conceito é bastante abrangente. O que se verifica, de imediato, é que o controle interno refere-se não apenas aos aspectos diretamente relacionados às funções de contabilidade e finanças, mas sim a todos os aspectos das operações de uma empresa.
Conclui-se que, o Controle Interno não visa apenas viabilizar informações aos gestores, mas será através dele que os Ativos e a continuidade financeira da Entidade será controlada e salvaguardada.
1.2 – Objetivos do controle interno
De acordo com Marcelo Almeida (2008), o controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os
objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.
Os principais objetivos do controle interno são definidos pelas Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC T 16), da seguinte forma:
“Controle interno sob o enfoque contábil compreende o conjunto de recursos, métodos, procedimentos e processos adotados pela entidade, com a finalidade de: (a) salvaguardar os ativos e assegurar a veracidade dos componentes patrimoniais;
(b) dar conformidade ao registro contábil em relação ao ato correspondente;
(c) propiciar a obtenção de informação oportuna e adequada;
(d) estimular adesão às normas e às diretrizes fixadas; (e) contribuir para a promoção da eficiência operacional da entidade;
(f) auxiliar na prevenção de práticas ineficientes e antieconômicas, erros, fraudes, malversação, abusos, desvios e outras inadequações.”
Os objetivos do controle interno anteriormente expostos visam à conjugação da segurança adequada a atividades praticadas ao longo de toda empresa.
1.3 – Sistema de controle interno x controle interno
Para que se possa entender a essência da dimensão de controles e procedimentos internos, faz-se necessário diferenciar o que são controles internos e o que é um sistema de controle interno.
Cada operação realizada em uma empresa exige diversos procedimentos e mecanismos que assegurem que o seu registro foi executado e registrado de forma correta. O conjunto destas operações recebe o nome de controle interno.
Já o conceito de sistema é mais abrangente, pois o sistema de controles internos, é formado pela interação e interdependência de cada procedimento isolado de controle, considerando cada ciclo de operações que a empresa realiza, com o objetivo de assegurar a eficácia organizacional, através da proteção do seu patrimônio, da confiabilidade e da tempestividade das informações e da determinação da adesão a normas e políticas preestabelecidas.
Esse sistema é definido pelas Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC TA 315), como sendo:
“O processo planejado, implementado e mantido pelos responsáveis pela governança, administração e outros empregados para fornecer segurança razoável quanto à realização dos objetivos da entidade no que se refere à confiabilidade dos relatórios financeiros, efetividade e eficiência das operações e conformidade com leis e regulamentos aplicáveis. O termo controles refere-se a quaisquer aspectos de um ou mais dos componentes do controle interno.”
Portanto, controle interno é cada procedimento estabelecido e executado individualmente e sistema de controles internos é a organização de todos os mecanismos de controle que interagem entre si, garantindo a salvaguarda dos ativos da empresa, a melhoria da eficiência operacional, a integridade e transparência das informações econômico-financeiras e, além
disso, auxilia na adesão as políticas e normas propostas pela administração da companhia.
1.4 – A importância do controle interno
É de fundamental importância a utilização de um controle adequado sobre cada sistema operacional, pois dessa maneira atingem-se os resultados mais favoráveis com menores desperdícios.
Crepaldi (2012), sumariza a importância do controle interno, considerando os seguintes aspectos:
a) O eficiente controle das operações requer relatórios e análises que reflitam a situação da companhia;
b) A salvaguarda dos ativos da companhia e a prevenção ou descoberta de erros e fraudes é responsabilidade da administração, o que para a adequada execução, necessita de um bom sistema de controle interno.
Segundo Attie (2011), informações contábeis distorcidas podem levar a conclusões erradas e danosas para a empresa. Apesar disso, embora pareça absurdo, existem muitas empresas para as quais o controle interno é desconhecido. Pensam que, tendo empregados de confiança, estarão cobertas contra qualquer irregularidade. Confiar nos subordinados não deixa de ser correto; é necessário, porém, admitir que esta confiança pode dar lugar a toda espécie de fraudes. Basta dizer que grande parte das irregularidades nos negócios, segundo se tem verificado, deve-se a empregados nos quais se confiava. Além disso, quando não existem procedimentos adequados de controle interno, são frequentes os erros involuntários e os desperdícios.
É importante destacar que as deficiências de controle interno ocorrem quando o controle é planejado, implementado ou operado de tal forma que não consegue prevenir, ou detectar e corrigir tempestivamente, distorções nas demonstrações contábeis, ou falta um controle necessário para prevenir, detectar e corrigir tempestivamente, distorções nas demonstrações contábeis.
1.5 – Princípios do controle interno
Para Almeida (2008), os princípios fundamentais dos controles internos são os seguintes:
a) Responsabilidade: as atribuições dos funcionários ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferência por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de organização;
b) Rotinas internas: formulários internos e externos; instruções para o preenchimento e destinações dos formulários internos e externos; evidências das execuções dos procedimentos internos de controle; procedimentos internos dos diversos setores da empresa, as quais a empresa deve definir no manual de organização;
c) Acesso aos ativos: o qual deve ser limitado aos funcionários, sendo estabelecidos controles físicos sobre esses;
d) Segregação de funções: estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido ao fato de essas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno;
e) Confronto dos ativos com os registros: procedimentos de forma que seus ativos, sob a responsabilidade de alguns funcionários, sejam periodicamente confrontados com os registros da contabilidade; f) Amarrações do sistema: sistema de controle interno deve ser
autorizadas, por seus valores corretos e dentro do período de competência;
g) Auditoria interna: objetivo verificar se as normas internas estão sendo seguidas e avaliar a necessidade de novas normas internas ou de modificação das já existentes;
h) Custos do controle x benefícios: o custo do controle interno não deve exceder aos benefícios que dele se espera obter
i) Limitações do controle interno: referindo-se principalmente a conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa, funcionários não são adequadamente instruídos com relação às normas internas, funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias.
Com base nos fatores acima expostos, pode-se definir Controle Interno como sendo o conjunto de políticas estratégicas e operacionais, procedimentos e definições de estrutura organizacional, operado por pessoas capacitadas e que visam salvaguardar os ativos da empresa, assegurar a fidedignidade das informações contábeis e gerenciais e estimular a eficiência operacional.
Logo conclui-se que a única maneira de se obter um controle bem dinâmico, eficaz, eficiente e com qualidade respeitando a legislação e também dando segurança e subsídios ao Administrador, para que este alcance suas metas traçadas será através do Controle Interno, onde este será representado na figura do Controller ou Controlador.
Desta forma, o capítulo a seguir irá abordar sobre Controladoria e a importância do Controller nas organizações.
CAPÍTULO II
CONTROLADORIA
A atual competitividade dos negócios e as constantes mudanças nos diversos ambientes das empresas exigem a maximização do desempenho e do controle empresarial.
Neste sentido, este capítulo aborda a controladoria com um papel preponderante na empresa, apoiando os gestores no planejamento e controle de gestão, através da manutenção de um sistema de informação que permita as várias funções e especialidades.
1.1 – Conceito e características da controladoria
Segundo Figueiredo e Caggiano (2008), pode-se definir a controladoria como sendo a capacidade de obter e utilizar efetivamente os recursos necessários ao eficiente funcionamento da empresa. Nas últimas décadas o mundo experimentou grandes progressos tecnológicos tanto no processo de industrialização como no processo de comercialização de produtos e serviços. Assim sendo, a dimensão dos negócios exige cada vez mais técnica apurada e capital humano mais especializado.
Após diversos estudos, Padoveze afirma que:
“A Controladoria pode ser definida, então, como a unidade administrativa responsável pela utilização de todo o conjunto da Ciência Contábil dentro da empresa. Como a Ciência Contábil é a ciência do controle em todos os aspectos temporais – passado, presente, futuro – e como a Ciência Social exige a comunicação de informação, no
caso a econômica, à Controladoria cabe a responsabilidade de implantar, desenvolver, aplicar e coordenar todo o ferramental da Ciência Contábil dentro da empresa, nas suas mais diversas necessidades”
(PADOVEZE, 2009, p.3).
Para desempenhar convenientemente suas funções, as empresas recorrem à técnica de controladoria, que tem método próprio de trabalho, baseado num conjunto de princípios de aplicação flexível. A controladoria funciona como órgão de observação e controle da cúpula administrativa. É ela que fornece dados e informações, que planeja e pesquisa, procurando sempre mostrar a essa mesma cúpula os pontos de estrangulamento atuais e futuros, que põem em perigo ou reduzem a rentabilidade da empresa (FIGUEIREDO E CAGGIANO, 2008).
Ainda conforme Figueiredo e Caggiano (2008), a controladoria surgiu em função do aumento da complexidade na organização das empresas, do maior grau de interferência governamental por meio de políticas fiscais, da diferenciação das fontes de financiamentos das atividades e da percepção das necessidades de consideração dos padrões éticos na condução dos negócios. O surgimento da controladoria ocorre principalmente devido a demanda por melhores práticas de gestão, criando a necessidade de um sistema contábil mais adequado para um controle gerencial mais efetivo.
Com base nos conceitos definidos, conclui-se que a área de controladoria é responsável pelo controle contábil, de custos, fiscal e de ativo, voltada sempre a disponibilizar informações confiáveis e tempestivas aos gestores com base nesses controles. É também usuária desse banco de dados e informações, através dos quais pode analisar e simular cenários e comunicar a informação.
1.2 – Funções da controladoria
A controladoria tem a função de organizar, dentro de uma perspectiva ampla, o planejamento das atividades contábeis, o cuidado com sua execução, as análises de atuação interna e os dados fundamentais para o bom funcionamento financeiro da empresa.
As funções básicas da controladoria são: implantação do plano contábil, preparação e interpretação dos relatórios financeiros, verificação das contas e dos registros, compilação dos custos da produção, custeio das contagens físicas dos estoques, supervisão dos impostos, preparação e interpretação das estatísticas e relatórios, orçamento global da empresa, seguro de bens da empresa, fixação de normas padrão relativas à contabilidade, supervisão de aquisição de ativo fixo (CATELLI, 2001).
Na visão de Catelli (2001), as funções são desempenhadas sob algumas premissas, ao qual passamos a abordar:
ü Subsidiar o processo de gestão; ü Apoiar a avaliação de desempenho; ü Apoiar a avaliação de resultado; ü Gerir os sistemas de informações; ü Atender aos agentes do mercado.
Figura 1 – Etapas que definem as funções da Controladoria
Fonte: Nascimento e Reginato (2009)
Conforme representado por meio da figura 1, pode-se resumir as funções da controladoria da seguinte forma:
ü Promover a integração entre as áreas, através do suprimento de informações;
ü Utilizar os sistemas de informação, que devem considerar os preceitos dos modelos de decisão, mensuração e informação da empresa;
ü Subsidiar os gestores com informações que lhes conduzam à melhor escolha entre as alternativas possíveis.
Sendo assim, a área de controladoria deve ter conhecimento das ferramentas tecnológicas, deve atuar conjuntamente com a área de tecnologia da informação no processo de gestão e no planejamento e modelagem dos
bancos de dados da empresa e deve propiciar o desenho de um modelo de comunicação da informação que estimule uma administração eficaz.
1.3 – Missão e objetivos da controladoria
A controladoria tem a incumbência de monitorar o funcionamento dos elementos que integram essa dimensão e de aferir se o seu produto, que é a informação, tem a qualidade requerida para que as atividades organizacionais sejam desenvolvidas com segurança.
Em uma definição mais abrangente, pode-se entender que a missão da controladoria é zelar pela continuidade da empresa, assegurando a otimização do resultado global.
Na visão de CATELLI (2001), para que a missão possa ser cumprida, objetivos claros e viáveis estarão sendo estabelecidos. Os objetivos da controladoria, tendo em vista a missão estabelecida são:
ü Promoção da eficácia organizacional; ü Viabilização da gestão econômica;
ü Promoção da integração das áreas de responsabilidade.
Sob este ponto de vista, a controladoria ao contribuir enquanto área de responsabilidade e conjuntamente com as demais para o cumprimento da missão e continuidade da organização terá como filosofia de atuação:
ü Coordenação de esforços visando à sinergia das ações; ü Participação ativa do processo de planejamento;
ü Interação e apoio às áreas operacionais;
ü Indução as melhores decisões para a empresa como um todo; ü Credibilidade, persuasão e motivação.
Conforme Catelli (2001), a missão da controladoria é assegurar a eficácia da empresa através da otimização de seus resultados.
Infere-se do exposto que a missão e os objetivos da controladoria devem estar intimamente voltados ao cumprimento da missão e continuidade da empresa, idealizado por meio da coordenação dos esforços dos vários gestores existentes em todos os níveis da organização. Nesse sentido, cabe à controladoria servir como indutora da evolução da cultura organizacional como um todo, a fim de promover a melhoria da qualidade das decisões, pois sua atuação, para ser eficaz, envolve a implementação de um conjunto de ações, cujos resultados materializam-se em informações de orientação e controle disponibilizados aos gestores, conforme demonstrado na figura 2 a seguir:
Figura 2 – Missão e objetivos da controladoria
Dessa forma, a controladoria oferece suporte à gestão de negócios da empresa, de modo a assegurar que esta atinja seus objetivos, cumprindo assim sua missão.
Sendo assim, pode-se dizer que o posicionamento da controladoria é enxergar a empresa como um todo, podendo assim considerar se realmente o planejamento proposto terá ou não um impacto positivo nas operações da organização.
1.4 – Funções do controller
Conforme mencionado anteriormente, a controladoria tem a função de organizar, dentro de uma perspectiva ampla, o planejamento das atividades contábeis, o cuidado com sua execução, as análises de atuação interna e os dados fundamentais para o bom funcionamento financeiro da empresa.
Nesse contexto surge o controller, o qual tem uma função estratégica nas organizações.
A expressão inglesa “controller” que, no Brasil, passou a significar “controlador” (de onde a sua derivação para “controladoria”) foi incorporada no cotidiano dos negócios dos Estados Unidos e Europa como o responsável pelo gerenciamento estratégico das várias áreas contábeis e administrativas da empresa, como contabilidade, tesouraria, planejamento e orçamento, de uma forma estrutural relacionada ao controle interno da empresa.
Sua atividade se diferencia pelo fato de ser proativa e portanto estratégica. As atuações do controlador não visam apenas observar o panorama geral da empresa, mais do que isso, produzir um conjunto de informações que permitirá um aumento de competitividade e com isso, um ganho a mais do mercado que atua.
Conforme Figueiredo e Caggiano (2008), o gestor encarregado pelo departamento de controladoria chama-se controller. Seu papel é, por meio do gerenciamento de um eficiente sistema de informação, zelar pela continuidade da empresa, viabilizando as sinergias existentes, fazendo com que as atividades desenvolvidas conjuntamente alcancem resultados superiores aos que alcançariam se trabalhassem independentemente. O controller tem como tarefa manter o executivo principal da companhia informado sobre os rumos que ela deve tomar, aonde pode ir e quais os caminhos que devem ser seguidos.
Segundo Crepaldi (2012), os objetivos do controller são:
ü Compreender alguns aspectos relativos ao exercício do cargo, tais como funções desempenhadas, habilidades requeridas; ü Minimizar os riscos e incertezas nas decisões dos gestores,
propiciando a eles caminhos alternativos, em que poderão visualizar qual deles trará um resultado mais eficaz;
ü Fornecer informações úteis para o processo de tomada de decisão.
Atualmente, as funções e atribuições da controladoria diferem de empresa para empresa. Dependendo do porte e da estrutura organizacional, a controladoria pode ser encontrada nos mais diversos níveis da administração, assim como pode atuar de diferentes formas.
Padoveze (2009), após diversas pesquisas bibliográficas, afirma que as funções do controller são as seguintes:
ü A função de planejamento; ü A função de controle; ü A função de reporte; ü A função contábil;
ü Planejamento e controle; ü Relatórios internos; ü Avaliação e consultoria; ü Relatórios externos; ü Proteção dos ativos; ü Avaliação econômica.
Sendo assim, Padoveze resume as funções do controller conforme abaixo:
“Pode-se dizer que hoje é a controladoria a grande responsável pela coordenação de esforços com vista à otimização da gestão de negócios das empresas e pela criação, implantação, operação e manutenção de sistemas de informação que dêem suporte ao processo de planejamento e controle” (PADOVEZE, 2009, p. 34).
1.5 – A Controladoria e o Controle Interno
Uma sólida base de controles internos representa a segurança necessária nas informações geradas pela área de Controladoria e, consequentemente, o apoio adequado em todas as etapas do processo de gestão.
A figura 3 abaixo, demonstra a atuação da controladoria, pois delineia a forma como deve participar do processo de planejamento, implantação e monitoramento dos controles internos, define a maneira que deve reportar as informações aos gestores e tomadores de decisões, de forma a atingir decisões econômicas otimizadas.
Figura 3 – Os controles internos como suporte à controladoria
Fonte: Nascimento e Reginato (2013, p. 129)
Para Castro (2009) o controle interno é a segurança e o apoio para o administrador, com isso torna-se fundamental importância para o mesmo. Pois tem que administrar com a máxima segurança e isso só é possível através de um excelente controle interno. Porque sem um controle total em todos seus níveis de administração não será possível ter embasamento para executar as tomadas de decisão. Outro ponto levantado também é com relação aos balanços, pois segundo ele o controle interno é que dará legitimidade e sustentação nas informações contidas no mesmo. Logo o controle interno torna-se indispensável para dar confiabilidade na transparência da Entidade, que só é possível na publicação dos resultados obtidos que é feito através dos balanços.
Já a Controladoria é a área da empresa responsável por projetar, atualizar e garantir a eficiência e confiabilidade dos mecanismos que dão suporte à implementação da estratégia.
Portanto, o controle interno é o carro chefe da Controladoria que consegue obter a eficiência e a eficácia, dando sempre continuidade ao que se é administrado através do planejamento estratégico, planejamento operacional, execução e controle.
Diante do que foi exposto, comprovou-se a importância da Controladoria nas organizações. Demonstrando que só é possível a implementação e total controle do ente público ou privado através do Controle Interno. Logo, vê-se a verdadeira importância do Controle Interno para a Controladoria, pois sem ele na verdade não existiria a possibilidade de se colocar em prática as normas e ferramentas da Controladoria na gestão organizacional.
Sendo assim, o capítulo a seguir irá abordar sobre a importância da controladoria no processo de gestão.
CAPÍTULO III
A IMPORTÂNCIA DA CONTROLADORIA NO PROCESSO
DECISÓRIO EMPRESARIAL
A qualidade das decisões tomadas pelos gestores depende da qualidade das informações disponibilizadas, as quais são imprescindíveis à realização das funções da área de controladoria e ao processo decisório.
As empresas modernas e que se preocupam com um processo de gestão bem desenvolvido, necessitam de uma estrutura organizacional bem delineada para a sua sobrevivência. Neste novo cenário surge a controladoria cuja finalidade é garantir que as informações sejam adequadas ao processo decisório e que esteja sempre pronta a apoiar a diretoria da entidade no processo de gestão.
1.1 – O sistema de informações
A informação é segundo Casarro (2011), o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registados, classificados, organizados e interpretados dentro de um contexto para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão.
Conforme Coimbra (2006), no que tange aos sistemas de informações, a teoria retrata que se bem implementados, poderão ser ferramentas importantes à disposição dos gestores nas tomadas de decisões. Caso contrário, as empresas permanecerão com o modelo tradicional onde as informações não são repassadas ou utilizadas adequadamente e as tomadas de decisões são feitas com base nas habilidades e experiências de seus gestores.
A história mostra a constante evolução dos sistemas de informações contribuindo no processo de gestão das empresas rumo à eficiência no desempenho de suas ações gerenciais. Dentre elas pode-se citar abordagem sistêmica, informação ao alcance dos gerentes como produto do sistema de planejamento e a implementação dos sistemas de informações como suporte às ações gerenciais, tanto no planejamento, como nos processos de tomada de decisão (FOINA, 2006).
Cabe ressaltar que, a informação para ser considerada válida deverá apresentar características essenciais como, confiabilidade, valor econômico, precisão, atualidade, adequação às exigências decisórias da empresa.
Ainda segundo Foina (2006), dado é a matéria-prima que o sistema vai trabalhar para transformar em informação. O dado analisado isoladamente não possui valor e não expressa nenhum conhecimento.
Sendo assim, a informação é o produto gerado após o processamento dos dados, possuindo um valor que tem como fator primordial o de reduzir a incerteza na tomada de decisões, aumentando a qualidade decisória, quando utilizada pelos gestores.
Coimbra (2006) afirma que os sistemas de informações devem apoiar as decisões dos gestores em todas as fases do processo de gestão, que requerem informações específicas.
O sistema de informação é visto como um conjunto de procedimentos com a função de captar o que acontece na empresa. É também a combinação de pessoas, tecnologia, ambiente, procedimentos e controles com os quais se pretende manter os canais essenciais de comunicação, processar certas rotinas típicas de transações e alertar a administração e outros para a valorização dos eventos internos e externos. Através dele é possível propor subsídios aos gestores na tomada de decisões inteligentes (COIMBRA, 2006).
1.2 – Requisitos básicos do modelo decisório
De acordo com Maximiano (2006), modelo de decisão é uma definição de como vão ser combinados cursos de ação para que determinado estado da natureza seja alcançado, é um molde para escolher a alternativa a ser objetivada.
Maximiano (2006, p. 279) afirma que “A maior parte do trabalho
gerencial envolve a necessidade de resolver problemas e tomar decisões”.
Segundo Martin (2006) o modelo de decisão objetiva alcançar a otimização do resultado em termos de empresa e de áreas. É por isso que as decisões de área devem ter como diretrizes teóricas a maximização do resultado global da empresa. Isto implica em uma harmonização da missão da área com a missão da empresa.
Ainda conforme Martin (2006), existem três categorias de decisão: estratégicas, operacionais e administrativas, e para cada uma delas existe um modelo proposto. Assim, o modelo de decisão deve ser acoplado ao modelo de planejamento, execução e controle, pois são tomadas decisões em todas as fases do processo de gestão.
Portanto, o modelo de decisão deve ser um facilitador do entendimento da realidade, propiciando ao gestor antecipar e mensurar os efeitos das possíveis alternativas de ação sobre determinado evento, ou seja, as decisões devem ser tomadas sobre os eventos.
Conclui-se que o sucesso das decisões depende da habilidade do gestor em desenvolver e analisar as alternativas disponíveis para as soluções dos problemas.
O gestor deve sempre se perguntar se o benefício a ser obtido, em relação ao sacrifício de recursos correspondentes, será o melhor possível nas circunstâncias em que a decisão está sendo tomada.
1.3 – Papel da controladoria no processo de gestão
Guerreiro (1992) ressalta que os gestores têm grande dependência do recurso de informação, que se constitui na matéria-prima do processo de gestão. O autor complementa que a informação deve ter um sentido lógico para o gestor, portanto os conceitos de mensuração aplicados no sistema não podem ser dogmáticos, e sim racionais. O sistema de informações deve ser configurado de forma a atender eficientemente às necessidades informativas de seus usuários, bem como incorporar conceitos, políticas e procedimentos que estimulem o gestor a tomar as melhores decisões para a empresa.
Por ser a informação um recurso, devem ser estabelecidos mecanismos que tornem a sua utilização mais racional e com maior retorno em relação aos recursos sacrificados em sua produção, o que seria, em outras palavras, a observação da relação custo/benefício para sua obtenção e utilização.
As informações devem ser tratadas como um recurso valioso, de forma a assegurar a continuidade e o cumprimento da missão das organizações. Um fluxo constante de informações é necessário para que os gestores tomem decisões corretas em todas as fases do processo de gestão. As empresas que utilizam a informação com eficácia podem ter vantagens em determinadas oportunidades e, dessa forma, ganhar espaço em relação a seus concorrentes.
Figura 4 – Dimensões do controle organizacional
Fonte: Nascimento e Reginato (2013, p. 5)
De acordo com o que demonstra a figura 4, Guerreiro (1992) esclarece que o sistema de informações deve dar o devido suporte às fases do processo de gestão, planejamento, execução e controle, bem como assegurar a integração entre essas fases. Destaca que as etapas do processo de gestão são bastante dependentes entre si, principalmente entre o planejamento e o controle, e que a amarração entre o planejamento, a execução e o controle é efetuada através da informação. A controladoria, como área que implementa e monitora o sistema de informações da empresa, auxilia na criação de parâmetros e na geração de informações que orientem os gestores na tomada de decisões voltadas à otimização do resultado global da organização.
1.4 – A controladoria no processo decisório
A controladoria atua na organização com o intuito de proporcionar aos gestores meios que os levem a atingir os objetivos organizacionais de uma forma eficaz. Ela procura integrar as demais áreas da organização, trazendo à alta gestão todas as informações relevantes para que possam tomar as decisões estratégicas da empresa.
O papel da controladoria como órgão administrativo é zelar pelo bom desempenho da empresa ao administrar as informações entre as áreas em busca de maior grau de eficácia empresarial.
Para Catelli (2001), é responsabilidade da Controladoria ser a indutora dos gestores, no que diz respeito à melhora das decisões, pois sua atuação envolve implementar um conjunto de ações cujos produtos materializam-se em instrumentos disponibilizados aos gestores.
Para Padoveze (2003), a Controladoria consiste em corpo de doutrinas e conhecimentos relativos à gestão econômica das empresas, com o fim de orientá-los para a eficácia organizacional.
A principal função da controladoria é exercer o controle contábil, financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial da empresa, influenciando e assessorando todos os departamentos da empresa, coletar informações através de um sistema integrado e direcioná-las aos gestores, subsidiando-os na busca constante da eficácia organizacional e fornecendo elementos necessários para o processo decisório, cabe ao Controller filtrar, gerar as informações e elaborar relatórios mensais de diversas áreas da empresa e reporta-las a diretoria com sugestões de melhorias.
Assim conclui-se que a controladoria e uma área de apoio gerencial de suma importância no processo decisório, que fornece todos os subsídios necessários para que os gestores alcancem a eficácia organizacional. É por meio da análise dos dados por ela gerados que se discutem os caminhos que se deve seguir.
Sua missão e gerir os sistemas de informações permitindo que os gestores tenham o conhecimento amplo de suas empresas e possam formar um modelo de gestão que alcance os objetivos traçados assegurando os resultados econômicos da empresa. O papel da Controladoria, é zelar pelo
bom desempenho da empresa, ao administrar as sinergias existentes entre as áreas em busca de maior grau de eficácia empresarial.
A controladoria é responsável pela estruturação dos controles internos e de informação da empresa, e seus relatórios devem ser objetivos, para auxiliar a gestão estratégica no processo decisório. É notório que essa área não é responsável pela tomada de decisão, mas é importante para dar confiabilidade e segurança nas informações sobre diversas áreas da empresa, para que as decisões por eles tomadas pelos gestores venham ao encontro com os objetivos da empresa e contribua com a eficácia organizacional, ficando a caráter de a alta direção absorver todas essas informações geradas e utilizarem para antever os problemas e tomar as melhores decisões.
Com isso, pode-se ver a importância da Controladoria dentro das Organizações, pois ela alimenta constantemente de informações precisas e confiáveis a alta administração para que a mesma tome as decisões a tempo e a hora sobre os rumos que a organização irá tomar, quais as novas estratégias serão usadas e como manter a continuidade financeira diante da grande concorrência nos mercados nos dias de hoje.
CONCLUSÃO
O processo de gestão das organizações envolve todas as suas áreas, caracterizando-se como um ato contínuo de tomada de decisões. A obtenção da eficácia de tais decisões pode ser facilitada pela existência de uma área específica na empresa à qual se delegue a responsabilidade pela integração e monitoramento desse processo. Além disso, as empresas precisam de instrumentos eficazes que possibilitem resultados eficientes, face ao desafio da globalização e da competitividade, objetivando sua sobrevivência nos dias atuais.
Essa monografia demonstrou a importância da controladoria como forma a atender a necessidade de obtenção das melhores diretrizes e planos para a empresa ter garantia e assegurar a continuidade, utilizando controles internos eficazes para a busca desse resultado.
Um eficiente sistema de controles internos é vital para uma empresa que tem foco nos resultados e na valorização dos seus clientes, tendo em vista a plena satisfação dos mesmos, reformulando e reinventando ações para garantir sua existência de forma segura, sendo ainda capaz de enfrentar desafios de uma nova era.
A importância da controladoria é reconhecida por todos os autores enfatizados nesse trabalho, e todos afirmam que a controladoria tem como função administrativa gerir e administrar os sistemas de informações e controles internos da empresa para dar subsídios os diversos níveis hierárquicos da empresa de modo prático e adequado para o processo decisório, para que os gestores possam levar a empresa a eficácia e alcançar seus objetivos.
A controladoria juntamente com o controle interno tem contribuído de forma significativa para a obtenção do resultado global sinérgico. Ela busca
induzir às melhores decisões da administração, mensurando corretamente os resultados dos eventos, produtos, atividades e áreas, informando adequadamente aos gestores e clarificando estrategicamente como as decisões são ou deveriam ser tomadas.
Nesse sentido, o papel da controladoria como órgão administrativo é zelar pelo bom desempenho da empresa, desenvolver sistemas e metodologias que proponham modelos gerenciais que otimizem o desempenho das empresas por meio de seu sistema de gestão, fornecendo informações para os gestores que auxiliam na tomada de decisões.
Conclui-se que a adoção da área de controladoria pelas empresas e o desenvolvimento de sua atuação de forma sistêmica, de maneira que estejam envolvidas com todos os membros da organização, desde os níveis mais altos até os operacionais, presta contribuições importantes ao progresso organizacional, possibilitando o equilíbrio da organização.
É através da Controladoria que haverá o controle e a fiscalização, se todos os departamentos da organização estão cumprindo de maneira eficiente e eficaz as determinações e as estratégias impostas pela Administração, isso através de Sistemas de Informações e de Controles Internos. Logo percebe-se que a Controladoria deverá estar sempre presente em todas as partes da organização, gerenciando, fiscalizando, auxiliando e observando se estão sendo cumpridas as determinações que buscam sempre a continuidade. Para que obtenha sempre de maneira tempestiva, transparente e confiável as informações necessárias para as tomadas de decisão que serão feitas pela alta Administração.
Conclui-se, ainda, que novos estudos acerca do assunto objeto deste trabalho possam surgir, tendo em vista que a controladoria possui suma importância como ferramenta auxiliar na gestão econômica das empresas no mundo dos negócios.
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ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 3 AGRADECIMENTOS 4 DEDICATÓRIA 5 RESUMO 6 METODOLOGIA 7 SUMÁRIO 8 INTRODUÇÃO 9 CAPÍTULO I Controle Interno 111.1 – Conceito de controle interno 11 1.2 – Objetivos do controle interno 13 1.3 – Sistema de controle interno x controle interno 14 1.4 – A importância do controle interno 16 1.5 – Princípios do controle interno 17
CAPÍTULO II
Controladoria 19
1.1 – Conceito e características da controladoria
19 1.2 – Funções da controladoria 21 1.3 – Missões e objetivos da controladoria
23 1.4 – Funções do controller 25 1.5 – A controladoria e o controle interno 27
CAPÍTULO III
A importância da Controladoria no processo decisório
empresarial 30
1.1 – O sistema de informações
30 1.2 – Requisitos básicos do modelo decisório 32 1.3 – Papel da controladoria no processo de gestão 33 1.4 – A controladoria no processo decisório 34
CONCLUSÃO 37
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 39
BIBLIOGRAFIA CITADA 40
