3.1 Faturamento, Pendências e Check-in de Produtos
Visando aprimorar a experiência do usuário com a ferramenta, a partir deste release, alguns ajustes foram realizados na área de Faturamento, Pendências e Check-in de Produtos.
Vejamos:
Ao realizar o processamento do arquivo XML, quanto tinha mais de um fornecedor com o mesmo CNPJ, é solicitado qual deles o usuário deseja utilizar para o lançamento. Porém, estava sendo exibido também fornecedores inativos e somente após a seleção do fornecedor que exibia a mensagem de que o mesmo está inativo no sistema. Sendo assim, para agilizar o processo e evitar possíveis erros, a partir deste rele
, será exibido somente os fornecedores que estiverem com a situação “Ativo”. Em caso de ter apenas um fornecedor nessa situação, o mesmo será atribuído automaticamente para a nota que está sendo ase
processada.
Quando mais de um fornecedor com o mesmo CNPJ, ao processar o arquivo XML é solicitado para selecionar quais deles deseja utilizar. Nessa tela exibe o “Código interno do fornecedor, o CNPJ e a
”. Porém, pode haver filiais de fornecedores e não era exibida a cidade e nem o estado em que um pertence, dificultando assim sua localização. Para atender esse caso e facilitar a identificação Razão Social
das filiais de fornecedor, foram inclusas as colunas “Cidade” e “UF” no final da tela ao selecionar o fornecedor.
Na tela de seleção de fornecedor não era possível ajustar o tamanho das colunas e nem sua ordenação. Sendo assim, a partir deste release, foi implementado esse recurso onde o usuário poderá ajustar o tamanho das colunas, realizar a ordenação dos dados e quando houver uma quantidade de dados razoável, utilizar uma barra de rolagem para visualização das informações.
Outro ajuste que foi realizado está relacionado ao CPF e CNPJ na seleção do fornecedor. Essas informações estavam sendo exibidas com números contínuos sem os separadores (ponto, barra e hífen), dificultando a leitura dos mesmos ao usuário quando mais de um fornecedor com o mesmo CNPJ. Sendo assim, a partir desse release, foram inclusos esses separadores deixando mais fácil a visualização e conferência pelo usuário.
Por exemplo, o que antes o CNPJ era exibido assim “67538854000105”, agora será exibido da seguinte forma “67.538.854/0001-05”.
A partir deste release, quando for realizado a importação do arquivo XML, se no diretório “NFe” (que fica localizado dentro da pasta principal do sistema), não existir a pasta “Processadas”, a mesma será criada e na sequência movido o arquivo para ela após o processamento.
Foi ajustado a mensagem exibida ao usuário no momento em que é processada uma nota. A partir deste release, será exibida da seguinte forma:
Sendo que:
Notas Com Pendências: Será a quantidade de notas importadas que ficou com pendências;
Notas Em Check-in de Produtos: Será a quantidade de notas importadas que podem ser feitas check-in;
Notas A Faturar: Será a quantidade de notas importadas que podem ser faturadas diretamente;
Total de Notas Importadas: Será o número de XML’s importados com sucesso, ou seja, que não tiveram algum erro;
Notas Já Lançadas Anteriormente: Será o valor atual, ou seja, quantas notas não foram importadas por já existir no sistema.
Atualmente ao importar um arquivo XML cujo CNPJ do emissor está atribuído para um ou vários fornecedores com a situação “Inativa”, o sistema estava tratando como falta grave “P1 – Fornecedor não cadastrado” e não informava a existência de um cadastro inativo. Com isso o usuário acabava por não fazer as validações necessárias e realizava o cadastro novamente do fornecedor, ficando com mais de um em sua base de dados.
Para resolver essa situação, a partir deste release, caso todos os cadastros do fornecedor com o CNPJ do XML estejam “Inativos”, será exibido uma tela (view) onde o usuário poderá selecionar um e re-ativar o cadastro, ou ao efetuar o duplo clique para abrir o cadastro do fornecedor com o mesmo selecionado. Assim, o usuário conseguirá perceber a situação com mais facilidade e se desejar não terá mais um cadastro em sua base de dados.
Quando o fornecedor não está cadastrado ou com divergências de dados, é considerado uma falta grava. No caso de não cadastrado é possível realiza-lo tanto pelo programa pelo tanto pela tela de “Ajustes”
do programa “NF-e Faturamento e Importação” quanto pelo programa de “Cadastro de Fornecedores”. Porém não existia um atalho na tela de “Ajustes” de acesso ao Cadastro de Fornecedores para validação (revisão) do cadastro, tendo que fechar a tela de importação e acessar o cadastro de fornecedores pelo menu Cadastros. Sendo assim, para agilizar o processo, a partir deste release, foi incluído um atalho para acessar o Cadastro de Fornecedores acionado através da tecla de função “F12”, sem a necessidade de fechar a tela de importação.
Também estava ocorrendo que quando no XML tem faltas graves, divergência de fornecedor e falta de cadastro de produtos, é necessário que o usuário realize os devidos ajustes para dar continuidade no processo. Através da própria janela é possível acessar via atalhos os seus respectivos cadastros no sistema, porém após realizar o ajuste necessário e retornar para a tela de faltas graves, continua exibindo a pendência, fazendo com que o usuário tenha que fechar a tela de Ajustes e abri-la novamente. Sendo assim para evitar confusão ao usuário, a partir deste release, quando de dentro da tela de faltas graves for acessado ao cadastro de produtos e/ou de fornecedores, ao fechá-las retornando para tela de “Ajustes Faltas Graves” novamente, serão atualizadas as informações. Se ainda existir pendências será solicitado para que sejam corrigidas, caso contrário, não havendo mais pendências, será exibida a mensagem: “Todas as pendências foram corrigidas. [OK]”.
Hoje também quando o produto do XML não tem cadastro no sistema, através das faltas graves é possível abrir a tela de cadastro e o código de barras e a descrição do produto são pré-carregadas. Porém outros dados como “NCM, dentre outros”, é necessário que o usuário localize na nota fiscal, o que acaba demandando tempo para essa tarefa. Em posse dessas informações, a partir deste release, ao cadastrar novo produto, além de carregar o “Código de barras e a Descrição do Produto”, também serão carregadas o “NCM, Unidade de Medida, Valor do Produto”.
No caso do “NCM e Unidade de Medida”, caso não tenha cadastrado na base de cliente, ao passar pelo campo com a tecla ENTER ou gravar as informações, será exibida uma mensagem informando que não tem cadastrado.
No caso do “Valor do Produto”, o valor de venda bruto do fornecedor será o preço de custo no cadastro.
Quando item com falta grave “P3 – Produto sem código de barras”, permite vincular o mesmo a um produto, porém se o produto por coincidência ainda não esteja cadastrado na base de dados, é necessário fechar o programa e ir diretamente no cadastro de produto, elevando assim o tempo de cadastro. A partir deste release, foi adicionado um atalho (acionado através da tecla de função “F12 – Cadastrar Novo
”) para o Cadastro de Produtos através da falta grave P3, e no mesmo também será pré-carregado algumas informações do produto no XML.
Produto
Quando a loja é configurada para verificar divergência de custo acima de 20%, e na nota ocorrer essa situação, é gerado uma pendência. Porém, acontecia que as vezes a pessoa responsável por corrigir a divergência precisava validar algumas informações como por exemplo, se o item é de PBM ou não. Nesse caso, a partir deste release, se item e fornecedor estiverem com configuração de PBM, na liberação de pendência deverá informar o usuário para verificar se é PBM. Também foi adicionado um atalho para verificar o “Saldo de Reposição” acionado através da tecla de função “F9”.
Perceba que quando o item e fornecedor possuir configuração para um PBM (essa configuração é realizada no programa “Configuração PBM” no menu Parâmetros), será exibida na última coluna “Verificar PBM” a palavra “SIM”, caso contrário, exibirá a palavra “NÃO”. Em caso de “Notas de transferência” essa coluna sempre exibirá a palavra “NÃO”. O atalho destacado na barra de status (rodapé) do programa
“F9” para acessar o Saldo de Reposição PBM, para que o usuário possa ter acesso a essas informações.
No momento da conferência dos produtos, para facilitar o processo, o usuário já vai separando os itens por seção. Porém este dado não era exibido na tela de Check-in de Produtos, fazendo com que o mesmo precisasse procurar essa informação. A partir deste release, para agilizar esse processo, foi incluída a coluna “Seção” para que o usuário identifique a seção do produto para separação do estoque.
Para facilitar o agrupamento de produtos por laboratório, a partir deste release, o usuário poderá ordenar de forma “crescente ou decrescente” os produtos por laboratório. Para isso, basta clicar sobre o título da coluna “Laboratório” e a ordenação será realizada.
Atualmente ao abrir uma nota cuja situação do check-in de produtos seja rejeita, é exibida na coluna “Qtde Conferida” o valor zero “0” para os itens com divergência. Porém essa informação estava passando despercebido pelos usuários que acabavam realizando a contagem novamente dos itens. Visando agilizar e facilitar esse processo ao usuário, a partir deste release, foi adicionado um campo chamado “Exibir apenas itens a conferir e/ou reconferir”. Esse campo virá marcado automaticamente quando for necessário a recontagem dos itens e bloqueado quando na conferência normal. Dessa forma será muito mais rápido esse processo.
Outros ajustes que foram realizados na janela de Check-in de Produtos foi quanto ao nome do checkbox “Somar 1 automático ao passar o código de barras” que antes a última palavra estava no singular
“barra” dando a entender que era apenas uma barra, e na verdade são várias, portando foi alterado para que fique no plural “barras”, ficando então com o nome “Somar 1 automático ao passar o código de barras”. Outra situação é quando usuário informa o código de barras de um produto existe na base de dados porém não pertence a nota, estava sendo exibido a mensagem “Selecione a nota do produto”, causando dúvidas na operação. Dessa forma, a partir deste release, foi ajustado a mensagem para “Produto informado não pertencem a este check-in”, esclarecendo assim ao usuário que o item não está nas notas que estão sendo conferidas.
No caso quando o checkbox “Exibir apenas itens a conferir e/ou reconferir” marcado e informado um produto que não foi rejeitado, será exibida a mensagem “Para recontar um item não rejeitado na
”.
contagem, desmarcar a opção Exibir apenas itens com contagem rejeitada. [OK]
Hoje na tela de Importação NF-e e Faturamento possui um comando (atalho de teclado “F11”) que possibilita que o usuário procurar/alterar a pasta que contém os arquivos XML da NF-e. Porém, quando o usuário pressiona essa tecla por engano e a fecha na sequência, se a tela principal já possuir informações de nota carregada, o sistema estava reiniciando o carregamento desses dados, fazendo com que o processo fique mais lento. Sendo assim, a partir deste release, se esse fato ocorrer, quando o usuário fechar ou cancelar essa janela (acionada ao pressionar a tecla “F11-Procurar/Alterar Pasta”), não mais reiniciará o carregamento das informações na janela principal de importação.
Ao realizar a importação de um XML de transferência (normalmente quando as lojas não estão ligadas via shadow ou o mesmo teve problemas e não pode esperar até normalizar “perda de vendas”), o sistema não estava identificando nas operações esta situação, ficando as notas de transferência sempre como “Entrada por Transferência Automática”. Sendo que esse status é para notas que uma filial transferiu para outra, sem o usuário realizar qualquer processo “cai” na filial destino. Dessa forma, a partir deste release, para ficar mais fácil ao usuário identificar a situação, será exibida na coluna “Operação” a situação da nota, nesse caso será exibido “Entrada por Transferência XML”.
No caso da imagem acima o campo “Filtrar Notas” está selecionada “Com Pendências”, porém esse mesmo caso vai ocorrer nas opções “Em Check-in de Produtos, A Faturar”. Também na imagem acima, no menu “Operação”, essa opção também foi adicionada para facilitar no filtro somente por esse tipo de operação, quando necessário.
Quando um arquivo XML não pertencer a nenhuma loja da rede, não é possível processá-la. Porém, o sistema estava permitindo acessar as “Faltas Graves” para realizar ajustes. A partir deste release, quando o XML não pertencer a uma das filiais da rede, ao acessar as Faltas Graves, será exibida a mensagem “Não foi possível processar a(s) seguinte(s) nota(s), pois não foi encontrado o CNPJ do Destinatário nas Filiais cadastradas. Nota: xxxxx Série: xx”, e logo em seguida ignorar a nota.
Com essa ação será evitado ajustes de cadastros sem a necessidade e agilizará o tempo do usuário.
A partir deste release, ao tentar excluir uma nota de entrada por transferência automática, será exibida uma mensagem que deve a mesma deve ser cancelado na origem: “A nota de Pré-Entrada não pode ser excluída porque foi emitida pelo processo de Transferência Automática. Realize o cancelamento da nota de transferência XXXXX da filial X que está pré-Entrada será automaticamente cancelada”.
Dessa forma, evita-se que o usuário apague uma nota e não a cancele na origem. Estas notas somente poderão ser excluídas caso já tenha sido lançado uma nota de transferência com as mesmas informações para a filial.
Caso a nota de transferência já esteja lançada no sistema, ao realizar o check-in da pré-entrada, será apresentado uma mensagem informado que a nota já foi lançada. Se o usuário clicar em “não”, exibirá uma segunda mensagem com um campo informando a data de emissão da nota. Porém, o sistema estava exibindo a data de lançamento ao invés da data de emissão. Sendo assim, a partir deste release, foi ajustado a mensagem para que seja exibida a data de emissão, ficando da seguinte forma:
“Esta nota já foi lançada anteriormente com data de emissão em XX/XX/XXXX. Os produtos e valor total da nota estão condizentes com a esta nota. Caso seja a mesma nota fiscal, deverá ser cancelado /excluído a nota anteriormente lançada para lançar essa nova nota.”.
Visando agilizar o processo de execução da tarefa ao usuário, a partir deste release, quando o campo “Filtrar Notas” estiver selecionado as opções “Em Check-in de Produtos” e “A Faturar”, e o usuário selecionar o item do filtro e efetuar o duplo clique do mouse ou pressionar a tecla ENTER, o comando será executado, cada um de acordo com sua função, como no caso “Check-in de Produtos para Check-in
” e “Faturar Entrada para A Faturar”. Essa ação deixará a execução muito mais rápida e prática para o usuário.
Atualmente existe um recurso para realizar o ajuste para “Ausência de Duplicata”, para informar quando esta possui essa pendência. Porém em uma análise, verificou-se que o recurso estava apenas validando se os dados estão corretos. Dessa forma, a partir deste release, será listado todas as notas de compras que não possuem duplicatas relacionadas no XML ou que vieram com informações parciais, possibilitando que o usuário faça o lançamento das duplicatas antes do faturamento da nota.
Ao Filtrar Notas Com Pendências, basta selecionar a nota e em seguida clicar no botão “Ajustar Pendências”. Será exibido a janela de “Ajuste de Pendências” no qual será informado a pendência “P4-
”.
Ausência de Duplicatas
Serão carregadas em telas as informações do XML bastando ao usuário complementar com as informações faltantes. Na sequência basta agora clicar no botão “Liberar Pendência” e pendência já terá sido ajustada, sendo agora liberada para o faturamento.
Visando incentivar o uso das novas ferramentas implementadas pela Softpharma e com isso os usuários usufruírem dos benefícios elas oferecem, como por exemplo:
Agilizar o processo de faturamento, ajuste de notas e contagem de produtos;
Maior flexibilidade no controle de acesso por usuário/responsável;
Permitir melhor gerenciamento por parte de gerentes e gestores.
Quando o usuário tentar acessar a janela de “Importação NF-e” e “Pré-Entrada de Mercadorias” no menu Compras, será exibida uma mensagem informando que esse programa será descontinuado.
Também será exibida uma mensagem ao usuário informando ao usuário que o programa Importação NF-e será descontinuado, quando o mesmo tentar acessar o programa “Tele-Processamento” localizado no menu “Compras” ou até mesmo, estando dentro desse programa, clicar sobre o botão “NF-e” ou pressionar a tecla de atalho “F8”.
