1. OBJETIVO
O objetivo deste guia é o de fornecer orientações para a elaboração ou revisão de procedimentos que fazem parte do Sistema de Qualidade da Universidade da Madeira (UMa), respondendo também à necessidade de agilizar a transição dos procedimentos atuais para o formato padronizado da UMa. A elaboração de procedimentos é um instrumento de gestão e de informação que dispõe de forma ordenada, as atividades, etapas e resultados que devem guiar a realização das funções numa dada unidade.
2. ÂMBITO
Este procedimento aplica‐se na elaboração de todos os procedimentos do Sistema de Qualidade incluídos no Manual de Procedimentos da UMa, que são elaborados pelas unidades. Os responsáveis pela elaboração, revisão e aprovação são os primeiros destinatários deste procedimento. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Não existem. 4. DEFINIÇÃO DE CONCEITOS
Entrada: Materiais ou informações que vão ser transformados para gerar a saída (por exemplo, os requisitos do cliente).
Saída: Produto criado pelo processo e utilizado pelo cliente. Deve ser expressa de modo a clarificar o que foi produzido ou a ação tomada (por exemplo, máquina reparada ou encomenda enviada). Atividade: Conjunto de atos necessários para a realização duma finalidade.
Processo: Conjunto de atividades interrelacionadas, que a partir de uma ou várias entradas de materiais ou informação, produzem uma ou várias saídas de materiais ou informação, com valor acrescentado e um resultado que satisfaz plenamente os requisitos do cliente ao qual se destina. Procedimento: sucessão cronológica de operações relacionadas entre si, que constituem uma unidade de função para a realização de uma atividade específica dentro de um âmbito predeterminado de aplicação. É também o suporte documental de um processo que descreve o conjunto de atividades/tarefas, implicando pessoal e tempo de execução, que se realizam nesse processo.
Formato: exemplo de documento que deve ser seguido ou preenchido no contexto de um determinado procedimento.
Prova ou Registo: Documento que apresenta os resultados obtidos ou evidencia as atividades desenvolvidas.
Instruções de trabalho: Documentos de natureza mais prática que descrevem detalhadamente a forma de realizar determinada atividade.
Documentos técnicos: Documentos que definem regras específicas associadas a processos ou operações.
Manual de Procedimentos: inclui todos os procedimentos que as unidades (reitoria, serviços, centros de competência, comissões e grupos de trabalho) elaboram e revêm. Contém um índice e um calendário de revisões.
5. RESPONSABILIDADES
O Gabinete de Avaliação e Qualidade (GAQ) da UMa prestará o apoio técnico necessário, elaborando os processos gerais da UMa e, assessorando as unidades na produção da documentação relevante.
O coordenador da unidade prepara a documentação específica da sua unidade, que é posteriormente revista e validada pelo GAQ, que a envia à Reitoria para aprovação definitiva.
O GAQ é responsável pela elaboração e atualização dos documentos relativos ao Sistema de Qualidade da UMa.
6. DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO
Os documentos do Sistema de Qualidade da UMa entram em vigor no momento da sua aprovação pela Reitoria. Não são válidos os documentos que não estejam aprovados, datados e assinados. Sempre que um documento é modificado, ser‐lhe‐á atribuído um novo estado de revisão e, no caso dos procedimentos, indica‐se na capa o motivo dessa modificação. Ao primeiro documento elaborado, sobre um determinado tópico, é atribuída a revisão “00”.
6.1. Identificação da atividade a documentar
6.2. Identificação do responsável pela elaboração do procedimento
O responsável pela elaboração do procedimento deve conhecer e realizar a atividade a documentar, e conhecer o presente procedimento. Pode intervir mais do que uma pessoa na elaboração de um procedimento.
6.3. Estrutura dos documentos
Os procedimentos são identificados e classificados no mapa de procedimentos onde também se inclui as interações entre eles. Para a documentação dos procedimentos, adota‐se a seguinte estrutura (PAP001‐FOR02):
6.3.1. Folha de rosto
Deve ser atribuído um nome ao procedimento que proporcione informação sobre a natureza da atividade a realizar, define‐se o código de acordo com o disposto no Anexo I, a versão e a data da elaboração da ficha de procedimento. As pessoas responsáveis pela elaboração, ou modificação, revisão e aprovação do procedimento devem assinar nas áreas correspondentes. 6.3.2. Objetivo Descreve os propósitos fundamentais e o conteúdo geral que se detalha no documento. 6.3.3. Âmbito Indica onde e quando se aplica o documento. 6.3.4. Documentos de referência
Refere os requisitos legais, regulamentos, normas e documentos aplicáveis que regulam ou complementam a atividade descrita no procedimento.
6.3.5. Definições
Inclui, quando necessário, o vocabulário das palavras ou conceitos que requerem uma definição para a sua utilização e interpretação corretas. No caso de não aparecer nesta secção algum termo que se considere importante, entende‐se que está definido pela norma ISO 9000:2005 ou pelo Glossário do Manual de Qualidade da UMa.
6.3.6. Responsabilidades
São indicadas as responsabilidades atribuídas a cada um dos participantes no procedimento. 6.3.7. Descrição do procedimento
Descrevem‐se de modo claro e definido as atividades que contempla o procedimento, bem como as vias de comunicação. Se for considerado importante, inclui‐se um fluxograma na
São listados os indicadores, que se consideram relevantes par a monitorização e valoração dos resultados do procedimento, devendo as fichas dos indicadores constar dos anexos. Informa‐ se como se procede à análise dos valores dos indicadores para planear, se necessário, propostas de melhoria. Inclui‐se também nesta secção a data da revisão do esquema e/ou documentação do procedimento.
6.3.9. Listagem de formatos associados
São listados os possíveis formatos e/ou formulários produzidos na implementação do procedimento e que se utilizam como registos dessa implementação. Estes formatos e/ou formulários devem incluir‐se como anexos.
6.3.10. Registos
Identificam‐se os conteúdos das provas ou registos (por exemplo, atas, editais, pautas ou manuais) resultantes da execução do procedimento, e também o seu local de arquivo. 6.3.11. Grupos de interesse e prestação de contas Indica os grupos de interesse mais relevantes no procedimento, o meio e o método a seguir para informar esses grupos sobre a monitorização, resultados finais e propostas de melhoria no âmbito da aplicação do procedimento. 6.3.12. Fluxograma
Descreve num esquema gráfico, utilizando a simbologia constante do Anexo II, o desenvolvimento do procedimento.
6.3.13. Anexos
Agrupa os documentos adicionais, além dos anteriormente indicados, que são necessários para a execução do procedimento.
6.4. Consulta aos interessados
O responsável pela elaboração da proposta de procedimento a presenta o rascunho aos interessados, durante 10 dias úteis, para que estes possam realizar comentários que serão posteriormente incorporados, ou não, no rascunho pelo responsável pela elaboração da proposta. 6.5. Revisão da proposta de procedimento
O GAQ revê e valida a documentação que descreve o procedimento, enviando‐a em seguida à Reitoria da UMa.
6.6. Aprovação da documentação do procedimento A Reitoria da UMa procede à aprovação da documentação do procedimento, passando a fazer parte do Manual de Procedimentos do Sistema de Qualidade. 6.7. Divulgação e distribuição O Gabinete de Apoio à Reitoria (GAR) divulga o procedimento aos interessados e o GAQ coloca‐o na sua página de internet.
Quando um documento deixe de estar em vigor, o GAR comunica, por correio electrónico, essa informação aos interessados. O GAQ elimina o original em papel do documento obsoleto, quando exista, guardando uma cópia em suporte digital, com a referência de Documentos Obsoletos, pelo menos até à seguinte certificação do Sistema de Qualidade da UMa.
7. MEDIDAS, ANÁLISE E MELHORIA CONTÍNUA
No âmbito do processo bienal de revisão do Sistema de Qualidade da UMa, inclui‐se a quantificação e a análise dos resultados produzidos, para determinar a necessidade de uma eventual revisão deste procedimento necessária para a melhoria. 8. LISTAGEM DE FORMATOS ASSOCIADOS Incluem‐se como anexos os formatos correspondentes à: Ficha de documentação de atividades (PAP001‐FOR01); Ficha de procedimentos (PAP001‐FOR02). 9. REGISTOS
Registo Suporte Custódia Tempo de conservação Fichas de documentação de
atividades Papel ou digital GAQ 2 anos
Fichas de procedimentos Papel ou digital GAQ Permanentemente atualizado
10. PRESTAÇÃO DE CONTAS
Nas reuniões que mantenha com os diferentes grupos de interesse, o GAQ informa sobre o estado dos documentos e registos dos procedimentos. Quando exista alguma alteração na documentação dos procedimentos, a atuação será a indicada na secção 6.7, informando os interessados das modificações produzidas e garantindo a utilização dos documentos revistos e atualizados.
ANEXO I: Codificação de procedimentos Aos procedimentos é atribuído um código, PXX###, pela Reitoria, respeitando as seguintes regras; - Com 3 carateres (PXX), que identificam o tipo de procedimento: o PPL (procedimento de planificação); o PNC (procedimento nuclear); o PAP (procedimento de apoio). - Com 3 dígitos (###), para a numeração do procedimento (de 001 a 999). Aos subprocedimentos, junta‐se um hífen ao código do procedimento associado acrescentando‐se as letras SPR e dois dígitos para a numeração (de 01 a 99): PXX###‐SPR##.
Aos indicadores, junta‐se um hífen ao código do procedimento associado acrescentando‐se as letras IND e dois dígitos para a numeração (de 01 a 99): PXX###‐IND##.
Aos formatos e formulários, junta‐se um hífen ao código do procedimento associado acrescentando‐se as letras FOR e dois dígitos para a numeração (de 01 a 99): PXX###‐FOR##. Às instruções, junta‐se um hífen ao código do procedimento associado acrescentando‐se as letras
ITR e dois dígitos para a numeração (de 01 a 99): PXX###‐ITR##. Exemplos de codificação
Documento Código Significado
Procedimento PPL001 Procedimento de planificação 1 Subprocedimento PPL001‐SPR02 Subprocedimento 2 do PPL001
Indicador PPL001‐IND01 Indicador 1 do PPL001 Formato PPL001‐FOR03 Formato 3 do PPL001 Instrução PPL001‐ITR01 Instrução 1 do PPL001
Anexo II: Símbolos utilizados para elaborar fluxogramas
