IREI
folitécnico
1 daGuarda
Polytechnic of Guarda
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em Farmácia
Relatório de Estágio Profissional Ii
Teima Sofia Lourenço Frias
‘9
Escola Superior de Saúde
Instituto Politécnico da Guarda
R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
P R O F I S S I O N A L I I
TELMA SOFIA LOURENÇO FRIAS
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO EM FARMÁCIA
Escola Superior de Saúde
Instituto Politécnico da Guarda
CURSO FARMÁCIA - 1º CICLO 4º ANO / 2º SEMESTRE
R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O
P R O F I S S I O N A L I I
ESTÁGIO EM FARMÁCIA COMUNITÁRIA
TELMA SOFIA LOURENÇO FRIAS SUPERVISORA: ANA RAQUEL VIDEIRA LOPES ANDRADE
ORIENTADOR: MÁRCIO RODRIGUES
Agradecimentos: Em primeiro lugar agradeço à Farmácia Moderna da Guarda por me ter proporcionado a oportunidade de realizar este estágio nas suas instalações. Agradeço também à Diretora Técnica da Farmácia Moderna, Dr.ª Raquel Videira Lopes Andrade por toda a simpatia, disponibilidade, transmissão de conhecimentos e por toda a atenção que nos dedicou, sempre que possível, ao longo do Estágio. É essencial, agradecer ainda por nos ter incentivado desde o primeiro dia a colocar a nossa formação em primeiro lugar, e retirarmos o máximo desta última experiência como estudantes. Um grande obrigado, a toda a equipa da Farmácia Moderna, por toda a simpatia, disponibilidade, transmissão de conhecimentos, orientação, integração, por toda a ajuda prestada e por me envolverem no grupo de trabalho da forma que o fizeram. Quero ainda agradecer aos meus colegas de estágio por toda a boa disposição, integração,
partilha e transmissão de conhecimentos. Gostaria de manifestar os meus sinceros agradecimentos ao Professor orientador de estágio
Márcio Rodrigues por nos proporcionar uma ótima experiencia neste último estágio na minha carreira académica. Finalizo com um especial agradecimento à minha família por todo o amor, carinho e
compreensão, que sempre me incentivou e apoiou. A todos o meu Muito Obrigado!
“Os que se encantam com a prática sem a ciência são como os timoneiros que entram no navio sem timão nem bússola, nunca tendo certeza do seu destino”
LISTA DE SIGLAS
AFP – Associação de Farmácias Portuguesas ANF – Associação Nacional de Farmácias CCF – Centro de Conferência de Faturas CNP – Código Nacional do Produto
CNPEM – Código Nacional para a Prescrição Eletrónica de Medicamentos DCI – Denominação Comum Internacional
DIM – Delegados de Informação Médica FP – Farmacopeia Portuguesa
IMC – Índice de Massa Corporal IVA – Imposto de Valor Acrescentado MG – Medicamento Genérico
MNSRM – Medicamento Não Sujeito a Receita Médica MSRM – Medicamento Sujeito a Receita Médica MTC – Medicina Tradicional Chinesa
PA – Pressão Arterial
PIC – Preço Impresso na Cartonagem PVF – Preço de Venda à Farmácia PVP – Preço de Venda ao Público
RCM – Resumo das Características do Medicamento
SIGREM - Sistema Integrado de Gestão de Resíduos de Embalagens de Medicamentos SNC – Sistema Nervoso Central
SNS – Serviço Nacional de Saúde
TDT – Técnico de Diagnóstico e Terapêutica TF – Técnico de Farmácia
ÍNDICE DE TABELAS
ÍNDICE
INTRODUÇÃO ... 10
1 – FARMÁCIA MODERNA ... 13
2 – ESPAÇO FÍSICO ... 15
2.1 – ÁREA DE ATENDIMENTO AO PÚBLICO ... 16
2.2 – GABINETE DO UTENTE ... 17
2.3 – ZONA DE CONFERÊNCIA DE RECEITUÁRIO ... 18
2.4 – ZONA DE RECEÇÃO DE ENCOMENDAS ... 18
2.5 – ARMAZÉNS ... 19
2.5.1 – Zona de Armazenamento de Medicamentos Sujeitos a Receita Médica (MSRM) e Termolábeis ... 19
2.5.2 – Zona de Armazenamento de Medicamentos Genéricos ... 20
2.5.3 – Zona de Armazenamento de Xaropes e Suspensões Orais ... 20
2.6 – LABORATÓRIO ... 20
2.7 – ESCRITÓRIO ... 21
2.8 – COPA ... 21
3 – SISTEMA INFORMÁTICO: “SPHARM” ... 22
4 – APROVISIONAMENTO ... 23 4.1 – GESTÃO DE STOCKS ... 23 4.1 – SELEÇÃO E AQUISIÇÃO ... 23 4.1.2 – Encomendas ... 24 4.1.2.1 – Compras Diretas ... 24 4.1.2.2 – Via Telefónica ... 25 4.1.2.3 – Via Eletrónica ... 25 5 – RECEÇÃO DE ENCOMENDAS ... 27
5.1 – RECEÇÃO DE PSICOTRÓPICOS, ESTUPEFACIENTES E BENZODIAZEPINAS ... 29
5.1.1 – Receção de Psicotrópicos e Estupefacientes ... 29
5.1.2 – Receção de Benzodiazepinas... 30
5.2 – RECEÇÃO DE MATÉRIAS-PRIMAS ... 30
6 – DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS ... 31
7 – CONTROLO DE PRAZOS DE VALIDADE ... 32
8 – DISPENSA DE MEDICAMENTOS E DE OUTROS PRODUTOS DE SAÚDE ... 33
8.1 – DISPENSA DE MEDICAMENTOS SUJEITOS A RECEITA MÉDICA (MSRM) PARA USO HUMANO.. ... 34
8.2 – DISPENSA DE MEDICAMENTOS SUJEITOS A RECEITA MÉDICA ESPECIAL PARA
USO HUMANO.. ... 37
8.3 – DISPENSA DE MEDICAMENTOS NÃO SUJEITOS A RECEITA MÉDICA PARA USO HUMANO ... 38
8.3.1 – Dispensa de Medicamentos de Uso Veterinário e Outros Produtos de Saúde ... 39
9 – RECEITUÁRIO ... 41
9.1 – CONFERÊNCIA DO RECEITUÁRIO ... 41
9.2 – ENTREGA DO RECEITUÁRIO ... 42
10 – PREPARAÇÃO E DISPENSA DE MEDICAMENTOS MANIPULADOS E PREPARAÇÕES EXTEMPORÂNEAS ... 44
12 – VALORMED ... 49
CONCLUSÃO ... 50
BIBLIOGRAFIA ... 51
ANEXOS ... 52
ANEXO I – CERTIFICADO DE PARTICIPAÇÃO NA FORMAÇÃO DA BOIRON® ... 53
ANEXO II – CERTIFICADO DE PARTICIPAÇAO NA FORMAÇAO DA THERALAB® ... 54
ANEXO III – EXEMPLO DE FATURA DO FORNECEDOR - COOPROFAR ... 55
ANEXO III – EXEMPLO DE FATURA DO FORNECEDOR (CONTINUAÇÃO) - ALLIANCE HEALTHCARE ... 56
ANEXO IV – TALÃO DE RESERVA ... 57
ANEXO V – DOCUMENTO DE PSICOTRÓPICOS/ESTUPEFACIENTES ... 58
ANEXO VI – DOCUMENTO DE BENZODIAZEPINAS ... 59
ANEXO VII – BOLETIM DE ANÁLISE DE MATÉRIAS-PRIMAS (TALCO) ... 60
ANEXO VIII – NOTA DE DEVOLUÇÃO ... 61
ANEXO IX – MAPA DE VALIDADES ... 62
ANEXO X – RECEITA INFORMÁTICA ... 63
ANEXO XI – GUIA DE TRATAMENTO ... 64
ANEXO XII – RECEITA MANUAL ... 65
ANEXO XIII – DOCUMENTO DE FATURAÇÃO NO VERSO DA RECEITA ... 66
ANEXO XIV – TALÃO DE FATURA ... 67
ANEXO XV – DESPACHOS CORRESPONDENTES A PATOLOGIAS CRÓNICAS COM COMPARTICIPAÇÃO ESPECIAL ... 68
ANEXO XVI – RECEITA DE MEDICAMENTOS PSICOTRÓPICOS ... 69
ANEXO XVII – TALAO DE FATURA DE PSICOTRÓPICOS ... 70
ANEXO XVIII – MOTIVO DE DEVOLUÇÃO DE RECEITAS... 71
ANEXO XVIII – MOTIVO DE DEVOLUÇÃO DE RECEITAS (CONTINUAÇÃO) ... 73
ANEXO XVIII – MOTIVO DE DEVOLUÇÃO DE RECEITAS (CONTINUAÇÃO) ... 74
ANEXO XVIII – MOTIVO DE DEVOLUÇÃO DE RECEITAS (CONTINUAÇÃO) ... 75
ANEXO XVIII – MOTIVO DE DEVOLUÇÃO DE RECEITAS (CONTINUAÇÃO) ... 76
ANEXO XVIII – MOTIVO DE DEVOLUÇÃO DE RECEITAS (CONTINUAÇÃO) ... 77
ANEXO XIX – FORMULÁRIO DE TRATAMENTO DE RECEITUÁRIO ... 78
ANEXO XX – REGISTO DE MOVIMENTO DE MATÉRIAS-PRIMAS ... 79
ANEXO XXI – FICHA DE PREPARAÇÃO DE MANIPULADOS ... 80
ANEXO XXI – FICHA DE PREPARAÇÃO DE MANIPULADOS (CONTINUAÇÃO) ... 81
ANEXO XXII – RECEITA DE MEDICAMENTOS MANIPULADOS ... 82
ANEXO XXIII – PREPARAÇÃO DE POMADA DE ÁCIDO SALÍCILICO COM DERMOVATE® E ISO UREA® ... 83
ANEXO XXIV – PREPARAÇÃO DE POMADA DE VASELINA SALICILADA ... 84
ANEXO XXV – PREPARAÇÃO DE LOÇÃO DE ENXOFRE ... 85
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INTRODUÇÃO
O presente relatório surge no âmbito da unidade de Estágio Profissional II do plano curricular do 2º Semestre do 4º Ano do Curso de Farmácia – 1º Ciclo, na Escola Superior de Saúde do Instituto Politécnico da Guarda, sendo este realizado em Farmácia Comunitária. O estágio realizou-se na Farmácia Moderna da Guarda, e decorreu entre o dia 15 de fevereiro e o dia 13 de maio de 2016, tendo a duração de 500 horas. Este estágio teve como supervisora no local de estágio, a Dra. Ana Raquel Videira Lopes Andrade, farmacêutica e diretora técnica da Farmácia Moderna da Guarda, e a orientação foi da competência do docente Márcio Rodrigues.
Segundo o Decreto – Lei nº 564/99 de 21 de dezembro, o estatuto legal da carreira de Técnico de Diagnostico e Terapêutica (TDT) refere como conteúdo funcional do Técnico de Farmácia (TF) o desenvolvimento “de atividades no circuito do medicamento, tais como análises e ensaios farmacológicos, interpretação da prescrição terapêutica e de fórmulas farmacêuticas, sua separação, identificação e distribuição, controlo da conservação, distribuição e stocks de medicamentos e outros produtos, informação e aconselhamento sobre o uso de medicamentos” [1].
A formação em Farmácia Comunitária tem objetivos bem definidos, tais como levar o estudante a reconhecer a farmácia como uma entidade prestadora de cuidados de saúde, caracterizar a sua estrutura em termos de espaço, recursos humanos e equipamentos, descrever o circuito do medicamento, matérias-primas e outros produtos de saúde, caracterizar a aplicação informática utilizada e relacionar com as diversas áreas funcionais da farmácia, interpretar as prescrições medicas, identificar os motivos que levam a possíveis devoluções de medicamentos, aplicar os conhecimentos teóricos e práticos em situações de execução pratica, executar e avaliar as técnicas e métodos de acordo com os recursos disponíveis, aplicar normas de higiene/limpeza e desinfeção.
Durante o estágio, as atividades planificadas permitem ao estudante o desenvolvimento de autonomia nas diversas atividades, tais como a receção e conferencia de encomendas, armazenamento dos medicamentos e outros produtos de saúde, realização de fichas técnicas de entrada de matérias-primas, aviamento de receitas médicas e informação ao utente, participação nos vários processos de registo de Psicotrópicos e Estupefacientes, desde a sua entrada até à dispensa destes medicamentos, dispensa de Medicamentos Não Sujeitos a Receita Médica (MNSRM), controlo de prazos de validade, preparação de manipulados de acordo com as Boas
11 Práticas de Preparação de Manipulados, participação na prestação de serviços farmacêuticos aos utentes, recolha de medicamentos para devolução à ValorMed.
O principal objetivo deste estágio foi promover um contacto direto com a realidade profissional, desenvolvendo assim as capacidades técnicas e cientificas necessárias à realização de atividades subjacentes à profissão de TF, respeitar os princípios éticos e deontológicos, criar e avaliar planos de intervenção adequadamente integrados numa equipa multidisciplinar e dar resposta a desafios profissionais com inovação, criatividade e flexibilidade [2].
O estágio permite promover aos estagiários uma rápida socialização e integração num ambiente profissional, proporcionando assim mais conhecimentos, mais experiência e ainda a oportunidade de aplicar os conhecimentos teóricos e práticos adquiridos no curso ao longo destes quatro anos, bem como desenvolvendo capacidades de resolução e desempenho de alguns problemas da área de intervenção, visando a autonomia técnica e a própria responsabilidade.
Este estágio permitiu, enquanto futura profissional de saúde, um contacto direto com a sociedade, fazendo assim parte de um dos organismos de prestação de cuidados de saúde, estando cada vez mais próximo dos seus utentes. A farmácia é atualmente um dos principais e primeiros locais onde os utentes recorrem para tentar solucionar os seus problemas de saúde primários. Há um grande contacto com o utente devido aos vários serviços que lhe são disponibilizados, transmitindo sempre ao utente respeito e confiança.
O TF tem um papel importante na comunidade, assim sendo deverá participar na promoção do bem-estar geral e da melhoria na qualidade de vida dos utentes. Concebe, planeia, organiza, aplica e avalia todas as fases do circuito do medicamento e produtos de saúde, assegurando a sua qualidade, num espaço de intervenção próprio e autónomo. Deve possuir as competências necessárias ao desempenho efetivo das suas funções, com profissionalismo, autonomia e responsabilidade, respeitando os princípios legais e éticos inerentes à sua profissão. Tendo a capacidade de tomar decisões em circunstâncias complexas e imprevisíveis.
O TF deve ainda estar preparado para desenvolver a sua prática profissional, sempre que necessário, integrado em equipas multidisciplinares e compreender a necessidade de uma comunicação efetiva quer ao nível da relação com os doentes/utentes quer ao nível das relações com outros profissionais de saúde [3].
Durante todo o estágio tive a oportunidade de passar por todas as áreas da farmácia, bem como realizar todas as tarefas, orientada e acompanhada por toda a
12 equipa de trabalho, que ajudou e proporcionou o enriquecimento dos meus conhecimentos, tentando assim cumprir os objetivos definidos para a realização deste estágio. Sendo que as principais atividades realizadas basearam-se principalmente na prestação de serviços e nas várias etapas do circuito do medicamento em Farmácia Comunitária. Para uma melhor abordagem e compreensão, o presente relatório descreve o funcionamento e organização da Farmácia Moderna da Guarda, bem como as atividades que me foi possível realizar durante o período de estágio.
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1 – FARMÁCIA MODERNA
A Farmácia Moderna encontra-se localizada na Guarda localizada na Avenida São Miguel, Edifício 2B (Facheira) Guarda-Gare, estando sob a responsabilidade da diretora técnica Dra. Ana Raquel Videira Lopes Andrade.
Apesar da Farmácia Moderna não ser a única farmácia nesta zona da cidade, a sua localização é muito favorável, na medida que, fica na avenida principal, perto do Centro de Saúde, e de outras áreas tais como correios e estação ferroviária. Sendo esta uma área de bastante circulação, a população que frequenta a farmácia é diversificada. Pode mesmo dizer-se que por aqui passam utentes habituais, na maioria idosos polimedicados. Normalmente estes utentes possuem um cartão de cliente da Farmácia Moderna, onde ficam registados todos os produtos farmacêuticos que o utente já levou, o que facilita na hora da dispensa. Também por aqui passam utentes ocasionais, são aqueles que se dirigem à farmácia de forma casual, vindos do hospital ou de consultas médicas, ou até mesmo de passagem e necessitam de algum produto farmacêutico.
Dispõe ainda de uma ótima qualidade de infraestruturas e equipamento, e as acessibilidades à farmácia são facilitadas e podem ser feitas a pé ou de carro, pois esta dispõe de um parque de estacionamento para utentes da farmácia, e possui ainda uma rampa de acessibilidade a deficientes motores.
A farmácia encontra-se aberta num horário contínuo de segunda-feira a sábado das 8h30 às 22h00. O regime de serviço permanente é feito de 10 em 10 dias. A informação relativa aos regimes de serviço encontra-se afixada à entrada da farmácia, de forma bem visível para o exterior, estando sempre atualizada.
Durante o serviço noturno, permanece apenas um funcionário no interior da farmácia, prestando apenas serviços de urgência. Os atendimentos são realizados através de um postigo, protegendo assim o profissional de possíveis violências à integridade física.
A Farmácia Moderna da Guarda preenche os requisitos previstos no Decreto – Lei nº171/2012 de 1 de agosto que estabelece o regime jurídico das farmácias comunitárias [4].
A nível de recursos Humanos, a Farmácia Moderna é constituída por seis farmacêuticos, sendo um deles a diretora técnica da farmácia, cinco técnicos de farmácia e a empregada de limpeza.
É uma equipa jovem e bastante unida, apresentam todos ótimos conhecimentos técnico-científicos o que permite cumprir, de modo eficiente, os objetivos que
14 diariamente se propõem alcançar. O ambiente na Farmácia Moderna é extremamente agradável, havendo organização em todo o trabalho realizado, deste modo, tornou muito boa e positiva a minha experiência como estagiária.
Esta farmácia pertence a um grupo de farmácias, Videira Lopes – Saúde, Unipessoal, LDA. Este grupo é composto por quatro farmácias, a Farmácia Moderna na Guarda, a Farmácia Albino Pais em Nelas, a Farmácia Mouro em Viseu e a Farmácia Paranhence em Paranhos da Beira. Entre as farmácias do grupo realizam-se várias trocas de medicamentos e outros produtos farmacêuticos, uma vez por semana, de modo a satisfazer as necessidades dos nossos utentes o mais rapidamente possível.
Durante o meu período de estágio, tive a oportunidade de participar em pequenas formações, juntamente com alguns profissionais da Farmácia Moderna, sendo estas: uma relativa a produtos homeopáticos, “Cross-selling com Homeopatia” dos laboratórios BOIRON® (ANEXO I), e a outra de suplementos alimentares, “Intervenção Farmacêutica no âmbito da Perda de Peso: Estratégias de Atuação com Fitoterapia e Suplementos Alimentares” da Theralab® (ANEXO II). Foi ainda possível assistir a
várias apresentações de MNSRM por parte dos Delegados de Informação Médica (DIM), que se deslocavam à farmácia com o propósito de informar os profissionais de saúde relativamente ao seu produto mais recente, para que num momento de aconselhamento este esteja mais informado e seja capaz de aconselhar o utente face ao produto farmacêutico mais indicado para cada situação específica, estando sempre atento e avaliando o benefício/risco. Estas formações complementares são uma mais-valia e mantêm-nos permanentemente atualizados e capazes de responder às várias necessidades dos utentes.
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2 – ESPAÇO FÍSICO
A farmácia é facilmente identificada, pois encontra-se bem visível e destacado o seu nome na parte exterior juntamente com a Cruz Verde, estando esta colocada perpendicularmente ao edifício. Existe ainda uma placa identificativa com o nome da farmácia e a identificação da sua direção técnica [4].
Junto à entrada principal está ainda uma “janela” ou postigo que é utilizado nas noites de serviço. Está ainda afixado o horário de funcionamento da Farmácia Moderna, bem como a escala de regime de serviços das farmácias da cidade da Guarda.
A fachada da Farmácia Moderna é de vidro, esta encontra-se em boas condições de conservação permitindo assim a entrada de luz natural, bem como a execução de montras atrativas que permitem um primeiro contacto comercial dos utentes com a farmácia.
A Farmácia Moderna da Guarda é composta por duas secções. A primeira é constituída pela entrada principal da farmácia e dá acesso à área de atendimento ao público. Esta é dotada de um espaço amplo com duas portas automáticas, sendo uma de entrada e outra de saída, o acesso à farmácia é efetuado por uma rampa, pensada para os cidadãos com dificuldades motoras, crianças e idosos, conforme requerido no Decreto – Lei nº171/2012, de 1 de agosto, artigo 10º [4]. Nesta zona existe também o gabinete de apoio ao utente, duas salas para consultas, estando estas situadas num 2º piso e ainda instalações sanitárias para uso dos utentes. Quanto à segunda secção é constituída por uma outra entrada de acesso restrito aos funcionários da farmácia, a qual dá ligação direta à zona de receção de encomendas e ao armazém.
A farmácia tem um 2º piso, como já referido, onde se encontram as duas salas de consultas, o laboratório e o gabinete da Diretora Técnica.
Ambas as secções estão interligadas entre si, num espaço interior da farmácia. A farmácia possui ainda montras com publicidade a diversos produtos, sendo esta alusiva às diferentes épocas e estações do ano.
É ainda de salientar que toda a farmácia é climatizada e todos os locais de armazenamento de medicamentos se encontram com condições de temperatura, luz e humidade controladas (temperatura inferior a 25ºC, humidade inferior a 60% e proteção da luz solar direta), sendo feito um registo periódico dos valores de temperatura e humidade, através dos vários termohigrómetros existentes nas várias zonas da farmácia onde se encontra um aparelho de climatização.
16 2.1 – ÁREA DE ATENDIMENTO AO PÚBLICO
A área de atendimento ao público é o local mais importante da farmácia, pois é aqui que ocorre o primeiro contacto do profissional de saúde com o utente, e assim se desenvolve todo o processo de atendimento e aconselhamento.
Assim que o utente entra na farmácia, tem à sua disposição um aparelho automático de senhas para poder aguardar a sua vez, podendo verificar a mesma em dois monitores existentes na farmácia, em locais de fácil visualização.
Esta área de atendimento é uma zona ampla, bastante espaçosa e agradável com uma boa iluminação e climatização adequada, possui ar condicionado o que permite a manutenção de um ambiente de trabalho agradável, contem ainda cadeiras para que quando existam muitas pessoas à espera da sua vez, estas possam esperar comodamente e existe ainda uma zona infantil de entretenimento.
Possui oito balcões de atendimento equipados com computadores, todos com o programa SOFTREIS, leitor ótico para a leitura de códigos de barras, caixa registadora e uma impressora para os recibos e receitas, de modo a facilitar o processo da dispensa de medicamentos. Os balcões estão relativamente isolados de maneira a permitir a privacidade de cada utente.
Há também nesta zona uma balança eletrónica que mede a altura, o peso e o Índice de Massa Corporal (IMC), a balança possui ainda um medidor de pressão arterial (PA).
A ordem de distribuição dos balcões de atendimento é rotativa, alterando todas as semanas, de modo a não haver profissionais de saúde privilegiados em relação aos outros.
Atrás dos balcões existem ainda estantes e gavetas com MNSRM sendo estes produtos sazonais (antigripais, pastilhas para a dor de garganta, água do mar, antitússicos, expetorantes, descongestionantes nasais, entre outros), permitindo assim um atendimento mais rápido e eficaz. Também aqui se encontram todos os produtos para tratamentos capilares, produtos dietéticos e produtos homeopáticos.
Nesta zona de atendimento podemos ainda encontrar estantes, onde se colocam à disposição do utente alguns produtos de venda livre, estando estes organizados por categorias, tais como, os produtos de Higiene Oral (Bucodentários), Protetores Solares, Higiene Íntima, Higiene e cuidados com mãos e pés. Há ainda gôndolas, onde se encontram expostos os produtos em promoções ou os produtos sazonais.
17 Existe ainda nesta zona, uma área de dermocosmética que engloba vários lineares de diversas marcas, como Uriage®, La Roche-Posay®, Avéne®, Ren®, Skin Ceuticals®, Vichy®, Caudalie®, Lierac®, entre outras. Há ainda uma área de ortopedia e uma área de puericultura, contendo estes variadíssimos produtos, sempre de maneira a satisfazer as necessidades dos utentes.
A disposição dos produtos farmacêuticos na zona de atendimento deve-se à rotatividade dos mesmos. Os locais mais em contacto com o utente são aproveitados para colocar alguns produtos sazonais, e menos solicitados, de maneira a que o utente procure conhecer o produto impulsionando a sua compra. São também utilizadas estas zonas para a realização de algumas campanhas promocionais, de modo a chamar a atenção do utente, enquanto este aguarda a sua vez de atendimento.
Estas técnicas de organização dos produtos farmacêuticos, ponderam os princípios do merchandising e demonstram vários benefícios para a gestão da farmácia, tais como o aumento de lucros, a criação de espaços atrativos que despertam a atenção do utente, criatividade na divulgação dos vários produtos, entre outros.
2.2 – GABINETE DO UTENTE
O gabinete do utente situa-se na área de atendimento ao público, neste local são realizados testes dos parâmetros bioquímicos (colesterol, triglicerídeos e glicémia), avaliação e medição da PA. É também aqui que se realiza a administração de injetáveis e onde são realizadas secções de aconselhamento de podologia e nutrição.
Caso o utente se dirija à farmácia para cuidados de saúde primários é também nesta sala que se realizam os mesmos.
Este gabinete serve ainda para situações mais pessoais, no caso de algum utente apresentar uma situação mais intima, que não se sinta à vontade para falar junto ao balcão de atendimento, e seja assim necessário um atendimento mais reservado e confidencial.
Esta sala está equipada com uma marquesa, uma secretária, varias cadeiras, uma bancada onde se encontra um tensiómetro para avaliação e medição da PA, o aparelho de avaliação dos valores bioquímicos, vários aparelhos de avaliação da glicémia, um recipiente de resíduos biológicos, e todo o material necessário para a realização da avaliação e medição dos parâmetros bioquímicos.
Mais à frente neste relatório, irei fazer uma descrição dos serviços de avaliação, bem como o material utilizado para essa avaliação.
18 Há ainda, na farmácia, mais dois gabinetes, localizados no 2º piso, estando estes destinados às secções de aconselhamento de Medicina Tradicional Chinesa (MTC), Audiologia e Dermocosmética, sendo estas de marcação prévia.
2.3 – ZONA DE CONFERÊNCIA DE RECEITUÁRIO
A conferência do receituário é feita numa zona próxima da zona de atendimento, sendo que está separada por uma parede. Esta zona é de acesso restrito aos profissionais de saúde da farmácia, aqui encontram-se secretárias, cadeiras, um computador com acesso ao sistema informático, uma máquina de conferência de receitas, uma impressora e uma impressora para recibos e receitas, um leitor ótico de código de barras e ainda estantes para arrumação de dossiês e gavetas para a arrumação das receitas, antes de estarem completos os lotes.
É neste local que os farmacêuticos realizam as correções das receitas diariamente e emitem os respetivos verbetes mensalmente.
Encontra-se ainda neste local, um armário onde estão armazenados os produtos de material de penso, desinfetantes, alguns excedentes de antisséticos ginecológicos e ainda os antisséticos e colutórios de uso oral.
Aqui existe ainda instalações sanitárias para uso dos utentes, caso necessitem.
2.4 – ZONA DE RECEÇÃO DE ENCOMENDAS
A zona de receção de encomendas está localizada na parte lateral da farmácia, possuindo uma porta para o exterior. Chegam diariamente encomendas à farmácia, em recipientes denominados de backs, sendo que cada um tem uma cor correspondente ao respetivo fornecedor.
É nesta área que se conferem e rececionam as diferentes encomendas de medicamentos e outros produtos farmacêuticos, de acordo com as suas faturas (ANEXO III) ou guias de remessa e respetivas notas de encomenda.
Aqui existem duas secretárias, cada uma com o respetivo computador e leitor ótico de código de barras, impressoras, cadeiras, estantes para arrumação de dossiês e algumas caixas de arquivos das várias faturas dos diversos armazenistas.
Neste local, encontra-se também um armário, onde se coloca toda a medicação e produtos farmacêuticos, que aguardam envio para as restantes farmácias do grupo, e
19 ainda um outro armário com a medicação reservada pelos utentes, mas que só será paga no ato da dispensa desta.
2.5 – ARMAZÉNS
A farmácia dispõe de dois armazéns, estando um situado no piso térreo da farmácia, e neste são armazenados todos os stocks excedentes de medicamentos sujeitos a receita médica (MSRM) e MNSRM, bem como de todos os produtos existentes na farmácia, tais como produtos de higiene íntima e oral, produtos de dermocosmética, primeiros socorros, dispositivos médicos, suplementos alimentares, nutrição e dietética, papas e leites infantis, fraldas, entre outros.
No piso superior, existe um segundo armazém, em que se encontram arrumados todos os excedentes de calçado comercializado pela farmácia, produtos de grande volume, como material ortopédico de criança e adulto, puericultura, como carrinhos de bebé, cadeiras para automóveis, entre outros, e ainda todo o material consumível da farmácia.
Na zona do primeiro armazém, encontramos também o armazenamento de xaropes e suspensões orais, e ainda o armazenamento de medicamentos genéricos, estando estes descritos mais à frente.
2.5.1 – Zona de Armazenamento de Medicamentos Sujeitos a Receita Médica (MSRM) e Termolábeis
Nesta zona encontra-se um armário, de grandes dimensões, com gavetas telescópicas, sendo este denominado de “Compacto”, onde estão armazenados, por ordem alfabética de nome comercial os MSRM sob a forma farmacêutica de comprimidos, tal como, gavetas específicas para outras formas farmacêuticas como as gotas orais e auriculares, os colírios, supositórios, enemas e pomadas ou cremes de uso retal, óvulos e outros medicamentos de uso ginecológico, pomadas, cremes e geles, aerossóis, injetáveis, granulados em saquetas. Estão também armazenados neste local, em gavetas identificadas para tal, por ordem alfabética, todos os produtos de venda livre e de uso externo, produtos para uso veterinário e lancetas para os aparelhos de avaliação de glicémia.
Também se encontram, no “Compacto”, os medicamentos que já se encontram pagos e aguardam que as pessoas os venham buscar. Esta situação verifica-se quando
20 num determinado momento, não se encontram disponíveis certos medicamentos que os utentes necessitam. Nestas situações pergunta-se à pessoa se deseja que se peça o medicamento aos armazenistas que trabalham diretamente com a Farmácia Moderna, e caso a pessoa queira, confirma-se o pedido e emite-se um talão de reserva (ANEXO IV).
Nesta área existe ainda um frigorífico para todos os MSRM e MNSRM termolábeis, como é o caso das vacinas, insulinas, determinados colírios oftálmicos, entre outros, que devem ser mantidos a uma temperatura entre os 2º e os 8ºC, estando estes também organizados por ordem alfabética, independentemente da sua forma farmacêutica.
2.5.2 – Zona de Armazenamento de Medicamentos Genéricos
A Farmácia Moderna tem uma zona específica, onde se encontram armazenados todos os Medicamentos Genéricos (MG), sob a forma farmacêutica de comprimidos/cápsulas. Estes estão dispostos por ordem alfabética de Denominação Comum Internacional (DCI). Encontram-se ainda organizados por ordem crescente de dosagem e separados por laboratórios.
2.5.3 – Zona de Armazenamento de Xaropes e Suspensões Orais
O armazenamento de xaropes e suspensões orais, encontra-se numa estante reservada no primeiro armazém. Estes estão organizados por ordem alfabética do nome comercial, embora os genéricos também aqui se encontrem, estando estes arrumados por ordem alfabética de DCI.
2.6 – LABORATÓRIO
O laboratório fica situado no piso superior da farmácia. Aqui são preparados os manipulados e armazenadas as matérias-primas necessárias à sua preparação. Entende-se por matéria-prima, toda a substância ativa, ou não, que Entende-se utiliza na preparação de um medicamento, quer permaneça inalterável quer se modifique ou desapareça no decorrer do processo.
O laboratório está equipado com bancadas, armários superiores e inferiores, onde se encontram arrumadas as matérias-primas, possui ainda de um lavatório, um
21 sistema de exaustão, uma balança digital de sistema fechado, material acessório de laboratório e um vidro tratado, com as dimensões e espessura de um pórfiro, onde se efetua a espatulação de algumas pomadas ou pastas aqui realizadas segundo as Boas Práticas de Preparação de Manipulados e sob as regras de higiene e segurança.
Encontra-se ainda neste local dossiês com os registos de matérias-primas e dos manipulados realizados na farmácia, uma Farmacopeia Portuguesa (FP), um Formulário Galénico Português.
Este é um local, onde não só se procede à preparação de medicamentos manipulados, como também à reconstituição de suspensões extemporâneas de anti-infeciosos.
2.7 – ESCRITÓRIO
O escritório e gabinete da Diretora Técnica encontra-se no piso superior. Aqui encontram-se armazenados os psicotrópicos e estupefacientes, bem como todos os documentos de psicotrópicos estupefacientes e benzodiazepinas.
É no escritório que se realizam as reuniões e onde são tratados diversos assuntos da responsabilidade da Diretora Técnica.
2.8 – COPA
A copa encontra-se junto à zona de arrumação de MG. Aqui é o local onde toda a equipa da farmácia e estagiários podem deixar os seus pertences, fazer as suas refeições, pois está equipada com mesa, cadeiras, micro-ondas e frigorífico.
Nesta zona há ainda uma casa de banho para os funcionários da farmácia e uma pequena divisão com um computador onde se tem acesso a todo o circuito interno de câmaras de vigilância. Há ainda uma cama desmontável para o profissional de saúde passar as noites de serviço.
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3 – SISTEMA INFORMÁTICO: “SPHARM”
Na farmácia Moderna, o sistema informático utilizado é o “SPharm” da SOFTREIS. Este é um programa informático desenvolvido para a gestão diária de uma farmácia, tem uma grande variedade de funcionalidades que simplifica, flexibiliza e melhora o dia-a-dia da farmácia.
“O “SPharm” é um programa em que todo o seu modo de funcionamento está orientado para aumentar a produtividade dos colaboradores, minimizando os tempos de trabalho e facilitando assim as tarefas rotineiras. Encontra-se de acordo com a legislação em vigor, sendo de utilização extremamente fácil e intuitiva” [6].
A sua importância e funcionalidade vão desde a melhoria da qualidade do atendimento ao utente, até à gestão de stocks, entre outras, podendo mesmo assim chegar à análise estatística de determinado tipo de variáveis que importa serem quantificadas para a evolução da farmácia enquanto empresa.
O “SPharm” faz a gestão dos produtos, desde a sua entrada até à saída da farmácia, podem ser visualizadas as fichas de cada produto existente na farmácia. Estas são constituídas pelo Resumo das Características do Medicamento (RCM), permite pesquisas por grupo homogéneo, informações relativas às indicações terapêuticas do produto em questão, identifica interações medicamentosas, classificação farmacológica, códigos dos produtos, prazos de validade, stock atual na farmácia, preço de venda à farmácia (PVF) e Preço de Venda ao Publico (PVP), bem como reservas de um produto em questão, assim como as quantidades de produtos encomendadas e a que fornecedor. Uma vez que a farmácia Moderna pertence a um grupo de quatro farmácias, há ainda a possibilidade de entrar na ficha de artigo de um dado produto e ver se existe esse produto em stock nas outras farmácias.
O sistema informático é uma ferramenta essencial na prestação de um serviço mais fácil e eficiente para os utentes. Este é um sistema de grande importância para a gestão de stocks, pois permite um controlo bastante rigoroso de entradas e saídas de produtos, estando sempre atualizado com os medicamentos existentes na farmácia há ainda um stock mínimo e máximo, que alerta os utilizadores no ato da realização das encomendas quando estes limites estão prestes a ser alcançados. Na farmácia, todos os computadores estão equipados com este sistema informático.
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4 – APROVISIONAMENTO
Numa farmácia é essencial haver uma gestão de stocks eficaz, para que a dispensa de medicamentos e prestação do devido aconselhamento ao utente possa ocorrer adequadamente, tem assim de dispor dos produtos necessários em tempo útil, o que é conseguido com uma cuidada aquisição, receção e armazenamento de produtos.
Assim, a farmácia deverá ter diferentes tipos de produtos farmacêuticos nas quantidades apropriadas de modo a poder garantir o bom funcionamento da mesma.
4.1 – GESTÃO DE STOCKS
Fazer uma gestão de stocks tem como principal finalidade manter um nível adequado à qualidade de serviço prestado ao utente, assim, é essencial ter em conta vários fatores, como a localização da farmácia, o perfil dos utentes, os hábitos de prescrição médica, a média de vendas mensal, a rotatividade dos produtos, a época do ano, o capital disponível, as bonificações dos armazenistas, as condições de pagamento, novos produtos, as campanhas de laboratórios, a publicidade dos MNSRM nos média, os dias de serviço e a capacidade de armazenamento, para que assim possa existir uma boa gestão de stocks.
Ainda assim, para que esta gestão se torne eficiente tem que se encontrar um equilíbrio de duas variáveis muito importantes, que são o limitar ao mínimo os stocks existentes, para que não haja grandes quantidades de capitais empatados na farmácia, e ao mesmo tempo evitar ruturas de stock e evitar que o cliente saia prejudicado.
Para evitar possíveis erros de stock inserido no sistema informático, é necessário proceder-se à realização de inventários periódicos na farmácia. O inventário é realizado com base numa lista emitida pelo sistema informático.
4.1 – SELEÇÃO E AQUISIÇÃO
A aquisição de produtos farmacêuticos é efetuada recorrendo a armazenistas, cooperativas e laboratórios (como é o caso das compras diretas).
Para uma boa aquisição de stocks de produtos é importante realizar uma boa seleção dos fornecedores sendo necessário para isso ter em consideração vários parâmetros, tais como: a prioridade das encomendas, as vantagens de pagamento,
24 descontos e bonificações, o tipo de produtos fornecidos, a pontualidade da entrega, o estado de apresentação dos produtos, a gestão das devoluções e a resposta a reclamações.
Na Farmácia Moderna, a aquisição de produtos é efetuada recorrendo a várias cooperativas de distribuição, no entanto as mais importantes e que mais parcerias têm com a farmácia são a Alliance Healthcare, Cooprofar e Agroviseu, e alguns laboratórios farmacêuticos, quando é necessário realizar encomendas de grandes quantidades.
Para cada fornecedor existe uma hora pré-definida para se poder efetuar e receber as encomendas para reposição do stock, assim também permite ter-se uma maior cobertura da necessidade dos produtos ao longo do dia, ou seja, no caso de faltar um medicamento que já foi vendido nesse dia mais que a quantidade habitual e assim tenha esgotado o stock da farmácia, é possível pedir o medicamento ou produto de saúde, e sabe-se que dentro de algumas horas esse medicamento estará de novo na farmácia podendo assim cobrir a falha.
Uma vez que a Farmácia Moderna, pertence a um grupo de farmácias, caso seja preciso um medicamento ou produto farmacêutico que esteja em falta na farmácia, existe ainda a possibilidade de fazer um pedido às restantes farmácias do grupo, mediante verificação prévia dos seus stocks através do sistema informático.
4.1.2 – Encomendas
As encomendas podem ser realizadas a partir de três vias distintas, são elas por compras diretas, via telefónica e via eletrónica, sendo de seguida descritas mais pormenorizadamente.
A realização de encomendas ocorre quando a quantidade de medicamentos se encontra abaixo do stock mínimo, sendo este denominado de ponto de encomenda.
4.1.2.1 – Compras Diretas
Na Farmácia Moderna as compras diretas são normalmente acordadas com base em reuniões efetuadas previamente com os laboratórios farmacêuticos e depois de ajustadas todas as condições, são efetuadas pelo departamento de compras, sendo este no escritório central em Mangualde.
Por vezes são os DIM que se deslocam à farmácia e apresentam os seus produtos, as campanhas promocionais e as possíveis bonificações existentes,
25 posteriormente em conjunto com o profissional de saúde responsável, criam uma nota de encomenda, na qual constam os produtos que se pretende adquirir e as respetivas quantidades. Esta nota de encomenda é rubricada por ambas as partes, sendo o original entregue ao laboratório e o duplicado é arquivado na farmácia para que seja posteriormente conferido com a respetiva fatura, quando chegada a encomenda.
Estas encomendas são normalmente efetuadas com uma periodicidade mensal, ou por vezes trimestral.
A farmácia opta por realizar encomendas diretas de medicamentos e produtos farmacêuticos que apresentam maior rotatividade, e para os quais se verifica melhores condições económicas. São estas encomendas de MG, MNSRM, produtos de puericultura, dispositivos médicos e material ortopédico, produtos homeopáticos, produtos de cosmética e de higiene corporal.
4.1.2.2 – Via Telefónica
Quando num atendimento, um utente necessita de um produto que a farmácia não dispõe, ou não tenha de momento em stock e de modo a obter uma resolução urgente, justifica-se assim que a encomenda seja efetuada via telefone aos armazenistas. Assim, a encomenda é feita ligando diretamente aos armazenistas, sendo-nos comunicado por eles se o medicamento que pretendemos se encontra ou não disponível no seu armazém, quando é possível enviar o produto e a que horas este chega à farmácia, podendo assim comunicar ao utente toda esta informação para saber quando o medicamento se encontra disponível na farmácia para o ir levantar.
4.1.2.3 – Via Eletrónica
As encomendas realizadas por via eletrónica são as chamadas encomendas diárias.
Como o nome indica estas são eletrónicas, pois são realizadas através do sistema informático, “SPharm”, que oferece inúmeras vantagens e facilidades à farmácia e para o profissional que está a realizar a encomenda.
Para tal, procede-se assim à elaboração de uma encomenda, tendo por base uma proposta de encomenda gerada automaticamente pelo sistema informático. O programa “SPharm”, mantem os stocks constantemente atualizados, e cada produto ou medicamento possui a sua própria ficha do produto, onde para além das principais
26 informações do produto, consta também um stock mínimo e máximo, esses stocks mínimos e máximos são definidos previamente para cada produto tendo em conta a rotatividade e a sua evolução nas vendas. Assim quando um determinado produto atinge um stock mínimo ou está entre os valores mínimos estabelecidos, é transferido automaticamente pelo sistema para a proposta de encomenda.
Esta proposta de encomenda é analisada pormenorizadamente, tendo por base o histórico de vendas, pois no menu de confirmação da nota de encomenda é possível analisar de forma direta o número de embalagens vendidas em média por mês, o nome e o código do produto, o stock existente na farmácia, a quantidade de embalagens pretendida, o número do fornecedor e a quem se pretende enviar a encomenda. Ao comparar a proposta de encomenda com o histórico de vendas é possível proceder à alteração das quantidades que se pretende encomendar, consoante a necessidade da farmácia e o plafom disponível, assim é possível após uma análise do histórico do produto prever a quantidade de embalagens necessárias para que seja atingido um equilíbrio razoável entre a redução do risco de rutura de stock e um elevado impacto de capital em stock. Ainda assim, é sempre possível acrescentar outros produtos à encomenda que possam ser solicitados pelos utentes.
A realização de encomendas via eletrónica, na farmácia Moderna, é da responsabilidade dos Farmacêuticos, após este ter confirmado e aprovado a encomenda, procede assim à sua transmissão para o fornecedor pretendido, aguardando que o sistema dê a indicação de que a encomenda foi transferida com sucesso.
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5 – RECEÇÃO DE ENCOMENDAS
As encomendas de medicamentos e de outros produtos de saúde chegam à farmácia em horários específicos, pré-estabelecidos pelos armazenistas. Os horários de entrega dos dois principais armazenistas da Farmácia Moderna são os seguintes: Cooprofar realiza entregas às 9h00, 11h30, 13h30,17h30 e 20h30 a Alliance Healthcare efetua duas entregas, uma às 8h30 e outra as 17h00.
As encomendas chegam sempre acondicionadas em backs de plástico na qual cada fornecedor tem a sua cor, a Cooprofar apresenta backs azuis e a Alliance Healthcare tem backs verdes, por vezes chegam também encomendas acondicionadas em caixas de cartão.
No caso de serem medicamentos termolábeis, estes vêm acompanhados de um acumulador de frio e, geralmente, possuem um papel de alerta para a presença de medicamentos com condições especiais de conservação.
Os backs fazem-se acompanhar com uma guia de transporte, onde vem denominado o nome da farmácia a que se destina e as horas de elaboração e entrega da encomenda. Traz ainda no seu interior as faturas da encomenda.
Quando os pedidos de medicamentos ou outros produtos farmacêuticos são efetuados por via telefónica, vêm normalmente em backs separados, e igualmente acompanhados da respetiva fatura, para que não ocorram misturas ou confusões de entregas.
Todas as encomendas vêm acompanhadas pela respetiva fatura e um duplicado, à exceção das encomendas diretas, que vêm acompanhadas com uma guia de remessa e o seu duplicado, sendo a fatura enviada posteriormente à farmácia.
A fatura (ANEXO III) que acompanha a encomenda, tem de possuir obrigatoriamente, a identificação da farmácia, identificação do fornecedor, o número da fatura, a data de emissão, a designação completa dos produtos faturados, tal como, código do produto, nome comercial ou DCI, forma farmacêutica, dosagem, quantidade pedida e quantidade enviada, PVF, a percentagem de imposto de valor acrescentado (IVA) referente a cada produto, o PVP à exceção dos produtos de venda livre na qual aparece o PVF e o valor total da encomenda.
Para se proceder à receção da encomenda, entra-se no sistema informático “SPharm” da SOFTREIS, em “Encomendas” e procura-se a encomenda a dar entrada. Depois de selecionar a opção “Entrar na Encomenda” coloca-se o respetivo código do armazenista e dá-se início à leitura ótica do código de barras de cada produto,
28 individualmente. Os primeiros medicamentos a inserir no sistema são os termolábeis, uma vez que têm de ser logo armazenados no frigorífico, seguindo-se então de todos os outros.
Após a leitura ótica do código de barras, é confirmada a quantidade enviada. Procede-se então à confirmação do prazo de validade dos medicamentos ou produtos farmacêuticos, verifica-se o estado de conservação da embalagem, no caso desta se encontrar danificada ou que haja derrame de produto, como pode acontecer com os xaropes, tem que se fazer uma devolução do medicamento para o fornecedor.
Outros parâmetros a verificar são o preço impresso na cartonagem (PIC) e o PVP, insere-se a validade no sistema, caso esta seja mais curta que a que se encontra definida, confere-se o PVF, as condições de compra, procedendo-se a possíveis retificações sempre que for necessário. No caso dos produtos de venda livre, tem de se calcular o preço destes segundo a política estabelecida pela Farmácia Moderna, depois de calculado o PVP o produto é marcado com etiquetas autocolantes. Nas etiquetas consta a designação do medicamento ou produto farmacêutico, o código nacional do produto (CNP) acompanhado pelo código de barras, o PVP e a taxa de IVA. Existem ainda algumas regras a ter em conta na colagem da etiqueta no produto, tais como não tapar a parte frontal da embalagem, não ocultar informações importantes como por exemplo a posologia, via de administração, prazo de validade, contraindicações, principais constituintes, entre outros.
Para finalizar a receção da encomenda, o sistema contabiliza os totais com e sem IVA e esses valores são confrontados com os da fatura e caso seja necessário fazem-se pequenos acertos, coloca-se ainda num campo específico do sistema informático, o respetivo número e data da fatura, para melhor rastreabilidade. Por fim, esta é assinada e datada pelo profissional de saúde que procedeu à sua receção e é arquivada para futuras consultas e controlo da contabilidade.
O meu estágio começou pela realização de todos os processos de receção de encomendas, o que ajudou a ter uma noção da gestão da farmácia da importância da manutenção dos níveis de stock dos medicamentos e produtos farmacêuticos. Posso afirmar ainda que foi uma maneira de me familiarizar mais com as embalagem, tendo ali o primeiro contacto, o que permitiu começar a reconhecer os princípios ativos e as suas marcas.
29 5.1 – RECEÇÃO DE PSICOTRÓPICOS, ESTUPEFACIENTES E
BENZODIAZEPINAS
5.1.1 – Receção de Psicotrópicos e Estupefacientes
Os psicotrópicos e estupefacientes pertencem a um grupo de fármacos que atuam no Sistema Nervoso Central (SNC), tendo como objetivo modificar a atividade mental, deprimindo-a ou estimulando-a. Uma vez que estes medicamentos têm ação num sistema tão frágil como o SNC, podem provocar dependência física e/ou psíquica e ainda tolerância. Assim sendo, os medicamentos deste grupo farmacoterapêutico são alvos de legislação específica sendo submetidos a um controlo rigoroso, para que o seu uso seja limitado apenas às situações clinicas para as quais estão indicados. Deste modo, o seu aprovisionamento, armazenamento e dispensa seguem regras específicas e prescritas no Decreto – Lei nº 15/93, de 22 de janeiro [7].
Estes medicamentos chegam à farmácia juntamente com todos os outros medicamentos que constam na mesma fatura. Estes fazem-se acompanhar, para alem da fatura, de uma requisição onde se encontra ao nome da substancia ativa, o nome comercial, a dosagem, a quantidade enviada e o numero de unidades por cada embalagem.
Este documento é composto por duas partes (ANEXO V). Uma das partes é assinada pela Diretora Técnica da Farmácia Moderna e colocada num back para ser reenviado ao respetivo fornecedor ao qual foi feita a encomenda. A outra parte do documento é também assinada pela Diretora Técnica e agrafada à fotocópia da fatura correspondente à encomenda realizada e posteriormente guardada de acordo com a ordem alfabética do medicamento em questão, num dossier destinado aos medicamentos Psicotrópicos.
Estes medicamentos estão armazenados num local à parte dos restantes medicamentos e de acesso restrito, encontra-se assim num armário que está colocado no gabinete da Diretora Técnica.
No caso de na mesma fatura estarem discriminados dois ou mais medicamentos psicotrópicos diferentes devem assim tirar-se tantas fotocópias quanto os psicotrópicos diferentes que foram rececionados, ou seja se na mesma fatura vierem Rubifen® e Ritalina®, tira-se uma fotocópia para se arquivar no separador do Rubifen® e uma fotocópia para se arquivar no separador da Ritalina®.
30 Depois de rececionado o medicamento deve ser imediatamente levado para o gabinete da Diretora Técnica juntamente com a respetiva cópia da fatura e requisição.
5.1.2 – Receção de Benzodiazepinas
Quando chegam à farmácia, e são rececionadas encomendas que contenham medicamentos do grupo farmacoterapêutico das benzodiazepinas, deve verificar-se se juntamente com a fatura se encontra uma requisição (ANEXO VI) que indica precisamente o nome da substância ativa, o nome comercial, a dosagem, a quantidade enviada e o número de unidades por cada embalagem.
Esta informação é composta por duas partes, onde uma parte é arquivada numa pasta específica na farmácia e a outra é reenviada para o respetivo fornecedor, sendo ambos assinados pela Diretora Técnica da Farmácia Moderna.
5.2 – RECEÇÃO DE MATÉRIAS-PRIMAS
A receção de matérias-primas cumpre um tratamento diferente dos outros medicamentos ou produtos farmacêuticos. Quando são rececionadas deve ser verificado se estas se fazem acompanhar de um boletim de análise (ANEXO VII), que é arquivado juntamente com uma cópia da fatura onde vem faturada a matéria-prima num dossier que se encontra no laboratório.
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6 – DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS
As devoluções podem ser feitas por vários motivos, por vezes surgem não conformidades tais como: o produto encontrar-se danificado, o prazo de validade ser demasiado curto, PVP errados (não há uniformidade entre o PVP indicado na fatura e o PIC), produtos em falta na encomenda (o produto encontra-se debitado na fatura mas não veio na encomenda ou vice-versa), o PVF é superior ao PVP, houve engano ao ser feito o pedido por parte da farmácia, entre outros.
Qualquer que seja a não conformidade, esta é comunicada ao armazenista responsável, o mais rapidamente possível. Assim, para a resolução destes pequenos problemas é emitida uma nota de devolução em triplicado onde é descrito o motivo da devolução, a identificação da farmácia e do fornecedor ou laboratório, a identificação do produto pela sua designação completa e respetivo CNP, a quantidade e o número da fatura da encomenda onde veio o produto (ANEXO VIII).
Cada nota de devolução emitida tem um número correspondente que facilita a identificação da mesma, isto para o caso de ser necessário contactar o fornecedor para saber em que situação se encontra a resolução desta.
Como já referi anteriormente, a nota de devolução é emitida em triplicado, sendo que o original e o duplicado são enviados juntamente com o produto, devidamente datados e assinados pelo profissional de farmácia responsável pela reclamação enquanto o triplicado fica arquivado na farmácia aguardando posteriormente uma nota de crédito, devolução em produto ou um débito no valor em causa.
Para a resolução da devolução, os fornecedores ou laboratórios podem optar por substituir o produto ou emitir uma nota de crédito no valor do mesmo, de modo a devolver à farmácia o valor exato do produto faturado. Estes podem ainda rejeitar a devolução, tendo assim nesse caso que justificar a decisão tomada.
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7 – CONTROLO DE PRAZOS DE VALIDADE
De acordo com o Decreto – Lei nº176/2006 de 30 de agosto – Estatuto do Medicamento, o prazo de validade é descrito como “o período de tempo no qual o medicamento mantém as suas características físicas, químicas, microbiológicas, galénicas, terapêuticas e toxicológicas” [8].
É essencial haver um controlo dos prazos de validade dos produtos, pois um medicamento que se encontre com o prazo de validade excedido pode já não se encontrar nas perfeitas condições de ser administrado, pode ainda ter a sua ação terapêutica comprometida e provocar efeitos adversos relacionados com as alterações na composição.
Na farmácia Moderna, de três em três meses é emitida uma listagem com todos os medicamentos e produtos de saúde cujo prazo de validade expira nos próximos três meses. Com a exceção dos psicotrópicos e estupefacientes, em que para este grupo de medicamentos o controlo dos prazos de validade é realizado de seis em seis meses, da mesma forma como para os produtos veterinários. Nestas listagens consta a designação completa do produto, o CNP, a quantidade existente em stock, a validade mais curta que está registada no sistema informático e um espaço para se colocar a retificação do prazo de validade, caso seja necessário. (ANEXO IX).
Após a impressão da listagem, retiram-se os produtos cujo prazo de validade esteja a terminar, estes produtos são separados e emite-se uma nota de devolução para o respetivo fornecedor ou laboratório.
Este controlo também deve ser efetuado quando se realiza a conferência e receção das encomendas, ou seja, quando é feito o registo do medicamento no stock regista-se sempre o prazo de validade do medicamento em questão.
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8 – DISPENSA DE MEDICAMENTOS E DE OUTROS PRODUTOS
DE SAÚDE
De acordo com o Decreto – Lei nº 176/2006 de 30 de agosto – Estatuto do Medicamento, este define medicamento como: “Toda a substância ou associação de substâncias apresentada como possuindo propriedades curativas ou preventivas de doenças em seres humanos ou dos seus sintomas ou que possa ser utilizada ou administrada no ser humano com vista a estabelecer um diagnóstico médico ou, exercendo uma ação farmacológica, imunológica ou metabólica, a restaurar, corrigir ou modificar funções fisiológicas” [8].
É fundamental que o TF desempenhe a sua função com o máximo de atenção, responsabilidade e competência.
Uma das tarefas com maior relevância numa farmácia comunitária é a dispensa de medicamentos e aconselhamento ao utente, sendo assim uma responsabilidade importante que cabe aos profissionais de saúde, assegurando sempre a qualidade dos serviços que prestam. Para o procedimento da dispensa de medicamentos ou outros produtos farmacêuticos é essencial que o profissional de saúde tenha um elevado conhecimento quer teórico como científico, garantindo assim, não só a satisfação das necessidades do utente mas também apostando sempre no seu bem-estar e na sua saúde. A dispensa de medicamentos tem sempre como base as necessidades do utente, qual o melhor medicamento que se enquadra em determinada situação clínica do utente e acima de tudo que seja seguro para este, obrigando assim a um adequado aconselhamento farmacoterapêutico e sempre que possível a um seguimento farmacoterapêutico.
Assim, o que distingue um bom profissional de saúde é a interação positiva que este mantém com o utente, mantendo-o informado e educando-o para o uso racional do medicamento e para a promoção da saúde pública.
De acordo com o Decreto – Lei nº176/2006, artigo 113º, os medicamentos podem classificar-se quanto à sua dispensa de MSRM e MNSRM [8].
34 8.1 – DISPENSA DE MEDICAMENTOS SUJEITOS A RECEITA MÉDICA (MSRM) PARA USO HUMANO
Considera-se MSRM, aqueles que possam apresentar um risco direto ou indireto para a saúde quando usados sem vigilância médica, quando pode ser um risco para a saúde do utente se utilizado com frequência e em quantidades consideráveis para fins diferentes daqueles a que se destina. São ainda considerados MSRM aqueles que se destinam a ser administrado por via parentérica e quando contém substâncias ou preparações de substâncias que necessitam de ser melhor estudados quanto à sua atividade e possibilidade de desencadear reações adversas [8].
Atualmente as prescrições médicas devem ser realizadas através de receitas eletrónicas (ANEXO X), visto que estas aumentam a segurança do processo de prescrição e do ato de dispensa, facilitando assim a comunicação entre os diferentes profissionais de saúde e reduzindo o número de erros.
É relativamente recente o uso de receitas eletrónicas “sem papel”, designadas de receitas eletrónicas desmaterializadas, cujo utente só leva aquilo que realmente quer. Melhor dizendo, o médico passa numa folha ou então envia a receita para o número de telemóvel do utente. Na farmácia, através dos códigos que estão quer no guia de tratamento quer na mensagem, conseguimos aceder ao que o médico prescreveu ao utente, aviando apenas os medicamentos que o utente necessita no momento (ANEXO XI). Não sendo necessário a impressão do documento de faturação no verso desta, pois fica tudo informatizado.
Ainda assim, salvo algumas exceções, é possível recorrer ao uso de receitas médicas manuais (ANEXO XII) em situações como falência do sistema informático, inadaptação do prescritor, prescrição ao domicílio e outras situações até um máximo de 40 receitas médicas por mês [9].
Na prescrição médica devem constar as seguintes informações, que têm de ser obrigatoriamente verificadas no ato da dispensa, são estas:
Número da receita
Dados do utente, tais como: nome, número de utente e de beneficiário (dependendo do seu sistema de saúde) e letra ou subsistema identificativo da comparticipação
Dados do médico, como: nome, contacto e especialidade, carimbos/vinhetas do local de prescrição, no caso de ser uma receita
35 manual deve vir referenciado o motivo da “exceção Artigo 9º” com a respetiva alínea, data e respetiva assinatura
Descrição dos medicamentos: prescritos por DCI da substância ativa, dosagem, forma farmacêutica, apresentação, dimensão da embalagem, Código Nacional para a Prescrição Eletrónica de Medicamentos (CNPEM), número de embalagens e posologia.
A receita médica pode ter um prazo de validade de trinta dias a contar da data de emissão, sendo assim designada de receita médica não renovável ou um prazo de seis meses a contar da data de emissão, tomando esta uma designação de receita médica renovável. Esta última é composta por três vias e é utilizada para a prescrição de medicamentos destinados a tratamentos prolongados ou doenças crónicas. Caso a prescrição seja efetuada numa receita manual, esta não é possível que seja renovável.
Numa receita médica não pode conter mais de quatro medicamentos diferentes e não podem ser prescritos mais de duas unidades de cada medicamento. Nas receitas eletrónicas “sem papel” não existe um limite quer do número de medicamentos quer das quantidades. O médico pode passar para um mês ou então para seis meses no caso de doenças crónicas.
Quando vem prescrito apenas por DCI, o utente pode assim optar pelo medicamento que pertença ao mesmo grupo homogéneo, tem o direito de ser informado relativamente à existência de medicamentos genéricos similares e de decidir se quer ou não exercer o direito de escolha. Deste modo, para se conseguir satisfazer as necessidades dos utentes, a farmácia tem de ter no seu stock, no mínimo, três medicamentos de cada grupo homogéneo de entre os cinco medicamentos com preço mais baixo.
Na prescrição quer seja eletrónica ou manual de MSRM só deve constar a DCI da substância ativa, ainda assim, e excecionalmente o médico pode optar por acrescentar a designação do nome comercial, ou caso o medicamento em questão não possua nenhum similar comparticipado ou seja o único original pode ainda prescrever um laboratório específico de acordo com determinadas exceções como: exceção a) margem terapêutica estreita, exceção b) reação adversa prévia e exceção c) continuidade de tratamento superior a 28 dias [9].
No caso de na receita médica estar um medicamento com referência à exceção da alínea a) ou b), o profissional de saúde da farmácia apenas pode dispensar ao utente o medicamento que consta na receita. Caso venha referenciada a exceção da alínea c), pode ser dispensado ao utente o medicamento prescrito ou pode ser dispensado um
36 medicamento de PVP inferior, caso o utente assim o pretenda, desde que este pertença ao mesmo grupo homogéneo do medicamento prescrito.
Para se proceder à dispensa dos medicamentos, é de extrema importância que o profissional efetue a validação da receita médica. Assim é essencial verificar se não existem rasuras, a validade e assinatura do médico prescritor, a identificação por código de barras, a identificação do médico prescritor e o local da prescrição, a identificação correta do utente incluindo o número de beneficiário, a identificação da entidade de saúde, a indicação do regime de comparticipação, a correta identificação do medicamento e a respetiva quantidade prescrita. Caso se verifique alguma não conformidade na receita, deve-se avisar o utente e pedir ao mesmo uma nova receita prescrita corretamente, colocando sempre que possível o apoio necessário para ajudar o utente a solucionar o problema. Para isso deve-se esclarecer todas as dúvidas com o utente e caso seja necessário contacta-se o médico prescritor, informando-o assim da ocorrência do erro na prescrição e pedindo uma nova receita para o utente.
Após a validação da receita médica, e de se ter ido buscar toda a medicação requerida pelo utente, é fundamental transmitir ao utente a indicação da posologia que o médico prescreveu, e explicar ao utente toda a informação necessária no caso de surgirem dúvidas, o profissional tem assim a obrigação de aconselhar o utente garantindo sempre que este recebe e compreende toda a informação que lhe é dada, de modo a permitir que seja realizado o devido tratamento.
Na farmácia Moderna, toda a dispensa de medicamentos e outros produtos farmacêuticos é feita com o auxílio do sistema informático, previamente descrito. Passa-se então ao processamento da receita e para isso é necessário proceder à leitura ótica do número da receita, no caso de ser manual a leitura do número da receita é feita no final da dispensa, e confirma-se ou indica-se o organismo de comparticipação, passam-se depois os produtos a ser dispensados através do leitor ótico. Na mesma venda é sempre possível incluir MSRM e MNSRM. Para finalizar o atendimento, é impresso o documento de faturação no verso da receita (ANEXO XIII), onde se pode verificar o número da receita e o lote, a data da dispensa, a identificação do operador que efetuou a dispensa, a entidade de comparticipação, a designação e os códigos referentes aos medicamentos que foram dispensados e são comparticipados, o PIC, o valor a pagar pelo utente e o valor suportado pelas entidades competentes. Este documento é então assinado pelo utente, declarando assim que lhe foram cedidas as embalagens pretendidas e que exerceu os seus direitos.
