Gestão de Processos. Tutoria: Prof. Murilo Alvarenga Oliveira, D.Sc.

(1)

(2)

Gestão de Processos

Tutoria: Prof. Murilo Alvarenga Oliveira, D.Sc. Coordenação Geral: Profa_{Sandra Mariano, D.Sc.}

(3)

MURILO ALVARENGA OLIVEIRA

•Doutor em Administração pela FEA-USP (2009).

• Professor do Depto de Administração da UFF (Campus Volta Redonda) (2005-x). • Professor nos Programas de Pós-Graduação (Stricto e Lato-Sensu):

• Mestrado Profissional em Administração (PPGA-UFF) (2012-x) • Mestrado Profissional em Gestão e Estratégica da UFRRJ (2010-x) • MBA em Marketing Empresarial da UFF (2005-x).

• MBA em Gestão Empreendedora da UFF (2012-x). • MBA em Comércio Internacional da FIA-SP (2009-x).

• Coordenador do Curso de Graduação em Administração da UFF (2006 – 2009) •Chefe do Departamento de Administração da UFF-VR (2011-x)

• Experiência de mercado nas áreas de Qualidade, Marketing e Treinamento &

Desenvolvimento de empresas do setor farmacêutico e tecnologia em agronegócios (1998-2004).

(4)

AGENDA DA AULA DE ABERTURA

GESTÃO DE PROCESSOS

• Visão Geral da Disciplina

• Aspectos Essenciais da Gestão de Processos

• Plano de Atividades

• Orientações das Atividades de Avaliação à

Distância

(5)

CONTEÚDO DAS AULAS DE GESTÃO DE PROCESSOS

G1

• Aula 1 = Fundamentos

• Aula 2 = Conceitos da Gestão de Processos

G2

• Aula 3 = Mapeamento de Processos

• Aula 4 = Análise de Processos

G2

G3

• Aula 5 = Priorização de Resultados

• Aula 6 = Melhoria de Processos

G4

• Aula 7 = Layout por processos

(6)

ESTRUTURA DAS ORGANIZAÇÕES

(FUNCIONAL

X

POR PROCESSOS)

Organizações modernas cada vez mais são

estruturadas por processos.

(7)

ENTRADA

_SAÍDA

PROCESSOS

PROCESSO

Conjunto de atividades inter-relacionadas que transforma

insumos (entradas) em produtos (saídas) (NBR ISO 9000:2000)

ORGANIZAÇÕES POR PROCESSOS

G1

CONJUNTO DE ATIVIDADES

ENTRADA

• MATERIAIS • SERVIÇOS • INFORMAÇÕES

SAÍDA

• MATERIAIS • SERVIÇOS • INFORMAÇÕES

AGREGAÇÃO DE VALOR

(8)

• Todo processo está inserido em um processo maior e

pode ser decomposto em outros processos

Macroprocesso

ORGANIZAÇÕES POR PROCESSOS

G1

ENTRADAS

ENTRADAS SAÍDASSAÍDAS

Processos

(9)

A ESCOLA VISTA PELA GESTÃO DE PROCESSOS

G1

(10)

OBTER INFORMAÇÕES

Trata-se da primeira etapa para visualizar sua situação

atual, “como as coisas acontecem (as is)” e como o

processo está sendo executado.

MAPEAMENTO DE PROCESSOS

G2

Meios mais utilizados:

Entrevista;

Questionário;

Observação direta.

(11)

Ferramenta 5W2H

• O 5W2H representa as iniciais das palavras em inglês:

– why (por quê)

– what (o que)

MAPEAMENTO DE PROCESSOS

G2

– where (onde)

– when (quando)

– who (quem)

– how (como)

(12)

FLUXOGRAMA

É

É a segunda etapa que consiste numa

a segunda etapa que consiste numa das formas mais

das formas mais

simples e poderosas de conhecer os processos.

Permite

Permite::

MAPEAMENTO DE PROCESSOS

G2

Permite

Permite::

--

visão do conjunto e detalhes do processo;

--

identificação do fluxo do processo;

--

identificação dos pontos de controles potenciais;

(13)

--É feito com símbolos padronizados e textos,

É feito com símbolos padronizados e textos,

devidamente arrumados para mostrar a

seqüência lógica dos passos de realização dos

processos ou das atividades.

FLUXOGRAMA

MAPEAMENTO DE PROCESSOS

G2

processos ou das atividades.

(14)

MAPEAMENTO DE PROCESSOS

(15)

(Base para Gestão da Qualidade)

ANÁLISE DE PROCESSOS

(Base para Gestão da Qualidade)

G2

• BENCHMARKING - Processo contínuo de comparação entre as práticas adotadas por organizações diferentes.

Três ferramentas que são amplamente utilizadas na análise de

processos são:

• DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO - Diagrama que permite identificar e apresentar

graficamente as causas que contribuem para um determinado problema.

(16)

(17)

PRIORIZAÇÃO DE PROBLEMAS EM PROCESSOS

G3

A aula 6 concentra-se numa técnica para analisar e buscar soluções para os

problemas, a

Matriz GUT

.

1. GRAVIDADE: qual o impacto que este problema irá

Seu nome se deve à abreviação das palavras Gravidade, Urgência e Tendência. Cada um destes elementos devem ser avaliados no momento de utilizar esta ferramenta:

1. GRAVIDADE: qual o impacto que este problema irá

gerar para as pessoas, processos da empresa, resultados a curto e longo prazo, etc.?

2. URGÊNCIA: qual o tempo que você precisa resolver

este problema e o tempo que você tem para resolvê-lo?

(18)

Matriz GUT

Como montar a matriz GUT

1. Listar os Problemas;

2. Dar uma nota, de 1 a 5 para a gravidade de cada problema;

3. Dar uma nota, de 1 a 5 para a urgência de cada problema;

4. Dar uma nota, de 1 a 5 para a tendência de cada problema;

5. Multiplicar os resultados (gravidade x urgência x tendência) de cada problema.

PRIORIZAÇÃO DE PROBLEMAS EM PROCESSOS

G3

Pontos Gravidade Urgência Tendência

5 Os prejuízos ou dificuldades são extremamente graves É necessária uma ação imediata

Se nada for feito, o agravamento será

imediato 4 Muito graves Com alguma

urgência

Vai piorar a curto prazo 3 Graves O mais cedo possível Vai piorar a

médio prazo 2 Pouco graves Pode esperar um

pouco

Vai piorar a longo prazo

(19)

G U T Total Priorização 1 2 Problemas Matriz GUT Organização: Processo:

Problema A – Quantidade de aulas de reforço Problema B – Percentual de Reprovação

1 5 2 3 5 2 10 30 3 2

PRIORIZAÇÃO DE PROBLEMAS EM PROCESSOS

G3

2 3 4 5 6 7 8

Problema B – Percentual de Reprovação Problema C – Evasão Escolar

3 5 2 5 5 5 30 125 2 1

(20)

MELHORIA DE PROCESSOS

G3

GESTÃO DE PROCESSOS

1. Capacidade de Liderança do Gestor 2. Conduzir um processo de mudança

MAPA DE PROCESSOS ADOÇÃO DE T. I

1. Diagrama com os principais processos 2. “Trata-se apenas de um esquema”

1. Melhora o acesso à informação 2. Supera limites de tempo e custos

(21)

LAYOUT

_{POR PROCESSOS}

G4

Nesta aula há orientações de como organizar o

ambiente e o arranjo físico de uma unidade escolar.

Instruções:

----

Organização do espaço por similaridade de processos;

--

Dicas de Economia;

(22)

Passo 1_:

• Especificar o problema

• Definir os objetivos a serem alcançados Passo 2_: • Selecionar os fatores de análise • Coletar os dados Passo 8_: • Implementar as soluções escolhidas 2 2 1 1 Passo 1_: • Especificar o problema

• Definir os objetivos a serem alcançados Passo 2_: • Selecionar os fatores de análise • Coletar os dados Passo 8_: • Implementar as soluções escolhidas 2 2 1 1

PROCESSOS DA ESCOLA

IMPLEMENTAÇÃO DE UM PROJETO DE MELHORIA NOS

PROCESSOS DA ESCOLA

G4

Aula que apresenta um tutorial em 8 passos que integra a

gestão de processos.

Passo 3_: • Analisar e organizar os dados coletados Passo 4_: • Determinar as Passo 6_: • Avaliar as possíveis Passo 7_: • Decidir (escolher as soluções a serem implementadas) ESTRELA DECISÓRIA 7 7 8 8 6 6 5 5 4 4 3 3 2 2 Passo 3_: • Analisar e organizar os dados coletados Passo 4_: • Determinar as Passo 6_: • Avaliar as possíveis Passo 7_: • Decidir (escolher as soluções a serem implementadas) ESTRELA DECISÓRIA 7 7 8 8 6 6 5 5 4 4 3 3 2 2

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PLANO DE ATIVIDADES E AVALIAÇÕES

G1

• Aula 1 = Fundamentos

• Aula 2 = Conceitos da Gestão de Processos

• Aula 3 = Mapeamento de Processos

Atividade 1: Fórum de Discussão

“Estrutura Organizacional e a Possibilidade de Melhoria de Processos”

Atividade 2: Produção individual e postagem apenas para o tutor.

CONTEÚDO DA DISCIPLINA ATIVIDADES

G2

• Aula 3 = Mapeamento de Processos • Aula 4 = Análise de Processos

G3

• Aula 5 = Priorização de Resultados • Aula 6 = Melhoria de Processos

• Aula 7 = Layout por processos

postagem apenas para o tutor.

“Análise e Melhoria de Processo na Escola”

PREPARAÇÃO PARA AVALIAÇÃO E QUALIDADE E CONTEÚDO DA PROVA

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