APLICAÇÃO DE RECURSOS
ESQUEMÁTICOS NO SETOR DE
ARQUIVO GERAL DE UMA
INSTITUIÇÃO PÚBLICA DE ENSINO
Tamires Feliciano Nepomuceno tamiresfrj@yahoo.com.br Fernanda HELOAH DOS S. SILVA
fernanda_heloah@hotmail.com Fernanda Barreto de Almeida Rocha Mariz fernanda.barreto@ifrn.edu.br Rafaelli Freire Costa Gentil rafaelli.freire@ifrn.edu.br
Este artigo trata da análise da atividade de busca de documentos via processo oriundo da Diretoria de Atividades Estudantis (DIAES) desempenhada pelo setor de Arquivo Geral de uma instituição pública de ensino do Rio Grande do Norte, por meio de recursos esquemáticos. A presente pesquisa classifica-se como um estudo de caso de cunho qualitativo e de natureza descritiva. Os principais resultados obtidos foram propostas de melhorias que buscavam otimizar e padronizar operações desempenhadas pelo setor na atividade analisada. Conclui-se que o Conclui-setor de Arquivo Geral possui fragilidades que podem Conclui-ser eliminadas mediante ferramentas e equipamentos simples, que irão tornar o fluxo de atividades mais ágil, diminuindo o tempo de resposta aos seus usuários e consequentemente aliviar a demanda do setor.
Palavras-chave: Gestão documental, Recursos esquemáticos, fluxograma, Mapofluxograma
XXXVIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e suas contribuições para o desenvolvimento do Brasil”
1. Introdução
A busca pela compreensão da informação torna-se algo essencial para um bom convívio em sociedade, uma vez que é a partir dela que são gerados ideias, ações e resoluções de problemas. No âmbito empresarial essa importância não seria diferente, pois o bom gerenciamento e interpretação das informações por parte das organizações e gestores pode se tornar um fator primordial na tomada de decisão no cenário competitivo em que se encontram.
Para que isso aconteça, faz-se necessária a fácil visualização desse elemento a fim de que possa ser utilizado de maneira correta. Em virtude disso, a esquematização da informação por meio de gráficos, figuras e esquemas se mostra como uma ótima saída.
Analisando esse contexto nas instituições públicas do Brasil, percebe-se a carência de recursos que controlem e aprimorem o fluxo de informações. Esse déficit pode comprometer as atividades desempenhadas pelo setor e prejudicar a comunidade que se beneficia do seu serviço.
Os recursos esquemáticos apresentam-se como uma forma para reverter esse cenário, pois por meio desses é possível mapear e controlar a fluidez das informações e assim padronizar os processos e obter resultados satisfatórios para os clientes internos e externos das intuições. Silva et al. (2010) ratifica que embora a procura por novos métodos de sistemas de gestão seja incessante, os recursos esquemáticos permanecem um instrumento competente para o aprimoramento dos processos.
Desse modo, o principal objetivo da presente pesquisa é analisar e propor melhorias na atividade de busca de documentos via processo oriundo da Diretoria de Atividades Estudantis (DIAES) com a utilização de recursos esquemáticos (fluxograma funcional e mapofluxograma). A tarefa é realizada pelo setor de Arquivo Geral de uma instituição pública de ensino do Rio Grande do Norte que se encontra atuante a mais de cem anos
Diante disso, o estudo de caso justifica-se por conduzir uma análise que contribua para a realidade do setor, de modo que possa otimizar e padronizar os procedimentos desempenhados na operação estudada.
2.Referencial teórico
Para a fundamentação da pesquisa utilizou-se autores clássicos como Barnes (1977) e Slack et al (2009), como também, escritores contemporâneos como Silva et al. (2010), Santos et al. (2011) e Machado (2012).
O setor de gestão documental é de fundamental importância para as organizações, seja no âmbito público ou privado, pois busca resguardar informações que podem ser utilizadas desde atividades administrativas até investigações histórias e estudos mais aprofundados. De acordo com a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no artigo 3°, que define a gestão documental como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. ”
Diante disso, Machado (2012) esclarece que a gestão documental é de essencial importância no crescimento das organizações, desde o processo de tomada de decisões até a recuperação das informações. Ademais,
(...) as vantagens da aplicação da gestão documental numa instituição se caracterizam pela economia de custo operacional; pela clareza na distinção dos valores dos documentos; melhor organização dos documentos; acesso rápido e disponibilidade da informação e pela utilização adequada de técnicas, garantindo a preservação dos documentos de valor permanente (MACHADO, 2012, p. 25).
Em virtude dessa necessidade de gerir adequadamente as informações faz-se necessário a utilização de técnicas que proporcionem a otimização da atividade. Entre os recursos para se alcançar tal objetivo sugere-se o mapeamento dos processos, que segundo Slack et al (2009), é a tarefa de descrição detalhada de processos e como as atividades se interligam dentro da operação.
A compreensão de uma operação requer informações que devem ser analisadas de maneira global, pois possibilitam a investigação de possíveis problemas e suas causas, facilitando a busca por opções de melhorias. Para isso, existem os recursos esquemático que
(...) sintetizam descrições verbais que poderiam ser longas e cansativas, agregando assim, informações precisas e com maior grau de detalhamento, elevando a padronização do registro das atividades a serem exercidas. Além disso, sua eficiente aplicação na análise de processos tem colaborado em busca de contínuas melhorias, a partir do momento em que há facilitação ao identificar falhas, e corrigi-las de maneira imediata (SANTOS et al., 2011, p. 2).
Corroborando com Santos et al. (2011), Silva et al. (2010) afirma que a utilização dos recursos esquemáticos proporciona o desenvolvimento de métodos claros, competentes e padronizados, que possibilite a observação futuramente. Os recursos esquemáticos utilizados na pesquisa são o fluxograma e o mapofluxograma.
O fluxograma (ou gráfico do fluxo do processo) busca simbolizar as várias etapas que ocorrem durante a execução de uma operação específica ou o encadeamento de ações (BARNES, 1977). Além disso, essa ferramenta viabiliza a facilitação do fluxo de informações (SILVA et al., 2010).
A elaboração do fluxograma é realizada a partir de símbolos que ajudam a diferenciar os tipos de atividades desempenhadas. A Figura 1 demonstra os principais símbolos utilizados.
Figura 1- Símbolos usados no mapeamento de processos
Fonte: Slack et al., 200, p. 102.
O registro dos processos tornasse importante para garantir que todos serão executados de maneira padronizada, garantindo a qualidade visada pela organização e esperada pelos seus consumidores.
O segundo recurso esquemático utilizado é o mapofluxograma que possui propriedades de um fluxograma feito em cima da planta do local em que é realizada a operação que se deseja analisar. As vantagens da sua aplicação são: melhor visualização geral do processo, fácil identificação de transporte longo e a observação dos movimentos em diferentes setores. Ratificando a ideia anterior de Silva et al. (2010),
(...) o mapofluxograma representa a movimentação física de um item através dos centros de processamentos dispostos no arranjo físico de uma instalação produtiva, seguindo uma sequência ou rotina fixa. (BARNES 1977, apud SILVA et al., 2010, p. 6).
Essa ferramenta atrelada ao fluxograma pode proporcionar um diagnóstico das falhas antes não percebidas pelos próprios colaboradores, uma vez que possuem uma visão sistematizada e restritamente focada nas pequenas operações sem perceber a interferência que estas possuem no macro resultado da organização.
3. Metodologia
A presente pesquisa classifica-se como um estudo de caso de cunho qualitativo e de natureza descritiva. De acordo Gil (2014), o estudo de caso é caracterizado pela investigação aprofundada do objeto escolhido, buscando compreendê-lo de modo abrangente e específico. A Figura 2 demostra as etapas metodológicas que foram necessárias para a realização do estudo.
Figura 2-Etapas adotadas para a realização da pesquisa
Fonte: Dados da pesquisa, 2018
No primeiro momento, escolheu-se a temática, as ferramentas e o local que iriam ser explorados. Por conseguinte, foi determinado prazos e a ordem cronológica das ações que deram base para iniciar o estudo. Logo em seguida, foi realizado uma revisão da literatura para verificar o estado da arte acerca do assunto. Para finalizar, visitou-se o Arquivo Geral para observar e entender todos os procedimentos realizados pelo setor.
Para a construção do fluxograma funcional e do mapofluxograma se utilizou o programa Visio 2016 contido no pacote office da microsoft. Essa ferramenta permite a criação de diferentes tipos de gráficos, layouts, diagramas, fluxogramas, organogramas, entre outras representações, que auxiliam no gerenciamento de projetos.
4. Resultados 4.1 Caracterização
A instituição pública oferta cursos técnicos na modalidade integrado, subsequente e educação à distância, como também, cursos superiores e de pós-graduação. Sua função social é oferecer uma formação completa do indivíduo por meio do ensino, pesquisa e extensão.
Essa entidade possui atualmente vinte e uma unidades distribuídos por diversas regiões do Rio Grande do Norte, na qual a unidade analisada no presente estudo possui uma considerável relevância visto o seu legado histórico. Por esse motivo, o Arquivo Geral, que detém documentos importantes permaneceu no seu local de origem.
O Arquivo Geral, no presente momento da pesquisa, contava com uma arquivista e três estagiárias dos respectivos cursos: Gestão Pública, Biblioteconomia e Recursos Humanos. Esse setor tem como principais atributos a guarda, preservação e o acesso a massa documental, o que permite resguardar a instituição de um modo geral.
Nesse sentido, vale ressaltar a importância de se padronizar e otimizar os processos realizados pela arquivista, segundo Machado (2012) esse profissional é essencial para a gestão documental nas instituições, uma vez que atua na guarda, conservação, organização, controle e administração dos arquivos. Apesar de sua importância, a instituição conta com esse especialista há pouco mais de seis anos.
4.2 Aplicações dos recursos esquemáticos e propostas de melhoria
O setor conta com uma demanda de atividades que inclui a busca de documentos via processo, solicitação de pesquisa do público externo, busca de documentos administrativos, arquivamento de documento de outros setores, solicitação de pastas de ex-alunos pela Coordenação de Registro Acadêmico (CRA), preservação da documentação e organização da massa documental, controle do fluxo de matérias e atendimento ao público.
A primeira atividade, em especial, é a mais recorrente e complexa: a busca de documentos via processo oriundo da Diretoria de Atividades Estudantis (DIAES) - vale ressaltar que há demanda de processos dos demais setores da instituição - e por esse motivo, o presente estudo focará nessa. Essa operação vem em demanda da necessidade de elaborar declarações para os requerentes.
Existem tarefas do Arquivo Geral que são realizadas e registradas no sistema de informação utilizado em todas as unidades da instituição, o SUAP (Sistema Unificado de Administração Pública), este é operado por todos os servidores e alunos através de variações no módulo e interface.
A Figura 3 demonstra as etapas necessárias para a realização da atividade, em que é aberto um processo no setor de Protocolo, este é enviado para a DIAES e depois é encaminhado para o Arquivo Geral. É importante salientar que a instituição está passando por uma mudança no que diz respeito ao registro do caminho percorrido pelo processo e demais documentos com
circulação interna, o qual anteriormente era realizado em um caderno de protocolo, mas hoje o registrado é realizado no SUAP.
Apesar da implantação de melhorias, como a substituição do caderno de protocolo pelo registro eletrônico no SUAP e o registro da informação da busca em um quadro (para que todos os funcionários estejam cientes caso alguém ligue pedindo informação sobre tal processo), foi possível identificar operações que dificultavam a rápida conclusão do processo, demonstrado na Figura 3. Como por exemplo, o envio de documentos para a ilha de impressão (local destinado para consolidação das impressões de um grupo de setores) no Almoxarifado.
Outra dificuldade enfrentada é o número de funcionários reduzidos, visto que anos anteriores haviam duas arquivistas, seis estagiários e um bolsista para atender as demandas que parece a mesma até o momento, segundo a arquivista que coordena o setor atualmente.
Figura 3- Fluxograma funcional da busca de documentos via processo
Diante do exposto, foi elaborado um fluxograma funcional (Figura 4) com sugestões de melhorias para a otimização da atividade analisada. Nele foi retirado a operação de ida até a ilha de impressão, o qual o funcionário iria apenas para buscar a impressão do documento, o que demanda tempo em locomoção desnecessária que poderia ser depositado em outras atividades do setor. A sugestão proposta seria que o Arquivo Geral possuísse sua própria impressora, mas sem anular a existência da ilha de impressão no Almoxarifado, visto que a maior parte das atividades exercidas no setor necessitam da utilização da impressora.
A priori, essa alteração é vista como um custo, no entanto, a localização do Arquivo Geral é distante dos demais setores administrativos da instituição tornando-se necessária tal mudança. Outro fator que agrava essa situação é a redução do quadro de funcionários, pois há momentos que o Arquivo Geral se encontra com apenas um servidor/estagiário e caso haja um pesquisador em atendimento, o funcionário não pode se ausentar do setor.
Além disso, outra mudança que corroboraria para um melhor desempenho no Arquivo seria o conserto da máquina de scanner que está quebrada, pois este equipamento iria auxiliar na continuidade do projeto de digitalização de documentos. Ademais, o processo de conversão do arquivo físico para o formato digital, facilita o manuseio, estocagem, compartilhamento e além de contribuir para gestão ambiental, reduzindo a utilização de um recurso extraído da natureza, o papel.
Figura 4 – Fluxograma funcional proposto
Embora o fluxograma funcional demonstre as etapas da tarefa de forma detalhada, o mapofluxograma agrega na identificação dos fluxos dos processos e possibilita uma melhor visualização geral da atividade e onde essa acontece. À vista disso, criou-se a Figura 7 que apresenta o mapofluxograma contento as alterações anteriormente propostaspara o setor.
Outra vantagem que essa ferramenta traz para o Arquivo Geral é a facilitação do processo de treinamento de novos estagiários, uma vez que a cada dois anos, em média, uma nova equipe é admitida para trabalhar no local e com isso, boa parte das atividades são deixadas de lado para o período de treinamento. Com a implantação do mapofluxograma e fluxograma funcional, por se tratar de instrumentos visuais, tornasse mais fácil o entendimento e a transmissão das informações.
Na Figura 5 é possível perceber onde se concentra a maior parte das tarefas e seu sequenciamento. Na construção do mapofluxograma preocupou-se em utilizar cores fortes e distintas (vermelho, azul e verde) para que a assimilação fosse feita de maneira rápida. Em um primeiro momento, as seis primeiras atividades estão representadas por formas vermelhas, que consiste nos procedimentos padrões e em seguida, o fluxo se bifurca em outros dois, um verde (para representar os processos a serem seguidos caso o documento solicitado seja encontrado) e outro azul (caso o documento não seja localizado).
Vale salientar que as ferramentas foram apresentadas para a responsável do setor, a arquivista, e ambas foram validadas e aprovadas com êxito, tanto pela parte visual, quanto na ordem e detalhamento dos processos, e por esse motivo, já serão utilizadas na próxima demanda de estagiários que virão para o setor. O mapofluxograma e fluxograma funcional ficarão disponíveis em lugares que possibilitem a fácil consulta por parte dos funcionários e dos requerentes, caso queiram saber o passo a passo que sua solicitação percorre.
Figura 5-Mapoflugrama com a proposta de melhoria
5. Considerações finais
Diante do cenário em que as instituições públicas estão inseridas, a implantação de instrumentos e estudos que proporcionem melhorias no seu desempenho tornasse essenciais, visto a diminuição de investimentos nesse setor nos últimos anos. Tal problema impulsionou o escopo da presente pesquisa, que objetivava analisar a atividade de busca de documentos via processo oriundo da Diretoria de Atividades Estudantis (DIAES) do Arquivo Geral de uma instituição pública de ensino do Rio Grande do Norte por meio de recursos esquemáticos (fluxograma funcional e mapofluxograma) e propor melhorias, o qual foi alcançado com êxito.
Por meio da pesquisa foi possível identificar fragilidades que o Arquivo Geral enfrentava e propor melhorias tais como: criação do fluxograma funcional e mapofluxograma; implantação de uma impressora no setor; conserto da máquina de scanner e continuidade do projeto de digitalização. Desse modo, essas ferramentas e equipamentos irão torna o fluxo de atividades mais ágil e aliviar a demanda do setor a longo prazo.
Apesar de se conseguir auferir o objetivo do estudo, dificuldades foram encontradas. Devido a burocratização dos procedimentos e inflexibilidade das operações, houveram obstáculos quanto as possibilidades de melhorias e a escolha da atividade que seria analisada, visto a quantidade de funções exercidas no Arquivo Geral. Dessa forma, se faz necessário a continuidade da análise para as demais atividades e até mesmo a contribuição e impacto destas para o setor.
Legenda- Mapofluxograma Figuras vermelhas
1) Chegada do processo físico 2) Recebimento via SUAP 3) Quem irá procurar o documento
4) Registro da informação da busca no quadro 5) Busca do documento
6) O documento foi localizado?
Figuras verdes
7) Escaneamento e impressão do documento 8) Carimbo de autenticação na impressão 9) Colocar a impressão dentro do processo
10) Registro no quadro que o documento foi localizado 11) A arquivista realiza o despacho do processo 12) Registro do envio para a DIAES no SUAP 13) Processo é enviado para DIAES
Figuras azuis
7) É comunicado a arquivista a não localização do documento
8) Registro no quadro que o documento não foi localizado
9) A arquivista realiza o despacho do processo
10) Registro do envio para a DIAES no SUAP
13 REFERÊNCIAS
BARNES, R. M. Estudo de movimentos e de tempos: projeto e medida do trabalho. Tradução de Sérgio Luiz Oliveira Assis, José S. Guedes Azevedo e Arnaldo Pallotta. 6. ed. São Paulo: Edgard Blucher, 1977. Disponível em:< https://www.passeidireto.com/arquivo/23972169/estudo-de-movimentos-e-tempos-pdf-livro>. Acesso em: 23 mar. 2018.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da República Federativa do Brasil. Brasília, DF, 9 jan. 1991.
Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 23 mar. 2017. GIL, Antônio Carlos. Métodos e Técnicas de Pesquisa Social.6.ed.SãoPaulo: Atlas, 2014.
MACHADO, Elizângela Karla de Souza. Gestão documental: a importância da informação tratada e organizada no arquivo empresarial. 2012. 42f. Monografia (Bacharel em Arquivologia) – Universidade Estadual da Paraíba, João Pessoa, 2012. Disponível em :< http://dspace.bc.uepb.edu.br/jspui/bitstream/123456789/3212/1/PDF%20-%20Eliz%C3%A2ngela%20Karla%20de%20Souza%20Machado.pdf>. Acesso em: 01 fev. 2018.
SANTOS, Roberta de Lourdes Silva dos et al. Análise e proposta de melhorias de atividades em uma
empresa de serviços a partir da utilização dos recursos esquemáticos. In: ENCONTRO NACIONAL DE
ENGENHARIA DE PRODUÇÃO, 31., 2011, Belo Horizonte. Disponível
em:<http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2011_TN_STP_135_862_18985.pdf>. Acesso em: 10 mar. 2018.
SLACK, Nigel et al. Administração da produção. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2009.
SILVA, José Gentil Bezerra da et al. Recursos esquemáticos como fator de agregação de valor da
engenharia de métodos à melhoria dos processos da qualidade. In: CONGRESSO NACIONAL DE
EXCELÊNCIA EM GESTÃO, 6., 2010, Niterói. Disponível
