KARINA BATISTA DE SALES
MODELO DE SISTEMA DE GESTÃO VIÁVEL PARA BIBLIOTECAS DO IFAM
Dissertação apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Gestão da Informação, Mestrado Profissional em Gestão de Unidades de Informação, da Universidade do Estado de Santa Catarina como requisito parcial para obtenção do grau de mestre em Gestão de Unidades de Informação.
Linha de Pesquisa: Gestão de Unidade de Informação
Orientador: Prof. Dr. Jordan Paulesky Juliani Co-orientadora: Delsi Fries Davok
Ficha catalográfica elaborada pela bibliotecária Karina Batista de Sales – CRB-11/740
S163m Sales, Karina Batista de
Modelo de sistema de gestão viável para bibliotecas do IFAM. – Florianópolis, 2015.
217 p.: il.; 21 cm
Orientador: Jordan Paulesky Juliani Co-orientadora: Delsi Fries Davok Bibliografia: p. 190-204
Inclui referências, apêndices e anexos. Dissertação (mestrado) – Universidade do Estado de Santa Catarina, Centro de Ciências Humanas e da Educação, Mestrado Profissional em Gestão de Unidades de Informação, Florianópolis,
2015.
1. Gestão de bibliotecas. 2. Sistema de bibliotecas. 3. VSM. 4. Modelo de sistema viável. 5. Instituto Federal do Amazonas.
I. Juliani, Jordan Paulesky. II. DAVOK, Delsi Fries III. Universidade do Estado de Santa Catarina. Mestrado Profissional em Gestão de Unidades de Informação. IV. Título.
KARINA BATISTA DE SALES
MODELO DE SISTEMA DE GESTÃO VIÁVEL PARA BIBLIOTECAS DO IFAM
Dissertação apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Gestão da Informação, como requisito para obtenção ao grau de mestre em Gestão de Unidades de Informação.
Banca Examinadora:
Orientador: _________________________________ Prof. Dr. Jordan Paulesky Juliani Universidade do Estado de Santa Catarina
Co-orientadora: _________________________________ Profa. Dra. Delsi Fries Davok
Universidade do Estado de Santa Catarina
Membro: _________________________________ Prof. Dr. Julibio David Ardigo Universidade do Estado de Santa Catarina
Membro: _________________________________ Prof. Dr. Divino Ignacio Ribeiro Junior Universidade do Estado de Santa Catarina
Membro: _________________________________ Prof. Dr. João Bosco da Mota Alves Universidade Federal de Santa Catarina
AGRADECIMENTOS
Aos meus orientadores, Delsi Fries Davok, minha primeira orientadora que, por motivos alheios a nossa vontade, não pode continuar na orientação. Ao professor Jordan Juliani, que aceitou o desafio da orientação, embora em um período conturbado academicamente. Muito obrigado aos dois por mostrarem minhas limitações, e cobrarem o melhor que podemos fazer.
Aos demais professores do PPGInfo, pela dedicação e aprendizados.
Aos colegas de classe, pelo companheirismo e compartilhamento de conhecimento.
Ao Instituto Federal do Amazonas, pela licença concedida para cursar este mestrado.
Em especial!
À minha mãe, Aufenia, pelo amor, por sempre apoiar minhas escolhas e pela presença, apesar da distância.
À minha irmã Joelma, aos meus sobrinhos Evelyn e Emely e ao Eduardo, pelo amor, pela admiração e carinho.
Ao Diego Abadan, por acalmar-me nas minhas ansiedades, pelo companheirismo e carinho sempre presentes.
À família Moura Melgarejo, pelo apoio durante a minha estada na cidade de Florianópolis.
RESUMO
As constantes mudanças em ambientes organizacionais trazem a necessidade de um olhar sistêmico, e de novos modelos conceituais para ajudar as organizações a agirem e pensarem de forma sistêmica diante das complexidades que as envolvem. A criação dos Institutos Federais de Educação Científica e Tecnológica trouxe a seus agentes muitas mudanças e complexidade no ambiente. Entre esses agentes estão as bibliotecas, que devem ser vistas e consideradas como organizações, ajustando-se às complexidades e às mudanças. As bibliotecas desses Institutos buscam organizarem-se em sistemas integrados de bibliotecas, buscam um modelo de gestão que as ajudem a lidar com as mudanças e complexidades que as envolvem. As complexidades consideradas são referentes à proposta político-pedagógica dos Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia (IFs) e às que envolvem as bibliotecas. Como delimitação, escolheu-se um campo de pesquisa. Assim, esta pesquisa buscou responder à seguinte questão: como estruturar um sistema integrado de bibliotecas viável para o Instituto Federal do Amazonas? Aplicou-se o modelo conceitual Viable System Model (VSM), Modelo de Sistema Viável, para a construção de um sistema integrado de bibliotecas para o Instituto Federal do Amazonas (IFAM). Este modelo conceitual tem por objetivo representar e descrever as características necessárias e suficientes para gerenciar as organizações com eficiência diante das complexidades existentes. Para aplicação do Modelo de Sistema Viável foi necessário aplicar uma metodologia própria, e esta foi a descrita por Pérez Ríos (2008), que consiste em quatro etapas.
dos cinco sistemas necessários para sua viabilidade e o inter-relacionamento dos elementos desse sistema, assim como a importância da comunicação e dos fluxos de informação. Respeitou-se a autonomia de cada biblioteca, embora o trabalho colaborativo seja evidenciado.
ABSTRACT
system, the importance of communication and information flows, as well as respect the autonomy of each library although collaborative work is evident.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Esquema de divisão do trabalho ... 29
Figura 2 - Desenvolvimento da Rede Federal de Educação Profissional... 31
Figura 3 - Vinculação Sistêmica do SIBiUSP.... 48
Figura 4 - Componentes de um sistema... 60
Figura 5 - Sistema 1... 66
Figura 6 - Modelo de Sistema Viável... 72
Figura 7 - Organograma IFAM... 111
Figura 8 - Atividades das bibliotecas e seu ambiente... 122
Figura 9 - Desdobramento vertical da complexidade... 133
Figura 10 - Desdobramento vertical da complexidade do SIB... 135
Figura 11 - Recursão do SIB utilizando o VSMod... 136
Figura 12 - Mapa Global mostrando o nível de recursão adotado... 137
Figura 13 - Estrutura recursiva do SIB com destaque dos... 139
Figura 14 - Ideal mínimo de estruturação do Sistema 1-bibliotecas para atendimento das finalidades... 162
Figura 15 - Unidade operacional elementar - Biblioteca do Campus Manaus Zona Leste... 165
Figura 16 - O SIB na perspectiva do VSM... 168
Figura 17 - Escolha do tipo de informação: simples ou homeostático... 176 Figura 18 - Relacionamento entre a unidade
homeostático de controle de acervo, emissão de nada consta ... 177 Figura 19 - Campo para preenchimento de
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Sistemas de bibliotecas das
Universidades Federais ... 43
Quadro 2 - Sistema de Bibliotecas dos
Institutos Federais ... 50 Quadro 3 - Valores, finalidades e objetivos do
IFAM ... 104
Quadro 4 - Competências dos órgãos
superiores do IFAM ... 114 Quadro 5 - Perfil dos participantes da pesquisa 116 Quadro 6 - Missão, objetivo e existência de
regulamento nas bibliotecas do IFAM ... 118 Quadro 7 - Variáveis relacionadas ao presente
e ao futuro no IFAM ... 123 Quadro 8 - Dados das bibliotecas do IFAM ... 128
Quadro 9 - Desdobramento horizontal da
complexidade na PRODIN: identificação dos sistemas ... 145 Quadro 10 - Recursos humanos das bibliotecas
do IFAM ... 163 Quadro 11 - Desdobramento horizontal da
complexidade na B1: identificação dos sistemas ... 170 Quadro 12 - Canais e fluxo de informações
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
BUs Bibliotecas Universitárias
CBBI Comissão Brasileira de Bibliotecas das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica
CEFET Centros Federais de Educação
Tecnológica
CIDASC Companhia Integrada de
Desenvolvimento Agrícola de Santa Catarina
CONIF Conselho Nacional das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica
CONSUP Conselho Superior
CRB Conselho Regional de Biblioteconomia
CSH Critical Systems Heuristics
EAD Educação a Distância
ETFAM Escola Técnica Federal do Amazonas
FIC Formação Inicial e Continuada
IFAM Instituto Federal do Amazonas
IFs Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia
MEC Ministério da Educação
PDA Plano de Desenvolvimento Anual
VSM Viable System Model = Modelo de
Sistema Viável
PDI Plano de Desenvolvimento Institucional
PROEJA Programa de Educação de Jovens e
Adultos
PRONATEC Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego
PRODIN Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional
RSI Rede de Serviços de Informação
RFEPCT Rede Federal de Educação Profissional, Científica eTecnológica
SETEC Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica
SIG Sistema de Informações Gerenciais
SIB Sistema Integrado de Bibliotecas
SSM Soft System Methodology
TIC Tecnologia da Informação e
Comunicação
TGS Teoria Geral dos Sistemas
TOSCOI Transformations, Actors, Suppliers,
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ... 19
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO, PROBLEMA E JUSTIFICATIVA DA PESQUISA... 24
1.2 OBJETIVOS... 27
1.3 ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO... 27
2 REFERENCIAL TEÓRICO... 30
2.1 A REDE FEDERAL E OS INSTITUTOS FEDERAIS DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA ... 30
2.2 REDES E SISTEMAS DE BIBLIOTECAS... 36
2.2.1 Caracterização de sistemas de bibliotecas ... 40
2.3 A TEORIA GERAL DOS SISTEMAS E OS SISTEMAS ORGANIZACIONAIS ... 56
2.4 O MODELO DE SISTEMA VIÁVEL ... 62
2.4.1 Sistema 1 ... 64
2.4.2 Sistema 2 ... 66
2.4.3 Sistema 3 ... 67
2.4.4 Sistema 3* ... 69
2.4.5 Sistema 4 ... 70
2.4.6 Sistema 5 ... 71
2.4.7 Relações entre os sistemas do VSM... 72
2.4.8 Características e mecanismos do VSM 74 2.4.9 Aplicações do VSM ... 77
2.4.10 Metodologia para aplicação do VSM.... 84
2.4.11 Software para aplicação do VSM: VSMod®... 90
3 METODOLOGIA DA PESQUISA ... 93
3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA ... 93
3.2 DELIMITAÇÃO DA PESQUISA ... 95
3.4 PROCEDIMENTOS DE TRATAMENTO
E ANÁLISE DE DADOS ... 98
3.5 COMPROMISSOS ÉTICOS DA PESQUISA ... 100
3.6 O ESTUDO DE CASO: INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS ... 100
4 RESULTADOS E DISCUSSÃO ... 115
4.1 RECONHECENDO A IDENTIDADE DA ORGANIZAÇÃO... 116
4.2 DESDOBRAMENTO VERTICAL DA COMPLEXIDADE... 132
4.3 DESDOBRAMENTO HORIZONTAL DA COMPLEXIDADE ... 147
4.3.1 Sistema 5 do SIB ... 148
4.3.2 Sistema 4 no SIB ... 150
4.3.3 Sistema 3 no SIB ... 153
4.3.4 Sistema 3* no SIB... 155
4.3.5 Sistema 2 no SIB... 157
4.3.6 Sistema 1 no SIB... 158
4.3.7 Desdobramento horizontal da complexidade no nível 3 ... 169
4.4 CANAIS DE COMUNICAÇÃO NO SIB... 172
4.5 REVISÃO DO GRAU DE ACOPLAMENTO... 178
4.6 FATORES A SEREM CONSIDERADOS PARA IMPLANTAÇÃO DO SIB ... 182
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 185
REFERÊNCIAS ... 190
APÊNDICE A ... 205
APÊNDICE B ... 206
APÊNDICE C ... 208
19 1 INTRODUÇÃO
O estabelecimento da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica (RFEPCT), e com ela a criação dos Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia (IFs), trouxe um modelo institucional inovador em termos de proposta político-pedagógica no Brasil.
Estes Institutos estão em todos os estados do país e atuam em todos os níveis e modalidades da educação profissional, agem como um suporte aos arranjos produtivos da localidade em que estão inseridos. Os IFs oferecem diversos níveis de escolarização, como Ensino Médio, Superior, de qualificação, entre outros, além de trabalharem a pesquisa e a extensão em todos esses níveis.
Os IFs desencadearam mudanças significativas nas atividades de muitos agentes que fazem parte da rede, bem como dos institutos, uma vez que a maioria é originária dos Centros Federais de Educação Tecnológica (Cefet), os quais, por sua vez, possuem uma trajetória de mais de cem anos de história.
Dentre os agentes que sofrerão com as mudanças ocorridas estão as bibliotecas. No projeto educacional dos institutos que visa à verticalização do ensino, com especial atenção ao ensino técnico profissionalizante, as bibliotecas são classificadas pelo Ministério da Educação (MEC), assim como as demais bibliotecas dos Institutos superiores, como um espaço facilitador de qualidade, juntamente com as demais instalações físicas (BRASIL, 2014).
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tempo, bibliotecas escolares, técnicas e universitárias, que atendem públicos diversos, oferecendo acervo e serviços para estudantes de diferentes cursos e níveis educacionais.
Independente da classificação, essas bibliotecas buscam uma nova estruturação organizacional e modelos de gestão. Prova disso foram as decisões durante o 1° Encontro de Representantes das Bibliotecas das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional Científica e Tecnológica – 1° REBI. Evento promovido pelo Conselho Nacional das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica (CONIF), Câmara de Ensino e pela Comissão Brasileira de Bibliotecas das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica (CBBI), em que foram aprovadas algumas recomendações sobre a estrutura organizacional e formas de gestão das bibliotecas em cada Instituição da Rede, quais sejam:
1. criação de diretoria sistêmica, de natureza executiva e multicampi ligada diretamente à Reitoria;
2. criação de um comitê consultivo ligado à diretoria sistêmica;
3. que as bibliotecas dos campi sejam vinculadas a essa diretoria sistêmica, formando o sistema de
bibliotecas da Instituição;
4. que a diretoria sistêmica e as coordenações das bibliotecas dos campi sejam exercidas por
bibliotecários de carreira.
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uma integração com a alta administração, uma pretensão das bibliotecas dos IFs.
Esses sistemas são conhecidos como Sistemas Integrados de Bibliotecas (SIB) e buscam uma melhor gestão das bibliotecas que fazem parte da instituição e focam principalmente no trabalho colaborativo, na flexibilidade e na conectividade e padronização das atividades das bibliotecas.
A estrutura organizacional e modelos de gestão dessas bibliotecas podem ser considerados variados, porém apresentam semelhanças, são constituídos por bibliotecas centrais e setoriais e suas divisões. São órgãos suplementares e a maioria é vinculada às reitorias. São em sua maioria centralizadas, visando a algum tipo de integração, seja de acervo ou mesmo de administração.
Dos trinta e oito Institutos Federais, até maio de 2014, onze possuíam bibliotecas formalmente estruturadas em rede ou tinham uma coordenação geral de bibliotecas, com a finalidade de funcionarem de forma sistêmica. São eles: Instituto Federal do Sertão Pernambucano, Instituto Federal do Paraná, Instituto Federal do Ceará, Instituto Federal de Goiás, Instituto Federal de Brasília, Instituto Federal Catarinense, Instituto Federal de Santa Catarina, Instituto Federal do Sul de Minas Gerais, Instituto Federal do Rio Grande do Sul, Instituto Federal de Pernambuco e Instituto Federal da Bahia.
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instituição, além de atenderem igualmente tanto o ensino, a pesquisa e a extensão.
Há de se atentar na eficácia e eficiência dos sistemas integrados e modelos de gestão instituídos para que problemas não surjam, como aponta a pesquisa de Lion (2010) sobre eficiência estratégica do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal da Bahia.
A referida pesquisa apontou fragilidades na constituição da missão e finalidades do sistema integrado, além das dificuldades de parcerias entre as bibliotecas que formam o sistema. Percebeu-se que o modelo de gestão do SIB parece não atender aos objetivos do sistema e que existem falhas em lidar com as complexidades que o sistema possui.
Quanto à administração de bibliotecas, Maciel e Mendonça (2000, p. 7) defendem que estas devem ser geridas como organizações, argumentando que o estudo da organização será útil para a compreensão “[...] não só do entendimento da estrutura administrativa implícita à biblioteca, como também dos mecanismos de integração formal dessa estrutura com a instituição que a sustenta”.
Dessa maneira, a estruturação e modelos de gestão de um SIB devem considerar as complexidades da instituição a que está ligado, de maneira que se possa alcançar seus objetivos e finalidades dentro do sistema institucional.
Os Institutos Federais, como dito anteriormente, possuem um modelo pedagógico inovador e se caracterizam como organismos complexos, pois não atuam somente em um nível e modalidade de ensino. Oferecem cursos em todos os níveis, desde a educação básica até a superior, trazendo às bibliotecas dos institutos um cenário desafiador.
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pressupõe que as complexidades aumentam, pois o Estado também apresenta características regionais que não permitem simplesmente a cópia de um modelo de sistema de bibliotecas já instituído em outra instituição congênere.
Ainda se levou em consideração que cada campus possui características próprias e age no desenvolvimento local da microrregião em que está inserido. Essa é uma característica de um sistema complexo: partes distintas que se encontram em estreito relacionamento.
As instituições de Ensino Superior, a exemplo dos IFs, são organizações complexas e diferenciadas. Possuem funções e atividades que exigem conciliar esforços de vários setores e pessoas, como o corpo administrativo, discente e docente, e devem tratar de diversas variáveis que atingem esses elementos.
Assim, em razão do ambiente complexo em que as bibliotecas se encontram inseridas, é exigido um modelo de gestão eficiente para que possam sobreviver e cumprir os objetivos nos IFS em que atuam.
Torna-se necessário estabelecer conceitos de sistemas e entender o processo como um todo, em que cada um consiga enxergar e conhecer sua importância para o resultado global, respeitando as diferenças e autonomia que cada sistema possui.
Os mecanismos de gestão devem se ajustar às complexidades e se adaptarem às mudanças ocorridas no ambiente e devem
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Existem metodologias que ajudam as organizações a agirem e pensarem de forma sistêmica diante das complexidades. Segundo Rizzoli e Schlindwein (2012), as que se destacam são: Soft System Methodology (SSM), Critical Systems Heuristics (CSH) e o Viable System Model (VSM), este último sendo um modelo conceitual.
Esta pesquisa utilizou o VSM de Stafford Beer, descrito na obra Cibernética na administração (1979) para a constituição do modelo, pois o VSM é um modelo sistêmico para o desenho de um sistema viável.
Uma organização poderá ser considerada viável se apresentar um conjunto de cinco sistemas e com inter-relacionamentos específicos, tornando-a capaz de sobreviver em um ambiente particular (PÉREZ RÍOS, 2008).
Como o VSM é um modelo conceitual e não uma metodologia, é necessário que se faça uso de uma metodologia própria para a constituição do VSM. Esta pesquisa seguiu a metodologia descrita por Pérez Ríos (2008).
A constituição desse Sistema Integrado de Bibliotecas para o IFAM permitiu visualizar um modelo de gestão de bibliotecas que foca no inter-relacionamento dos elementos do sistema, e permitiu visualizar uma estrutura organizacional diferente das utilizadas frequentemente. O modelo também demonstra a importância da comunicação constante entre os elementos.
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO, PROBLEMA E
JUSTIFICATIVA DA PESQUISA
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Amazonas como integrante da RFEPCT. Os agentes que dele fazem parte perceberam que a acelerada expansão, as complexidades e a atuação ampliada do IFAM requerem também das bibliotecas uma nova concepção.
O ambiente em que essas unidades de informação estão inseridas requer que as bibliotecas operem de maneira sistêmica, com foco na eficiência organizacional e no alcance dos objetivos estratégicos estabelecidos.
As unidades de informação são consideradas como organizações e, como tais, devem possuir modelos adequados para o seu gerenciamento. Para isso, se utilizam de modelos que “são entendidos como descrições simplificadas da realidade” (RIZZOLI, 2013).
Verificou-se que a criação, estruturação e implantação de um modelo de sistema integrado de biblioteca possuem pouca discussão teórica. Os estudos brasileiros que tratam do assunto se referem a problemas ou soluções referentes aos serviços que esses sistemas possuem, citando-se os estudos de Lima e Boccato (2009)1, Zani et al. (2007)2 e Krzyzanowski et al. (1997)3.
A estruturação de um SIB pode não condizer com a realidade, trazendo alguns problemas como: estruturas hierárquicas que proporcionam disputa de poder e, consequentemente, falta de colaboração, formalização das comunicações e impessoalidade no relacionamento, que são características da burocracia, e lentidão na realização de mudanças organizacionais necessárias.
A estruturação de um sistema integrado de bibliotecas pode contribuir para a resolução desses
1 “O desempenho terminológico dos descritores em Ciência da
Informação do Vocabulário Controlado do SIBi/USP nos processos de indexação manual, automática e semiautomática”.
2 “SIA - Sistema de Inventário Automatizado para as bibliotecas do
SIBi/USP”.
3 “Implementação do Banco de Dados DEDALUS, do Sistema
Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo”.
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problemas. Nesse contexto, o problema que mobilizou esta pesquisa foi: Como estruturar um sistema integrado de bibliotecas viável para o IFAM?
O conceito de viabilidade aqui empregado refere-se à eficiência das organizações, como sobrevivem às complexidades e mudanças no ambiente.
O tema proposto se enquadra no contexto do mundo do trabalho da autora, que é bibliotecária do IFAM/Campus Coari, e, portanto, presencia a realidade do Amazonas, do Instituto e das Bibliotecas dessa instituição, o que lhe faculta perceber a necessidade de estabelecimento de um sistema integrado.
A proposição de um modelo de sistema integrado de bibliotecas para o IFAM vem contribuir para alinhar estrategicamente a gestão das bibliotecas, promover o acesso, a disseminação e o uso da informação, bem como a gestão da informação, com foco na qualidade e na colaboração.
A opção por utilizar como base teórica da pesquisa a visão de sistema viável deu-se a partir do pressuposto de que esse referencial teórico permite a construção do modelo a partir de uma visão integrada das unidades organizacionais envolvidas, mesmo sendo estas autônomas, e a criação de um sistema de gestão capaz de lidar com as variedades e complexidades que envolvem uma organização.
A utilização do VSM na estruturação de um sistema integrado de bibliotecas pode demonstrar os elementos essenciais de um SIB e as funções desses elementos dentro desse sistema, as inter-relações entre os elementos e a necessidade de comunicação para atenuar a complexidade que envolve o SIB com o ambiente que está inserido.
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necessário evidenciar a necessidade de uma gestão mais integrada entre as várias unidades de informação, respeitando a estrutura organizacional do IFAM.
Por fim, pretende-se contribuir para a solução de um problema prático do mundo do trabalho, que é objetivo do Mestrado Profissional. Esta pesquisa traz também uma contribuição teórica para a área da Ciência da Informação.
Verificou-se que há poucos estudos relacionados aos Institutos Federais, e menos ainda estudos que tratam da estrutura organizacional das bibliotecas dessas instituições. Logo, ainda existe um cenário repleto de questões que requerem respostas, e esta pesquisa vem contribuir para resolver parte dessa lacuna.
1.2 OBJETIVOS
A pesquisa realizada teve por objetivo geral: propor um sistema integrado de bibliotecas para o IFAM, por meio do modelo de sistema viável (VSM).
Nessa direção, os objetivos específicos foram: - compreender a estrutura organizacional do IFAM, suas finalidades e suas complexidades;
- identificar os objetivos e identidade das bibliotecas na estrutura organizacional do IFAM;
- realizar o desdobramento vertical e horizontal da complexidade, seguindo metodologia de aplicação do VSM;
- especificar os sistemas 1, 2 3, 3*, 4 e 5 na construção do sistema integrado de bibliotecas, seguindo metodologia de aplicação do VSM.
1.3 ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
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Na primeira seção: Introdução – contextualiza-se o tema, justifica-se a importância da pesquisa e discorre-se sobre os objetivos e a estrutura do trabalho.
Na segunda seção: Referencial Teórico – apresentam-se subsídios para embasar a pesquisa dentro dos temas: Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica (RFEPCT), redes e sistemas de bibliotecas, teoria geral dos sistemas e sistemas organizacionais, e o Modelo de Sistema Viável (VSM) e a definição dos cinco sistemas. Esses temas são discutidos como requisitos iniciais para a realização desta pesquisa. Na terceira seção: Metodologia – é apresentado o campo de pesquisa, são descritas as etapas da pesquisa, ou seja, sua caracterização; delimitação da pesquisa; os instrumentos de coleta e análise de dados e, por fim, os compromissos éticos da pesquisa.
Na quarta seção: Resultados e Discussão – registram-se os resultados da análise documental, da aplicação do questionário e os quatro passos da metodologia própria do VSM na preposição do modelo de sistema integrado para as bibliotecas do IFAM.
Na quinta seção: Considerações Finais e Perspectivas Futuras – são apresentadas as conclusões da pesquisa e as sugestões para pesquisas futuras.
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Figura 1 – Esquema de divisão do trabalho
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2 REFERENCIAL TEÓRICO
Nesta seção será apresentada a Rede Federal da Educação Tecnológica, bem como a concepção dos Institutos Federais. Em seguida, será apresentado um quadro geral dos sistemas de gestão de bibliotecas existentes e suas características.
Por fim, será apresentado os fundamentos da teoria de sistemas, o pensamento sistêmico e o modelo conceitual para o controle das complexidades: o VSM, bem como suas aplicações e características.
2.1 A REDE FEDERAL E OS INSTITUTOS FEDERAIS DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA
Os Institutos Federais foram instituídos pela Lei nº. 11.892, de 29 de dezembro de 2008, publicada no Diário Oficial da União de 30 de dezembro de 2008. Com essa Lei foi formada a Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica, vinculada ao Ministério da Educação.
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Fonte: MEC 2014 - Reordenamento
A Rede Federal foi resultado de uma expansão (criação dos IFs) e reordenamento, e é formada pelos Institutos Federais e por instituições que não aderiram aos institutos federais, mas também oferecem educação profissional em todos os níveis. São dois CEFETs, vinte e cinco escolas vinculadas a universidades e uma universidade tecnológica (BRASIL, 2008).
Para Tavares (2012), o papel e objetivos da Educação Profissional acompanharam as mudanças sofridas pelo Brasil ao longo de sua história, seguindo as transformações de cada época. Para o autor, os IFs foram resultado de uma “[...] postura mais progressista no campo da educação, tendo em vista a composição de um governo democrático-popular” (TAVARES, 2012, p. 9).
Ao comentar sobre a criação dos Institutos Federais, Pacheco (2009, p.12) diz que a configuração dos institutos “[...] aponta para um novo tipo de instituição, identificada e pactuada com o projeto de sociedade em
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curso no país. [...]. Trata-se, portanto, de uma estratégia de ação política e de transformação social”.
Nesse contexto, a estruturação e o funcionamento dos Institutos Federais são regidos pela Lei 11.892, que em seu artigo 2º diz:
Os Institutos Federais são instituições de educação superior, básica e profissional, pluricurriculares e multicampi,
especializados na oferta de educação profissional e tecnológica nas diferentes modalidades de ensino, com base na conjugação de conhecimentos técnicos e tecnológicos com as suas práticas pedagógicas, nos termos desta Lei.
Os incisos 1, 2 e 3 do referido artigo destacam que os IFs são comparados às universidades federais quanto à regulação, avaliação e supervisão das instituições e dos cursos de educação superior, sendo acreditadores e certificadores de competências profissionais e possuindo autonomia para criar e extinguir cursos.
A oferta de cursos nas instituições é feita com base no arranjo produtivo local das regiões. Assim, técnicos e tecnólogos são formados para atuarem em suas cidades e regiões de forma mais contextualizada (SETEC, 2009). Os institutos, dessa forma, aproximam-se efetivamente da comunidade em que estão inseridos, possibilitando o desenvolvimento local. Pacheco (2010, p. 10) sugere que o projeto pedagógico de cada instituto e seus campi [...] seja permeado pela vida concreta de cada comunidade, com diferentes abordagens e através de uma construção coletiva”.
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tecnologias, por meio das atividades de ensino, pesquisa e extensão.
Diante do exposto, é possível afirmar que a atuação dos IFs é diversificada e tem por objetivo principal a profissionalização. Destaca-se que a proposta pedagógica
[...] tem sua organização fundada na compreensão do trabalho como atividade criativa fundamental da vida humana e em sua forma histórica, como forma de produção (SILVA, 2009, p. 23).
Assim, qualquer atividade de pesquisa, ensino e extensão dos Institutos é focada sob essa premissa. A própria Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica (SETEC), ao se referir aos cursos de nível superior, afirma que o diferencial em relação às universidades é a priorização da oferta de cursos superiores de licenciatura (formação de professores) e cursos de bacharelado e de tecnologia em áreas consideradas estratégicas, do ponto de vista econômico, reafirmando o caráter profissionalizante.
A estrutura organizacional dos institutos é multicampi (reitoria e campi), tendo como órgãos superiores o Colégio de Dirigentes e o Conselho Superior. O órgão executivo é a reitoria (administração central), composta por um Reitor e cinco Pró-Reitores. Os campi são dirigidos por Diretores Gerais (BRASIL, 2008).
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Importante destacar que a Lei não identifica as funções das pró-reitorias, isso abre espaço para a criação de pró-reitorias diferentes, adequadas à realidade de cada IF. Isso é perceptível quando se compara seus organogramas, porém, pela natureza da Instituição, algumas são indispensáveis, como as de Ensino, Pesquisa e Extensão, mesmo com outras denominações.
Nesse sentido, a discussão da indissociabilidade entre o ensino, a pesquisa e a extensão se faz presente. O que se busca é o nivelamento hierárquico. Brezinski (2011, p. 52) acredita que os IFs estão
[...] imputando idêntico peso e valor para cada uma das dimensões, sendo que não faz sentido uma sem a outra. Além disso, igualmente não faz sentido a migração para uma nova institucionalidade, com estrutura universitária, sem o empenho, a dedicação e o desenvolvimento dos três pilares do processo de formação do cidadão e do profissional, com o ensino proporcionando a transmissão das unidades curriculares; a pesquisa aprofundando e descobrindo novos conhecimentos; e a extensão socializando os conhecimentos e oportunizando parcerias e oportunidades no processo de aprender/ensinar.
A autora também destaca que as instituições em geral não estão preparadas para essa tríade e que a razão disso seria o “[...] despreparo dos seus quadros docentes ou da falta de recursos”.
Outro fator bastante discutido e diferenciador para os IFs é a questão da autonomia, pois a Lei determina que
os Institutos Federais deverão ter propostas
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para a reitoria, “[...] exceto no que diz respeito a pessoal, encargos sociais e benefícios aos servidores”.
Dessa forma, cada unidade recebe os recursos de acordo com critérios da rede, que são estabelecidos por cálculo da matriz orçamentária, respeitando a natureza da instituição, industrial ou agrícola. Silva (2009, p. 48-49) destaca que os institutos
[...] não são uma federação de campi, [...] o
que expressa o papel de direção a ser exercido pela reitoria, apesar da salutar autonomia garantida a cada campus, nos limites da legislação, do projeto político-pedagógico e do plano de desenvolvimento institucional (PDI) de cada instituto.
A autonomia refere-se à liberdade de agir, como destaca Pacheco (2010, p. 25) ao afirmar que a autonomia colocada aos institutos exemplifica a
[...] relatividade da autonomia e da diferença desta com soberania e que ela é poder concedido para autogestão com limites bem definidos pela missão social do agente.
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Atualmente, em seu sítio na internet, o MEC afirma que são 562 unidades e mais de 400 mil vagas em todo o país. De 2011 a 2014, foram entregues 208 novas escolas distribuídas nos 38 IFs.
Nesse contexto, existem desafios e muito há que ser discutido no desenvolvimento dos IFs, não somente pela expansão, mas também pelos programas a que atendem, como o Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego (PRONATEC) e o Mulheres Mil. Cada um com características que exigem atenção dos agentes que fazem parte dos institutos, lidando com uma diversidade de questões que devem ser respondidas a fim de que se possa atender aos objetivos finalísticos da instituição.
2.2 REDES E SISTEMAS DE BIBLIOTECAS
Redes e sistemas, na literatura em geral, muitas vezes são considerados sinônimos, mas, ao se tratar de problemas ligados à cooperação em documentação, Cunha (1977, p. 36) explica que ao
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Por tal ótica, o entendimento é que um sistema integrado de bibliotecas constitua um órgão formado por um conjunto de bibliotecas de uma mesma instituição, tendo um caráter de hierarquia vertical. Uma rede de bibliotecas, por sua vez, possuiria essencialmente um caráter cooperativo entre sistemas de bibliotecas ou bibliotecas isoladas que têm interesses comuns. Por exemplo, uma rede de bibliotecas escolares que pode ser formada pelos sistemas de bibliotecas ou pelas bibliotecas das instituições X, Y e Z.
Assim, o sistema integrado de bibliotecas de que trata este projeto tem o objetivo de cooperação de rede, isto é, cooperação entre as bibliotecas do sistema, formando uma Rede de Serviços de Informação (RSI).
Os sistemas de bibliotecas são, de acordo com a classificação de Tomaél (2005, p. 27), Redes de Serviços de Informação (RSI), isto é,
Redes constituídas por serviços e unidades de informação que prestam serviços recíprocos e para clientes isolados ou para comunidades específicas, envolvendo suas coleções e seus especialistas nesse esforço. Algumas utilizam produtos resultantes das redes de processamento da informação, como instrumentos para a consecução de suas atividades.
Os sistemas de bibliotecas vêm assumindo um importante papel na racionalização da disseminação da informação em todos os formatos, e têm se tornado
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esferas contemporâneas de atuação e articulação social (OLIVIERI, 2003. p. 1). Ademais, sistemas de bibliotecas permitem às unidades de informação a integração de acervos, padronização de serviços e de procedimentos que satisfazem as necessidades do seu público-alvo.
Romani e Borszcz (2006, p. 12) elencam as principais vantagens de redes de bibliotecas, chamadas de unidades de informação:
• otimização e interligação de recursos, visando ao melhor atendimento a um número de clientes, em um raio de alcance mais amplo;
• racionalização de gastos com infraestrutura técnica (acervo, recursos humanos e equipamentos);
• racionalização de esforços para o mesmo fim;
• minimização de custos para os usuários, maximizando a disponibilidade e a qualidade da informação;
• aumento da disponibilidade e acesso a informações.
Colaboração e integração são as palavras que caracterizam um sistema de bibliotecas, pois o intercâmbio de conhecimento e as relações entre as partes são fundamentais na instituição desses sistemas.
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pontos de vista geográfico, temático e de finalidade. Esses níveis de cooperação entre as bibliotecas irão depender de seus objetivos e recursos disponíveis.
Ao se tornarem parte de um sistema de bibliotecas, as instituições participantes devem acertar normas e padronização, uma vez que há a necessidade de definir critérios e procedimentos para a regulamentação do sistema. Nessa linha, Tomaél (2005, p.11) argumenta que
[...] a aplicação de normas e padrões em ambientes cooperativos está atrelada à evolução processual do compartilhamento e da alta qualidade do resultado final que é a razão de ser dos diferentes tipos de redes. Assim, um sistema indica um estado dinâmico, complexo, organizado, funcionando em sinergia, sendo necessário que possua um conjunto de partes relacionadas, um propósito em comum, uma interação regular e interdependência, além de um todo integrado, e para tanto se deve considerar sua estrutura, suas propriedades e suas relações e interações. (MARTINS, 1980).
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2.2.1 Caracterização de sistemas de bibliotecas
Os sistemas de bibliotecas brasileiros integram em sua maioria bibliotecas universitárias (BUs) de grandes universidades. Em geral, possuem uma estrutura básica de biblioteca central e bibliotecas setoriais.
Carvalho (1981) afirma de forma crítica que as bibliotecas universitárias seguiram o modelo da universidade, que por sua vez se formou pela reunião de escolas isoladas de ensino superior. Assim, houve a absorção de acervos em uma única biblioteca central e a manutenção de um sistema descentralizado. Afirma ainda que as bibliotecas universitárias se formaram por iniciativas particulares, e as bibliotecas setoriais proliferaram com seus acervos fechados, organização inadequada e alheias às atividades desenvolvidas por outras bibliotecas, e pela própria universidade.
Para Carvalho (2004, p. 85), o modelo de biblioteca central foi reforçado pela Reforma Universitária de 1968, pois “propunha eliminar a duplicidade de meios para fins idênticos e racionalizar sua organização com a plena utilização de recursos materiais e humanos”.
A necessidade de centralização das Bus, segundo Miranda (1978), se deu pela racionalização de atividades, do emprego dos recursos humanos, financeiros e de materiais, e
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documentação e da biblioteconomia a exigência de cooperação, ou mesmo de integração, tornou-se condição fundamental de sucesso [...] se as universidades não organizarem suas bibliotecas em forma de sistema, e não tiverem toda uma infra-estrutura que lhes possibilite contribuir para os grandes sistemas de informação já em funcionamento, ou apenas planejados, ficarão à margem do processo de automação que se desenvolve vertiginosamente no campo da informação [...] (FERREIRA, 1980, p. 87).
Esse modelo de biblioteca central mais biblioteca setorial continua nas universidades, mas diferenciando nos departamentos, setores e coordenações existentes, a exemplo da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), Universidade Federal do Amazonas (UFAM), Universidade Federal de Roraima (UFRR), Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) e da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS)4. Também diferem em suas subordinações, uma sendo órgão suplementar subordinada diretamente à Reitoria, outra um órgão vinculado a uma Pró-reitoria, que pode ser de infraestrutura, de ensino, pesquisa ou extensão.
Ferreira (1980, p.26) apresenta dois modelos de estrutura organizacional recomendável para as bibliotecas universitárias:
a) centralização monolítica, em que há unidade de direção, de administração, de serviços e de localização, e/ou
b) centralização parcial, com acervo descentralizado.
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O autor conclui que não há modelo ótimo para todos os casos, mas que
“Há, isto sim, modelos mais ou menos adequados às condições especiais de cada biblioteca. Depende de uma série de variáveis a escolha definitiva do modelo a utilizar, visando à consecução de determinados objetivos”. (FERREIRA, 1980, p. 88).
43 Q u ad ro 1 – S is tem as de bi bl iot ec as d as U niv er sida de s F eder ai s (c ont in ua) UFSC
Pró-reitoria de Infraestrutura
Biblioteca Central e 8 Bibliotecas Setoriais, com centralização administrativa e técnica. Possui três divisões
Missão: “Participar no processo de disseminação da informação e do conhecimento de forma articulada para o desenvolvimento das atividades de ensino, pesquisa, extensão e à administração da UFSC”.
http://www.bu.ufsc.br/design/ organogramaedit.html UFAM
Órgão Suplementar, subordinado à reitoria. Biblioteca Central, e Bibliotecas Setoriais e de Extensão
Finalidade: “Integrar as suas bibliotecas à política educacional e administrativa da Universidade Federal do Amazonas, servindo de apoio aos seus
programas de ensino, pesquisa e extensão”.
44 Q u ad ro 2 – S is tem as de bi bl iot ec as d as U niv er sida de s F eder ai s (c ont in uaç ão) UFRJ
Coordenação do Fórum de Ciência e Cultura
Organizadas por Campus / Centro com uma
Coordenação
Finalidade: “Coordenar ações que visem a integrar as bibliotecas à realidade educacional e administrativa da universidade.”
http://www.sibi.ufrj.br/organo grama.htm
UFPA
Órgão Suplementar, subordinado à reitoria
São 37 bibliotecas coordenadas tecnicamente pela Biblioteca Central
Missão: “Prover e disseminar
informação à comunidade universitária de modo presencial e em meio à rede, contribuir para a formação profissional e para o espírito de cidadania”.
45 Q u ad ro 3 – S is tem as de bi bl iot ec as d as U niv er sida de s F eder ai s (c ont in uaç ão) UFPB Reitoria.
Biblioteca Central e setoriais
Objetivo: "Unidade e harmonia das atividades educacionais, científicas tecnológicas e culturais da UFPB, voltadas para a coleta, tratamento,
armazenagem, recuperação e disseminação de
informações, para o apoio aos programas de ensino, pesquisa e extensão".
http://www.biblioteca.ufpb.br/ UFC
Reitoria, possuindo um Conselho Diretor. Biblioteca Central e setoriais
Missão: “Organizar, preservar e
disseminar a informação para a produção do conhecimento, dando suporte às atividades educacionais, científicas, tecnológicas e culturais da Universidade Federal do Ceará, possibilitando o crescimento e o desenvolvimento da Instituição e da sociedade”.
46 Q u ad ro 4 – S is tem as de bi bl iot ec as d as U niv er sida de s F eder ai s (c ont in uaç ão) UFMG
Órgão Suplementar, vinculado à Reitoria
Biblioteca Universitária e Bibliotecas da UFMG
Missão: “Prestar serviços de informação técnico-científica que ultrapassem as expectativas da
comunidade acadêmica, sustentando e colaborando com a UFMG para que ela permaneça entre as mais bem
conceituadas universidades do país”.
https://www.bu.ufmg.br/images/aprese ntacoesppt/organograma%20sb%20uf mg.pdf
UFG
Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG)
Biblioteca Central e 8 setoriais
Missão: “Promover o acesso a serviços e produtos em
informação com excelência, que acompanhem as transformações tecnológicas, sociais e culturais, para atender às necessidades e expectativas da UFG em sua estrutura multicampi”.
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Quadro 5– Sistemas de bibliotecas das Universidades Federais (conclusão) UF RG S N ão es pec ifi cado B ib liot ec a C en tr al , ór gão coor den ador
, e 31
bi bl iot ec as se to ria is O b je ti vo : "S er vi ços de inf or maç ão e doc ume nt aç ão à comun ida de uni ver si tár ia” . N ão d is po ní vel UNI F E S P R eit or ia C oor de naç ão for m ada pe lo C ons el ho D el ib er at iv o, -D epar ta me nt o T éc ni co e - B ib liot ec as U ni ver si tár ias O b je ti vo : “ O fer ec er r ec ur so educ ac iona l p ar a o des env ol vi m ent o do ens ino , pes qu is a e ex tens ão da U ni ver si dade” . ht tp: //w w w .uni fes p. br /bi bl iot ec a/ regi m ent o_c rbu. pdf S ist em a d e b ib lio te ca S u b o rd in aç ão e e str u tu ra Mi ss ão , O b je ti vo o u F in al id ad e O rg an o g ra m a
Fonte: Elaborado pela autora com informações retiradas dos sites das bibliotecas
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fins técnicos, dando autonomia às bibliotecas quanto aos serviços.
A estrutura do sistema de bibliotecas da USP também foi estudada. Apresenta um Conselho Supervisor que tem relação tanto com a Reitoria da instituição como com o Departamento Técnico, condição esta ilustrada na figura 3 a seguir. Cabe ao conselho “[...] apreciar os assuntos referentes às atividades que constituem a finalidade do SIBiUSP” (USP, 2014).
Existem Conselhos em outras instituições, a exemplo da UFMG, porém, em seus documentos não deixam clara a relação com a reitoria, ficando subentendido que o Conselho é subordinado à direção do sistema. Esses Conselhos são formados por bibliotecários, docentes e discentes da instituição.
Figura 3– Vinculação Sistêmica do SIBiUSP
Fonte: Site institucional USP (2014)
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Acredita-se que tais diferenciações ocorram de acordo com os serviços oferecidos e finalidades que cada biblioteca possui. Desenhar a estrutura de um sistema adequadamente, de acordo com a realidade, é importante para que cada serviço seja planejado estrategicamente de acordo com os objetivos estabelecidos.
Um estudo sobre estratégias SIBI/UFBA realizado em uma pesquisa de mestrado, ao mensurar o trabalho com a informação e as inter-relações entre as bibliotecas do sistema, expôs focos de fragilidade ali existentes, tanto no que se refere à competência básica quanto à atitude de aliar esforços estrategicamente (LION, 2010). Esse estudo demonstrou que não se deve, simplesmente, implantar um sistema de bibliotecas; embora o estudo tenha focalizado as competências, notou-se que as relações sistêmicas não foram bem estruturadas.
Embora as Universidades Federais e os Institutos sejam semelhantes em oferecer ensino, pesquisa e extensão, estes se diferenciam daquelas por também oferecerem ensino técnico e médio, além de serem organizados em estrutura multicampi, o que dá maior autonomia administrativa para cada Campus.
Os sistemas de bibliotecas dos IFs apresentam uma estrutura organizacional simples. Acredita-se que tal ocorra por serem novos e porque ainda estão se adaptando às mudanças ocorridas. Apresentam apenas coordenação, um ou outro conselho, e as bibliotecas integrantes.
50 Q u ad ro 6 – S is te m as de B ibl iot ec as d os Ins titut os F ed er ai s ( cont in ua) Ceará
Pró-Reitoria de Ensino
Coordenação da Biblioteca;
Setor de Tratamento da Informação; Setor de Atendimento ao Usuário
“Coordenar e supervisionar as atividades do Sistema de Bibliotecas nas ações de padronização e de normatização de suas atividades”.
- Goiás
Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
Coordenação Geral responsável pela administração, coordenação e supervisão das atividades do sistema e das bibliotecas de cada Campus; cada biblioteca é gerida por um coordenador de biblioteca; cada biblioteca possui três setores: circulação e referência,
processamento técnico,
preservação e desenvolvimento de coleções e de periódicos
“Gerenciar o funcionamento integrado das bibliotecas e otimizar a utilização dos recursos
informacionais, tecnológicos e humanos, de forma a atender às demandas de ensino, pesquisa e extensão”.
51 Q u ad ro 7 – S is te m as de B ibl iot ec as dos Ins titu tos F eder ai s (c ont inu aç ão) Brasília
Pró-Reitoria de Ensino
Coordenação Geral de Bibliotecas; Coordenação de Biblioteca dos campi do IFB
““Agir como um conjunto de centros de informação e referência,
comprometido com a ação educativa de seus usuários, bem como o desenvolvimento dos programas de ensino, pesquisa e extensão do Instituto Federal de Brasília (IFB)”
Resolução nº 010/2014-CS-IFB de 06/05/2014
Catarinense
Pró-Reitoria de Ensino
Conselho de Representantes de Bibliotecas (COREB);
Coordenadoria do SIBI- IFC; Bibliotecas do Sistema; e Comissões de Estudos e Trabalhos Temáticos – CETT “Promover o desenvolvimento de diretrizes comuns para as bibliotecas do IFC
proporcionando os meios de compartilhamento de serviços e produtos.”
52 Q u ad ro 8 – S is te m as de B ibl iot ec as d os Ins titut os F ed er ai s (c ont inu aç ão) Santa Catarina
Pró-Reitoria de Ensino
Bibliotecas de todos os campi do IFSC
“Coordenar a política biblioteconômica
institucional, promovendo o desenvolvimento do conjunto de Bibliotecas do IFSC”.
Resolução Nº 165, 25 de out. de 2011
Sul de Minas Gerais
Pró-Reitoria de Ensino
Bibliotecas Centrais, Bibliotecas Setoriais de cada campus do IFSULDEMINAS e a Coordenadoria Geral das Bibliotecas.
“Funcionar como um Centro de compartilhamento de informação e referência, em consonância com a ação educativa necessária ao
desenvolvimento dos programas de ensino, de pesquisa e de extensão do Instituto Federal do Sul de Minas Gerais”.
53 Q u ad ro 9 – S is te m as de B ibl iot ec as d os Ins titut os F ed er ai s (c onc lus ão) Pernambuco Órgão Suplementar
Comissão de bibliotecários do IFPE, Direção do SIBI e Bibliotecas dos Campi e Educação a Distância.
"Proporcionar unidade e harmonia das atividades educacionais científicas,
tecnológicas e culturais do IFPE, voltadas para coleta, tratamento, armazenagem, recuperação e disseminação de informações para o apoio aos programas de ensino, pesquisa e extensão”. Resolução Nº 25, de 27 mar. 2013.
Bahia
Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional (PRODIN)
Gerência de Desenvolvimento de Bibliotecas, Coordenação de Serviço de Referência, Coordenação de Coleções e Sistema de Gerenciamento de Bibliotecas, Coordenação de Memória Institucional e Bibliotecas dos Campus.
“Gerenciar a integração das bibliotecas e otimizar a utilização dos recursos informacionais, tecnológicos, humanos e orçamentários, de forma a atender ao ensino, pesquisa e extensão”.
Regimento aprovado pela Resolução N° 26, de 27 de jun. de 2013. Gerência instituída em mar. de 2014, aguardando aprovação do CONSUP
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Os sistemas de bibliotecas dos IFs ainda estão se consolidando, e os documentos que os criam apresentam um regimento ou regulamento para o sistema. Quando é o caso de regulamento, como o do Rio Grande do Sul, vinculado à Pró-Reitoria de Ensino, existem poucas informações sobre o sistema, e são apresentados somente deveres e obrigações das bibliotecas e dos usuários.
No caso do sistema do IF do Sertão Pernambucano, foi publicada uma portaria normativa de aprovação do regimento interno das bibliotecas, na qual somente são estabelecidos os horários de funcionamento e a utilização das bibliotecas de forma padronizada.
O Instituto Federal do Paraná possui uma Coordenação Geral de Bibliotecas vinculada à Reitoria e, conforme informação fornecida por uma bibliotecária da instituição, esta coordenação tem a função de comprar livros “e somente livros” para os 15 campi, embora no Manual de Competências da instituição diz-se que a referida coordenação possui
[..] natureza consultiva, normativa e executiva, é responsável pela coordenação das atividades e ações sistêmicas das Bibliotecas, a fim de aprimorar e promover a Política Informacional do IFPR, de acordo com a legislação brasileira de educação, padrões nacionais e internacionais de documentação e informação, políticas de ensino, normativas internas e em consonância com a legislação que regulamenta o exercício da profissão do Bibliotecário Documentalista (IFPR, 2014, p. 76).
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Ensino; somente os sistemas de bibliotecas de Sergipe e Pernambuco são diretamente ligados à Reitoria da Instituição. Acredita-se que este último sistema seria o ideal, por dar maior autonomia e facilidade de comunicação, uma vez que não dependeria de diretorias ou pró-reitorias para uma decisão que atende às três áreas em que os Institutos atuam (ensino, pesquisa e extensão), e também porque não haveria o risco de decisões tendenciosas devido ao vínculo na estrutura organizacional.
Quanto à finalidade do sistema de bibliotecas, expressa nos discursos e documentos, pode-se afirmar que se refere à padronização de procedimentos, além da estratégia, planejamento e colaboração, como segue:
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2.3 A TEORIA GERAL DOS SISTEMAS E OS SISTEMAS ORGANIZACIONAIS
O conceito da Teoria Geral dos Sistemas (TGS) foi introduzido por Ludwig Von Bertalanffy, que trouxe à ciência o paradigma da universalidade. Bertalanffy (2012, p. 13) escreve que o conceito
[...] é aqui usado em sentido amplo, semelhante ao nosso modo de falar em “teoria da evolução”, que abrange quase tudo, desde a escavação de fósseis, anatomia e a teoria da matemática da seleção”. [...] Uma teoria do comportamento, que vai desde a observação de pássaros até as sofisticadas teorias neurofisiológicas.
O autor argumenta que os conceitos das ciências puras, destaque para a biologia, poderiam ser utilizados em outras disciplinas, como a psicologia e a sociologia, uma vez que a interdisciplinaridade e a integração seriam o foco da teoria. Sobre o tema, Alves (2012) destaca que a TGS trouxe princípios que são válidos para sistemas em geral, trazendo uma complementação às teorias específicas dessas disciplinas. Destaca ainda que a TGS estuda o sistema, suas respectivas estruturas, a fronteira e o seu acoplamento.
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(ii) a centralização dessas informações em uma teoria geral de sistemas; (iii) um passo importante para almejar uma teoria exata nos campos distantes da ciência; (iv) desenvolver princípios unificadores que ultrapassam barreiras dentro do universo das ciências individuais; e (v) a unificação das ciências.
A Teoria Geral de Sistemas corresponde a uma disciplina que busca a formulação de princípios válidos para os sistemas, independente da sua natureza, dos elementos que compõem esses sistemas e das relações existentes entre eles.
Sistema é o objeto a ser estudado, definido por Bertalanffy (1977, p. 84) como “[...] um complexo de elementos em interação”. Rosini (2003, p. 3) complementa que sistema é “[...] um conjunto de elementos interdependentes em interação, visando atingir um objetivo comum”.
Um sistema pode ser decomposto em partes, isto é, em subsistemas, que ajudam o sistema a atingir seu objetivo maior e que estão, portanto, em um nível imediatamente inferior (ALVES, 2012). O metassistema ou supersistema, por sua vez, é o sistema de hierarquia imediatamente superior ao estudado.
É importante ressaltar que o número de níveis, em princípio, é ilimitado. No entanto, o autor supracitado aconselha abordar apenas os três níveis citados acima, para evitar uma dispersão analítica, ou seja, metassistemas ou supersistemas, sistemas e subsistemas.
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ambiente, realizando uma identificação com a fronteira estabelecida entre os dois. Essa fronteira é o que impõe os limites entre o ambiente e o sistema, fronteira que sempre é dada pelo observador do sistema, mas que, importante frisar, nem sempre é física.
A fronteira tem uma importância significativa para o sistema, pois ela determina se o sistema pode ou não trocar energia/informação com o ambiente. Quando a fronteira é fechada, o sistema é fechado; e quando a fronteira é aberta, o sistema é aberto.
Nos sistemas fechados, a energia acessível para a efetivação do trabalho tende a decrescer, ou seja, leva o sistema a um estado de equilíbrio final. Pode-se dizer que, nesse caso, o sistema não realiza troca de energia e informação com o ambiente, tampouco recebe influência de seu ambiente. Ademais, nos sistemas fechados nada do que é produzido é enviado para o mundo externo. Já nos sistemas abertos acontece o inverso, pois há “[...] troca de matéria com seu ambiente, apresentando importação e exportação, construção e demolição dos materiais que o compõem” (BERTALANFFY 2012, p. 186), isto é, existe interação com o ambiente por meio de entradas e saídas.
Os sistemas abertos são adaptáveis, pois, para se manterem vivos precisam se ajustar a seu meio. Maturana e Varela (2003, p. 112) falam em acoplamento estrutural ao se referirem à adaptação do sistema ao seu meio, como segue:
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como fontes de perturbações mútuas e desencadearão mutuamente mudanças de estado. A esse processo demos o nome de acoplamento estrutural.
Assim, a TGS trouxe às diversas áreas do conhecimento uma reflexão acerca do ambiente em que os sistemas estão inseridos. Trata-se de uma teoria interdisciplinar que na administração de empresas proporcionou uma visão sistêmica às organizações, necessária para se poder trabalhar com o todo.
A Teoria Geral dos Sistemas apresenta conceitos, metodologias e aplicações para lidar com as características de complexidade das organizações. Esses conceitos e metodologias podem ser aplicados às problemáticas organizacionais decorrentes das constantes mudanças e perturbações ambientais, inerentes ao ambiente externo, e que vêm afetar a sobrevivência das organizações.
Um sistema organizacional básico, segundo Oliveira (2009), possui os seguintes componentes:
• Objetivos: própria razão da existência do sistema, sua finalidade.
• Entradas: caracterizam as forças que fornecem ao sistema o material, a informação e a energia para o processo de transformação.
• Processo de transformação: transformação de insumos (entradas) em produtos, serviços ou resultados (saídas). Aqui acontece a interação dos elementos componentes.
• Saídas: resultados do processo de
transformação.
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• Retroalimentação (feedback): reintrodução de uma saída sob a forma de informação. É um processo de comunicação que reage a cada entrada de informação, incorporando o resultado da ação na resposta.
Esses componentes de um sistema organizacional estão representados na figura 4.
Fonte: Oliveira (2009, p. 8)
Assim, as organizações retiram insumos do ambiente, e esses insumos retornam ao ambiente em forma de produtos. Para tanto, as organizações necessitam de uma estrutura que permita a divisão de tarefas e o desenvolvimento de atividades em seus subsistemas, de forma a atingirem um bem comum.
Além dos componentes do sistema, é preciso levar em consideração os elementos-chave que podem ser determinados ou determinantes em um sistema organizacional, pois influenciam o sistema como um todo. Esses componentes, de acordo com Tejada Zabaleta (2010), são: os indivíduos, uma vez que eles constroem o conhecimento; os grupos, sendo estes o conjunto de indivíduos que agem e direcionam o desenvolvimento organizacional; a organização, considerada o ser social construído intencionalmente para alcançar objetivos por meio de processos de produção; a estrutura, determinada
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por níveis hierárquicos; a história, que é o processo de desenvolvimento dos elementos no sistema organizacional; e as interações, que são as relações entre os elementos do sistema. Esses elementos formam o sistema organizacional e possuem interação entre si, e as devidas conexões entre seus elementos devem se ajustar logicamente em um todo.
Assim, pode-se dizer que as organizações são vistas como um sistema sociotécnico estruturado: são técnicas ao constituir uma estruturação e unificação de atividades humanas em torno de diversas tecnologias; e são sociais ao determinar a eficiência e eficácia da utilização da tecnologia (KAST; ROSENZWEIG, 1992).
O pensamento sistêmico na área administrativa procura mostrar a dependência das partes, considerando a inter-relação das partes entre si e com o todo, no caso de organizações complexas.
As organizações são consideradas complexas porque apresentam um grande número de variáveis e problemas decorrentes da inter-relação dos elementos que as compõem. Rezende (1976, p. 2) diferencia a organização simples da complexa, destacando que a primeira desempenha uma única função, e a segunda “[...] compõe-se de diferentes unidades, cada uma delas desempenhando uma ou mais funções diferentes relacionadas aos objetivos gerais de desenvolvimento do grupo”.
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A TGS possibilita aos sistemas organizacionais focar nas relações entre os elementos e não simplesmente no estudo desses elementos. Nela são destacados os “[...] processos e as possibilidades de transição, especificados em função de seus arranjos estruturais e da dinâmica de atuação destes elementos” (OLIVEIRA, 2009, p.6).
O enfoque sistêmico nas organizações possibilita:
• Visualizar a interação de componentes que se agregam em totalidades ou conjuntos complexos.
• Entender a multiplicidade e interdependência das causas e variáveis dos problemas complexos.
• Criar soluções para problemas complexos (MAXIMIANO, 2005, p. 315-316).
Nesse contexto, percebe-se a importância de as organizações manterem estruturas que possibilitem a seus processos atingir os objetivos propostos.
O pensamento sistêmico proporciona aos sistemas organizacionais uma visão integrada, que deve levar em consideração todos os sistemas que podem de uma forma ou de outra influenciar no seu funcionamento.
2.4 O MODELO DE SISTEMA VIÁVEL
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com eficiência com base na cibernética frente às complexidades existentes, uma maneira de otimizar a gestão em uma organização.
O VSM é um modelo conceitual, um tipo de ferramenta, para compreender, desenhar ou redesenhar uma organização.
Pfiffner (2010) afirma que há um crescente interesse em modelos organizacionais alternativos, uma vez que se torna óbvio que os modelos clássicos existentes têm dificuldades de lidar com a complexidade e dinâmica das organizações modernas.
O VSM vem do pensamento “hard”, assume que a realidade é sistêmica e pode ser modelada e controlada apesar da complexidade envolvida. Pinheiro (2000, p. 30) diz que o “adjetivo ‘hard’ ou ‘duro’ se refere à natureza do sistema, que permite a identificação de características como a fronteira, entradas, saídas e processos de transformações”. Guirro e Silva (2006, p. 105) afirmam que o VSM
[...] leva a um entendimento profundo das empresas como sistemas autônomos, inseridas em um ambiente complexo e ao mesmo tempo mantendo e gerenciando seu grau de complexidade interna.
Os autores afirmam ainda que o VSM requer uma visão holística para que os sistemas tenham noção da sua importância para o sistema maior do qual fazem parte, bem como para entender e respeitar os sistemas adjacentes, internos e externos.
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organizacional recursiva, na qual “[...] cada sistema viável contém um ou mais sistemas viáveis e, ao mesmo tempo, está dentro de outro sistema viável”. Assim, uma organização é composta por vários níveis de recursão, cada um dos quais, de acordo com o VSM, consiste de um sistema completo, incluindo os seus subsistemas, portanto, alcançando uma percepção integradora de tarefas normativas, estratégicas e operacionais de gestão.
Os sistemas do modelo criado por Beer (1979) possibilitam que as organizações possam ter uma gestão eficiente e se tornarem viáveis. A viabilidade do sistema é medida pela capacidade que ele tem de manter sua existência, independentemente do tempo e das mudanças que estão ocorrendo no ambiente (PEREZ RIOS, 2008).
Cabe ressaltar que, como o próprio Beer afirmou, os modelos são mais ou menos úteis, dependendo da finalidade de quem o utiliza. Leonard (2009) destaca que um bom modelo, para o efeito, tem variedade de requisitos e capta as relações mais importantes. Portanto, os modelos não ditam o que deve ser feito realmente, mas dão a possibilidade de resolver problemas, e o VSM descreve um modelo que permite a viabilidade de funcionamento de uma organização. A advertência é esta: “[...] antes de alguém começar a pensar num negócio em termos desse modelo, deve claramente decidir como imagina adaptá-lo” (BEER, 1979, p. 158).
O VSM é composto por cinco sistemas, conforme explicado a seguir.
2.4.1 Sistema 1
