Metodologia para aplicação do VSM

Como dito anteriormente, o VSM não é uma metodologia e sim um modelo conceitual, assim pode requerer um método para aqueles que não estão familiarizados com sua aplicação. Alguns métodos foram propostos por alguns autores, como o próprio Beer, em seu livro “Diagnosing the systems for organizations” (1985), e Raúl Espejo (1996), com o Método para Estudo

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e Intervenção nas Organizações, que consiste em cinco etapas:

1) constituição da identidade organizacional; 2) estudo e definições dos limites

organizacionais;

3) definição dos níveis estruturais;

4) compromissos com relação à descrição e autonomia; e

5) estudo e projeto dos mecanismos de regulação.

Rizzoli (2013) informa que outros autores criaram métodos para aplicação do VSM, tais como Robert Flood e Michael C. Jackson (1991)8 _{e Jackson (1991}9_{, 2000}10_,

200311_).

Para o objetivo desta pesquisa, escolheu-se o método descrito por Pérez Ríos (2008) em seu livro “Diseño y diagnóstico de organizaciones viables”, como auxílio para formar o Sistema Integrado de Bibliotecas para o IFAM. O método é dividido em quatro etapas:

1) identificar a identidade organizacional e propósito;

2) desdobramento vertical da complexidade; 3) desdobramento horizontal da complexidade; 4) avaliação do grau de acoplamento de diferentes organizações (sistemas e suborganizações) localizadas em diferentes níveis, desde o ponto de vista da coerência 8 _{FLOOD, Robert; JACKSON, Michael C. Creative problem solving:} Total Systems Intervention. Wiley: Chichester, 1991. 250p.

9 JACKSON, Michael C. Systems methodology for the management sciences. New York: Plenum, 1991. 298p.

10 ______. Systems approaches to management. New York: KA/PP, 2000, 448p.

11 ______. Systems thinking: Creative holism for managers. Chichester: Wiley, 2003. 352p.

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entre todos os seus componentes em relação à identidade e propósito da organização como um todo.

Para um melhor entendimento dessas etapas e de como o modelo será desenhado, elas serão detalhadas abaixo.

Reconhecendo a identidade

Aqui é definido claramente o objetivo e finalidade do sistema proposto, o que ele é, seus limites (fronteira) e o ambiente em que está inserido.

Identificar o propósito de uma organização é uma tarefa delicada. Pérez Ríos (2008) afirma que diferentes observadores podem estabelecer objetivos distintos a uma mesma organização. Adverte que visões distintas de uma mesma organização constituem um aspecto crítico e perigoso, uma vez que os objetivos podem determinar o desenho ou modelagem do sistema – mas, ao definir claramente a finalidade e identidade da organização, o problema já é praticamente resolvido.

Uma vez conhecido o propósito da instituição, é importante detalhar o seu entorno. Pérez Ríos (2008) afirma que primeiro é necessário identificar as principais áreas que influenciam a instituição, que podem variar em número e importância. Compreender o meio ambiente, seus componentes, seus relacionamentos e o papel da nossa organização nos permitirá avaliar os aspectos mais importantes do ambiente em relação à nossa organização.

Nessa etapa, é indicado o uso da ferramenta administrativa chamada TOSCOI. Segundo Espejo et al. (1996, p. 49), deve ser utilizado o mnemônico TASCOI (Transformations, Actors, Suppliers, Customers, Owners e Interveners) para administração da complexidade:

Transformações: quais insumos serão transformados em quais resultados?

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Atores: quem cumpre as atividades necessárias para a transformação?

Fornecedores: quais são, ou seriam, os fornecedores dos insumos necessários? Insumos são os produtos que não são apenas necessários para realizar a transformação, mas também são diretamente negociados pelos atores do sistema.

Clientes: quais são, ou seriam, os clientes imediatos para os produtos produzidos nesta transformação?

Proprietários: quem tem, ou teria, uma visão geral da transformação?

Interventores: quem define, ou definiria, o contexto (ambiente) para a transformação? Interventores, segundo o autor, são pessoas que afetam o alcance da transformação, porque distribuem recursos, são competidores ou são interessados em algum dos efeitos secundários das entradas ou resultados.

Assim será possível identificar os insumos que serão transformados e em quais produtos finais serão transformados, quem cumpre as atividades necessárias a essas transformações, quem fornece os insumos, quem recebe os produtos das transformações, quem tem a capacidade de ter a perspectiva geral destas transformações e quem define quais transformações devem ser desenvolvidas por quem.

Para auxiliar na definição da declaração da identidade do sistema de interesse, foi empregado o mnemônico TASCOI (ESPEJO; REYES, 2011, p. 120). Para auxiliar na identificação do processo de transformação (o T do TASCOI) que a organização realiza, foi empregada a forma canônica proposta por Checkland (1981 apud ESPEJO; REYES, 2011, p. 125):

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O sistema organizacional faz X por meio de Y com o propósito Z. Onde X representa os produtos, serviços e externalidades que o sistema de interesse gera; Y representa o modelo de negócio e a tecnologia que emprega para gerar as saídas; e Z representa o propósito atribuído para o sistema de interesse a partir de um ponto de vista.

Desdobramento vertical da complexidade

Depois de conhecidos os propósitos da organização e a complexidade do seu ambiente, é necessário que essa complexidade seja dividida, ou seja, é preciso quebrar o ambiente em ambientes menores. Para isso, Beer (1972) se utiliza da recursão – um sistema viável é composto por subsistemas que também são sistemas viáveis, da mesma forma que aquele sistema viável inicialmente referido ajuda a compor supersistemas, os quais, por sua vez, também são sistemas viáveis.

Para o desdobramento, Pérez Ríos (2008) explica que devem existir critérios de recursão. Assim será possível identificar cada sistema viável responsável por um objetivo, de acordo com o propósito da organização. Dessa maneira, o sistema em foco (sistema viável em estudo) estará no caminho do meio (a menos que seja o primeiro ou o último de sua cadeia correspondente) na cadeia descendente dos níveis de recursão, de acordo com um ou mais critérios de recursão.

Pérez Ríos (2008) fala da importância de identificar alguns elementos importantes em cada nível de recursão (cada sistema viável), são estes:

1. Identificação do nível (número e descrição). 2. Identificação do ambiente específico de cada nível.

3. Aspectos relevantes do ambiente específico. 4. Identificação da organização em particular.

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5. Descrição explícita do propósito da organização particularizado a esse nível. Evidentemente, deve ser coerente com o objetivo da organização global. No entanto, pode ter aspectos particulares de cada nível.

6. Identificação de todos os stakeholders;

7. Identificação dos agentes externos cujas decisões possam promover ou impedir a execução das ações para cumprir o propósito da organização. Este grupo de atores ou agentes pode ser de indivíduos, instituições, empresas ou organizações.

8. Individualização e descrição dos regulamentos, legislação, normas, etc. que estabelecem as ações de cada sistema viável.

9. Descrição das ações a serem realizadas. Ações escolhidas e projetadas para atingir o objetivo da organização.

10. A descrição da ação deverá ser acompanhada por todos os componentes necessários para permitir que ela seja executada corretamente (o que, que/quem, como, quando, onde, por que meios, a que custo, que requisitos/especificações etc.).

11. Descrição dos principais canais de comunicação usados para interagir com o ambiente. Nesse contexto, deve-se lembrar a necessidade de identificar claramente: (a) o conteúdo de informação a ser transmitida; (b) os meios a serem utilizados para esta finalidade; (c) comprovar a existência dos canais de comunicação; e (d) assegurar que cada um dos canais disponha dos elementos essenciais que um canal deve possuir a fim de desempenhar a sua função corretamente.

Desdobramento horizontal da complexidade

Aqui é estudado o sistema em foco e identificados os cinco sistemas ou funções (Sistemas 1, 2, 3, 3*, 4 e 5) que formam o sistema viável. Além deles, a sua forma de relacionamento, especificando os canais de comunicação

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necessários para um inter-relacionamento entre os sistemas.

Grau de acoplamento do sistema viável

Essa etapa consiste em assegurar a coerência da unidade estrutural de acordo com o critério de recursão adotado. Deve-se assegurar, por exemplo, que a finalidade e identidade sejam compartilhadas por todas as suborganizações dos níveis. Rizzoli (2013, p. 84) diz que essa etapa consiste em “verificar a existência de canais de comunicação e o relacionamento entre os Sistemas 4 e 5 de diferentes níveis recursivos.”