Trabalhando com banco de dados

Avançado

Trabalhando com

banco de dados

rmazenar e organizar informa-ções são tarefas executadas di-ariamente por todos nós. Desde o simples armazenamento de informa-ções dos contatos de uma agenda até o controle financeiro completo de seus pagamentos e contas podem ser exem-plos de pequenas bases de dados. A di-ferença desses exemplos para os com-plexos sistemas de banco de dados es-tão unicamente na forma em que essas informações são guardadas e organiza-das. Enquanto os seus contatos são ar-mazenados em blocos de papel, os banco de dados atuais são guardados em arquivos de softwares específicos para computadores.

Só essa diferença já implica o seu grau de organização, já que, convenhamos, é difí-cil manter ordem em um amontoado de folhas soltas. Além disso, ao implementar um banco de dados em seu computador, você pode adicionar mais segurança por meio de senhas e diferentes tipos de acessos por usuário. Outra coisa que con-ta pontos para um sistema de banco de dados é o seu a grau de ordenamento que permite a rápida localização de qual-quer dado.

Se você pretende aproveitar melhor os recursos que possui em seu computador, confira nessa matéria como construir com o Excel o seu próprio sistema de banco de dados e organizar suas infor-mações de forma fácil e descomplicada.

A

Aprenda a manipular dados no

Excel com a ajuda de outros

aplicativos da suíte Office

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A suíte Office da Microsoft oferece drivers que podem ser usados para recuperar dados nas se-guintes fontes:

Serviços OLAP do Microsoft SQL Server Microsoft Access dBASE Microsoft FoxPro Microsoft Excel Oracle Paradox SQL Server

Bancos de dados em arquivos de texto

Fontes de dados

Com a integração de todos os programas que fazem parte da suíte Office, é muito simples você relacionar dados de planilhas do Excel para um banco de dados do Access e vice-versa. Você pode executar essa tarefa por meio da importação ou vinculação de dados. Confira abaixo

Acessando um banco de dados do Access

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Para efetuar a importação dos dados de uma fonte externa para o Excel é simples. É só acessar o menu Dados, Importar dados externos e escolher a opção Importar Dados.

Importando dados

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Na caixa de diálogo que aparecer, você terá que indicar os dados que deseja importar para a planilha. Localize o arquivo correspon-dente e depois clique em Abrir.

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Caso queira se conectar a uma fonte de dados que não esteja disponível em seu computador, você pode acessá-la remotamente. Para isso, basta clicar em Nova Fonte de Dados da caixa Selecionar Fonte de Dados.

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Na janela Assistente de Conexão de Dados, você poderá importar dados de cone-xões de dados externos não disponíveis na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados. Escolha o tipo de fonte de dados que deseja se conectar e clique em Avançar.

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Na próxima janela, preencha os campos com informações necessárias para se conectar ao servidor do banco de dados (exemplo: nome do servidor, usuário e senha). Clique em Avançar para que o Excel estabeleça conexão com o banco de dados.

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Uma dica importante: Caso o banco de dados não estiver em seu compu-tador local, será necessário consultar o administrador do banco de dados para obter uma senha, permissão de usuário ou outras informações de conexão.

Avançado

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Para inserir dados em uma planilha no Excel é simples. Basta digitar as informa-ções nas linhas e colunas das pastas de trabalho. Neste passo-a-passo, criaremos uma planillha sim-ples para o cadastro de produtos de um estabele-cimento comercial.

Integração Office

Com a conversação totalmente compreen-sível entre os softwares do pacote Office, você pode trabalhar sem problemas com planilhas, documentos, banco de dados e e-mails. Importar e vincular esses arquivos de um para outro software do Office é ta-refa básica. Confira a seguir o que é per-mitido com a integração Office.

No Access, você pode copiar dados de qualquer modo de exibição de planilha e colá-los no Excel.

Esse método é bastante útil quando é necessário o transporte de grandes quantidades de informações para planilhas do Excel.

Além disso, também é possível salvar

dados de uma tabela, consulta, formulá-rio ou relatóformulá-rio do Access em uma pasta de trabalho do Excel.

Observação: Esses métodos são

extrema-mente úteis quando não há necessidade de atualização dos dados no Excel, ou seja, quando as informações são estáveis e não serão modificadas constantemente.

Construindo um banco de dados no Excel

Um banco de dados, em poucas palavras, pode ser considerado com um arquivo organizado de forma lógica e usado para catalogar grande quantidade de informações. Apesar desse não ser o ponto forte do Excel (já que o Access é o software responsável pelo gerenciamento de banco de dados), ele é um ótimo quebra-galhos para banco de dados para uso doméstico ou de pequenas em-presas. Vamos aprender a criar o seu no Excel:

Copiar registros do Access para o Excel

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Para atribuir o tipo de dados para cada campo, basta selecioná-los com o botão direito do mouse e escolher a opção Formatar cé-lulas e depois a guia Número. Por meio dessa op-ção, você poderá escolher o formato para cada campo do banco de dados.

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O primeiro passo antes de criar um novo banco de dados é definir os campos. Esses serão os repositórios de informações e podem ser definifidos pelo tipo de dados (numérico, moeda, telefone etc). Assim que ti-ver criado os campos no seu banco de dados, salve-o com o nome que desejar por meio do menu Arquivo, Salvar.

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Inicie o cadastro dos produtos, adicio-nando as informações de cada em sua li-nha correspondente. Esse processo chamamos de cadastramento de registros. Neste caso, cada pro-duto, na linguagem de banco de dados, se tornará um registro ou um cadastro.

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Clique na célula A1 e digite Código do duto. Na célula B1, digite Descrição do Pro-duto. Na célula C1, digite Quantidade em Estoque. Na D1, Preço Unitário e na célula E1, Valor Total. Feito isso, selecione esse intervalo de células e aplique negrito nelas para dar destaque aos campos.

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Ao cadastrar, lembre-se de que você pode incluir ou excluir linhas entre os registros. Para essa tarefa, clique sobre a célula que deseja incluir novas linhas com o botão direito do mouse e escolha as opções Excluir ou Inserir. O mesmo procedimento pode ser usado para as colunas da planilha.

Assim que você tiver terminado de cadastrar as informa-ções nas linhas e colunas da planilha do Excel, o nosso próximo passo será definir a implementação do banco de dados. Conforme você já deve ter notado, editar e mani-pular dados com o Excel é bastante fácil. No entanto, essa facilidade muitas vezes traz alguns inconvenientes, já que o usuário que estiver trabalhando com a planilha de da-dos pode facilmente alterar os valores sem querer,

desor-Acesso e manipulação de dados

Usando um formulário de entrada de dados

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Antes de usar um formulário de dados, é necessário que a planilha tenha campos na parte superior de cada coluna. O Excel os utiliza para criar os campos de entrada no formulário. Clique em uma célula na planilha à qual você deseja adicionar um novo registro.

ganizando todos os cálculos relacionados àquela célula. Para evitar que esse tipo de imprevisto aconteça, o Excel conta com um recurso excelente para essas situações: o formulário para a inserção de dados.

Com esse recurso, o usuário poderá adicionar as informa-ções na planilha, porém fica impedido de alterar os no-mes e a disposição das colunas que estão organizando o armazena-mento e a apresentação dos dados.

Dica: Para localizar registros pelo formulário de dados, use os caracteres ? (ponto de interrogação) e * (asterisco) . Por exemplo, ao

digitar antoni?, o Excel localizará Antonia, ou Antonio. No caso de asterisco (*), você pode buscar por um pedaço de uma palavra. Exemplo: *este encontra Nordeste ou Sudeste.

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Acesse o menu Dados e escolha Formulário. Aparecerá uma janela com o nome da planilha que está sendo utilizada. Para adicionar um novo registro, clique em Novo. Digite as informações para o cadastro. Depois, tecle Enter para adicionar as informações digitadas. Clique em Fechar para adicionar o novo registro e fechar o formulário de dados.

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Com este formulário também é possível visualizar, alterar, excluir e localizar gistros em uma lista de campos ou banco de dados. Para alterar qualquer re-gistro, use os botões Localizar anterior/próxima e depois modifique os dados necessários. Para salvar as novas informações adicionadas, basta teclar Enter ou clicar no botão Fechar.

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O processo de exclusão de registros é praticamente igual ao de_{alteraçaõ. Para excluir um registro ou mais registros de uma planilha}

do Excel, primeiro você precisará localizar o registro que deseja apagar e de-pois clicar sobre botão Excluir.

Avançado

O editor de planilhas Excel conta com várias funções que executam a análise dos dados armazenados em listas ou bancos de dados. Essas funções, em geral, utilizam três argumentos: ban-co de dados, campo e critérios. Confi-ra abaixo as funções disponíveis:

BDMÉDIA - Retorna a média de

re-gistros selecionados de um deter-minado banco de dados

Sintaxe:

BDMÉDIA(banco_dados;campo;critérios)

BDCONTAR - Calcula as células com

valores numéricos de um determina-do banco de dadetermina-dos

Sintaxe:

BDCONTAR(banco_dados;campo;critérios)

BDCONTARA - Calcula as células não

vazias em um banco de dados

Sintaxe:

BDCONTARA(banco_dados;campo;critérios)

BDEXTRAIR - Extrai de um banco de

dados um registro que corresponde a um critério específico

Sintaxe: BDEXTRAIR

(banco_dados;campo;critérios)

Funções de gerenciamento de listas e bancos de dados

BDMÁX - Volta o valor máximo de

um registro especificado de um banco de dados

Sintaxe:

BDMÁX(banco_dados;campo;critérios)

BDMÍN - Volta o valor mínimo de

um registro especificado de um banco de dados

Sintaxe:

BDMÍN(banco_dados;campo;critérios)

BDMULTIPL - Multiplica os valores

em um campo específico de regis-tros que correspondem ao critério em um banco de dados

Sintaxe:

BDMULTIPL(banco_dados;campo;critérios)

BDEST - Faz o cálculo do desvio

pa-drão com base em uma amostra de registros selecionados de um de-terminado banco de dados

Sintaxe:

BDEST(banco_dados;campo;critérios)

BDDESVPA - Calcula o desvio

pa-drão com base na população intei-ra de registros selecionados de um banco de dados

Sintaxe:

BDDESVPA(banco_dados;campo;critérios)

BDSOMA - Adiciona os números na

coluna de campos de registros do banco de dados que

correspondem ao critério

Sintaxe:

BDSOMA(banco_dados;campo;critérios)

BDVAREST - Calcula a variância com

base em uma amostra de registros selecionados de um banco de dados

Sintaxe:

BDVAREST(banco_dados;campo;critérios)

BDVARP - Efetua o cálculo da

variância com base na população inteira de registros selecionados de um banco de dados

Sintaxe:

BDVARP(banco_dados;campo;critérios)

INFODADOSTABELADINÂMICA

-Retorna os dados armazenados em uma tabela dinâmica

Sintaxe:

INFODADOSTABELADINÂMICA (campo_de_dados,tabela_dinâmica,campo1, item1,campo2,item2,...)

Para que o Excel compreenda uma função, esta possui uma estru-tura padronizada. A estruestru-tura começa com um sinal de igual (=), seguido do nome da função, um parêntese aberto, os

parâmetros da função separados por ponto-e-vírgulas e um pa-rêntese de fechamento. Caso essa sintaxe não seja seguida, o Excel exibirá uma mensagem de erro. Confira abaixo os itens que devem existir em uma função:

Argumentos: são os valores que serão manipulados pelas

fun-ções. Eles podem ser números, texto, valores lógicos, como VER-DADEIRO ou FALSO, entre outros. Os argumentos são especifica-dos necessariamente dentro especifica-dos parênteses

Banco_dados: é o intervalo de células que compõe um banco

de dados

Campo: indica a coluna que será usada na função. O campo pode

ser dado como texto com o rótulo da coluna entre aspas, como "Nome" ou "Código", ou como um número que represente a po-sição da coluna dentro da lista: 1 para a primeira coluna, 2 para a segunda coluna e assim por diante

Critérios: é o intervalo de células que contém o método

deter-minado. É possível usar qualquer intervalo para o argumento de critérios, desde que ele inclua pelo menos um rótulo de coluna e uma célula abaixo do rótulo de coluna para especificar uma con-dição para a coluna

Microsoft Query: recurso para consulta de banco de dados

Recurso adicional que acompanha o pacote Office, o Microsoft Query, pode ser uma excelente ferramenta para quem necessita fazer constantes consultas à base de dados externas. O Microsoft Query funciona de maneira semelhante ao recurso de importação de da-dos do Excel, com a diferença de que você pode especificar critérios de filtragem e ordenação e retornar o resultado da consulta para um arquivo do Excel. Além disso, você poderá realizar cálculos, análises, totalizações e gráficos com os dados retornados pelo Microsoft Query. O Microsoft Query não é inserido na instalação padrão do Office. Para instalá-lo, siga os passos abaixo:

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Antes de iniciar o processo de instalação, finalize todos os progra-mas abertos. Vá ao menu Iniciar, escolha Configurações e depois a opção Painel de Controle.

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Clique duas vezes sobre o ícone Adicionar/remover programas. Feito isso, clique na guia Instalar/desinstalar. Localize na lista de programas instalados o Microsoft Office ou o Microsoft Excel e, em seguida, clique em Adicionar/remover.

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Na caixa de diálogo que aparecer, clique em Adicionar ou remover recur-sos. Clique na caixa próxima a Ferramentas do Office e, em seguida, clique no ícone próximo a Microsoft Query para selecionar o tipo de instalação desejado.

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Para finalizar, clique sobre a opção Atualizar e depois siga as instru-ções para concluir a instalação. Pronto! O Microsoft Query está ins-talado em seu computador.

Funcionalidades de um formulário

Botão Novo - limpa os campos da caixa de diálogo Formulário de Dados e

adi-ciona informações para um novo registro. Tecle Enter para inserir um novo re-gistro. Clique em fechar para inserir o novo registro ou fechar o formulário

Botão Excluir - apaga definitivamente o registro exibido no

for-mulário de dados

Botão Restaurar - este botão pode ser usado caso deseje desfazer as

al-terações no formulário de dados. No entanto, deve ser usado antes de pressionar a teclar Enter

Botão Localizar Anterior - mostra o registro anterior em uma base de

da-dos. Caso use este botão em conjunto com o botão Critérios, ele localizará o

re-gistro anterior que siga o critério estabelecido

Botão Localizar Próxima - mostra o registro seguinte em uma

planilha.Caso use este botão em conjunto com o botão Critérios, ele locali-zará o próximo registro que siga o critério estabelecido

Botão Critério - localiza registros com base nos critérios especificados.

Quando você clica em Critérios, o número de registro na parte superior di-reita do formulário é alterado para Critérios. Nas caixas à esquerda do for-mulário, digite um valor ou valores para os quais deseja localizar registros correspondentes e clique em Localizar Próxima ou em Localizar Anterior