FICHA DE IDENTIFICAÇÃO
Discente: Ana Sofia Duarte Mestre N.º de matrícula: 5006719
Estabelecimento de ensino: Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto
Instituto Politécnico da Guarda
Licenciatura: Comunicação e Relações Públicas
Docente Orientadora: Doutora Maria Regina Gomes Gouveia
Organização (local de estágio): Touchgroup International
Morada: Av. Marquês de Tomar, n.º 35, 3.º Esquerdo, 1050 – 153 Lisboa Telefone: 217 817 590
Fax: 217 993 135
Páginas Oficiais: http://touchgroup-int.com/ e http://www.touchgroup.com/ Supervisora: Ana Bordalo
Email: ana.bordalo@touchgroup.com
Data de início do estágio: 1 de agosto de 2012
II BE BRAVE
III A vocês.
IV RESUMO
Este relatório diz respeito ao estágio realizado na agência Touchgroup, sediada em Lisboa, bem como numa outra agência sua parceira, a Touch Travel, pertencentes ao grupo
Touchgroup International.
Os conteúdos do estágio inseriram-se, principalmente, na área da «Comunicação» e da «Organização e Gestão de Eventos». Os trabalhos foram desenvolvidos segundo a metodologia da Agência, tendo quase sempre como ponto de partida a receção de briefings de potenciais clientes.
O relatório encontra-se estruturado em dois capítulos: o primeiro serve de enquadramento, apresentando a organização; o segundo é referente ao desenvolvimento do estágio e à descrição das principais atividades que o integraram.
PALAVRAS-CHAVE: Comunicação; Organização e Gestão de Eventos; Briefing; Brainstorming;
V ÍNDICE
INTRODUÇÃO ... 10
Capítulo1 - A TOUCHGROUP INTERNATIONAL ... 12
1.1. Localização ... 13
1.2. Serviços e Áreas de Negócios ... 15
1.3. Organização de Eventos: A Touchgroup ... 16
1.3.1. Missão, Visão e Valores ... 17
1.3.2. Estrutura Orgânica ... 18
1.3.3. Ergonomia e Espaço Físico ... 19
1.3.4. Clientes ... 20 1.3.5. Metodologia de Trabalho ... 21 1.3.6. Identidade Visual ... 22 1.3.7. Comunicação ... 24 1.3.7.1. Comunicação Interna... 25 1.3.7.2. Comunicação Externa ... 27 1.3.8. Análise SWOT ... 29
Capítulo 2 - O ESTÁGIO CURRICULAR ... 30
2.1. Objetivos ... 31
2.2. Atividades Realizadas ... 32
2.2.1. Para a Touchgroup ... 32
2.2.2. Para a Touch Travel ... 43
2.2.3. Outras Atividades... 46
REFLEXÃO FINAL ... 47
BIBLIOGRAFIA ... 48
VI ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 - Touchgroup International ... 13
Figura 2 - Novo logótipo da TG que é, ao mesmo tempo, o da TGI ... 13
Figura 3 - Logótipo da TT ... 13
Figura 4 - No ponto A, a vermelho, a localização da Touchgroup International ... 14
Figura 5 . Instalações da Touchgroup International ... 19
Figura 6 - Instalações da Touchgroup International... 20
Figura 7 - Sala da reuniões da TGI ... 21
Figura 8 . Viatura da Touchgroup International ... 22
Figura 9 - Antigo logótipo da TG ... 24
Figura 10 - Novo logótipo da TG que é, ao mesmo tempo, o da TGI ... 24
Figura 11 - Variante vertical do novo logótipo da TG e da TGI ... 24
Figura 12 - Presença canina na TGI ... 25
Figura 13 - Colaboradores da TG e da TT na ação de teambuilding Escritório Refresh ... 26
Figura 14 - Logótipo da Meios&Publicidade ... 28
Figura 15 - Handling/Sampling que realizei na Touchgroup... 36
Figura 16 - Fórum Cardiovascular, Bial ... 38
VII GLOSSÁRIO
Account Manager – Gerente de Conta(s) Badge – Distintivo e/ou crachá
Body – Corpo Boom – Aumento
Brainstorming – Dinâmica de grupo
Briefing – Peça com as linhas base para elaboração de um projeto/trabalho Budget – Orçamento
Business – Negócio Challenge – Desafio
Checklist – Lista de controlo e/ou verificação Coffee-break – Pausa para café
Copywriters – Profissionais responsáveis por conteúdos publicitários Design – Projeto ou Desenho
E-mail – Correio eletrónico Facebook – Rede social Feedback – Retorno
Follow-up – Dar seguimento ou acompanhar Handling/Sampling – Tratamento de conteúdos Headline – Título ou manchete
VIII Internet – Rede global de computadores interligados
Low cost – Baixo custo
Managing Director – Diretor Administrativo
Marketing – Filosofia de gestão, incluindo a comunicacional Media – Meios de Comunicação Social
Merchandising – Técnica de comunicação centrada no ponto de venda Microsoft Office Excel – Ferramenta de cálculo e de construção de gráficos Office Building – Edifício de Escritório
Pen drive – Ferramenta de armazenamento de conteúdos Performance – Atuação
Pharmed Healthcare Meetings – Encontros de Farmácia e Saúde Rebranding – Mudança ou Atualização de Marca
Skype – Software de troca de mensagens pela Internet Software – Suporte utilizado por meio de um computador Sound Check – Teste de som
Teambuilding – Ação para desenvolvimento do espírito/coesão de equipa Timing – Tempo
IX LISTA DE SIGLAS
B2B – Business to business
CD – Compact Disk (Disco Compacto) DSI – Direção de Sistemas de Informação EDP – Energias de Portugal
IPSS – Instituições Particulares de Solidariedade Social PT – Portugal Telecom
RFF – Rogério Fernandes Ferreira
SWOT – Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats TG – Touchgroup
TGI – Touchgroup International
TIC – Tecnologias da Informação e da Comunicação TT – Touch Travel
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INTRODUÇÃO
Ao entrar para o curso de Comunicação e Relações Públicas, no Instituto Politécnico da Guarda, assumi a responsabilidade de realizar todas as unidades curriculares que integravam o seu plano de estudos. O estágio curricular estava incluído nessas unidades, com o objetivo de complementar a formação proporcionada em contexto académico, através do exercício de tarefas e funções práticas numa organização, visando a aprendizagem de competências profissionais num contexto real de trabalho.
«Organização e Gestão de Eventos» sempre me mereceu um interesse especial, ainda que seja muito mais abrangente a área que privilegiaria para uma futura carreira profissional. Refiro-me à área do Marketing, entendido como processo complexo que visa determinar que produtos ou serviços poderão interessar aos consumidores, as estratégias que se deverão utilizar para comunicar e vender, criando valor e satisfação no cliente e gerindo relacionamentos positivos para ambas as partes.
Foi numa agência de organização de eventos e viagens, a Touchgroup International – Travel
& Corporate Events Group, que me encontrei como estagiária durante três meses, desde 1 de
agosto a 31 de outubro de 2012. Colocada na equipa de organização de eventos de Ana Bordalo, a Managing Director da TG (Touchgroup), coube a esta responsável a supervisão do meu desempenho ao longo do estágio.
Nas suas instalações, a TG divide-se em duas agências distintas: a Touchgroup, que se direciona para a gestão e comunicação de eventos corporativos e congressos; e a Touch
Travel, que desenvolve as suas atividades na área da organização de viagens. No entanto,
dentro da TG, trabalha-se em conjunto, pelo que, desde o início da minha integração, me foram atribuídas tarefas no âmbito das duas agências, inseridas em quatro eixos fundamentais, previstos no Plano de Estágio (ANEXO I): participação no planeamento semanal e no desenvolvimento de projetos; acompanhamento de eventos e projetos no terreno; pesquisa de conceitos e ideias; colaboração na área do secretariado.
Este relatório apresenta sumariamente a agência que me acolheu, enquanto estagiária, tendo por base conhecimentos adquiridos no decorrer do curso. Serve o mesmo para expor os saberes apreendidos e as atividades realizadas, durante o período de estágio, de forma a que sejam susceptivos de avaliação.
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Em termos de estrutura, o relatório encontra-se dividido em dois capítulos. Num primeiro capítulo, caraterizo a organização onde estagiei, exponho os seus serviços e áreas de negócio para a compreensão da sua missão e valores e da sua metodologia de trabalho; analiso, ainda, a identidade visual e a comunicação da Touchgroup, bem como os fatores internos e externos que determinam, ou podem vir a influenciar, a sua atividade. No segundo capítulo, refiro os objetivos do estágio e descrevo as atividades desenvolvidas.
A elaboração do relatório pressupôs a realização de inúmeras pesquisas documentais, sobretudo baseadas em livros da área do marketing, comunicação e relações públicas. Durante o estágio, recorri com frequência a fontes cibernéticas, particularmente, com o intuito de obter informação sobre bons exemplos, ou referências de concorrentes, relacionados com os trabalhos que deveria desenvolver, no âmbito da ativação de marca, de ações teambuilding, organização de eventos, entre outros.
Capítulo
1
A TOUCHGROUP
INTERNATIONAL
13 Touchgroup International (TGI) designa o conjunto de duas
agências que pertencem ao mesmo grupo, a Touchgroup (TG) e a Touch Travel (TT).
A primeira surgiu em novembro de 1999, em Lisboa, como agência dirigida para a prestação de serviços no âmbito da organização de eventos. Ricardo Costa, fundador e presidente da TG, teve em conta o contexto da época, caraterizado por
um mercado emergente em matéria de consumo, em que a orientação para os clientes internos e externos das empresas
ganhou poder e influência.
No ano de 2006, a Touchgroup apresentou a Touch Travel (TT), uma agência orientada para a organização de viagens. Formou-se, então, o Touchgroup, que manteve as suas instalações em Lisboa, centro nevrálgico da atividade económica nacional.
1.1. Localização
Alis-Ubbo, Olisipo, Olisipone, Lissibona e, por fim, Lisboa. Designações diferentes, que se foram fundindo ao longo dos tempos, até ao nome que hoje designa a capital de Portugal, desde sempre distinguida pela sua excelente posição geográfica. Mais de mil e quinhentos anos antes da nossa existência, Lisboa era considerada um importante ponto marítimo-comercial, e assim se tem mantido até aos dias de hoje, sendo muitas as embarcações que atracam na cidade, seja para fins recreativos ou para fins comerciais (Ferreira; Cabello, 1998).
Figura 1 - Touchgroup International Fonte: Captada por Sofia Mestre
(novembro de 2012)
Figura 3 - Logótipo da TT Fonte: Fonte Interna (novembro 2012)
) Figura 2 - Novo logótipo da TG que
é, ao mesmo tempo, o da TGI Fonte: Fonte Interna (novembro
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O comércio e a mobilidade humana intensificaram-se sobretudo a partir do século XVIII, com a revolução industrial, o que gerou uma primeira globalização comercial, baseada nas relações entre Portugal, África e Brasil, o chamado comércio triangular, iniciado pelos portugueses em 1415, com a conquista de Ceuta. Contudo, o boom da globalização deu-se algumas centenas de anos depois, após a 2.ª Guerra Mundial, com o desenvolvimento de tecnologias da informação e da comunicação (TIC), ligadas, nomeadamente, às comunicações via satélite e à Internet.
Como processo de mudança acelerada e de abertura de fronteiras, a globalização, ainda que seja um fenómeno geral, que afeta, direta ou indiretamente os modos de viver das civilizações, é nas grandes cidades que emerge em maior e mais definida dimensão, como acontece em Lisboa. Segundo Giddens (2000: 17), a globalização também afeta a vida
corrente, da mesma forma que determina eventos que se passam à escala planetária.
Centro de negócios em Portugal, a economia de Lisboa sobrevive, principalmente, de organizações ligadas a serviços, no âmbito do turismo, telecomunicações, uma vez que as principais redes de jornais, televisão e estações de rádio têm sede na capital, e do ensino (ver gráfico em ANEXO II)1.
A Touchgroup International encontra-se num Office
Building, numa das principais zonas empresariais da
cidade de Lisboa. A sua localização estratégica permite-lhe uma grande proximidade aos principais centros financeiros de negócio e uma maior relação com o ambiente das TIC, que se vai atualizando diariamente. Lisboa é o centro de decisão da maior
parte das empresas nacionais (Ricardo Costa,
fundador e presidente da TGI).
1 Informações baseadas em
http://ec.europa.eu/eures/main.jsp?lang=pt&acro=lmi&catId=436&countryId=PT®ionId=PT1&langChanged =true (acedido a 31 de dezembro 2012).
Figura 4 - No ponto A, a vermelho, a localização da
Touchgroup International
Fonte: https://maps.google.pt/ (consultado em novembro de 2012)
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1.2. Serviços e Áreas de Negócios
Qualquer organização empresarial visa o sucesso, mormente aquele que se traduz em lucro. Para se atingir o lucro, é necessário que a organização preste determinados serviços, que se devem sempre distinguir de forma positiva junto do(s) público(s).
A Touchgroup International desenvolve a sua atividade na prestação de serviços que, maioritariamente, abrangem as áreas da comunicação, eventos corporativos, congressos e
viagens.2 Cada projeto é bem-vindo, mesmo quando, à partida, não se enquadra nessas áreas. A receção de briefings faz parte das rotinas e metodologias de projeto da TGI. Ao receber um
briefing, é previamente analisado pelo colaborador que o recebeu, remetendo-o depois para a Managing Diretor. Este irá transmiti-lo aos respetivos colaboradores, através de uma reunião
interna e/ou brainstorming (se se justificar). Os grupos são organizados segundo o trabalho a realizar, em três áreas distintas:
Touch Corporate Events & Design: Reuniões Corporativas e Institucionais; Congressos, Convenções e Seminários; Pharma & Healthcare Meetings; Reuniões de Ciclo e Off Sites; Ativação de Marca; Incentivos e Motivação de Equipas (Internas e Externas); Lançamento de Produtos; Eventos Especiais; Responsabilidade Social; Identidade e Design; Stands, Ambientes e 3D.
TouchTravel world wide corporate experience: Corporate Full Services; Viagens de Incentivo e Motivação; Reuniões Corporativas; Viagens Institucionais; Congressos e Seminários Internacionais; Participação em Feiras e Certames; Eventos Especiais.
Mad4ideas it, design & solutions: Tecnologias de Informação – Websites, Aplicações Web e Software; Soluções de Comunicação – Design, Multimédia e Conteúdos Interativos; Estratégia e Planeamento – Estratégia Digital e Soluções de E-Marketing; Soluções para Eventos e Congressos – Plataformas de registo online e conteúdo.3
2
Informação baseada no Portfólio da Touchgroup International (consultado a 15 de outubro de 2012).
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1.3. Organização de Eventos: A Touchgroup
Num mercado concorrencial, onde a oferta é cada vez maior do que a procura, a necessidade
de um produto e/ ou serviço se diferenciar, para atrair os públicos, é um fator com elevada importância. Para que tal aconteça, torna-se importante que esse produto e/ ou serviço seja notório, desperte a atenção dos públicos e tenha um impacto positivo junto dos mesmos. São, então, organizados e comunicados eventos de pequena, média e grande escala, dependendo dos objetivos, do público e do mediatismo que se pretende atingir, com o objetivo de caracterizar e distinguir cada organização, produto ou serviço.
Existem diversos tipos de eventos, entre eles: feiras, reuniões, convenções de vendas, congressos, palestras, conferências, workshops, entre outros. Os eventos podem ainda ser caracterizados pelo seu cariz, social, cultural, desportivo ou outro.
A realização de um evento pressupõe quatro fases essenciais no seu planeamento: 1. Fase de diagnóstico - são classificados e caraterizados os problemas relativos à
empresa/ instituição em causa, à ação que se pretende realizar e à relação com os públicos e com os media).
2. Fase de programação - são definidos os objetivos a atingir, assim como, os públicos, o timing e todos os recursos que se pretende empregar).
3. Fase de ação e implementação – assegura-se a realização de todas as atividades do evento, a data, o local, os recursos, entre outros; para investir no sucesso do evento, é nesta fase que se deve dar ênfase à sua comunicação. 4. Fase de avaliação – analisa-se o feedback do evento, o seu impacto; pode ser
concebida através de inquéritos ou sondagens e traduzida num relatório final. Geralmente, a comunicação de eventos fica a cargo de um profissional de Relações Públicas, que se preocupa com tudo o que diz respeito à imagem, aos patrocínios, à relação com os
media e líderes de opinião, à divulgação e à comunicação de crise, se esta se verificar.
Entenda-se Relações Públicas como técnicas, processos e profissão destinados a promover,
junto da opinião pública, a imagem de uma organização, de uma empresa ou de uma instituição (Rodrigues, 2000: 102).
As agências e empresas de organização de eventos concorrem entre si através da apresentação projetos, em resposta aos briefings que lhes são propostos em concursos. O
17 briefing pode ser apresentado de forma oral ou escrita, não excedendo neste caso,
normalmente, as duas páginas. Consiste na apresentação das informações necessárias para realização do projeto, devendo ser construído, fundamentado e compartilhado a partir dos
objetivos estratégicos, metas e indicadores de sucesso (Corrêa, 2009: 60).
A Touchgroup é uma das muitas agências que vão respondendo a briefings de concursos na sua área de atuação. Por este motivo, é importante que cada projeto seja trabalhado com especial cuidado, intentando que venha a distinguir-se positivamente em relação a outros. Iniciou a sua atividade há mais de dez anos, na área dos eventos corporativos, tendo vindo a ganhar posição no mercado. Conta atualmente com clientes de todas as áreas de negócio, em diferentes pontos do globo terrestre.
A Touchgroup assume-se como uma empresa sólida, que procura novos desafios e acarinha todos os projetos, com o objetivo primordial de satisfazer os seus clientes, através do trabalho de profissionais especializados e dedicados. Surge como ponte entre os seus clientes e os seus fornecedores, tentando sempre obter a melhor relação entre os custos e os serviços que presta.4
1.3.1. Missão, Visão e Valores
Para que a satisfação dos clientes e os seus objetivos sejam atingidos, há que planear, antes de realizar ou desenvolver. Numa organização, o planeamento é útil e importante para que determinados aspetos básicos sejam estabelecidos, nomeadamente, a fim de definir metas e dar significado à sua posição e imagem junto dos diferentes públicos. Esses elementos são: a missão, a visão e os valores.
A missão deve transmitir o fim a que a organização se compromete, o que a organização faz,
de maneira concisa e consistente (Carneiro, 2010: 58). A missão da Touchgroup passa por
encontrar a solução mais adequada para a relação custo-benefício na execução dos projetos que lhe são apresentados, ao mesmo tempo que garante uma equipa profissional e inteiramente empenhada, com o intento de fidelizar e conquistar novos clientes.
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A visão de uma organização traduz-se nas suas próprias aspirações, no que se pretende e se deseja atingir, criando um clima de envolvimento e comprometimento com um estado futuro
desenhado, desejado e possível (Carneiro, 2010: 58). A TG assume um perfil de trabalho que
se distingue pela sua visão integrada, estratégica e operacional, que visa o reconhecimento, a satisfação e a liderança dos serviços prestados, a nível nacional e internacional.
Os valores resultam do reconhecimento de características distintas e notáveis da organização. Na Touchgroup, partilha-se o compromisso de tirar partido de valores como a proximidade, o comprometimento, a integridade, o profissionalismo, a dedicação, a valorização das pessoas e a inovação perante os desafios apresentados pelos clientes. Nos diferentes projetos que lhe são apresentados, a TG move-se com o intuito de conseguir o mesmo fim: maximizar os investimentos e alcançar os objetivos.5
1.3.2. Estrutura Orgânica
Os colaboradores da TG atuam de acordo com a missão, a visão e os valores da Touchgroup, tendo ainda por base a estrutura orgânica que a mesma apresenta.
A estrutura de uma organização define o modo como a autoridade é distribuída, desde o mais baixo ao mais alto nível de autoridade. Deve ser delineada, dividida, organizada e coordenada, de forma a permitir que todos os colaboradores da organização realizem as atividades que lhes competem, respeitando os níveis hierárquicos, com o fim de atingirem os objetivos organizacionais.
Segundo Bowditch e Buono (1992: 167), a estrutura organizacional pode ser definida
genericamente como os padrões de trabalho e disposições hierárquicas que servem para controlar ou distinguir as partes que compõem uma organização. De um modo geral, a estrutura é concebida em termos da divisão e especialização do trabalho (diferenciação) e a maneira como é ordenada e controlada (integração).
A equipa de trabalho da Touchgroup é constituída por seis colaboradores, além dos estagiários que vão acolhendo. No mais alto nível de autoridade, encontra-se o presidente e fundador Ricardo Costa, seguido da Managing Director Ana Bordalo. A organização
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estrutura-se em três departamentos funcionais: o Departamento Financeiro, que comporta uma só contabilista, Alida Mahommede; o Departamento de Contacto, que tem na sua equipa duas Account Managers, Marta D’Orey e Inês Alves; o Departamento Criativo, que tem como diretor criativo o próprio presidente da TG, Ricardo Costa, e como coordenador o
designer Luís Santos (ANEXO III).
1.3.3. Ergonomia e Espaço Físico
Nos últimos anos, a importância da ergonomia nos locais de trabalho tem vindo a tomar relevo, no sentido em que, se for tida em conta, pode ser considerada um importante fator no que respeita à produtividade dos colaboradores.
A palavra ergonomia deriva de duas palavras gregas, ergon (trabalho) e nomos (lei natural), de que podemos concluir como significado global lei do trabalho, ou seja, regras que salvaguardam a natural, ou adequada, relação entre o indivíduo e os espaços e equipamentos no contexto de trabalho.
As condições de trabalho ditam, direta ou indiretamente, o sucesso ou insucesso de uma organização. Os colaboradores, ao sentirem conforto e segurança no local de trabalho, tendem, naturalmente, a fazer um trabalho mais produtivo e
eficaz.
As instalações da Touchgroup International distinguem-se pela sua simplicidade e ambiente agradável. Os colaboradores, da Touchgroup e da Touch Travel, trabalham todos num espaço comum, à exceção do
presidente e da contabilista, que dispõem de escritórios individuais, delimitados por painéis de vidro, como acontece com a sala de reuniões,
proporcionando mais proximidade, troca de ideias, dinamismo e sentimento de igualdade entre todos.
Figura 5 -Instalações da Touchgroup
International
Fonte: Captada por Sofia Mestre (novembro de 2012)
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A cor predominante é o branco, que transmite limpeza, organização, tranquilidade, conforto e perfeição, conjugada com coloridas e confortáveis cadeiras, que proporcionam comodidade a todos os colaboradores, independentemente do lugar que ocupam na estrutura orgânica da organização. Condições como a climatização, a higiene e segurança, a luminosidade e o clima entre colaboradores são também valorizadas.
1.3.4. Clientes
O sucesso de qualquer organização não depende somente da ergonomia do seu espaço físico, do conforto dos seus colaboradores mas, também, da ergonomia dos seus produtos e da satisfação que os seus serviços proporcionam aos clientes.
Os clientes são vitais para o desenvolvimento da empresa. Sem clientes a empresa não existe. E, mais importante do que conquistar novos clientes, é sem dúvida fidelizar os já conquistados (Beirão et al., 2008: 48). Para fidelizar clientes, é necessário criar uma imagem
positiva na mente dos mesmos, de modo a fazê-los desejar produtos/serviços da marca, independentemente se lhes são imprescindíveis ou não.
A Touchgroup conta com um vasto número de clientes, que atuam em áreas bastantes distintas (Anexo IV).
Figura 6 - Instalações da Touchgroup International Fonte: Captadas por Sofia Mestre (novembro de 2012)
21 1.3.5. Metodologia de Trabalho
Maioritariamente, a Touchgroup baseia o seu trabalho em concursos. No âmbito destes concursos, o cliente elabora um briefing que é enviado para as agências e/ou empresas que o mesmo selecionar. Este documento deve conter a informação necessária à conceção de um projeto: a caraterização do produto ou serviço que se pretende apresentar; a identificação do público-alvo e dos objetivos a atingir; a data limite de apresentação do projeto e as datas em que se pretende realizar o evento; o orçamento para se realizar o projeto. No entanto, os
briefings são adaptáveis, pelo que poderão conter mais ou menos informações.
Na TG, recorre-se à realização de sessões de brainstorming para se tentar encontrar a melhor e mais eficaz solução de resposta aos briefings. O significado literal de brainstorming traduz-se em tempestade cerebral, mas o que na prática traduz-se pretende reside em potenciar uma tempestade de ideias, de criatividade, de dinâmicas de grupo, neste caso, depois de analisado o briefing. Cabe à Managing Director a convocação dos restantes colaboradores para estas sessões, no entanto, e graças ao bom ambiente interno, qualquer um deles está à vontade para as solicitar.
As sessões de brainstorming são realizadas na sala de reuniões. Nestas sessões, carateriza-se a empresa/ instituição que emitiu o briefing, diagnosticam-se os problemas, os públicos e os recursos que se pretende envolver no projeto e estabelece-se o
timing do trabalho a realizar, com o intuito de se estimular a
criatividade de acordo com tais condições. No final, o trabalho pensado e desejado é distribuído aos respetivos colaboradores para que, consoante a sua atividade e posição na estrutura orgânica (managing director; account manager; designer; estagiários), procedam ao desenvolvimento do projeto. Este pode englobar contactos com fornecedores, clientes e parceiros, e a elaboração de conteúdos gráficos, entre outros aspetos, dependendo da ação em causa.
Figura 7 - Sala da reuniões da TGI Fonte: Captada por Sofia Mestre
22 1.3.6. Identidade Visual
A identidade visual é um fator dinâmico que se distingue pelo nome, logótipo e slogan - estes elementos formam o conjunto de imagens que directa ou indirectamente identificam a
empresa (Beirão et al., 2008: 64).
O nome, o logótipo e o slogan são fatores dinâmicos que distinguem ou diferenciam qualquer organização, e tornam-se importantes dada a existência de concorrência, num mercado onde a oferta é cada vez mais elevada do que a procura. Estes fatores dinâmicos devem ser atrativos, competitivos e atualizados, uma vez que podem sofrer alterações quando necessário. Lampreia (1998:48) assume que a identidade de qualquer instituição começa, em termos de
comunicação, pelo seu nome, pelo seu logótipo e também pelo seu slogan, que são os elementos primários para a identificação e reconhecimento desta junto do público.
Além de todo o estacionário, composto por cartões-de-visita, papel de carta e de envelope e material de escritório, todos os documentos provenientes da TG e a própria viatura de serviço se encontram devidamente identificados com o logótipo.
Qualquer organização deverá dar importância à escolha do nome, pois será a partir deste que o público a (re)conhecerá. Segundo Lampreia (1998:49), existem sete categorias de nomes, designadas como: nome individual; associação de nomes em função das pessoas que
integram a sociedade inicialmente constituída; nome descritivo; nome abreviado; iniciais; nome fabricado; nome por analogia.
Figura 8 - Viatura da Touchgroup International Fonte: Captada por Sofia Mestre (agosto 2012)
23 Touchgroup encontra-se na categoria de nome fabricado, visto que resulta da junção da
palavra touch com a palavra group. A palavra touch, neste caso, é um signo mais ambíguo do que o segundo, uma vez que pode significar toque, contacto, ligação, comunicação, entre outros sentidos. Ricardo Costa, fundador e presidente da TG, justifica que o nome
Touchgroup derivou do posicionamento: Estarmos perto dos nossos clientes e, estes, dos seus clientes. Dos significados de Touch, identificamos o de “ligação”, que representa a promessa do slogan We Do Touch People.
O termo slogan provém do gaélico, língua celta falada na Escócia, sendo equivalente a “grito de guerra”, que provocava exortação ou estímulo. Numa aceção atual, pode considerar-se uma “fórmula publicitária ou propagandística breve, elaborada segundo processos retóricos
que visam incutir, no espírito do ouvinte ou do leitor, o desejo de consumir um produto, de aderir a uma ideia, de votar num partido ou candidato.” (Letria, 2002: 112). Aparece com o
intuito de “reforçar a mensagem do logótipo e deve dizer muito em poucas palavras, de
forma clara e objetiva” (Lampreia, 1998: 53).
We do Touch People é o slogan Touchgroup. Como explica o presidente e fundador da TG,
esta frase curta pretende comunicar uma empresa que é feita de pessoas para pessoas, podendo tomar o sentido de ligação/contacto entre pessoas.
O logótipo é um texto (ou representação) gráfico que deve ser de fácil identificação e reconhecimento imediato por parte do público ao qual se dirige, permitindo assim reconhecê-lo e diferenciá-reconhecê-lo da concorrência.
O logótipo da TG encontra-se em fase de rebranding, ou seja, em processo de mudança da imagem que detém nos públicos, com a intenção de desenvolver, diferenciar e atualizar a sua posição no mercado. Estando nesta fase, surgem nas suas apresentações tanto o antigo logótipo, como o novo. Ricardo Costa sustenta que o logótipo, agora renovado, revela
modernidade e sobriedade, mantendo uma orientação clara para o negócio B2B (Business to Business), ou seja, de empresa para empresa.
O logótipo da TG é, ao mesmo tempo, o logo da TGI. As cores corporativas são o preto e o prateado: a cor preta pretende transmitir rigor e distinção, enquanto que a prateada remete para modernidade, ancorando a organização às novas tecnologias, à qualidade e à inovação.
24 1.3.7. Comunicação
A gestão de uma organização passa por uma importante estratégia de comunicação, interna e externa, que visa otimizar o seu funcionamento. Se entendermos comunicação como a
relação entre seres humanos, quer face a face, quer à distância, utilizando diversas modalidades de suporte, podemos constatar que é na relação comunicacional que uma autêntica comunidade de pessoas dotadas de uma identidade comum se constitui, se fundamenta e se restabelece (Rodrigues, 2000: 29).
Numa organização, o efeito da comunicação passa por gerar consentimento (Torquato, 1986:31), criar um manifesto de acordo e de conformidade de opiniões e interesses por parte de todos os colaboradores (público interno) e de fornecedores, clientes, entidades públicas e comunidade em geral (público externo).
A boa gestão da comunicação trará resultados, a médio e/ou longo prazo, e será importante na prevenção de futuras crises que a organização possa vir a enfrentar, evitando que os públicos tomem conhecimento de situações através de outros meios, banindo ou diminuindo a possibilidade de boatos e falsos rumores. Os processos comunicacionais a gerir deverão contemplar os públicos internos e externos.
Figura 9 - Novo logótipo da TG que é, ao mesmo tempo, o da TGI
Fonte: Fonte Interna (novembro 2012) Figura 10 - Antigo logótipo da TG
Fonte: Fonte Interna (novembro 2012)
Figura 11 - Variante vertical do novo logótipo da TG e da TGI
25 1.3.7.1. Comunicação Interna
A comunicação interna passa por tentar criar uma imagem positiva e um clima adequado para que os objetivos a alcançar não sejam apenas considerados da responsabilidade da administração ou dos diretores. Para tal, haverá que adaptar os conteúdos e formas da mensagem aos diferentes segmentos, sendo necessário um trabalho de marketing interno. É importante gerar um clima de confiança e de colaboração entre ambas as partes (direção e colaboradores), para se extrair a informação necessária ao progresso económico, social e humano da organização.
Quando uma organização que se preocupa com a comunicação interna se empenha em tornar
as mensagens claras para que os equívocos não diminuam a eficácia do trabalho individual e proporcionar aos colaboradores a compreensão da empresa e dos seus problemas de forma a diminuir os temores e as suspeitas que possam ter no seu trabalho relativamente à direcção, obtém resultados como o sentimento de orgulho e de satisfação no trabalho (Beirão et al., 2008:85).
Na TG, a comunicação interna é vista como ponto-chave para o seu progresso, pelo que a preocupação com um bom relacionamento entre todos os colaboradores é uma constante. Para garantir o sucesso interno, são estabelecidas ações como:
Dog’s Friday: Com o intuito de fazer do
contexto de trabalho um ambiente familiar, que incentive à produtividade, foi instituída a Dog’s Friday (em português, a sexta-feira do cão), em que todos os colaboradores são convidados a trazerem o seu amigo de quatro patas para o local de trabalho. Começou por ser uma ação que
só tinha lugar à sexta-feira mas, atualmente, devido ao sucesso da iniciativa e ao bom comportamento dos animais, qualquer dia é bom para os colaboradores se fazerem acompanhar destes seus companheiros. O resultado mais visível é uma presença canina quase constante.
Figura 12 - Presença canina na TGI Fonte: Facebook da Touchgroup (novembro 2012)
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Teambuilding Escritório Refresh: Em dezembro de 2010, as instalações da TGI foram renovadas. Esta renovação decorreu como ação de teambuilding surpresa: ninguém estava informado de que ia decorrer, tendo sido os colaboradores da TG e da TT surpreendidos quando, ao chegarem à empresa, foram convidados a meterem “mãos à obra”. Habituados a organizar
teambuildings para os clientes, os colaboradores da TG mostraram-se empenhados, numa
atividade descontraída, cheia de animação e companheirismo.
Teambuilding Mostra o que é a Touchgroup: Os colaboradores foram desafiados para um fim de semana no Alentejo, onde tinham que realizar um filme que transmitisse o que era a Touchgroup International. Mais uma vez, a ação comprovou que os teambuildings possibilitam aos seus participantes desenvolverem o espírito de equipa, resultando, a médio ou longo prazo, numa melhor performance da organização, devido à confiança e à motivação que adquirem e ampliam durante estas ações.
Realização de reuniões internas semanais ou quinzenais e brainstormings: Todos os colaboradores da TG são convocados, semanal ou quinzenalmente, para reuniões internas e brainstormings, com o objetivo de se saber o ponto de situação dos trabalhos em curso e de se proceder ao planeamento semanal, além de proporcionarem a interação, a partilha e a expansão de novas ideias, por meio de um ambiente dinâmico.
Contacto constante via telemóvel, e-mail e skype: Na TGI, os colaboradores das duas agências (TG e TT) encontram-se em constante contacto através de meios como o telemóvel (cada colaborador tem o seu próprio equipamento – Blackberry – suportado pela agência), o e-mail (individual e personalizado com a assinatura, da TG ou da TT) e o
skype (que se torna útil aquando a necessidade de comunicar, em longas distâncias,
através de voz e vídeo, simultaneamente). Devido à boa relação entre todos e ao facto de o avanço da globalização ter dado azo à informação instantânea, circulam diariamente entre os colaboradores da TGI não só os e-mails de caráter profissional, mas, também,
Figura 13 - Colaboradores da TG e da TT na ação de
teambuilding Escritório Refresh
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lúdico, que proporcionam um ambiente descontraído e, comummente, boa disposição entre todos.
A Touchgroup promove diversos teambuildings, entendidas como ações que promovem o espírito de equipa entre os colaboradores de uma organização, de forma a que todos sintam que fazem parte e são necessários dentro da mesma. Estas atividades funcionam como ice
breakers, ou seja, para “quebrar o gelo” que, por vezes, se forma, impossibilitando a
interação entre todos. No fundo, este tipo de ação constitui uma forma de incentivo à participação, à atitude e à produtividade no trabalho.
1.3.7.2. Comunicação Externa
Como acontece com a comunicação interna, a comunicação externa também objetiva uma imagem positiva, desta, junto dos públicos externos. Consideram-se como públicos externos os fornecedores, clientes, concorrentes, órgãos de comunicação social, sindicatos, associações patronais e, até mesmo, a comunidade envolvente.
Para clarificarmos os fins da comunicação externa, podemos assumir que esta se desenvolve
para fora da empresa, com o objectivo de obter ou consolidar um clima de receptividade entre todos os públicos fora da mesma e que tenham algum interesse para a vida e para o progresso da própria empresa (Beirão et al., 2008: 26).
No entanto, para despertar o interesse nos públicos é, muitas vezes, necessário recorrer a ferramentas como o marketing e a publicidade. Compreende-se marketing como uma técnica de estudo de mercado (consumidores), surgida por volta de 1930, que tem como objetivo principal a satisfação dos clientes. É possível afirmar-se que o marketing depende da comunicação, dado que a comunicação foi uma das técnicas usadas pelo marketing para dar
a conhecer os seus produtos junto dos públicos-alvo (Beirão et al., 2008: 45).
A palavra publicidade tem na sua estrutura o latim publicus, que significa tornar público, tendo como objetivo essencial divulgar um produto ou serviço, de uma maneira motivadora, apelativa e sugestiva, utilizando uma metodologia própria que se apresenta pela sigla AIDMAR, representativa dos resultados que visa atingir: Atenção; Interesse; Desejo; Memorização e/ou Motivação; Ação; Repetição.
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O marketing e a publicidade são ferramentas de comunicação externa, fundamentais para tornar conhecida uma organização e apelar à afetividade dos públicos. Lampreia (1998:61) refere a propósito que um estudo de mercado, realizado nos Estados Unidos, revelou que as
pessoas que conhecem bem uma instituição registaram uma tendência cinco vezes maior a ter dela uma imagem favorável e, consequentemente, a utilizar preferencialmente os seus serviços ou a consumir os seus produtos.
As ferramentas de comunicação externa que a Touchgroup utiliza são: Publicidade (esporádica) na contracapa da
Meios&Publicidade: A revista semanal
Meios&Publicidade insere-se nas áreas de
turismo, hotelaria, comunicação social, publicidade, marketing, construção e grande consumo, tendo surgido de um projeto
sofisticado de produção e edição de “informação para profissionais”. 6
A
Touchgroup já apostou inúmeras vezes nesta publicação como meio para divulgar
os seus serviços.
Publicações na sua página de Internet: Para a Touchgroup, a Internet opera como um meio bastante vantajoso, quer para adquirir conhecimentos e informações, quer para as transmitir. Na sua página de Internet, é possível conhecer a agência e os serviços que esta oferece.
Utilização de redes sociais: O facebook é um dos serviços de rede social com mais utilizadores nos últimos tempos, revelando-se como um bom meio de partilha de diversos tipos de conteúdos. Do mesmo modo atuam as redes sociais
LinkedIn e Skype. Para acompanhar e participar nessa partilha, informar quanto às
atividades da agência e estar em constante ligação com os seus públicos, a
Touchgroup utiliza os préstimos destes serviços.
Comunicação telefónica e via e-mail: O telefone e o correio eletrónico são os dois meios de comunicação mais utilizados pela TG. Estes meios tornam-se quase indispensáveis para estabelecer contactos com os públicos, sempre com a ambição de obter resultados e feedback positivos.
6 Informação obtida em http://www.meiosepublicidade.pt/quem-somos (acedido em 24 de dezembro de 2012). Figura 14 - Logótipo da Meios&Publicidade Fonte: http://www.meiosepublicidade.pt/wp-content/themes/meiosepublicidade_defau lt/images/logo.gif; acesso a 24 de dezembro de 2012
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Merchandising: Define-se por Merchandising uma técnica de marketing que consiste no arranjo de informação, apresentação e decoração de conteúdos que, a curto ou longo prazo, potenciem o ponto de venda do produto/ serviço. A TG aproveita esta técnica para a oferta de brindes como canetas, blocos de notas, postais, porta-chaves, entre outros.
1.3.8. Análise SWOT
A análise SWOT é uma ferramenta de crítica relativamente a fatores internos e externos de uma organização. Segundo Ward (1998:19), a análise SWOT examina a empresa em função
de quatro atributos – Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. A sigla SWOT
representa esses mesmos atributos strengths, weaknesses, opportunities and threats (LINDON et al., 2008:451). O quadro seguinte é resultante da análise que realizei a respeito da organização em questão – Touchgroup – para estudo dos seus fatores (internos e externos).
Fonte: Elaborado pela Estagiária. Quadro 1 -Análise SWOT
Capítulo
2
O ESTÁGIO
CURRICULAR
31
O estágio curricular integra o plano de estudos do último ano do curso de Comunicação e Relações Públicas. Muitas vezes, o estágio curricular assinala a primeira experiência profissional de um estudante, o seu primeiro contacto e impressão com o mercado e o mundo de trabalho, que pode resultar na revelação do que se pretende fazer com e para o futuro. Daí a sua demarcada importância na vida do mesmo.
O estágio prevê o acolhimento do aluno por parte de uma Organização que deverá designar um supervisor para acompanhar o mesmo. É a este supervisor, em consonância com o próprio aluno e o seu orientador na Escola, que compete a definição de um Plano de Estágio, antes ou na fase inicial da integração, em que conste a descrição das atividades a desenvolver pelo estagiário. Além das atividades, o Plano deverá também explicitar os objetivos a atingir.
2.1. Objetivos
A escolha do local de estágio teve por base o meu gosto e interesse pelo trabalho realizado pela organização Touchgroup International (TGI), após algum estudo, recolha de dados e conhecimentos das áreas de intervenção da mesma.
Fui aceite como estagiária na TGI e convidada a colaborar com a equipa de organização de eventos (Touchgroup), sendo a minha supervisora Ana Bordalo (Managing Director). Acompanhei-a numa primeira reunião, com o intuito de me apresentar, conhecer e familiarizar com a organização. Neste primeiro contacto, ficou decidido o dia em que iniciaria o estágio.
No primeiro dia como estagiária, percebi logo a empatia que pairava entre todos os colaboradores e que, apesar da Touchgroup International comportar duas agências distintas (mencionado no capítulo anterior), a Touchgroup (TG) e a Touch Travel (TT), todos trabalhavam para o mesmo fim, num clima de entreajuda.
O objetivo fulcral passou a basear-se em conseguir integrar-me positivamente no todo da organização, no seu ambiente, nos seus trabalhos e projetos. Ao mesmo tempo, pretendia aprender, aplicar, perceber e consolidar conhecimentos.
Ao longo do estágio, pude realizar e acompanhar projetos, não só da agência que havia formalmente integrado (TG), mas, também, da sua parceira (TT).
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2.2. Atividades Realizadas
Desde o primeiro dia na organização, desenvolvi atividades em áreas distintas, em que diversas competências foram cruciais. No âmbito da organização de eventos, tanto me foram importantes os conhecimentos que havia adquirido na unidade curricular de Gestão de Eventos, como o facto de possuir licença de condução, uma vez que foram muitas as ocasiões em que assumi a responsabilidade da viatura da TGI.
Além das tarefas e funções previstas no Plano de Estágio (ANEXO I), integrei projetos que não se incluíram no mesmo, nomeadamente, trabalhos para a agência Touch Travel, entre outras ações que surgiram. Diferentes desafios a cada dia que passava fizeram-me registar este estágio como uma experiência que me possibilitou vivenciar um contexto dinâmico de trabalho, fora do rótulo “rotina”, onde consegui aprender e crescer nas áreas em que me incluí.
2.2.1. Para a Touchgroup
As atividades desempenhadas em função da Touchgroup registaram-se a partir do primeiro dia de estágio, o que ajudou a que, instantaneamente, me envolvesse no seio e no ritmo de trabalho desta agência de organização de eventos.
Criação de designações estratégicas e dinâmicas para ação de teambuilding
Tratou-se de um primeiro desafio: procurar a melhor designação para a ação de teambuilding que se iria desenvolver num evento, em setembro de 2012, para um grande cliente - uma multinacional do ramo farmacêutico. A ação de teambuilding tinha como objetivo colocar à prova os colaboradores desta multinacional e, de forma a melhorar as relações interpessoais através da dinâmica, pretendia-se a adesão de todos. Para tal, os diferentes desafios teriam que se distinguir, chamar a atenção e apelar ao desejo através do seu nome. Foi-me pedido que trabalhasse esta componente linguística e, para tal, além de analisar o briefing em questão foi necessário estudar a organização e as suas estratégias de trabalho. Os nomes dos desafios
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foram pensados em inglês, por ser uma multinacional e esta ser considerada a língua universal. Nesta ação, ainda contribuí com:
Na véspera do dia do evento, visita ao local para acertar preparativos, como a disposição das mesas, do palco e restantes materiais, testar som (sound check) e luzes (ANEXO V).
Credenciação de participantes, no início do evento (ANEXO VI).
Participação no evento como colaboradora Touchgroup, assistindo nas ações que se mostraram necessárias.
Organização de meios de armazenamento de dados
Os conteúdos relativos a projetos e trabalhos que a Touchgroup já realizou ao longo dos anos são normalmente armazenados em CD (Compact Disk, em inglês, ou disco compacto, em português), posteriormente colocados em dossiês. Foi minha função proceder à identificação de todos os conteúdos destes CD, datados desde a fundação da TG até à atualidade, e organizá-los nos respetivos dossiês por ordem de data e, seguidamente, por ordem alfabética.
Construção de Base de Dados
Os computadores dos colaboradores da Touchgroup estão ligados em rede, o que se justifica pela importância da partilha e consulta de documentos e conteúdos. As bases de dados mostram-se ferramentas vantajosas para garantir a rapidez e a facilidade no acesso à informação desejada. Como tal, a TG trabalha com diversas bases de dados, devidamente identificadas - fornecedores, clientes, contactos úteis, entre outros -, elaboradas a partir do aplicativo Microsoft Office Excel. Depois de organizar os meios de armazenamento de dados, por ordem alfabética e de data, procedi à construção da respetiva base de dados que identificava o dossiê em que se encontrava o conteúdo desejado. Para facilitar a sua consulta através da base de dados, os dossiês encontravam-se organizados numa sequência numérica.
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Pesquisa de Conteúdos, de Estratégias e Análise de Mercado Concorrencial Num mercado cada mais concorrencial, é importante, para uma agência que trabalha, muitas vezes, no âmbito de concursos, manter-se informada acerca do que este tem para oferecer e dos projetos que a concorrência realiza. A TG pretende ser uma agência inovadora e manter-se atualizada quanto às tendências de mercado. Como tal, depois do conhecimento dos briefings que chegavam à agência, foram-me incumbidas tarefas de pesquisa de conteúdos, por diversas vezes, para clientes como:
Bial (pesquisa de comboio turístico para evento);
Brisomax (pesquisa de imagens para apresentação de proposta);
EDP (pesquisa de hotéis para alojamento; pesquisa de atividades
teambuilding);
Eurolink Group (pesquisa de restaurantes e atividades lúdicas); Grupo Amorim (pesquisa de restaurantes);
Mazars (pesquisa de restaurantes e atividades teambuilding); Mercer (pesquisa de espaços para eventos e restaurantes); PT Prime (pesquisa de imagens para apresentação de proposta);
Escritório de Advogados RFF (pesquisa de imagens, de material e de contactos para inauguração do mesmo).
Antes de se iniciar qualquer pesquisa, é importante compreender as necessidades (diferentes de cliente para cliente) que o briefing transmite, para, posteriormente, se proceder à pesquisa dos conteúdos desejados. Uma análise de trabalhos ou projetos de concorrentes, que se enquadrem na mesma área, é importante para a elaboração de estratégias, desencadeando ideias novas e permitindo evitar conceitos repetidos. Foi a partir deste fundamento que procedi à pesquisa de conteúdos e formulei determinados fins, sempre que era solicitada para tal. O conhecimento do histórico do cliente mostrou-se, também, um fator preponderante.
Recolha de Contactos
No planeamento de um evento e/ou projeto, torna-se imprescindível a recolha de contactos, destinados a fins previamente estipulados. Um dos papéis que desempenhei na TG foi precisamente na pesquisa e recolha de contactos que se apresentavam essenciais, tanto em situações de necessidade própria, como em resposta a solicitações dos restantes
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colaboradores. Para tal, o uso da internet e das bases de dados da agência apresentaram-se como instrumentos de grande utilidade nestas situações.
Pedidos de Orçamento e Parcerias
Nos projetos que surgiram durante o estágio na Touchgroup, depois da realização de reuniões internas e/ou brainstormings, da pesquisa de conteúdos e da recolha de contactos, era-me solicitado que procedesse ao pedido de orçamentos. Este pedido era, muitas vezes, direcionado a organizações com que se estabeleciam parcerias (ambas as partes envolvidas seriam beneficiadas). Numa primeira fase, a comunicação para o pedido de orçamento e parceria era estabelecida através do contacto telefónico e, posteriormente, era enviado um
e-mail, respetivo à apresentação dos conceitos do briefing (do projeto em questão) que se
consideravam relevantes e, por fim, mas não menos importante, o timing de resposta ao e-mail em questão.
Follow-ups Telefónicos
Depois de efetuar pedidos de orçamentos e parcerias via e-mail, o serviço de follow-up telefónico mostrou-se uma ferramenta considerável para verificar a receção do devido correio eletrónico e, ainda, reforçar o seu conteúdo e importância em respeitar os timings estabelecidos no mesmo. Esta forma de comunicação constitui uma relação mais direta a quem se pretende corresponder.
Orçamentos
A todos os briefings que a Touchgroup atende são comuns dois elementos que integram a resposta que vem a emitir: apresentação de proposta(s) e/ou projeto(s) e respetivo orçamento. Entende-se orçamento como o conjunto das receitas e das despesas de um particular, de uma
família, de um grupo; quantia de que se dispõe.7
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Nos projetos e trabalhos em que executei atividades, como a pesquisa de conteúdos, recolha de dados, pedidos de orçamento e parcerias, sucedeu, muitas vezes, encarregarem-me de elaborar o respetivo orçamento. Este orçamento, elaborado através do programa Microsoft
Office Excel, continha toda a informação relativa aos custos dos diferentes serviços e
produtos, referentes ao avanço das propostas e/ou projetos que se apresentavam. Antes de chegar ao cliente, o orçamento era analisado e/ou alterado, se assim se justificasse, pelo Presidente ou pela Managing Director da TG.
Handling/Sampling
As designações handling/sampling correspondem a serviços apoio.
Handling traduz-se como manipulação ou tratamento, enquanto que sampling se refere a amostra, ou seja, “tratamento de amostras”,
que, na organização de eventos, pode englobar, por exemplo, os trabalhos e serviços de apoio na organização de capas de
merchandising (normalmente, com bloco de notas, brochura, lápis
e/ou caneta no interior), destinadas a uma determinada reunião, onde serão entregues ou estarão disponíveis. Este apresenta-se como um trabalho simples, mas demorado e de alguma responsabilidade, já que a mínima falta de atenção pode ser motivo de reprovação e de má imagem da agência perante o(s) cliente(s). O
trabalho de handling/sampling é bastante frequente na Touchgroup, uma vez que é comum dispor de badges ou crachás nos seus eventos. Os badges costumam conter um cartão personalizado, com o nome identificativo de cada participante, e é regular associar-se-lhes uma fita, que poderá conter, ou não, o logótipo da organização (cliente) em questão. Participei em serviços de handling/sampling destinados a eventos para clientes como a Bial e a Microsoft.
Figura 15 -Handling/Sampling
que realizei na Touchgroup Fonte: Captada por Sofia Mestre (outubro de 2012)
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Elaboração de textos e/ou propostas
Todos os trabalhos que a TG apresenta requerem a produção de textos, que demonstrem, em articulação com as imagens que muitas vezes os acompanham, as qualidades do produto ou serviço que a agência tem para oferecer. Os textos devem, então, requerer o maior cuidado e tentar transmitir, sempre que possível, a adaptação ao cliente em questão, aos seus desejos e ambições. As propostas da Touchgroup são todas apresentadas com base num modelo que a agencia detém. Durante o estágio, os textos e/ou propostas que elaborei e ficaram a meu cargo, tal como os orçamentos, eram analisados e/ou alterados pelo Presidente ou pela
Managing Director da TG antes de chegarem ao cliente.
Colaboração na Organização do Evento Jornadas de Outono da Bial
Nos dias 5, 6 e 7 de outubro de 2012, tiveram lugar, no Luso, as Jornadas de Outono. O evento, dirigido a médicos do ramo da reumatologia, contou com a presença e apresentação do jornalista Mário Augusto (conhecido pelas suas entrevistas a famosos de Hollywood). Quando comecei o estágio, este evento já se encontrava agendado e, praticamente, planeado. Contudo, pude ainda contribuir para a sua concretização, executando as seguintes atividades:
Handling/Sampling das ementas;
Handling/Sampling e colocação de conteúdos nas Pen Drive Bial;
Reunião com o jornalista para delinear planos de apresentação do evento; Follow-up telefónico para confirmação de presenças (ANEXOO VII).
Colaboração na Organização do Evento Fórum Cardiovascular da Bial
A Bial promoveu o Fórum Cardiovascular, que decorreu num sábado, dia 20 de outubro de 2012, reunindo mais de 600 médicos e profissionais da área da cardiologia. Este fórum teve lugar na conceituada Sala Tejo, do Pavilhão Atlântico, e contou com um debate conduzido por Judite de Sousa. Mais tarde, o local onde decorreu o debate transformou-se num palco 360º, onde atuou o músico português Miguel Araújo, conhecido por integrar a famosa banda Os Azeitonas. Este foi o maior evento em que tive o privilégio de participar e que, pela sua
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dimensão, já se encontrava delineado antes de eu integrar a equipa da Touchgroup. Ainda assim, desempenhei algumas funções, como:
Elaboração de uma checklist (lista de verificação) das atividades do evento, com o intuito de se verificar o que já estava feito e o que faltava fazer (ANEXO VIII).
Pesquisa e recolha de contactos para aluguer de comboios turísticos. Pedido de orçamento e de disponibilidade de aluguer de comboio turístico.
Contacto com a Câmara Municipal de Lisboa, com o intento de pedir a licença de circulação do comboio, num percurso definido; apesar da resposta afirmativa por parte da Câmara, esta atividade acabou por não se verificar por questões de
budget.
Follow-up telefónico.
Receção de convidados na sua chegada ao hotel, onde ficaram hospedados, e esclarecimento das ações do evento – Bial Welcome Desk (ANEXO IX).
Entrega de cartas de boas vindas, com badge personalizado para cada convidado. Confirmação de presença de convidados, tendo por base a respetiva lista.
Participação no evento como colaboradora Touchgroup, apoiando nas ações necessárias (ANEXO X).
Integração no Projeto Vytorin
Vytorin é o nome de um novo produto no mercado farmacêutico português e a Touchgroup
foi uma das agências que recebeu o briefing que pretendia o lançamento do mesmo, assim como toda a imagética, ou headline e body publicitários. Este medicamento distinguia-se pelo
Figura 16 - Fórum Cardiovascular, Bial Fonte: Fonte Interna (novembro de 2012)
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seu efeito de dupla ação contra o colesterol e a sua comunicação era dirigida à classe médica, uma vez que o fármaco está sujeito a receita médica.
A imagética corresponde a uma imagem ou um conjunto de imagens que, neste caso, exprimisse, o fármaco. Em relação à headline, esta deve fornecer a informação necessária para que o consumidor que só lê a headline aprenda alguma coisa acerca do produto ou serviço e dos seus benefícios8 (Kazmi e Batra, 2008: 400). Quanto ao body, considera-se que
deve ser longo o suficiente para transmitir a mensagem completa e breve o suficiente para reter o interesse do leitor9 (Kazmi e Batra; 2008:403).
A minha tarefa neste projeto foi igual à de todos os outros colaboradores da TG – encontrar a solução e a resposta perfeita para o problema que nos tinham colocado. Este projeto foi bastante debatido em reuniões internas e brainstormings. Para trabalhos como este, a TG recorre, muitas vezes, a copywriters (profissionais de comunicação responsáveis por conteúdos publicitários), como foi o caso. No entanto, todos os colaboradores cooperam e partilham as suas ideias nas reuniões. Algumas das minhas ideias para a headline foram:
Vytorin, nas duas frentes!
Porquê um só sorriso se o pudermos duplicar? Vytorin, reduza a dobrar.
Dado que o fármaco pretende reduzir o colesterol a partir do efeito de dupla ação nas fontes do mesmo.
70 agora, 70 para sempre!
Existem 70 problemas que você gostaria de ver resolvidos! E se lhe disséssemos
que o 70 fica por nossa conta?
Vytorin, porque quando não dá de uma maneira, 70 de outra!
Porque o número 70 corresponde ao valor-alvo que o medicamento pretende atingir: 70mg/dl. É pouco comum, para pessoas que sofrem com problemas de colesterol, conseguir-se atingir este valor (de fácil interpretação para a classe médica).
8 Tradução do original should furnish enough information so that the consumer who reads only the headline learns something about the product or service and its benefits.
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Tradução do original must be long enough to accommodate the complete message and short enough to retain
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Um dos bodys que apresentei:
Com a sua forma única de atuação nas duas mais importantes frentes de
colesterol, Vytorin proporciona evidentes benefícios cardiovasculares. É este o fator que o diferencia das monoterapias, a sua eficácia superior em alcançar os valores-alvo, reduzindo o c-LDL.
Integração no Projeto EDP – DSI
Este foi, do meu ponto de vista, um dos projetos mais atribulados. A EDP, visando melhorar as relações entre os colaboradores, requereu uma ação para o seu departamento de Direção de Sistemas de Informação (DSI), a três agências de organização de eventos que foram convidadas a reunirem-se nas suas instalações para transmissão do briefing. Esta ação, decorrida num fim de semana, tinha por objetivo reunir todos os colaboradores da DSI e, através de atividades propostas pelas agências, fazê-los perceber que todos têm igual valor dentro da organização, que todos são bons prestadores nos serviços de que se ocupam, que se deve ter brio e confiança no trabalho que se faz e, por fim, que devem olhar para a organização e para os colegas de trabalho como um todo (visão única). Na Touchgroup, depois de um brainstorming para esmiuçar o briefing em questão, fiquei responsável por:
Pesquisar e recolher contactos de Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS), nas regiões de Setúbal, Lisboa e Porto, que dessem apoio a crianças e/ou jovens, com o intuito de se vir a propor uma atividade de teambuilding direcionada para a responsabilidade social.
Estabelecer contactos com as IPSS para perceber e fazer um levantamento das suas necessidades e carências, a fim de se proceder ao planeamento do projeto.
Follow-ups telefónicos.
Pesquisar e recolher contactos de hotéis e restaurantes (no caso das refeições não se realizarem no hotel), nas regiões de Setúbal, Lisboa e Porto.
Formalizar pedidos de orçamento para hotéis e restaurantes.
Elaboração de textos para proposta da atividade de responsabilidade social, incluindo apresentação da atividade, descrição das IPSS, dos hotéis e dos restaurantes selecionados (ANEXO XI)
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Elaboração de textos para proposta de atividade challenge noturno, com base numa proposta já existente na TG, englobando apresentação da atividade e breve descrição dos hotéis e restaurantes selecionados.
Não obstante todo o trabalho já desenvolvido, a EDP reformalizou o briefing e limitou a atividade à área de Lisboa e arredores, pelo que foi necessário revalidar a proposta, incindindo uma maior pesquisa nessa área e solicitando novos pedidos de orçamento, para se voltar a trabalhar a apresentação do projeto.
Organização de Proposta de Visita a Lisboa
Coube-me a responsabilidade de organizar toda a proposta para um grupo de 62 pessoas, provenientes do Egito. A proposta foi feita através de uma parceria da Touchgroup
International e pretendia o orçamento de uma atividade que incluísse: visita a Lisboa, com o
acompanhamento de um guia; tranporte; refeições. Para esta tarefa, tive o prazer de realizar toda a pesquisa, recolha de contactos, pedidos de orçamento e follow-ups telefónicos necessários para a orçamentar devidamente. Antes de chegar ao cliente, o orçamento recebeu a atenção do presidente Ricardo Costa.
Figura 17 - Orçamento para uma atividade Fonte – Elaborado pela estagiária (agosto de 2012)
