Manual de orientações gerais para o dia a dia do ARPA

Manual de orientações gerais

para o dia a dia do ARPA

1 - PE SERRA RICARDO FRANCO

2 - PE DA SERRA DOS MARTÍRIOS/ANDORINHAS 3 - ESEC DO GRÃO PARÁ 4 - ESEC SERRA DOS TRÊS IRMÃOS

5 - PE RIO NEGRO SETOR SUL 6 - PE DO XINGU

7 - PE DO MATUPIRI 8 - ESEC DO RIO ROOSEVELT 9 - REBIO DE MAICURU 10 - ESEC DO RIO RONURO 11 - RDS AMANÃ

12 - RESEX RIO PRETO-JACUNDÁ

13 - RESEX RIO CAUTÁRIO 14 - RDS DO JUMA 15 - RDS PIAGAÇU PURUS 16 - RDS RIO AMAPÁ 17 - RESEX DO RIO GREGÓRIO 18 - RESEX CANUTAMA 19 - RDS DO RIO IRATAPURU 20 - RDS DO RIO NEGRO 21 - RDS DO UATUMÃ 22 - RESEX GUARIBA-ROOSEVELT 23 - RDS IGAPÓ-AÇU 24 - RDS DO RIO MADEIRA 25 - PE IGARAPÉS DO JURUENA 26 - PE DE GUAJARÁ-MIRIM 27 - PE CRISTALINO 28 - PE RIO NEGRO SETOR NORTE 29 - PE DE CORUMBIARA 30 - PE CHANDLESS 31 - PE DO CANTÃO 32 - RESEX CATUÁ-IPIXUNA 33 - RDS CUJUBIM 34 - RDS UACARÍ 35 - PARNA SERRA DA MOCIDADE 36 - PARNA DA SERRA DA CUTIA 37 - PARNA DO JURUENA 38 - PARNA NASCENTES DO LAGO JARI 39 - ESEC DE MARACÁ JIPIOCA 40 - ESEC DE NIQUIÁ 41 - PARNA DA SERRA DO DIVISOR 42 - ESEC DO JARI 43 - PARNA DO RIO NOVO 44 - RESEX MARACANÃ 45 - RESEX MÉDIO JURUÁ 46 - RESEX ALTO TARAUACÁ 47 - RESEX DE CURURUPU

48 - RESEX ARAPIXI 49 - RESEX DO RIO JUTAÍ 50 - RESEX DO MÉDIO PURUS 51 - RESEX RIO CAJARI 52 - RESEX RENASCER 53 - RESEX RIO UNINI 54 - RESEX IPAÚ-ANILZINHO 55 - RESEX ARIÓCA PRUANÃ 56 - RESEX MAPUÁ 57 - RESEX ITUXI

58 - RESEX TERRA GRANDE PRACUUBA

59 - RESEX RIO XINGU 60 - RESEX RIOZINHO DA LIBERDADE

61 - RESEX DO RIO CAUTÁRIO 62 - RESEX BARREIRO DAS ANTAS

63 - RDS ITATUPÃ-BAQUIÁ 64 - ESEC RIO ACRE 65 - ESEC DE MARACÁ 66 - PARNA MONTANHAS DO TUMUCUMAQUE 67 - REBIO DO RIO TROMBETAS 68 - PARNA VIRUÁ 69 - REBIO DO GURUPI 70 - PARNA DO JAÚ 71 - PARNA DOS CAMPOS AMAZÔNICOS

72 - ESEC DA TERRA DO MEIO 73 - REBIO DO LAGO PIRATUBA 74 - PARNA DA SERRA DO PARDO 75 - PARNA DO JAMANXIM 76 - ESEC JUAMI-JAPURÁ 77 - REBIO DO UATUMÃ 78 - PARNA DO CABO ORANGE 79 - PARNA DE ANAVILHANAS 80 - REBIO DO TAPIRAPÉ 81 - REBIO DO JARU 82 - RESEX RIOZINHO DO ANFRÍSIO

83 - RESEX BAIXO JURUÁ 84 - RESEX RIO OURO PRETO 85 - RESEX CHICO MENDES 86 - RESEX AUATÍ-PARANÁ 87 - RESEX RIO IRIRI 88 - RESEX DO LAGO DO CAPANÃ GRANDE 89 - RESEX VERDE PARA SEMPRE

90 - RESEX CAZUMBÁ-IRACEMA

91 - MOSAICO DO APUÍ

OBS: O Arpa apoia atualmente 95 UCs (05 UCs inseridas no Mosaico do Apuí). Destas, 54 unidades estão no Grau I de Consolidação e 37 estão no Grau II. Além dessas, há ainda o apoio a 20 processos de criação de UCs.

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 3

Programa Áreas Protegidas da Amazônia

Manual de Orientações gerais

para o dia a dia

Funbio – Fundo Brasileiro para a Biodiversidade

Rio de Janeiro, Maio – 2015

4 Maio de 2015

Elaborado pela Gerência do Programa ARPA, com apoio da

equipe do Funbio.

Gerência Arpa

Danielle Calandino – Gerente do ARPA

Ilana Nina – Gerente suplente do ARPA

Nathalia Dreyer

Clarissa Pimenta

Flávia Gomes

Projeto Gráfico e Diagramação:

Rômulo Carrijo

Foto da Capa:

Daniela Leite

Impressão:

Funbio

Fundo Brasileiro para a Biodiversidade – Funbio

M294

Manual de orientações gerais para o dia a dia do ARPA/ Fundo Brasileiro para a Biodiversidade – Rio de Janeiro: Funbio, 2015.

151 p. : il. : color. ; 21 cm.

1. Áreas Protegidas – Amazônia. 2. Biodiversidade – Conservação. 3. Compras. 4. Contratos Administrativos. 5. Serviços de Consultoria. I. Funbio.

CDD 658.72

Fundo Brasileiro para a Biodiversidade - Funbio Rua Voluntários da Pátria, 286, 5º andar Botafogo – Rio de Janeiro/RJ Tel: (21) 2123-5300 Fax: (21) 2123-5354 E-mail: funbio@funbio.org.br Website: www.funbio.org.br

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 5

Í

NDICE

Serviços Pessoa Física ... 12

Serviços Pessoa Jurídica ... 13

Consultorias ... 14

Consultoria Pessoa Jurídica... 14

Consultoria Pessoa Física... 15

Classificação de categorias Profissionais ... 15

Habilitação para atividades ... 16

Obras ... 16

Passos para contratação de obras... 17

Reforma de pequeno porte ... 17

Nova construção ou reforma de grande porte (reforma que impacta na estrutura) ... 17

Gestão de Contratos ... 18

Passagens Aéreas ... 19

Quem tem direito a usar passagens pagas pelo Arpa? ... 19

Como solicitar passagens aéreas? ... 19

Procedimento: ... 19

Datas e Horários Preferenciais ... 20

O que fazer em caso de viagem cancelada depois de emitido o bilhete? ... 20

Diárias ... 21

Solicitação de Diárias ... 21

Tipos de Diárias ... 22

Diárias Unificadas de Campo/cidade ... 22

Diárias de Capital ... 22 Diárias Internacionais ... 22 Auxílio Transporte ... 22 Valores e Quantidades ... 22 Valor da Diária... 23 Quantidade de Diárias... 23

Procedimentos de Recebimento e Devolução ... 24

Recebimento de Diárias ... 24

6 Maio de 2015

Devolução de Diárias ... 25

Conta Vinculada ... 27

As Contas Correntes Vinculadas ... 27

Abertura Da Conta Vinculada... 28

Procedimentos para inclusão de novos gestores na Conta Vinculada ... 29

Validade dos substabelecimentos ... 29

Utilização dos Recursos ... 30

Depósitos ... 31

Suspensão dos Depósitos... 31

CANCELAMENTO DA CONTA VINCULADA ... 31

LIMITE DA CONTA VINCULADA ... 32

SANÇÕES PARA MAU USO DE RECURSOS DACONTAVINCULADA ... 32

Recolhimento de Impostos ... 33

Pendências Que Podem Suspender a Emissão de Recibos de Pessoa Física ... 33

Imposto de renda – IRRF ... 34

Prestação de Contas ... 34

Documentos Fiscais ... 36

Nota Fiscal (NF) ... 36

Modelos de Nota Fiscal para aquisição de Mercadorias ... 36

Notas Fiscais para aquisição de Serviços ... 37

Incorreções na Nota Fiscal – Carta de correção ... 38

Incorreções na Nota Fiscal Eletrônica – Carta de correção eletrônica ... 39

Documentos para auxiliar a Prestação de Contas ... 39

Recibo de Adiantamento para viagem/missão ... 39

Recibo de pessoa jurídica ... 40

Recibo de Prestação De Serviço Sem Vinculo ... 40

Passo a passo da Prestação de Contas no Sistema Cérebro ... 43

CEDOC – Centro de Documentação ... 51

Anexos ... 82

Anexo A -Serviços solicitados com Frequência... 82

Reparos de equipamentos ... 82

Sobrevôos ... 82

Organização de eventos ... 83

Eventos de pequeno porte ... 83

Eventos de grande porte ... 84

Modelo de Especificação de serviços para contratação de empresa de eventos ... 85

Especificações para o evento ... 85

Modelo de especificação de serviços para contratação de moderador para reunião do conselho consultivo da UC xx. ... 86

Anexo B -Documentos para seleção de Consultor ... 88

Termo de Referência (TdR) ... 88

Quadro de Avaliação ... 93

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 7

Lista Positiva ... 95

Lista Negativa ... 97

Anexo D -Termo de Compromisso e Responsabilidade ... 98

Anexo E -Substabelecimento ... 102

Anexo F - Tabela de Contribuição Mensal do INSS ... 103

Guia da Previdência Social – GPS... 104

Anexo G -Passo a passo para Gerar a GPS. ... 105

Anexo H -Passo a Passo Para Registro no PIS/PASEP ... 108

Anexo I - Tabela de Imposto de Renda Retido na Fonte ... 113

Anexo J - Preenchimento do DARF para IRRF de Pessoa Física ... 114

Anexo K -Passo a passo para instalação do SICALC ... 117

Anexo L - Modelo prestação de contas Relatório Financeiro... 124

Anexo M -Modelo prestação de contas Relatório conciliado. ... 125

Anexo N -Exemplo de Nota Fiscal ... 126

Anexo O -Nota Fiscal Eletrônica ... 127

Anexo P -Nota Fiscal Eletrônica – DANFE ... 128

Anexo Q -Cupom Fiscal ... 132

Anexo R -Modelo - Carta de correção ... 133

Anexo S -Prestação de contas de adiantamento de Viagem/missão ... 135

Anexo T - Recibo de pessoa jurídica... 136

Anexo U -Recibo de Prestação De Serviço Sem Vinculo ... 137

Anexo V -Recibo de declaração ... 138

Anexo W -Atividades e itens elegíveis por subprojeto... 139

A quem recorrer ... 142 Funbio ... 143 Gerência Arpa ... 143 Compras ... 143 Financeiro... 143 Comunicação ... 143 Cedoc ... 144 Tecnologia da Informação ... 144

Unidade de Coordenação do Programa - UCP/MMA ... 144

ICMBIO... 144 OEMA ... 145 OEMA AC ... 145 OEMA AM ... 145 OEMA AP ... 145 OEMA MT... 145 OEMA PA ... 145 OEMA RO ... 145 OEMA TO ... 146

ICMBio – CR (Coordenação Regional) ... 146

8 Maio de 2015

A

PRESENTAÇÃO

Prezado (a) gestor (a),

Este manual tem o objetivo de orientá-lo (a) sobre diversos procedimentos usados cotidianamente pelas unidades de conservação apoiadas pelo Programa Arpa. Eventualmente, os procedimentos descritos neste material podem ser atualizados, de acordo com orientações negociadas e estabelecidas pelas instituições parceiras nas diversas instâncias de acompanhamento da execução do programa: reuniões de dias fixos, fóruns técnicos, missões de supervisão de doadores, grupos de trabalho e outros espaços. Caso seja necessário, comunicaremos prontamente novos procedimentos ou mudanças no conteúdo atual.

A contribuição de todos os envolvidos na operacionalização do Programa Arpa é fundamental para seu aprimoramento. Por isso, se tiver críticas e sugestões quanto ao formato e conteúdo deste manual, não deixe de nos procurar. Da mesma forma, estamos à disposição para esclarecer as dúvidas que possam surgir no dia a dia.

Um abraço,

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 9

I

NTRODUÇÃO

O Programa Arpa recebe recursos de doação de diferentes fontes que chegam até as UCs por meio do Funbio, instituição responsável pela gestão financeira do Programa. Para a execução dos recursos, via Funbio, o Arpa lança mão de duas alternativas: a) aquisições e contratações feitas pelo Funbio e b) despesas de pequeno valor efetuadas diretamente pelas equipes das UCs, por meio da Conta Vinculada: espécie de conta corrente conjunta entre Funbio e UCs.

Este manual está divido em dois módulos, que contemplam procedimentos, regras e orientações sobre os dois modos de execução de recursos.

S

ol

ici

ta

çõ

es

S

ol

ici

ta

çõ

es

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 11

S

OLICITAÇÕES

A solicitação de bens, serviços, consultorias, obras, passagens e diárias deve ser feita de acordo com o previsto no POA aprovado. Isso quer dizer que os gestores, no momento da elaboração do POA, devem prever as necessidades de cada insumo para o período correspondente. O planejamento orçamentário de aquisições e contratações deve contemplar não somente o valor do item, mas também custos relativos à logística de entrega, seguro, taxas, impostos etc. Caso o gestor não tenha estes custos, valores de referência podem ser solicitados à Gerência do Arpa no Funbio (gerencia.arpa@funbio.org.br).

Todas as solicitações de insumos previstos nos POAs ou autorizadas após sua elaboração deverão ser encaminhadas exclusivamente via sistema Cérebro, com a antecedência mínima prevista na tabela abaixo, retirada do Manual Operacional do ARPA:

Solicitações

12 Maio 2015

B

ENS

As solicitações de bens são feitas pelo Sistema Cérebro e, ao fazê-las, os gestores contam com especificações-padrão elaboradas pela Unidade Operacional Compras do Funbio, a partir da experiência adquirida com o programa. Ainda que o gestor opte por solicitar bens fora das especificações sugeridas pelo Funbio, os itens que constam no sistema devem ser considerados e informados na especificação. No caso de equipamentos eletro-eletrônicos, por exemplo, há necessidade de especificar voltagem e acessórios requeridos.

A aquisição de bens pelo Programa Arpa, com recursos de doação e através do Funbio, usualmente é feita em lotes determinados pelo tipo de produto. Portanto, para proceder à aquisição, a Unidade Operacional Compras deve, preferencialmente, agrupar as solicitações e, juntamente com a Gerência do Arpa, planejar a formação de lotes, convocando as UCs a solicitarem os bens previstos nos seus POAs, dentro de prazos comuns a todas.

As especificações encaminhadas podem sofrer ajustes por todas as instâncias do programa (ponto focal, UCP e Gerência) ou pela Unidade de Compras, ao longo do processo de aprovação, sempre com conhecimento e anuência do solicitante.

O valor total da aquisição, que é igual à soma de todas as solicitações de todas as UCs para um mesmo grupo de bens, define a modalidade de aquisição. Como exemplos de grupos de bens, temos “equipamentos de informática, softwares e periféricos” e “eletrodomésticos”. As modalidades de aquisição usadas no Programa Arpa foram estabelecidas pelos doadores e envolvem procedimentos e prazos diferentes.

S

ERVIÇOS

A contratação de terceiros para executar atividades que requerem habilidades ou conhecimentos específicos, mas que não envolvem produção intelectual para o resultado final, é considerada, pelo Programa Arpa, prestação de serviços.

Para auxiliar a contratação de serviços, constam no Anexo A, os procedimentos para os serviços contratados com maior frequência: reparos de equipamentos, sobrevoos e

organização de eventos.

S

ERVIÇOS

P

ESSOA

F

ÍSICA

Entre os serviços de pessoa física (PF) utilizados com mais freqüência no Programa Arpa estão: moderação de reuniões, facilitação de cursos, tradução, contratação de barqueiros, mateiros e cozinheiras.

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 13

Para contratação de serviço PF pelo Funbio, deve ser encaminhada especificação técnica detalhada do serviço a ser prestado. O solicitante deve indicar pessoas com comprovada capacidade de execução, que poderão ser incluídas no processo de tomada de preços.

É feita uma comparação de preços entre, no mínimo, três propostas. A que apresentar o menor preço será a selecionada.

Ao fazer a solicitação de serviço de pessoa física, o solicitante deverá levar em consideração os impostos que incidem sobre a contratação. Entretanto, o sistema Cérebro calcula automaticamente o valor de 20% sobre o bruto do serviço, destinado à contribuição patronal do INSS. Portanto, o valor previsto no POA será igual ao valor bruto do serviço acrescido de 20%.

Os descontos referentes ao INSS do contratado (Anexo F) e IRRF (consultar tabela no Anexo J) são de responsabilidade do prestador de serviço, e serão descontados do valor bruto cobrado pelo serviço.

Atenção:

Contratação de barqueiro, cozinheiro, mateiro, bem como especialistas para reparos ou manutenção de pequeno valor, ou ainda para a realização de eventos de pequeno porte, poderão ser feitos com recursos da

Conta Vinculada. (Ver módulo sobre Conta Vinculada).

S

ERVIÇOS

P

ESSOA

J

URÍDICA

A contratação de serviço de pessoas jurídicas (PJ) é feita para atividades como: logística de expedições, sobrevôos, realização de eventos, confecção de placas de sinalização, confecção e impressão de material de divulgação, manutenções diversas e aluguel de veículos. Para contratação de serviço PJ pelo Funbio, deve ser encaminhada especificação técnica detalhada do serviço a ser prestado. O solicitante deve indicar empresas com comprovada capacidade de execução, que poderão ser incluídas no processo de tomada de preços.

É feita uma comparação de preços entre, no mínimo, três propostas. A que apresentar o menor preço será a selecionada.

Para solicitação de confecção de placa de sinalização e sobrevoos deve-se aguardar a abertura de lote a ser informado pela Gerência Arpa.

Solicitações

14 Maio 2015

C

ONSULTORIAS

Consultoria é todo trabalho que exige produção intelectual e que agrega algum tipo de conhecimento ao objeto da contratação. Exemplos: elaboração de planos de manejo, levantamento de informações a respeito de recursos naturais (como fauna e flora), levantamentos socioeconômicos, levantamento cartográfico e consultorias em SIG.

Quando o trabalho exige a participação de mais de uma pessoa, como é o caso de levantamentos de campo para a elaboração de planos de manejo, recomenda-se a contratação de Pessoa Jurídica. A Consultoria Pessoa Física é indicada quando o trabalho pode ser desenvolvido por apenas uma pessoa, sem a necessidade de uma equipe interdisciplinar. No caso de um levantamento de campo muito pontual, que pode ser feito com apoio da equipe da UC ou de outros parceiros, por exemplo, deve ser contratada pessoa física.

Atenção:

Trabalhos nos quais a informação será apenas compilada, organizada ou reproduzida não são considerados consultoria. Exemplos: preparação de cursos em geral, diagramação de materiais, tradução de textos e moderação de reuniões quando não há entrega de relatórios analíticos.

C

ONSULTORIA

_P

ESSOA

_J

URÍDICA

Quando o trabalho exige a participação de mais de uma pessoa, recomenda-se que se contrate uma consultoria de pessoa jurídica. O processo para contratação PJ dura de 4 a 6 meses, e por isso exige da equipe gestora capacidade de planejar suas atividades com antecedência. Este processo é mais longo, porém mais eficiente na maioria dos casos. Com a contratação PJ, o trabalho da equipe da UC na gestão técnica do contrato, ou seja, no acompanhamento dos serviços e na avaliação dos produtos diminui sensivelmente. A UC também não precisa se preocupar com passagens, diárias e na conciliação das diversas agendas de consultores, como acontece quando são contratados vários profissionais em separado, como pessoa física. Toda a logística também fica por conta da empresa contratada.

A solicitação de contratação de consultoria PJ demanda a elaboração do Termo de Referência (TdR) (Anexo B), que deve ser enviado em formato compactado “.zip”.

Após a aprovação do TdR no Sistema Cérebro, o Funbio se encarrega de todos os procedimentos para contratação da empresa, feita através de edital. Os gestores participam diretamente no processo de análise das propostas e seleção da empresa, através da Comissão de Licitação (COLIC) e em acordo com as regras determinadas pelos doadores.

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 15

C

ONSULTORIA

P

ESSOA

F

ÍSICA

A Consultoria Pessoa Física é indicada quando o trabalho pode ser desenvolvido por apenas uma pessoa, sem a necessidade de uma equipe interdisciplinar. O processo para a contratação de Pessoa Física demanda procedimentos específicos e diferenciados ao de Pessoa Jurídica.

No ato da solicitação no Sistema Cérebro, além do TdR, o gestor deve anexar 3 currículos

e quadro de avaliação, também em formato compactado “.zip”. Os modelos desses documentos podem ser encontrados no Anexo B deste manual. Atentar que no momento da solicitação não devem ser anexadas à solicitação as propostas de trabalho, já que estas serão solicitadas pela equipe de compras do Funbio.

Alguns fatores deverão ser observados ao se solicitar um consultor Pessoa Física, tais como a natureza da atividade realizada e o seu grau de complexidade. É importante observar que nem sempre o perfil com maior qualificação é o mais indicado para determinado trabalho e pode elevar os custos ao ponto de inviabilizar a atividade, além de onerar o Programa.

A seguir seguem os quadros de definição de categoria de consultor e de recomendação de categoria para atividades a serem desenvolvidas.

C

P

Categorias Experiência profissional Tarefas Sênior Mais de 10 anos de formação e experiência

significativa na área em questão

Complexas e exigentes, com parecer e recomendações anexados.

Pleno Entre 5 e 10 anos de formação e experiência significativa na área em questão.

Complexas e exigentes, com parecer e recomendações anexados.

Júnior II Entre 3 e 5 anos de formação, com pelo menos 3 experiências de trabalho significativas na área específica.

Estudos com parecer e recomendações.

Júnior I Até 3 anos de formação, com pelo menos 2 experiências de trabalho na área específica.

Solicitações

16 Maio 2015

H

O quadro a seguir sugere uma padronização de categorias profissionais para a realização de uma determinada atividade, sendo XX = mais indicadas e X = menos indicadas.

Atividade Júnior I Júnior II Pleno Sênior

Coordenação de estudos para plano de manejo, avaliação

ecológica rápida e outros estudos de maior complexidade. xx xx Laudos biológicos, socioeconômicos, histórico-culturais e outros

estudos. xx xx x x

Diagnóstico de situação fundiária, elaboração de planos de

regularização fundiária. xx xx

Plano de marketing e divulgação xx xx xx x

Geoprocessamento. xx xx x

Elaboração de projetos de construção e/ou reformas. xx xx xx

Atenção:

A contratação de pessoa física implica o recolhimento de imposto de renda e de INSS do contratado. Portanto, o valor líquido a ser recebido pelo contratado é igual ao valor bruto do contrato menos os descontos mencionados acima.

No momento de lançar o valor da consultoria no POA da UC, o gestor deve atentar ao fato de que o sistema Cérebro já planeja 20% valor bruto referente ao recolhimento de INSS do contratante, pago pelo Funbio.

O

BRAS

Para o Programa Arpa, tanto os processos de construção, quanto os de reforma, se enquadram na categoria de obras.

Cada obra depende das características da UC em questão e não existe uma especificação padrão. No entanto, construções e reformas exigem documentos específicos e imprescindíveis para sua adequada contratação.

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 17

P

ASSOS PARA CONTRATAÇÃO DE OBRAS

R

Requer a elaboração e apresentação dos seguintes documentos: 1. Memorial descritivo (especificação técnica de serviços);

2. Planilha orçamentária em itens que correspondam exatamente ao memorial descritivo;

3. Cronograma físico-financeiro.

N

₍

₎

Elaboração do projeto

Deverá ser prevista no POA da UC a contratação de profissional habilitado (consultoria Pessoa Física) para a elaboração do projeto e documentação necessária. Caso o órgão gestor tenha disponível profissional para elaborar o projeto, isto será considerado como contrapartida.

Documentos:

1. O projeto completo;

2. Memorial descritivo (especificação técnica de serviços);

3. Planilha orçamentária em itens que correspondam exatamente ao memorial descritivo;

4. Cronograma físico-financeiro, que poderá ser alterado no momento da visita técnica das empresas ao local da Obra.

Fiscalização da obra

Também deverá ser prevista no POA da UC, a contratação de profissional habilitado (consultoria Pessoa Física) para a fiscalização da obra, sendo indicado inclusive que seja o mesmo que elaborou o projeto. No entanto, devem ser feitos TdR específicos para cada etapa, em função de prazos diferenciados para cada uma delas. Caso o órgão gestor tenha disponível profissional para fiscalizar a obra, isto será considerado como contrapartida.

Atenção:

1. O planejamento e dimensionamento das instalações, bem como o orçamento da obra, devem ser

compatíveis com os tetos orçamentários estipulados pela UCP.

2. A solicitação de uma construção ou de uma reforma de porte deve ser chancelada pelo Órgão

Gestor.

3. Durante a execução da obra, nenhuma alteração contratual poderá ser realizada sem prévia

anuência do Funbio, mesmo que a empresa executora da obra e o solicitante entendam que sejam necessárias. Qualquer alteração só poderá ser feita após assinatura de termo aditivo ao contrato.

Solicitações

18 Maio 2015

G

ESTÃO DE

C

ONTRATOS

A gestão de contratos de consultoria e de obras é realizada através do acompanhamento do cronograma físico-financeiro e do cumprimento das cláusulas contratuais. O Funbio mantém na Unidade Operacional Compras um profissional dedicado exclusivamente à gestão de contratos. No entanto, a responsabilidade pela gestão técnica do contrato é do supervisor indicado no TdR, representante do órgão gestor.

Problemas na execução, necessidade de alterações contratuais, ou mesmo de substituição do contratado, devem ser comunicadas imediatamente ao Funbio, por meio da Gerência do Arpa, para que as providências cabíveis sejam tomadas em conjunto com a Unidade Operacional Compras.

A seguir são descritos responsabilidades e procedimentos relativos a diferentes aspectos da gestão de contratos.

Assinatura de contrato e aditivos: o contratado só deve iniciar suas atividades após a assinatura do contrato ou do termo aditivo. Em caso de Obra, é encaminhado junto com a via do contratado assinada, o Termo de Inicio de Obra para inicio das atividades. O gestor da UC e o ponto focal são responsáveis por evitar que o contratado execute trabalhos antes disso. Não há nenhuma garantia de contratação antes da formalização, que se dá com a assinatura do contrato.

Escopo dos serviços e prazos de execução: o gestor da UC deverá observar o cumprimento tanto do escopo quanto dos prazos estabelecidos em contrato. Havendo necessidade de alteração, deverá comunicar ao Funbio o fato, enviando uma justificativa com a revisão do escopo de serviço e proposição de novo cronograma para que seja verificada a possibilidade de alteração junto ao contratado.

Valor do contrato: para eventual alteração no valor de um contrato, em função de mudança de escopo, deverá ser respeitado o percentual limite de 15% do valor total do contrato. Caso o valor da alteração ultrapasse este limite, o Funbio precisa solicitar não objeção junto ao doador.

Cronograma financeiro: os pagamentos somente serão efetuados após análise e aprovação dos produtos (parciais ou finais) pelo gestor e envio dos Termos de Recebimento e Aceite corretamente preenchidos no Sistema Cérebro. Os originais assinados deverão ser encaminhados posteriormente ao Funbio.

Cancelamento de contrato: somente após análise das justificativas apresentadas pelo solicitante, o Funbio procederá ou não o cancelamento de um contrato, sempre respeitando as cláusulas contratuais que tratam do assunto. Este cancelamento é formalizado pelo Funbio através de carta ao contratado.

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 19

Substituição do contratado: o Funbio procederá ou não a substituição de um contratado após analise das justificativas, do saldo de recursos disponíveis e dos prazos/cronograma da execução dos serviços. No caso de substituição, o processo de contratação deverá ser reiniciado, com toda a documentação necessária revisada e ajustada pelo solicitante.

P

ASSAGENS

A

ÉREAS

O Funbio, por determinação dos doadores, mantém contrato exclusivo com uma agência de viagens para o fornecimento de passagens aéreas para o Programa Arpa.

Q

UEM TEM DIREITO A USAR PASSAGENS PAGAS PELO

A

RPA

?

Analistas ambientais, consultores e outros profissionais comprovadamente envolvidos em atividades da Unidade de Conservação apoiadas pelo Programa Arpa.

No caso de serviços e consultorias, somente Pessoas Físicas têm direito a passagens e diárias para a execução das atividades descritas em seu TdR. O direito a diárias não é concedido quando a UC fornecer infra-estrutura e alimentação ou quando o mesmo estiver participando de uma expedição ou outra atividade que ofereça hospedagem e alimentação.

C

OMO SOLICITAR PASSAGENS AÉREAS

_?

A solicitação de passagens aéreas deve ser feita através do Sistema Cérebro, com a devida justificativa, ou seja, com a descrição dos objetivos da viagem e sua relação direta com o Programa Arpa.

A solicitação deve chegar ao Funbio com o máximo de antecedência possível, pois alguns trechos na região amazônica dispõem de pouca oferta de vôos e horários. Além disso, bilhetes emitidos com maior antecedência a data da viagem são comprados por preços melhores.

P

_:

Para emissão de qualquer passagem aérea:

1. A passagem deve ser solicitada pela UC, via Sistema Cérebro.

2. A aprovação pelo ponto focal deve ser feita com, no mínimo, 5 dias úteis de antecedência à data de embarque.

3. Após a viagem, deverá ser enviado ao Funbio uma cópia do ticket aéreo (cartão de embarque) para o e-mail da gerencia.arpa@funbio.org.br.

Solicitações

20 Maio 2015

4. O usuário do Sistema Cérebro que solicitou a passagem é o responsável por enviar ao Funbio o ticket aéreo, mesmo que não tenha sido ele o passageiro. O prazo para recebimento do ticket pelo Funbio é de 10 dias úteis após a realização da viagem, ficando o passageiro impedido de receber novos bilhetes caso os comprovantes das viagens anteriores não tenham sido enviados. Caso o mesmo passageiro necessite viajar, em prazo curto em relação à viagem anterior e antes do recebimento do ticket pelo Funbio, a solicitação da nova viagem será aceita como exceção e não elimina a necessidade de comprovar as viagens feitas de forma sucedânea.

Atenção:

• Qualquer alteração na passagem por motivos pessoais, deverá ser feita pelo próprio passageiro,

através de contato direto com a companhia aérea no aeroporto.

• O Funbio se responsabiliza por alterações somente com justificativa relacionada ao Programa

Arpa, encaminhada com prazo mínimo de 2 dias úteis antes da viagem pelo ponto focal diretamente para a Gerência (gerencia.arpa@funbio.org.br).

• Pedidos feitos diretamente para o funcionário da agência de viagem, por telefone ou e-mail, não

serão considerados, uma vez que o mesmo não tem mandato para tomar qualquer decisão a respeito.

D

_H

_P

Na solicitação devem estar indicados datas e horários preferenciais, o que será atendido caso os bilhetes tenham o menor preço e estejam disponíveis. Se houver variação de tarifa em horários próximos, a agência efetua a compra do bilhete de menor tarifa. Caso o horário seja muito diferente, a agência entra em contato com o solicitante para consultá-lo sobre a troca de horário.

Ainda que a orientação da política de compras do Programa Arpa seja adquirir pelo menor preço, o Funbio recomenda a agência de viagens a não comprar passagens nos horários da madrugada ou com muitas escalas/conexões, a menos que o solicitante expresse claramente sua preferência por esses horários e condições.

O Funbio entende que os passageiros devem viajar com o maior conforto possível. Se houver alguma emissão de passagem aérea fora destes padrões, pedimos que a Gerência (gerencia.arpa@funbio.org.br) seja comunicada imediatamente. O problema só poderá ser resolvido se o prazo mínimo para a solicitação tiver sido respeitado.

O

_?

O solicitante da passagem é o responsável por comunicar a Gerência Arpa (gerencia.arpa@funbio.org.br) o cancelamento de viagens, com no mínimo 12 horas de antecedência do embarque, de forma que o Funbio possa requerer o reembolso da companhia aérea antes de se caracterizar um caso de “no show” (não comparecimento do passageiro com reserva confirmada).

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 21

Caso o passageiro não compareça ao embarque, todos os custos decorrentes da não utilização do bilhete aéreo emitido, como taxas cobradas pela remarcação de passagens e outras despesas decorrentes, são de responsabilidade do mesmo.

D

IÁRIAS

As diárias do Programa Arpa servem para o custeio de despesas com hospedagem, alimentação e deslocamento em viagens relacionadas às atividades do Programa e aos seus objetivos.

S

OLICITAÇÃO DE

D

IÁRIAS

As diárias devem ser solicitadas quando há atividades fora do município onde o gestor está lotado ou quando há incursões dentro da Unidade de Conservação, como ações de fiscalização e acompanhamento de expedições e estudos.

Todas as diárias devem ser solicitadas através do Sistema Cérebro Arpa. As solicitações deverão conter justificativa e objetivos da viagem, e apenas o chefe e os funcionários da UC que receberam treinamento para uso do Sistema Cérebro Arpa poderão solicitar diárias no Programa.

Por uma questão de transparência, as diárias não poderão ser solicitadas pela própria pessoa que irá recebê-la, assim, outro gestor da Unidade deverá realizar esta solicitação.

Podem receber diárias:

• A equipe gestora da UC; • funcionários do órgão gestor;

• membros dos conselhos gestores da UC;

• agentes de fiscalização (fiscais do IBAMA e OEMAS, policiais, bombeiros e afins); • pesquisadores ;

• demais parceiros do Programa Arpa; • colaboradores eventuais da UC ou do Arpa;

• consultores em atividades fora de sua cidade de origem e fora da UC, para a cobertura de despesas de alimentação e hospedagem. Não recebem diárias quando em atividades dentro da Unidade de Conservação, uma vez que suas despesas poderão ser custeadas diretamente pela Unidade, através da Conta Vinculada.

Solicitações

22 Maio 2015

Atenção:

O beneficiário deve ter vínculo empregatício com alguma instituição.

As diárias não devem ser usadas para pagamento de serviços de campo tais como os de barqueiros, cozinheiras (os), mateiros, etc. Esses serviços devem estar discriminados separadamente no POA da UC e deverão ser pagos com recursos da Conta Vinculada.

T

IPOS DE

_D

IÁRIAS

D

_U

_C

_/

Quando houver incursões que demandem pernoite dentro da área da UC, para a equipe da UC não residente na unidade ou parceiros envolvidos na atividade ou quando o beneficiário sair do município de sua residência (ou sede da UC) para uma área urbana.

D

_C

Quando o beneficiário sair do município de sua residência (ou sede da UC) para uma capital.

D

_I

Quando o beneficiário sair do país de sua residência (ou sede da UC) para outra área urbana. Serão concedidas diárias internacionais quando previstas no POA da UC.

A

_T

O auxílio transporte visa cobrir os custos com deslocamento para aeroportos, normalmente afastados dos centros urbanos. Será concedida meia diária adicional por viagem (ida/volta) de acordo com o destino (capital ou cidade).

Em caso de solicitação de viagem para apenas um trecho (ida ou volta) ou em situações nas quais a equipe local providencie o transporte o beneficiário fará jus a meio auxílio transporte.

V

ALORES E

Q

UANTIDADES

O número de diárias e seus valores variam de acordo com as características da viagem e do destino. As tabelas a seguir mostram o valor e a quantidade de diárias por situação, respectivamente.

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 23

V

_D

Tipo de Diária Valor1

Diária Unificada Campo/Cidade R$ 177,00

Capital R$ 240,00

Internacional - América do Sul e América Central U$ 190,00

Internacional - América do Norte, Europa, Ásia, África e Oceania U$ 250,00

Q

_D

Não for fornecida hospedagem e alimentação 1 diária

Quando fornecido alojamento ou outra forma de hospedagem. ½ Diária Quando fornecida alimentação, com recursos da conta vinculada da UC ou por outro meio. ½ Diária Quando fornecida hospedagem e alimentação pela UC ou alguma outra instituição. Sem diária

Quando a viagem não exigir pernoite:

No Campo Sem diária

Na Cidade ou Capital, quando a viagem ultrapassar 15h de deslocamento 1 diária Na Cidade ou Capital, com a chegada do colaborador antes das 5 h da manhã 1 diária

Deslocamento

Quando o deslocamento for superior a 1 dia antes de chegar ao local de destino. Ex.: Viagens de barco e ônibus.

½ Diária

Atenção:

A solicitação de diárias em finais de semana, feriados ou pontos facultativos deve ser precedida de justificativa específica para o período quando na solicitação no sistema Cérebro, cabendo ao ponto focal a avaliação sobre a pertinência da solicitação.

É vedada a concessão de diárias retroativas, salvo se expressamente justificadas pelo proponente em sua solicitação, sendo a relevância da justificativa avaliada pelo Ponto Focal e em última instância pela UCP.

1 _{Os valores das diárias são os mesmos para qualquer pessoa. Não há diferenças por} cargo ou grau de escolaridade.

Solicitações

24 Maio 2015

P

ROCEDIMENTOS DE

R

ECEBIMENTO E

D

EVOLUÇÃO

R

_D

O recebimento de novas diárias é condicionado à elaboração de um Relatório de Viagem, para o acompanhamento de todas as diárias por ele já recebidas. O relatório deverá ser enviado até 5 dias úteis após o final de cada viagem (o relatório é eletrônico e estará disponível para o solicitante no Sistema Cérebro Arpa a partir do último dia da viagem).

Caso o Relatório de Viagem não seja entregue no prazo, todos os beneficiários de diárias daquela solicitação ficarão impossibilitados de receber novas diárias. O sistema indicará automaticamente estes casos e não aceitará o pedido. Caso o solicitante tenha três solicitações de diárias sem os respectivos relatórios, a unidade pela qual é responsável ficará impedida de solicitar novas diárias até que a situação se normalize.

O desbloqueio das solicitações será realizado automaticamente após o envio do relatório digital.

O Funbio e os órgãos gestores farão o monitoramento do uso de diárias. No caso de serem detectadas inconsistências entre as solicitações e as atividades realizadas será realizada uma consulta oficial aos envolvidos, sendo comunicado ao beneficiário, ao solicitante e aos seus superiores.

É resguardada à UCP a suspensão do POA caso fique constatada a má versação de recursos. Os beneficiários envolvidos perderão, em definitivo, o direito ao recebimento de novas diárias. Em caso de reincidência envolvendo o solicitante, este terá cancelado o acesso ao sistema Cérebro e o direito ao recebimento de diárias. O POA da unidade pela qual é responsável será suspenso até que seja realizada uma reunião entre o MMA e o órgão gestor para que seja avaliada a atuação dessa unidade.

Atenção:

As diárias poderão ser depositadas em contas conjuntas. Porém, se o beneficiário não for o titular da conta, deverá ser apresentado comprovante de co-titularidade.

Excepcionalmente, quando o beneficiário não possuir conta em banco, o pagamento poderá ser feito via ordem de pagamento. Tal opção deverá ser explicitamente informada na solicitação e o beneficiário deverá efetuar o saque exclusivamente em agências do Banco do Brasil, portando documento de identidade, CPF e o número da ordem de pagamento.

D

_N

_P

Caso a diária não tenha sido depositada, o usuário deverá verificar o Status do protocolo na área Diárias Solicitadas do Cérebro Arpa.

• Caso o Status conste como Aprovado, o solicitante deverá aguardar o lançamento da Data de Vencimento.

• Caso o prazo descrito na Data de Vencimento tenha sido ultrapassado, entrar em contato com a Gerência Arpa (gerencia.arpa@funbio.org.br).

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 25

• Caso a diária tenha sido reprovada, o solicitante deverá entrar no protocolo da solicitação e verificar a justificativa de reprovação.

• Caso no status conste Aguardando Providência, o solicitante deverá verificar a observação na coluna ao lado (Histórico), para ajuste da solicitação.

A grande maioria dos atrasos nos pagamentos das diárias acontece por causa de erros na informação dos dados pessoais ou bancários, como: nome digitado de forma errada; CPF não válido; CPF em nome de terceiros (ex.: CPF do José Silva numa diária para o João Santos); números de agência e conta errados (ex. conta 123-4 não é igual a 1234).

Para qualquer esclarecimento adicional, entrar em contato com a Gerência Arpa (gerencia.arpa@funbio.org.br)

D

_D

O colaborador está obrigado a devolver os valores recebidos a título de diárias quando: • Deixar de viajar por qualquer motivo, situação em que a devolução será do valor

integral;

• Retornar antes da data final prevista para o seu afastamento, sendo que a devolução será das diárias recebidas em excesso.

O prazo para que o solicitante comunique ao Funbio do adiamento ou cancelamento da solicitação será até a data de início de contagem do período.

Caso seja por antecipação do período de retorno, deverá ser até 5 dias após o final do período originalmente solicitado.

O solicitante deverá informar ao Funbio (financeiro@funbio.org.br, com cópia para

gerencia.arpa@funbio.org.br), o número de diárias não utilizadas. O solicitante ainda será o responsável por contatar o beneficiário para efetuar a devolução das diárias, conforme instruções a seguir.

O beneficiário deverá:

• Devolver os valores correspondentes das diárias não utilizadas até o quinto dia útil do mês subseqüente à solicitação.

• Enviar o comprovante de depósito por e-mail para gerencia.arpa@funbio.org.br, com cópia para financeiro@funbio.org.br, informando o nome e CPF do beneficiário e o número do protocolo.

Atenção:

Após o envio do e-mail informando quanto ao número de diárias não utilizadas, a gerência informará ao solicitante o número da agência e conta corrente que deverá ser realizado o depósito.

As devoluções sempre serão em nome do Fundo Brasileiro para a Biodiversidade – CNPJ -03.537.443/0001-04 e no Banco do Brasil (nº 001)

S

ol

ici

ta

çõ

es

C

on

ta

Vi

ncu

la

da

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 27

C

ONTA

V

INCULADA

O Funbio criou a Conta Vinculada para facilitar o dia a dia dos gestores das UCs, possibilitando a realização de gastos elegíveis com agilidade. Aqui serão apresentados os procedimentos necessários para utilização das contas correntes vinculadas, tomando por base o Manual de Orientações Gerais para o dia-a-dia do Programa Arpa, acordado entre os órgãos gestores, coordenação, doadores e o Funbio.

Tanto as práticas de administração da conta corrente, quanto os procedimentos e regras de contratação e aquisição aqui expostos, devem ser incorporados ao cotidiano dos responsáveis pelas contas correntes vinculadas ao Arpa. Este módulo traz instruções detalhadas sobre como preencher os documentos necessários ao acompanhamento do uso dos recursos.

Tenha estas orientações sempre à mão quando for movimentar a conta corrente ou precisar tirar dúvidas com o Funbio. A correta aplicação das regras descritas nas próximas páginas é a garantia da manutenção do fluxo de recursos entre o Funbio e as UCs.

A

S

C

ONTAS

C

ORRENTES

V

INCULADAS

A Conta Vinculada é um mecanismo desenvolvido pelo Funbio e aprovado pelos doadores do Arpa para facilitar a realização de gastos de pequeno valor localmente, ou seja, nas regiões das UCs. Esta solução foi criada devido à dificuldade de se aplicarem as regras de compras definidas pelos doadores nos territórios onde se localiza a maior parte das UCs apoiadas pelo Arpa. Caso não existisse esse recurso, seria muito difícil executar com eficiência e economia boa parte das atividades previstas nos Planos Operativos Anuais (POAs), elaborados pelas equipes das UCs.

Cada UC contemplada pelo Arpa pode gerenciar uma Conta Vinculada, cujos recursos estão exclusivamente destinados à realização de gastos solicitados pelas suas equipes, aprovados no POA e autorizados pelos doadores do Programa.

A Conta Vinculada é aberta pelo Funbio para ser movimentada, em conjunto, por, no mínimo, dois funcionários públicos, gestores de UCs, indicados por ofício ao Funbio pelo Órgão Gestor da UC, qual seja o ICMBio ou Secretaria Estadual de Ambiente. A titularidade da conta é do Funbio e sua movimentação pelos gestores das UCs se dá por meio de outorga de mandato através de substabelecimento2_.

2 _{Cada conta vinculada recebe uma denominação que se inicia por Funbio, seguida do} nome da UC.

Conta Vinculada

28 Maio 2015

Para a utilização da conta, os gestores são capacitados pelo Funbio, após o que recebem outorga de poderes para que possam movimentar diretamente a conta. O exercício dos poderes de movimentação da conta está condicionado às regras deste manual, do Manual de Orientações Gerais para o dia-a-dia do Arpa, aos princípios de probidade administrativa e à legislação aplicável. A gestão da CV é realizada pelo Funbio que irá realimentá-la após a avaliação de cada prestação de contas e de acordo com o POA aprovado ou remanejamento autorizado.

Como gestor dos recursos financeiros do Arpa, o Funbio é a instituição que faz a intermediação do fluxo de recursos entre as contas correntes principais (destinadas aos gastos de médio e grande valor) e as contas vinculadas. Para concretizar essa autonomia, o Funbio providenciou a abertura das contas correntes específicas para cada UC. Para uso exclusivo do projeto.

A

BERTURA

D

A

C

ONTA

V

INCULADA

Os órgãos gestores – Pontos Focais (ICMBIO e secretarias estaduais de meio ambiente) designam no mínimo dois funcionários que trabalham na UC para a abertura da conta: o chefe da unidade, ou o responsável designado especialmente para este fim, e um funcionário do quadro permanente. Ambos serão responsáveis pela movimentação conjunta e solidária da conta vinculada.

O Funbio providencia a abertura da conta em uma agência no Rio de Janeiro, onde o Funbio tem sede, seguindo o processo descrito a seguir em Procedimentos para inclusão de novos gestores na Conta Vinculada. Os gestores responsáveis devem indicar a agência do Banco do Brasil mais próxima do escritório da unidade de conservação, onde será feita a movimentação da conta corrente (vinculada). Após abertura da conta na agência do Rio de Janeiro e a indicação de uma agência no município onde está o escritório da unidade de conservação:

• O gestor irá procurar a agência para realizar os procedimentos internos da própria agência, dentre eles a assinatura do cartão de autógrafos (Assinatura obrigatória para emissão de cheques).

• Solicitação de acesso a conta via internet, para consulta de saldo e impressão e/ou consulta de extratos bancários da conta corrente.

Atenção:

A solicitação de acesso à conta via internet Bank é feita na agência indicada para movimentação da conta corrente vinculada pelo responsável. Este deve se cadastrar no site do banco e, após serem realizados os procedimentos indicados pela agência, deve entrar em contato com o Funbio via e-mail solicitando que o acesso seja liberado. Porém, quando a conta for aberta pela agência 1569-5 (Rio de Janeiro), a chave de acesso será criada pela mesma e o Funbio a enviará para os gestores responsáveis pela conta. Os demais procedimentos serão os mesmo das agências fora do Rio de Janeiro.

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 29

Informar:

P

ROCEDIMENTOS PARA INCLUSÃO DE NOVOS GESTORES NA

C

ONTA

V

INCULADA

• Capacitação dos gestores designados pelos órgãos gestores para movimentar a conta vinculada, através do curso de procedimentos.

• Abertura da Conta – Providenciada pelo o Funbio. (Somente em casos de unidades novas no programa ARPA).

• O Funbio elabora um termo de compromisso e responsabilidade com o número da conta a ser movimentada (Anexo D), que será assinado por cada funcionário designado, na condição de compromissário, e pelo órgão responsável pela gestão da UC (ICMBIO ou secretarias estaduais de meio ambiente), na condição de interveniente-anuentes.

• O Funbio elabora um substabelecimento: (Anexo E) para os funcionários que movimentarão a conta, em nome do Funbio, o mesmo será assinado por ambas às partes, Funbio e responsáveis designados pelos órgãos gestores.

Atenção:

Quando os funcionários com o substabelecimento do Funbio se desligam da UC, o órgão gestor responsável pela UC se obriga a informar imediatamente ao Funbio, que providencia o cancelamento do substabelecimento, enquanto não é designado um novo funcionário a conta passa a ser movimentada somente pelo Funbio. Até que novos funcionários sejam designados e credenciados, e que novos Termos de Compromisso e Responsabilidade e Procurações sejam assinados e encaminhados à agência bancária correspondente.

V

ALIDADE DOS SUBSTABELECIMENTOS

O prazo de validade dos substabelecimentos está compreendido no período do mandato da Secretária Geral determinado por meio de Reunião do Conselho Deliberativo do Funbio. Quando o mandato da Secretária Geral do Funbio é prorrogado ou instituído outra pessoa no cargo, os substabelecimentos são renovados seguindo o seguinte processo:

• O Funbio comunica aos responsáveis e solicita cópias dos seus documentos pessoais, RG, CPF e comprovante de residências dos últimos 90 (noventa) dias; • É providenciado um novo substabelecimento.

Conta Vinculada

30 Maio 2015

Atenção:

O Funbio se compromete avisá-los deste procedimento sempre que for necessário. Através do sistema cérebro e/ou e-mails.

U

TILIZAÇÃO DOS

_R

ECURSOS

Algumas regras devem ser seguidas para utilização dos recursos das contas vinculadas: • Utilizar os recursos e os bens adquiridos exclusivamente para as finalidades

estabelecidas no POA aprovado.

• Manter o controle sobre eventuais adiantamentos de recursos em espécie, comprovando a natureza de sua utilização.

• Garantir que toda utilização de recursos esteja respaldada pela documentação adequada.

• Pagar em uma única vez quaisquer aquisições de bens, obras ou serviços, mediante a entrega do produto ou serviço.

• Não realizar compras a prazo, ou fiado.

• Não fracionar as despesas. Por se tratar de conta bancária que aloca valores baixos, garante-se com este cuidado maior eficiência no uso dos recursos. • Ter cópias arquivadas de todos os relatórios, em ordem cronológica, na sede

administrativa da UC e sob os cuidados dos responsáveis pela Conta Vinculada durante todo o seu prazo de execução.

• Encaminhar os documentos originais ao Funbio com a prestação de contas.

Atenção:

O prazo máximo para o envio dos documentos originais é de 60 (sessenta) dias a contar da aprovação da prestação de contas, que será informado por e-mail pelo FUNBIO.

A UC terá a realimentação da conta vinculada suspensa nos seguintes casos:

O não envio dos documentos originais até o prazo máximo estabelecido;

Constatando duas ou mais prestações de contas pendentes de envio de documentação original, mesmo estando dentro do prazo limite de 60 (sessenta) dias.

As despesas obrigatoriamente devem ser realizadas nas localidades próximas a unidade de conservação. Em casos de aquisições em outros estados, antes de realizar as aquisições, é necessária uma prévia autorização da gerência do ARPA.

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 31

D

EPÓSITOS

• O valor de R$ 15.000,00 (quinze mil reais) é o limite padrão para a disponibilização de recursos pelo Funbio em contas vinculadas.

• O Funbio fará um depósito inicial de adiantamento no valor de R$15.000,00 ou valor definido para cada UC. Este depósito é realizado na ocasião da abertura da Conta Vinculada.

• A realimentação da Conta Vinculada será feita através de depósitos referente ao valor do teto subtraindo o valor do saldo do projeto apresentado na prestação de contas e aprovada pelo Funbio.

S

USPENSÃO DOS

D

EPÓSITOS

Os depósitos serão suspensos quando não forem cumpridas as condições estabelecidas para utilização da Conta Vinculada, mais especificamente nas seguintes situações:

• Não envio dos documentos originais da Prestação de Contas (relatórios completo e conciliado, bem como os comprovantes de despesas).

• Movimentação de conta corrente em desacordo com este manual ou não devidamente justificada no relatório financeiro.

• Realização de pagamentos de salários ou qualquer forma de remuneração de pessoal envolvido na administração da UC, ou de profissionais e técnicos vinculados ao quadro de pessoal da UC, e os decorrentes encargos sociais. • Realização de pagamentos de encargos sociais e indenizações oriundas de

cessação de vínculo empregatício.

• Realização de despesas com aluguel ou compra de imóveis.

• Realização de empréstimos, investimentos ou repasses a outros projetos e/ou entidades.

• Realização de despesas com multas, juros, inclusive referentes a pagamentos ou recolhimentos fora do prazo.

• Emissão de recibos de pessoa física em desacordo com as normas pré-estabelecidas.

• Emissão de cheques sem fundo.

CANCELAMENTO

DA

CONTA

VINCULADA

Contas vinculadas inativas por tempo superior a quatro meses poderão ser canceladas pelo Funbio, após aviso ao órgão gestor e UCP, para que não incorram os custos mensais relativos à manutenção das mesmas. Excepcionalidades serão analisadas pelo Funbio.

Conta Vinculada

32 Maio 2015

L

IMITE DA CONTA VINCULADA

Cada UC ARPA deverá ter, no mínimo, dois responsáveis para movimentação da conta vinculada. O padrão para o estabelecimento do limite é a UC. Este critério é utilizado para as UCs cujos responsáveis respondam por uma única conta vinculada compartilhada com o Funbio.

Caso o gestor responda por mais de uma unidade, o limite é definido por gestor e não por unidade. Neste caso o teto será repartido entre as UCs, de modo que o montante máximo de responsabilidade de um determinado gestor, não ultrapasse o teto determinado.

A regra acima é válida mesmo que seja uma conta vinculada associada a outro Programa/Projeto executado pelo Funbio.

S

ANÇÕES PARA MAU USO DE RECURSOS DA

CONTA

VINCULADA

Relativamente à execução do Programa as sanções para o mau uso de recursos da Conta Vinculada serão as seguintes:

No 1º caso de cheque devolvido: advertência.

No 2º caso de cheque devolvido: suspensão da conta vinculada da UC e demais contas que estiverem sob responsabilidade do gestor por até seis meses e até que os responsáveis pela movimentação da conta façam nova capacitação nos procedimentos operacionais do Programa. Caso haja reapresentação do cheque sem solução do problema, haverá perda do direito ao mandato (não terá mais substabelecimento).

Caso um cheque seja devolvido duas vezes e o nome do Funbio incluso no SERASA, todas as contas vinculadas de todas as UCs do Arpa e outros projetos do Funbio serão paralisadas até que a situação seja regularizada.

Relativamente à pessoa do gestor:

No caso de uso indevido de recursos, serão aplicadas as sanções previstas no Termo de Compromisso, aplicando-se a responsabilidade pessoal do gestor, que deverá devolver ao Funbio o valor indevidamente gasto, independentemente de sanções cíveis e/ou penais previstas em lei.

No caso de devolução de cheques e inclusão do nome do FUNBIO no SERASA serão aplicáveis perdas e danos na forma prevista na legislação brasileira.

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 33

R

ECOLHIMENTO DE

I

MPOSTOS

Recibos de Pessoa Física: As cópias dos recibos e as Guias da Previdência Social GPS e/ou DARF emitidas e recolhidas pela UC em nome do FUNBIO, obrigatoriamente deverão ser enviadas assim que forem pagos. O INSS e os impostos, quando houver, devem ser enviados por fax ou e-mail. As guias devem ser enviadas até o último dia útil do mês em que o serviço foi pago, pois esta informação deverá constar no relatório enviado obrigatoriamente a Secretaria da Receita Previdenciária a cada mês, ou seja, a SEFIP Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, onde entram todas as informações dos prestadores com e sem vínculo empregatício. E caso o FUNBIO não tenha estas informações no final do mês o relatório irá incompleto, sendo assim, terá que fazer inúmeras retificações em um relatório que deve ser mensal e que por lei deve conter todas as informações pertinentes ao mês corrente.

As guias originais fazem parte da prestação de contas da Conta Vinculada e as guias de GPS devem ser individuais, não podendo conter valores agrupados, ou seja, cada recibo terá uma guia de GPS e/ou DARF individual. Estes devem ser lançados no sistema cérebro (valores individuais). Caso a UC tenha pendências de recibos de PF, não será possível a emissão de novos recibos, até a regularização das pendências.

Atenção:

Caso a UC tenha pendências de recibos de PF, (Pessoa Física) não será possível a emissão de novos recibos, até a regularização da situação.

P

_Q

_P

_S

_E

_R

_P

_F

• Envio de recibos GPS ou DARF em atraso; • Nome do prestador de serviços errado;

• Número do PIS ou CPF incompletos ou com erros; • Guias de GPS ou DARF em desacordo com o recibo;

• Campos dos recibos incompletos, em branco ou preenchido com informações erradas.

Estes erros podem ser evitados se forem observados pontos importantíssimos na elaboração dos recibos, como observar se os números do PIS e CPF realmente têm 11 dígitos. Em caso de dúvidas quanto ao nome do prestador de serviços, consultar pelo número do CPF. O responsável pela conta vinculada deve acessar o portal da Secretaria da Fazenda, através do website: www.receitadafazenda.gov.br.

Atenção:

Caso a UC tenha pendências no que diz respeito à emissão de recibos de pessoa física e não regularize a sua situação e/ou não responda aos contatos feitos pela equipe da CV, na terceira tentativa, o FUNBIO deverá entrar em contato com o ponto focal responsável. A partir dessa comunicação, a UC terá um mês para regularizar a situação, caso contrário, os depósitos de realimentação poderão ser SUSPENSOS.

Conta Vinculada

34 Maio 2015

A data da Guia de GPS é de acordo com a data em que o tomador de serviços (neste caso a Unidade de Conservação) faz o pagamento ao prestador de serviços;

Exemplo: O prestador de serviços fez o trabalho em 25/01/14, mas por algum motivo o gestor da UC somente realizou o pagamento em 05/02/14. A competência de ambas as Guias será mês/ano, ou seja, 02/14 (data em que o pagamento foi feito ao prestador de serviços) e não 01/14, (data em que o serviço foi prestado).

Atenção:

O Cálculo para recolhimento de INSS é feito da seguinte forma:

20% de contribuição patronal, paga pelo contratante dos serviços; (Pago pela UC, em nome do Funbio); E 11% de contribuição por parte do prestador de serviços; De acordo com valor bruto;

Sendo essa a soma do cálculo da guia de GPS a ser paga e enviada ao Funbio junto com os demais documentos da prestação de contas, cópias e posteriormente os originais.

As tabelas com as informações para recolhimento do IRRF e INSS estão em anexo, (Anexo J, IRRF) e (Anexo F, INSS).

I

_–

_IRRF

Serviços com valores de até R$ 1.903,98, (Mil novecentos e três reais e noventa e oito centavos), não sofrerão retenção de imposto de renda (DARF). Valores superiores a R$ 1.903,99 (Mil novecentos e três reais e noventa e nove centavos), sofrem retenção de imposto de renda.

Atenção:

O Funbio se compromete a manter atualizadas as tabelas para recolhimento dos impostos e enviá-las aos responsáveis pela Conta Vinculada.

A emissão de guias de GPS e DARF é de inteira responsabilidade do gestor da UC.

O Funbio não se responsabilizará por eventuais multas referentes a atrasos no recolhimento de tais encargos.

P

RESTAÇÃO DE

_C

ONTAS

Toda a movimentação na conta deverá ser discriminada nos relatórios financeiros e estar respaldada pela devida documentação original, conferida e assinada pelos responsáveis. Tratando-se de prestação de serviço de pessoa jurídica, o comprovante deverá ser a nota fiscal ou o Recibo de pessoa jurídica, sendo o último para casos excepcionais. No caso de despesa com combustível, a nota fiscal deverá conter a quantidade fornecida e o valor unitário do litro de combustível.

Orientações gerais para o dia a dia do Arpa 35

A prestação de contas deverá ser elaborada no sistema cérebro 2.0 e enviada para aprovação. Será necessário emitir o extrato bancário no dia seguinte ao do período final da Prestação de Contas, para que todas as movimentações feitas naquele dia sejam efetivamente registradas e os valores informados corretamente.

Deverão ser enviadas ao Funbio, via e-mail ou inserido no sistema cérebro 2.0, as cópias dos comprovantes que a compõe e o extrato bancário do período referente.

Atenção:

Para anexar o arquivo no sistema cérebro 2.0 será necessário zipar os documentos em pastas para posteriormente inseri-los.

Caso os documentos sejam encaminhados por e-mail é importante atentar que a caixa de e-mail do Funbio tem capacidade máxima de 10mb por arquivo, ou seja, caso o arquivo enviado seja maior que este tamanho não será recebido. Neste caso será necessário enviar o arquivo em duas ou mais partes.

O Funbio será avisado por e-mail ou pelo sistema cérebro 2.0 quando a prestação de conta vinculada da UC for finalizada. Após receber as cópias dos comprovantes da prestação de contas, o Funbio terá até 5 (cinco) dias úteis para analisar a PCV (prestação de conta vinculada) e, caso ela não apresente nenhuma irregularidade, o Funbio realimentará a conta.

Caso a prestação de contas tenha pendências, o Funbio entrará em contato com os responsáveis pela prestação de contas, solicitando que a mesma seja corrigida e após a regularização por parte dos gestores, o Funbio terá até 5 (cinco) dias úteis para analisar se todas as pendências foram sanadas. Regularizando as pendências o Funbio aprovará a PCV e realimentará a conta e em seguida comunicará aos gestores, através de e-mail. Somente após o comunicado os gestores deverão encaminhar via Sedex os seguintes documentos originais:

• 1 via do relatório completo com status baixado; Assinado pelos responsáveis pela conta Vinculada (Anexo M).

• 1 via do relatório conciliado com status baixado; Assinado pelos responsáveis pela conta Vinculada (Anexo N).

• Comprovantes originais declarados na prestação;

• Extrato bancário referente ao período da prestação de contas.

Atenção:

As prestações de contas obrigatoriamente devem ter periodicidade máxima mensal e estar no Funbio até o dia 7 de cada mês, ou quando os gastos atingirem 80% do valor total da conta vinculada.

É extremamente proibido realizar depósitos na conta vinculada que não sejam oriundos do FUNBIO, sendo assim, o Funbio é o único autorizado a realizar depósitos na conta do projeto.

Na emissão de cheques é extremamente importante verificar a autenticidade e legibilidade do mesmo. Não é permitida em hipótese alguma a emissão de cheques com valores superiores ao existente na conta bancária.