Gestão de Entradas em Produção

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Novembro 2014

Gestão de Entradas em Produção

Versão: V1.0

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Índice:

 Gestão de Entradas em Produção  Enquadramento & Objetivos  Princípios e Regras de Base  C.E.P.

 Entrada em Produção – Projetos S.I.  Regras Especificas

 Processo (BPD + Descrição)  Matriz RACI

 Instrumentos de referencia e gestão  Entrada em Produção – Patch M.A.

 Regras Especificas

 Processo (BPD + Descrição)  Matriz RACI

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3 Gestão de Entradas em Produção

O Presente documento define as regras e procedimentos a

aplicar para as entradas em produção de Projetos de SI e de

Patchs de Manutenção Aplicacional e Midrange.

Estes procedimentos têm como objetivo garantir que:

•

todas as entradas a produção (EP) são solicitadas através dos canais próprios e

devidamente programadas;

•

todas as EP são prévia e devidamente comunicadas às entidades relevantes;

•

a resolução de eventuais conflitos é decidida de forma central, minimizando o

risco e maximizando a defesa do interesse da Galp Energia;

•

existiu a aprovação necessária para a passagem a produção;

•

as equipas asseguram antecipadamente a adequada capacidade para resposta às

solicitações aprovadas de EP;

•

as novas funcionalidades não impactarão o normal funcionamento dos sistemas

em produção;

•

cada entrada em produção efetuada fica registada num “Log” centralizado.

Gestão de Entradas em Produção

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I.

EP de Projeto SI

•

A entrada em produção resulta da passagem da Gate 10 (G10 - OK Passagem a

Produção) que, no ciclo standard de um projeto, surge entre as etapas XIII e XIV;

•

A entrada em produção pode ser executada de forma parcial ou final, desde que

respeitadas e aprovadas as condições expressas no template PMOT049 em vigor;

•

Num projeto, o conceito de Release constitui um grupo de ações de entrada em

produção a efetuar simultaneamente em uma ou várias aplicações.

II.

EP de Patch de Manutenção Aplicacional e Midrange (MAM)

•

Um Patch de MAM representa um pacote de configurações/desenvolvimentos que

acumulam soluções corretivas/evolutivas de open issues aplicacionais;

•

A entrada em produção de um Patch de MAM pode ser executada recorrentemente

de forma Semanal ou sempre que a defesa do interesse Galp o justifiquem.

Gestão de Entradas em Produção

Princípios e Regras de Base (1/2)

A gestão centralizada de EPs pretende contribuir para o

cumprimento dos objetivos referidos e baseia-se nos

seguintes princípios e conceitos:

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III.

Plano Consolidado de Entradas em Produção (PCEP)

•

Plano central que consolida as datas de todas as operações planeáveis de entrada

em produção.

IV.

Reserva de datas para entrada em produção (REP)

•

A reserva constitui uma sinalização, no calendário do PCEP, de uma operação de

entrada em produção (numa mesma release há reservas por aplicação);

•

No caso de um projeto a(s) entrada(s) em produção (parcial ou final) deve(m) ficar

reservada(s) pelo menos até à passagem da Gate 7 (G7-OK Implementação);

•

No calendário do PCEP é garantida uma REP recorrente e semanal destinada à

operação de entrada em produção de um Patch planeado de MAM;

•

Para efeitos de planeamento a data de uma REP é considerada firme na semana

n-4 estando o eventual reagendamento sujeito a negociação e decisão do CEP.

V.

Log Consolidado de Entradas em Produção (LCEP)

•

“Instrumento” de gestão operacional que consolida os registos de todas as

operações de entrada em produção.

Gestão de Entradas em Produção

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VI.

Comité de Entradas em Produção (CEP)

•

Órgão de gestão central das operações de entradas em produção;

•

O CEP é constituído por:

o

Responsáveis pelas equipas dos Outsourcers: Midrange, Manutenção Aplicacional

o

Responsáveis pelas equipas da DSI: DIS, PMO, Arquitetura, Gestão de Serviços

o

Opcionalmente serão convocados Gestores de Contrato e Gestores de Projeto

•

O CEP reúne semanalmente todas as 6ªf (semana n-1) às 14h30;

•

A reunião do CEP tem duração prevista de 1 hora e a seguinte agenda base:

o

Análise detalhada das REPs inscritas na semana n do PCEP

o

Análise breve das REPs inscritas nas semanas n+1, n+2 e n+3 do PCEP

o

Tomada de decisão sobre situações de conflito e prioridades

Gestão de Entradas em Produção

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(8)

Entrada em Produção – Projetos S.I.

Regras Especificas (1/2)

VII.

Período para entradas em produção de projetos

•

Semanalmente, à terça feira

•

O horário de execução será decidido caso a caso, em função dos requisitos do

projeto, impactos e risco operacional

•

Serão consideradas exceções, com agendamento específico:

o

Correções efetuadas depois da entrada em produção, durante o período de

suporte e antes do handover

o

Projetos cujo o impacto de entrada em produção exija que ocorram em

determinados dias da semana, incluindo sábados e domingos

•

Qualquer exceção será deve ser abordada e decidida pelo CEP

VIII.

Freeze de ambiente de Qualidade

•

Consoante aplicação a ser intervencionada durante uma EP, poderá ser necessário

declarar um freeze do ambiente de qualidade.

•

A comunicação de um freeze deverá acontecer pelo menos 4 semanas antes da

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IX.

Sobreposição de EP

•

Por regra, apenas deve ser agendada um entrada em produção de projeto por

data; exceções serão analisadas pelo CEP

•

A sobreposição de datas de EP de Releases de vários projetos é possível

desde que as respetivas operações não incidam nas mesmas aplicações;

•

Caso na mesma data exista um projeto com mais do que 1 macro cluster, o

número de projetos passiveis de entrar em produção será reavaliado.

Entrada em Produção – Projetos S.I.

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10 Gestão de Entradas em Produção P ro je to O u ts o u c e rs

Entrada em Produção – Projetos S.I.

Processo (1/5)

3. Solicitar Passagem a

Produção

4. Analisar

Solicitação 6. Agendar passagem 8. Executar Passagem

9. Validar Solução em Produção 10. Registar Entrada em Produção 5. Gate 10 Go/No Go D-10 (6ªf) (5ªf) D-5 D (3ªf) OK

X.

Diagrama do Processo de EP de projetos

O processo de entrada em produção deve considerar as regras e procedimentos já definidos para o Ciclo de Projeto

1. Reservar Data de Entrada em P 2. Analisar Calendário de Entradas em P CEP ao longo do projeto 7. Comunicar a Utilizadores (opcional) GO

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Entrada em Produção – Projetos S.I.

Processo (2/5)

XI.

Descrição do Processo de EP de projetos



1. Reservar Data de Entrada em Produção

• O Gestor de Projeto DSI deve manter atualizado o ficheiro de “Reservas de Entrada em Produção”:

o Semanalmente, antes da data do CEP, deve atualizar as datas de entrada em produção previstas para as 4 semanas seguintes

o No final de cada mês deve atualizar as datas de entrada em produção previstas para os 3 meses seguintes



2. Analisar Calendário de Passagens a Produção

• Os Outsourcers e GP’s DSI devem analisar regularmente as reservas de entradas em produção e alertar para eventuais problemas ou questões

• Semanalmente, o CEP decidirá sobre este calendário



3. Solicitar Passagem a Produção

• A solicitação de passagem deve ser apresentada nas reuniões de acompanhamento de projeto e formalizada através do envio de um email para agc.projectos.galp@novabase.pt e Focal Point da Manutenção Aplicacional, com conhecimento do Focal Point de Midrange e GP da DSI • A solicitação deverá ser sempre acompanhada pela disponibilização dos documentos de

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Entrada em Produção – Projetos

Processo (4/5)



6. Agendar Passagem

• A equipa de projecto é a responsável por identificar a sequência de tarefas necessárias a efectuar na entrada em produção, com o apoio das equipas de MA e Midrange e outras que sejam necessárias (PIGENT022)

• As equipas envolvidas devem assegurar o agendamento dos respectivos passos de entrada em produção



7. Comunicar a Utilizadores

• Apenas quando haja necessidade de comunicar indisponibiidade de sistema ou outro impacto operacional. Caso contrário, a comunicação de entrada em produção será feita no âmbito das atividades do projeto

• A comunicação será redigida pelo Gestor de Projeto DSI e de Negócio, e enviada para os seguintes destinatários:

o Utilizadores da solução;

o Todas as entidades envolvidas na execução do projeto;

o Responsável do HelpDesk;

• O comunicado deve conter a seguinte informação: Assunto, Motivações, Sistemas e Serviços afetados, Impacto / Risco, Utilizadores afetados, tempo de indisponibilidade, tempo de suporte pela equipa de projecto e contactos

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Entrada em Produção – Projetos

Processo (3/5)



4. Analisar Solicitação

• Os Outsourcers de Midrange e de Manutenção Aplicacional analisarão a solicitação e comunicarão necessidade de ajustes

• Identificar impactos e necessidade de indisponibilidade e comunicar ao projeto • Validar as necessidades de intervenção de outras equipas de Suporte ou Terceiros

• Rever o detalhe dos passos de entrada em produção e o responsável por cada um (PIGENT022)



5. Gate 10 – Reunião de Go / No-Go

• Reunião Go/No-Go assente no template de suporte à decisão, que assegura a existência de todas as aprovações necessárias

• Devem estar asseguradas as seguintes condições:

o Documentação de projeto validada pela Arquitetura, Negócio e Outsourcers

o Testes de aceitação realizados

o Formação realizada

o Documentação do Utilizador validada

o Documentação de deployment validada e revista pela equipa de Midrange e Manutenção

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Entrada em Produção – Projetos

Processo (5/5)



8. Executar Passagem

• Executar a passagem a produção de acordo com os trâmites definidos no plano de passagem e respetiva documentação. Será liderada pela equipa de Midrange, com o acompanhamento ou intervenção da equipa de Manutenção Aplicacional e de Projeto



9. Validar solução em produção

• Validação do resultado da execução da entrada em produção pelas equipas de Midrange, MA, Projecto e outras que tenham participado na entrada em produção.

• Na eventualidade de ocorrências com impacto negativo ou imprevisto nesta fase, deverá ser feita nova análise pelas equipas de Midrange, Manutenção Aplicacional e Projeto e promovidas as alterações necessárias para retomar a estabilidade da aplicação e/ou serviços:

o Implementar ações corretivas ou roll-back.



10. Registar Entrada em Produção

• Elaborar relatório final da intervenção;

• Registar a entrada em produção (‘release’) nas ferramentas de gestão de serviço respetivas, o qual deve conter a seguinte informação: Data da release, Conteúdo da release, Entidade

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Entrada em Produção – Projetos S.I.

Responsabilidades de Execução das Passagens

Matriz RACI C EP GP D SI A rq uit e tura F orne ce d or P roj e to G P N e g óc io K e y -U se rs Mid ra ng e Ma nut e nç ã o Se rv ic e D e sk

1. Reservar Data de Entrada em Produção A R C C C C I C

-2. Analisar Calendário de Entradas em Produção A I C I C C R C

-3. Solicitar Passagem a Produção A I I R I I I I

-4. Analisar Solicitação A I C C - - R R

-5. Gate 10 – Go/No Go A R R R R C R R

-6. Agendar passagem A R - I I - R R

-7. Comunicar a Utilizadores - A I I R I I I R

8. Executar Passagem - A - C I - R R

-9. Validar Solução em Produção - I C R R R C A

-10. Registar Entrada em Produção - A C C I - R R R

R-Responsible; A-Accountable; C-Consulted; I-Informed

R-Responsavel p/ execução; A-Autoridade; C-Consultado; I-Informado

XII.

Matriz RACI de EP de projetos

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Entrada em Produção – Projetos S.I.

Documentos Relevantes



Ciclo de projeto

• http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/07/01-PMO/ProjSI_Faseamento_V1.0.pptx



Reserva de entradas em produção

• http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/04/Gest%C3%A3o%20Ent radas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o/Reservas%20de%20Entradas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o.xl sx



Template de deployment (PIGENT022)

• http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/ArquitecturaAnaliseFuncional/01 %20Guias%20e%20Normas/99.%20Templates



Template Gate 10 (PMO.T049)

• http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/06/01%20Templates/1.%2 0TempAtivos/Vers%C3%A3o%20PT/PMO-T049_%20PassagemProdu%C3%A7%C3%A3o(v1.0).dotx

(17)

(18)

XV.

A solicitação deverá ser efectuada:

•

Via Service Desk Galp (via encaminhamento do registo original de incidente)

XVI.

A solicitação deverá ser sempre acompanhada por:

•

Template definido para a aplicação em causa (template genérico no caso de não

existir um específico;

•

E-mails de aprovação dos respectivos aprovadores excepto:

o A aprovação da equipa de Manutenção Aplicacional (está implícita no pedido)

o A aprovação do Outsourcer Midrange (será dada após validação que toda a informação está

completa)

Nota: Nenhum pedido será executado sem que se verifiquem todas as aprovações definidas na matriz RACI.

Entrada em Produção – Patch MAM

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Entrada em Produção – Patch MAM

Regras Especificas (2/3)

XVII.

Período regular de passagens a produção de Patch MAM:

•

todas as Quartas Feiras (há uma REP recorrente destinada ao patch semanal);

•

Serão consideradas exceções (com agendamento específico) todas as passagens a

produção que tenham como fim a resolução de incidentes ativos e com impacto efetivo no normal funcionamento das aplicações.

XIII.

Prazo de Solicitação

•

Serão consideradas para passagem a produção no Patch semanal todas as

solicitações – completas e aprovadas – efetuadas até à Sexta-Feira anterior à semana “n”.

XIV.

Validação

•

O Outsourcer Midrange atualizará o PCEP com as solicitações integráveis no Patch

da semana seguinte(com REP recorrente) a analisar na reunião do CEP;

•

O Outsourcer Midrange promoverá, sempre que necessário, o agendamento

especifico de Patch MAM excecionais comunicando a operação aos membros permanentes do CEP.

(20)

XX.

Condições de Aprovação de Patch MAM

•

A aprovação deverá ser dada de acordo com a Matriz RACI (ponto )

•

É obrigatório obter a validação e aprovação prévia da Área de Arquitetura da DSI

para todos aqueles desenvolvimentos que impliquem alterações:

o

Na arquitetura dos sistemas Galp;

o

No standard das aplicações;

o

No processo funcional.

Entrada em Produção – Patch MAM

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21 Gestão de Entradas em Produção M a n u te n Ç ã o A p li c a c io n a l M id ra n g e

Entrada em Produção – Patch MAM

Processo (1/5)

1 Solicitação de Passagem a Produção 2 Análise da informação 5 Passa para agendamento 8 Execução do Pedido 9 Passagem Validada 7 Mensagem de Aprovação aos Key-users 4 Completar informação Não Sim Sim Não Informação Completa? Implica indisponibilidade?

XXI.

Diagrama do Processo de EP de Patch MAM

O processo de entrada em produção deve considerar as regras e procedimentos decorrentes do seguinte diagrama

(22)

Entrada em Produção – Patch MAM

Processo (2/5)

XXII.

Descrição do Processo de EP de Patch MAM



1. Solicitação de Passagem a Produção

• A solicitação de passagem deve ser formalizada através de pedido no servisse desk colocando em conhecimento agc.projectos.galp@novabase.pt, Aprovador Galp e DSI.

• A solicitação deverá ser sempre acompanhada pela disponibilização dos documentos de deployment, segundo templates já definidos



2. Análise da informação

• O Outsourcer de Midrange analisarão a solicitação e comunicarão necessidade de ajustes • Identificar impactos e necessidade de indisponibilidade e comunicar ao projeto

• Validar as necessidades de intervenção de outras equipas de Suporte ou Terceiros

• Rever o detalhe dos passos de entrada em produção e o responsável por cada um (PIGENT022)



5. Execução da passagem

• A Manutenção aplicacional é a responsável por identificar a sequência de tarefas necessárias a efetuar na entrada em produção, com o apoio de Midrange e outras que sejam necessárias (PIGENT022)

• As equipas envolvidas devem assegurar o agendamento dos respetivos passos de entrada em produção

(23)

Entrada em Produção – Patch MAM

Processo (2/5)

XXII.

Descrição do Processo de EP de Patch MAM



7. Comunicar a Utilizadores

• Apenas quando haja necessidade de comunicar indisponibilidade de sistema ou outro impacto operacional.

• A comunicação será redigida pelo DSI e enviada para os seguintes destinatários:

o Utilizadores da solução;

o Todas as entidades envolvidas na execução do projeto;

o Responsável do HelpDesk;

• O comunicado deve conter a seguinte informação: Assunto, Motivações, Sistemas e Serviços afetados, Impacto / Risco, Utilizadores afetados, tempo de indisponibilidade e contactos



8. Execução da passagem

•

Executar a passagem a produção de acordo com os trâmites definidos no plano de

passagem e respetiva documentação. Será liderada pela equipa de Midrange, com o acompanhamento ou intervenção da equipa de Manutenção Aplicacional.

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Entrada em Produção – Patch MAM

Responsabilidades de Execução das Passagens (1/2)

Matriz RACI C EP GC D SI A rq uit e tura F P N e g óc io K e y -U se rs Mid ra ng e Ma nut e nç ã o Se rv ic e D e sk

1. Solicitação de Passagem a Produção A I I R I, O 2. Análise da informação A O R C I 3. Informação Completa? C A O R C I 4. Completar informação A O I, C R I 5. Agendamento do Patch MAM A I I, C C R R I, C

6. Implica indisponibilidade? A I, C R I, C I, C

7. Mensagem de Aprovação aos Key-users A I, C I I, C I, C R

8. Execução da Passagem a Produção I I I, C R R,A I, C

9. Validação da Entrada em Produção A R R I, C R I

R-Responsible; A-Accountable; C-Consulted; I-Informed

R-Responsavel p/ execução; A-Autoridade; C-Consultado; I-Informado

XXIII.

Matriz RACI de EP de Patch MAM

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Entrada em Produção – Patch MAM

Documentos Relevantes



Check List de entradas em Produção de pedidos da Manutenção



Reserva de entradas em produção

• http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/04/Gest%C3%A3o%20Ent radas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o/Reservas%20de%20Entradas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o.xl sx



Template de deployment (PIGENT022)

• http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/ArquitecturaAnaliseFuncional/01 %20Guias%20e%20Normas/99.%20Templates