Indicadores de Desempenho para a Auditoria Interna

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20/10/2015

Indicadores de Desempenho para a Auditoria Interna

André Vertamatti

Chefe de Auditoria Interna Banco Volkswagen

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Indicadores de Desempenho

2004 7

2015

22

(3)

Quem forma o Grupo VW?

O que são KPIs?

O ambiente é desafiador?

O que o Auditor pensa sobre valor?

O que o Stakeholder pensa sobre valor?

Como satisfaço o Stakeholder?

Quais são os KPIs do Banco Volks?

O que mais devo saber?

Quais são os próximos passos?

Tem mais alguém falando disso?

(4)

O que são KPIs?

(5)

Volkswagen Financial Services Scania Financial Services

MAN Financial Services

Porsche Hold. Financial Services Porsche Financial Services

Divisão Financeira Divisão Automotiva

Carros, Pick-ups e Motocicletas

Caminhões, Ônibus

e Power Engineering Financial Services

(6)

17º banco por patrimônio

9º banco em empréstimos e financiamentos

13º banco por riqueza criada

17º banco por depósitos a prazo 17º banco por total de ativo

ajustado

(7)

O que são KPIs?

(8)

KPI

(9)

(10)

(11)

Norma 1311 do IPPF: Avaliações Internas.

Requer que as avaliações internas para as atividades de auditoria interna incluam

“monitoramento contínuo do desempenho

da atividade de auditoria interna (...)”

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13,7% Porcentagem do plano de auditoria completo 11,8% Recomendações aceitas / implementadas

10,8% Pesquisa / feedback do conselho, do comitê de auditoria e/ou da alta administração

9,1% Pesquisas com o auditado

8,3% Avaliação do gerenciamento do risco / controle interno

Fonte: “Medindo o Valor da Auditoria Interna” (Relatório III CBOK 2010)

(13)

O que são KPIs?

(14)

Expectativas Recursos

Escopo

Produtividade

Hábitos de Consumo Regulação

Concorrência

Canais de distribuição

(15)

O que são KPIs?

(16)

“a atividade de auditoria interna agrega valor à organização (e às suas

partes interessadas) quando fornece uma avaliação

objetiva e relevante,

contribuindo para a eficácia e eficiência dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles”

Fonte: IPPF Norma de Desempenho 2000

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92% Independência Objetividade

76% Conformidade com o código de ética 70% Cumprimento do IPPF

68% acesso direto ao Comitê de Auditoria

Fonte: “Medindo o Valor da Auditoria Interna” (Relatório III CBOK 2010)

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(19)

O que são KPIs?

(20)

(21)

Presidentes de comitês de auditoria CEOs

CFOs

Auditores externos Assessores

Reguladores

Fornecedores e clientes Público

Fonte: “Um Chamado à Ação: as perspectivas das partes interessadas sobre a Auditoria Interna” (componente adicional ao CBOK 2010)

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Desempenho Mensurado em Comparação com as Expectativas das Partes Relacionadas

32%

Fonte: (conforme “Promovendo o Sucesso em um Mundo em Mudança” (relatório I do CBOK 2015)

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63% foco em riscos críticos 50% serviços custo-efetivo

36% otimizando uso de tecnologia

Fonte: PwC’s 2014 State of the Internal Audit Profession

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O que são KPIs?

(25)

Pensamento de vanguarda com foco em riscos

Equipe talentosa que entende do negócio

Alinhada às práticas de gestão de riscos da empresa

Fonte: PwC’s 2015 State of the Internal Audit Profession (Serviços Financeiros)

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Foco em Riscos

- Desenvolvimento de Novos Produtos e Processos

- Ações de Vendas e Marketing

(27)

Equipe

- Conhecimento individual e em conjunto

(28)

Alinhamento com outros assurance

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O que são KPIs?

(30)

Expecta- tivas

Funcionamento

Operacional

Mandato

(31)

Perspectiva Operacional Mandato Expectativas Financeira

• Orçamento -

• Melhorias de processos

• Redução de custos

Cobertura de Risco

• Auditorias

regulamentares

• Tratamento das denúncias

• Postergação de apontamentos

• Relevância dos apontamentos

Pessoas

• Satisfação dos auditados

• Capacitação dos auditores e da função

• Pesquisa de clima organizacional

Eficácia no Processo

• Plano de auditoria

• Horas orçadas

• Horas com auditorias

• Qualidade da auditoria

• Satisfação do Comitê de Auditoria

• Rating

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Título Auditoria

Horas Previstas

Horas Incorridas

(staff Jun YTD) Status

Ouvidoria 250 75

Em andamento

(30%) Infraestrutura e

Operações - TI 400 513

Relatório Final Publicado Contabilidade &

Reconciliação Bancária

550 7 Inicio planej.

p/ set.

Propaganda e

Marketing 450 362

Em andamento

(90%) Atendimento a

Clientes 400 423

Relatório Final Publicado

2050 1380

Cumprimento do Plano Anual 2015 - Situação:

28/07/2015

64%

^realizado.

Objetiva-se

alcançar

100%

de realização do plano.

(33)

(34)

2012 2013 2014 2015 até Junho

Saldo Inicial 129 110 134 132

Novos 273 264 277 83

Concluídos 275 218 264 108

Risco Assumido 1 9 11 1

Não concorda 16 13 4 7

Saldo Final 110 134 132 99

Postergados 21 23 29 6

% (novos + concl.) 3,8% 4,8% 5,4% 3,1%

(35)

Poderá não cumprir O prazo

(Total 2)

Cumprirão o prazo

Novo prazo necessário

(Total 3)

99

apontamentos

5 Regulador

5

0

30 Auditoria Externa

27

2

1

64 Auditoria Interna

62

1

(36)

29 22 40 164

138

152 58

93

61

22 18 19

0 50 100 150 200 250 300

2012 2013 2014

High Relevant Moderate Low

29% 41% 29%

(37)

Assunto % Real.

2014

% Meta 2015

Ponderaç ão

Pesquisa Satisfação CA 90 90 1

Pesquisa Satisfação Auditados 95 95 1

Aderência ao IPPF 96 98 1

Questionário da Matriz 98 99 1

Avaliação auditores 86 86 1

revisão dos WPs 59 74 5

FUP da AI 65 90 1

Índice de Qualidade da Auditoria 75 84

(38)

Ano Fonte Total de ações

Ações concluídas

Ações em aberto

Ações com risco assumido 2014 Assessment

terceirizado 51 42 6 3

2014 Assessment Matriz 7 6 0 1

2014 Self Assessment 10 4 5 1

2015 Benchmarking 4 3 1 0

Total 72 55 12 5

76% 17% 7%

(39)

99% 100%

93%

81%

96%

60%

65%

70%

75%

80%

85%

90%

95%

100%

Auditoria 1 Auditoria 2 Auditoria 3 Auditoria 4 Auditoria 5

Índice de Satisfação Total

Satisfação Média Objetivo

(40)

(41)

Full Year Junho YTD

Item Budget FC (6+6) Realiz.

Serviços de Terceiros 100 90 76

Treinamentos 16 16 17

Viagens 52 52 44

Material de escritório 2 2 1

Diversos 1 1 -

Custo total 171 161 138

(42)

2,8

3,2

3,1

2,0 3,0 4,0

0 2 4 6 8 10

2012 2013 2014

Evolução Rating por Ano

Average Rating 1 2 3 4

(43)

Denúncias Recebidas

2011 2012 2013 2014 2015

tratadas em 30 dias total

(44)

Atividades

2013 2014

Quant.

Total

Horas %

Quant.

Total

Horas % Assu

ntos

Rel at.

Assu ntos

Rel at.

Auditorias Planejadas 24 14 6.393 66% 25 19 7.125 67%

Follow Up 877 9% 695 6%

Auditorias Especiais 12 3 438 5% 9 2 468 9%

Consultoria 66 1% 85 1%

Outros assuntos ligados Auditoria 1.027 11% 764 7%

Assuntos diversos 883 9% 1.071 10%

Total horas trabalhadas 9.784 100% 10.208 100%

Capacidade estimada 9.400 9.600

Utilização (budget versus real) 103% 112%

Treinamento 815 8% 550 5%

(45)

Título da Auditoria Estimadas Realizadas Realiz.

Ouvidoria 300 214,00 86%

Infraestrutura e Operações de TI 400 515,00 129%

Prevenção a Lavagem de Dinheiro 200 90,50 45%

Gestão de Contingência 800 - 0%

Contabilidade e Reconciliação Bancária 550 551,00 100%

Tesouraria 550 499,50 91%

Estoques 300 327,50 109%

Gestão de Clientes 400 563,50 141%

Operação de Crédito 400 627,50 157%

Compras 300 239,50 80%

(46)

Subject Actual YTD Benchmark

Fulfillment of Annual Plan. 96% 38% of Financial Institutions

fulfilled more than 81% (PwC)

# of employees (incl. internal) per auditor. 160 221 (PwC)

% of auditor working hours allocated to planned

audits. 72,6% 70% (VWFS-AG)

Satisfaction survey with auditees and Audit Committee members (support from auditors, audit length, audit report, value added).

96% (Auditees) 89% (AC members)

80% (PwC)

Main risky activities/areas being audited.

IT, Risk Management, Accounting,

Compliance, AML

Credit, Information Technology, Business areas, fraud, products and services (PwC)

Audit Staff technical development (training)

average. 68 hours 176 hours (PwC)

Functional reporting line to Supervisory Board,

Audit Committee or Headquarters. Okay 70% of Financial Institutions (PwC)

Hires experts to enhance internal audit quality, efficiency and effectiveness.

Corporate IA 2014, Deloitte 2013

40% of Financial Institutions (PwC)

Focus to identify cost reduction opportunities. To be considered 40% of Financial Institutions (PwC)

(47)

O que são KPIs?

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(49)

(50)

O que são KPIs?

(51)

2015 2016

(52)

Valor

1. Avaliação / satisfação dos clientes da Auditoria

2. Avaliação / satisfação do Comitê de Auditoria (e outros Stakeholders)

3. Quantidade de apontamentos em aberto frente aos implantados

4. Desempenho dos departamentos pós-auditoria

5. Volume de solicitações de avaliações direcionadas à Auditoria (projetos,

fraudes, normas, processos, sistemas, iniciativas estratégicas, etc.)

6. Confirmação de independência e objetividade da Auditoria

7. Savings identificados pela Auditoria

8. Custo da Auditoria frente à receita / ativos da empresa

9. Custo das auditorias por auditor 10. Custo das auditorias por trabalho realizado

11. Custos com viagem da função de Auditoria

12. Número de planos de ação implantados antes do prazo 13. Quantidade de reuniões de

coordenação com outras atividades de assurance

14. Quantidade de auditorias de TI frente às auditorias de processos

15. Interação dos auditores e CAE com administração

(continua)

(53)

Valor (cont.)

16. Cobertura da Auditoria sobre objetivos e iniciativas estratégicas , riscos críticos, controles críticos e sistemas

17. Contribuição da Auditoria para novos produtos

18. Percentual de processos revistos com o apoio da Auditoria

19. Participação da Auditoria em campanhas de marketing

20. Percentual de testes de compliance usados pela Auditoria (e vice-versa)

21. Percentual de auditorias que utilizam análise de dados (analytics)

22. Número de processos melhorados por consequência das auditorias

23. Nível de insight e consultoria dados proativamente pela Auditoria

24. Treinamentos e compartilhamento de conhecimento fornecidos pela

Auditoria sobre riscos e controles corporativos

(54)

Pessoas

1. Custo de treinamento por auditor 2. Percentual de auditores com certificação

3. Anos de experiência na função de auditoria

4. Avaliação de desempenho dos auditores

5. Rotatividade (turnover) da auditoria 6. Volume de transferência de auditores para outras funções

7. Percentual da quantidade de

auditores frente a quantidade total de empregados

8. Quantidade média de horas de treinamento

9. Percentual de auditores com as competências comportamentais e técnicas requeridas

10. Resultado da pesquisa de clima organizacional

11. Percentual de auditores de TI frente o total de auditores

12. Headcount atual comparado com o headcount necessário para o completo desempenho da função

13. Quantidade de auditores

reconhecidos como talentos em riscos empresariais

14. Liderança da auditoria na discussão de temas de importância empresarial

(55)

Risco

1. Percentual do plano de trabalho anual não cumprido

2. Situação dos apontamentos em aberto e vencidos (aging)

3. Percentual de apontamentos postergados

4. Prazo médio para implantação de ações corretivas

5. Percentual de alterações no plano anual da Auditoria

6. Percentual de empresas,

localidades, ativos, unidades, produtos, etc., cobertos pela Auditoria

7. Maiores riscos não auditados no último ano

8. Quantidade de apontamentos identificados por auditoria

9. Quantidade de apontamentos recorrentes

10. Rating / parecer da Auditoria por trabalho

11. Volume de apontamentos aceitos / implantados

12. Percentual de principais processos / riscos da empresa para os quais há auditor especialista

13. Quantidade de reuniões com outros assurance (alinhamento e

coordenação)

14. Cobertura sobre as auditorias regulamentares / obrigatórias

(continua)

(56)

Risco (cont.)

15. Tempo médio para tratamento de denúncias

16. Volume de apontamentos significantes / relevantes frente o total de apontamentos

17. Percentual do plano de auditoria alinhado com os riscos da companhia 18. Percentual de auditorias de TI no plano de auditoria

19. Envolvimento da Auditoria na discussão de riscos emergentes

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Processo

1. Prazos dos trabalhos de auditoria (anúncio vs relatório, conclusão do trabalho em campo vs relatório, etc.) 2. Horas orçadas frente às incorridas por auditor e/ou por trabalho

3. Horas dos auditores gastas em cada atividade (auditorias programadas,

auditorias especiais, consultoria, treinamento, tarefas administrativas, etc.)

4. Duração média dos trabalhos de auditoria

5. Percentual das horas com auditoria sobre total de horas dos auditores

6. Percentual de aderência às normas do IIA

7. Resultado da auto avaliação de qualidade

8. Resultado da avaliação externa de qualidade

9. Custo incorrido da função de auditoria versus orçamento

10. Custos de softwares e hardwares 11. Porcentagem do plano de auditoria realizado

12. Número de auditorias terminadas dentro do período orçado

13. Rating das auditorias

14. Percentual de testes SOX

15. Evolução do budget atual versus o do ano anterior

(continua)

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Processo (cont.)

16. Número de apontamentos por departamento/divisão

17. Percentual de auditorias com revisão de qualidade antes da emissão da minuta

18. Número de auditorias nas quais ferramentas de controles foram sugeridas à área de negócio

19. Número de apontamentos remediados antes da emissão do relatório

20. Número de auditorias que utilizam análise de dados (analytics) que levou a redução de horas orçadas

(59)

O que são KPIs?

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• IPPF Guia Prático: Mensurando a Eficácia e a Eficiência da Auditoria Interna - IIA

• Características de uma Atividade de Auditoria Interna - IIA CBOK dez/2010

• Imperativos para Mudança - Pesquisa Global de AI do IIA em Ação - IIA CBOK fev/2011

• Medindo o Valor da Auditoria Interna - IIA CBOK fev/2011

• Promovendo o Sucesso em um Mundo em Mudança - IIA CBOK 2015

• Metrics by Design: a Practical Approach to Measuring Internal Audit Performance – PwC Setembro 2014

• Becoming a More Strategic Internal Auditor – IIA Webminar / Crowe Horwath Junho 2014

• 2015 State of the Internal Audit Profession Study – Financial Services Internal Audit: Increased expectations of value – PwC Março 2015

• 2015 State of the Internal Audit Profession Study – Finding True North in a period of rapid transformation – PwC Março 2015

• Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna do IIA (IPPF)

• http://kpilibrary.com/categories/audit

• Como Mensurar os Resultados das Atividades da Auditoria Interna – Endesa – Conbrai 2011

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Obrigado!

André Vertamatti Banco Volkswagen

andre.vertamatti@vwfs.com