PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS

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Conselho de Gestão

PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS

Organização, gestão e regulação das actividades de prestação de serviços especializados na Organização, gestão e regulação das actividades de prestação de serviços especializados na Organização, gestão e regulação das actividades de prestação de serviços especializados na Organização, gestão e regulação das actividades de prestação de serviços especializados na

UC UC UC UC

ver 1.7

Janeiro 2009

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I I

I I ---- Nota introdutória Nota introdutória Nota introdutória Nota introdutória

II II II

II ––– Con– Con Contexto Contextotexto texto

1. Complementaridade da prestação de serviços especializados e da I&D na UC 2 – A Prestação de Serviços Especializados na UC

III III III

III –––– El El El Elaboração de propostas e contratos de PSEaboração de propostas e contratos de PSEaboração de propostas e contratos de PSE aboração de propostas e contratos de PSE 3 – A definição do orçamento/preço para a proposta

3.1 – Custos directos

3.1.1 – Recursos humanos

3.1.2 – Aquisição de bens e serviços a terceiros 3.2 – Custos indirectos

3.3 - Exemplo de orçamento para PSE:

4 – O contrato de Prestação de Serviços Especializados

5 - A execução financeira da Prestação de Serviços Especializados 5.1 - A aplicação e gestão da receita

5.1.1 – PSE: caso geral

5.1.1.1 – Aplicação da receita de recursos humanos

5.1.1.2 – Aplicação da receita de custos de estrutura (overheads) 5.1.2 – PSE: dinamizadas pelo GATS

5.2 – Exemplo de aplicação da receita de uma PSE (caso geral)

IV IV IV

IV –––– Circuitos de informação e Notas finais Circuitos de informação e Notas finais Circuitos de informação e Notas finais Circuitos de informação e Notas finais

V. Contactos na Universidade de Coimbra V. Contactos na Universidade de Coimbra V. Contactos na Universidade de Coimbra V. Contactos na Universidade de Coimbra

Anexos Anexos Anexos Anexos

Anexo A – Tabela de mão-de-obra

Anexo B – Minuta de contrato de prestação de serviços Anexo C – Lista de verificação

Anexo D – Registos de imputação de tempo (Timesheet)

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I I I

I ---- Nota introdutória Nota introdutória Nota introdutória Nota introdutória

Em concordância com o estipulado no Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior (RJIES) e nos termos definidos nos Estatutos da Universidade de Coimbra, a missão da Universidade de Coimbra (UC) engloba a transmissão e difusão de cultura, de ciência e de tecnologia, contribuindo para o desenvolvimento económico e social através da investigação, do ensino e da prestação de serviços à comunidade. Assim, um dos deveres institucionais da UC é o de desenvolver actividades de ligação à sociedade, designadamente de difusão e transferência de conhecimento, assim como de valorização económica do conhecimento científico. A captação de financiamento para o desenvolvimento de actividades de investigação é essencial para qualquer instituição de ensino superior que se queira distinguir pela excelência da sua I&D, incentivando e fomentando estas actividades, sejam elas financiadas sob a forma de subsídio, ou indirectamente pelos resultados da actividade de prestação de serviços especializados.

As Unidades de I&D, em paralelo com todos os docentes e investigadores da UC, são os pilares da investigação que é desenvolvida na UC.

II II II

II – – – – Contexto Contexto Contexto Contexto

1. Complementaridade da prestação de serviços especializados e da 1. Complementaridade da prestação de serviços especializados e da 1. Complementaridade da prestação de serviços especializados e da

1. Complementaridade da prestação de serviços especializados e da I&D na UC I&D na UC I&D na UC I&D na UC

A evolução científica e tecnológica impõe que as instituições de ensino superior garantam flexibilidade de organização para uma resposta adequada às necessidades da comunidade científica. A UC tem procurado concretizar a sua capacidade de organização e de adaptação ao trabalho científico, adoptando bases para a organização, o enquadramento, a gestão e a regulação da actividade de I&D na UC que se dirigem a:

a) estimular os investigadores e dar-lhes melhores condições para a investigação disciplinar¹; b) procurar todos os cruzamentos férteis que conduzam a I&D interdisciplinar viável;

c) aumentar o volume global de financiamento;

d) aumentar muito a internacionalização da I&D da UC;

e) manter e ampliar a cooperação de investigadores de outras instituições com a UC;

1 “disciplinar” tem aqui o significado de “tematicamente especializada”, um pouco por oposição a “interdisciplinar”, na medida em que corresponde a actividade que apenas mobiliza investigadores de uma dada área, sem cruzamentos férteis entre áreas científicas diferentes.

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f) aumentar a dimensão das equipas de investigação para ganhar eficiência, visibilidade

e

capacidade de concretização de projectos com grande dimensão;

g) aumentar a produção científica internacionalmente reconhecida;

h) rentabilizar os equipamentos científicos infraestruturais através de uso partilhado e de integração em redes;

i) dar visibilidade à produção científica dos investigadores da UC;

j) aumentar o grau de satisfação global dos investigadores e dos trabalhadores científicos em geral;

k) promover a concretização da investigação interdisciplinar na UC através do III-UC.

Ao longo dos anos a UC tem vindo a solidificar a sua ligação à comunidade, tendo-se registado uma evolução muito significativa das actividades de I&D desenvolvidas no seio da Universidade, com natural reflexo na vertente de prestação de serviços especializados. Este incremento é um sinal claro de que a UC tem vindo a intensificar a transferência de conhecimentos para a comunidade, o que implica uma necessidade de adaptação de procedimentos e de sistematização de formas de actuação tendo em vista a homogeneidade destes processos.

2 2 2

2 – – – A Prestação de Serviços Especializados na UC – A Prestação de Serviços Especializados na UC A Prestação de Serviços Especializados na UC A Prestação de Serviços Especializados na UC

De uma forma geral, as actividades de I&D que têm vindo a ser desenvolvidas no seio da UC são financiadas através de regimes de custos adicionais. Por outro lado, as Unidades de I&D realizam por vezes trabalhos de natureza especializada, na esfera de competência dos seus investigadores, que configuram prestações de serviços de elevado valor acrescentado.

Estes serviços são contratados/negociados de acordo com critérios que variam muito de unidade para unidade mas que, regra geral, não se baseiam em preços calculados segundo uma qualquer tabela de custos de mão-de-obra.

Assim, os proveitos decorrentes das PSE não poderiam ser considerados como financiamentos nem em regime de custos adicionais nem em regime de custos totais.

Paralelamente à questão do custo associado aos recursos humanos e de outros custos directos, e independentemente das modalidades em que as actividades de I&D ou de prestação de serviços especializados desenvolvidas são financiadas, existem sempre custos de estrutura, necessários ao suporte geral das actividades dos projectos. Porque na maioria dos casos as Unidades de I&D operam em instalações da UC, estes custos são financiados pela própria Universidade em parte significativa.

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III III III

III – – – – El El Elaboração de propostas e contratos de PSE El aboração de propostas e contratos de PSE aboração de propostas e contratos de PSE aboração de propostas e contratos de PSE

A PSE por docentes, investigadores e não docentes da Universidade de Coimbra organiza-se tendo como referência um conjunto de preocupações/requisitos de que se destacam:

a) necessidade de assegurar a homogeneidade, quer na formulação do preço, quer na elaboração do contrato de PSE, utilizando-se para tal os instrumentos anexos a este documento;

b) definição do orçamento da PSE de acordo com o modelo de custos totais;

c) existência de estímulos adequados às equipas de investigação no sentido de incrementar a actividade científica desenvolvida na UC;

d) valorização da capacidade de iniciativa, garantindo a autonomia das Unidades de I&D e dos investigadores no que respeita à negociação e realização das acções de PSE, com consequente responsabilização pela sua execução;

e) carácter institucional das PSE, sendo a entidade contratada a Universidade de Coimbra;

f) redução a escrito do contrato de PSE, celebrado entre a contratada (UC) e a contratante;

g) existência de mecanismos que garantam ausência de concorrência desleal.

Daqui resultam algumas consequências genéricas de enquadramento e de gestão:

1) a prestação de serviços especializados é facturada aos destinatários de acordo com os princípios do financiamento a custos totais, em função do efectivo envolvimento de docentes/investigadores da UC em actividades deste tipo, segundo a tabela de custos de mão-de-obra praticada pela Universidade, independentemente da natureza da unidade que concretize o projecto;

2) a UC é ressarcida dos custos directos de mão-de-obra envolvidos nas actividades de I&D (PSE/projectos) financiadas a custos totais, em função do envolvimento dos seus docentes/investigadores;

3) a UC é ressarcida dos custos indirectos (overheads), segundo esquema de atribuição referido mais adiante neste regulamento.

A operacionalização destas consequências é detalhada a seguir.

3 3 3

3 – – – A definição – A definição A definição A definição do orçamento/preço para a proposta do orçamento/preço para a proposta do orçamento/preço para a proposta do orçamento/preço para a proposta

A realização de PSE na Universidade de Coimbra tem sido e deverá continuar a ser incentivada. Para tal, torna- se necessário assegurar o cumprimento de alguns requisitos essenciais para que a execução decorra sem constrangimentos, nomeadamente no que respeita à definição do preço dos serviços. A utilização do sistema de custos totais nas PSE contribui para garantir o cumprimento dos princípios da concorrência, e garante o reembolso

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dos custos efectivamente incorridos com estas actividades. No que respeita aos princípios de concorrência, deverá ser assegurado que a Universidade de Coimbra não é colocada em situação que conduza a concorrência desleal com outros agentes de prestação de serviços, nomeadamente no que respeita à formulação do preço. O preço da PSE deve conter todos os custos associados à execução das actividades, incluindo, obrigatoriamente, o encargo com os docentes, investigadores e não docentes que estarão envolvidos na execução da PSE, bem como devem ser acrescidos os custos de estrutura (overheads). Paralelamente, importa assegurar que a execução de uma PSE não implicará qualquer encargo para UC, devendo sim constituir um contributo efectivo para o seu financiamento, incluindo da actividade de I&D.

Neste contexto, na formulação do preço/orçamento da PSE têm de ser tidas em consideração todas as tipologias de custos inerentes à actividade a desenvolver, quer estes impliquem, quer não impliquem necessidades directas de disponibilidade financeira. Ou seja, para a definição do orçamento concorrem não só as aquisições de bens ou serviços necessários à execução da PSE, mas também os custos com o pessoal, necessário ao desenvolvimento da actividade correspondente. Acresce ainda a componente de custos de estrutura (overheads) que permite o ressarcimento de custos indirectos imputáveis às actividades desenvolvidas. Nos próximos pontos são abordadas as diferentes tipologias de despesa que, de uma forma genérica, poderão integrar o orçamento de uma PSE.

3.1 3.1 3.1

3.1 – – – – Custos d Custos d Custos d Custos directos irectos irectos irectos

3.1.1 3.1.1 3.1.1

3.1.1 ––– Recursos humanos– Recursos humanos Recursos humanos Recursos humanos

O envolvimento dos colaboradores na execução da PSE, sejam eles docentes, investigadores, não docentes ou bolseiros, deve ser contabilizado como despesa directa daquela actividade. Assim, a formulação de preços das PSE deve ter em conta o custo de mão-de-obra com o desenvolvimento do trabalho.

Para que seja possível a quantificação dos custos directos com recursos humanos imputados, bastará conhecer a duração das actividades e tarefas a desenvolver no âmbito da PSE e o colaborador que as desenvolverá. Assim sendo, para a preparação de uma proposta de orçamento para um cliente será necessária uma estimativa física de dedicação de mão-de-obra, subsequentemente transformada em estimativa financeira através da aplicação da tabela de mão-de-obra da UC.

Assim, os docentes, investigadores e não docentes envolvidos em PSE, deverão espelhar através de registos de imputação de tempo (timesheest) mensais, os tempos despendidos nessas actividades. Os registos de imputação de tempo (timesheet), anexos a este documento, são um instrumento de suporte para a afectação de custos directos

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com pessoal a actividades de PSE através de imputação. Estes documentos serão disponibilizados a todos os colaboradores que estejam afectos a projectos, para que as horas efectivamente despendidas na execução dos mesmos sejam imputadas à sua estrutura de custos. Os registos de imputação de tempo (timesheet) devem cumprir requisitos específicos, entre os quais:

• mencionar o nome completo do colaborador;

• identificar o projecto/PSE (de acordo com a designação do contrato);

• referir o período em causa (mês);

• ser validada pelo responsável do projecto/PSE, ou se aplicável, por um superior hierárquico;

• devem estar datadas e assinadas.

Ainda relacionado com encargos com recursos humanos, poderá ser considerado na formação do preço do contrato um montante destinado a remunerações adicionais aos investigadores envolvidos, nomeadamente nos termos definidos na alínea j) do nº 3 do artigo 70º do ECDU, desde que verificadas as demais condições aplicáveis do ECDU e as normas em vigor na UC.

3.1.2 3.1.2 3.1.2

3.1.2 ––– Aquisição de bens e serviços a terceiros– Aquisição de bens e serviços a terceiros Aquisição de bens e serviços a terceiros Aquisição de bens e serviços a terceiros

Esta componente do orçamento está direccionada para a aquisição a terceiros de bens ou serviços necessários à execução das actividades da PSE. Na definição do preço deverão ser tidos em conta os valores de mercado destas aquisições, procurando assegurar que existirá futuramente cobertura orçamental para as mesmas.

Importa referir que a aquisição de bens e/ou serviços terá de ser realizada, no caso geral de ser a UC a entidade formalmente outorgante do contrato, de acordo com os normativos legais que regulam a realização de despesas públicas, nomeadamente o Código dos Contratos Públicos, sendo a respectiva despesa documentada por factura ou documento equivalente original.

Procedimentos

As aquisições deverão seguir o regime jurídico de realização de despesas e da contratação pública, desde a autorização de início de procedimento, a adjudicação e a autorização para a realização de despesa. Os pedidos de início de procedimento devem ser remetidos à entidade com competência para autorização da respectiva despesa, que desencadeará o respectivo procedimento. Para este efeito os investigadores contam, consoante a Unidade de I&D ou Unidade Orgânica onde estão inseridos, com o apoio do III-UC, dos serviços das Unidades Orgânicas e com os serviços da Administração.

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3.2 3.2 3.2

3.2 – – – – Custos indirectos Custos indirectos Custos indirectos Custos indirectos

A Universidade de Coimbra, ao longo dos anos, tem vindo continuamente a apoiar o desenvolvimento de actividades de investigação, indispensáveis à afirmação da UC e que dão corpo à sua missão. Não obstante esta constatação, é imprescindível que a UC seja ressarcida dos custos indirectos que decorrem da manutenção das estruturas de apoio às diversas actividades. Assim, o orçamento/preço das PSE terá de conter a componente destinada ao reembolso dos custos de estrutura (overheads).

Em consonância com o definido na Deliberação nº 31/2004 do Senado da UC, de 2 de Junho, o orçamento das PSE deverá prever custos de estrutura (overheads) que correspondam a 30% do total da estrutura de custos directos.

Ou seja, ao somatório dos custos apurados para recursos humanos e aquisição de bens ou serviços deverá ser aplicada uma taxa de 30% cujo resultado será o montante de custos de estrutura (overheads) a incluir no preço da PSE.

3.3 3.3 3.3

3.3 ---- Exemplo de orçamento para PSE: Exemplo de orçamento para PSE: Exemplo de orçamento para PSE: Exemplo de orçamento para PSE:

A título exemplificativo de como formular o orçamento/preço de uma PSE em regime de custos totais, utiliza-se um caso em que determinada Unidade de I&D é convidada para realizar um trabalho especializado com uma duração estimada de 12 meses. Tendo como objectivo uma correcta definição das tarefas e actividades a desenvolver elabora-se um cronograma físico das diversas fases do trabalho:

Mês 1

Mês 2

Mês 3

Mês 4

Mês 5

Mês 6

Mês 7

Mês 8

Mês 9

Mês 10

Mês 11

Mês 12 Fase 1

Fase 1Fase 1

Fase 1

Fase 2 Fase 2Fase 2

Fase 2

Fase 3 Fase 3Fase 3

Fase 3

Fase 4 Fase 4Fase 4

Fase 4

Quadro 1: cronograma físico

Identificadas as diferentes fases da PSE, será necessário definir os recursos humanos a envolver em cada uma delas. Neste caso, e meramente a título exemplificativo, reconhece-se a necessidade de envolver quatro docentes/investigadores que intervirão em cada uma das fases com a seguinte estimativa de tempo de execução:

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Fase Fase

FaseFase InvestigadorInvestigador InvestigadorInvestigador DuraçãoDuraçãoDuraçãoDuração Horas por Horas por Horas por Horas por MêsMês MêsMês

Total de Total de Total de Total de Horas HorasHoras Horas

Investigador A 6 meses 15 90

Fase 1

Investigador B 4 meses 12 48

Fase 2 Investigador A 3 meses 16 48

Fase 3 Investigador C 4 meses 16 64

Investigador A 6 meses 16 96

Fase 4

Investigador D 4 meses 20 80

Quadro 2: estimativa física de mão-de-obra

Conhecida a duração das actividades/tarefas a desenvolver no âmbito da PSE e os colaboradores que as desenvolverão, obtém-se a estimativa física de imputação de mão-de-obra. Através da aplicação da tabela de mão-de- obra da UC, é então possível transformar estes dados em estimativa financeira da imputação de custos com pessoal:

Fase FaseFase

Fase InvestigadorInvestigadorInvestigador Investigador CategoriaCategoria CategoriaCategoria ÍndiceÍndice ÍndiceÍndice Total de Total de Total de Total de Horas Horas Horas Horas

Valor Hora da Valor Hora da Valor Hora da Valor Hora da

Tabela Tabela Tabela Tabela

Custo total mão Custo total mão Custo total mão Custo total mão----

dedede de----obraobraobra obra

Investigador A Professor Associado 260 90 23,69 € 2.131,75 €

Fase 1

Investigador B Professor Auxiliar 245 48 22,35 € 1.072,73 €

Fase 2 Investigador A Professor Associado 260 48 23,69 € 1.136,93 €

Fase 3 Investigador C Investigador Auxiliar 195 64 20,14 € 1.289,09 €

Investigador A Professor Associado 260 96 23,69 € 2.273,87 €

Fase 4

Investigador D Assistente 155 80 14,32 € 1.145,81 €

9.050,18 9.050,18 9.050,18 9.050,18 €€€€ Quadro 3: estimativa financeira de mão-de-obra

Conclui-se então que o orçamento/preço desta PSE deverá incluir 9.050,18 € correspondentes à imputação de recursos humanos, apurados em função do envolvimento de docentes/investigadores da UC nas tarefas que lhe estão associadas.

Supondo que irão ser atribuídas remunerações adicionais a um ou mais elementos da equipa, ao valor de recursos humanos imputados deverá ser acrescido o montante correspondente às eventuais remunerações adicionais a atribuir. No caso concreto deste exemplo, consideram-se remunerações adicionais no montante total de 4.500 €, a atribuir ao investigador A (2.500 €) e ao investigador D (2.000 €).

Continuando o apuramento dos custos e definição do preço da PSE, é ainda necessário identificar, caso seja necessário, os bens e serviços a adquirir a terceiros. Por hipótese, estima-se que para a execução desta PSE a Unidade de I&D necessitará de bens e serviços cujo valor ascenderá a 5.000 €. Assim sendo, o orçamento global desta PSE será o representado no quadro a seguir.

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Tipologias de Custos Tipologias de Custos Tipologias de Custos

Tipologias de Custos TotalTotalTotalTotal Recursos Humanos

Recursos HumanosRecursos Humanos

Recursos Humanos 13.550,18 13.550,18 €13.550,18 13.550,18 €€ € Recursos Humanos - Imputação 9.050,18 € Recursos Humanos - Remuneração Adicional 4.500,00 €

Aquisição de bens e serviços Aquisição de bens e serviços Aquisição de bens e serviços

Aquisição de bens e serviços 5.000,00 5.000,00 €5.000,00 5.000,00 €€ € Sub

SubSub

Sub----Total Custos DirectosTotal Custos DirectosTotal Custos DirectosTotal Custos Directos 18.550,18 18.550,18 €18.550,18 18.550,18 €€ € Quadro 4: apuramento de custos directos

Apurados os custos directos, e tendo em conta que as PSE serão facturadas em regime de custos totais, restará apenas calcular o valor de custos indirectos/custos de estrutura (overheads) e acrescê-lo ao montante já identificado. Para este efeito, será necessário fazer incidir sobre o total de custos directos a taxa de custos de estrutura (overheads) definida na Deliberação nº 31/2004 para projectos de prestação de serviços (30%), tal como exemplificado no quadro infra.

Sub-Total Custos Directos 18.550,18 18.550,18 18.550,18 18.550,18 €€€€ Overheads - 30%30%30%30% 5.565,05 € Custos Totais da PSE

Custos Totais da PSE Custos Totais da PSE

Custos Totais da PSE 24.115,23 24.115,23 24.115,23 24.115,23 €€€€ Quadro 5: apuramento dos custos totais

Em conclusão, esta Unidade de I&D terá de considerar que o custo da realização desta PSE será de 24.115,23

€. A este montante poderá ainda, caso a Unidade de I&D ou o investigador responsável assim o entenda, ser adicionada uma margem. Importa também salientar que ao orçamento/preço da PSE será acrescido IVA à taxa legal em vigor, exceptuando-se as situações devidamente enquadradas.

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4 4 4

4 – – – O – O O O contrato de Prestação de Serviços Especializados contrato de Prestação de Serviços Especializados contrato de Prestação de Serviços Especializados contrato de Prestação de Serviços Especializados

Tendo em conta as normas de natureza orçamental, contabilística e fiscal pelas quais a UC se rege, é imprescindível, para o seu cumprimento, que os contratos de PSE sejam elaborados de forma clara e precisa.

Focando a questão fiscal, é relevante referir que nas PSE haverá lugar à cobrança de IVA, ou seja, ao preço acordado acrescerá IVA à taxa legal em vigor². Acrescenta-se ainda que, no que respeita à despesa com aquisições de bens ou serviços realizada no âmbito destas PSE, regra geral, havendo lugar à liquidação do imposto, haverá lugar à dedução do mesmo, pelo que o tratamento fiscal e contabilístico destes custos difere consoante o tratamento dos proveitos.

Neste contexto, e considerando a necessidade de homogeneização das PSE dinamizadas institucionalmente através da UC, foi criada uma minuta de contrato de PSE, que é parte integrante deste documento, e que poderá ser adaptada em função das necessidades específicas de cada caso concreto.

Salienta-se também que, sendo a UC a entidade com personalidade jurídica contratada para o desenvolvimento da PSE, a documentação de formalização do contrato de prestação de serviços terá de ser submetida à assinatura de quem tem poderes para vincular a instituição (questão que será abordada no capitulo IV).

5 5 5

5 ---- A execução financeira da Prestação de Serviços Especializados A execução financeira da Prestação de Serviços Especializados A execução financeira da Prestação de Serviços Especializados A execução financeira da Prestação de Serviços Especializados

A execução física e científica de qualquer actividade de I&D tem reflexos na sua execução financeira. Com efeito, estas duas realidades são indissociáveis uma da outra. Assim, tendo por objectivo assegurar celeridade no cumprimento dos compromissos assumidos perante terceiros, é imprescindível que se assegurem os fluxos de receita em cada fase da execução de uma PSE. O contrato de PSE deverá prever a periodicidade e as condições em que os pagamentos ocorrerão.

Sublinha-se ainda que as receitas provenientes de PSE conduzidas formalmente pela UC serão obrigatoriamente alvo de registo contabilístico pela UC (classificadas como receita própria). Assim, as transferências financeiras realizadas pelo contratante deverão ter como destino a Universidade de Coimbra, sendo os valores depositados em contas bancárias tituladas pela instituição. Os pagamentos dos serviços prestados devem ser realizados após a emissão das respectivas facturas.

5.1 5.1 5.1

5.1 ---- A aplicação e gestão da receita A aplicação e gestão da receita A aplicação e gestão da receita A aplicação e gestão da receita

Por princípio, e resultado da politica de I&D da UC, os montantes correspondentes a reembolso de custos de

2 Poderá ser possível, em casos concretos e previstos no art. 9º do Código do IVA, a isenção deste imposto.

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mão-de-obra serão geridos pela Universidade, que procurará aplicá-los em actividades que beneficiem o desenvolvimento de I&D.

A receita proveniente da PSE será destinada a financiar os custos directos, que não correspondem a mão-de- obra imputada e que representam despesa efectiva (corrente e de investimento) resultante da execução da PSE, sendo os valores correspondentes a mão-de-obra imputada e custos de estrutura (overheads) distribuídos internamente. Assim sendo, a receita arrecadada no âmbito de uma PSE terá de ser separada em três componentes;

1) valores correspondentes a reembolso de despesa efectivamente paga no âmbito da PSE³; 2) montante relativo aos custos com recursos humanos afectos à PSE, através de imputação;

3) custos de estrutura (overheads).

Relativamente à primeira componente, os valores arrecadados que correspondam ao reembolso de despesas realizadas com a aquisição de bens ou serviços a terceiros e remunerações adicionais, serão alocados ao seu pagamento. Os montantes que estejam associados à imputação de recursos humanos e custos de estrutura (overheads) são focados nos próximos pontos.

5.1.1 5.1.1 5.1.1

5.1.1 ––– PSE: o caso geral– PSE: o caso geral PSE: o caso geral PSE: o caso geral

5.1.

5.1.5.1.

5.1.1.1.1.1.1 1 1 –1 ––– Aplicação da receita de recursos humanos imputados Aplicação da receita de recursos humanos imputados Aplicação da receita de recursos humanos imputados Aplicação da receita de recursos humanos imputados

A alocação das receitas relativas à mão-de-obra imputada à actividade da PSE, sempre, claro, na medida do envolvimento desta mão-de-obra nas PSE em causa, será análoga aos princípios que presidiram à alocação, aprovada pelo Senado através da deliberação nº 31/2004, dos montantes cobrados a título de custos de estrutura (overheads). Ou seja, a repartição destes proveitos será distribuída da seguinte forma:

a) 20% para a Politica Comum de Investigação da UC;

b) 40% para a plataforma de gestão financeira da PSE;

c) 40% para as Unidades Orgânicas de origem dos investigadores em função do trabalho desenvolvido por estes.

Assim sendo, para além do facto de assegurar que a UC não se coloca em situação de concorrência desleal, o facto de o preço/orçamento das PSE ser definido em regime de custos totais (contendo todos os custos associados aos recursos humanos que desenvolvem a actividade, seja através da imputação ou resultado de pagamentos) contribui significativamente para o investimento e melhoria dos recursos disponíveis para as Unidades de I&D, investigadores e docentes da Universidade de Coimbra.

3 Aquisição de bens e serviços e remunerações adicionais.

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5.1.5.1.5.1.

5.1.1.1.1.1.2 2 2 –2 ––– Aplicação da receita de custos de estrutura (ove Aplicação da receita de custos de estrutura (ove Aplicação da receita de custos de estrutura (ove Aplicação da receita de custos de estrutura (overheads)rheads)rheads)rheads)

As receitas correspondentes a custos de estrutura (overheads) serão distribuídas em função do peso dos custos directos de mão-de-obra imputados em relação ao total de custos directos da PSE. Quanto maior o peso dos custos directos de mão-de-obra imputados, maior será a proporção desta componente da receita que será afecta às actividades da Unidade de I&D/Unidade Orgânica⁴. Em termos práticos, será apurada uma taxa de mão-de-obra, que corresponderá ao rácio entre orçamento de recursos humanos imputados e o total de custos directos, a qual permitirá enquadrar a PSE numa das tipologias definidas neste regulamento. A fórmula a utilizar para o apuramento desta taxa é:

Taxa de mão Taxa de mãoTaxa de mão

Taxa de mão----dededede----obraobraobraobra

orçamento de recursos humanos imputados total de custos directos da PSE

Depois de apurada a taxa de mão-de-obra é possível enquadrar a PSE numa das tipologias de PSE. A distribuição da componente de receita relativa a reembolso de custos de estrutura (overheads) será realizada de acordo com o quadro abaixo.

Tipologias de PSE Tipologias de PSE Tipologias de PSE

Tipologias de PSE Tipo ATipo ATipo ATipo A Tipo BTipo BTipo BTipo B Tipo C Tipo CTipo CTipo C Tipo DTipo DTipo DTipo D Tipo ETipo E Tipo ETipo E Taxa de mão

Taxa de mão Taxa de mão

Taxa de mão----dededede----obraobraobra obra >= 50% 40% - 49% 30% - 39% 20% - 29% 10% - 19%

Politica Comum de Investigação 0% 5% 10% 15% 20%

Plataforma de gestão financeira da PSE 0% 10% 20% 30% 40%

Unidades de I&D ou Unidades Orgânicas

de origem dos investigadores 100% 85% 70% 55% 40%

Os montantes disponíveis às Unidades Orgânicas e às Unidades de I&D como resultado do projecto podem ser aplicados de acordo com a política definida internamente.

4 Se for uma Unidade de I&D a responsável pela realização do projecto de PSE, será ela a destinatária desta receita. Caso contrário, será a Unidade Orgânica de origem do(s) investigador(es)

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5.1.2 5.1.2 5.1.2

5.1.2 ––– PSE: dinamizadas pelo GATS– PSE: dinamizadas pelo GATS PSE: dinamizadas pelo GATS PSE: dinamizadas pelo GATS

Mantém-se a disposição da deliberação 31/2004 do Senado no caso de projectos angariados através do Gabinete de Apoio às Transferências do Saber (GATS.UC), de acordo com a qual 5% do custo total, incluindo custos directos e indirectos (overheads), reverterão para este gabinete. Neste caso, os cálculos far-se-ão do modo descrito no ponto 5.1.1 (PSE: a regra geral) após a dedução ao montante global do orçamento do projecto do valor correspondente a esta percentagem.

5.2 5.2 5.2

5.2 – – – – Exemplo de aplicação da receita de uma Exemplo de aplicação da receita de uma Exemplo de aplicação da receita de uma Exemplo de aplicação da receita de uma PSE PSE PSE (caso geral) PSE (caso geral) (caso geral) (caso geral)

Procurando exemplificar, de forma prática, a metodologia de alocação das verbas resultantes da afectação de recursos humanos à execução de uma PSE, retoma-se o exemplo do ponto 3.3.

Componentes da Receita Componentes da Receita Componentes da Receita Componentes da Receita

Va Va Va Valorlorlorlor

Aquisição de bens e serviços e Remunerações adicionais 9.500,00 € Recursos Humanos - imputação 9.050,18 € Overheads 5.565,05 € Total Receita

Total Receita Total Receita

Total Receita 24.115,23 24.115,23 24.115,23 24.115,23 €€€€ Quadro 6: componentes da receita arrecadada

É de percepção imediata que os 9.500€ correspondem ao reembolso das aquisições de bens e serviços e remunerações adicionais, pelo que este valor se destinará a suportar estas despesas.

No que respeita aos montantes associados à imputação de recursos humanos, esta componente de receita será alocada de acordo com as regras do ponto 5.1.1 ou seja, será necessário, com recurso aos registos de imputação de tempo (timesheet) mensais de cada investigador/docente, identificar os custos associados a cada um em função dos tempos efectivamente gastos. O quadro abaixo espelha o custo de cada investigador no desenvolvimento das diversas fases da PSE exemplificativa, bem como identifica a Unidade Orgânica de cada colaborador.

(15)

Fase Fase

FaseFase InvestigadorInvestigadorInvestigadorInvestigador Custo total mãoCusto total mão----Custo total mãoCusto total mão dedede

de----obraobraobraobra

Unidade Unidade Unidade Unidade Orgânica OrgânicaOrgânica Orgânica Investigador A 2.131,75 € Faculdade X Fase 1

Investigador B 1.072,73 € Faculdade Y Fase 2 Investigador A 1.136,93 € Faculdade X Fase 3 Investigador C 1.289,09 € Faculdade Y Investigador A 2.273,87 € Faculdade X Fase 4

Investigador D 1.145,81 € Faculdade X Quadro 7: imputação de mão-de-obra

Tendo em conta que 40% do montante recebido relativo a custos de mão-de-obra imputados serão alocados às Unidades Orgânicas de origem dos investigadores, revela-se necessário conhecer o montante global imputado e a proporção a afectar a cada Unidade Orgânica.

As proporções correspondentes a cada Unidade Orgânica do orçamento de recursos humanos imputados são as reflectidas no quando abaixo.

Unidade Orgânica Unidade Orgânica Unidade Orgânica Unidade Orgânica

Montante de Montante de Montante de Montante de mão

mão

mãomão----dededede----obra obra obra obra Imputada Imputada Imputada Imputada

Peso Relativo Peso RelativoPeso Relativo Peso Relativo

Faculdade X 6.688,36 € 73,90%

Faculdade Y 2.361,82 € 26,10%

9.050,18 9.050,18 9.050,18

9.050,18 €€€€ Quadro 8: peso relativo de cada Unidade Orgânica

Assim, aplicando os princípios definidos no ponto 5.1.1, a receita correspondente à mão-de-obra imputada ao desenvolvimento das actividades da PSE será alocada da seguinte forma:

(16)

Alocação das receitas relativas à mão Alocação das receitas relativas à mãoAlocação das receitas relativas à mão

Alocação das receitas relativas à mão----dedede----obra deobra obra obra TaxaTaxaTaxaTaxa ValorValorValorValor Politica Comum de Investigação 20% 1.810,04 € Plataforma de gestão financeira da PSE 40% 3.620,07 € Unidades Orgânicas de origem dos investigadores 40% 3.620,07 € Faculdade X 73,90% 2.675,34 € Faculdade Y 26,10% 944,73 €

Total Total Total

Total 9.050,18 9.050,18 €9.050,18 9.050,18 €€ € Quadro 9: distribuição da receita relativa a recursos humanos

Restará ainda analisar a forma de alocação da receita arrecadada a título de custos de estrutura (overheads).

De acordo com o princípio constante do ponto 5.1.2, esta componente de receita será

d

istribuída em função do peso dos custos directos de mão-de-obra imputada em relação ao total de custos directos da PSE. Será então necessário apurar a taxa de mão-de-obra desta PSE, para que seja possível enquadrá-la numa das tipologias de PSE definidas no ponto 5.1.2.

Taxa de mão Taxa de mão Taxa de mão

Taxa de mão----dededede----obraobraobra obra

9.050,18 €

18.550,18 €

=49%

=49%=49%

=49%

Quadro 10: apuramento da taxa de mão-de-obra

Analisando o quadro de distribuição de receita de custos de estrutura (overheads), verifica-se que esta PSE se enquadra no Tipo B (taxa de mão-de-obra entre 40% a 49%). Assim, a receita de custos de estrutura (overheads) desta PSE será alocada da seguinte forma:

(17)

Alocação das receitas relativas a overheads Alocação das receitas relativas a overheads Alocação das receitas relativas a overheads Alocação das receitas relativas a overheads

Taxa TaxaTaxa

Taxa ValorValorValorValor

Politica Comum de Investigação 5% 278,25 € Plataforma de gestão financeira da PSE 10% 556,51 € Unidades de I&D ou Unidades Orgânicas de origem dos

investigadores 85% 4.730,30 € Faculdade X 73,90% 3.495,83 € Faculdade Y 26,10% 1.234,46 €

Total Total Total

Total 5.565,05 5.565,05 5.565,05 5.565,05 €€€€ Quadro 11: distribuição da receita de custos de estrutura (overheads)

(18)

IV IV IV

IV – – – – Circuitos de informação e Notas finais Circuitos de informação e Notas finais Circuitos de informação e Notas finais Circuitos de informação e Notas finais

Este documento visa a sistematização e a homogeneidade de tratamento das PSE, tendo em conta a necessidade de salvaguardar interesses institucionais relativos a encargos que são assumidos genericamente pela Universidade (overheads), os que respeitam à assunção de responsabilidades e ainda no que diz respeito ao envolvimento de docentes, investigadores e não docentes na execução de actividades de I&D, no caso concreto financiadas através de PSE.

Procurando então a homogeneidade de procedimentos e em simultâneo apoiar os investigadores na execução administrativa e financeira da PSE, toda a documentação relevante deverá ser remetida aos serviços de apoio institucionais que forem aplicáveis em cada caso⁵. Assim, para a assinatura do contrato de PSE deverão ser remetidos os seguintes documentos:

1) o contrato de PSE;

2) o orçamento desagregado (que corresponderá ao preço), com informação relativa aos recursos humanos afectos à execução das actividades e respectivos tempos estimados;

3) a lista de verificação de Protocolos, devidamente assinada pelo responsável da Unidade Orgânica.

Em suma, deverá ser tido em consideração que uma PSE deve ser facturada em regime de custos totais, englobando no seu preço todos os custos directos e indirectos da actividade a desenvolver: imputação dos custos com os recursos humanos (na medida dos tempos a consumir na execução da PSE), apuramento das necessidades de aquisição de bens e serviços e aplicação da taxa de custos de estrutura (overheads) de acordo com a Deliberação nº 31/2004 do Senado da UC.

São parte integrante deste documento os instrumentos criados pela Universidade de Coimbra, necessários à normalização da formulação de contratos de prestação de serviço especializados segundo o modelo de custos totais:

a) tabela mão-de-obra da UC;

b) minutas de contratos;

c) lista de verificação;

d) registos de imputação de tempo (timesheet).

5 Administração da UC, Faculdade de Medicina, Faculdade de Ciências e Tecnologia.

(19)

V. Contactos na Universidade de Coimbra V. Contactos na Universidade de Coimbra V. Contactos na Universidade de Coimbra V. Contactos na Universidade de Coimbra

1 1 1

1 –––– Instituto de Investigação Interdisciplinar (III Instituto de Investigação Interdisciplinar (III Instituto de Investigação Interdisciplinar (III Instituto de Investigação Interdisciplinar (III----UC)UC)UC)UC) Morada: Instituto de Investigação Interdisciplinar

Casa Costa Alemão

Pólo II – Universidade de Coimbra 3030-194 Coimbra

PORTUGAL

Telefone: +351 239 723 895 Fax: +351 239 703 394 Web:

http://www.uc.pt/iii

E-mail:

iii@ci.uc.pt

2 2 2

2 –––– Administração da Universidade de Coimbra Administração da Universidade de Coimbra Administração da Universidade de Coimbra Administração da Universidade de Coimbra ---- ACGP ACGP ACGP ACGP Morada: Administração da Universidade de Coimbra

Palácio dos Grilos Rua da Ilha 3004-531 Coimbra PORTUGAL

Telefone: +351 239 859 910 / +351 239 859 920 Fax: +351 239 827 994

E-mail:

ucadmin@adm.uc.pt

/

acgp@df.uc.pt

3 3 3

3 –––– Serviço de Apoio a Projectos e Investigação ( Serviço de Apoio a Projectos e Investigação ( Serviço de Apoio a Projectos e Investigação ( Serviço de Apoio a Projectos e Investigação (SAPI) da FCTUC ) da FCTUC ) da FCTUC ) da FCTUC Morada: Rua Sílvio Lima

Univ. Coimbra - Pólo II 3030-790 Coimbra PORTUGAL

Telefone: +351 239 70 06 25 Fax: +351 239 70 06 82 E-mail:

sapi@fct.uc.pt

Anexos Anexos Anexos Anexos

Anexo A – Tabela de mão-de-obra

Anexo B – Minuta de contrato de prestação de serviços Anexo C – Lista de verificação

Anexo D – Registos de imputação de tempo (Timesheet)

(20)

c/ 11% c/ 12,8% c/ 11% c/ 12,8%

Docente

Professor Catedrático E 285 4.533,50€ 5.947,95€ 6.043,15€ 38,62€ 39,24€

Professor Catedrático I 20% 285 604,47€ 782,79€ 795,48€ 5,08€ 5,17€

Professor Catedrático I 30% 285 906,70€ 1.174,18€ 1.193,22€ 7,62€ 7,75€

Professor Catedrático I (1/3) 285 1.007,45€ 1.304,65€ 1.325,80€ 8,47€ 8,61€

Professor Catedrático I 50% 285 1.511,17€ 1.956,97€ 1.988,70€ 12,71€ 12,91€

Professor Catedrático I 285 3.022,33€ 3.990,98€ 4.054,45€ 25,92€ 26,33€

Prof. Associado c/ Agreg. E 245 3.897,22€ 5.123,96€ 5.205,80€ 33,27€ 33,80€

Prof. Assoc. c/ Agreg. I 50% 245 1.299,07€ 1.682,30€ 1.709,58€ 10,92€ 11,10€

Prof. Assoc. c/ Agreg. I 245 2.598,15€ 3.441,67€ 3.496,23€ 22,35€ 22,70€

Professor Associado E 220 3.499,54€ 4.608,97€ 4.682,46€ 29,93€ 30,41€

Professor Associado I 30% 220 699,91€ 906,38€ 921,08€ 5,89€ 5,98€

Professor Associado I 50% 220 1.166,52€ 1.510,64€ 1.535,14€ 9,81€ 9,97€

Professor Associado I 220 2.333,03€ 3.098,34€ 3.147,33€ 20,12€ 20,44€

Professor Associado I 30% 230 731,72€ 947,58€ 962,94€ 6,15€ 6,25€

Professor Associado I 30% 250 795,35€ 1.029,98€ 1.046,68€ 6,69€ 6,80€

Professor Associado I 30% 260 827,16€ 1.071,17€ 1.088,54€ 6,96€ 7,07€

Prof. Aux. c/ Agregação E 220 3.499,54€ 4.608,97€ 4.682,46€ 29,93€ 30,41€

Prof. Aux. c/ Agregação I 220 2.333,03€ 3.098,34€ 3.147,33€ 20,12€ 20,44€

Prof. Auxiliar E 195 3.101,87€ 4.093,98€ 4.159,12€ 26,58€ 27,01€

Prof. Auxiliar E 210 3.340,47€ 4.402,97€ 4.473,12€ 28,59€ 29,05€

Prof. Auxiliar E 230 3.658,61€ 4.814,96€ 4.891,79€ 31,27€ 31,76€

Prof. Auxiliar E 245 3.897,22€ 5.123,96€ 5.205,80€ 33,27€ 33,80€

Prof. Auxiliar I 20% 195 413,58€ 535,59€ 544,27€ 3,48€ 3,53€

Man hour

CARREIRA Man month

Índice

REMUNERAÇÃO MENSAL

Base

(21)

c/ 11% c/ 12,8% c/ 11% c/ 12,8%

Man hour

CARREIRA Man month

Índice

REMUNERAÇÃO MENSAL

Base

Prof. Auxiliar I 30% 210 668,10€ 865,19€ 879,22€ 5,62€ 5,71€

Prof. Auxiliar I 40% 210 890,79€ 1.153,57€ 1.172,28€ 7,49€ 7,61€

Prof. Auxiliar I 50% 210 1.113,49€ 1.441,97€ 1.465,35€ 9,36€ 9,52€

Prof. Auxiliar I 210 2.226,98€ 2.961,00€ 3.007,77€ 19,23€ 19,53€

Prof. Auxiliar I 30% 230 731,72€ 947,58€ 962,94€ 6,15€ 6,25€

Prof. Auxiliar I 40% 230 975,63€ 1.263,44€ 1.283,93€ 8,20€ 8,34€

Prof. Auxiliar I 50% 230 1.219,54€ 1.579,30€ 1.604,91€ 10,26€ 10,42€

Prof. Auxiliar I 230 2.439,08€ 3.235,67€ 3.286,89€ 21,01€ 21,34€

Prof. Auxiliar I 30% 245 779,44€ 1.009,37€ 1.025,74€ 6,55€ 6,66€

Prof. Auxiliar I 40% 245 1.039,26€ 1.345,84€ 1.367,67€ 8,74€ 8,88€

Prof. Auxiliar I 50% 245 1.299,07€ 1.682,30€ 1.709,58€ 10,92€ 11,10€

Prof. Auxiliar I 245 2.598,15€ 3.441,67€ 3.496,23€ 22,35€ 22,70€

Assistente E 140 2.226,98€ 2.961,00€ 3.007,77€ 19,23€ 19,53€

Assistente E 145 2.306,52€ 3.064,01€ 3.112,44€ 19,90€ 20,21€

Assistente E 155 2.465,59€ 3.270,00€ 3.321,78€ 21,23€ 21,57€

Assistente I 20% 140 296,93€ 384,52€ 390,76€ 2,50€ 2,54€

Assistente I 30% 140 445,40€ 576,79€ 586,15€ 3,75€ 3,81€

Assistente I 40% 140 593,86€ 769,05€ 781,52€ 4,99€ 5,07€

Assistente I 50% 140 742,33€ 961,32€ 976,91€ 6,24€ 6,34€

Assistente I 60% 140 890,79€ 1.153,57€ 1.172,28€ 7,49€ 7,61€

Assistente I 140 1.484,66€ 1.999,70€ 2.030,88€ 12,99€ 13,19€

Assistente I 20% 145 307,54€ 398,26€ 404,72€ 2,59€ 2,63€

Assistente I 30% 145 461,30€ 597,38€ 607,07€ 3,88€ 3,94€

Assistente I 40% 145 615,07€ 796,52€ 809,43€ 5,17€ 5,26€

Assistente I 50% 145 768,84€ 995,65€ 1.011,79€ 6,47€ 6,57€

Assistente I 60% 145 922,61€ 1.194,78€ 1.214,15€ 7,76€ 7,88€

Assistente I 145 1.537,68€ 2.068,36€ 2.100,65€ 13,43€ 13,64€

Assistente I (1/6) 155 273,95€ 354,77€ 360,52€ 2,30€ 2,34€

Assistente I 20% 155 328,74€ 425,72€ 432,62€ 2,76€ 2,81€

Assistente I 30% 155 493,12€ 638,59€ 648,95€ 4,15€ 4,21€

Assistente I 40% 155 657,49€ 851,45€ 865,26€ 5,53€ 5,62€

Assistente I 50% 155 821,86€ 1.064,31€ 1.081,57€ 6,91€ 7,02€

Assistente I 60% 155 986,24€ 1.277,18€ 1.297,89€ 8,29€ 8,43€

Assistente I 155 1.643,73€ 2.205,69€ 2.240,21€ 14,32€ 14,55€

Leitor E c/ Grau 140 2.226,99€ 2.961,01€ 3.007,78€ 19,23€ 19,53€

Leitor E c/ Grau 145 2.306,52€ 3.064,01€ 3.112,44€ 19,90€ 20,21€

Leitor E c/ Grau 155 2.465,59€ 3.270,00€ 3.321,78€ 21,23€ 21,57€

Leitor I c/ Grau 20% 140 296,93€ 384,52€ 390,76€ 2,50€ 2,54€

Leitor I c/ Grau 30% 140 445,40€ 576,79€ 586,15€ 3,75€ 3,81€

Leitor I c/ Grau 140 1.484,66€ 1.999,70€ 2.030,88€ 12,99€ 13,19€

Leitor I c/ Grau 30% 145 461,30€ 597,38€ 607,07€ 3,88€ 3,94€

Leitor I c/ Grau 145 1.537,68€ 2.068,36€ 2.100,65€ 13,43€ 13,64€

Leitor I c/ Grau 30% 155 493,12€ 638,59€ 648,95€ 4,15€ 4,21€

Leitor I c/ Grau 155 1.643,73€ 2.205,69€ 2.240,21€ 14,32€ 14,55€

Assistente Estagiário E 100 1.590,70€ 2.137,02€ 2.170,42€ 13,88€ 14,09€

Assistente Estagiário E 110 1.749,77€ 2.343,01€ 2.379,76€ 15,21€ 15,45€

Assistente Estagiário I 100 1.060,47€ 1.450,37€ 1.472,64€ 9,42€ 9,56€

Assistente Estagiário I 110 1.166,52€ 1.587,71€ 1.612,20€ 10,31€ 10,47€

Monitor 100 424,19€ 0,00€ 0,00€ 0,00€ 0,00€

Professor Requisitado E 140 2.226,99€ 2.961,01€ 3.007,78€ 19,23€ 19,53€

Professor Req. E Opção 188 786,52€ 1.095,61€ 1.112,12€ 7,11€ 7,22€

Professor Req. E Opção 188 1.113,49€ 1.519,03€ 1.542,42€ 9,86€ 10,02€

Professor Req. E Opção 188 998,61€ 1.370,26€ 1.391,23€ 8,90€ 9,03€