SEÇÃO DE COMPRAS
ICA / UFMG
MANUAL E PROCEDIMENTOS DE
COMPRAS 2015
MANUAL DE COMPRAS 1 –ESCLARECIMENTO
Este manual visa orientar os setores no âmbito do ICA, acerca dos procedimentos de compras da Instituição, esclarecer questões básicas relacionadas ao assunto e estabelecer regras e diretrizes.
2 –OBJETIVO
Definir normas para solicitação de compras de materiais e serviços, visando à dinamização do processo, à racionalização dos trâmites, à eficácia das aquisições e atender às orientações dos órgãos de Controle – Controladoria Geral da União e Tribunal de Contas da União.
3- METODOLOGIA
Para se atingir o objetivo traçado, o processo de compras será dividido em etapas, tantas quantas forem necessárias para se alcançar o trâmite por completo. Serão elencados os responsáveis por cada etapa e os seus participantes.
A partir da necessidade de aquisição de algum material ou serviço, o Pedido de Compra deverá ser registrado no SISTEMA DE COMPRAS, cujo acesso se dá pelo portal minhaufmg:
1.1 SISTEMA DE COMPRAS – UFMG - Passo a Passo
- Acessar ‘Sistema de Compras e Licitações’ no canto inferior esquerdo.
- No canto superior esquerdo em “Módulo do Sistema” escolha “Pedido”, depois abaixo clique em “Compra/Contratação”, depois em “Pedidos de Compra/Contratação”.
-
Passo 1
Na linha “Categoria” clique na lupa. Escolha a opção 4 “Fornecimento” e clique em “Selecionar”, é obrigatório.
Obs.: Se o pedido for de algum serviço, selecione a opção 2 “Prestação de serviços”.
- Preencha o espaço “Objeto”, é obrigatório. Neste campo o solicitante descreverá de forma resumida a natureza do pedido. Ex.: “Aquisição de reagentes para laboratório” - Preencha o espaço “Justificativa”, é obrigatório. Neste campo o solicitante deverá informar a finalidade a que se destina o pedido. Ex.: “Para aulas práticas”. Deverá ser informado também a previsibilidade do recurso que será utilizado para aquisição do material. Ex.: “Recurso PIQEG 2015”. Na falta desta informação, o pedido será devolvido para correção.
- Clique em “Salvar”.
- Clique em “Próxima etapa” no canto inferior direito.
Obs.: Certifique-se de clicar SEMPRE no botão “Salvar”. Quedas de energia, rede, internet prejudicarão seu trabalho, caso não salve as etapas.
Passo 2
No campo “Descrição” digite uma palavra-chave do material a ser solicitado e clique em “Procurar”.
- Iremos usar o exemplo do “copo plástico descartável 200ml”. Note que se digitar apenas “copo”, o catálogo irá encontrar o termo em 10 páginas, “copo plástico”, apenas uma página, “copo plástico descartável” apenas 3 itens para escolher. Quanto melhor o filtro, melhor a pesquisa. A falta de acentuação gráfica diminui o universo da pesquisa. Portanto, sempre se deve usar a acentuação.
- Marque o material desejado e clique em “Selecionar”.
- Mas digamos que se queira um copo plástico descartável de 300ml, mas não tem no catálogo. E agora? Deverá ser feito um pedido de CATALOGAÇÃO do item. Este passo será tratado a seguir.
CATALOGAÇÃO DE MATERIAIS
Depois de logar no minha.ufmg e acessar o Sistema de Compras e Licitações, no canto superior direito em “Módulo do Sistema” escolha “Pedido”, depois abaixo clique em “Compra/Contratação”, depois em “Catalogação de Materiais”.
1 – Clique em “Novo”. Caso o seu nome não apareça no campo “Solicitante”, clique na lupa e selecione.
- Preencha a “Justificativa” (Obrigatório. Sugestão de justificativa: “Item não consta no catálogo”).
- Preencha o ramal, para que o setor de Catalogação, em Belo Horizonte, possa entrar em contato caso haja alguma dúvida.
- Em “Dados do Material/Serviço”, marque o ”Tipo de Material” que no nosso caso será “material de consumo”.
- Preencha “Descrição Resumida”. No nosso caso será “Copo de plástico descartável 300ml”.
- Na linha “Grupo” clique na lupa.
a) No campo “Descrição” digite uma palavra-chave (ex.: expediente) e clique em “Procurar”. Marque o grupo desejado e clique em “Selecionar”.
b) Na linha “Unidade de Medida” clique na lupa. No campo “Descrição” digite uma palavra-chave (ex.: unidade) e clique em “Procurar”. Marque a unidade de medida desejada e clique em “Selecionar”.
2 – Preencha a “Especificação”. No nosso caso seria: “COPO PLÁSTICO DESCARTÁVEL PARA ÁGUA, COR BRANCO LEITOSO, CAPACIDADE 300 ML. O PRODUTO DEVE ESTAR EM CONFORMIDADE COM A NORMA NBR 14865/2002/ABNT. PACOTE COM 100 UNIDADES.” 3 – Clique em “Salvar”.
4 – Observe o pedido se está correto. Caso queira alterar, clique em “Voltar”, faça as alterações necessárias e clique em “Salvar” novamente. Concluído, clique em “Enviar”. Consulta do Pedido De Catalogação
O pedido de catalogação deverá ser acompanhado pelo solicitante, através do Sistema de Compras, pesquisando no Catálogo de Materiais (etapa 2 do pedido de compra) se o item já consta no mesmo. Poderá ser consultado também através do ramal 4775 em Belo Horizonte.
Outra forma de consultar o pedido de catalogação:
- No canto superior direito em “Módulo do Sistema” escolha “Pedido”, depois abaixo clique em “Consultas e Relatórios”, depois em “Situação de pedido”.
- Em “Tipo de Pedido”, marque “Pedido de Catalogo”. Clique em “Consultar”. Nesta tela encontram-se informações dos pedidos de catalogação e sua respectiva situação. Para ver detalhes do pedido, clique no ícone da impressora correspondente ao pedido.
Uma vez finalizado a catalogação, retorne ao passo 2 do Pedido de Compra e continue o processo.
Escolhemos o copo descartável 200ml que não precisou de catalogação. Note que na “Especificação Técnica” existem informações detalhadas do material. Confira se está de acordo.
- “Quantidade a Licitar”: Note que na especificação técnica o fornecimento é de “pacote
com 100 unidades”. Portanto, a unidade de medida é “cento”.
- “Valor unitário” (este valor unitário é o valor obtido em orçamento pelo solicitante).
- Clique em “confirmar”. Note que o seu pedido já possui o item de nº 001, com a descrição, embalagem, quantidade, valores unitário e total.
- Clique em “salvar”.
- Para acrescentar mais itens ao seu pedido, repita os procedimentos do passo 2. - Clique em “Próxima etapa”.
PASSO 3
- Na etapa de Entrega, clique em “Locais de entrega”.
- Em “Imóvel” digite 91.
- Na linha “Setor” clique na lupa. Marque “Seção de Almoxarifado – ICA” e clique em “Selecionar”.
- Clique em “Aplicar para todos”. Cliquem em “Ok”. - Clique em “Salvar” e em “Próxima Etapa”.
PASSO 4
- Caso não haja necessidade de amostra do material, clique em “Próxima Etapa” novamente.
- Clique em “Adicionar”.
- Preencha o campo “Descrição” com o nome da empresa cotada e/ou do(s) produto(s) cotado(s).
- Em “Tipo” marque “Orçamento”.
- Em “Arquivo” clique em “Selecionar”. Selecione o documento que corresponde ao Orçamento.
- Clique em “Salvar”.
- Cadastre pelo menos 3 orçamentos válidos para o pedido, com todos os dados da planilha padrão abaixo:
- Pedidos de Compra sem orçamentos ou com orçamentos incompletos (ex. faltando CNPJ ou telefone) serão devolvidos para correção.
- Conforme manda a legislação e jurisprudência dos órgãos de controle, é necessário o mínimo de 3 orçamentos para a pesquisa de mercado. A pesquisa de mercado é de responsabilidade do solicitante. Serão aceitos Pedidos de Compra com menos de 3 orçamentos, desde que justificados pela autoridade competente. Caso não haja justificativa, o pedido será devolvido para correção.
A PESQUISA DE MERCADO
- Assim trata a legislação sobre o pesquisa de mercado (ACÓRDÃO Nº 5216/2007 – TCU – 1ª CÂMARA):
1. As pesquisas de preços que dão suporte à elaboração de orçamento, à definição da modalidade de licitação e à efetivação da adequação financeira e orçamentária da despesa, devem ser realizadas previamente à adjudicação do objeto e homologação do procedimento.
2. Não constitui incumbência obrigatória da CPL, do pregoeiro ou da autoridade superior realizar pesquisas de preços no mercado e em outros entes públicos, sendo essa atribuição, tendo em vista a complexidade dos diversos objetos licitados, dos setores ou pessoas competentes envolvidos na aquisição do objeto.
3. Não cabe responsabilização por sobrepreço de membros da CPL, do pregoeiro ou da autoridade superior, quando restar comprovado que a pesquisa foi realizada observando critérios técnicos aceitáveis por setor ou pessoa habilitada para essa finalidade.
4. (…) antes da realização de qualquer procedimento licitatório o administrador deverá realizar pesquisa de preço no âmbito da administração pública, direta e indireta, e também junto a fornecedores do bem objeto da licitação, com a finalidade de elaborar orçamento, o qual será utilizado para se definir a modalidade de licitação, bem como proceder à necessária adequação orçamentária da despesa, consoante dispõem os arts. 14 e 15, inciso V, da Lei nº 8.666/93. Além disso, aludido orçamento constitui instrumento essencial e obrigatório para que a comissão permanente de licitação, pregoeiro e a autoridade superior que homologa o procedimento licitatório, nos termos do art. 43 dessa lei, verifiquem a pertinência dos preços contratados com aqueles praticados pelo mercado.
5. (…) a Lei 8.666/93 não define que a responsabilidade pela pesquisa de preço e a conseqüente elaboração do orçamento incumbem ao responsável pela homologação do procedimento licitatório, à CPL ou ao pregoeiro. Aliás, de outro modo não poderia ser pois é inegável que não teriam condições de realizar esses trabalhos para grande parte dos objetos licitados. Cito a título de exemplo dessas dificuldades, e porque não dizer impossibilidades, a elaboração de projetos ou termos de referência e dos respectivos orçamentos para objetos, no mais das vezes, completamente díspares, tais como aquisição de soluções de TI, prestações de serviços de limpeza e vigilância, execução de obras complexas, bens permanentes e materiais de consumo dos mais diversos tipos. 6. (…) a CPL, o pregoeiro e a autoridade superior devem verificar: primeiro, se houve pesquisa recente de preço junto a fornecedores do bem e se essa observou critérios aceitáveis; segundo, se foi realizada a adequação orçamentária; e, por último, se os preços da proposta vencedora estão coerentes com o orçamento estimado pelo setor competente.
MÍNIMO DE 3 ORÇAMENTOS
Nesse sentido é o acórdão nº 1547/2007 do TCU:
“ACORDAM os Ministros do Tribunal de Contas da União, reunidos em sessão do Plenário, ante as razões expostas pelo Relator, em: (…) 9.1.2. proceda, quando da realização de licitação, à consulta de preços correntes no mercado, ou fixados por órgão oficial competente ou, ainda, constantes do sistema de registro de preços, em cumprimento ao disposto art. 43, inc. IV, da Lei 8.666/93, consubstanciando a pesquisa no mercado em, pelo menos, três orçamentos de fornecedores distintos, os quais devem ser anexados ao procedimento licitatório;”
FONTES E CRITÉRIOS - PESQUISA DE MERCADO
Conforme institui a Instrução Normativa n° 5 de 27/06/14, alterado pela Instrução Normativa nº 7 de 29/08/14, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (consulte o passo-a-passo no link
http://www.comprasgovernamentais.gov.br/arquivos/caderno/pesquisa_precos-02-09.pdf):
Art. 2º A pesquisa de preços será realizada mediante a utilização de um dos seguintes parâmetros:
I - Portal de Compras Governamentais - www.comprasgovernamentais.gov.br;
II - pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso;
III - contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços; ou
IV - pesquisa com os fornecedores.
§ 1º No caso do inciso I será admitida a pesquisa de um único preço.
§ 3º A utilização de outro método para a obtenção do resultado da pesquisa de preços, que não o disposto no § 2º, deverá ser devidamente justificada pela autoridade
competente;
§ 4º No caso do inciso IV, somente serão admitidos os preços cujas datas não se diferenciem em mais de 180 (cento e oitenta) dias.
§ 5º Excepcionalmente, mediante justificativa da autoridade competente, será admitida a pesquisa com menos de três preços ou fornecedores.
§ 6º Para a obtenção do resultado da pesquisa de preços, não poderão ser considerados os preços inexequíveis ou os excessivamente elevados, conforme critérios fundamentados e descritos no processo administrativo.
- Ao término da inclusão dos orçamentos, clique em “Salvar” e depois em “Próxima
Etapa”.
PASSO 6
Pule esta etapa. Clique em “Próxima Etapa”. PASSO 7
Confira o seu pedido e clique em “Enviar”.
- Caso não queira enviar ou finalizar o pedido de compra por completo, é possível acessá-lo quando quiser, desde que tenha clicado em “Salvar” em todos os passos finalizados.
*OBSERVAÇÃO: Os pedidos deverão ser gerados separadamente por grupo de família.
Ex.: COLA ESCOLAR - 90G – Família: “Materiais de Expediente”
TELEFONE SEM FIO – Família: “Aparelhos e Equipamentos de Comunicação” Estes itens deveriam ser solicitados em pedidos separados por família.
Escolha a “Qt. Licitar”; “Valor Unitário” e clique em “Confirmar”. Nesta tela ainda é possível adicionar outro material, editar ou excluir algum já cadastrado.
Clique em “Salvar” e depois em “Próxima Etapa”. Pule a etapa “Amostra”, clique em “Próxima Etapa”.
Na tela “Anexos” clique em “Adicionar”. Preencha os campos “Descrição”, “Tipo”. Clique em “Selecionar” abaixo de “Arquivo” e anexe o orçamento solicitado do material. Clique em “Salvar” e “Próxima Etapa”.
Pule a etapa “Documentos” e clique em “Próxima Etapa”.
Obs.: O pedido criado pelo solicitante, quando enviado, cairá na tela do Responsável pelo setor para aprovação.
Aprovar Pedido (Responsável pelo setor)
1 – Após logar no “minha.ufmg” e acessar o “Sistema de Compras e Licitações”, no canto inferior esquerdo clique em “Fila de Trabalho”.
2 – Na guia “Compras e Licitações” – “Pedido de Compra”, clique em “Aprovar Pedido”. 3 – Em seguida, clique no pedido. Dê “ok” nas mensagens que abrirão.
4 – O aprovador do pedido tem autonomia para fazer alterações ou devolver ao solicitante para correções.
5 – Estando tudo certo, clique na aba “Encaminhar” para enviar o pedido ao Setor de Compras.
6 – Em “Ação (workflow)”, clique e selecione “Aprovar pedido e encaminhar ao Setor de Compras”. Na caixa abaixo “Despacho / Parecer*”, digite “Pedido aprovado” ou o que se fizer necessário.
CONSULTANDO PEDIDOS
Após logar no minha.ufmg e acessar o Sistema de Compras e Licitações, no canto superior direito em “Módulo do Sistema” escolha “Pedido”, abaixo clique em “Consultas e
Relatórios”, e em “Pedido de compra/contratação”.
1 – Informe os parâmetros de consulta desejados a fim de refinar o resultado da consulta.
Dica: Informe apenas o “Setor Solicitante” clicando na lupa.
2 – Clique em “Consultar”. Para maiores detalhes de um pedido específico, clique na lupa do pedido.
FILA DE TRABALHO
Quando um pedido é devolvido para correções, proceder da seguinte forma:
1 – Após logar no “minha.ufmg” e acessar o “Sistema de Compras e Licitações”, no canto inferior esquerdo clique em “Fila de Trabalho”.
2 – Na guia “Compras e Licitações” – “Pedido de Compra”, clique em “Rever Pedido”. 3 – Em seguida, clique no pedido que foi devolvido para correções. Dê “ok” nas mensagens que abrirão.
4 – Faça as correções que foram solicitadas, clicando em “Salvar”.
5 – Após as correções, clique na aba “Encaminhar” para enviar a revisão.
6 – Em “Ação (workflow)”, clique e selecione “Enviar Revisão”. Na caixa abaixo “Despacho / Parecer*”, digite “Pedido revisado” ou o que se fizer necessário.
7 – Clique no botão abaixo “Encaminhar”.
- Lembrando que após enviar a revisão do pedido, o mesmo cairá na tela do Responsável pelo Setor, sendo necessário executar as etapas já descritas pelo Aprovador do Pedido.
