UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
ALEXSANDRA DA COSTA ANDRADE
ESTUDO TIPOLÓGICO DA DOCUMENTAÇÃO CUSTODIADA PELO ARQUIVO DE PLANTAS
DO URBANISMO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE NITERÓI (RJ).
NITERÓI 2017
ALEXSANDRA DA COSTA ANDRADE
ESTUDO TIPOLÓGICO DA DOCUMENTAÇÃO CUSTODIADA PELO ARQUIVO DE PLANTAS DO URBANISMO DA
PREFEITURA MUNICIPAL DE NITERÓI (RJ).
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
ORIENTADOR: RENATO DE MATTOS
Niterói 2017
ALEXSANDRA DA COSTA ANDRADE
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM: / / BANCA EXAMINADORA
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Profº. Renato de Mattos - Orientador
Universidade Federal Fluminense
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Profª. Clarissa Moreira dos Santos Schmid
Universidade Federal Fluminense
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Profª. Adriane da Silva Gadelha
Universidade Federal Fluminense
Niterói 2017
A minha mãe, Por toda dedicação e amor.
AGRADECIMENTOS
As professoras que compõe minha banca Clarissa e em especial a Adriane, amiga de longa data e que esteve ao meu lado durante parte da caminhada que foi essa graduação.
Aos Veteranos e companheiros de Centro Acadêmico, Camila Silvestre, Allan Medeiros, Claudio Simões e George Ritter, que me receberam no curso e me mostraram o quanto seria especial fazer parte disso.
Gostaria de agradecer aos meus amigos Renata Nogueira, Raquel Prett, Rafael Miranda, Julia Nascimento Maia, Marcelo Mérida, Lais Lanceiro, Waninha Lirio e Rozena Esteves pelos melhores anos.
Aos calouros que a UFF me trouxe e que formamos uma nova família através dos estágios, Matheus Nicolau Torres, Jamilly Lazarino, Pryscilla Viana, Luisa Gomes e o pequeno revolucionário Gabriel, Aline Cruz, Rodrigo Sant’Anna, Julianna Bessa, Daniel Silva (Panda), Raul Vitor, Pedro Dias, Lorena Abreu e Lucas Mesquita.
Aos amigos que conheci em outros estados graças ao Encontro Nacional de Estudantes de Arquivologia, Amanda Herzman, Luciana Frota, Breno Silveira, Fernando dos Santos Oliveira, Felipe Araújo, Érika Neves e Jota Filho.
A minha primeira chefe, Rose Corrêa, que me ensinou a ser uma profissional que trabalha com amor em todas as adversidades.
As antigas Secretária e Subsecretaria do Urbanismo, Verena Andreatta e Cristina Barbosa, por acreditarem no meu trabalho e me darem voz para realizar as mudanças necessárias no arquivo. Ao atual Secretário Renato Barandier, pelo apoio ao meu projeto de digitalização do acervo. Ao Advogado da Secretaria André Castro, que me ajudou com toda a parte da legislação, a Arquiteta Rachel Rangel, pela paciência extrema em me explicar o funcionamento da legalização das plantas. A Sérgio Martins Filho por me ensinar todo o arquivo e por cuidar da gente como se fossemos filhos dele, a Alcinéa Ferreira, por ser minha cúmplice e amiga, Riane Codeceira, por ter acreditado no meu potencial e pela compreensão nas noites mal dormidas.
Ao meu pai Jurandir Bahiense Andrade e meu irmão Diego da Costa Andrade. A minha avó, que mesmo com pouco estudo sempre incentivou que todos avançassem na vida acadêmica, as minhas tias Regina, Rita e meu Tio Jorge que sempre me deram amor incondicional e meus primos Flávia, Laísa, Mateus, Khadine, Ludmila e Jeniffer Andrade, que sempre foram minha base fortalecedora, em especial a minha prima Raquel por enfrentar comigo todo e qualquer desafio com dedicação e amor incondicional. Aos meus afilhados Gabriela e Arthur, minha priminha Beatriz e meus sobrinhos João Pedro e Maria Fernanda. Meu namorado Luis
Eduardo Brasserose Junior, que me incentivou e apoiou em cada página desse trabalho. E acima de tudo a Deus e a Nossa Senhora que permitiram que eu tivesse saúde e vida para encerrar esse novo ciclo da minha vida.
RESUMO
O presente trabalho tem como objetivo realizar o levantamento dos tipos documentais presente no acervo do Arquivo de Plantas da Secretaria de Urbanismo e Mobilidade da Prefeitura Municipal de Niterói (RJ). Tendo início na análise e vivência como funcionária do arquivo de plantas, foi possível observar que a forma como a documentação estava acondicionada no acervo e a disponibilização da informação não era realizada de forma que maximizasse o atendimento tanto aos contribuintes, quanto aos funcionários da Prefeitura que utilizam as informações contidas no arquivo para a legalização do solo urbano. Abordando a aplicação da Diplomática nos estudos da gênese documental, a partir da identificação do tipo documental e seu contexto de produção, o referido estudo prioriza mostrar como podem ser realizadas melhorias na otimização do espaço, já que a documentação passa a estar organizada dentro de sua série documental, e na facilidade em disponibilizar e recuperar a informação para os usuários.
ABSTRACT
The objective of this paper is to carry out a survey of the archive type present in the acquis of the Plant File of the Departament of Urbanism and Mobility of the Municipality of Niterói (RJ). Beginning with the analysis and experience as an employee of the plant archives, it was possible to observe that the way the records was stored in the acquis and the provision of information was not carried out in a way that maximized the service to both taxpayers and Municipality employees who use the information contained in the archive for urban land legalization. Approaching the application of the diplomatics in the studies of the archive type and its context of production, this study prioritizes to show how improvements can be made in the optimization of space, since the documentation happens to be organized within its archive series, and the ease of providing and retrieving information for the users.
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
CREA Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura CONARQ Conselho Nacional de Arquivos
IPTU Imposto Predial e Territorial Urbano ISS Imposto Sobre Serviços
PMN Prefeitura Municipal de Niterói RGI Registro Geral de Imóveis RJ Rio de Janeiro
SINAR Sistema Nacional de Arquivos SMF Secretaria Municipal de Fazenda
SMU Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade UDFO Unidade Departamental de Fiscalização de Obras UDPE Unidade Departamental de Parcelamentos e Edificações UDU Unidade Departamental de Urbanismo
UGA Unidade de Gestão Administrativa (Gabinete) USPA Unidade Setorial de Protocolo Administrativo
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 Formulário de Identificação do Tipo Documental I p. 30
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO... 12
1 DA DIPLOMÁTICA CLÁSSICA A CONTEMPORÂNEA….………. 13
1.1 DIPLOMÁTICA CLÁSSICA………... 13
1.2 DIPLOMÁTICA CONTEMPORÂNEA……... 18
2 A INSTITUIÇÃO………... 23
2.1 A SECRETÁRIA………... 23
2.2 A DOCUMENTAÇÃO………... 24
3 APLICAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS DE IDENTIFICAÇÃO...
CONSIDERAÇÕES FINAIS... REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS... ANEXO I... 28 34 35 37
Introdução
O levantamento dos tipos documentais do acervo do Arquivo de Plantas da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade (SMU) do município de Niterói (RJ) mostrou-se necessário a partir da vivência na rotina de trabalho no setor e da observação dos procedimentos adotados na gestão, na organização e nas intervenções realizadas no acervo, até o dado momento, como forma de solucionar os problemas encontrados durante a realização das principais atividades do arquivo, por meio da análise das plantas e identificar a necessidade de um estudo tipológico. A tipologia documental mostra-se relevante por recuperar as informações do documento desde sua gênese, o que é fundamental para sua compreensão e a definição da melhor forma de organizar o referido acervo. A partir da análise dos tipos documentais pode-se definir melhor as séries documentais do acervo e efetivar outras operações técnicas aos documentos.
O acervo é de alta relevância para a comunidade niteroiense por auxiliar na regularização dos imóveis servindo como base, através de seu valor probatório, para modificações, acréscimos e financiamentos, e para o cumprimento das atividades e funções internas, como gerar certidões, viabilizar construções, apurar denúncias e regulamentar a ocupação do solo.
O presente trabalho tem como objetivos específicos chegar na identificação do tipo documental, através do estudo do contexto de produção e da gênese documental, analisando como a relação entre o método de identificação é realizado e como é feita a organização técnica do documento. Visando como objetivo geral utilizar os fundamentos teóricos e metodológicos das Diplomáticas clássicas e contemporâneas, foram escolhidos como referencial teórico os estudos realizados por Heloísa Liberalli Bellotto (2002, 2008a e 2008 b), Ana Célia Rodrigues (2003, 2008 ,2012 , 2013), em vista a relevância a relevância na comunidade arquivística e, como explicarei mais adiante, o pioneirismo em abordar esse tema, além de Cláudio Muniz Viana (2012) e Natália Bolfarini Tognóli (2013), por sua visão mais atual e geral tanto da identificação tipológica quanto da diplomática clássica, discutindo assim as bases para melhorias eficazes do acervo, objeto do presente estudo.
Capítulo 1. Da Diplomática Clássica à Contemporânea
1.1 A DIPLOMÁTICA CLÁSSICA.
Como forma de construir uma base para o estudo tipológico, faz-se necessário uma breve apresentação da Diplomática de sua origem até a sua evolução ao longo dos séculos. Neste sentido, no presente capítulo abordaremos sucintamente o início do estudo dos diplomas, que era realizado no âmbito da disciplina Diplomática com o intuito de atestar a autenticidade dos diplomas através de suas características extrínsecas. Isso perdurou até o momento do diálogo da Diplomática com a Arquivística, onde o estudo das características intrínsecas e uma nova metodologia, a partir da evolução do diálogo entre elas observado e pelo estudo minucioso do documento e das atividades e funções que os geraram, passam a
prevalecer. A Diplomática, em sua definição: [...] ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de origem governamental e/ou
notarial. Trata portanto, dos documentos que, emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras (como é o caso dos notários), são submetidos para efeito de validade, a sistematização, imposta pelo direito. (BELLOTTO,2008b)
O objeto de estudo da Diplomática é o documento diplomático que “é o registro legitimado do ato administrativo ou jurídico, consequência, por sua vez, do fato administrativo ou jurídico.” (BELLOTTO, 2002, pg. 17). Um desses documentos diplomáticos é o diploma, documento autêntico e solene de acordo com Mabillon.
O estudo das características dos documentos teve início na Antiguidade, onde a autenticidade do documento era atribuída de acordo com o local no qual era depositado. O código do Imperador Justiniano foi uma das primeiras didáticas de como compilar negócios jurídicos. (TOGNOLI, 2013)
Na Idade Média os estudos continuaram sendo a verificação da autenticidade dos documentos que comprovavam a propriedade de terras, entretanto passou a ser atribuída de acordo com a aprovação de príncipes ou reis que assim os tornavam autênticos. O primeiro sistema de crítica científica que abrange todas as características internas e externas do documento foi no século XII, redigido pelo Papa Inocêncio III, e focava os documentos produzidos na época, entretanto deixava os documentos mais antigos sem o instrumento apropriado. As características externas do documento são a estrutura física e sua forma de apresentação. Já as características internas do documento têm a ver com o conteúdo, o assunto que ele trata, a natureza de sua proveniência e sua função. (BELLOTO, 2002).
A partir dessa publicação, os estudiosos da Diplomática passaram a ter seu foco na autenticidade dos documentos que cediam privilégios, doações e posses. No caso de Lorenza Valla, o estudioso provou ser falsa a doação de terras e imóveis dentro e fora da Itália, doações essas realizadas durante o Renascimento e outorgadas pelo Imperador Constantino ao Papa Silvestre. Tendo como ponto central questionar as publicações de outros estudiosos que definiam um determinado diploma autêntico ou não, dando início à Guerra Diplomática. (TOGNÓLI, 2016)
No século XVII, a Alemanha vivia uma disputa por direito de soberania das classes do Sacro Império Romano – Germânico, que foi realizada a partir dos diplomas como forma de atacar e defender a classe oposta. A estratégia foi utilizada também pela Igreja Católica, na disputa por territórios entre ordens religiosas. Essas contendas se deram através da análise da autenticidade dos documentos que legalizavam essas doações de terras e de imóveis aos mosteiros e cidades, fomentando o estudo da Diplomática e incentivando os estudiosos a se aprofundarem nas características dos documentos. (TOGNÓLI, 2016)
Na França,a disputa principal se deu entre o jesuíta Bolandista Daniel Papebroch e o beneditino Jean Mabillon:
O trabalho de Papebroch merece destaque dentre os estudos teóricos da Diplomática por ser a primeira obra a emitir regras para o juízo dos documentos sem o objetivo puramente prático-jurídico de verificar a autenticidade de diplomas visando à legitimação de direitos e privilégios. TOGNOLI (2013, p. 29)
O grande impulso para a formulação de um juízo sobre autenticidade foi construído por Mabillon, sendo o ponto de partida para que os beneditinos compilassem os primeiros tratados sobre a crítica dos diplomas. Quando Papebroch, dando continuidade ao trabalho de Jean Bolland, chega ao estudo da autenticidade da doação de Dagoberto II ao mosteiro de São Maximino, ele encontra dificuldade na hora de elaborar uma crítica correta pela escassa fonte documental, sendo essa a diferença entre a conclusão do trabalho dos dois.
Mabillon foi um monge beneditino de muito prestígio que teve seu trabalho e talento reconhecidos desde muito jovem, o que abriu as portas durante suas viagens de pesquisa por toda a Europa, em todas as ordens que visitou. Quando publicou sobre a vida dos monges beneditinos e teve sua obra contestada, Mabillon respondeu através de outra obra chamada de
Vetera Anacleta onde relatava essas viagens em que teve acesso a diversos documentos
autênticos e com eles relatou fatos históricos importantes para a Igreja Católica, principalmente na França. Após sua segunda publicação, Jean de Mabillon foi convidado a contestar a obra de Daniel Papebroch. Como resultado de sua avaliação sobre o trabalho do jesuíta, foi publicado De re diplomatica VI, onde Mabillon dá o nome de Diplomática à crítica
dos documentos e cria um método de análise dos diplomas franceses dos primeiros séculos da Idade Média, impulsionando os estudos da Diplomática e da Paleografia por toda a Europa. (TOGNÓLI, 2016)
O “método” de Mabillon é portanto, um método histórico, analítico comparativo, uma vez que interpreta o documento inserido em uma série cronológica ou em um conjunto específico de documento de uma determinada época ou lugar, que serão confrontados e analisados com base nesse contexto preestabelecido. Esse método sustenta o estudo crítico dos documentos até hoje e, por essa razão, De re Diplomatica VI pode ser considerada uma das obras mais importantes publicadas na segunda metade do século XVII. (TOGNOLI, 2013, p. 35)
Impulsionado por Mabillon, o italiano Scipione Maffei em 1727, publicou o tratado sobre diplomas antigos, colaborando principalmente para a Paleografia, realizando sua pesquisa de fontes com a intenção de provar a autenticidade dos diplomas e, de pioneiramente, contar a história da documentação através da matéria e do tipo de escrita, expondo em sua obra os caracteres extrínsecos do documento, sua forma de apresentação e estrutura física como o material, o tipo de escrita. Para Maffei, os diplomas são os documentos mais nobres provenientes de autoridade suprema, mas mesmo quando o autor escreve sobre arquivos não contribui para a elaboração de qualquer regra ou princípio para a organização dos diplomas que ali estavam depositados. (TOGNÓLI, 2016)
É possível observar que, até o momento, as obras de Diplomática não traziam uma preocupação com o estabelecimento de definições e conceitos. O objetivo era estabelecer um juízo sobre os documentos que estavam sob a análise para fins prático-jurídicos e, para isso, não era necessário o estabelecimento de termos; mas, sim, a aplicação de um método, para verificar os elementos. Esses tratados e manuais tinham a função de criticar os diplomas, estabelecer sua autenticidade ou falsidade, baseando-se no método analítico-comparativo, e não de criar teorias. (TOGNOLI, 2013 p. 38)
Essa característica dos tratados e manuais começou a se perder com a obra dos monges beneditinos franceses Dom René-Prosper Tassin e Charles François Toustain em 1750 que prognosticamente contribuíram para a didática da disciplina definindo o que é Diplomática, as noções de falsidade, autenticidade, cópia e original, público e privado e arquivos no contexto histórico específico dos séculos XVII e XVIII. (TOGNÓLI, 2016)
Na Itália, Angelo Fumagalli, historiador e abade do mosteiro Milanês de Santo Ambrógio, escreve em 1802, Delle Instituzioni Diplomatiche tendo como principal objeto de estudo a Diplomática geral, buscando preencher o vazio deixado pelos autores italianos, tratando dos caracteres extrínsecos e intrínsecos do diploma e sobre cartas antigas. Ao formular um conceito mais elaborado sobre o que são os arquivos, o autor propõe um método de ordenar os documentos, além de instruir passo a passo como conservar e preservar os diplomas, desde como se deve desenrolar os pergaminhos, até como marcar acima da página o
número de ordem dentro da série a qual pertencia e o título do conteúdo tratando assim de seus princípios de ordenamento, distribuição e formação. (TOGNÓLI, 2013)
A obra de Jean de Mabillon influenciou também o estudo aprofundado da Diplomática na Alemanha, onde o professor Christian Heinrich Eckhard a introduziu em 1742 como disciplina do Ensino Universitário. Sendo esta dividida em duas linhas, uma centrada na Diplomática geral que estudava selos, monogramas, datas e escrituras e a outra linha na Diplomática especial que estudava grupos de documentos selecionados que tratavam especificamente de um imperador ou rei. Destacaram-se na Diplomática especial Johann Georg Bessel, que tratou apenas dos elementos formais dos documentos dos Reis Conrado I e Federico II e Johann Heumann que foi pioneiro no trato da documentação por seu conteúdo jurídico como elemento de crítica Diplomática, abordando também as instituições arquivísticas. (TOGNÓLI, 2013)
Tognóli (2013) afirma que em 1789, com o advento da Revolução Francesa, o estudo da Diplomática teve grandes mudanças. A documentação perde o foco na sua relevância jurídica, uma vez que muitas das instituições as quais pertencia foram extintas e passa a enfatizar seu valor histórico, sendo parte ativa no processo de formação da identidade nacional. Cinco anos após a Revolução os arquivos são abertos aos cidadãos com a criação do Arquivo Nacional Francês, tornando-se um marco para a história e para as ciências tidas como “auxiliares” (Paleografia, Diplomática, Heráldica e Arquivística) além de servir como forma de fortalecer a relação entre a pesquisa e os arquivos.
Outro país que foi palco de importantes estudos na área da Diplomática foi a Áustria, que através da revolução capitaneada por Leo Thun Hohestein, o ensino universitário foi reformado dando maior autonomia à História. Foi em Viena que aconteceu o ápice da “febre arquivística” com a criação do Institut für Österreichische Gescgichitsforschung (IÖG) em 1854 que se baseava no estudo crítico dos documentos do passado através das ciências auxiliares, tendo como diretor Theodor Von Sickel que transmite: o conceito de documento diplomático, um método de análise baseado no confronto de escrituras e o estudo do momento de criação do ato e da documentação que gerou. (TOGNÓLI, 2013)
A publicação de Acta regum et imperatorum Karolinorum digesta et ennarata de Sickel em 1867, definiu a base da Diplomática moderna construída, sendo o resultado do estreitamento histórico da Diplomática com a arquivística e ressalta o novo objetivo da Diplomática que passa a abranger algo maior que a comprovação de autenticidade do documento, passou a tratar também os documentos diplomáticos em seu conteúdo. (TOGNÓLI, 2013)
Outro ponto de referência para as obras que se seguiram foi à estrutura da publicação de Sickel, o qual passou a abordar os elementos da Diplomática, e a entender o documento diplomático como parte de um sistema formado por elementos intrinsecamente ligados à sua formação ou forma. Sickel também fala do funcionamento dos protocolos que:
[…] funcionam como uma moldura protegendo o teor gravado na tela que possui um fato de natureza jurídica. Esse teor ou conteúdo jurídico tem o objetivo de provar a existência de um acontecimento específico, relacionado com as pessoas envolvidas no ato jurídico (TOGNOLI, 2013, p. 56)
Julius Ficker foi um dos autores que contribuiu de forma direta para o estudo da Diplomática Moderna através de sua obra Beiträge zur Urkundenhre, de 1877. Ele fez a distinção entre o momento da ação (actio) e o momento da criação do documento (conscriptio). Ficker estudou a história do Direito e das instituições através das fontes documentais e continuou a edição dos documentos imperiais e régios carolíngios, após a morte de Böhmer, criando um sistema que preconizou o estudo da gênese documental, focando no ato e sua redação, a partir de divergências encontradas entre a data de criação do negócio jurídico (actum) e a data de redação (datum). (TOGNÓLI, 2013)
Com o estudo da gênese documental, os documentos que antes eram descartados por terem algum erro em sua escrita ou datação e serem considerados falsos passaram a receber um estudo crítico através do momento da ação e redação no suporte material e comparado com base em outras publicações do mesmo autor.
Nesse estudo crítico, todos os passos vividos pelo actio antes de tornar-se documento eram profundamente analisados. Ficker foi o primeiro a analisar também o contexto jurídico do documento “no qual a ação que dá origem ao documento foi gerada, além da relação desta com os outros elementos essenciais à formação do documento, ou seja, as pessoas que fazem parte dela e a forma documental”. (TOGNOLI, 2013, p. 56).
Influenciado por Sickel e Ficker, Harry Bresslau publica, em 1889 Handbrech der
Urkundenlehre für Deustchland und Italian, Manual de Diplomática para Alemanha e Itália,
focando nos estudos da Diplomática, de modo geral aplicados nos documentos medievais desses países.Engloba todos os aspectos do estudo dos diplomas, desde Papebroch até Ficker, conseguindo assim propagar os estudos de Sickel e permitindo que novos documentos, que no antigo regime e nos Manuais modernos eram ignorados, sejam estudados.
A Diplomática moderna não possuía o objetivo de caracterizar os arquivos, nem de criar métodos para organização ou estabelecer princípios. Os arquivos passam a ser organizados com base nos temas dos documentos em todas as importantes instituições arquivísticas na Europa, visando principalmente o valor histórico para a Diplomática e
tornando-se um local de memória. Mesmo ainda considerando o documento apenas pelo seu valor histórico, podemos notar que os avanços feitos em estudar a documentação dos arquivos e seus elementos foram de grande importância e servem como base para a Diplomática Contemporânea.
1.2 A DIPLOMÁTICA CONTEMPORÂNEA
Os diplomatistas do século XIX focaram em localizar novos elementos para analisar os documentos, excluindo assim os documentos contemporâneos e forçando o estudo somente sobre os documentos diplomáticos da Idade Média, e assumindo assim, uma postura de “subserviência” em relação à História que só se rompeu a partir do século XX com o vínculo criado com a Arquivística. (RODRIGUES, 2008)
Rodrigues (2008) afirma que do final do Século XIX até grande parte do século XIX acontece a chamada crise Diplomática quando entre os autores não existia ainda uma formulação de critérios unificados sobre o objeto de estudo da diplomática e as opiniões dos diplomatistas da época divergiam sobre quais os documentos deveriam ou não ser estudados.
No começo do século XX, esse panorama mudou com um impulso dos estudiosos alemães que propunham uma ampliação tanto no âmbito material quanto no cronológico da Diplomática. No intuito de acabar com a crise diplomática que diversos autores europeus, a exemplo, do francês Auguste Dumas que defendia que o foco deveria manter-se nos documentos de caráter jurídico ainda para tratar da autenticidade, o austríaco Fichtenau manifestou-se por uma nova delimitação do objeto da Diplomática em que o documento em sua forma e conteúdo fosse analisado com o intuito de emergir os aspectos sociais que não eram explorados na Idade Média. Já o italiano Armando Petrucci acredita que a Diplomática deveria manter-se uma ciência medieval. Com a influência marxista na década de 1960 alguns diplomatistas passaram a pensar no objeto da Diplomática como algo superior à ordem cronológica, como é o caso de Sébanek, que acreditava que ultrapassar a crítica de forma e conteúdo deveria ser necessário para dar início a uma análise da função jurídica na expectativa de dar ao documento uma consciência de função social.
No período compreendido entre 1960 e 1970, surge uma nova corrente diplomatista, formada por estudiosos que alargam o conceito de documento e as tradicionais fronteiras cronológicas, ampliando o cargo de estudo da diplomática, até então restritos aos documentos medievais. Surge a necessidade de aprofundar o estudo do conteúdo o documento e estabelecer um novo método. (RODRIGUES, 2008, p. 128) Viana e Rodrigues (2013) afirmam que em 1970 os arquivos públicos de diversos países começaram a apresentar problemas em suas condições físicas, a acumulação de
documentos históricos que depois não conseguiam ter acesso de forma fácil, a falta de parâmetros metodológicos normalizados que avaliassem, e dependendo do resultado dessa avaliação, transferissem ou eliminassem esses documentos. Faltava um método de avaliar essa documentação em sua gênese para destinar ao melhor lugar, sendo o descarte para documentos que não possuíam mais valor, quanto o recolhimento para os documentos históricos.
Próximo aos anos de 1980 uma nova geração de estudiosos da Diplomática especial se formou, aplicando os princípios metodológicos e teóricos da disciplina aos documentos de arquivo, gerando um vínculo entre a Diplomática e a Arquivística e resultando em profunda influência da construção teórica em arquivística.
Os arquivistas espanhóis desenvolveram estudos valiosos para a tipologia documental. Daremos destaque nesse trabalho à obra de Vicenta Cortés Alonso que ressalta os papéis das disciplinas que tratam o documento, afirmando que:
[…] a disciplina que permite ler e transcrever corretamente os documentos manuscritos é a Paleografia, a que explica a gênese documental e analisa os caracteres internos e externos é a Diplomática e a que se encarrega de estudar os documentos desde o ponto de vista de sua função administrativa, sua conservação, descrição e serviço é a arquivística (CORTÉS ALONSO, 1986, p. 1 apud RODRIGUES, 2008).
Responsável por coordenar o Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, composto por arquivistas de nove municípios, Córtez Alonso iniciou sua pesquisa em 1981, reunindo-se com os demais membros do grupo para estudarem os 50 principais tipos documentais produzidos pelas administrações municipais, escolhidos através de sua incidência na vida dos cidadãos e das atividades dessas cidades, com o objetivo de facilitar o trabalho da administração e a custódia desses documentos. O grupo tornou-se pioneiro na aplicação de metodologias para identificar as tipologias de documentos públicos para a realização de tarefas arquivísticas, através de uma análise documental como fundamento para a classificação e descrição e aplicando uma perspectiva genético comparativa, preconizada pela Diplomática clássica, na identificação de séries acumuladas e comparando-as com as novas no intuito de normalizar as series documentais para efeito de tratamento arquivístico. O resultado dessa pesquisa foi registrado no Manual de Terminologia dos Arquivistas de Madri. RODRIGUES, 2008)
Em 1987, a italiana Paola Carucci, contribui de forma substancial, através de sua redefinição do que é documento, abrindo o âmbito da Diplomática e unindo-a com a
arquivística, incluindo considerações sobre o documento como produto do procedimento administrativo. Em sua definição de o que é Diplomática, Carucci a apresenta como:
[…] a disciplina que estuda o documento singular ou, se preferirmos, a unidade arquivística elementar, o documento, mas também o arquivo, o registro, analisando, sobretudo, os aspectos formais para definir a natureza jurídica dos atos, tanto na sua formação quanto nos seus defeitos. (CARUCCI, 1987, p.27 apud RODRIGUES, 2008).
Mostrando ainda que a análise Diplomática se associa ao saber dos métodos nos quais se forma a vontade explicitada no ato jurídico, a consciência da forma na qual tal ato manifesta-se e as características próprias do documento em que o ato é representado. As experiências metodológicas que se desenvolveram na Espanha no campo da tipologia documental, como aquela proposta por Vicenta Cortés Alonso e o Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, no campo da classificação e descrição dos documentos públicos espanhóis, tornaram-se referência para os estudos desenvolvidos no Brasil e em outros países latino-americanos.
O método de análise tipológica chegou à arquivística brasileira, a partir dos estudos de Bellotto em 1980 e 1990, que inova teorizando a partir do método do Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, ao apresentar os fundamentos da tipologia divulgando a metodologia utilizada:
Para introduzir os estudos tipológicos é preciso relembrar que espécie documental é configuração que assume o documento de acordo com a disposição e a natureza de sua informação e que tipo documental é a espécie, não mais como ‘fórmula’ e, sim, já imbuído da atividade que o gerou. Assim, pode-se estabelecer dois pontos de partida para a análise tipológica: o da diplomática ou o da arquivística. 1. Quando se parte da diplomática, o elemento inicial é a decodificação do próprio documento, sendo suas etapas: da anatomia do texto ao discurso, do discurso à espécie, da espécie ao tipo, do tipo à atividade, da atividade ao produtor. 2. Quando se parte da arquivística, o elemento inicial tem que ser necessariamente a entidade produtora, cujo percurso é: da competência à estrutura, da estrutura ao funcionamento, do funcionamento à atividade refletida no documento, da atividade ao tipo, do tipo a espécie, da espécie ao documento. Na diplomática, a análise tipológica parte a espécie. A identificação diplomática de um documento, portanto, independe das características do conjunto. Na arquivística, a análise tipológica parte da proveniência. A análise tipológica é bastante vantajosa para a efetivação das operações técnicas que devem ser aplicadas aos documentos de arquivo. (BELLOTTO, 2004, p. 49 apud RODRIGUES, 2008)
Mesmo divergindo da Diplomática Clássica, que tinha como objeto de estudo o documento diplomático, a tipologia documental, chamada também por Belloto (2002) e Rodrigues (2008), de Diplomática Contemporânea ou Diplomática Arquivística, não deixa de estudar a espécie, que é a configuração assumida por um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações contidas.. Apenas a investiga melhor por meio da atividade que a gerou, sendo seu objeto a organicidade dos conjuntos documentais a partir do
momento em que a construção Diplomática do documento é a mesma para registrar funções de ações iguais.
Definida por Rodrigues (2012, p. 46), a tipologia “tem como parâmetro conceitual a identificação do tipo, cuja fixação depende primeiramente do reconhecimento da espécie.”.
Sendo uma abordagem expansiva da Diplomática, Bellotto (2002) trata a tipologia documental como o estudo que segue até a gênese documental, se aprofundando na contextualização de criação do documento e nas funções, competências, atribuições e atividades da entidade produtora/acumuladora. A gênese documental é o cerne do documento, sua estrutura, suporte físico e escrita. A estrutura pré-determinada da redação e a espécie documental está no que se quer definir ou provar, dentro de seu setor, órgão ou instituição pública ou privada. Considerando o contexto não só da mensagem contida no documento como sua proveniência e função em sua produção e a espécie documental. Sendo ela que caracteriza um documento indivíduo e o meio que foi utilizado como apoio jurídico para que o conteúdo do documento estruturado de forma correta em sua estrutura seja considerado legítimo, possuindo uma denominação imutável, validada pela razão de criação do documento e definida por sua procedência tendo valor imediato a quem o criou e vigora para sua produção, uso e tramitação.
O tipo documental é a configuração assumida pela espécie documental de acordo com a atividade que ela representa, recebendo denominações extensas e tendo valor pela atividade que representa, definindo-se a partir de sua proveniência, vigorando para os arquivos em todas suas fases (corrente, intermediário e permanente) e no uso secundário, assim interessando tanto a quem a produz quanto ao pesquisador.
Antônia Heredia Herrera define o tipo documental como um elo existente entre espécie e a função geradora do documento, consequência natural do registro de uma atividade, estabelecendo um padrão a ser empregado. Assim o tipo documental seria o parâmetro para o reconhecimento de outros documentos com características semelhantes de produção e tramitação. (apud RODRIGUEZ, 2010)
Por sua vez Sônia Rodriguez (2010) acredita que o tipo documental é o parâmetro para constatação de outros documentos com características semelhantes em produção e tramitação e representa um modelo perfeito baseado na relação entre a função que gerou o documento e a espécie, sendo ela decorrente do registro de uma atividade, que estabelece um padrão a ser utilizado nessa mesma atividade, em outros momentos em que ela for registrada.
As vantagens do uso da identificação tipológica do documento para a Diplomática Contemporânea e para os arquivos são ressaltadas por diversos autores, Tognóli (2013, p.114)
assinala que “para a Diplomática contemporânea, ao estudar a unidade arquivística elementar o arquivista é capaz de compreendê-la em todo seu complexo, identificando as relações que ela mantém com os outros do mesmo fundo”.
Para Rodrigues (2010), a tipologia documental ultrapassa o limite da Diplomática, que tem como objeto a configuração interna do documento com foco nas partes jurídicas para comprovar a autenticidade e cuida da relação entre os integrantes de uma série, considerando que estes são correspondentes a mesma atividade. Facilitando assim o reconhecimento desses documentos e ajudando na hora de arquivá-los.
A identificação do tipo documental de um acervo torna possível o trato de documentos de qualquer época:
A grande perspicácia da identificação é o fato que o tipo documental está intrinsecamente ligado à função. Isso permite, por exemplo, que essa metodologia seja utilizada em documentos acumulados, independente do período histórico que tenham sido produzidos. (VIANA; RODRIGUES, 2012, pg. 9)
Assim, para definir o melhor método de organizar e propagar as informações contidas nos documentos arquivísticos tornou-se indispensável o reconhecimento das atribuições, atividades e competências da entidade que a produziu e/ou acumula essa massa documental. Tornando viável através do estudo da documentação compreender as escolhas das tipologias escolhidas para corroborar as atribuições da entidade que estiver sendo estudado o acervo documental.
Capítulo 2. INSTITUIÇÃO
2.1 A SECRETARIA DE URBANISMO
A Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade (SMU) é um órgão da Administração Direta da Prefeitura Municipal de Niterói (RJ), legalizado nessa nomenclatura e em suas funções de acordo com a Lei nº 1.565, de 30 de dezembro de 1996 e reestruturado pelo Decreto nº 11.415, de 12 de junho de 2013. Está localizada na Rua Visconde de Sepetiba, nº 987, 12º andar, no Centro da cidade de Niterói. Tem como missão conduzir ações governamentais voltadas ao planejamento e desenvolvimento urbano do Município, realizando isso através de suas atribuições1.
Dentre as ações governamentais, podemos destacar: assessoria ao prefeito nas questões relativas ao desenvolvimento urbano, promoção de estudos e projetos urbanísticos, promoção da manutenção do Cadastro Técnico Municipal, busca e execução de soluções que melhorem a mobilidade urbana, definição de normas reguladoras de ocupação e, recentemente, segundo os Artigos 21 e 24 da Lei 9.503/1997, atuar como órgão executivo rodoviário e de trânsito do Município.
No escopo das competências da Secretaria Municipal de Urbanismo destaca-se também a gestão da política municipal de planejamento e desenvolvimento urbano, incumbência efetivamente realizada a partir do processo de elaboração, coordenação e monitoramento das políticas escolhidas com base nas pesquisas e estudos realizados2 Esses procedimentos são formas de integrar as ações de desenvolvimento municipal com os governos estadual e federal. A Secretaria é responsável também pela elaboração das atualizações do Plano Diretor apresentando propostas de desenvolvimento dos programas, estudos, planos e projetos vinculados aos objetivos estabelecidos por ele.
Dentre as funções da Secretaria destacam-se o desenvolvimento, acompanhamento e aprimoramento da legislação relacionada às políticas urbanas, formulando ações que reafirmem o posicionamento em questões que abordam o desenvolvimento e melhorias urbanas municipais, incluindo as ações que resultem em uma inserção nos planos
1 Cf. Documento Interno de Proposta Orçamentária da Secretaria de Fazenda da Prefeitura Municipal de Niterói (2015).
2
Cf. NITERÓI.Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade, Prefeitura Municipal de Niterói (RJ)(Org.). SMU.2016. Disponível em: http://urbanismo.niteroi.rj.gov.br/smu/; Citar aqui a referência à Lei 1.819, de dezembro de 2000.
metropolitanos, estaduais, regionais e nacionais3. Outra principal função é a coordenação dos projetos urbanos, cabendo ao SMU o desenvolvimento e a execução de mecanismos e modelos que sejam mais adequados, viabilizando e implementando projetos usando como base os instrumentos da política urbana.
A função normativa é executada com o objetivo de ordenar e disciplinar a ocupação e uso do solo urbano, proceder à análise, aprovação e o arquivo de projetos de edificação e urbanização dos empreendimentos em suas diversas modalidades, assim como expandir a documentação pertinente, exercer as atividades de licenciamento para ocupação e uso, fiscalizar o cumprimento das normas relativas a elas e promover a elaboração e atualização constante do Cadastro Técnico Municipal. E realizar uma maior interação com as demais Secretarias a fim de executar os projetos, ações e programas de sua área de competência. Sua finalidade é considerar as problemáticas que envolvem o cotidiano da cidade como ocupação desordenada, poluição e congestionamentos e propiciar a população uma adequada estruturação do espaço.
A Secretaria Municipal de Urbanismo é composta de alguns setores, dentre os quais se sobressaem o Departamento de Urbanismo (UDU), composto por engenheiros e geógrafos responsáveis pelos projetos de planejamento e desenvolvimento urbano, o Serviço de Protocolo e Arquivamento (USPA), composto por servidores públicos de nível médio e responsáveis pelo atendimento ao contribuinte, abertura e gerenciamento dos processos da Secretaria, o Departamento de Fiscalização de Obras (UDFO) responsáveis pela fiscalização das construções e projetos, liberando o número de Boletim de Aceite e averiguando as denúncias de obras irregulares, o Departamento de Parcelamento e Edificações (UDPE), composto por arquitetos responsáveis pela análise de pedidos de construção, parcelamento e ocupação do solo, além de aprovar os projetos técnicos quando feitos de acordo com as normas e leis municipais; e o Gabinete (UGA), composto pela secretária, seus respectivos subsecretários e advogados, responsáveis pelas principais questões de toda a secretaria, bem como a parte jurídica.
2.2 A DOCUMENTAÇÃO
Antes de falarmos sobre os documentos da Secretaria de Urbanismo e Mobilidade faz-se necessário aprefaz-sentarmos conceitos básicos importantes da Arquivologia como o que são os arquivos, arquivos municipais e documentos baseados em lei, sua definição pelo
3 Cf. NITEROI. Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade, Prefeitura Municipal de Niterói (RJ) (Org.).SMU.2016. Disponível em: http://urbanismo.niteroi.rj.gov.br/smu/.
Dicionário de Terminologia Arquivística e no ponto vista de autores renomados na área como Ana Célia Rodrigues, Helena Corrêa Machado e Ana Maria Almeida Camargo.
O Dicionário de Terminologia Arquivística define arquivo como o “conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27)
Sobre os Arquivos Municipais o Dicionário de terminologia estabelece que “Arquivo público mantido pela administração municipal, identificado como o principal agente da política arquivística nesse âmbito.” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 33)
De acordo com o segundo artigo da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que regulamenta os arquivos no Brasil, arquivos são definidos como:
[…] os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (BRASIL, 1991)
No sétimo artigo da lei ficam estabelecidos arquivos públicos como
[…] os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos no âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. (BRASIL, 1991)
Essa lei é de total relevância por ser a base para a pesquisa de todos os autores citados nesse estudo, e por além de definir os arquivos define também em nosso país os deveres do Poder Público com relação a gestão documental e proteção aos documentos de arquivo, sendo esses instrumentos de apoio à administração e desenvolvimento científico já que são elementos de prova e informação. Além de definir o que são arquivos, arquivos públicos e privados, as competências do Arquivo Nacional e dos arquivos do Poder Legislativo e Judiciário Federal. Tratando também do acesso e sigilo aos documentos públicos, responsabilizando quem destruir documentos de interesse público e social e criando o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e suas competências como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
Por seu turno, Machado e Camargo (2000, p. 13) definem arquivo como “conjunto de documentos naturalmente acumulados por pessoas ou instituições, em razão das atividades que desenvolvem ao longo de sua existência ou funcionamento”. E Arquivo Municipal como “instituição responsável pelos conjuntos de documentos acumulados por órgãos dos poderes executivo e legislativo, no âmbito da administração municipal direta ou indireta.”. Afirmam ainda que “nesta acepção, são municipais os documentos produzidos, recebidos e acumulados
pela Prefeitura e pela Câmara de Vereadores no desempenho de suas funções.” (MACHADO; CAMARGO, 2000, p. 14).
No que se trata de documento, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 73) explicita que o documento é “a unidade constituída pela informação e seu suporte” e documento de arquivo é aquele que “independente de sua natureza ou suporte físico são reunidos por acumulação natural, por pessoa física ou jurídica, públicas ou privadas, no exercício de suas atividades”.
Já para Rodrigues (2013, p.2) o documento de arquivo é “o registro do ato que lhe dá origem, é o espelho fiel da ação, o que o torna prova documental, gênese que se revela na análise de suas características intrínsecas e extrínsecas”.
A documentação na qual realizaremos o estudo dos respectivos tipos se encontra sobre custódia do setor chamado de Serviço de Arquivamento (USA) que é o Arquivo de Plantas da Secretária de Urbanismo. Subordinado ao Departamento de Urbanismo (UDU). Antes de falarmos sobre as plantas é preciso explicitar que o Arquivo também é responsável pela custódia intermediária dos processos de 2011 até o ano vigente4, esses processos são referentes à legalização de construção, modificação e acréscimo dos imóveis residenciais e comerciais, módulos, a exemplo de calçadas e banheiros acessíveis e publicidade que trata de letreiros e marquises, que modificam as fachadas dos imóveis, processos de Parcelamento de áreas, desarquivamentos, comunicações internas e certidões, sendo elas de logradouro, numeração, inteiro teor, aceite, parâmetros urbanísticos/PAL e metragens e confrontações. Esses processos estão alocados em ordem numérica cronológica e são responsáveis pela criação das plantas, é através desses processos que os projetos são aprovados pela Secretaria e posteriormente tornam-se parte do acervo.
A parte da documentação do USA que será estudada nesse trabalho são as plantas que ficam sobre guarda permanente sendo elas os projetos aprovados dos imóveis residenciais multifamiliares e unifamiliares, comerciais e das modificações e acréscimos realizados e os projetos de loteamento e arruamento, remembramentos e desmembramentos.
As plantas dos imóveis após a tramitação do processo que a gera o aprovo dos arquitetos e vistoria dos fiscais, recebe o número de Boletim de Aceite. Em 1970, essa numeração passou a ser carimbada nos projetos antes de serem arquivados no USA. Assim as plantas que possuem esse carimbo são arquivadas e localizadas através dessa numeração. Já
4 Os processos anteriores ao ano de 2011 ficam arquivados no arquivo geral da Prefeitura de Niterói, localizado no bairro da Ponta d’Areia, aonde são arquivados os processos antigos de todas as Secretarias.
os projetos aprovados que não possuem essa numeração carimbada são localizados de duas maneiras. Os logradouros mais antigos sempre foram nominais, entretanto as áreas loteadas receberam inicialmente ruas numéricas, que vem sendo modificadas ao longo dos anos. Assim as ruas nominais são buscadas pelo endereço e número do imóvel nas gavetas do índice. E nos casos das ruas numéricas são buscadas pelo nº do imóvel, rua e loteamento nas gavetas referentes aos bairros.
Os parcelamentos, que são o desmembramento e/ou remembramento de terrenos, após aprovo, recebem um número de planta e um número de pasta dado pelo funcionário do arquivo, para serem buscados posteriormente através das fichas das ruas, que são separadas pelos distritos do município.
A partir de 1940, a prefeitura realizou nas grandes áreas a medição e arruamento, numerando ruas, quadras e lotes e nomeou essas áreas chamadas de loteamento, que se tornaram base para legalização dos terrenos para pagamento de IPTU e legalização dos imóveis. Essas plantas ficam alocadas em canudos ou recebem número de pasta e planta como os parcelamentos e ficam alocados em pastas suspensas. Essas plantas são localizadas através do nome do Loteamento no Índice de Loteamentos ou pelas ruas que estão em seu interior, já que eles também ficam registrados nas fichas, para o caso dos contribuintes não saberem os nomes.
Como instrumento de apoio, o arquivo possui o índice de ruas que indica em qual gaveteiro as plantas referentes aquele endereço estão (gavetas de 1A a 34E). As fichas de Parcelamentos que mostram quais lotes e áreas foram parceladas e quais loteamentos aquela rua faz parte, dividindo as ruas pelos distritos do município no qual se encontra (1º a 6º Distrito). O sistema de aceites no qual através das principais informações do aceite, como nº do imóvel, logradouro, loteamento, bairro, aceite e/ou processo, torna possível localizar todas as informações dos Aceites e principalmente se o imóvel possui alguma numeração (19000 a 51300). E o índice de loteamento que mostra em que pasta/planta ou nº de canudo localiza-se o loteamento.
Capítulo 3. Aplicação dos procedimentos de identificação.
A utilização da identificação do tipo documental como metodologia para o presente estudo foi escolhida, pois além das vantagens ressaltadas anteriormente pelos autores aqui citados, podemos dizer também que a partir dessa metodologia, os documentos do acervo da Secretaria de Urbanismo poderão ser organizados de forma correta de modo a facilitar a disponibilização dessa informação contida na documentação.
A identificação conceituada no campo da arquivística é o ato de determinar a identidade do documento arquivístico e determinar os elementos próprios que lhe dão essa identidade, o que individualiza e distingue o mesmo de seu conjunto. (RODRIGUES, 2012).
Quando falamos do uso da identificação como metodologia encontramos algumas afirmativas por parte dessas autoras, mesmo sendo complemento uma das outras achei relevante colocar uma observação de cada no intuito de mostrar as características que cada uma delas se atenta nessa questão:
[...] empregada para a identificação da Tipologia Documental no campo da arquivística, esta deve partir obrigatoriamente do princípio da proveniência, buscando verificar se o conjunto homogêneo de atos equivale ao conjunto homogêneo de documentos dele gerado e expresso pela série, como partes constituintes do fundo de suas subdivisões. (BELLOTTO, 2008, p. 62-63)
Já Rodrigues afirma que:
[...] se fundamenta em análise decorrente de diagnóstico elaborado sobre o documento de arquivo e seu órgão produtor, com a finalidade de propor soluções para o problema apresentado. Este tipo de pesquisa aplicada ao ensino do fazer arquivístico permite que o estudante aprenda a investigar sobre a gênese documental, revelando os documentos e registrando estas informações em instrumentos específicos, como condição e fundamento para o desenvolvimento das funções arquivísticas de planejamento da produção, avaliação, classificação e descrição. (RODRIGUES, 2008, p.32)
A eficiência dessa metodologia na gestão de documentos em diversas áreas da arquivística é explicitada pelas mesmas autoras, como:
1) na classificação/ arranjo, por facilitar o entendimento da composição das séries; 2) na descrição, esclarecendo que os conteúdos veiculados em determinado formato jurídico têm certos dados que são fixos e outros variáveis, e que este conteúdo liga-se de forma obrigatória á espécie que o veícula; 3) no liga-serviço aos usuários, pois a identificação dos tipos documentais traz informações antecedentes e exteriores ao próprio conteúdo do documento, fundamentais para sua compreensão dentro do conteúdo jurídico-administrativo de produção; 4) na avaliação, porque as tabelas de temporalidade partem da identificação das funções refletidas nas séries documentais que se quer avaliar para estabelecer o destino dos documentos. (BELLOTTO, 2002, p. 94)
Rodrigues (2008) afirma ainda que método aplicado para identificar as tipologias documentais, na gestão documental, serviu como base para a classificação e avaliação da
massa documental dos arquivos correntes e intermediários e que tendo como base a identificação das características dos tipos documentais, definem-se as regras para sua formatação, utilização e tramitação.
No intuito de aplicar essa metodologia ao acervo da do USA, faz-se necessário falar sobre uma das diversas competências da Secretaria de Urbanismo, qual seja a coordenação dos projetos urbanos executada com o objetivo de ordenar e disciplinar a ocupação do uso do solo urbano, procedendo à análise, aprovação e o arquivo de projetos de edificação e urbanização dos empreendimentos em suas diversas modalidades, expandir a documentação pertinente e exercer as atividades de licenciamento para ocupação e uso do solo e fiscalizar o cumprimento das normas relativas a elas, definidas pelo inciso VII, do art. 4º art. da Lei 1565/1996. A Lei 3217 de 12 de agosto de 2016, que fala especificamente das obrigatoriedades para construir e obtenção de aceite de imóveis residenciais multifamiliares e comerciais coletivos que define as providências a serem tomadas antes do início das obras e para a obtenção de aceites, outra regulamentação a respeito das plantas se dá pela portaria 006/20075 expedida pela SMU. Como objetivo de realizar essas competências os processos gerados passarão pelo trâmite necessário a fim de gerarem certidões ou concluírem a aprovação dos projetos. Um exemplo é o processo de legalização dos imóveis que é montado a partir da submissão de toda documentação que comprova posse por parte do proprietário e/ou requerente, como a escritura do imóvel, os dados pessoais do proprietário e do arquiteto responsável pelo projeto, cópia do carnê do IPTU, certidão de regularidade de IPTU, comprovante de pagamento de arrecadações da Prefeitura, declaração de habite-se por parte das Águas de Niterói, onde consta a ligação de água do imóvel(anterior quando já há um imóvel construído) e as três vias do projeto a ser aprovado.
Depois de montado, o processo sai do Protocolo (USPA) e segue para o Departamento de Parcelamento e Edificações (UDPE), no intuito de comprovar se as informações contidas na escritura e no projeto são compatíveis com a portaria 06/2007, emitida pela Secretaria de Urbanismo, como sua metragem, afastamento de meio fio, calçada e afins. Quando as informações do projeto estão corretas ele recebe o carimbo de aprovo com data, número do processo e carimbo com matrícula e assinatura da Arquiteta da Prefeitura que fez essas verificações e aprovou.
Seguindo para o Departamento de Fiscalização de Obras (UDFO), as informações que constam aprovadas no projeto são conferidas no imóvel após as obras. E recebem o número
5 Segue a portaria em anexo já que a mesma não consta em sites por ser uma documentação interna disponibilizada pela arquiteta do UDPE.
de Boletim de Aceite. O processo é encaminhado para o arquivo onde retiramos uma das quatro vias que é arquivada de acordo com sua numeração de Aceite e o processo é enviado para a Secretaria de Fazenda onde as metragens da casa são averbadas ao IPTU e a ficha de cadastro do imóvel. Podemos assim afirmar que os projetos aprovados são resultados dos processos.
Até 1960 essas plantas não recebiam o carimbo com numeração de Aceite, que começou a ser carimbada em alguns projetos a partir da sequência 19.000, no entanto esses projetos eram arquivados nas gavetas pelo seu endereço.
Assim seguindo o pensamento de que para realizar uma Análise Tipológica faz-se necessário definir a forma como o objeto será analisado. Partindo da Arquivística
o elemento inicial tem de ser, necessariamente, a entidade produtora, e o percurso será: da sua competência a sua estrutura; da sua estrutura ao seu funcionamento; do seu funcionamento à atividade refletida no documento; da atividade ao tipo; do tipo à espécie; da espécie do documento. (BELLOTTO, 2002, p. 93)
Como já foi explicitado desde a entidade produtora até seu funcionamento, podemos definir então que a atividade refletiva no documento é a legalização do uso do solo urbano municipal, a espécie é a Planta e o tipo documental é a Planta de Legalização Residencial Unifamiliar (por exemplo).
Apresentada como uma das vantagens da tipologia documental, que é facilitar o entendimento da composição das séries, após a realização da identificação chegamos as séries documentais do Arquivo que são Plantas de Aceite, Planta de Endereço, Plantas de Remissivo, Plantas de Loteamento, Plantas de Parcelamento e Processos.
O Grupo de Trabajo de los Archivero Municipales de Madrid originou um modelo de levantamento dos tipos documentais, o qual foi utilizado como base para a identificação dos principais elementos considerados necessários para a análise do tipo documental do Arquivo de Plantas do Urbanismo:
Quadro 1 – Formulário de Identificação de tipo documental.
FORMULÁRIO DE IDENTIFICAÇÃO DE TIPO DOCUMENTAL I
Tipos: Planta de Legalização
Código: O Arquivo não possui um plano de Classificação Entidade: Prefeitura Municipal de Niterói
Atividade: Legalização do Solo Urbano e dos Imóveis Residenciais e Comerciais Destinatário: não possui
Legislação: Lei 1565 de 1996, Lei 3217 de 2016 e Portaria 006/2007.
Tramitação: Do Protocolo onde o processo é gerado até o arquivamento do processo finalizado com a planta aprovada e com número de aceite no Arquivo.
Documentos que compõe o processo: Requerimento fornecido pelo protocolo da SMU preenchido e com autenticação bancária relativa ao pagamento da taxa de expediente, Inscrição da obra no ISS pela SMF, Título de Posse ou título de propriedade registrado no RGI, cópia autenticada do CREA, Anotação de responsabilidade técnica no CREA, Identidade do Contribuinte e do Responsável Técnico, Certidão de Regularidade de IPTU, Indicadores Urbanos, Licença de Obras, Carne do IPTU, e Comprovante de Pagamento de Arrecadações da PMN, Certidão de Habite-se pela empresa Águas de Niterói (específico dos projetos para construção de Imóvel Residencial ou Comercial) e 3 vias do Projeto a ser aprovado.
Vigência: As plantas são de caráter permanente e como não possui uma tabela de temporalidade os processos também não são descartados. Entretanto alguns deles como os de Certidão de Logradouro, Numeração, Metragens e Confrontações e Aceite, que poderiam ser descartados após dois anos já que essas certidões só possuem validade nos cartórios e Prefeitura de dois anos e após seria necessária à abertura de outro processo solicitando.
Prazos: Plantas permanentes e Processos no arquivo de 2011 até o ano vigente.
FONTE: Elaborado pela autora.
Esse modelo proposto pelos Arquivistas de Madri foi utilizado como base para as análises tipológicas em boa parte dos estudos que vêm sendo realizados na área. E a partir da leitura dos trabalhos de RODRIGUES (2008, p. 208), BELLOTTO (2002, p. 96-97) VIANA (2012), escolhemos a entidade produtora, o tipo documental, a espécie, a atividade, a legislação, o objetivo de produção, a vigência e as datas limite, como os elementos necessários para realização da análise dos documentos do arquivo:
Quadro 2 – Formulário de Identificação do Tipo Documental
FORMULÁRIO DE IDENTIFICAÇÃO DO TIPO DOCUMENTAL II Tipo Documental 1: Planta de Legalização Residencial Unifamiliar
Entidade Produtora: Prefeitura Municipal de Niterói Espécie: Planta
Atividade: Legalização do Solo Urbano e dos Imóveis Residenciais Legislação: Lei 1565 de 1996 e Portaria 06/2007.
Objetivo de Produção: Legalização dos imóveis residenciais unifamiliares, casas. Vigência Administrativa: Permanente
Datas Limite: 1919
-Tipo Documental 2: Planta de Legalização Residencial Multifamiliar Entidade Produtora: Prefeitura Municipal de Niterói
Espécie: Planta
Atividade: Legalização do Solo Urbano e dos Imóveis Residenciais Legislação: Lei 1565 de 1996, Lei 3217 de 2016 e Portaria 06/2007.
Objetivo de Produção: Legalização dos imóveis residenciais multifamiliares, casa com
sobrado, vilas, condomínios e prédios com mais de três andares.
Vigência Administrativa: Permanente Datas Limite: 1919
-Tipo Documental 3: Planta de Legalização Comercial e Residencial Unifamiliar Entidade Produtora: Prefeitura Municipal de Niterói
Espécie: Planta
Atividade: Legalização do Solo Urbano e dos Imóveis Residenciais e Comerciais. Legislação: Lei 1565 de 1996, Lei 3217 de 2016 e Portaria 06/2007.
Objetivo de Produção: Legalização dos imóveis comerciais e residenciais unifamiliares, loja
com sobrado residencial ou residência nos fundos e imóvel comercial na frente.
Vigência Administrativa: Permanente Datas Limite: 1919
-Tipo Documental 4: Planta de Legalização Comercial e Residencial Multifamiliar Entidade Produtora: Prefeitura Municipal de Niterói
Espécie: Planta
Atividade: Legalização do Solo Urbano e dos Imóveis Residenciais e Comerciais. Legislação: Lei 1565 de 1996, Lei 3217 de 2016 e Portaria 06/2007.
Objetivo de Produção: Legalização dos imóveis comerciais e residenciais multifamiliares,
loja com apartamentos ou mais de duas casas em cima, ou nos fundos.
Vigência Administrativa: Permanente Datas Limite: 1919
-Tipo Documental 5: Planta de Legalização Comercial Entidade Produtora: Prefeitura Municipal de Niterói Espécie: Planta
Atividade: Legalização do Solo Urbano e dos Imóveis Comerciais.
Legislação: Lei 1565 de 1996, Lei 3217 de 2016(somente para imóveis comerciais coletivos) e
Portaria 06/2007.
Objetivo de Produção: Legalização dos imóveis comerciais, loja, loja com prédio de
escritórios m cima, prédio de escritórios ou shoppings.
Vigência Administrativa: Permanente Datas Limite: 1919
Entidade Produtora: Prefeitura Municipal de Niterói Espécie: Planta
Atividade: Legalização do Solo Urbano e dos Imóveis Comerciais Legislação: Lei 1565 de 1996.
Objetivo de Produção: Legalização da fachada dos imóveis comerciais como lojas,
lanchonetes, bancas de jornal, que possuem placas ou letreiros.
Vigência Administrativa: Permanente Datas Limite: 1919
-Tipo Documental 7: Planta de Legalização de Loteamentos Entidade Produtora: Prefeitura Municipal de Niterói Espécie: Planta
Atividade: Legalização do Solo Urbano Legislação: Lei 1565 de 1996.
Objetivo de Produção: Legalização da divisão de grandes áreas em Quadras e Lotes. Vigência Administrativa: Permanente
Datas Limite: 1919
-Tipo Documental 8: Planta de Legalização de Parcelamentos Entidade Produtora: Prefeitura Municipal de Niterói Espécie: Planta
Atividade: Legalização do Solo Urbano Legislação: Lei 1565 de 1996.
Objetivo de Produção: Legalização do Desmembrar, Remembrar e Anexar lotes. E Arruar
grandes áreas.
Vigência Administrativa: Permanente Datas Limite: 1919
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Ao longo do trabalho desenvolvido no arquivo de plantas da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade da Prefeitura Municipal de Niterói (RJ), especialmente os problemas encontrados como a falta de espaço e do acúmulo indiscriminado de documentos, que causam obstáculos na hora de disponibilizar e recuperar a informação tanto para os contribuintes, quanto para o atendimento das as demandas da secretaria, já que torna o acesso à informação demorado e quando perdida difícil de recuperar e ter o controle desse acervo, o estudo dos tipos foi realizado como base para as próximas medidas técnicas que precisam ser parte da solução para as melhorias que o arquivo necessita, além de mostrar as peculiaridades desses documentos cartográficos e a partir desse uso ressaltar sua indispensabilidade e que com sua realização há uma melhora também na conservação do arquivo.
A documentação é de total relevância para a Prefeitura e para a população do Município de Niterói por conter as informações necessárias para além de legalizar os imóveis e terrenos como também para manter o funcionamento de todo comércio da cidade.
Neste estudo, procuramos demonstrar os benefícios da análise tipológica, ao identificar o tipo e as séries documentais além de ter uma base para futuramente classificar e avaliar essa massa documental, definindo assim regras para sua utilização, agregando a essa documentação cartográfica uma maior confiabilidade e autenticidade ao disponibilizar essas plantas para os usuários do arquivo e mostrar como a partir da realização dessa metodologia, nos parâmetros da Diplomática contemporânea, podemos fundamentar essa documentação e termos uma visão mais abrangente da instituição e dos projetos aprovados pela secretaria.
