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Código Revisão Data Emissão Aprovação
PPG.06.00008 1.0 28/03/2014 FND - GEDOP GFM - GEDOP
Título:
DESENVOLVIMENTO E EXCELÊNCIA OPERACIONAL UNF
1 - OBJETIVO
Estabelecer procedimentos para descrever os processos de desenvolvimento e excelência operacional na UNF tais como: capturar, gerir ideias e analisá-las de forma metodológica; gerir projetos e programas demandados pelos clientes ou a partir da captura e priorização de oportunidade e ideias; de execução do monitoramento da qualidade de processos e produtos, visando a identificação de melhorias, incorporando ganhos de qualidade aos processos e produtos e para capacitar, desenvolver, treinar e habilitar recursos humanos para o planejamento e execução de atividades operacionais, dentro dos padrões de segurança e saúde ocupacional, qualidade e cuidados ambientais para uma produtividade efetiva e satisfatória, bem como promover o aprendizado e melhoria das técnicas operacionais de execução das tarefas
2 - ABRANGÊNCIA
Unidade de Negócio Florestal - UNF.
3 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
DCO.06.00002- Programa de Treinamento Operacional Florestal UNF FOM.06.00002 – Liberação para o Trabalho
4 – DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS
Ideia - inspiração, tirar alguma coisa da ideia, dar ideia de alguma coisa, ser engenhoso, ter boa concepção.
Inovação - é a exploração com sucesso de novas ideias. Priorização – ideias priorizadas pelo seu potencial de retorno.
Projetos e programas – gerados a partir das priorizações, de forma estruturada e metodológica.
Gerente Executivo da Carteira de Projetos e programas – responsável por consolidar e validar a carteira de projetos e programas junto às áreas UNF / Diretoria e prover recursos para execução.
Uso restrito da Suzano Papel e Celulose. Cópia impressa não controlada. 2 / 9 Analista / Gerente do Projeto – responsável pela execução, acompanhamento, registros e divulgação dos resultados dos projetos e realização de fóruns de aprendizagem.
Carteira de Projetos e programas – conjunto de projetos analisados, priorizados e disponibilizados para implantação na Unidade de Negócio Florestal da Suzano Papel e Celulose. Empresa Prestadora de Serviços – EPS – empresa terceirizada contratada para prestação de serviços em áreas da Suzano Papel e Celulose - UNF
Entidade Externa – pessoas físicas, entidades como instituições de ensino, pesquisa, ONG’s ou outras instituições que possam fornecer ideias ou soluções para possíveis problemas ou melhoria de processos.
Controle Estatístico de Processos – CEP - ferramenta que procura manter as variáveis dentro dos limites ou padrões preestabelecidos pelos Procedimentos Operacionais, garantindo que o processo se comporte de forma adequada (controle) para garantia do produto final. Auto Monitoramento da Qualidade dos Processos Operacionais - é o acompanhamento sistemático para avaliação, identificação de falhas, erros ou desvios no processo durante sua fase de planejamento ou execução. Realizados pelas equipes executoras das atividades operacionais.
Controle da Qualidade - atividade agregada ao processo de planejamento e execução da atividade com o objetivo de reduzir os riscos de falhas no processo atendendo aos requisitos especificados.
Monitoramentos / Auditorias dos Processos Operacionais - são os monitoramentos / auditorias realizadas nos processos operacionais, por empresa prestadora de serviço em monitoramentos / auditorias de processos ou equipes próprias que não sejam ligadas diretamente ao processo.
Rastreabilidade - sequência de fatos e informações de um processo ou produto em andamento ou acabado.
Desempenho da Qualidade - resultados mensuráveis relativos aos controles estatísticos de processos.
Sistema de Gestão da Qualidade de Processos e Produtos - parte do Sistema de Normalização e Certificação – SNC que proporciona o gerenciamento dos requisitos de qualidade dos processos e produtos relativos ao negócio florestal da organização, incluindo estrutura organizacional, atividades de planejamento, responsabilidades, práticas, procedimentos operacionais, recursos para desenvolvimento, implantação, melhoria contínua, análise crítica e manutenção da Política de Qualidade da Suzano Papel e Celulose.
Melhoria Contínua - processo de otimização do sistema de gestão da qualidade para alcançar melhoria no desempenho global da qualidade, alinhada com a Política de Qualidade.
Não conformidade - não atendimento a um requisito especificado pelo cliente descrito pela organização em seus procedimentos operacionais, instruções de trabalho ou recomendação técnica que possam comprometer a qualidade do processo ou produto.
Programa de Treinamento Operacional Florestal UNF (PTOF) – documento contendo a relação dos treinamentos operacionais mínimos obrigatórios e específico por função.
Uso restrito da Suzano Papel e Celulose. Cópia impressa não controlada. 3 / 9 Planejamento Geral Treinamento (PGT) – plano anual de execução conforme demandas pelas áreas e / ou requalificação, quando necessária.
Sistema de Gestão de Treinamentos (SGT) – sistema de informações relacionadas a treinamentos, sejam eles obrigatórios ou operacionais, de colaboradores terceiros.
Capacitação e ou treinamento operacional – atividade de capacitação ou treinamento de pessoas para realização de tarefas ou atividades operacionais, dentro dos parâmetros de qualidade e produtividade, de maneira que as regras e normas de segurança e saúde ocupacional e, ambientais, sejam cumpridas durante todas as fases do processo em execução. Aprendizagem – acompanhamento dos resultados dos treinamentos, para avaliar não somente o indivíduo, mas todas as variáveis adotadas para sua capacitação e habilitação. Escopo do Treinamento – abrangência do treinamento em relação ao público alvo, conteúdo programático e carga horária.
Colaborador Próprio – colaborador pertencente ao quadro de funcionários da Suzano Papel e Celulose.
Colaborador de Contratada – colaborador de empresa prestadora de serviços, com contrato formal, em vigência e esteja executando atividades ou tarefas operacionais nos sites da Unidade Negócio Florestal da Suzano Papel e Celulose.
Treinamento de Recém Admitidos e Mudança de Atividades – colaborador próprio ou de contratada em processo de treinamento para capacitação e habilitação para execução plena da atividade ou tarefa operacional.
Liberação para o Trabalho - processo de liberação pós-conclusão do(s) treinamento(s) de capacitação e habilitação de colaborador para execução de atividades operacionais.
Registro de Treinamento – lista de presença contendo no mínimo: título do treinamento ou curso, entidade, conteúdo programático, instrutor, período de realização e carga horária, nome do participante e assinatura dos mesmos.
Multiplicador / Monitor de Treinamento - colaborador próprio ou de empresa prestadora de serviços, capacitado a multiplicar os treinamentos operacionais.
Áreas UNF – Áreas da Unidade de Negócio Florestal
GEDOP – Gerência de Excelência e Desenvolvimento Operacional GPLAN – Gerência de Planejamento
5 – GESTÃO DE IDEIAS
5.1 - DESCRIÇÃO DO PROCESSO
• Áreas UNF – Apresentam propostas, ideias de melhorias de processos ou produtos e/ou novas ideias de processos ou produtos.
• Colaboradores de empresas prestadoras de serviços ou entidades externas (instituições acadêmicas, de pesquisa, incubadoras de ideias, dentre outras) apresentam propostas, ideias de melhorias de processos ou produtos e/ou novas ideias de processos ou produtos.
• GEDOP - Analisar as propostas, ideias de melhorias de processos ou produtos e/ou novas ideias de processos ou produtos captados.
Uso restrito da Suzano Papel e Celulose. Cópia impressa não controlada. 4 / 9 • GEDOP - Estruturar as propostas e ideias em bancos de dados.
• GEDOP – Alinhar as oportunidades às estratégias da organização.
• GEDOP – Selecionar e priorizar oportunidades por meio de critérios pré-definidos e estruturar carteira de projetos.
• GEDOP – Validar a carteira de projetos, formalizada em ata, junto à gestão estratégica e operacional.
• GEDOP – Controlar o fluxo de entrada e saída de projetos da carteira. • GEDOP – Promover fóruns de aprendizagem das capturas.
5.2 – ANEXOS
ANEXO I – SIPOC Capturar e Gerir Ideias UNF
SIPOC_CAPTURA_G ESTAO_IDEIASvs1.xlsx
ANEXO II – Mapa de processos Capturar e Gerir Ideias UNF
MAPA_CAPTURA_GE STAO_IDEIASvs1.xlsx
6 – GESTÃO DE PROJETOS E PROGRAMAS 6.1 - DESCRIÇÃO DO PROCESSO
• GEDOP – Identificar o gerente responsável do Portfólio pelas oportunidades selecionadas.
• GEDOP – Compor Portfólio de projetos.
• GEDOP - Gerente funcional – Priorizar o projeto no portfólio e selecionar o Analista / Gerente do Projeto.
• GEDOP - Analista / Gerente do projeto – Analisar necessidades de suprimentos no projeto.
• Suprimentos – Realizar análise estratégica de suprimentos.
• GEDOP - Analista / Gerente do projeto - Descrever o Termo de Abertura do Projeto – TAP e EAP, efetuar análises financeiras e atender todos os itens do check list de projetos. Publicar documentos desenvolvidos no Portal GEDOP.
• GEDOP - Analista / Gerente do projeto - Solicitar às Áreas UNF as assinaturas dos Termos de Abertura de Projetos ou aprovação eletrônica via Portal GEDOP para execução do projeto.
Uso restrito da Suzano Papel e Celulose. Cópia impressa não controlada. 5 / 9 • GEDOP - Analista / Gerente do projeto - Fazer o cronograma de execução do projeto, orçamento, solicitar recursos financeiros, controlar fluxo financeiro por meio de ordens internas.
• Publicar documentos desenvolvidos no Portal GEDOP.
• GEDOP - Analista / Gerente do projeto – Elaborar template e solicitar aprovações do orçamento do projeto e investimentos, quando pertinente.
• GEDOP - Analista / Gerente do projeto - Planejar a execução do projeto no EPM e salvar a linha de base. Se necessário, emitir para Suprimentos escopo de compra de materiais ou contratação de serviços, conforme procedimento de Formalização e Gestão de Documentos Contratuais (PPG. 10.00002)
• SUPRIMENTOS - Negociar e formalizar a contratação, conforme escopo do GEDOP. • GEDOP - Analista / Gerente do projeto - Executar projetos acordados e aprovados, gerar e publicar produtos do projeto no Portal GEDOP.
• Áreas UNF / GEDOP – Receber, analisar e dar o aceite dos produtos dos projetos. • GEDOP – Facilitador / Planejador – Atualizar as tarefas do projeto no EPM.
• GEDOP – Facilitador / Planejador – Aprovar as tarefas no EPM.
• GEDOP – Facilitador / Planejador – Atualizar e publicar o status dos projetos no EPM. • GEDOP – Gerência Funcional – Acompanhar atualizações no EPM e no Portal GEDOP. • GEDOP - Analista / Gerente do projeto - Descrever o Termo de Encerramento do Projeto – TEP. Conforme característica do projeto, se necessário, acompanhar resultados por período definido após sua implantação.
Obs: Descrever TEP para os casos de cancelamento ou descontinuidade de projetos da carteira.
• GEDOP – Facilitador / Planejador – Emitir relatórios de desempenho de projetos.
• GEDOP – Gerência Funcional – Promover fóruns de aprendizagens de projetos e análises de necessidades de ação.
6.2 – ANEXOS
ANEXO I – SIPOC Gerir Projetos e Programas UNF.
SIPOC_PROJETOS_P ROGRAMAS.xlsx
ANEXO II – Mapa de processos Projetos e Programas UNF.
MAPA_PROCESSOS_
PROJETOS_PROGRAMAS.xlsx 7 – GESTÃO DA QUALIDADE OPERACIONAL
7.1 - DESCRIÇÃO DO PROCESSO
Uso restrito da Suzano Papel e Celulose. Cópia impressa não controlada. 6 / 9 • As operações deverão ser realizadas com base nas recomendações técnicas (tecnologia, desenvolvimento operacional, saúde e segurança ocupacional e socioambiental, dentre outras áreas) e conforme definido nos procedimentos operacionais.
• Empresas prestadoras de serviços – EPS’s e equipes próprias deverão executar suas atividades operacionais conforme planejado.
• Empresas prestadoras de serviços – EPS’s e equipes próprias, deverão realizar continuamente o automonitoramento de seus processos, no momento da execução de suas atividades, conforme os critérios definidos em cada procedimento operacional, formulários específicos disponíveis no Doc.Suzano ou coletores de dados. Os dados poderão ser descarregados em Sistemas Eletrônicos, Cadastro Florestal ou Planilha de Controle de Qualidade.
• Deverá ser feita previsão anual de orçamento financeiro para contração de empresa especializada e/ou outros recursos para monitoramentos e auditorias de processos operacionais, se necessário.
• Empresas prestadoras de serviços – EPS’s e equipes próprias, deverão adotar ações de correção imediata, para os desvios detectados pelo automonitoramento de seus processos. • Empresas prestadoras de serviços – EPS especializadas em serviços de monitoramentos / auditorias de processos operacionais, deverão executar e prover evidências dos monitoramentos / auditorias de processos operacionais, conforme planejamento. Seja em formulários, sistema eletrônico como coletores de dados.
• Empresas prestadoras de serviços – EPS especializadas em serviços de monitoramentos / auditorias de processos operacionais, deverão disponibilizar o relatório após realização do monitoramento / auditoria do processo operacional, conforme planejamento.
• Os resultados dos monitoramentos / auditorias dos processos operacionais deverão ser analisados em reuniões operacionais.
• GPLAN - Deverá planejar, coordenar e prover evidências da realização dos monitoramentos do produto do plantio aos 12 meses, bem como disponibilizar as informações do inventário florestal contínuo.
• Áreas UNF Deverão participar de fóruns específicos para análise dos resultados dos processos de monitoramentos / auditoria dos processes e produto do plantio aos 12 meses e dos indicadores de produtividade e qualidade. Conforme:
a) Resultados dos processos de monitoramentos / auditoria dos processes e indicadores de produtividade e qualidade.
b) Resultados dos monitoramentos do produto do plantio aos 12 meses.
c) Fóruns da qualidade, resumo dos relatórios de indicadores de produtividade e eficiência operacional e inventário florestal contínuo.
7.2 – ANEXOS
Uso restrito da Suzano Papel e Celulose. Cópia impressa não controlada. 7 / 9 SipocQualidade.xlsx
ANEXO II – Mapa de processos Gestão da Qualidade Operacional UNF
MAPA_PROCESSO_Q UALIDADE_Rev1.xlsx
8 - CAPACITAÇÃO E APRENDIZAGEM 8.1 - DESCRIÇÃO DO PROCESSO
8.1.1 – PLANEJAMENTO DE TREINAMENTO
• Áreas UNF - Identifica as demandas e necessidades de treinamentos operacionais das equipes próprias tendo como base PTOF.
• Empresas prestadoras de serviços - Encaminha o planejamento de treinamento operacional para a área gestora do contrato tendo como base PTOF, através do SGT.
• Áreas UNF – Consolida e aprova o planejamento de treinamento das equipes próprias e EPS's, através do SGT.
• SGT – Consolidação do PGT das EPS’s.
• Áreas UNF - Elabora e/ou revisa previsão orçamentária anual para treinamentos operacionais das equipes próprias e manutenção do processo de treinamento.
• Diretoria / Gerência Executiva – Aprova orçamento financeiro.
• GEDOP – Apoia planejamento de demandas de treinamentos operacionais das equipes próprias e formação de multiplicadores (terceiros), mediante a liberação dos recursos e trâmites necessários.
• Áreas UNF – Acompanha realização do PGT.
8.1.2 EXECUÇÃO DO PLANO DE TREINAMENTO DAS EQUIPES PRÓPRIAS
• Áreas UNF – Executa os trâmites para liberação dos recursos dos treinamentos necessários.
• GEDOP – Quando o treinamento for executado por empresa terceirizada, emite escopo para contratação para área de Suprimentos ou Solicitação de Treinamento para o RH.
• Suprimentos - Contrata entidade externa para ministrar treinamentos, conforme escopo para contratação.
• GEDOP - Coordena o treinamento operacional ministrado pela entidade externa contratada de acordo com o PTOF, ou no caso de multiplicador interno, também efetua os encaminhamentos.
Uso restrito da Suzano Papel e Celulose. Cópia impressa não controlada. 8 / 9 • Educação Corporativa – Efetua o lançamento no SAP, controla e mantem evidências dos treinamentos operacionais das equipes próprias.
8.1.3 EXECUÇÃO DO PLANO DE TREINAMENTO PARA COLABORADORES DE EPS’s • EPS – Demanda treinamento.
• EPS – Providencia recurso, contrata entidade externa para ministrar treinamentos conforme definido no PTOF, ou realiza com Multiplicador / Monitor de Treinamento.
• EPS - Controla e mantem evidências dos treinamentos operacionais de seus colaboradores, em papel e em sistema (SGT).
• EPS - Lança as listas de presença e emite a Solicitação de Liberação para o Trabalho, através do SGT.
• Áreas UNF - Analisa, confere e autoriza a liberação para o trabalho se a documentação apresentada no SGT estiver de acordo com o PTOF.
• EPS - Pode enviar colaborador para realizar as atividades operacionais no site da Suzano Papel e Celulose.
NOTAS:
a) Quando um treinamento for ministrado em local onde tenha colaborador próprio e ou de contratada realizando atividades em escala operacional. Para controle deste processo, o colaborador em período de treinamento deve estar identificado com crachá específico de treinando e sendo acompanhado por Multiplicador / Monitor de Treinamento e ou Instrutor de Entidade Contratada.
b) Para o colaborador próprio e ou de contratada, recém-admitido que apresente experiência profissional comprovada nas atividades que utilizem máquinas agrícolas e/ou florestais, este pode ser submetido à avaliação formal de uma entidade competente de treinamento a fim de checar a eficácia dos conhecimentos deste colaborador e posterior certificação. De acordo com o resultado da avaliação, caso sejam identificadas deficiências pontuais, deverá aplicar os treinamentos específicos e dirigidos para sanar as deficiências encontradas e cumprir PTOF.
c) Caso a EPS e ou Entidade contratada não disponha de simulador virtual para realizar o treinamento que necessitem desse recurso, as horas previstas para simulador pode ser substituída por horas de prática em campo.
d) Eventualmente os procedimentos de Liberação de trabalho poderão ser realizados de forma manual (sem utilização do sistema SGT), mediante aprovação do gestor e do GEDOP. Após normalização do sistema, o processo deverá ser refeito no mesmo.
8.1.4 CONTROLE DOS INDICADORES
• Áreas UNF – Analisa o acompanhamento de treinamento no sistema SGT, verificando gap’s de capacitação das empresas prestadoras de serviços.
Uso restrito da Suzano Papel e Celulose. Cópia impressa não controlada. 9 / 9 • Área de Segurança do Trabalho - Monitora o processo de treinamento nas empresas prestadoras de serviços, via monitoramento e sistema SGT.
• Áreas UNF - Avaliam o aprendizado dos treinamentos, o alcance dos resultados operacionais em termos de produtividade e qualidade esperada, segurança e meio ambiente. Obs.: Os treinamentos operacionais deverão ser realizados utilizando-se os procedimentos operacionais, recomendações técnicas e/ou manuais de operações de máquinas e equipamentos. Quando para aplicadores de defensivos agrícolas, utilizar as instruções de saúde, segurança e meio ambiente contidas nas fichas de informações dos produtos químicos (FISPQ’s) ou fichas de emergência dos produtos, conforme legislação.
8.2. ANEXOS
ANEXO I – SIPOC Capacitação e Aprendizado
SIPOC_CAPACITACA O-consolidadoRev1.xlsx
ANEXO II – Mapa de processos Capacitação e Aprendizado
MAPA_PROCESSO_
