Aula 4 Pagamento de Fornecedor Caso 1: Serviço com contrato e com retenção de tributos: gerando documento hábil NP. Tutorial 1: Introdução e checklist

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Aula 4 – Pagamento de Fornecedor – Caso 1: Serviço com contrato e com retenção de tributos: gerando documento hábil NP.

Tutorial 1: Introdução e checklist

Olá,

Conforme vimos na aula introdutória, dentro dos contextos de uso do CPR para pagamento de fornecedores há, nas Secex, seis casos mais comuns. Teremos um tutorial para cada um deles.

O nosso primeiro exemplo será a apropriação mais completa e, com base nela, faremos os demais exemplos. Trata-se da apropriação com contrato e retenção de tributos. O exemplo que trabalharemos será o de uma despesa com serviço de limpeza e recepção.

Para facilitar nossas vidas na hora da produção, é sempre bom termos todos os dados de que precisaremos antes de iniciar a apropriação de uma despesa. Isso evita retrabalho e dor de cabeça, porque o sistema “cai” se ficar algum tempo parado. Por isso precisamos ser rápidos ☺.

Algumas perguntas ou etapas são como um checklist que, se respondidas ou feitas, nos dão todas as informações de que precisamos. Em geral, costumamos encontrar todas as respostas no processo administrativo de pagamento. Veja as perguntas ou etapas nos tópicos a seguir:

a. NÚMERO DO PROCESSO: é o número do processo administrativo de pagamento, no formato TC-000.000/0000-0.

b. CONTRATO: qual o número e objeto do contrato? O saldo na conta de contrato no Siafi está correto e é suficiente para o pagamento?

c. INSCRIÇÃO GENÉRICA DO CONTRATO: o contrato é registrado na sede ou na Secex? Se for registrado na sede e pago pela Secex, é preciso consultar o Siafi tradicional, transação >CONGENER, ou perguntar à Setorial Contábil. Se for registrado na Secex, não há inscrição genérica do contrato.

d. INSCRIÇÃO GENÉRICA DA OBRA: o pagamento é relacionado a uma obra? Se for, é preciso consultar o Siafi tradicional, transação >CONGENER, ou perguntar à Setorial Contábil. Se não for obra, não há inscrição genérica da obra.

e. OBJETO DA DESPESA: resuma em poucas palavras – uma linha no máximo – o objeto da despesa, que consta no Contrato e na Nota de Empenho.

f. NOME DA EMPRESA: anote o nome da empresa

g. CNPJ: Anote o CNPJ. Observe que devem ser todos iguais os CNPJs constantes no Contrato, na Nota de Empenho e na Nota Fiscal.

h. NE (Nota de Empenho): qual NE corresponde corretamente ao pagamento? Assim como fez com a nota fiscal, deixe também uma cópia da NE em local fácil para poder consultar alguns dados. Por exemplo: natureza da despesa, número de cada subitem, etc.

i. DOCUMENTO FISCAL: deixe uma cópia da nota fiscal, fatura ou recibo em local fácil para poder consultar seus dados no preenchimento

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das abas do novo CPR. Por exemplo, precisaremos de informações tais como número do documento fiscal, data de emissão, data de atestação etc.

j. VALOR: identifique o valor total somado a ser pago – por exemplo, veja se há desconto devido a glosa. Se a Nota de Empenho tiver mais de um subitem – por exemplo, se for para pagar limpeza e recepção – identifique os valores a serem distribuídos em cada subitem.

k. RETENÇÕES NA FONTE: Calcule previamente os valores dasretenções tributárias na fonte.

Para o nosso primeiro caso do curso – serviço com contrato e com retenção de tributos – vamos supor que você passou pelo checklist e obteve as seguintes informações:

a. NÚMERO DO PROCESSO: TC-000.000/2013-0

b. CONTRATO: 01/2012, e possui saldo na conta de contrato nº 199720200.

c. INSCRIÇÃO GENÉRICA DO CONTRATO: não há neste caso. d. INSCRIÇÃO GENÉRICA DA OBRA: não há neste caso.

e. OBJETO DA DESPESA: serviços de limpeza e recepcionista (mão de obra terceirizada).

f. NOME DA EMPRESA: Capital Empresa de Servicos Gerais LTDA. g. CNPJ: 00.358.432/0001-79

h. NE: 2012NE000005. A Natureza de despesa é 339037. O subitem 01 é para recepcionista. O subitem 02 é para limpeza.

i. DOCUMENTO FISCAL: NFS nº 198, emitida em 15/12/2012, atestada em 24/12/2012.

j. VALOR: Total Bruto R$ 1.000,00. R$ 750,00 é referente à Limpeza e R$ 250,00 é referente à Recepcionista.

k. RETENÇÕES NA FONTE: TF: R$ 94,50. ISS: R$ 50,00. INSS: R$ 110,00.

OBSERVAÇÃO: foi apenas uma coincidência o subitem 01 e 02 em sequência, pois esses números são fixados no plano de contas. Por exemplo, o subitem para manutenção predial é o 16, o subitem de suporte técnico a software é o 08, etc. Confira esses números na NE ao preencher o checklist.

OBSERVAÇÃO: há outras datas e códigos a serem preenchidos no decorrer da apropriação que não estão originalmente no checklist. Os principais códigos estão disponíveis nas tabelas de apoio que disponibilizamos no ambiente virtual. Explicaremos cada um desses casos na medida em que aparecerem.

Uma vez tendo os dados prontos à nossa disposição, é hora de começarmos a operar o Siafi. Para nosso curso, utilizaremos o Siafi treinamento, pois não queremos “sujar” a base real com dados fictícios. Veja como acessar o Siafi pelo tutorial “Acessando o novo CPR”.

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CURIOSIDADE: A transação utilizada para apropriar a despesa é INCDH (Incluir Documento Hábil). No antigo CPR, era a transação >ATUCPR. No novo, além de ter mudado de ATUCPR para INCDH, não há mais o sinal de maior “>”.

Para iniciar a apropriação de uma despesa, há duas opções: clique em MENU GERAL, CONTAS A PAGAR E A RECEBER, DOCUMENTO HÁBIL e, finalmente, em INCLUIR DOCUMENTO HÁBIL; ou digite INCDH no campo de Transações e tecle enter (ou clique na seta amarela).

Esta é a tela inicial da transação INCDH: incluir documento hábil. 2ª forma

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CURIOSIDADE: Um documento hábil é assim chamado porque habilita algum procedimento contábil. Por exemplo: pagamento a fornecedores; ajustes de contas que foram preenchidas incorretamente; devolução de diárias ou suprimentos de fundos; todos têm um documento hábil como pré-requisito para serem realizados. Documento hábil... habilita... hun, entendeu? Brincadeira à parte, todo o trabalho que temos em preencher corretamente os dados nos documentos hábeis serve para fazer a contabilização correta sem precisar ser um contador com nível superior ou ter uma supermemória. Se não houvesse o CPR com a inovação dos documentos hábeis, precisaríamos preencher a mão um formulário com os mesmos dados, mas também precisaríamos saber de cor as contas de crédito e débito corretas para fazer os lançamentos contábeis. Viu que o Siafi facilita sua vida? Siafi: ame-o ou faça seu trabalho xingando. Mas faça seu trabalho ☺.

CURIOSIDADE: no antigo CPR, no campo Tipo de Documento, era possível escolher entre NP (quando não havia contrato) e NO (quando havia contrato). No novo CPR, essa escolha não existe mais: em todos os casos de pagamento de fornecedores, o documento hábil será a NP.

Não preencha o campo Número! Ele será automaticamente gerado ao final da apropriação. Preencha apenas o campo “Tipo de Documento” com a sigla NP e, logo em seguida, clique em “Confirmar”.

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OBSERVAÇÃO: As transações de registro de dados no novo CPR são divididas em abas. Dentro de cada aba, há blocos com um grupo de dados a serem preenchidos. Cada bloco desses é chamado de GRID.

Nos próximos tutoriais, veremos como:

• Preencher a aba Dados Básicos – no Tutorial 2;

• Salvar rascunho e como acessa-lo novamente – no Tutorial 3; • Preencher a aba Principal com Orçamento – no Tutorial 4; • Preencher a aba Dedução – nos Tutoriais 5, 6 e 7;

• Preencher a aba Dados de Pagamento – no Tutorial 8;

• Preencher os pré-docs de documentos financeiros – nos Tutoriais 9, 10, 11, 12 e 13; e

• Realizar o documento hábil NP – no Tutorial 14.

CURIOSIDADE: um Pré-Doc nada mais é que um formulário. Ele facilita o preenchimento de parte das informações necessárias para gerar documentos financeiros tais como DARF, DAR, GPS, OB, etc. Cada documento preenchido via pré-Doc será posteriormente realizado via GERCOMP, ou seja, transformado em dinheiro, que pode ser para um pagamento, para um recolhimento de tributo, para uma multa etc.

Adiantamos que algumas Abas não precisam ser preenchidas: Principal sem Orçamento; Encargo; Outros Lançamentos; e Resumo, este último sendo apenas um apanhado de informações das demais abas.

Ao longo dos tutoriais, daremos dicas, faremos observações e comentaremos passo a passo o que fazer, usando um exemplo prático para cada caso. Serão seis casos:

• Caso 1 – pagamento de fornecedor com contrato e retenções; • Caso 2 – pagamento de fornecedor com contrato registrado na sede • Caso 3 – pagamento por lista de fatura;

• Caso 4 – pagamento de fornecedor de material de consumo sem contrato e sem retenções;

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• Caso 5 – pagamento de fornecedor de material permanente sem contrato e com retenções;

• Caso 6 – pagamento de obras com contrato e sem retenções.

A aula 4 tratará apenas do Caso 1, que é o mais completo e serve de referência para os demais. A aula 5 tratará dos Casos 2, 3 e 4, e a aula 6 tratará dos casos 5 e 6.

Você participará de uma simulação para ver na prática como fazer cada apropriação. Depois, a título de esclarecimento de dúvidas, você poderá consultar os tutoriais específicos que deseja recapitular de cada caso.

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Tutorial 2: Aba Dados Básicos

Ao acessar o INCDH, a aba Dados Básicos será a primeira a aparecer.

DICA: preencha as abas, grids e campos na ordem em que aparecem. Assim, não nos esquecemos de preencher nenhum, e a apropriação fica mais rápida.

No primeiro Grid, que podemos chamar carinhosamente de “Grid cabeçalho”, serão preenchidos os seguintes dados:

a. Código da UG pagadora: é a UG na qual você está executando. No nosso exemplo, a UG é a 030001.

b. Data de emissão contábil: normalmente é a data em que estamos apropriando a NP. No nosso exemplo, é 26/12/2012.

c. Data de vencimento: Embora pareça, não é o prazo limite para pagamento da despesa! É apenas a data em que pretendemos emitir a ordem bancária, que pode inclusive ser antes do prazo limite. No nosso exemplo, é 26/12/2012.

d. Taxa de câmbio: NÃO preencher, pois os pagamentos serão sempre em nossa moeda, o Real.

e. Processo: número do processo de pagamento. Esse campo aceita hífens, ponto e barra, só não aceita espaços. Para ficar conforme o padrão TCU, preencha o campo no seguinte formato: TC-000.000/0000-0. No nosso exemplo, é o TC-000.000/2013-0.

a. OBSERVAÇÃO: como regra geral, costumamos padronizar algumas anotações durante a apropriação. Isso nos ajuda a pesquisar informações com muito mais facilidade, o que possibilita uma melhor gestão e resolução mais rápida de eventuais problemas. É o caso, por exemplo, de se padronizar a anotação de processos usando o formato TC-000.000/0000-0.

f. Ateste: dia em que a nota fiscal foi atestada, ou seja, a data do carimbo de atestação. Pelo nosso checklist, a data de ateste é 24/12/2012.

g. Valor do documento: total bruto que será apropriado. Não há nenhum desconto aqui. Se houver desconto, esse será informado na aba apropriada. No nosso exemplo, o valor é de R$ 1.000,00.

h. Código do Credor: é o CNPJ da empresa. No nosso exemplo, é o 00.358.432/0001-79. Para o sistema aceitar, colocamos só os números. O nome da empresa aparecerá automaticamente após preencher esse campo e sair dele.

a. OBSERVAÇÃO: quando por algum motivo não sabemos o CNPJ, ainda há salvação: o Código do Credor pode ser pesquisado a partir do nome da empresa. Para isso, clique na lupa ao lado do campo.

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b. [cont. obs...] Na tela de busca, primeiro selecione o tipo (CNPJ, CPF, UG ou IG). Depois, digite UMA palavra que compõe o nome da empresa (não digite mais de uma, pois pode dar erro). Clique no botão “Pesquisar”, e selecione o nome ou o CNPJ da empresa correta dentre as opções que aparecerem.

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O próximo Grid a ser preenchido é Dados de Documentos de Origem.

CURIOSIDADE: Assim como no velho CPR, documento de origem num pagamento a fornecedor é o documento fiscal, que pode ser: nota fiscal de serviços; nota fiscal de material; ou fatura.

Para preencher os dados da nota fiscal, clique no botão “Incluir”.

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• Campo Emitente: automaticamente preenchido com o CNPJ do credor;

• Campo Data de emissão: preencha-o com a data de emissão da nota fiscal. Pelo nosso checklist, a data é 15/12/2012.

• Campo Número: preencha-o com o número da nota fiscal. Esse campo não aceita espaços em branco. No nosso exemplo, o número da NFS é 198.

• Campo Valor: preencha-o com o valor da nota fiscal correspondente, no nosso exemplo, R$ 1.000,00, e clique em confirmar.

o OBSERVAÇÃO: se existir mais de um documento fiscal – por exemplo, várias notas fiscais – clique no botão incluir para informar os dados de cada uma das próximas notas. Clique em confirmar após cada inclusão de nota fiscal.

OBSERVAÇÃO: o Grid Documentos Relacionados não é preenchido em nenhuma apropriação de pagamento de fornecedor.

CURIOSIDADE: utilizamos esse grid para contabilizações de ajuste, ou seja, quando precisamos fazer referência a algum documento hábil já anteriormente cadastrado, seja para correção, seja para devolução. Por exemplo, quando o servidor não usa uma diária e esta precisa ser devolvida, usamos o Grid Documentos Relacionados para informar qual AV concedeu a diária, ou qual RA devolveu o dinheiro. Utilizaremos o Grid Documentos Relacionados na aula 2: “Pagamento de diárias”; e na aula 3: “Pagamento de suprimento de fundos”.

O próximo campo a ser preenchido é o de Observação.

Esse campo tem tamanho limitado, por isso, orientamos resumir o objeto do pagamento em uma linha.

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IMPORTANTE: como boas práticas, o TCU costuma padronizar algumas anotações durante a apropriação. Isso nos ajuda a pesquisar informações com muito mais facilidade, o que possibilita uma melhor gestão e resolução mais rápida de eventuais problemas. É o caso, por exemplo, de se padronizar a forma como preenchemos o campo Observação.

A Setorial Contábil do TCU orienta que devem constar no mínimo as seguintes informações (presentes no seu checklist):

• número do documento fiscal, seu valor e sua data de emissão; • objeto do pagamento;

• período do pagamento, se cabível. • número do processo;

• número do contrato (se houver);

• todos os tributos retidos na fonte e suas respectivas alíquotas. Em caso de a base de cálculo de algum tributo for diferente do valor bruto da nota fiscal, essa nova base de cálculo deve ser informada neste campo; e • situação de regularidade fiscal da empresa: se está regular ou não.

o Observação: faz parte da análise processual verificar se uma empresa está regular ou não. Para tanto, verifique as certidões negativas de débito e o SICAF. Caso tenha alguma dúvida, fale com a Setorial Contábil do TCU.

DICA IMPORTANTE: no registro de um documento hábil, há vários lugares em que aparece o campo Observação. Por recomendação da Setorial Contábil do TCU, todos os campos Observação devem conter as mesmas informações. Por isso, depois de preencher devidamente o primeiro campo, para não ter que digitar tudo de novo nos demais, copie-o e cole-o em um documento Word temporário, para poder colar as mesmas informações nos outros campos.

No nosso exemplo, analisamos o checklist e preenchemos o campo Observação da seguinte forma:

• NFS 198 (R$ 1.000,00), DE 15/12/2012, PRESTAÇÃO DE SERVIÇO DE LIMPEZA E RECEPÇÃO. PER.: DEZ/2012. TC-000.000/2013-0. CT 01/2012. TF: 9.45. ISS: 5.00. INSS: 11.00. CERTIDÕES DE REGULARIDADE FISCAL VÁLIDAS.

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IMPORTANTE: Caso a base de cálculo de algum tributo fosse diferente do valor bruto da nota fiscal, seria necessário acrescentar ao campo Observação cada nova base de cálculo. Por conta das novas informações e do limite de espaço do campo, seria preciso também abreviar ou mesmo cortar palavras desnecessárias. Por exemplo, se a base do ISS fosse 800,00, a base do INSS fosse 750,00, e a base do tributo federal fosse igual à do valor da nota fiscal, cada campo Observação ficaria assim:

• NFS 198 (R$ 1.000,00), DE 15/12/2012, SERV. LIMPEZA E RECEPÇÃO. PER.: DEZ/2012. TC-000.000/2013-0. CT 01/2012. TF: 9.45. ISS: 5.00 SOBRE R$ 800,00. INSS: 11.00 SOBRE R$ 750,00. CERTIDÕES DE REGULARIDADE FISCAL VÁLIDAS.

Compare o que mudamos em relação ao exemplo anterior:

• NFS 198 (R$ 1.000,00), DE 15/12/2012, PRESTAÇÃO DE SERVIÇO DE LIMPEZA E RECEPÇÃO. PER.: DEZ/2012. TC-000.000/2013-0. CT 01/2012. TF: 9.45. ISS: 5.00. INSS: 11.00. CERTIDÕES DE REGULARIDADE FISCAL VÁLIDAS.

• NFS 198 (R$ 1.000,00), DE 15/12/2012, PRESTAÇÃO DE SERVIÇO DE LIMPEZA E RECEPÇÃO. PER.: DEZ/2012. TC-000.000/2013-0. CT 01/2012. TF: 9.45. ISS: 5.00 SOBRE R$ 800,00. INSS: 11.00 SOBRE R$ 750,00. CERTIDÕES DE REGULARIDADE FISCAL VÁLIDAS.

• NFS 198 (R$ 1.000,00), DE 15/12/2012, SERV. LIMPEZA E RECEPÇÃO. PER.: DEZ/2012. TC-000.000/2013-0. CT 01/2012. TF: 9.45. ISS: 5.00 SOBRE R$ 800,00. INSS: 11.00 SOBRE R$ 750,00. CERTIDÕES REGULARIDADE FISCAL VÁLIDAS.

OBSERVAÇÃO: o campo Informações Adicionais é como se fosse um post-it: algo informal que serve para deixar qualquer explicação que queira sobre qualquer coisa que queira. Esse campo não é contabilizado, ou seja, não vai para nenhum registro oficial permanente. Serve, por exemplo, para detalhar mais o objeto (pois o campo Observação tem tamanho limitado e nem sempre cabe o que queremos escrever). Serve também para dar orientações para quem for usar essa contabilização no futuro (por exemplo, explica que há um erro na contabilização oficial que não pode ser “clonado”, ou seja, copiado e colado para contabilizações similares futuras). Note que é possível saber quem escreveu nesse campo, portanto escreva coisas úteis.

Após o preenchimento do campo observação, clique no botão Confirmar Dados Básicos. Pronto: concluímos a aba Dados Básicos.

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OBSERVAÇÃO: após clicar em Confirmar Dados Básico, se houver necessidade de alterar alguma informação na aba Dados Básicos, clique no botão Alterar. Depois de fazer as modificações, clique em Confirmar Dados Básicos. Lembrar-se de que, caso a alteração seja no Grid Documento de Origem (por exemplo, um dado da nota fiscal), deve-se clicar em confirmar dentro do Grid primeiro, para só depois clicar em Confirmar Dados Básicos.

OBSERVAÇÃO: o novo CPR possui a opção de salvar um rascunho da apropriação antes do registro completo de todas as abas. Ao salvar um rascunho, pode-se sair da apropriação e continuar em outro momento, pois as abas já preenchidas estarão salvas. O botão Salvar Rascunho ficará habilitado após a confirmação da aba Dados Básicos. Para saber como salvar rascunho e como acessa-lo, veja o Tutorial 3 do Caso 1.

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Tutorial 3: Como Salvar rascunho, como acessá-lo novamente, e como salvar substituindo o anterior.

A) Como Salvar rascunho

A partir de 2013, o novo CPR passou a ter a opção de salvar um rascunho da apropriação antes do registro completo de todas as abas. Isso quer dizer que podemos salvar o trabalho feito até o momento, sem precisar fazer tudo de uma vez. É bastante útil para não perder o trabalho feito quando o sistema falha por qualquer motivo, ou quando precisamos parar no meio do serviço, por exemplo, para atender a um telefonema, etc.

O botão Salvar Rascunho ficará habilitado após a confirmação da aba Dados Básicos. Recomendamos que você use o botão “Salvar Rascunho” ao finalizar o preenchimento de cada aba.

IMPORTANTE: use o mesmo nome para o rascunho toda vez que for salvá-lo, e salve-o substituindo o anterior, para ter sempre a versão mais completa. Recomendamos que o nome seja padronizado, sempre colocando, em caixa alta, o 1º nome de quem está apropriando, o nome principal da empresa, e o número do documento fiscal. Por exemplo: CECÍLIA CAPITAL NFS 198. A padronização é muito útil para facilitar a localização de um rascunho e evitar duplicidade de registros.

Após ter clicado em Salvar Rascunho, uma caixa de diálogo pede para informar o nome do rascunho. Escreva conforme o padrão que ensinamos – no nosso exemplo, CECÍLIA CAPITAL NFS 198 – e clique em confirmar.

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B) Como acessar um rascunho salvo

Para acessar um rascunho anteriormente salvo, entre na transação de inclusão de documento hábil – INCDH, e clique no botão “Consultar Rascunhos”.

Uma lista com todos os rascunhos salvos na UG será aberta. Clique no devido rascunho para continuar a apropriação.

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OBSERVAÇÃO: Note que este é o documento NP que estávamos trabalhando, com todas as abas que havíamos preenchido – no nosso exemplo, apenas a aba Dados Básicos. Note que esse documento NP ainda não possui número, pois ainda não o registramos. Isto só é possível após concluirmos todo o preenchimento dos dados necessários.

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Suponha que preenchemos mais uma aba e queremos salvar o rascunho atualizado com esses novos dados. Clique no botão “Salvar Rascunho”.

Uma caixa de diálogo será aberta para informar o nome. Informe o mesmo nome de antes, usando aqueles mesmos critérios de nome de quem fez, nome da empresa e documento fiscal. No nosso exemplo, escreva “CECILIA CAPITAL NFS 198” e clique em “Confirmar”.

Note a advertência questionando se deseja sobrescrever o rascunho, visto que já existe um com esse nome. Clique em “Confirmar”.

OBSERVAÇÃO: se não aparecer essa advertência, é porque você não digitou o mesmo nome. Por exemplo, se escreveu CECÍLIA com acento, em vez de sem, como no anterior. Haverá então dois rascunhos salvos. Isso não é bom, pois enche a lista de rascunhos desnecessariamente, dificultando a localização do rascunho mais completo.

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Se sair da apropriação e quiser recuperar o rascunho, siga os mesmos passos mencionados quando salvamos o rascunho pela primeira vez, ou seja: acesse INCDH, e clique em Consultar Rascunhos.

CURIOSIDADE: note que as abas já preenchidas possuem um traço rosa em cima. Esse traço significa que o documento hábil ainda não foi registrado, ou seja, ainda é um rascunho. Após registrarmos o documento hábil, os traços se tornam azuis, indicando que houve registro.

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Tutorial 4: Aba Principal com Orçamento

Após termos concluído o preenchimento da aba Dados Básicos, vamos para a aba Principal com Orçamento. Clique nela.

OBSERVAÇÃO: o que diferencia cada um dos seis casos que estamos tratando no curso é justamente a Situação que informamos na aba Principal com Orçamento. Toda a contabilidade da apropriação é comandada por essa situação e pelas informações constantes nessa aba. Na biblioteca do curso, você encontrará um documento com as principais situações utilizadas pelo TCU.

CURIOSIDADE: no velho CPR, o campo Situação era preenchido na primeira tela, juntamente com os dados básicos (por exemplo, P01 para serviços com contrato). No novo CPR, preenchemos a Situação do nosso pagamento na aba Principal com Orçamento. A situação pode ser preenchida diretamente no campo, quando sabemos o código, ou pesquisada por meio da lupa. Para aprendermos como pesquisar, clique na lupa.

Na caixa de pesquisa, há vários filtros para realizar a pesquisa. Sugerimos usar o filtro Grupo da Situação, com o tipo de pagamento Aquisição de Serviços. Selecione essa opção e clique em Pesquisar.

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A situação que mais frequentemente utilizamos para o pagamento de serviços é a DSP001. Clique nela para seleciona-la como situação dentre as opções trazidas pela pesquisa.

CURIOSIDADE: No antigo CPR, as situações com contrato e sem contrato eram dois códigos diferentes: P01 – despesas correntes de serviços com contrato; e P02 – despesas correntes de serviços sem contrato. No novo CPR, é o mesmo código: DSP001 – despesas correntes de serviços. Haverá posteriormente um campo específico para indicar se há ou não contrato.

Note que o campo Situação foi preenchido com o código DSP001. Clique em Confirmar.

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Para a pergunta “Tem Contrato?”, clique na opção apropriada. No nosso exemplo, selecionamos SIM.

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Note que, por ter escolhido SIM, apareceu o campo Conta de Contrato. Esse campo vem parcialmente preenchido. As contas de contrato são: 1.9.9.7.2.02.00 para serviços e 1.9.9.7.2.04.00 para bens. Preencha apenas os últimos quatro algarismos da conta no campo específico. No nosso exemplo, preencha 0200.

Logo em seguida, no Grid da NE, preencha o número da nota de empenho. No nosso exemplo, preencha 2012NE000005.

OBSERVAÇÃO: para pesquisar o número da NE, não é útil usar a lupa. A pesquisa, no máximo, mostrará todas as Notas de Empenho da UG de uma vez. Portanto, tenha o número em mãos desde o checklist. Já o subitem da nota de empenho pode ser pesquisado por meio da lupa. Ao clicar nela, selecione o subitem correspondente.

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OBSERVAÇÃO: quando for para selecionar SIM, a Setorial Contábil do TCU terá informado antes a todas as Secex. Essa determinação depende da Lei de Diretrizes Orçamentárias de cada ano.

No campo Valor, preencha o valor relacionado ao subitem escolhido, conforme definido no checklist (um valor para cada subitem). Clique em “Confirmar”.

Para incluir outro subitem, clique em “Incluir”.

Preencha o novo Grid de forma análoga ao preenchimento do subitem anterior, e clique em “Confirmar”.

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Pronto! O preenchimento da Aba Principal com Orçamento está completo. OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: Para que apareçam as retenções de tributos na mesma NS, não clique em registrar ainda. Apenas clique na Aba Dedução para preenchê-la. Se você clicar em registrar, precisará depois fazer uma nova NS apenas com as retenções de tributos na fonte. Ou seja: se você esquecer essa nova NS, acabará pagando mais do que o devido para a empresa.

OBSERVAÇÃO: recomendamos que você salve o rascunho da apropriação, assim como fizemos na aba Dados Básicos. Para saber como, acesse o Tutorial 3 do Caso 1.

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Tutorial 5: Aba Dedução – introdução e inclusão do DARF

Após preencher as Abas Dados Básicos e a Principal com Orçamento, clique diretamente na Aba Dedução, SEM CLICAR EM Registrar.

OBSERVAÇÃO: em todos os pagamentos de fornecedores pessoa jurídica, não preenchemos nada nas abas Principal sem Orçamento, Encargo e Outros Lançamentos. Enquanto a aba Encargo é usada apenas para pagamento à pessoa física (que não consta no nosso curso), as abas “Principal sem Orçamento” e “Outros Lançamentos” são usadas nas devoluções e ajustes, não nos pagamentos. Por fim, a aba Resumo é como o nome diz: só um resumo automático de tudo que preenchemos até agora.

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Agora vamos para a aba Dedução. Clique nela.

Enquanto na aba Principal com Orçamento nós preenchemos o campo Situação com um código de despesa – por exemplo, DSP001 –, na aba Dedução, preencheremos o campo Situação com diversos códigos de dedução, a depender de cada caso, como por exemplo: tributos retidos na fonte; glosa; multa; entre outros. Disponibilizamos no ambiente virtual uma lista com os principais códigos, como, por exemplo, o código DDF001, que é o para retenção dos tributos federais.

No nosso exemplo, incluiremos códigos de retenção de tributos na fonte. Podemos ter uma listinha com os códigos principais para preencher o campo diretamente. Ou podemos, alternativamente, usar a lupa para pesquisa-los. Clique na lupa.

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A pesquisa pode ser feita pelos seguintes campos:

• Código: código específico de cada retenção. Além de servir para conferir se o código que você tem anotado é mesmo o correto, serve também, principalmente, para pesquisar um código que está próximo de um que conheço de antemão. Por exemplo, se sei que o código que quero é um DARF, mas não sei o número, posso pesquisar o código DDF001 – uma vez que DDF é sempre DARF –, que a pesquisa retornará a sequência a partir desse: DDF001, DDF002 etc. Assim, facilmente escolho o código correto. Costuma ser o campo de pesquisa mais utilizado no dia a dia. Coloque DDF001 no campo Código para visualizar.

• Grupo da situação: agrupa códigos por características semelhantes. Por exemplo: situações de aquisição de serviços; situações de retenção; etc. Por exemplo, escolha situações de retenção para ver o resultado.

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• Termo do título: busca por palavras-chave do nome da retenção. Mas atenção: nem sempre o nome no sistema coincide com o nome oficial. Por exemplo: Tributos federais são chamados no sistema de “RETENÇÃO DE IMPOSTOS SOBRE CONTRIBUIÇÕES DIVERSAS – IN 1234 SRF, DE 11/1/12”. Para pesquisar palavras-chave do nome da retenção, é útil saber o nome que deram para ela no sistema.

• Termo da descrição: busca por palavras-chave da descrição da retenção. Aceita mais opções, portanto, que a busca apenas pelo título. Dada a evolução da internet, não faz mais tanta diferença de velocidade pesquisar pelo nome ou pela descrição. Apenas a quantidade de resultados que é diferente: costuma vir mais resultados de pesquisa feita por termo da descrição do que por termo do título.

No nosso exemplo, selecionaremos o código DDF001. Clique nele.

Note que o campo Situação foi automaticamente preenchido com o código escolhido. Clique em Confirmar.

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Note que aparecem dois Grids: um Grid cabeçalho com informações sobre o DARF; e um Grid Recolhedores.

OBSERVAÇÃO: DARF é a sigla de documento de arrecadação de receita federal, que é gerado para o recolhimento dos tributos federais retidos na fonte. Os tributos federais são: o imposto de renda, a contribuição social, o COFINS e o PIS. Fazemos um único DARF para recolher todos esses impostos de uma vez.

Novamente sugerimos que você preencha os campos na ordem em que aparecem, começando pelo Grid cabeçalho:

• Campo UG Pagadora: na vida real, é a sua UG de execução. No nosso exemplo, é a 030001.

• Campo Data de Vencimento: prazo para recolhimento do DARF. A regra para esse prazo consta na Instrução Normativa que o regula (IN RFB 1.234/2012). Atualmente, é o 3º dia útil da semana seguinte à do pagamento. No nosso exemplo, considerando que hoje é 26/12/2012, a data de vencimento será, portanto, 2/1/2013.

o OBSERVAÇÃO: note que, se houvesse feriado, por exemplo, na segunda-feira, o vencimento seria na quinta-feira em vez de quarta, e assim por diante. Lembre que contamos apenas os dias úteis.

• Campo Data de Pagamento: dia em que vamos emitir o DARF. No TCU, é o mesmo dia da emissão da Ordem Bancária. No nosso exemplo, utilizaremos a data 26/12/2012.

• Campo Código DARF: é o código correspondente ao serviço prestado pela empresa, e à alíquota de retenção na fonte. Está na lista do anexo I da IN RFB nº 1.234/2012. Em nosso exemplo, utilizaremos o código 6190 para os dois subitens: limpeza e recepção, ambos sem fornecimento de material.

o ATENÇÃO: como dissemos na aula introdutória, infelizmente não há espaço neste curso para tratarmos detalhadamente das regras de retenção tributária. Para saber quais códigos utilizar, leia atentamente a IN RFB nº 1.234/2012 e seus anexos. Em caso de dúvida, procure a Setorial Contábil do TCU.

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o OBSERVAÇÃO: Caso você já tenha uma noção do código que está procurando, mas não tem certeza de qual é, você pode usar a lupa para pesquisá-lo. O resultado retornado não descreve o código, apenas diz um resumo de seu conteúdo. Daí a importância de se ler atentamente a IN. Clique na lupa, e preencha ou o código no campo Receita Federal, ou alguma palavra-chave da retenção no campo Termo. No nosso exemplo, queremos conferir se 6190 é mesmo o código que queremos. Digite 6190 no campo Receita Federal e clique em Pesquisar.

• Campo Valor: valor da retenção. Em nosso exemplo, já temos previamente no checklist o valor de R$ 94,50.

OBSERVAÇÃO: O botão “Incluir Acréscimo” só deve ser acionado em caso de existência de multa e juros no DARF. Isso é muito raro de acontecer, pois multa e

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juros geralmente decorrem apenas de atraso na emissão do DARF, e temos até o 3º dia útil da semana seguinte, que é a data de vencimento. Como no TCU padronizamos que o DARF é gerado junto com a OB, praticamente nunca acontecem atrasos.

Após termos preenchido o Grid cabeçalho, passamos para o Grid Recolhedores. Clique em “Incluir” para abrir os campos a serem preenchidos.

• Campo Recolhedor: é o CNPJ da empresa, que previamente incluímos no checklist. Em nosso exemplo, é o 00358432000179.

• Campo Base de Cálculo: é o valor da base de cálculo dos tributos federais. Normalmente é o valor bruto da nota fiscal. Também está no checklist. Em nosso exemplo, a base de cálculo é R$ 1.000,00.

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• Campo Valor de Receita: é o valor do tributo em reais, e não sua alíquota percentual. No nosso exemplo, o valor de receita é R$94,50, e não 9,45%. Frisamos isso porque uma confusão poderia acontecer por causa do sinal de percentual ao lado do campo. Na verdade, esse sinal é apenas um botão. Se clicar nele, o sistema abre uma pequena calculadora, para que você possa descobrir o valor que deve constar no campo Valor de Receita. Se souber esse valor de antemão, desde o checklist, nem é preciso usar esse botão.

• Campo Multa e Juros: só preencha esses campos se houver incidência de multa e juros no DARF. Como dissemos antes, é bem raro de acontecer. Deixamos em branco em nosso exemplo.

OBSERVAÇÃO: Note que há dois botões Confirmar: um é do Grid Recolhedores, e o outro é o da dedução como um todo, neste caso o DARF.

Clique em Confirmar para finalizar o Grid Recolhedores, e, logo em seguida, clique em Confirmar para registrar a retenção dos tributos federais.

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Note que apareceu uma espécie de Grid resumo, contendo a retenção conforme acabamos de cadastrar: Situação: DDF001. Mais adiante, cadastraremos outras situações, que serão listadas junto com esta.

Note também que apareceu o botão Pré-Doc ao lado do valor da dedução. Só preencheremos os Pré-Doc depois de incluirmos todas as deduções.

OBSERVAÇÃO: lembra que mencionamos na introdução que um Pré-Doc nada mais é que um formulário que facilita o preenchimento de DARF, DAR, GPS, OB, etc? Embora nada impeça que preenchamos os Pré-Docs agora, é mais prático e rápido preenchermos todos os Pré-Doc após cadastrarmos todas as deduções. Isso porque, caso o sistema caia por algum motivo, se registrarmos a apropriação teremos pelo menos parte do trabalho salvo. Isso serve para proteger o trabalho feito, pois cada pré-doc costuma demorar para ser preenchido, e se o sistema cair, tanto o pré-doc quanto tudo o mais que foi feito até então se perde. Fazer isso é possível no novo CPR pois, ao contrário do antigo, podemos registrar o documento hábil sem preencher os pré-docs.

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Para acrescentar a próxima dedução, que é o DAR, clique no botão “Incluir”.

OBSERVAÇÃO: recomendamos que você salve o rascunho da apropriação. Para saber como, acesse o Tutorial 3 do Caso 1. Após a aba Dados Básicos, você pode salvar rascunho a qualquer momento, mesmo sem ter concluído a aba.

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Tutorial 6: Aba Dedução – inclusão do DAR

Após termos inserido o DARF, para acrescentar outra retenção, clicamos no botão Incluir.

Note que outro campo Situação foi habilitado para informarmos o código da próxima dedução. Também é possível pesquisar esse código por meio da lupa, como fizemos para o DARF. No nosso exemplo, a próxima retenção a ser inserida é o ISS, que normalmente é recolhido por meio de DAR – documento de arrecadação de receita. O código dessa retenção é o DDR001.

Após o preenchimento do código da retenção no campo Situação, clique em “Confirmar”.

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Note que agora há dois Grids: um de cabeçalho, e outro de Recolhedores, que contém informações sobre o DAR. Preencheremos cada campo sequencialmente:

• Campo UG Pagadora: igual ao DARF, é a sua UG de execução. No nosso exemplo, é a 030001.

• Campo Data de Vencimento: prazo para recolhimento do DAR. Cada município tem sua própria legislação. A regra do prazo consta na lei ou decreto municipal que regula o ISS. No nosso exemplo, considerando a legislação de Brasília – dois dias úteis após o pagamento –, e hoje sendo 26/12/2012, a data de vencimento seria, portanto, 28/12/2012.

• Campo Data de Pagamento: dia em que vamos emitir o DAR. No TCU, é o mesmo dia da emissão da Ordem Bancária. No nosso exemplo, usamos a data 26/12/2012.

• Campo Código do Município: é o número do município para onde estamos recolhendo o ISS. Esse código pode ser pesquisado no novo CPR por meio da lupa, ou no Siafi tradicional por meio da transação >CONMUN.

o OBSERVAÇÃO: para pesquisar o código do município, clique na lupa, escreva o nome do município sem acentos e clique em pesquisar. São listados os municípios que possuem o nome pesquisado. Clique no nome que corresponde ao que você quer e o campo Código do Município é automaticamente preenchido. No nosso exemplo, o código é 9701, que corresponde a Brasília.

• Valor: é o valor em reais que será retido na fonte a título de ISS. No nosso exemplo, foi de R$ 50,00.

• Campo Código da Receita: cada município possui de um a três códigos exclusivos de receita para o ISS. Após identificarmos o código do município, podemos pesquisar o código da receita no novo CPR por meio da lupa, ou no Siafi tradicional por meio da transação >CONMUN.

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o OBSERVAÇÃO: para pesquisar o código da receita, clique na lupa. Observe que o número do município já vem preenchido com 9701, que é o do nosso exemplo. Clique em pesquisar. São listados os códigos de receitas utilizados no DAR do município. Clique no correspondente à retenção que está sendo realizada e o campo Código da Receita será automaticamente preenchido.

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o OBSERVAÇÃO: diferentemente da lista com os códigos do DARF, não é interessante ter uma lista com os códigos de mais de 5.000 municípios e seus respectivos códigos de receita. Embora haja TCU somente nas capitais, o pregão eletrônico, por exemplo, permite que empresas de qualquer município vendam para qualquer outro município. Portanto, é mais fácil pesquisar o código via novo CPR ou via Siafi tradicional. A título de curiosidade, os códigos de município e os de receita permaneceram os mesmos de antes.

OBSERVAÇÃO: o botão Incluir Acréscimo só deve ser acionado se houver multa e juros no DAR. É o mesmo caso do DARF: muito raro de acontecer.

Preenchidas as informações iniciais do DAR, clique em “Incluir” para preencher os dados do recolhedor.

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No grid Recolhedores, preencha os seguintes campos:

• Campo Recolhedor: é o CNPJ da empresa. No nosso exemplo, é o 00358432000179.

• Campo Valor Principal: é o valor do ISS já calculado no checklist. No nosso exemplo, o valor é R$ 50,00.

• Campo Multa e Juros: assim como no DARF, só devem ser preenchidos se houver multa e juros no recolhimento do DAR. No nosso exemplo, deixamos em branco.

Assim como no DARF, há dois botões de Confirmar. Clique em “Confirmar” para finalizar o Grid Recolhedores, e, logo em seguida, clique em “Confirmar” para registrar a retenção do ISS.

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Lembra do Grid resumo, contendo a retenção que havíamos feito até então? Pois é: agora aparecem duas retenções – situação DDF001; e situação DDR001.

Observe que há um botão Pré-Doc habilitado ao lado do valor de cada retenção cadastrada. Como dissemos antes, só preencheremos os Pré-Doc depois de incluirmos todas as retenções.

OBSERVAÇÃO: recomendamos que você salve o rascunho da apropriação. Para saber como, acesse o Tutorial 3 do Caso 1. Após a aba Dados Básicos, você pode salvar rascunho a qualquer momento, mesmo sem ter concluído a aba.

No nosso exemplo, como há três retenções a serem feitas e já fizemos duas, falta a última. Para cadastrá-la, clique em “Incluir”.

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Tutorial 7: Aba Dedução – inclusão da GPS

Após a inclusão do DARF e do DAR, vamos à inclusão da GPS. Clique em Incluir.

O campo Situação estará disponível para preenchimento. Preencha-o diretamente caso saiba o código, ou pesquise o código pela lupa.

CUIDADO: se clicar em “Confirmar” sem preencher o campo Situação, aparece uma mensagem de erro, e o campo Situação é destacado em vermelho. Para

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solucionar esse erro, preencha o campo e clique em Confirmar, ou pesquise o código da retenção por meio da lupa.

Em nosso exemplo, a próxima retenção é a do INSS, que é recolhido por meio de uma GPS (guia da previdência social). O código de retenção é o DGP001. Caso você escolha pesquisar pela lupa, é um processo semelhante ao do DARF: após fazer a pesquisa, clique no código ou no título para a janela fechar e o campo Situação ser automaticamente preenchido. Após informar o campo Situação, clique em Confirmar.

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Assim como aconteceu com as outras retenções, serão abertos campos para preenchimento dos dados relativos à GPS:

• Campo UG Pagadora: é a sua UG de execução. No nosso exemplo, é a 030001. • Campo Data de Vencimento: prazo para recolhimento da GPS. A regra para essa data encontra-se na instrução normativa que regula a retenção do INSS, que é a IN RFB 971/2009. Atualmente, a data de vencimento é o dia 20 do mês seguinte ao mês de emissão da nota fiscal. Considerando em nosso checklist que a data de emissão foi dia 15/12/2012, a data de vencimento seria, portanto, 20/1/2013.

o OBSEVAÇÃO: Diferente do DARF e do DAR, a data de vencimento da GPS não está relacionada com a data de pagamento, e sim com a data de emissão da nota fiscal.

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• Campo Data de Pagamento: dia em que vamos emitir a GPS. No TCU, é o mesmo dia da emissão da Ordem Bancária. No nosso exemplo, a data de pagamento foi 26/12/2012.

• Campo Valor: valor do INSS já calculado em reais. No nosso checklist, o valor que calculamos foi de R$ 110,00.

• Campo Código de Pagamento GPS: é o código utilizado para recolhimento do INSS. No caso de pagamento a fornecedores, o código é o 2640. Você também pode pesquisar o código por meio da lupa. Caso tenha dúvidas quanto a qual código utilizar, entre em contato com a Setorial Contábil do TCU.

• Botão “Incluir acréscimo”: ele só deve ser acionado se houver multa ou juros no recolhimento do INSS. No nosso exemplo, não usamos essa função.

Assim como fizemos nas outras retenções, clique em “Incluir” para incluir as informações acerca do recolhedor da GPS.

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No Grid Recolhedores, preencheremos os seguintes campos:

• Campo Recolhedor: é o CNPJ da empresa. No nosso exemplo, é o 00358432000179.

• Campo Valor INSS: é o valor do INSS já calculado em nosso checklist. Em nosso exemplo, o valor é de R$ 110,00.

• Campo Valor outras entidades: nos pagamentos efetuados pelo TCU, esse campo não é preenchido.

• Campo Valor ATM/Multa/Juros: só preenchemos esse campo se houver incidência de multa e juros no recolhimento do INSS, o que ocorre geralmente por atraso no recolhimento. Em nosso exemplo, deixaremos esse campo em branco.

o CUIDADO: ao contrário das demais retenções, é comum atrasar o recolhimento de INSS, porque enquanto os prazos das demais retenções contam só a partir do pagamento à empresa, no caso do INSS já começa a correr o prazo desde a emissão da nota fiscal, independentemente de pagarmos a empresa ou não. É erro comum o servidor achar que não precisa fazer o recolhimento do INSS enquanto não pagar a empresa. É erro porque é preciso recolher o INSS até o dia 20 do mês seguinte ao da emissão da nota fiscal, ou seja: não tem a ver com a data de pagamento. o OBSERVAÇÃO: Note que pode haver diversas causas de atraso

para o pagamento: a empresa informou dados bancários errados; ou a empresa não entregou alguma certidão; ou o servidor ainda não atestou serviço; etc. Em contrapartida, no caso de recolhimento de INSS, a única forma de a empresa ser responsável pelo atraso é ela não entregar a tempo a nota fiscal. Os demais casos são de responsabilidade do servidor. Se a responsabilidade for da empresa, precisamos descontar dela o valor da multa e juros. Caso isso ocorra, pergunte à Setorial Contábil do TCU como proceder.

Assim como no DARF e no DAR, há na GPS dois botões de Confirmar. Clique em “Confirmar” para finalizar o Grid Recolhedores, e, logo em seguida, clique em “Confirmar” para registrar a retenção do INSS.

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Note que agora há três deduções no Grid resumo. Em tese, estaríamos prontos para preencher os pré-docs.

Porém, precisamos ter cuidado com o tempo. Após cinco minutos sem apertar algum botão confirmar, o sistema “cai”. E, se não tivermos salvado um rascunho ou termos já registrado o documento hábil, perdemos todo o trabalho que tivemos até agora. Já imaginou?

Para proteger o trabalho feito, recomendamos que você salve o rascunho a cada aba, e que registre o documento hábil antes de preencher os pré-doc, pois cada pré-doc costuma demorar para ser preenchido.

Após registrarmos o documento hábil, podemos voltar para preencher os pré-docs.

Recomendamos que você salve o rascunho da apropriação. Para saber como, acesse o Tutorial 3 do Caso 1.

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Antes de poder registrar o documento hábil, ainda é preciso preencher a aba Dados de Pagamento. Clique nessa aba, e acesse o Tutorial 8 para saber como preenchê-la corretamente.

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Tutorial 8: Aba Dados de Pagamento

Após termos concluído o preenchimento das abas Dados Básicos, Principal com Orçamento, e Dedução, vamos para a aba Dados de Pagamento. Clique nela.

Agora temos de preencher a data em que emitiremos a ordem bancária. No nosso exemplo, a data é 26/12/2012.

Logo em seguida, para preencher os dados do favorecido da OB, clique em “Incluir”.

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No Grid Lista de Favorecidos, o CNPJ da empresa e o valor líquido do pagamento são automaticamente preenchidos nos campos Favorecido e Valor, respectivamente.

CUIDADO: antes de confirmar o Grid Lista de Favorecidos, é muito importante verificar se o valor líquido que pagaremos à empresa é mesmo o valor correto. Por algum erro de preenchimento das outras abas, o valor pode estar maior ou menor que o devido. Os erros mais comuns são: colocar um zero a mais ou um zero a menos no valor total; ou então informar o percentual da alíquota de dedução em vez de o valor em reais. Mais uma vantagem do checklist: se você calculou tudo antes, sabe o valor que deveria dar no final. Se suspeitar de algo errado com o valor líquido, volte nas abas anteriores e corrija o eventual erro.

DICA: um erro comum é preencher o campo Valor de Receita no DARF com o percentual da alíquota em vez de o valor em reais. Caso tenha dúvidas, reveja o preenchimento do DARF.

Após verificar se o valor líquido está correto, clique em “Confirmar”.

Observe que apareceu mais um botão Pré-doc. Assim como os Pré-docs das retenções, nós preencheremos todos eles após o registro do documento hábil.

OBSERVAÇÃO: há um passo opcional, porém interessante, antes de registrar o documento hábil. É a função “Verificar Consistências”, uma janela que traz informações sobre cada aba. Clique no botão Verificar Consistências.

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[obs. Cont.] Essa função é interessante para checar se o que foi preenchido até então está consistente, por exemplo, se falta alguma coisa, se há algum erro de cálculo etc. Se estiver correto o preenchimento, aparecerá um sinal verde. Se estiver faltando algo que possa ser preenchido depois, parecerá uma exclamação em amarelo. Se tiver algo que impeça o registro, aparecerá um sinal vermelho, explicando qual foi o erro detectado. No nosso caso, os alertas são os pré-docs que deixamos para preencher depois. Lembre que não os preencher não impede o registro do documento hábil.

Finalmente, para registrar o documento hábil, clique em “Fechar” e, logo em seguida, em “Registrar”.

Após o registro, note que apareceu uma caixa de diálogo informando o número do documento hábil. No nosso exemplo, foi gerado o número 2012NP000001. O número da nota de sistema (NS) que foi gerada é 2012NS000016.

Pronto! Acabamos de gerar o documento hábil. Agora só falta preencher os pré-docs.

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Note algumas observações ao final da apropriação:

OBSERVAÇÃO 1: Note que preencher os pré-docs não interfere nas informações da NS. Por isso, podemos registrar o documento hábil sem preencher os pré-docs. Esses servem apenas para gerar os documentos financeiros, não a NS.

OBSERVAÇÃO 2: uma vez gerada a NS, não há como mudar nada nela. Para corrigir eventuais erros após ser gerada uma NS, será preciso emitir outra. Já os pré-docs podem ter alguns campos corrigidos. Vai depender de cada caso.

OBSERVAÇÃO 3: a NS é o documento contábil resultante de tudo o que fizemos até agora. É esse o documento que é colocado no processo, pois é o comprovante da apropriação. É a materialização do documento hábil NP, requisito necessário para a emissão da ordem bancária.

OBSERVAÇÃO 4: Para anexarmos a NS ao processo, precisamos primeiro consulta-la. Há dois modos de consultar a NS: ou pelo novo CPR, clicando no link da NS, que nos remeterá a uma janela do Siafi tradicional; ou pelo próprio Siafi tradicional, acessando a transação >CONNS. A tela de consulta à NS 16 será aberta. Note que, como foram feitas várias contabilizações, a NS ficou com duas telas no Siafi tradicional. Para visualizar a segunda tela, é preciso teclar Enter. Lembre-se, porém, de que é preciso imprimir as duas telas.

DICA: para saber como gerar, imprimir e inserir a cópia da NS no processo administrativo, consulte o roteiro que disponibilizamos na biblioteca do curso.

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Após o registro, para sair da apropriação, clique em Retornar.

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Tutorial 9: Preenchimento dos Pré-docs - Introdução

Agora vamos finalmente preencher os pré-docs.

OBSERVAÇÃO: Note que, na etapa anterior, para fazer a apropriação entramos na transação INCDH – incluir documento hábil. Uma vez registrado o documento, o sistema gerou um número de NP e saiu do documento hábil. Por isso, para preencher os pré-docs, é preciso entrar no documento de novo. Isso é feito por meio da transação Consulta Documento Hábil, ou CONDH. Explicamos isso para esclarecer que não estamos registrando um novo documento ao preencher pré-docs. Estamos apenas atualizando um documento já existente.

Para preencher os pré-docs, acesse a transação CONDH. Para tanto: • Ou digite CONDH na linha de comando e tecle Enter;

• Ou clique em Menu Geral, Contas a Pagar e Receber, Documento Hábil, e por último em CONSULTAR DOCUMENTO HÁBIL.

OBSERVAÇÃO: além das atualizações nos pré-docs, a transação CONDH também serve para fazer outras alterações no próprio documento hábil. A mais comum é a alteração de datas, por exemplo: quando por algum motivo muda o dia de pagamento, é preciso atualizar todas as datas relacionadas a esse dia.

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A primeira tela da transação CONDH possui vários filtros para pesquisar um documento hábil.

Sugerimos que você pesquise diretamente pelo número da NP, pois abre diretamente o documento desejado, em vez de abrir uma lista de possíveis resultados. No nosso exemplo, o número da NP está distribuído em três campos: ano, que é o 2012; tipo, que é o NP; e número, que é o 1. Após preencher esses campos, clique em pesquisar. O sistema abriu diretamente a NP 1, que é a que queremos alterar para preencher os pré-docs.

OBSERVAÇÃO: se você não tiver o número fácil em mãos, você pode usar os outros filtros para pesquisar o documento hábil que está procurando. Nesse caso, o resultado da pesquisa será uma lista. Clique no documento desejado.

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Uma vez dentro da NP 1, clique em Alterar Documento Hábil.

OBSERVAÇÃO: se precisássemos alterar algo na aba Dados Básicos, seria necessário clicar no botão Alterar. Como a alteração é para preencher os pré-docs das retenções e da OB, não precisamos clicar nesse botão. Vamos diretamente para a aba Dedução.

Clique na aba Dedução. Você verá os botões pré-doc. Para preencher um deles, clique nele. Para saber como preencher adequadamente os dados para cada pré-doc, acesse os tutoriais de 10 a 13 do Caso 1.

OBSERVAÇÃO: na prática, você pode preencher os pré-docs na ordem em que preferir. Basta saber reconhecer a que documento financeiro esse pré-doc se refere. Mostraremos como fazer isso nos tutoriais 10 a 13. FIM

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Aula 4 – Pagamento de Fornecedor – Caso 1: Serviço com contrato e com retenção de tributos: gerando documento hábil NP.

Tutorial 10: Preenchimento dos Pré-docs - DARF

Após ter registrado o documento hábil NP e acessar a Aba Dedução, clique no botão pré-doc DARF, que é o que está na linha da Situação DDF001.

OBSERVAÇÃO: na prática, você pode preencher os pré-docs na ordem em que preferir. Basta saber reconhecer a que documento financeiro esse pré-doc se refere. Para tanto, veja o nome que aparece no cabeçalho. Neste exemplo, estamos no pré-doc do DARF. Você também pode descobrir pelo valor em reais.

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Note que há os seguintes campos:

• Campo Recurso: embora haja outras opções, o TCU usa apenas a opção 3, que é chamada de “com vinculação de pagamento”. Significa que foi emitida uma NE para o pagamento à empresa. No nosso exemplo, portanto, selecione a opção 3. • Campo Período de Apuração: é a data do pagamento à empresa. No nosso

exemplo, a data é 26/12/2012.

• Campo Referência: Não o preenchemos, pois é um campo utilizado pela Receita Federal, e não pelo TCU.

• Campo Processo: número do processo administrativo de pagamento, no seguinte formato: TC-000.000/0000-0. No nosso exemplo, insira TC-000.000/2013-0. • Campo Receita Bruta Acumulada: Não o preenchemos, pois não sabemos a

informação de quanto a empresa possui de receita bruta acumulada. Afinal, é uma informação privada da empresa. Deixe-o em branco.

• Campo Percentual: atualmente, o sistema não permite preencher esse campo, pois gera uma mensagem de erro toda vez que tentamos preenchê-lo, além de não ser obrigatório para o pré-doc. Deixe-o em branco.

Antes de apertar o botão Confirmar, role a tela para baixo para preencher o campo Observação.

ATENÇÃO: Lembra a dica que demos de você copiar as informações do campo Observação lá dos dados básicos? Pois é: se você seguiu a dica, basta colar as mesmas informações aqui. Se não, você precisará digitar tudo de novo, de preferência igual ao que você digitou na aba Dados Básicos.

Uma vez preenchido o campo Observação, clique em Confirmar.

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OBSERVAÇÃO: note que os pré-docs já preenchidos ficam marcados com uma “gaivota” verde do lado. Isso é útil para distinguir os que já foram preenchidos dos que faltam se preencher.

OBSERVAÇÃO: podemos fazer alterações tanto nos pré-docs não preenchidos quanto nos já preenchidos. Basta clicar no botão correspondente e fazer as alterações.

Para preencher o próximo pré-doc, clique nele.

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Tutorial 11: Preenchimento dos Pré-docs - DAR

Após ter registrado o documento hábil NP e acessar a Aba Dedução, clique no botão pré-doc DAR, que é o que está na linha da Situação DDR001.

OBSERVAÇÃO: na prática, você pode preencher os pré-docs na ordem em que preferir. Basta saber reconhecer a que documento financeiro esse pré-doc se refere. Para tanto, veja o nome que aparece no cabeçalho. Neste exemplo, estamos no pré-doc do DAR. Você também pode descobrir pelo valor em reais.

Note pelo cabeçalho que se trata do pré-doc do DAR.

ATENÇÃO: para preencher este pré-doc, precisaremos de muitas informações presentes na nota fiscal. Se você não tiver a cópia dela, provavelmente não conseguirá preencher tudo que precisa antes do sistema cair. Então, se ainda não tem a cópia, providencie-a antes de preencher o pré-doc do DAR.

Note que esse pré-doc tem os seguintes campos:

• Campo Recurso: assim como no DARF, o TCU utiliza apenas o tipo de recurso 3. Selecione-o.

• Campos Referência: são os campos do mês e do ano do pagamento. No nosso exemplo, selecione o mês 01 e o ano 2013.

• Campo UG Tomadora do Serviço: Normalmente virá preenchida automaticamente. Se não vier, preencha com a UG de execução. No nosso exemplo, é a UG 030001.

• Campo Município da NF: é o código de domicílio da empresa prestadora do serviço, ou seja, a cidade dela. Para saber o código, é preciso saber o domicílio. Procure este na Nota Fiscal, nos dados do prestador do serviço. Você pode digitar o código diretamente se o souber, ou pode pesquisa-lo pela lupa. No

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nosso exemplo, clique na lupa, digite o nome do município que procura – no nosso exemplo, Brasília –, clique em pesquisar, e selecione o município correto.

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• Campo Número da NF/Recibo: é o número da nota fiscal. No nosso exemplo, o número é 198.

o OBSERVAÇÃO: Em casos de pagamento de várias notas fiscais ao mesmo tempo, preencha esse campo com 999.

• Campo Data de emissão da NF: essa informação também consta na nota fiscal em um campo específico. No nosso exemplo, a data é 15/12/2012.

• Campos Série da NF e Subsérie da NF: essas informações podem ou não estarem na nota fiscal. Dependerá do modelo adotado pelo município do domicílio da empresa. Se não as tiver, esses campos podem ser deixados em branco. No nosso exemplo, deixe-o em branco.

• Campo Alíquota da NF: é a alíquota do ISS em percentual. Note que há três casas decimais, ou seja: se a alíquota fosse de 4,1%, você alimentaria 4,100 no campo. O nosso exemplo é de 5%. Portanto, digite 5,000.

• Campo Valor da NF: é o valor bruto da Nota Fiscal, independentemente de ele ser ou não a base de cálculo do ISS. Em casos de pagamentos de várias notas fiscais ao mesmo tempo, some os seus valores brutos. No nosso exemplo, preenchemos com R$ 1.000,00.

Antes de apertar o botão Confirmar, role a tela para baixo para preencher o campo Observação. Lembre que todos os campos Observação devem conter as mesmas informações. Assim como no campo Observação do DARF, use a dica de copiar as informações do campo Observação da aba Dados Básicos para colá-las aqui.

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Pronto! Acabamos de preencher o doc do DAR! Esse foi o maior dos pré-docs que temos a preencher. ☺

Note que agora há duas gaivotas verdes. Na aba Dedução, só falta preencher mais um pré-doc. Na aba Dados de Pagamento, só tem o pré-doc da OB.

Clique no terceiro botão pré-doc.

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Tutorial 12: Preenchimento dos Pré-docs – GPS

Após ter registrado o documento hábil NP e acessar a Aba Dedução, clique no botão pré-doc GPS, que é o que está na linha da Situação DGP001.

OBSERVAÇÃO: na prática, você pode preencher os pré-docs na ordem em que preferir. Basta saber reconhecer a que documento financeiro esse pré-doc se refere. Para tanto, veja o nome que aparece no cabeçalho. Neste exemplo, estamos no pré-doc do GPS. Você também pode descobrir pelo valor em reais. Neste exemplo, só falta esse pré-doc, pois já preenchemos o DARF e o DAR.

O cabeçalho nos indica que se trata do pré-doc da GPS, que contém os seguintes campos:

• Campo Recurso: como sempre, escolha o 3 (assim como foi feito no DARF e no DAR).

• Campo Competência: é o mês de emissão da nota fiscal. Essa informação está na própria Nota Fiscal. Em nosso exemplo, é o mês 12/2012.

o OBSERVAÇÃO: Não marque a opção “adiantamento de 13º”, pois esse campo não é utilizado em pagamento a pessoas jurídicas.

o CURIOSIDADE: É com base no mês da competência que sabemos se o recolhimento do INSS está dentro ou fora do prazo regular, que atualmente é o dia 20 do mês seguinte ao de emissão da nota fiscal – e não do pagamento, lembre-se disso!

• Campo Processo: é o número do processo administrativo de pagamento, no seguinte formato: 000.000/0000-0. No nosso exemplo, digite TC-000.000/2013-0.

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Antes de clicar no botão Confirmar, role a tela para baixo para preencher o campo Observação. Use a dica de copiar a observação incluída na aba Dados Básicos, e colá-la aqui.

Depois de preenchido o campo Observação, clique em Confirmar.

Pronto! Acabamos de concluir todos os pré-docs da aba Dedução, ou seja, todas as retenções. Note as gaivotas verdes.

Agora só falta o pré-doc da OB para finalizarmos a apropriação completa do documento hábil.

Para preencher a OB, clique na Aba Dados de Pagamento, e, em seguida, no botão pré-doc.

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Tutorial 13: Preenchimento dos Pré-docs – OB

Uma vez registrado o documento hábil, para preencher a OB, clique na aba Dados de Pagamento, e, em seguida, no botão Pré-doc.

• No início da OB, há o campo Tipo de OB: mantenha nesse campo o tipo que já vem pré-selecionado: OB Crédito. Esse é o tipo usado sempre que o pagamento for realizado na conta corrente do favorecido, que é a empresa.