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Dezembro/2020 Dezembro/2020

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1 Introdução

O Plano de Atividades de Comunicação tem como objetivo principal de apontar as atividades de Comunicação desenvolvidas pelo Comitê de Bacia da Região Hidrográfica do Baixo Paraíba do Sul e Itabapoana (CBH-BPSI), definindo metas e estratégias para sua execução. Esta versão será válida pelo período de 2021-2022, podendo ser revisada e atualizada posteriormente.

O Plano visa principalmente o fortalecimento, o posicionamento institucional, a divulgação para a sociedade da importância da gestão participativa e do Comitê, bem como informar e divulgar ao público seu papel na Gestão dos Recursos Hídricos.

A estrutura deste Plano começa apresentando as atividades de Comunicação desempenhadas pelo Comitê e logo depois descreverá suas metas e indicadores para que facilite o monitoramento do desempenho das atividades ao longo de sua vigência. Ao acompanhar indicadores de performance ficará mais fácil entender melhor o público com o qual trabalhamos e a eficiência de cada estratégia adotada. Por fim, será apresentado um cronograma para a execução de cada atividade descrita.

O Plano de Atividades de Comunicação nos permite traçar as melhores formas de apresentar para o público interno e externo do Comitê todo trabalho que tem sido e que será executado. Tudo respeitando um padrão de qualidade, informação e periodicidade de acordo com o veículo escolhido (site, notícia, Facebook, Boletins, Informes, Revistas, entre outros).

2 Justificativa

Este documento é essencial para a definição de metas e estratégias de uma organização, sendo a principal ferramenta utilizada na elaboração de metodologias e processos para alcançar os melhores resultados. O Plano de Comunicação é uma das mais importantes ferramentas de um planejamento estratégico em qualquer organização e que faz todo o acompanhamento das mudanças nos diversos ambientes atingidos por suas ações.

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um bom relacionamento com o público. Elaborar estratégias para a construção de um contato permanente, dialógico e de qualidade com o público é essencial para consolidação de parcerias que favoreçam a constante divulgação das atividades do CHB-BPSI e o acompanhamento, por parte do público, do desenvolvimento destas atividades, bem como dos programas e projetos ambientais que este Comitê realiza.

3 Objetivos

Geral: Desenvolver e promover a imagem do Comitê tornando suas ações mais visíveis colocando-o como referência na gestão de recursos hídricos, especialmente em toda região de sua área de atuação.

Específicos:

✓ Fortalecer a visibilidade do CBH-BPSI;

✓ Trabalhar de forma positiva a imagem do Comitê, reforçando a confiança e a credibilidade para com o poder público, sociedade civil e usuários de água;

✓ Produzir peças, publicações e informativos com crescente alcance de toda sociedade;

✓ Divulgar amplamente todas as informações, atividades e projetos do Comitê; ✓ Promover a circulação transparente de informações;

✓ Promover a gestão participativa perante a sociedade como um todo.

4 Público-alvo

Interno:

Diretoria e demais membros do CBH-BPSI Equipe da secretaria-executiva do CBH-BPSI

Externo:

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Itabapoana dos diferentes setores; Outros Comitês de Bacias Hidrográficas; Instituições ligadas à gestão de recursos hídricos.

5 Atividades de Comunicação do CBH-BPSI

Um planejamento só se fará eficaz caso haja a total compreensão dos seus conceitos e formas de execução.

5.1 Pré-cobertura de Eventos

➢ Metas: Divulgar no site informações sobre o evento, redação de release para enviar à imprensa e veículos de comunicação do Comitê, elaboração publicação de arte divulgação; envio de convites por e-mail; acompanhamento e suporte aos palestrantes; criação de fichas de inscrição; elaboração de roteiro entre outras ações pontuais a serem definidas sob demanda.

➢ Indicadores: Análise do número de inscritos; Análise do número de menções do evento na mídia; análise do engajamentos nas redes socias (visualizações, curtidas e compartilhamento dos posts); Análise das menções nas redes sociais; Feedback do público em relação aos anúncios.

➢ Responsável: O evento deve ser comunicado ao Especialista de Comunicação para que este possa juntamente ao Coordenador da UD planejar as ações a serem executadas e dividir as tarefas com o estagiário e a equipe administrativa da UD (secretaria-executiva do CBH-BPSI – Unidade Descentralizada).

5.2 Cobertura de Eventos

➢ Metas: Registrar com fotos e filmagem; Publicar arte e textos relativos ao evento em tempo real nas redes sociais (avisos de que o evento começou, divulgação sobre quem é o palestrante no momento – sob forma de chamada); Coletar dados e informações de fatos ocorridos durante o evento; Apoio na organização. Gravar depoimentos com membros do Comitê e participantes; Realizar cerimonial; entre

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outras ações pontuais a serem definidas sob demanda.

➢ Indicadores: Análise do número de inscritos x número de participantes presentes; feedback do público durante o evento; Análise do interesse do público de acordo com as perguntas e tempo de participação no evento; Análise da interação do público com os palestrantes e membros do Comitê.

➢ Responsável: Especialista e Estagiário de Comunicação, além dos demais membros da UD conforme definição prévia com o coordenador.

5.3 Release (Comunicado em forma de notícia institucional direcionado para a imprensa e que pode ser veiculado nas redes de comunicação da instiuição).

➢ Metas: Redação, revisão e publicação do texto no mínimo a cada dois meses. O material é inserido no site do Comitê e enviado para a imprensa. Sua versão mais resumida é publicada nas redes sociais do Comitê, além de e-mail e whatsapp institucionais.

➢ Indicadores: Análise do número de menções do texto na imprensa; Análise da interação com o release publicado; Análise do compartilhamento das informações publicadas.

➢ Responsável: Especialista em Comunicação com o auxílio do Estagiário de Comunicação.

5.4 Assessoria de imprensa

➢ Metas: Atendimento à imprensa (atender às demandas da imprensa quando solicitarem um entrevistado, seja no dia a dia ou durante um evento; acompanhar representante do Comitê nas entrevistas dando total suporte); Media Training (preparar um membro do Comitê para dar entrevistas ou falar em nome do Comitê, caso seja demandado para tal atividade); Gerenciamento de crises (alinhar com a Diretoria do Comitê as ações que devem ser feitas em um momento de crise para dialogar com o público e a imprensa usando as palavras e ações mais apropriadas

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sem arriscar a imagem do Comitê.

➢ Indicadores: Análise do número e tipo de menções sobre o Comitê na imprensa; Análise do retorno positivo das atividades supramencionadas.

5.5 Site do CBH-BPSI

➢ Metas: Atualização do conteúdo como: notícias, comunicados, galeria de fotos, agenda, resoluções, documentos em geral. Atualização no mínimo bimestral de pelo menos um dos conteúdos.

➢ Indicadores: Análise bimestral dos índices de navegação (acesso ao site do Comitê) .

➢ Responsável: Estagiário de Comunicação sob supervisão do Especialista em Comunicação.

5.6 Redes Sociais

➢ Metas: Atualização das redes sociais (Facebook e Instagram) pelo menos três vezes na semana durante o ano todo. O Canal do Youtube deve ser abastecido com os vídeos institucionais produzidos.

➢ Indicadores: Análise bimestral dos índices de alcance, engajamentos e curtidas (tanto da página como das publicações).

5.7 Clipping (Clipping é o processo contínuo de monitoramento, análise e arquivamento de menções ao Comitê feitas espontaneamente pela mídia).

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sites, revistas e redes sociais. Monitoramento e atualização mensal da planilha de inserções do Comitê na mídia.

➢ Indicadores: Garantir no mínimo 15 inserções por ano.

5.8 Vídeos institucionais

➢ Metas: Produção de vídeos institucionais com assuntos diversos relacionados ao Comitê e à Gestão dos Recursos Hídricos. Obs.: Em 2020 foi executado o projeto de produção mensal de vídeos institucionais com temas propostos pela diretoria do Comitê e detalhados pela Equipe de Comunicação. Os vídeos devem ser publicados no canal do Comitê Baixo Paraíba do Sul e Itabapoana no Youtube com ampla divulgação nas redes sociais. Garantir no mínimo um vídeo a cada bimestre. ➢ Indicadores: Análise bimestral dos índices de alcance, engajamentos e curtidas

(em todos os canais de comunicação do Comitê).

5.9 Boletim Digital

➢ Metas: É um produto de comunicação interna com informações em formato de pequenas reportagens com editorias e expediente, lembrando o formato de um jornal empresarial. Trata-se de uma meta de Contrato de Gestão Inea 01/2010 que prevê a elaboração de UMA edição por ano. A produção ocorre ao longo do primeiro semestre de cada ano com a publicação no site do Comitê BPSI no final do primeiro semestre. Além da publicação no site, seu lançamento é amplamente divulgado nas redes sociais além do envio de release para a imprensa.

➢ Indicadores: Publicação de um Boletim por ano, de preferência ao final do primeiro semestre.

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5.10 Informativo Mensal (Newsletter)

➢ Metas: Ferramenta de comunicação interna para prestação de contas e atualização das informações recebidas pelos membros do Comitê. O conteúdo é compartilhado por e-mail, de forma resumida, com identidade visual e conteúdo leve. É compartilhado toda primeira segunda-feira útil do mês com um compilado de informações sobre ações desenvolvidas pelo Comitê no mês anterior.

➢ Indicadores: Envio de um Informativo por mês via e-mail do CBH-BPSI para os membros.

5.11 Revista Quatro Águas

➢ Metas: A Revista é publicada ao final de cada ano e trata dos quatro CBH’s. O objetivo é trazer um conteúdo com riqueza textual, mais detalhado, com uso de fotos de boa qualidade, gráficos e sugestão de acesso aos sites dos Comitês e sites que possam ajudar na obtenção de uma informação mais ampla e atualizada.

➢ Indicadores: Publicação no site do CBH-BPSI de uma edição por ano, ao final do segundo semestre. O material também pode ser impresso para ser distribuído conforme demanda do Comitê.

➢ Responsável: A proposta editorial, a proposta de layout, a produção dos textos e a conferência da diagramação ficará sob responsabilidade do Especialista de Comunicação com revisão da Gerência e da DIGEA sempre com aprovação final de cada etapa pela Diretoria dos Comitês e/ou Coordenadores das UDs. Já a diagramação e a impressão serão de responsabilidade de empresas contratadas.

5.12 Whatsapp Insitucional

➢ Metas: Envio de avisos urgentes, comunicados de reunião, assuntos de interesse do Comitê.

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➢ Responsável: Pode ser feito tanto pelo Especialista de Comunicação como pela equipe administrativa da UD.

5.13 E-mail Comunicado

➢ Metas: Envio de avisos urgentes, comunicados de reunião, assuntos de interesse do Comitê.

➢ Indicadores: Produção conforme demanda do Comitê.

➢ Responsável: Pode ser feito tanto pelo Especialista de Comunicação como pela equipe administrativa da UD.

5.14 Materiais Gráficos

➢ Metas: Elaboração de anúncios de eventos, programação, folders, banners, filipetas, etc, seja em formato digital ou impresso.

➢ Indicadores: Produzir conforme demanda do Comitê.

➢ Responsável: Pode ser feito tanto pelo Especialista de Comunicação como pelo Estagiário de Comunicação.

5.15 Mailing list

➢ Metas: Elaboração listas de contatos de e-mails, separando de acordo com o interesse do envio da informação. Exemplo: Mailing geral do Comitê, Mailing dos Membros, Mailing da Diretoria, Mailing das Instituições de Ensino, Mailing das Prefeituras, etc.

➢ Indicadores: Atualização semestral de cada Mailing List.

➢ Responsável: Estagiário de Comunicação sob supervisão do Especialista em Comunicação e do Coordenador da UD.

5.16 Pesquisa de Satisfação

➢ Metas: Elaboração de um formulário para ser respondido por membros do Comitê

sobre as ações de Comunicação desenvolvidas. Envio uma vez por semestre. ➢ Indicadores: Análise e tabulação das respostas dos membros do Comitê.

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➢ Responsável: Estagiário de Comunicação sob supervisão do Especialista em Comunicação e do Coordenador da UD ou equipe administrativa da UD.

5.17 Manual de Identidade Visual

➢ Metas: Elaboração de um documento técnico contendo um conjunto de

recomendações, especificações e normas essenciais para a utilização da logomarca do Comitê, bem como suas inerentes cores, com o objetivo de preservar suas propriedades visuais e facilitar a correta propagação, percepção, identificação e memorização da logomarca do comitê. Seu objetivo é manter um padrão para facilitar seu uso em materiais de divulgação produzidos pelo Comitê ou outras instituições sob autorização prévia do Comitê.

➢ Indicadores: Produzir e postar o documento no site do Comitê BPSI.

5.18 Modelo de Apresentação Padrão no Power Point

➢ Metas: Produção de um modelo padrão (Power point) para apresentação do Comitê em eventos, e para os próprios integrantes.

➢ Indicadores: O modelo padrão deve ser disponibilizado pela equipe administrativa da UD aos membros do Comitê conforme demandado. O material pronto deve estar salvo na rede de arquivos da UD.

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Pré-cobertura de eventos X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Apuração de dados e produção de conteúdo

Cobertura de Eventos X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Apuração de dados e produção de conteúdo Release

Assessoria de Imprensa X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Apuração de dados e produção de conteúdo Site do CBH-BPSI

Redes Sociais

Apuração de dados e produção de conteúdo Clipping

Apuração de dados e produção de conteúdo Vídeos Institucionais

Apuração de dados e produção de conteúdo Boletim Digital

Informativo Mensal (Newsletter) X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Apuração de dados e produção de conteúdo

Revista Quatro Águas

Whatsapp Institucional X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

E-mail Comunicado X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Materiais Gráficos X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Apuração de dados e produção de conteúdo Mailing List

Pesquisa de Satisfação

Manual de Identidade Visual X X X X X X X X X X X X

Modelo de Apres. Padrão do Power Point X X X X X X X X X X X X

Apuração de dados e produção de conteúdo X X X X X X X X X X X X X X

Uma vez por semestre Uma vez por semestre Uma vez por semestre Uma vez por semestre Uma edição no 1º semestre Uma edição no 1º semestre

Uma edição no 2º semestre Uma edição no 2º semestre

Uma vez por semestre Uma vez por semestre Uma vez por semestre Uma vez por semestre

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Três vezes por semana. Três vezes por semana.

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2022

JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ

CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES DE COMUNICAÇÃO CBH-BPSI

AGO SET OUT NOV DEZ

ATIVIDADES

2021