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Copidesque: Isabella Leal
Revisão Gráfica: Vânia Coutinho Santiago Editoração Eletrônica: SBNigri Artes e Textos Ltda. Coordenador da Série: Sylvio Motta
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[email protected] ISBN 978-85-352-5383-2
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R311a Reis, Leonardo
Arquivologia facilitada / Leonardo Reis e João Santos. – [2. ed.]. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2012.
304 p. – (Provas e concursos) ISBN 978-85-352-5383-2
1. Arquivologia 2. Arquivologia – Problemas, questões, exercícios. 3. Serviço público – Brasil – Concursos. I. Santos, João Tiago. II. Título.
A g ra d e c i m e n to s
“Obrigado” é uma palavra pequena, mas que, se pronunciada com sinceridade, representa um sentimento profundo de reconhecimento. Agradecer é, sobretudo, um nobre gesto.
Neste momento, quero, de forma verdadeira, agradecer a Deus, sempre a Ele em primeiro lugar, por ter me dado a capacidade de compartilhar algo que conheço e ser um agente de transformação na vida de pessoas, pois um dos mais preciosos tesouros em nossas vidas é a possibilidade de ajudar os outros; por ter a felicidade, por exemplo, de receber mensagens de alunos acerca de suas aprovações nas provas de Arquivologia de concursos públicos; enfim, agradeço a Deus por tudo que tenho e até por coisas que nem sei que tenho.
Minha eterna gratidão ao meu pai (in memorian), à minha mãe e a toda a minha família, sem os quais não seria o que sou.
Agradeço a todos os meus professores, notadamente aos do Instituto de Ciência da Informação da UFBA, por terem sido referências importantes na minha formação pessoal, acadêmica e profissional e, em especial, ao professor Renato Braga, por representar o início da minha virtuosa e frutífera experiência docente na área da Arquivologia e consequente concretização deste livro.
A todos os meus alunos concursandos, estudantes da Arquivologia, por representarem o motivo maior do empenho e dedicação prestados neste trabalho.
Um agradecimento especial a Mabel, pela companhia, por todo o seu carinho, suas palavras de incentivo e apoio; por ser uma inspiração na minha vida.
A todos os meus colegas profissionais e de trabalho, a todas as minhas amizades preciosas, pela convivência salutar e edificante.
A todos os colabores deste livro: a Leonardo Reis, aos editores, revisores, enfim, a todos que concretizaram esta obra.
O meu sincero agradecimento, por fim, a todos que estiveram ou estão ao meu lado na caminhada da vida. Eu nunca me senti tão bem... e a culpa é de todos vocês! Obrigado!
Parafraseando Cícero, “Nenhum dever é mais importante do que a gratidão.” Assim tentarei expressar um pouco da minha, pois reconheço a existência de seres nobres detentores de um poder muito especial: O PODER DE MUDAR VIDAS e Deus, de tão benevolente para comigo, enviou-me um anjo com a árdua tarefa de me mostrar um pouco de sua verdade, verdade esta que ainda tem me sido desvelada e a qual sempre perseguirei. Enquanto compunha essa dedicatória li em um dos livros da Professora Ivana Carneiro um poema que me tocou profundamente:
A gratidão desbloqueia a abundância da vida. Ela torna o que temos em suficiente, e mais. Ela torna a negação em aceitação, caos em ordem, confusão em claridade! Ela pode transformar uma refeição em um ban-quete, uma casa em um lar, um estranho em um amigo. A gratidão dá sentido ao nosso passado, traz paz para o hoje, e cria uma visão para o amanhã (Beattie).
Agradeço, portanto a Renato Braga pelo exemplo de humanitarismo. Verdadeiro Educador, comprometido com a formação, sobretudo, ética de seus alunos. Muitíssimo obrigado por toda colaboração em minha vida pessoal, profissional e até mesmo espiritual. Serei eternamente grato ao seu companheirismo e a sua dedicação às minhas causas, que mesmo sendo minhas, por vezes, mais pareciam suas.
E me valendo das sábias palavras de Renato Nalini extraídas da sua obra: Ética Geral e Profissional, leitura obrigatória para aqueles que buscam uma conduta pautada em uma nobre base valorativa, transcrevo grandiloquente excerto: “A criatura humana é destinada à perfectibilidade. Todos podem tornar-se cada dia melhores. Melhor seria dizer: uma vida só se justifica se o compromisso de se tornar cada dia um pouco menos imperfeito vier a ser um projeto sério.”
D e d i c a tó r i a
Dedicamos esta obra a todos os concursandos e estudantes de Arquivologia, por serem a razão principal da elaboração deste trabalho.
O s A u to re s
João Tiago Santos é Analista de Arquivologia do Ministério Público da União. Bacharel em Arquivologia e pós-graduado em Gestão do Conhecimento pela Univer-sidade Federal da Bahia, produz material didático e ministra aulas de Arquivologia em cursos preparatórios para concursos públicos. Além do MPU, foi aprovado em outros concursos, em cargos de nível superior na área da Arquivologia, tais como: Tribunal Superior do Trabalho, Tribunal Regional Eleitoral da Paraíba e Companhia de Desenvolvimento dos Vales do São Francisco e do Parnaíba, em que obteve a
1a colocação em âmbito nacional. É autor do livro Automação de unidades de
infor-mação arquivística, publicado em 2009 pela Associação dos Arquivistas da Bahia, e de outros artigos acadêmicos na área da Arquivologia.
Leonardo Reis já foi professor de renomado curso preparatório para concurso na disciplina de Arquivologia, além de ter sido aprovado em vários concursos, entre
eles o do Conselho Regional de Farmácia-BA (1o lugar); o do Tribunal Eleitoral da
Bahia (5o lugar)e o do Tribunal Regional Federal da 1a Região, onde atualmente
exerce a função de Supervisor da Seção de Depósito e Arquivo judicial. É também coautor dos livros: Direito Constitucional Facilitado e Direito Civil Facilitado, ambos publicados pela Editora Campus/Elsevier.
A p re s e n t a ç ã o
Devido ao dever constitucional da Administração Pública de promover a
ges-tão documental, explicitado no § 2o do art. 216 da Constituição Federal vigente,
faz-se necessário que os órgãos governamentais, principalmente, implementem metodologias eficientes para o gerenciamento de seus arquivos. Nesse sentido, por ser objeto frequentemente cobrado em diversas provas de concursos públicos, em níveis técnico e superior, a Arquivologia tornou-se um requisito importante para o ingresso dos candidatos em cargos públicos.
Nessa perspectiva, este livro tem o objetivo maior de facilitar o aprendizado dos candidatos que nunca estudaram a matéria arquivística, bem como de contribuir decisivamente para o entendimento do assunto por parte daqueles que já possuíram algum contato com a disciplina.
Este livro aborda a teoria arquivística numa linguagem simplificada e acessível. A didática foi desenvolvida de modo a aplicar os conteúdos teóricos da disciplina à realidade praticada nas provas de concursos públicos. Ao longo desta obra, os quadros “De Olho na Prova” apresentam, de uma forma objetiva, variadas questões comentadas de concursos anteriores, de forma a abordar os conteúdos estudados em cada capítulo. Além dos quadros “De Olho na Doutrina”, que fundamentam os assuntos aplicados nas provas, são apresentados os quadros “Glossário Arquivístico”, abordando-se a terminologia arquivística, de forma integrada a cada capítulo estu-dado. E para facilitar ainda mais o aprendizado, foram criados os quadros “Senta Que Lá Vem História”, que, de forma lúdica e descontraída, complementam o entendimento sobre vários assuntos da matéria. Por fim, são comentadas as dispo-sições contidas na legislação arquivística federal, tendo-se também em vista facilitar o estudo da matéria.
Assim, Arquivologia Facilitada tem a finalidade de descomplicar, de forma obje-tiva, o estudo da disciplina arquivística aplicada no âmbito dos concursos públicos, oferecendo os subsídios necessários para a efetiva compreensão da matéria e con-sequente aprovação do candidato.
Bom estudo e sucesso!
N o t a à 2a e d i ç ã o
É isso mesmo. Arquivologia Facilitada chega à sua segunda edição porque, desde o seu lançamento, em um curto período, se tornou um sucesso. Isso graças à excelente receptividade e aceitação por parte dos concursandos.
E é com essa nossa gratidão a você, concursando e estudante da Arquivologia, que nós fizemos um grande esforço de revisão para que a segunda edição fosse capaz de tornar este livro ainda mais completo, objetivo e atualizado, sem perder a metodologia facilitada que caracteriza a obra.
Além da revisão de todos os capítulos, a legislação arquivística foi toda
atuali-zada, em conformidade com as recentes alterações de dispositivos da Lei Federal no
8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados,
bem como do Decreto Federal no 4.073/2002, que regulamenta a Lei de Arquivos.
Ademais, esta segunda edição apresenta e comenta as recentes e importantes modi-ficações ocorridas na legislação que trata da classificação dos documentos públicos
sigilosos, a partir da publicação da Lei Federal no 12.527/2011 – Lei de Acesso à
Informação. Tais alterações são relevantes para o estudo da Arquivologia, uma vez que, muito provavelmente, serão objeto de questões de provas de concursos públicos.
Por fim, com o intuito de reforçar ainda mais o estudo do concursando, foram acrescentadas, nesta edição, mais de cento e trinta questões de concursos recentes, ocorridos entre o período 2011–2012, de várias bancas, devidamente comentadas de acordo com a teoria arquivística.
Assim, com mais uma edição de Arquivologia Facilitada, temos ainda mais certeza de que contribuiremos decisivamente para a aprovação dos concursandos nas provas da matéria, facilitando o acesso ao tão almejado cargo público.
Muito sucesso sempre!
S u m á r i o
Capítulo 1 Introdução à Arquivologia 1
1.1. Arquivo x Biblioteca x Museu ...1
1.2. Definição e Função dos Arquivos ...6
1.3. Princípios de Arquivologia ... 8
1.4. Ciclo Vital Arquivístico ...11
1.4.1. Arquivos Correntes ...12
1.4.2. Arquivos Intermediários ...12
1.4.3. Arquivos Permanentes ...13
Capítulo 2 Gestão de Documentos 23 2.1. Introdução à Gestão de Documentos – Gerenciamento da Informação Arquivística ...23
Fragmento do Texto Constitucional (art. 216 § 2o) ...23
2.2. Organização e Administração de Arquivos ...25
2.2.1. Gestão de Documentos Correntes ...26
2.2.2. Gestão de Documentos Intermediários ...27
2.3. Fases da Gestão de Documentos ...29
2.4. Métodos de Arquivamento ...30
2.4.1. Método Alfabético ...32
2.4.1.1. Regras de Alfabetação ...33
2.4.2 Método Numérico ...40
2.4.2.1. Método Numérico Simples ...40
2.4.2.2. Método Numérico Cronológico ...40
2.4.2.3. Método Numérico Dígito-Terminal ...41
2.4.3. Método Geográfico ...42
2.4.4. Método Ideográfico (por Assunto) ...44
Capítulo 3 Diagnóstico e Avaliação Documental 53 3.1. Diagnóstico Arquivístico ...53
Capítulo 4 Protocolos 63
4.1. Noções Gerais ...63
4.2. O Setor de Protocolo ...63
4.3. Documentos Sigilosos e Ostensivos ...65
4.4. Procedimentos Administrativos ...68
Capítulo 5 Tipologia Documental 77 5.1. Introdução ...77
5.2. Classificação dos Documentos ...77
5.2.1. Classificação quanto à Entidade Arquivística ...77
5.2.2. Gênero dos Arquivos ...79
5.2.3. Espécie dos Arquivos ...83
5.2.4. Natureza dos Arquivos ...85
5.2.5. Suportes de Informação ...86
5.3. Valores dos Arquivos ...87
Capítulo 6 Microfilmagem 93 6.1. Introdução à Microfilmagem ...93
Capítulo 7 Automação/GED 103 7.1. Introdução à Automação Arquivística ...103
7.2. Tecnologias de Automação Arquivística ...104
Capítulo 8 Preservação, Conservação e Restauração 115 8.1. Introdução ...115
8.2. Agentes Danosos aos Documentos ...117
8.2.1. Agentes Físicos ...117
8.2.2. Agentes Químicos ...118
8.2.3. Agentes Biológicos ...119
Capítulo 9 Legislação Arquivística Comentada 127 Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991 ...127 Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011 ...134 Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002...153 Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968 ...163 Decreto no 1.799, de 30 de janeiro de 1996 ...165 Resolução no 10, de 6 de dezembro de 1999 ...170
Questões de Concursos por Assunto 177
Introdução à Arquivologia ...177
Gestão de Documentos ...184
Diagnóstico e Avaliação Documental ...193
Protocolos ...195
Tipologia Documental ...198
Microfilmagem ...204
Automação/GED ...206
Preservação ...206
Legislação Arquivística Comentada...209
Comentários às Questões do Livro 213
Gabarito 277 Referências 281
