RELATÓRIO DE ATIVIDADES 2017

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RELATÓRIO DE

ATIVIDADES

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RELATÓRIO DE ATIVIDADES/2017

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ÍNDICE

1. INTRODUÇÃO 3

2. AUTOAVALIAÇÃO 4

2.1. QUAR 2016 – resultados e desvios 5

2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores 24 2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI) 25 2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes 29 2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho 34 2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos 37 2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as – autoavaliação 38 2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados 39 2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista 69

3. AVALIAÇÃO FINAL 72

3.1. Apreciação dos resultados alcançados 72

3.2. Proposta de menção qualitativa 73

3.3. Conclusões prospetivas 74

GLOSSÁRIO 75

ANEXOS:

ANEXO A – Balanço Social

ANEXO B – Relatório de execução orçamental ANEXO C – Relatório BSC

ANEXO D – Exercício de benchmarking

ANEXO E – Relatório de atividades de formação ANEXO F – Relatório de atividades da Equipa de SST

Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega n.º 5

1100-016 Lisboa Tel.: 21 884 66 95 Fax: 21 884 66 55

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ÍNDICE DE FIGURAS GRÁFICOS Gráfico I – 10 Gráfico II – 12 Gráfico III – 13 Gráfico IV – 41 Gráfico V – 44 Gráfico VI – 54 Gráfico VII – 70 TABELAS Tabela I - 15 Tabela II - 20 Tabela III - 23 Tabela IV - 24 Tabela V - 29 Tabela VI - 38 Tabela VII - 39 Tabela VIII - 40 Tabela IX - 42 Tabela X - 48 Tabela XI - 50 Tabela XII - 50 Tabela XIII - 51 Tabela XIV - 52 Tabela XV - 58 Tabela XVI - 59 Tabela XVII - 60 Tabela XVIII - 62 Tabela XIX - 64 Tabela XX - 70 QUADROS Quadro I - 5 Quadro II - 7

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1. INTRODUÇÃO

A elaboração do presente Relatório de Atividades, vinculada ao articulado da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, na sua redação atual, designadamente quanto ao disposto pela alínea e) do n.º 1 do artigo 8.º e pelo seu artigo 15.º, sustenta-se ainda nas diretrizes relativas ao modelo de relatório de autoavaliação do serviço, veiculadas pelo Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais.

No decorrer da exposição refere-se o conjunto de atividades desenvolvidas pelas unidades orgânicas desta SGMF, enumeram-se os objetivos e indicadores prosseguidos e quantifica-se a sua realização, justificam-se os desvios verificados e avalia-se a evolução de alguns resultados plurianuais, focalizando a análise nos KPI selecionados para os QUAR anuais. Incluem-se elementos sobre a execução de outros objetivos programados pelos diferentes setores do mapa organizacional, constantes do BSC 2017, em Anexo C, e sobre a consecução de projetos, de iniciativas e de outras atividades previstas e não previstas no planeamento. Integram-se também os resultados da avaliação efetuada pelos utilizadores externos e a da autoavaliação efetuada pelos trabalhadores e dirigentes.

Em 2017, a operacionalização incontornável das medidas tendentes a estabilizar o modelo organizacional, assente na partilha de atividades comuns, a par das responsabilidades específicas da Secretaria -Geral como entidade coordenadora do Programa Orçamental 004 – Finanças, - nos termos das disposições do Decreto -Lei n.º 25/2017, de 3 de março, alterado pelo Decreto-Lei n.º 55/2017, de 5 de junho, que aprova as normas de execução do Orçamento do Estado para 2017, aprovado pela Lei n.º 42/2016, de 28 de dezembro -, continuou a ter um impacto relevante em toda a atividade desenvolvida e no nível de desempenho institucional alcançado.

Verifica-se que este nível é análogo ao dos dois anos anteriores, já que a taxa global de realização efetiva do QUAR se situou em 111,4%, corrigindo-se para 110,9%, depois de expurgada da taxa de realização excessiva de um dos indicadores. Mesmo com esta correção, o resultado global do QUAR 2017 dista apenas 0,8 pp do atingido em 2016 (111,7%) e 2,8 pp do alcançado em 2015 (113,8%).

A manutenção de um desempenho sensivelmente idêntico ao de anos anteriores escorou-se, mais uma vez, no nível de performance, profissionalismo, empenhamento e esforço dos recursos humanos das equipas, que, apesar dos constrangimentos legais, procuraram prestar serviços de qualidade aos seus numerosos clientes institucionais, no âmbito do Ministério das Finanças ou na dependência de outras tutelas, bem como a outros utilizadores externos à Administração Pública.

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2. AUTOAVALIAÇÃO

Em conformidade com as disposições do SIADAP, em matéria de autoavaliação e de fases do ciclo de gestão, e bem ainda de harmonia com o modelo preconizado pelo GPEARI, abordam-se neste ponto as abordam-seguintes as matérias:

2.1 avaliação global da execução do QUAR 2017 - resultados e desvios;

2.2 apreciação dos serviços prestados, efetuada por clientes ou utilizadores externos 2.3 avaliação do sistema de controlo interno;

2.4 ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes; 2.5 medidas de reforço positivo do desempenho institucional;

2.6 comparação com o desempenho de serviços idênticos (benchmarking);

2.7 resultados da autoavaliação do serviço efetuada pelos dirigentes intermédios e trabalhadores;

2.8 outras atividades desenvolvidas, previstas e não previstas no Plano de Atividades e respetivos resultados;

2.9 recursos humanos e financeiros em 2017– afetação real e prevista.

Far-se-á apenas uma análise sucinta dos dados mais significativos relativos às matérias constantes dos pontos 2.6 e 2.9, porquanto no Balanço Social, no Relatório de Execução Orçamental e no Exercício de Benchmarking, que constituem, respetivamente, os Anexos A, B e D do presente relatório, se pode aceder à informação integral, relativa à caracterização e gestão dos recursos humanos e financeiros no ano de 2017 e ao posicionamento da SGMF face às suas congéneres, no que toca a um elenco de indicadores passíveis de comparação.

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2.1. QUAR 2017 – resultados e desvios

De acordo com o que estipulam os números 1 e 2 do artigo 81.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, a Secretaria- Geral enviou o QUAR e o Plano de Atividades para 2017 ao GPEARI para validação. Ao longo do ano transato foi efetuada e comunicada ao GPEARI a monitorização do QUAR relativa ao 1.º semestre e ao 3.º trimestre.

A síntese dos resultados dos objetivos incluídos no QUAR 2017 apresenta-se no Quadro 1, verificando-se a superação de 8 dos 9 objetivos planeados (88%) e a não concretização de 1 dos mais relevantes (11%).

Quadro I - QUAR 2017 da SGMF – Taxa de realização dos objetivos

OBJETIVOS PESO PLANEADO TAXA DE

REALIZAÇÃO

CLASSIFICAÇÃO EFICÁCIA

O1. Otimizar os sistemas de informação 30% 100% 113,6% Superou

O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social

25% 100% 122,9% Superou

O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 004 - Finanças e Administração Pública"

25% 100% 104,4% Superou

O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos

20% 100% 109,1% Superou

EFICIÊNCIA

O5. Garantir uma gestão financeira eficiente

40% 100% 109,0% Superou

O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço

35% 100% 115,4% Superou

O7. Garantir a prestação dos serviços comuns nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais

25% 100% Efetiva: 122,4%

Corrigida: 117,3%

Superou

QUALIDADE

O8. Promover a excelência na prestação de serviços

70% 100% 97,7% Não atingiu

09. Concluir a autoavaliação CAF (Common Assessment Framework) e a elaboração do plano de melhorias

30% 100% 112,8% Superou

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O Quadro 2, que se insere nas páginas seguintes, inclui informação completa sobre os resultados atingidos na prossecução dos indicadores do QUAR 2017, destacando-se, entre outros, os seguintes elementos:



A manutenção no QUAR de 12 indicadores com valores “históricos”, o que corresponde a 66,7% do total;



A superação das metas de 14 dos 18 indicadores planeados (77,7%);



A taxa de superação excessiva, superior a 35%, do Indicador 12 (160,25%), que se corrigiu para o limite máximo, de acordo com o determinado pelo CCAS;



A taxa de execução insuficiente de 1 indicador na área de eficácia (Ind.1) – 83,13% e de 2 indicadores que visam o apuramento do grau de satisfação dos clientes, na área da qualidade (Inds. 15 e 16) – 95,24% e 98,5%;



A taxa de realização, superior a 120%, de 6 indicadores de eficácia, eficiência e qualidade, respetivamente, os relativos:



à digitalização de microfilmes (Ind. 2) - 123,7%;



ao plano de ação da responsabilidade social (Ind. 3) – 133,3%;



à resposta às solicitações para ocupação de espaços e utilização de audiovisuais (Ind. 8) – 125%;



ao tempo de resposta ao pedido de consulta ao INA (Ind. 11) - 125%;



ao tempo de apuramento de encargos para cabimento orçamental (Ind. 12) – 160,25%, cuja taxa de superação excessiva foi corrigida para 135%;



e ao nº de ações de comunicação/divulgação no âmbito da autoavaliação CAF (Ind. 18) – 125%.

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Quadro II - QUAR 2017 da SGMF – Planeamento/Resultados OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

OE 1. Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos membros do Governo e respetivos Gabinetes, aos restantes órgãos e serviços da PPAC e a outras Comissões

OE 2. Contribuir para o aumento da eficiência e eficácia da despesa pública

OE 3. Promover a inovação, modernização e reconversão de procedimentos internos OE 4. Garantir a Prestação de Serviços Partilhados relativos a Atividades Comuns OE 5. Reforçar a política de gestão na área da responsabilidade social

OBJETIVOS OPERACIONAIS

PLANEAMENTO RESULTADOS

EFICÁCIA Ponderação: 40% EFICÁCIA: 45,1%

O1 - (OE 3) - Otimizar os sistemas de informação Peso: 30%

INDICADORES 2014 2015 2016 META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANUAL 2017 TAXA DE REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO IND 1. Grau de implementação dos

projetos planeados (%)

68 85 74 85 5 100 25% 66,50 83,13% Não atingiu

IND 2. Percentagem de unidades digitalizadas (microfilmes do GPP)

- - - 60 0 100 75% 97,92 123,70% Superou

O2- (OE 5) - Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social Peso: 25%

INDICADORES 2014 2015 2016 META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANUAL 2017 TAXA DE REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO IND 3. Taxa de realização do plano

de ação da responsabilidade social (RSO)

100 100 112,5 70 0 100 50% 110,00 133,33% Superou

IND 4. Grau de implementação das medidas de segurança, higiene e saúde no trabalho (%)

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O3 - (OE 2) - Garantir a gestão eficaz do "Programa 004 - Finanças e Administração Pública" Peso: 25% INDICADORES 2014 2015 2016 META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANUAL 2017 TAXA DE REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO IND 5. Tempo de resposta às

solicitações de reforço/alterações orçamentais, no âmbito da

coordenação do P-004 (dias úteis)

3,2 2,5 6,32 7 0 3 100% 6,30 104,38% Superou

O4 - (OE 3) - Qualificar e valorizar os recursos humanos Peso: 20%

INDICADORES 2014 2015 2016 META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANUAL 2017 TAXA DE REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO IND 6. Nº de trabalhadores que

frequentaram ações de formação

56 60 77 40 10 81 100% 55 109,15% Superou

EFICIÊNCIA Ponderação:40% EFICIÊNCIA: 45,3%

O5 - (OE 2) - Garantir uma gestão financeira eficiente Peso: 40%

INDICADORES 2014 2015 2016 META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANUAL 2017 TAXA DE REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO IND 7. Grau de poupança gerada

entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)

20,1 23,4 32,4 10,5 1,5 34 100% 18,98 109,02% Superou

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O7 - (OE 4) - Garantir a prestação dos serviços comuns nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais Peso: 25% INDICADORES 2014 2015 2016 META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANUAL 2017 TAXA DE REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO

IND 10. Tempo médio de elaboração de registos de cabimento logísticos e financeiros, após receção de

notificação (dias úteis)

2 1 1,5 4 1 1 20% 2 114,17% Superou

IND 11. Tempo médio de resposta ao pedido de consulta ao INA (nº de dias após a entrada do pedido)

- - - 3 0 1 20% 1 125,00% Superou

IND 12. Tempo médio de apuramento de encargos para cabimento orçamental (nº de dias após a entrada do pedido)

- - - 3 0 2 20% 0,59 Efetiva:

160,25% Corrigida: 135,00%

Superou

IND 13. Tempo médio de

processamento das aquisições e de processamento de solicitações de pareceres a entidades externas (dias úteis)

2,5 2,5 3 3 0 1 20% 3 100,00% Atingiu

IND 14. Tempo médio de

processamento e envio da fatura para pagamento, após validação pelos Organismos (dias úteis)

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QUALIDADE Ponderação: 20% QUALIDADE: 20,4%

O8. - (OE 1) - Promover a excelência na prestação de serviços Peso: 70%

INDICADORES 2014 2015 2016 META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANUAL 2017 TAXA DE REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO IND 15. Grau de satisfação com a

organização de viagens (escala CAF)

- - 4,44 4,30 0,10 5 25% 4,00 95,24% Não atingiu

IND 16. Grau de satisfação dos clientes (escala CAF)

- 4,02 4,0 4,05 0,05 5 75% 3,94 98,50% Não atingiu

O9. - (OE 1) - Concluir a autoavaliação CAF (Common Assessment Framework) e a elaboração do plano de melhorias Peso: 30% INDICADORES 2014 2015 2016 META 2017 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANUAL 2017 TAXA DE REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO IND 17. Grau de implementação do

processo CAF (%)

- - 55 75,00 5,00 100 75% 83,75 108,75% Superou

IND 18. Nº de ações de comunicação/divulgação

- - 3 3 1 5 25% 5 125,00% Superou

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O Quadro 3 ilustra a superação da pontuação planeada em todos os parâmetros, com destaque para a eficiência, seguida de perto pela eficácia, pese embora não tenha sido atingido um dos objetivos de qualidade (Obj. 8), considerado como um dos mais relevantes. Ainda assim, verifica-se que a taxa de realização deste objetivo (97,7%) se situa a uns escassos 2,3 pontos percentuais do cumprimento (100%).

Todavia, é um facto que este resultado de 2017 - superação de 8 objetivos (88,9%) e incumprimento de 1 (11,1%) - desceu face aos dois anos precedentes: em 2016 foram superados 8 objetivos (88,9%) e atingido 1 (11,1%) e, em 2015, foram superados 6 objetivos (75%) e atingidos 2 (25%).

Porém, constata-se que a taxa de realização efetiva anual do QUAR 2017 se situou em 111,4%. Depois de ser expurgada da taxa de superação excessiva do Indicador 12, objetivo 7, a taxa global corrigida de realização do QUAR (110,9%) dista uns escassos 0,8 p.p. da do ano de 2016 (111,7%), mantendo a SGMF um nível de desempenho positivo, ainda que careça de se focalizar no aumento da satisfação dos seus clientes e utilizadores, tomando para isso as medidas que forem consideradas adequadas.

Quadro III - QUAR 2017 da SGMF – Taxa de realização de parâmetros e objetivos

OBJETIVOS PLANEA DO REALIZADO TAXA DE REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇ ÃO EFICÁCIA 40% 45,1% 112,7% Superou

O1. Otimizar os sistemas de informação 30% 34,1% 113,6% Superou

O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social

25% 30,7% 122,9% Superou

O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 004 - Finanças e Administração Pública"

25% 26,1% 104,4% Superou

O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos 20% 21,8% 109,1% Superou EFICIÊNCIA 40% Efetiva: 45,8% Corrigida:45,3% Efetiva: 114,6% Corrigida: 113,3% Superou O5. Garantir uma gestão financeira

eficiente

40% 43,6% 109,0% Superou

35% 40,4% 115,4% Superou

25% 29,3% Efetiva: 122,4%

Corrigida: 117,3%

Superou

QUALIDADE 20% 20,4% 102,2% Superou

O8. Promover a excelência na prestação de serviços

70% 68,4% 97,7% Não atingiu 09. Concluir a autoavaliação CAF

(Common Assessment Framework) e a elaboração do plano de melhorias

30% 33,8% 112,8% Superou

TAXA DE REALIZAÇÃO FINAL EFETIVA:111,4% CORRIGIDA:110,9%

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Em 2016 registaram-se as taxas de superação mais elevadas em dois objetivos operacionais de eficácia,O2 Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social (+20,6%) e O4

Qualificar e valorizar os recursos humanos (+22,6%) e em dois de eficiência, O5 Garantir uma gestão financeira eficiente (+23,3%) e O6 Rentabilizar os recursos afetos ao serviço (+17,7%).

No gráfico abaixo pode observar-se que, em 2017, apenas os objetivos O2 e O6, permanecem representados, já que obtiveram uma taxa de superação similar à do ano precedente, não figurando o O4 Qualificar e valorizar os recursos humanos e o O5 Garantir uma gestão

financeira eficiente, por terem apresentado taxas de superação de menor dimensão, inferiores

a 10%.

Destaca-se a entrada do O7, relativo à prestação de serviços comuns, matéria de importância fulcral na atividade desenvolvida pela SGMF, que obteve um “score” elevado: +17,3%

Não menos importante é fazer referência à pontuação do O9, referente à CAF e ao plano de

melhorias, que incrementou a Qualidade, se bem que a taxa de superação seja a mais

moderada, em comparação com as dos restantes objetivos incluídos no gráfico. Gráfico II – Hierarquização das taxas de superação mais elevadas dos OO em 2017

+22,90% +17,30%

+15,40% +13,60%

+12,80%

09. Concluir a autoavaliação CAF (Common Assessment Framework) e a elaboração do plano de melhorias

O1. Otimizar os sistemas de informação

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Os resultados anuais dos objetivos do QUAR, atrás especificados, influenciaram as taxas de realização dos parâmetros, cuja evolução plurianual se representa no Gráfico abaixo.

Gráfico III - QUAR: taxas de realização dos parâmetros 2015-2017

As evidências apontam para:



uma ligeira recuperação dos níveis de eficácia, que tinha baixado mais de 5 p.p. em

2016, face a 2015, ano em que se registou o melhor resultado desta série;



a descida de 4,5 pontos na eficiência, com o resultado menos expressivo do triénio,

ainda assim bastante positivo;



o melhor resultado plurianual em matéria de qualidade, embora com um incremento

muito modesto de 0,8 pontos.

A pontuação no parâmetro da qualidade foi induzida pelo score alcançado na prossecução de um dos dois objetivos planeados, o O9, referente à CAF e ao plano de melhorias, cujos indicadores foram superados.

Contudo, em desfavor de uma majoração da qualidade, não foi atingido o O8. Promover a

excelência na prestação de serviços, facto que teve subjacente os resultados do IND 15. Grau

de satisfação com a organização de viagens e do IND 16. Grau de satisfação dos clientes,

cujas taxas de realização se quedaram abaixo dos 100%

Tratando-se de um dos objetivos mais relevantes, houve que reunir a necessária informação junto de todas unidades orgânicas para procurar compreender as razões da insatisfação dos clientes e utilizadores dos serviços da SGMF – Indicadores 15 e 16, matéria que se aborda no ponto 2.1.2 Causas de incumprimento de alguns indicadores do QUAR.

Eficácia Eficiência Qualidade 116,3 118,1 100 110,7 117,8 101,4 112,7 113,3 102,2 2017 2016 2015

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2.1.1. Evolução dos resultados de indicadores com valores “históricos”

No Quadro 4 pode assistir-se às oscilações dos 12 indicadores abaixo indicados, cujos resultados revelam maior ou menor estabilidade no período 2015-17.

Apresentam trajetórias descendentes os indicadores de eficácia e qualidade, relativos, respetivamente, à implementação de projetos e ao grau de satisfação dos clientes, que não atingiram as metas planeadas, constatando-se, além disso, o aumento do tempo médio de

resposta na elaboração de cabimentos, matéria ligada à eficiência.

Embora tenham superado as metas, registaram-se em 2017 quedas consideráveis nos resultados de indicadores que, em 2016, tinham obtido “scores” similares aos melhores valores históricos: nº de trabalhadores que frequentaram formação (-22), grau de poupança com

compras agregadas (-13,46 p.p.) e taxa de cobrança de receita de honorários (-28,51 p.p.).

Quadro IV - QUAR: evolução dos indicadores com valores “históricos” no período 2015-2017

2015 2016 2017

Grau de implementação dos

projetos planeados 85 74 66,5

Taxa de realização do plano de ação da responsabilidade social (RSO)

100 112,5 110

Grau de implementação das medidas de segurança, higiene e saúde no trabalho na SGMF

90 70 80

Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais, no âmbito da coordenação do P-004 (incremento negativo)

2,5 6,32 6,3

Nº de trabalhadores que

frequentaram ações de formação 60 77 55

Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)

23,42 32,44 18,98

Taxa de resposta às solicitações para ocupação de espaços e utilização de audiovisuais

100 98 100

Taxa de cobrança de receita própria, face ao montante total de honorários, liquidado no ano

52,19 82,79 59,28

Tempo médio de elaboração de registos de cabimento logísticos e

EFICÁCIA

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2.1.2. Causas de incumprimento de alguns indicadores do QUAR O1 – (OE 3) - Otimizar os sistemas de informação (taxa de superação: +13,6%)

INDICADOR 1: Grau de implementação dos projetos planeados (%) Meta: 85; Tolerância: 5; Valor Crítico:100

Resultado: 66,5

Desvio face à meta: -16,87%

O indicador 1, um dos que sustenta a realização do objetivo1, não foi atingido. Tabela I – Fases dos projetos

Fases dos projetos 100%

Análise, CE e processo aquisitivo 10%

Levantamento de Requisitos 40%

Desenvolvimento 30%

Testes 5%

Produção 15%

Existem, naturalmente, alguns imprevistos e dificuldades que se considera importante referir e que justificam a referida execução:

1. Todos os projetos planeados requerem, na sua fase inicial, a elaboração de procedimentos aquisitivos, conforme previsto na Tabela I acima indicada. Esta primeira fase tem tempos de resposta específicos e previstos no CCP que dependem do tipo de procedimento.

2. Para além dos prazos identificados no ponto 1, existem outros tempos de resposta para obtenção de pareceres prévios, obrigatórios e imprevisíveis porque dependentes de Entidades externas à SGMF. Este facto é uma das condicionantes que conflui para uma fraca execução de alguns dos projetos planeados.

3. Análoga à condicionante atrás referida, junta-se o caráter transversal, associado a alguns destes projetos, envolvendo todos os Dirigentes e muitos trabalhadores de cada UO da SGMF. Esta situação dificulta a gestão/execução do cronograma inicial de projeto, bastante exigente, porque alinhado com o cronograma aprovado em sede de candidatura SAMA2020. As necessárias reuniões de trabalho, para dar cumprimento à fase 2, foram, por diversas vezes, reagendadas, devido à necessária articulação entre as atividades inerentes ao desenvolvimento do projeto e as atividades próprias de cada UO, que têm tempos de resposta apertados.

Assim, e apesar de existir um controlo de projeto articulado e minucioso, não foi possível cumprir todo o cronograma previsto para todos os projetos planeados e com todas as áreas da SGMF envolvidas, o que conduziu à repercussão na sua execução.

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O8. - (OE 1) - Promover a excelência na prestação de serviços

INDICADOR 15: Grau de satisfação com a organização de viagens (escala CAF) Meta: 4,30; Tolerância: 0,10; Valor Crítico: 5

Resultado: 4

Desvio face à meta: -4,76%

Competiu à Direção de Serviços de informação e Relações Públicas (DSIRP), em 2017, a gestão e organização dos pedidos de viagens dos Gabinetes dos Membros do Governo e das Direções-Gerais do Ministério das Finanças.

Indicam-se abaixo as razões que poderão estar na base de uma avaliação positiva mas abaixo da meta no 2º semestre (resultado final obtido 4,00).

1. A mudança do modelo de prestação de serviços centralizados para serviços partilhados pode ter causado alguns constrangimentos às Direções-Gerais abrangidas.

2. Em 2017, as Relações Públicas trabalharam com 4 agências de viagem! Esta oferta alargada, embora correspondesse às necessidades dos Gabinetes dos Membros do Governo do MF e das Direções-Gerais, não é compatível com as normas que regulam a contratação de agências de viagem. Esta situação, no entanto, verificou-se porque não havia nenhum Acordo Quadro válido para este período. Esta flexibilidade, se por um lado, permitiu dar resposta aos pedidos de todos os públicos, por outro criou uma expectativa que não pôde ser mantida aquando da entrada em vigor do atual Acordo Quadro.

O procedimento de contratação não depende das Relações Públicas. No entanto, todos os constrangimentos processuais refletem-se na avaliação referente à organização da viagem (da responsabilidade da DSIRP).

INDICADOR 16: Grau de satisfação dos clientes (escala CAF) Meta: 4,05; Tolerância: 0,05; Valor Crítico: 5

Resultado: 3,94

(18)

A Divisão de Gestão de Recursos Humanos (DGRH) refere o seguinte:

Não obstante a disponibilidade para com os seus clientes, a procura em responder às suas solicitações e resolver os seus problemas a Divisão não atingiu a meta proposta para este objetivo. Para a atingir necessitaria de obter um grau de satisfação de 4 e obteve 3,85, o que corresponde a uma taxa de realização de 96,25%.

A Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP), que obteve o resultado de 3,55, e uma taxa de realização de 88,75%, indica:

A principal causa de incumprimento terá estado relacionada com a falta de recursos humanos sendo que, no decurso do ano, as 2 Secções – Secção de Património, Economato e Inventário (SPEI) e Secção de Viaturas e Comunicações (SVC) - viram-se privadas de 5 assistentes técnicos, facto que, aliado à falta de recursos financeiros e a constrangimentos orçamentais e processuais, impediu a resposta pronta às diversas solicitações dos Gabinetes Ministeriais e das Entidades a quem prestamos serviços partilhados.

A Unidade Ministerial de Compras (UMC), cujo resultado se situou em 3,6, atingindo uma taxa de realização de 90%, explicita:

A atividade da Unidade Ministerial de Compras, a exemplo das UMC dos restantes Ministérios da Administração Pública Central, tem vindo a ser afetada por um conjunto de situações geradas por novas regulamentações e pelo contexto restritivo orçamental que, ao limitar a atividade e a disponibilidade orçamental para essa atividade por parte dos vários serviços do Ministério das Finanças vem impedindo o atempado lançamento dos procedimentos centralizados planeados, obrigando à reestruturação do plano de compras por adaptação à disponibilidade dos serviços e às dificuldades que estes sentem no cumprimento e conjugação das condições para a tramitação dos procedimentos.

Neste contexto, o recurso a situações de exceção que suprissem as necessidades dos serviços do MF e o atraso de procedimentos tornou-se frequente demais por consequência daquelas situações e ainda por várias situações de não decisão por parte dos órgãos competentes para tal, situações estas que, relativamente às quais e embora se tenha acautelado (tanto quanto possível) a inexistência de responsabilidade direta da SGMF/UMC, acabaram por contaminar os serviços do MF no momento da avaliação da satisfação dos serviços prestados, não se conseguindo a total separação do apuramento das responsabilidades do ponto de vista daqueles serviços.

(19)

Não deixa de ser curioso constatar que as situações restritivas referidas, geradas fora da esfera de influência dos serviços do MF e da UMC, mas com implicações fortes no seu dia-a-dia, se refletem na atividade desta última exatamente em consequência da dificuldade que os próprios serviços do MF sentem em cumprir as determinações legais e regulamentares necessárias à sua agregação junto dos procedimentos centralizados pela UMC, sem responsabilidade desta, mas sim, em última análise, da responsabilidade de quem gerou aquelas situações na sequência das decisões que emitiram e pelos próprios serviços clientes que, face à avaliação, não reconhecem a sua própria responsabilidade na realidade de que porventura reclamam ou com a qual não estarão satisfeitos.

Não obstante, a UMC do MF tem vindo a adaptar a sua organização e modo de atuação de forma a alcançar a satisfação das necessidades manifestadas pelos diversos serviços do Ministério, resultando tal adaptação no lançamento e tramitação de 13 procedimentos aquisitivos que permitiram a contratação de bens e serviços necessários ao funcionamento daqueles serviços, embora com o desfasamento provocado pelas alterações e situação supra referidas.

(20)

2.1.3. Taxas de superação das metas do QUAR: algumas justificações

OBJETIVO 1 – (OE 3) - Otimizar os sistemas de informação (taxa de superação: +13,6%)

Apesar de não ter sido atingida a meta do indicador 1 - Grau de implementação dos projetos

planeados (%), cuja taxa de realização apresenta um desvio negativo de -16,87%, o objetivo 1

do QUAR Otimizar os sistemas de informação foi superado, porquanto o seu resultado, induzido pela taxa de superação do indicador 2, superou a meta programada.

INDICADOR 2: Percentagem de unidades digitalizadas (microfilmes do GPP) Meta: 60; Valor Crítico:100

Resultado:97,92

Dimensão da superação face à meta: +23,7%

De acordo com o solicitado pelo Gabinete de Planeamento e Políticas e Administração Geral da Agricultura, Florestas, Desenvolvimento Rural e Mar (GPP) foi prevista a digitalização de 720 bobines de microfilme. Durante o ano de 2017 foram transferidas de suporte 705 bobines, o que representa 97,9% da totalidade.

De assinalar que, por motivos alheios a esta SGMF, entre 1 de janeiro a 29 de junho, o GPP não entregou qualquer bobine para digitalizar, representando um esforço considerável a obtenção da produção acima mencionada em metade do tempo disponível.

OBJETIVO 2 – (OE 5) - Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social (taxa de superação: +22,9%)

INDICADOR 3: Taxa de realização do plano de ação da responsabilidade social (RSO) Meta: 70; Valor Crítico:100

Resultado:110

A área de Responsabilidade Social tem sido objeto de trabalho partilhado entre a DSIRP e a DGAP, na área da saúde. Esta parceria beneficiou claramente os trabalhadores da SGMF e do MF, que tiveram à sua disposição uma programação variada e dirigida às suas necessidades. As áreas da Cultura e Comunidade têm sido desenvolvidas com vista a dar resposta às sugestões fornecidas pelos trabalhadores, no diagnóstico efetuado no final de 2016, e às necessidades sentidas na comunidade local, nomeadamente as campanhas de solidariedade social a favor do Centro Paroquial de Alfama e dos Bombeiros Voluntários de Lisboa. No final deste ano foram realizadas 22 atividades programadas, distribuídas pelas áreas da Saúde, Cultura e Comunidade, com um total de 848 participantes.

INDICADOR 4: Grau de implementação das medidas de segurança, higienee saúdeno trabalho na SGMF (%)

Meta: 60; Valor Crítico:100 Resultado:80

(21)

1 - Implementação do sistema de Gestão de Medicina no Trabalho SGMF 2 - Promoção da saúde em meio laboral na SGMF

3 - Prevenção de riscos psicossociais na SGMF

4 - Implementação do sistema de Gestão de Segurança no Trabalho na SGMF

5- Promoção da responsabilidade ambiental: participação na Semana Europeia de Prevenção de Resíduos

Foram ainda operacionalizadas 4 medidas extra plano relacionadas com a melhoria da acessibilidade do edifício do MF, com a logística e acolhimento do Fórum de Promoção da

Segurança e Saúde no trabalho na Administração Pública, com uma candidatura ao prémio

EDP energia elétrica e ambiente (10.ª edição) e com a remodelação das instalações elétricas de um gabinete governamental e da respetiva receção.

OBJETIVO 6 - (OE 2) - Rentabilizar os recursos afetos ao serviço (taxa de superação: +15,4%) INDICADOR 8: Taxa de resposta às solicitações para ocupação de espaços e utilização de audiovisuais

Meta: 95; Valor Crítico:100 Resultado: 100

Dimensão da superação face à meta: +25%

A equipa de Relações Públicas, notabiliza-se junto dos seus clientes pelo serviço que presta na gestão de grandes eventos nacionais e internacionais, cf. Tabela abaixo. No entanto, o reduzido número de elementos que gerem esta atividade e a existência de apenas um técnico de audiovisuais, têm causado alguns constrangimentos na organização das mesmas.

Tabela II - Resultados questionários - Apoio Audiovisual/Eventos 2017

QUESTÕES VALORAÇÃO

Apoio Audiovisual 4,24

Organização Logística Reuniões e Eventos

4,31

Para a elevada taxa de concretização, contribuíram:

Internamente - a clara distribuição de tarefas, o empenho e a flexibilidade da equipa; Externamente - a cedência de material audiovisual de outras Direções-Gerais e o registo fotográfico e amplificação sonora, por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira, AT, e do INA.

(22)

O7 - (OE 4) - Garantir a prestação dos serviços comuns, nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais (taxa de superação: +17,3%)1

Relativamente aos resultados dos indicadores 11 e 12, a responsável da DGRH indica que, para garantir os níveis de serviço protocolados, só se contou com nove trabalhadores na Secção de Administração de Pessoal, Remunerações e Expediente (SAPE/SR), tendo dois iniciado funções em novembro/2017 e um regressado em outubro/2017.

Considerando os resultados obtidos, pode concluir-se que a superação só foi possível pelo sentido de responsabilidade e compromisso com o serviço dos trabalhadores.

INDICADOR 11: Tempo médio de resposta ao pedido de consulta ao INA (nº de dias após a entrada do pedido- dias úteis)

Meta: 3; Valor Crítico:1 Resultado: 1

INDICADOR 12: Tempo médio de apuramento de encargos para cabimento orçamental (nº de dias após a entrada do pedido)

Meta: 3; Valor Crítico: 2 Resultado: 0,59

Quanto ao indicador 12, tratando-se de um dos selecionados para o QUAR da SGMF foram encetados todos os esforços para que as informações, sempre que possível, fossem elaboradas no próprio dia do pedido.

A responsável da Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património indica que foi possível superar a meta do indicador 14 devido ao empenhamento dos trabalhadores, apesar do acréscimo exponencial de processos aquisitivos, aliado à tramitação complexa dos mesmos e aos constrangimentos financeiros, tornando a contratação pública, na maioria das vezes, mais morosa do que o desejável.

INDICADOR 14: Tempo médio de processamento e envio da fatura para pagamento, após validação pelos Organismos (dias úteis)

Meta: 3; Valor Crítico: 1 Resultado: 2

1

Esta taxa de superação encontra-se corrigida, depois de expurgada da superação excessiva do indicador 12.

(23)

O9. - (OE 1) - Concluir a autoavaliação CAF (Common Assessment Framework) e a elaboração do plano de melhorias (taxa de superação: +12,8%)

INDICADOR 18: Nº de ações de comunicação/divulgação Meta: 3; Tolerância: 1; Valor Crítico: 5

Resultado: 5

Para dar cumprimento ao indicador - Nº de ações/iniciativas de comunicação /divulgação

(relatório de autoavaliação e plano de melhorias) – foi elaborado e aprovado, um plano de

comunicação que deu resposta às propostas de ações de melhoria (quick win), identificadas aquando da autoavaliação, ainda em 2016, e que promovessem uma cultura de comunicação e de diálogo com todas as partes interessadas (PI) internas e externas, bem como a divulgação/comunicação de informação, de forma sistemática, planeada e mais assertiva com os seguintes objetivos:

1. Melhorar a comunicação formal e informal interna (interdepartamental e geral) e a externa,

2. Transformar numa rotina a partilha e difusão de realizações, dificuldades e sucessos (os nossos resultados/o que fizemos bem/as dificuldades e constrangimentos que ultrapassámos e/ou dificultaram e prejudicaram o nosso trabalho),

3. Fazer propostas de difusão de matérias de interesse para todos os trabalhadores da organização

4. Aumentar o (re)conhecimento interno, o respeito mútuo e a proximidade entre as UO, os seus dirigentes e trabalhadores

5. Elevar os níveis de satisfação, especialmente ao nível da autoavaliação da SGMF Reconhecendo a importância desta iniciativa, para todas a PI envolvidas, e apesar de todas as tarefas urgentes, que os membros das equipas envolvidas neste processo tinham que executar garantidamente e em simultâneo, transferiu-se a execução deste plano de comunicação para o último trimestre de 2017.

(24)

Tabela III - Plano de Comunicação

Foram envidados todos os esforços no sentido de dar cumprimento ao indicador para aferir da sensibilidade das PI internas para a matéria de otimização da comunicação interna como base para implementação mais ajustada da ação de melhoria mais abrangente, inscrita em sede de Plano de Melhorias.

Fases da comunicação Data Mensagem Resultados esperados 1. Apresentação dos resultados dos questionários de satisfação 20 de outubro 10:00h O que pensam de nós os nossos parceiro/clientes e colaboradores

Aumento da taxa de resposta aos questionários de satisfação

2. Apresentação do grau de execução do PA 2017 27 de outubro 10:00h Monitorização de todas as atividades do PA para assegurar a realização dos objetivos

Corrigir/alterar percurso das atividades para atingir os resultados planeados

3. Apresentação do grau de execução das medidas de eficiência orçamental (OE 2017) 7 de novembro 10:00h Monitorização de todas as atividades inscritas para assegurar a realização do planeado

Corrigir/alterar percurso das atividades para atingir os resultados planeados 4. Apresentação do Relatório de autoavaliação CAF 24 de novembro 10:00h Apresentação dos resultados da AA Reconhecimento do trabalho da EAA

- Reflexão em torno dos resultados do diagnóstico, destacando apenas os pontos fortes e assumindo os pontos fracos e sua criticidade para toda a SGMF

5. Apresentação das ações de melhoria

5 de dezembro 10:00h

Demonstrar que valeu a pena aplicar a Estrutura Comum de Avaliação (CAF) à SG

Implementação das ações selecionadas

(25)

2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores

Neste ponto, são apresentados, sucintamente, alguns dos elementos mais significativos sobre os resultados apurados relativos à satisfação dos clientes da SGMF.

A Secretaria-Geral continuou a aplicar em 2017 o modelo de questionário, baseado nos critérios da CAF (Estrutura Comum de Avaliação), que se tem utilizado desde 2015.

Os grupos de clientes, identificados na tabela abaixo, foram auscultados no final do 1.º e do 2.º semestre do ano transato, apresentando-se os demais elementos relativos aos resultados da aplicação dos questionários na mesma tabela.

As taxas de resposta continuam a ser pouco representativas, não chegando a 20% em 2 dos grupos de inquiridos (gabinetes governamentais e clientes), pelo que se considera a avaliação média atingida meramente indicativa, pese embora não se possa deixar de constatar uma descida nas avaliações efetuadas no 2º semestre por estes 2 grupos de inquiridos.

Tabela IV - Grau de satisfação, semestral e anual, por grupo de clientes da SGMF

Questionários a utilizadores externos Periodicidade dos questionários Universo da amostra Dimensão da amostra Taxa de respostas Avaliação da Secretaria-Geral Média semestral 2 Média Anual Gabinetes Governamentais do MF 1º Semestre 93 11 11,83% 4,25 3,92 2º Semestre 109 18 16,51% 3,58 Serviços Partilhados 1º Semestre 45 10 22,22% 3,79 3,77 2º Semestre 25 8 32,00% 3,75 Clientes identificados pelas U.O. da SGMF 1º Semestre 339 62 18,29% 4,29 4,15 2º Semestre 442 87 19,68% 4,01 Resultado Anual: 3,94 (média ponderada) Cálculo do resultado final

Os fatores para a obtenção da média ponderada foram os seguintes:

(26)

2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI)

QUESTÕES APLICADO FUNDAMENTAÇÃO

S N NA 1 – AMBIENTE DE CONTROLO

1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo interno?

X Existem manuais de procedimentos internos.

Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas. 1.2 É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a

legalidade, regularidade e boa gestão?

X 1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a

habilitação necessária para o exercício da função?

X 1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade

que regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)?

X Código de Conduta dos Trabalhadores da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF), disponível na página internet da SGMF, em http://www.sgmf.pt/.

1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas?

X Plano de atividades, diagnóstico de necessidades de formação, plano de frequência de ações de formação e SIADAP.

1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares entre a direção e os dirigentes das unidades orgânicas?

X Reuniões periódicas

1.7 O serviço foi objeto de ações de auditoria e controlo externo?

(27)

2 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras definidas legalmente?

X Legislação associada ao funcionamento da SGMF, a saber:

- Decreto Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de abril - Aprova a estrutura orgânica da SGMF (definiu, entre outras, a natureza, a missão e atribuições e tipo de organização interna);

- Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril – Determina a estrutura nuclear da SGMF, estabelece o número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares;

- Despacho n.º 7489/2012, de 31 de maio (republicado em anexo à Declaração de retificação n.º1035/2012, de 10 de agosto) – Define e implementa a estrutura flexível da SGMF.

2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3?

X 100%

2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos uma ação de formação?

X 55,3%

3 – ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTADOS NO SERVIÇO 3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X Manual de procedimentos internos 3.2 A competência para autorização da despesa está

claramente definida e formalizada?

(28)

3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas, conferências e controlos estão claramente definidas e formalizadas?

X Manuais de procedimentos internos

3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos?

X Existem manuais de procedimentos que estão em fase de atualização dos Fluxos de Processos.

3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar redundâncias?

X Manual de procedimentos internos; manual de utilização do sistema de gestão documental.

3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas?

X 3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações

conexas é executado e monitorizado?

X 4 – FIABILIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao

processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria?

X Gestão Documental: fabasot components; Contabilidade, património: GeRFIP; RH: GeRHuP;

Estratégia e planeamento, SIADAP 1 e SIADAP 2: Sistema de Monitorização da Estratégia;

O sistema de controlo interno gira em torno de aspetos administrativos e está segmentado por cada departamento da SGMF - cada

procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controlo interno e está suportado por aplicações informáticas. O sistema contabilístico é fiável e está assente num sistema adequado, podendo assim confiar-se na informação por ele gerada. O Sistema de Gestão Documental é transversal a toda a Organização, sendo o suporte para todo o controlo administrativo.

4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de informação?

X Existe interoperabilidade entre as aplicações informáticas (internas); Existe integração entre o sistema de controlo administrativo e o sistema de controlo contabilístico.

(29)

Conclusão

4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas?

X Estes mecanismos estão nativos em cada uma das aplicações. As informações extraídas das diversas operações geram resultados fidedignos e atempados que, por sua vez, são o ponto de análise para a tomada de decisão.

4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão?

X Através de ferramentas adequadas. 4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso

de terceiros a informação ou ativos do serviço?

X Estão instituídos requisitos de segurança para entrada de terceiros no sistema de informação da SGMF, por software e hardware;

Todos os mecanismos de segurança da informação estão instituídos. 4.6 A informação dos computadores de rede está

devidamente salvaguardada (existência de backups)?

X Manual de backups: a política nele definida assegura exclusivamente os conteúdos alojados em áreas de partilha; sistema de GD e noutros servidores.

4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida?

X Está garantida ao nível tecnológico;

Encontram-se identificados e implementados alguns requisitos obrigatórios de segurança, a saber:

Confidencialidade/integridade/autenticidade/autenticação/não repúdio (é usada a assinatura digital em alguns processos para garantir estes requisitos) /disponibilidade/controle de acessos.

(30)

2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes

Referem-se seguidamente as justificações dos dirigentes das unidades orgânicas relativas ao incumprimento de alguns dos seus objetivos planeados, constantes do BSC 2017 – ponto 2.4.1., ou ainda das razões para a não conclusão de projetos programados - ponto 2.4.2.

A taxa de incumprimento apresenta um agravamento face aos 2 anos precedentes, tendo subido 13,2 pontos face ao ano transato. Esta taxa resulta do apuramento do número de objetivos não atingidos pelas UO -10 –, face ao somatório dos objetivos planeados, que totaliza 44.

Tabela V - Evolução da taxa de incumprimento dos Objetivos

2015 2016 2017

Taxa de incumprimento

(31)

2.4.1. Causas de incumprimento de alguns objetivos das unidades orgânicas

Relativamente ao objetivo partilhado Garantir a satisfação dos clientes, cujo indicador, Grau de

satisfação dos clientes foi incluído no QUAR 2017, optou-se por inserir no ponto 2.1.2. Causas

de incumprimento de alguns indicadores do QUAR, as explicações do incumprimento efetuadas pelos responsáveis operacionais das UO.

De igual modo se integrou no mesmo ponto 2.1.2. a justificação do incumprimento da meta do indicador 1 do QUAR, Grau de implementação dos projetos planeados, cujo grau de execução se situou em 83,13%, o que implicou que não tenha sido atingido o objetivo Reforçar a

eficiência e segurança do sistema de informação da SGMF, da responsabilidade da DSIQ.

Quanto a outros objetivos não atingidos, indicam-se abaixo algumas razões aduzidas pelos dirigentes das equipas internas.

Objetivo: Garantir eficácia no tratamento de processos de acidentes de trabalho Indicador: Nº de processos tratados até 31 dezembro 2017

Meta: [4100; 4300]; VC: 5000 Resultado da DGRH: 3604 Taxa de realização:87,9%

O desvio verificado deveu-se à receção de reclamações e à entrada em novembro de três novas colaboradoras para o Núcleo de Apoio de Acidentes e Doenças Profissionais, o que implicou a dedicação de parte do tempo de trabalho dos analistas à resposta às reclamações e à formação das colaboradoras.

Objetivo: Contribuir para a redução da despesa pública

(32)

de Parte, apresentada em 2017, na qual se refletem cerca de 70 mil euros pagos em taxa de justiça, ainda por recuperar.

A Nota em causa representa um peso de 23,34% na taxa de recuperação de taxas de justiça. As restantes notas de custas de parte por cobrar representam apenas um peso de 2,09% na taxa de recuperação de taxa de justiça.

Objetivo: Promover resposta atempada às solicitações de compras transversais

Indicador: Taxa de procedimentos fechados, custo de funcionamento (RH, RM) versus poupança gerada

Meta: 5; VC: 4

Resultado da UMC: 33,64 Taxa de realização: 14,86%

A atividade desta Unidade Ministerial de Compras, a exemplo das restantes UMC dos restantes Ministérios da Administração Pública Central, tem vindo a ser afetada por um conjunto de situações de novas regulamentações e pelo contexto restritivo orçamental que, ao limitar a atividade e a disponibilidade orçamental para essa atividade por parte dos vários serviços do Ministério das Finanças, vem impedindo o atempado lançamento dos procedimentos centralizados planeados, obrigando à reestruturação do plano de compras por adaptação à disponibilidade dos serviços e às dificuldades que estes sentem no cumprimento e conjugação das condições para a tramitação dos procedimentos.

Não obstante este contexto adverso, a UMC do MF tem vindo a adaptar a sua organização e modo de atuação de forma a alcançar a satisfação das necessidades manifestadas pelos diversos serviços do Ministério, resultando tal adaptação no lançamento e tramitação de 13 procedimentos aquisitivos que permitiram a contratação de bens e serviços necessários ao funcionamento daqueles serviços.

O indicador “Taxa de procedimentos fechados, custo de funcionamento (RH, RM) versus

poupança gerada”, que sopesa os custos de funcionamento relativamente à poupança gerada,

vê o seu resultado influenciado pelas limitações de contexto acima referidas, porquanto menos e menores procedimentos resultam em menor poupança e, consequentemente, a estrutura fixa de custos de funcionamento (nomeadamente RH) assume um peso relativo superior, influenciando o resultado do indicador.

(33)

Objetivo: Promover obras de conservação e/ou reabilitação dos imóveis afetos às Entidades da PPAC

Indicador: Grau de execução das intervenções planeadas Meta: 60; VC: 100

Resultado da UMC: 40 Taxa de realização: 66,67%

Quanto ao objetivo de Promover obras de conservação e/ou reabilitação dos imóveis afetos à entidades da PPAC o mesmo não foi atingido porque a maioria das intervenções planeadas não foram concretizadas devido aos cortes orçamentais ocorridos.

Ainda assim, ao longo de 2017 a DGAP, para além dos trabalhos de manutenção e de conservação necessários ao bom funcionamento das instalações/edifício, promoveu:



a reabilitação da sala de reuniões n.º 27 do GSEAF;



a instalação de proteções metálicas na cobertura do pátio 7 do edifício sede do MF;



a remoção de tubagens de fibrocimento contendo amianto existentes nos pátios 2, 3 e 5;



a reabilitação geral da escadaria do Salão Nobre

Também foi elaborado o projeto para reabilitação das fachadas do edifício sede do MF para candidatura ao Fundo de Reabilitação e Conservação Patrimonial mas que ainda não avançou por falta de dotação orçamental. Ressalva-se a urgência desta intervenção atentos os riscos identificados para os bens e pessoas.

A par das intervenções efetuadas nas áreas ocupadas pela SGMF, pelos Gabinetes e nas áreas comuns do edifício, foram realizadas também diversas intervenções nas áreas ocupadas nos organismos da GAF, nomeadamente, DGAEP, DGO e GPEARI.

(34)

2.4.2. Causas de incumprimento de alguns projetos das unidades orgânicas

Em 2017 foram inscritos no planeamento oito projetos, dois dos quais plurianuais, cuja execução se prolonga por dois ou mais anos, como é o caso dos seguintes:



Plataforma de Partilha de Atividades Comuns – Gestão de Serviços Comuns

Outubro/2016 a julho/ 2018



Plataforma de Partilha de Atividades Comuns - Desmaterialização de processos

Outubro/2016 a março/ 2018

Integrou-se no ponto 2.1.2. Causas de incumprimento de alguns indicadores do QUAR a justificação relativa ao Grau de implementação dos projetos planeados, 3 dos quais da responsabilidade exclusiva da DSIQ.

A DSAD tinha previsto colaborar num projeto relacionado com uma Exposição sobre “O século de refugiados”, cujo objetivo principal era Divulgar a documentação do Arquivo Contemporâneo

do Ministério das Finanças, mas não foi concretizada a iniciativa.

As razões já vinham indicadas no planeamento quando se referia:

“Como este projeto é coletivo e envolve outros arquivos da administração central e local, está inteiramente dependente do bom acolhimento por parte dessas entidades e da existência de condições técnicas e financeiras indispensáveis para a sua realização.”

(35)

2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho

Na análise efetuada ao ano 2017, fica evidente que a SGMF procura a constante melhoria do seu desempenho e aposta na prestação de um serviço de qualidade aos seus “clientes”, nomeadamente, no incremento do recurso aos meios tecnológicos para apoio ao exercício das suas atividades, na simplificação de procedimentos e no aperfeiçoamento dos métodos de trabalho.

Para o efeito continuou a apostar:

a. na eficiência e eficácia dos serviços partilhados, melhorando a articulação entre o prestador e o utilizador dos serviços através do PPAC;

b. em assegurar uma maior partilha de informação;

c. na simplificação das relações administrativas entre a Secretaria-Geral e as entidades a quem presta serviços;

d. na modernização, simplificação e desmaterialização total dos processos financeiros/orçamentais, patrimoniais e de recursos humanos;

e. em reduzir a burocracia nos serviços e os custos inerentes, designadamente os custos com consumo de papel e consumíveis de impressão;

f. em monitorizar de forma permanente os níveis de serviço, através de mecanismos de controlo automáticos e eletrónicos;

g. em garantir a existência de um repositório documental único (arquivo digital), eliminando o risco de perda de documentos;

h. em garantir a autentificação no acesso à plataforma, bem como integrar a assinatura eletrónica de funcionários e dirigentes, certificando as suas atribuições.

i. em garantir a reflexão permanente sobre a otimização dos serviços prestados, disponibilizando uma área para Sugestões na Intranet.

Este esforço interno de simplificação de procedimentos, de melhoria do atendimento e esclarecimento de dúvidas e de implementação de novos projetos, que satisfaçam cada vez

(36)

Em 2017, foi possível estudar os processos existentes na área de relações públicas e projetar para 2018 algumas alterações com vista à automatização de procedimentos internos e por esse via criar oportunidades para a inovação, nomeadamente:



Efetuou-se em 2017 a criação de uma nova Base de Dados Access, transversal a toda a atividade desta área, cuja implementação ocorrerá em 2018. Esta aplicação pretende centralizar o registo de dados da atividade corrente, por um lado, por outro a extração desses elementos de forma rápida, inteligível e fiável. A utilização desta Base de Dados, numa 1ª fase irá permitir a recolha dos elementos estatísticos a fornecer para o

Balanced Score Card, a preparação de relatórios com base nos dados daí retirados e

acompanhar em tempo útil a atividade diária da DSIRP, permitindo uma análise e consequentemente os ajustes necessários ao nível da definição de procedimentos e objetivos de cada trabalhador (a).



No apoio à gestão de Eventos/Cerimónias, está a ser implementado um processo de gestão que identifica um gestor por evento, de forma a criar uma distribuição de tarefas clara e promovendo a responsabilização de cada um(a) dos trabalhadores (as) na organização dos eventos.



Ao nível audiovisual, pretende-se iniciar a constituição em 2018 de uma biblioteca de imagens, que permita a localização desses registos relativos a um determinado evento com rapidez e simultaneamente o seu envio para as Entidades que as solicitarem.



Organização logística de viagens, aposta em 2018 na reorganização dos procedimentos

internos e externos desta rúbrica, com vista a uma maior objetividade no tratamento das viagens junto dos nossos clientes externos e na clarificação de resposta junto da agência. Esta ação de melhoria decorre da avaliação da satisfação com a organização de viagens esperando-se que a simplificação do processo resulte numa maior satisfação dos nossos clientes.



Na serviço de receção aos visitantes, iniciou-se em 2017 o registo das entradas e saída de todas as entidades que se dirigem aos gabinetes do MF. Para além desta valência, é possível retirar listagens dessas entradas sempre que solicitado. Projeta-se ainda em 2018 a elaboração de uma nova folha de audiências com um grafismo uniforme e de fácil preenchimento.



A aplicação de gestão de questionários utilizada na SGMF "login quest" também será alvo, em 2018, de um processo de melhorias, já iniciado.

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1. Permanente sensibilização dos organismos do MF para a necessidade de existência de planeamento atempado, de forma a coordenar as necessidades de bens e serviços com as existências ou previsões orçamentais.

2. Manutenção da procura de apuramento permanente e simplificação das peças procedimentais à conjuntura e ao alcance dos objetivos comuns supra referidos.

3. Implementação de ações de monitorização de execução contratual consubstanciadas em submissão e análise crítica de questionários aos organismos clientes vinculados ao SNCP.

4. Análise dos métodos e processos de trabalho na procura de identificação de pontos de melhoria que permitam o aumento da eficiência global.

A Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP) refere que, sendo a pressão grande e considerando a expansão do número e complexidade das solicitações, as responsabilidades e o risco do erro aumentam consideravelmente, para não falar dos riscos psicossociais associados, pelo que, em 2018, urge:



Reforçar a equipa da DGAP;



Proporcionar formação especializada aos trabalhadores mais recentes e aos Técnicos Superiores da Divisão;

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Reforçar a postura preventiva através de rotinas de duplo controlo, sinalizando potenciais ocorrências e agindo proactivamente, sempre apelando à participação dos trabalhadores da DGAP e valorizando a meritocracia sempre que for possível;



Proporcionar ações para minorar os riscos psicossociais associados ao conteúdo, sobrecarga e ritmo de trabalho.

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2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos

No âmbito do Benchmarking, em que apenas participaram algumas Secretarias-Gerais, partilharam-se as realizações e outras informações referentes à dotação de meios (recursos humanos e financeiros) e à sua utilização para o cumprimento das atribuições e para a prestação de serviços a clientes e entidades de vária etiologia, que se quantificam de forma segmentada para cada área ou atividade de suporte ou de negócio desenvolvida.

Encontram-se coligidos e foram integrados no documento em Anexo D os elementos relativos aos resultados de 2017, obtidos na prossecução de outros indicadores comuns, constantes de uma grelha criada e estabilizada já há algum tempo, para permitir comparar algumas variáveis e referenciar o posicionamento da SGMF relativamente a algumas das suas congéneres, sopesando-se, porém, as realidades e as diferentes dimensões em que cada uma opera.

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2.7. Audição de dirigentes intermédios e de trabalhadores

Abordam-se neste ponto os principais resultados da auscultação dos dirigentes intermédios e dos restantes colaboradores, que foram convidados a pronunciar-se sobre as seguintes áreas.



Satisfação com a organização



Satisfação com a gestão e sistemas de gestão



Satisfação com as condições de trabalho



Satisfação com o desenvolvimento da carreira



Níveis de motivação



Satisfação com a liderança de topo

Explicita-se que o grau de satisfação de trabalhadores e dirigentes intermédios é avaliado através de questionários distintos e tem por referência a escala CAF.

Refira-se ainda que a satisfação com a liderança intermédia é avaliada apenas pelos trabalhadores e que, em 2017, a DSIQ e a DSAD deixaram de incluir questões relativas a

produtos e serviços disponibilizados.

Tabela VI - Grau de satisfação, semestral e anual, por grupo de utilizadores internos Questionários a utilizadores internos Periocidade dos questionários Universo da amostra Dimensão da amostra Taxa de respostas Autoavaliação da SGMF Média Semestral 3 Média Anual Dirigentes intermédios 1º Semestre 8 7 87,50 % 3,99 3,70 2º Semestre 8 7 87,50 % 3,41 Trabalhadores 1º Semestre 115 30 26,09 % 3,70 3,61 2º Semestre 120 44 36,67 % 3,51 Resultado Anual: 3,65

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2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados

2.8.1. Atividades previstas no plano

Em 2017, os diferentes setores do mapa organizacional da SGMF foram convocados a contribuir para as medidas tendentes a consolidar o modelo de partilha de atividades comuns, com especial relevo para as áreas de gestão de recursos humanos, patrimoniais e financeiros, que prestam serviços aos organismos e entidades do MF.

A entrada em funcionamento da Plataforma de Partilha de Atividades Comuns (PPAC) permitiu interações com os organismos aderentes, mas requereu um esforço contínuo da DSIQ de apoio “on job” e in loco aos utilizadores internos e aos externos, apesar das sessões de formação realizadas.

Além disto, a área de Planeamento e Gestão Financeira assumiu as responsabilidades específicas da Secretaria -Geral como entidade coordenadora do Programa Orçamental 004 – Finanças, - nos termos das disposições do Decreto -Lei n.º 25/2017, de 3 de março, alterado pelo Decreto-Lei n.º 55/2017, de 5 de junho, que aprova as normas de execução do Orçamento do Estado para 2017, aprovado pela Lei n.º 42/2016, de 28 de dezembro

As exigências normativas, a complexidade e morosidade dos processos, aliadas a um contexto orçamental restritivo, tiveram um impacto não despiciendo em toda a atividade desenvolvida, provocando o aumento do volume de trabalho e sobrecarregando as equipas.

Apesar de se contabilizarem 15 postos de trabalho não ocupados face ao planeamento inicial, tal facto não obstou à assunção dos compromissos e responsabilidades da organização, à custa, porém, do esforço acrescido, do empenhamento, responsabilidade e compromisso com o serviço de trabalhadores e dirigentes.

Todos estes fatores conjugados tiveram algumas consequências no nível de desempenho institucional, que sofreu uma diminuição face a anos precedentes, situando-se a taxa de incumprimento em 22,7%. Importa, todavia, referir o grau de exigência, a que não nos furtamos, na definição dos objetivos, indicadores e metas que assumimos para medir a nossa

performance tanto interna como externamente, a partir da avaliação efetuada pelos nossos

colaboradores e clientes.

Tabela VII - Planeamento/execução dos objetivos das UO 2015-2017

2017 – 32 objetivos superados e 2 atingidos num total de 44 – 77,3% 2016 – 35 objetivos superados e 3 atingidos num total de 42 - 90,48% 2015 - 38 objetivos superados e 4 atingidos, num total de 49 - 85,71%