MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE LAVRAS
CONSELHO UNIVERSITÁRIO
RESOLUÇÃO CUNI Nº 057, DE 29 DE OUTUBRO DE 2013.
O CONSELHO UNIVERSITÁRIO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE LAVRAS, no uso de suas atribuições regimentais, em conformidade com o disposto no Memorando nº 035/CUNI, de 26/9/2013, e tendo em vista o que foi deliberado em sua reunião de 29/10/2013,
RESOLVE:
Art. 1º Alterar o Regimento Interno da Ouvidoria da UFLA, que passa a vigorar conforme anexo.
Art. 2º Revogar as disposições em contrário, em especial a Resolução CUNI nº 027, de 5/8/2009.
JOSÉ ROBERTO SOARES SCOLFORO Presidente
REGIMENTO INTERNO DA OUVIDORIA DA UFLA
CAPÍTULO I DA FINALIDADE
Art. 1º A Ouvidoria da UFLA é um órgão de apoio e assessoramento da Reitoria, criado pela Resolução CUNI nº 018, de 6 de maio de 2009, e tem por finalidade contribuir para o desenvolvimento institucional, atuando como um canal de interlocução com a sociedade, com vistas a mediar as relações entre a Administração Pública e o administrado, propondo ações corretivas ou de aproveitamento de sugestões viáveis e pertinentes.
CAPÍTULO II
DA ESTRUTURA BÁSICA DA OUVIDORIA
Art. 2º A Ouvidoria da UFLA tem a seguinte estrutura básica: I- Ouvidor-Geral;
II- Ouvidor Adjunto;
III- Secretaria Administrativa.
§ 1º Por necessidade e a critério do Ouvidor-Geral poderão ser designados assessores necessários à realização dos trabalhos técnicos da Ouvidoria.
§ 2º Os servidores lotados na Ouvidoria serão submetidos a aperfeiçoamento profissional, mediante a participação em cursos, treinamentos, seminários, congressos e eventos congêneres.
Art. 3º O Cargo de Ouvidor-Geral será exercido por servidor pertencente ao Quadro Permanente da Universidade Federal de Lavras, nomeado por ato do Reitor.
§ 1º A nomeação, designação, exoneração ou dispensa do Ouvidor-Geral será submetida, pelo Reitor da UFLA, à aprovação do Conselho Universitário.
§ 2º São pré-requisitos para ser nomeado como Ouvidor-Geral: I- possuir pelo menos dez anos de efetivo exercício na UFLA;
II- trabalhar em regime de dedicação exclusiva ou de quarenta horas semanais;
III- possuir curso superior completo.
§ 3º O Ouvidor-Geral indicará e o Reitor designará o Ouvidor Adjunto, devendo o mesmo atender aos requisitos do caput deste artigo.
§ 4º Enquanto no exercício da Ouvidoria, ficará vedado ao servidor acumular o desempenho de qualquer outra função na Instituição, mesmo por designação, incluindo mandato de representação e participação em comissões.
§ 5º O mandato do Ouvidor-Geral será coincidente com o mandato do Reitor da UFLA.
Art. 4º A Secretaria Administrativa será composta pelo pessoal necessário ao desempenho de suas atribuições e será exercida por um servidor técnico-administrativo do quadro permanente da UFLA.
CAPÍTULO III
DAS COMPETÊNCIAS E ATRIBUIÇÕES Art. 5º Compete à Ouvidoria da UFLA:
I- garantir o acesso do cidadão de forma direta, formal e gratuita às informações que lhe forem devidas pela Administração Pública, salvo as informações sigilosas previstas na legislação vigente;
II- receber, registrar e processar as consultas, reclamações, denúncias, sugestões ou elogios provenientes de demandas espontâneas emanadas de cidadãos;
III- analisar e investigar, de forma independente e crítica, as consultas, reclamações, denúncias, sugestões ou elogios recebidos de pessoa devidamente identificada, e encaminhar o resultado de sua análise às unidades administrativas competentes;
IV- analisar as manifestações anônimas recebidas e, entendendo por cabível, tomar medida sumária informal com a finalidade de verificar a ocorrência do(s) fato(s) alegado(s). Constatado elemento de verossimilhança, tomar os procedimentos cabíveis;
V- acompanhar as providências adotadas pelas unidades administrativas competentes, garantindo o caráter resolutório da demanda e mantendo o demandante informado do processo;
VI- sugerir às unidades administrativas da UFLA medidas de aprimoramento na organização e no funcionamento da Universidade; VII- propor às unidades administrativas da UFLA a edição, alteração e/ou,
revogação de atos normativos internos, com vistas ao aperfeiçoamento acadêmico ou administrativo da Universidade;
VIII- estabelecer e divulgar sua rotina de atividades.
Art. 6º O Ouvidor-Geral da UFLA, no exercício de suas funções, tem por competência e atribuições:
I- atuar com integridade, transparência, imparcialidade e justiça;
II- zelar pelos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência pública;
III- atender o manifestante com cortesia e respeito, sem discriminação ou prejulgamento, dando-lhe resposta à questão apresentada, no menor prazo possível, e com objetividade;
IV- receber as demandas apresentadas pela comunidade, dando-lhes o devido encaminhamento;
V- rejeitar e determinar o arquivamento de manifestações improcedentes, mediante despacho fundamentado;
VI- sugerir, às diversas instâncias da administração da UFLA, medidas de aperfeiçoamento na organização e no funcionamento da Instituição; VII- prestar informações e esclarecimentos ao Reitor e aos Conselhos
VIII- manter atenção constante no relacionamento da Universidade com a comunidade acadêmica e com os setores organizados da sociedade local, regional, nacional e internacional;
IX- atuar na prevenção e mediação de conflitos entre a Administração Pública e o administrado, preservando as dimensões legais e legítimas da Universidade;
X- receber demandas – consultas, reclamações, denúncias, sugestões ou elogios – provenientes de qualquer cidadão, independente dele possuir ou não relação direta ou indireta com a UFLA;
XI- encaminhar às unidades administrativas envolvidas as solicitações para que possam:
a) no caso de consulta: responder as perguntas formuladas, dirimindo as dúvidas do cidadão;
b) no caso de reclamação: explicar o(s) fato(s), proceder às devidas correções ou não reconhecê-lo(s) como verdadeiro(s);
c) no caso de denúncia: apurar o(s) fato(s), proceder à abertura do procedimento ou processo administrativo disciplinar ou não reconhecê-lo(s) como verdadeiro(s);
d) no caso de sugestão: adotá-la, estudá-la ou justificar a impossibilidade de sua adoção; e
e) no caso de elogio: conhecer e divulgar, se for o caso, os aspectos positivos e admirados na execução das atividades ou dos trabalhos realizados pela Administração Pública;
XII- fazer registrar todas as solicitações recebidas pela Ouvidoria e as respostas oferecidas por ela aos cidadãos;
XIII- elaborar e divulgar relatórios trimestrais sobre o andamento dos trabalhos da Ouvidoria para o conhecimento das comunidades interna e externa;
XIV- elaborar e apresentar relatório anual de suas atividades ao Reitor e ao Conselho Universitário;
XV- promover a divulgação da Ouvidoria, tornando-a conhecida dos vários públicos que podem ser beneficiados pelo seu trabalho.
§ 1º No exercício das atribuições previstas neste artigo, dependendo da natureza do assunto, o Ouvidor-Geral garantirá o sigilo sobre o nome e os dados pessoais dos cidadãos que subscritam as demandas.
§ 2º As questões administrativas pendentes de decisão não serão objeto de apreciação pelo Ouvidor-Geral.
Art. 7º O Ouvidor Adjunto, no exercício de suas funções, tem por competência e atribuições:
I- substituir o Ouvidor-Geral em suas faltas e seus impedimentos legais; II- realizar as atividades para as quais for designado.
Art. 8º Compete à Secretaria Administrativa da Ouvidoria: I- organizar a agenda do Ouvidor-Geral;
II- atender ao expediente e preparar a correspondência;
III- organizar e manter em funcionamento o serviço de protocolo e arquivo;
IV- executar os serviços de digitação e providenciar a reprografia de documentos e papéis;
V- prover e controlar a utilização dos materiais de consumo necessários aos serviços;
VI- secretariar as reuniões da Ouvidoria e, se necessário, elaborar as atas;
VII- supervisionar os serviços de manutenção, limpeza e segurança das instalações da Ouvidoria;
VIII- preparar a frequência do pessoal lotado na Ouvidoria;
IX- atender e encaminhar, a quem de direito, as pessoas que se dirigirem à Ouvidoria;
X- exercer outras atividades inerentes à natureza da Ouvidoria. CAPÍTULO IV
DA DESTITUIÇÃO DO OUVIDOR-GERAL
Art. 9º Constituem motivos para o Reitor destituir extemporaneamente o Ouvidor-Geral, observado a regra do § 1º do artigo 3º:
I- descumprimento das obrigações definidas neste Regimento;
II- prática de atos que extrapolem a sua competência, nos termos estabelecidos por este Regimento e demais normas internas da UFLA;
III- perda do vínculo funcional com a Instituição ou alteração do regime de trabalho previsto no art. 3º, § 2º, inciso II, deste Regimento;
IV- conduta ética incompatível com a dignidade da função;
V- outras práticas e condutas que, a critério do Conselho Universitário, justifiquem a destituição.
CAPÍTULO V
DAS PRERROGATIVAS DO CARGO DE OUVIDOR-GERAL
Art. 10. O Ouvidor-Geral, no exercício de suas funções, tem por prerrogativas:
I- participar, desde que previamente agendado e sem direito a voto, das reuniões dos colegiados acadêmicos e dos Conselhos Superiores da UFLA;
II- ser recebido, sempre que o solicitar, por todos os servidores da UFLA, ocupantes ou não de cargo de chefia, para pedir e receber explicações, orais e por escrito, sobre questões administrativas, acadêmicas ou de outras atividades.
CAPÍTULO VI DO FUNCIONAMENTO
Art. 11. A Ouvidoria tem plena autonomia funcional no exercício de suas atribuições em relação a todas as unidades administrativas da UFLA.
§ 1º A ação da Ouvidoria far-se-á sem prejuízo das atividades específicas das demais unidades administrativas da UFLA, as quais, contudo, poderão ser convocadas a prestar auxílio por ela solicitado sempre que se fizer necessário.
§ 2º O procedimento administrativo instaurado pela Ouvidoria é autônomo e não substitui o processo administrativo disciplinar, a sindicância ou qualquer outro procedimento instaurado por autoridade da UFLA.
§ 3º É vedada a criação no âmbito da UFLA, de unidade administrativa com atribuições semelhantes às da Ouvidoria ou com a mesma denominação.
Art. 12. À Ouvidoria serão assegurados acesso a servidores e discentes, banco de dados, arquivos, documentos e informações, no âmbito da UFLA, necessários ao desempenho de suas funções, observada a legislação vigente.
Art. 13. O prazo a ser concedido às unidades administrativas da UFLA para apresentação de respostas às demandas que lhe forem afetas é de 5 (cinco) dias úteis, contados do dia em que foi recebida a solicitação proveniente da Ouvidoria.
§ 1º Quando o assunto for de natureza complexa ou que demande a realização de diligências, poderá o Ouvidor-Geral conceder um prazo superior ao constante do caput deste artigo.
§ 2º O titular da unidade administrativa demandada, desde que devidamente fundamentado, poderá solicitar prorrogação do prazo inicialmente concedido para a resposta. A decisão sobre a prorrogação de prazo será proferida pelo Ouvidor-Geral.
Art. 14. O descumprimento do disposto no artigo 12 ou no artigo 13 sujeitará o servidor à apuração de sua responsabilidade, por meio dos procedimentos administrativos pertinentes, mediante representação do Ouvidor-Geral.
Art. 15. Todos os dirigentes de unidades administrativas da UFLA deverão prestar, quando solicitados, apoio e informações à Ouvidoria, assegurados os direitos à privacidade, à intimidade e à imagem pessoal.
Art. 16. Caberá à Reitoria da UFLA dotar a Ouvidoria de pessoal, instalações e equipamentos necessários ao seu funcionamento.
CAPÍTULO VII
DA DOCUMENTAÇÃO E DA DIVULGAÇÃO
Art. 17. Todas as demandas recebidas pela Ouvidoria serão documentadas em ordem cronológica, cujo registro deve constar:
I- tipo de demanda: consulta, reclamação, denúncia, sugestão ou elogio; II- data do recebimento da demanda;
III- dados do demandante (qualificação, endereço, contatos, etc); IV- proveniência da demanda:
a) público interno: discentes, servidores da UFLA e seus dependentes;
b) público externo: cidadãos comuns, órgãos públicos e entidades da sociedade civil organizada.
V- unidade administrativa envolvida; VI- situação apresentada;
VII- forma de contato estabelecida: pessoal, por telefone, por mensagem eletrônica ou escrita;
IX- data da resposta.
Art. 18. A documentação relativa às demandas poderá ser acessada durante um ano por qualquer interessado, exceto no que diz respeito ao inciso III do art. 17.
Art. 19. A Ouvidoria divulgará, anualmente, na página eletrônica da UFLA, os dados gerais do serviço realizado no período, constando no mínimo:
I- o número total de demandas recebidas, atendidas e pendentes;
II- a quantidade de demandas havidas a cada mês, por categoria, grupo de usuários e unidades administrativas demandadas;
III- o movimento das demandas por categorias – consultas, reclamações, denúncias, sugestões ou elogios – com quantitativos mensais;
IV- o movimento das demandas por meio de acesso – pessoalmente, telefone, mensagem eletrônica, correspondência e outros – com quantitativos mensais;
V- o número de demandas recebidas, contendo a relação categorias/grupos de usuários; e
VI- o número de demandas recebidas, contendo a relação categorias/unidade administrativa demandadas.
Art. 20. A Ouvidoria distribuirá, a cada início de semestre letivo, material informativo a respeito dos trabalhos por ela realizados, as formas de contatá-la e do direito do cidadão de acesso à informação gratuita.
Art. 21. A Ouvidoria deverá utilizar-se dos meios de comunicação disponíveis com a finalidade de divulgar seus trabalhos e de conscientizar a população sobre a necessidade do exercício da responsabilidade social por parte de cada cidadão.
CAPÍTULO VIII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 22. O Ouvidor-Geral não apreciará questões que tenham por objeto análise de decisões judiciais ou questão posta em juízo. Quando for o caso, a Ouvidoria aconselhará o interessado a dirigir-se à autoridade competente.
Art. 23. O Ouvidor-Geral da UFLA deverá cooperar com os demais ouvidores de instituições públicas e privadas, visando a salvaguardar os direitos do cidadão e a garantir a qualidade das ações e serviços prestados.
Art. 24. A Ouvidoria da UFLA manterá vínculo constante com a Ouvidoria-Geral da União para solicitação de informações e orientações, coletas de dados, realização de cursos, seminários e congressos, visto que, por força do art. 14 do Anexo I do Decreto nº 5.683, de 24 de janeiro de 2006, aquele órgão detém, entre outras, a competência de coordenar tecnicamente o seguimento de ouvidorias no âmbito do Poder Executivo Federal.
Art. 25. O Conselho Universitário poderá editar instruções complementares regulamentando as ações do Ouvidor-Geral e delimitando suas relações com as demais unidades administrativas da Universidade.
§ 1º As instruções complementares expressarão a autonomia e a autoridade do Ouvidor-Geral para, sem qualquer consulta prévia, dar curso a todas as demandas formuladas e garantir respostas conclusivas ao cidadão, em tempo hábil.
§ 2º A Ouvidoria não será responsável pela apuração de denúncias ou por qualquer providência decorrente de procedimento, sindicância ou processo administrativo disciplinar que venha a ser instaurado a partir das ações desenvolvidas pela mesma.
Art. 26. Os casos omissos e as dúvidas suscitadas na aplicação deste Regimento serão resolvidos pelo Ouvidor-Geral.
Art. 27. Este Regimento poderá ser modificado, no todo ou em parte, por proposta do Conselho Universitário, do Reitor ou do Ouvidor-Geral, com a aprovação do referido Conselho.
Art. 28. Este Regimento entra em vigor na data de sua aprovação pelo Conselho Universitário, revogadas as disposições em contrário.
