ÍNDICE. Manual de Compliance Antissuborno Robotton

ÍNDICE

8 - Conduta/Relação com os fornecedores

9 - Conduta/Prestação de serviços de orçamentos 10 - Legislação, normas e contratos

11 - Princípios de negócios 12 - Concorrência leal 13 - Conflitos de interesses

14 - Brindes, presentes, favores e outras cortesias 15 - Corrupção e fraude

16 - Canal de comunicação

Prezado Cliente, Fornecedor e Parceiro de Negócio

Este Manual de Compliance Antissuborno Robotton tem por objetivo orientá-lo sobre os princípios, conceitos e valores que conduzem o padrão ético de conduta da ROBOTTON e as principais diretrizes que norteiam a relação entre a ROBOTTON e seus clientes, fornecedores e parceiros de negócio para que possamos construir uma relação sólida, saudável, transparente e duradoura.

Nossos fornecedores são selecionados com base na avaliação dos seguintes critérios: qualidade, preço e prazo. Entretanto, acreditamos que nossos princípios, valores e práticas possam ser incorporados ao cotidiano de todas as partes interessa-das. Estes valores e práticas refletem elevados padrões éticos e morais, buscando assegurar credibilidade e preservar a imagem da ROBOTTON. Assim, cabe a nós em conjunto, garantir que essas condutas sejam sempre cumpridas e respeita-das.

O conteúdo deste manual compreende os conceitos que orientam e definem os princípios de negócios, os conflitos de in-teresses e concorrência leal, constituído de normas e princípios a serem observados e aplicados por todos, mas que não eximem de cumprirem as demais obrigações legais.

DEFINIÇÃO

O termo Compliance tem origem no verbo em inglês “to comply”, que significa agir de acordo com uma regra, uma instrução interna, um comando ou um pedido, ou seja, estar em “Compliance” é estar em conformidade com leis e regulamentos internos e externos.

1. POLITICA ANTISSUBORNO

O Grupo Robotton, empresas prestadoras dos serviços de administração, comercialização e locação de imóveis e adminis-tração de condomínios, está comprometido com a seguinte Política do Sistema de Gestão Integrado da Qualidade e Antis-suborno:

• Atender as necessidades e expectativas dos clientes;

• Atender aos requisitos aplicáveis do Sistema de Gestão Integrado da Qualidade e Antissuborno; • Melhorar continuamente o Sistema de Gestão Integrado da Qualidade e Antissuborno;

• Proibir o pagamento e recebimento de suborno, bem como qualquer prática que leve ao entendimento de suborno ou corrupção na condução dos serviços prestados pelo Grupo Robotton;

• Cumprir as leis antissuborno e anticorrupção aplicáveis à Organização;

• Garantir total independência e autoridade à Função de Compliance Antissuborno;

• Encorajar o levantamento de preocupações de suborno com base na boa-fé ou em uma razoável convicção na confiança, sem medo de represália;

• Investigar e tratar quaisquer ações de suborno, ou violação dos controles antissuborno, que sejam reportados, detectados ou razoavelmente suspeitos;

• Aplicar medidas disciplinares aos indivíduos que tenham violado a Política da Qualidade e Antissuborno de forma justa, coerente e que reflita a natureza e os fatos envolvidos na violação. A violação desta Política poderá acarretar na rescisão do contrato de trabalho, também como implicar a violação de determinadas leis.

DEFINIÇÃO

O “suborno” é o ato de dar, receber ou oferecer a terceiros objeto de valor ou vantagem no intuito de influenciar uma decisão ou obter ou recompensar com uma vantagem im-própria ou injusta em prol da Organização ou de outrem. A “corrupção” constitui o abuso de poder ou de cargo visan-do ganho privavisan-do ou de terceiros.

O suborno e a corrupção podem tomar formas distintas, incluindo oferecer, promover ou aceitar: - Pagamentos em dinheiro; - Empréstimos ou transações não baseadas em condições de mercado; - Trabalhos falsos ou relaciona-mentos de consultorias inexistentes; - Contribuições polí-ticas; - Oportunidade de emprego; - Benefícios sociais; ou - Presentes, viagens, hospedagem e reembolso de despe-sas.

O Grupo Robotton não compactua com qualquer ato de suborno ou corrupção, qualquer que seja sua forma.

2. VALORES

A ROBOTTON exerce as suas atividades observando os seguintes valores:

• Ética;

• Transparência; • Respeito • Integridade.

3. RELAÇÃO COM FORNECEDORES

A ROBOTTON orienta cada colaborador a:

• Cumprir os compromissos com os fornecedores, estabelecendo contratos objetivos, sem margem a ambiguidades ou omissões; • Relacionar-se com os fornecedores que atendam primeiramente os padrões de qualidade e, posteriormente preço e prazo de entre-ga, e principalmente respeitem os princípios éticos definidos neste manual;

• Evitar relações de exclusividade e/ou preferência. Todos os forne-cedores e prestadores de serviços devem ter o mesmo critério de seleção, avaliação e monitoramento;

• Não aceitar doações, comissões, recompensas, presentes, re-tribuições, remunerações, gratificações, prêmios, pagamentos ou outros benefícios, peculiares ou não, que possam ser caracteriza-dos como favorecimento pessoal e/ou profissional para si mesmo, como para algum membro da família;

• Evitar parcialidade na solução ou aprovação de situações ocorri-das, fazendo prevalecer as regras de conduta da ROBOTTON; • Não contratar fornecedores que tenham vínculo familiar que

4. PRESTAÇÃO DE SERVIÇO DE ORÇAMENTOS

No escopo da prestação de serviço da ROBOTTON, inclui os serviços de orçamentos. A ROBOTTON é apenas uma intermediadora entre cliente e fornecedor. Por tanto, todas as compras realizadas em nome dos clientes são de inteira responsabilidade do mesmo, cabe a ROBOTTON apenas fazer a indicação do produto e/ou serviço.

LEGISLAÇÃO, NORMAS E CONTRATOS

A relação da ROBOTTON com seus fornecedores deve estar pautada em padrões de cumprimento da legislação vigente e aplicável no ramo e local de atuação.

As ações de nossos fornecedores devem estar em conformi-dade com a legislação vigente, nas esferas federais, esta-duais e municipais, e com as normas e acordos aplicáveis à sua realidade, levando-se em consideração toda a sua cadeia produtiva.

O fornecedor deverá agir em estrita conformidade com todas as leis aplicáveis, inclusive as leis anticorrupção e lavagem de dinheiro, além de acordos e convenções coletivas em vigor, sem que isso implique estabelecimento de qualquer vínculo com a ROBOTTON.

Cabe ao fornecedor cumprir as obrigações contratuais estabe-lecidas entre as partes e respeitar este manual durante todo o período contratual, e também atender às normas e proce-dimentos da empresa, pertinentes ao serviço e/ou produto oferecido.

Preferencialmente, os fornecedores devem possuir conta cor-rente em nome da empresa para recebimento de pagamento

PRINCÍPIOS DE NEGÓCIOS

Transparência faz parte dos valores da ROBOTTON e, como tal, acreditamos ser questão essencial em qualquer parceria. Por isso, solicitamos a todos os envolvidos:

• Atuar de forma positiva com objetividade, honestidade, dignidade, respeito, transparência, lealdade, cortesia, respeito mútuo e colaboração para sustentar os mais altos padrões éticos;

• Todos os produtos e serviços devem estar em conformida-de com a legislação aplicável e conformida-dentro das especificações ou requerimentos acordados entre as partes;

• Manifestar claramente sua opinião e compromisso no pro-cesso de contratação dos serviços, como também sobre suas práticas de trabalho, durante o período de prestação dos tra-balhos, evitando indução a erros e desentendimentos;

• Ter clareza e transparência das informações necessárias para a cotação, contratação, compra e administração de pro-dutos e serviços;

• Buscar formalizar a comunicação de informações importan-tes por meio de e-mails, cartas, memorandos ou outros tipos

CONCORRÊNCIA LEAL

A ROBOTTON preza a concorrência leal entre seus fornece-dores, clientes e parceiros de negócio. Por tanto, não são aceitáveis as seguintes práticas, como, por exemplo: • Solicitar informações privadas de terceiros relativas a vantagens competitivas como: preços, termos de contratos, custos, planos de produto/ serviço, pesquisas de mercado ou assemelhados, em particular, que possam caracterizar violação dos princípios de livre concorrência;

• Solicitar relações de exclusividade e/ou preferência com a ROBOTTON;

• Fazer insinuações ou comentários que possam afetar a imagem dos concorrentes;

• Realizar ou beneficiar-se de qualquer tipo de fraude e/ou espionagem empresarial;

CONFLITO DE INTERESSES

Um conflito de interesse pode existir quando um fornece-dor, cliente ou parceiro de negócio se depara com uma escolha entre servir os seus próprios interesses (financei-ros ou out(financei-ros) e servir os interesses da ROBOTTON.

Poderá haver um conflito de interesse quando:

• Houver participação direta ou indireta de atividades que conflitam ou concorram com os interesses da RO-BOTTON;

• Utilizar ou divulgar informações confidenciais e estra-tégicas da ROBOTTON para atender a interesses pesso-ais, em benefício próprio ou de terceiros.

POSSÍVEIS CONFLITOS DE INTERESSES DEVEM SER DIVULGADOS IMEDIATAMENTE À ROBOTTON ATRAVÉS DO CANAL DE COMUNICAÇÃO TRANSPARENCIA@ROBOT-TON.COM.BR, PARA QUE SEJAM ANALISADOS ANTES DO INÍCIO DE QUALQUER TRANSAÇÃO COMERCIAL. SE UM

Não deverão ser oferecidos a qualquer colaborador da RO-BOTTON ou membro da família: doações, comissões, recom-pensas, presentes, retribuições, remunerações, gratificações, prêmios, pagamentos ou outros benefícios, peculiares ou não, que possam ser caracterizados como favorecimento pessoal e/ou profissional, na tentativa de influenciar uma decisão de negócios, como uma decisão de concessão de um contrato. É expressamente proibido dar dinheiro ou qualquer coisa equivalente a dinheiro para um colaborador da ROBOTTON ou membro familiar.

Presentes e cortesias modestos podem ser aceitos, sob cer tas condições, mas eles nunca deverão ser impostos para fazer negócios com a ROBOTTON. Exemplo:

• Brindes de propaganda de pequeno valor (caneta, bloco de notas, calendário, etc.);

• Convites normais que não ultrapassem os limites conside-rados razoáveis nos usos habituais, sociais e de cortesia; • Presentes ocasionais por motivos concretos e excepcionais (como por exemplo: presentes de Natal, Páscoa ou

aniversá-BRINDES, PRESENTES, FAVORES E OUTRAS

CORTESIAS

CORRUPÇÃO E FRAUDE

ESTE PRESENTE MANUAL CONFIRMA O NOSSO COMPRO-MISSO DE COIBIR E ELIMINAR QUALQUER FORMA DE CORRUPÇÃO, FRAUDE OU ATIVIDADE ILÍCITA, PREVISTA NA LEI ANTICORRUPÇÃO.

Não serão aceitos, permitidos ou tolerados, passíveis das medidas legais cabíveis, quaisquer condutas ilícitas, como:

• Comprovadamente, financiar, custear, patrocinar ou de qualquer modo subvencionar a prática dos atos ilícitos previstos em Lei;

• Falsificação de documentos, marcas ou produtos; • Envolvimento em práticas ou condutas ilegais como: evasão fiscal, sonegação contrabando e tráfico, entre outros;

• Ofertar, pagar, prometer, transferir ou autorizar paga-mentos em dinheiro ou algo de valor, direta ou indireta-mente para colaboradores da ROBOTTON ou membros da família;

CANAL DE COMUNICAÇÃO

Toda pessoa que tiver conhecimento da prática de um ato supostamente ilícito ou de um ato de descumprimento deste manual, deverá utilizar o Canal de Comunicação para falar diretamente com a nossa área de Compliance Antissuborno através de:

transparencia@robotton.com.br

A Robotton também disponibiliza em seu site (www.robotton. com.br), na aba “Transparência”, o formulário de denúncia, ficando facultativa a apresentação de dados pessoais com o objetivo de confidencialidade, bem como, garantido o total sigi-lo das informações apresentadas.

DESCUMPRIMENTO DO MANUAL

O descumprimento dos princípios e compromissos expressos neste Manual poderá implicar na adoção de medidas disciplinares legais, bem como o bloqueio de um fornecedor para novas aquisições, até o encerra-mento dos contratos estabelecidos entre as partes, sem ônus ou quaisquer penalidades para a ROBOTTON.

DÚVIDAS

As diretrizes do Manual de Compliance Antissuborno Robotton permitem avaliar grande parte das situações e minimizar a sub-jetividade das interpretações sobre princípios éticos e de condu-ta, mas não detalham, necessariamente, todas as situações que podem surgir no cotidiano. Assim, em caso de dúvida na apli-cação das diretrizes deste Manual em determinadas situações, o departamento de Compliance da ROBOTTON (transparencia@ robotton.com.br) deverá ser previamente consultado.

Nós incentivamos que sejam realizadas discussões abertas sobre quaisquer dúvidas ou preocupações sobre este Manual ou em nosso relacionamento comercial.