Capítulo I PrincíPios Gerais

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“Every organization will have to learn to innovate” on a constant basis, Drucker wrote. “And then, of course, one comes back to abandonment, and the process starts all over. Unless this is done, the knowledge-based organization will very soon find itself obsolescent, losing performance capacity and with it the ability to attract and hold the skilled and knowledgeable people on whom its performance depends.”¹

Peter Druker

PREÂMBULO

O Conhecimento constitui um papel decisivo no contexto da Organização. Não basta conceder informação. Esta está ao acesso de todos na esfera da globalização. O saber que realmente importa dar acesso é especializado e susceptível de gerar inovação e desenvolvimento. Numa era de constante mutabilidade muito aquém do crescimento exponencial da tecnologia o caminho para o futuro ninguém o trilhou. Perante uma nova era que o génio de Druker profecia para a primeira metade do século XXI, o conhecimento só se preserva pelo desenvolvimento especializado de cada colaborador, o que o diferencia dos demais.

A Plataforma e Biblioteca associadas, para além de acrescentar valor humanístico, permite e assegura sobretudo o ROI expectável neste ou em qualquer outro contexto Organizacional. Mas este contexto é único. Por isso, à disposição dos colaboradores, o conhecimento vai para além do que é imposto por Sillicon Valley passando da acessibilidade rápida e imediata de um search para a partilha com base no research igualmente garantindo a rapidez de resposta perante as necessidades dos colaboradores. Tal só se torna possível pela Plataforma de Knowledge para que juntos possamos garantir o rigor e crescimento da nossa Organização que certamente assim continuará a afirmar-se e diferenciar-se das demais.

O Futuro assim o exige. Aprendamos a ser o futuro.

Capítulo I P

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Artigo 1º

1Harvard Business Review, “What Peter Drucker Knew About 2020”, Rick Wartzman, October 16, 2014.

2 Objecto e Âmbito

1. O presente Regulamento constitui o instrumento que define os princípios orientadores, as normas de organização, as regras de funcionamento, as condições de acesso e de utilização dos recursos disponíveis e de gestão dos mesmos afectos à Plataforma/Biblioteca do Grupo Jerónimo Martins.

2. A Biblioteca tem actualmente um polo centralizado na estrutura central, existente no espaço de Biblioteca situado no 13º piso na Sede do Campo Grande, que funciona nesta primeira etapa do projecto como um depósito, no qual todo o património documental nele existente pressupõe a sua inventariação e actualização sistematizada regularmente.

3. A Biblioteca está integrada na Plataforma. Esta dispõe de mecanismos electrónicos que apresentam aos colaboradores o acérvulo documental existente na Biblioteca com o intuito deste poder ser utilizado para consulta dos mesmos.

4. O Knowledge Corner é um dispositivo móvel que conta com 30 livros e representa uma vertente de self service de aquisição de livros. Funcionará inicialmente em Portugal e posteriormente será descentralizado para as outras geografias.

Artigo 2º Destinatários

1. A Plataforma e a Biblioteca pela sua natureza destinam-se a servir os colaboradores na Estrutura Central, como referido nos pontos 2. e 4. do Artigo 1º.

2. Posteriormente, passando a fase piloto, dar-se-á continuidade ao projecto de forma a descentralizar o serviço. Pretende-se que 9 Knowledge Corners sejam distribuídos pelas 3 geografias;

2.1. Em Portugal existirão 4 Knowledge Corners distribuídos em 4 polos:

- Estrutura Central;

- Azambuja;

- Alfena;

- Algoz.

2.2. Na Polónia existirão 2 polos com 2 Knowledge Corners:

- Varsóvia;

- Potsdam

2.3. Na Colômbia estarão disponíveis 3 Knowledge Corners a funcionar em 3 polos:

- Bogotá;

- Caribe;

- Pereira.

3 Artigo 3º

Princípios Orientadores

1. A Biblioteca determina-se por 2 princípios fundamentais:

a) Responsabilização pela actualização, preservação, tratamento técnico, manutenção do acervo documental.

b) Enriquecimento do seu património bibliográfico e documental, em todas as suas formas mediante orçamento disponibilizado para o efeito e de acordo com as necessidades/sugestões expressas pelos colaboradores;

c) Facilitação do acesso às publicações que fazem parte da biblioteca e que se disponibilizam através da plataforma a todos os colaboradores digitais.

Capítulo II

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Artigo 4.º

Categorias de Utilizadores

1. Os utilizadores da Plataforma e Biblioteca são divididos em 2 categorias: ‘Leitores Internos’ e ‘Leitores Beneméritos’.

a) São ‘Leitores Internos’ todos os colaboradores das 3 Geografias.

b) São Leitores Beneméritos, os colaboradores que fizerem doações de espólios ou das suas bibliotecas particulares para a Biblioteca Jerónimo Martins.

c) Pretende-se que esteja prevista a possibilidade da Biblioteca/Plataforma se associarem às Bibliotecas dos seus parceiros Universitários de forma a incrementar recursos especializados.

Artigo 5.º

Direitos e Regime de utilização

1. A Biblioteca proporciona aos seus utilizadores o acesso aos livros, publicações periódicas e outros existentes na sala da Biblioteca no 13º piso.

2. Os colaboradores podem fazer requisições de empréstimo domiciliário através da Plataforma ou junto à responsável pela Gestão da Biblioteca.

3. A Plataforma faculta informação relativa à oferta dos livros e outras publicações existentes na Biblioteca.

4 4. São excepções ao disposto nos números anteriores, não estando disponíveis para

requisição domiciliária, as obras indicadas como reservadas, i.e. obras emprestadas que têm utilizadores na lista de espera.

5. Para além do disposto e dos termos de utilização da plataforma, qualquer colaborador pode solicitar informações sobre todos os serviços prestados, as regras de funcionamento ou solicitar auxílio na pesquisa de obras, ao Knowledge Centre.

Capítulo III

Serviços

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B

Artigo 6º Referência e pesquisa

1. O Serviço de Referência e Pesquisa é prestado pelos responsáveis pela Gestão da Plataforma/Biblioteca com o objetivo de ajudar os colaboradores a encontrarem a informação adequada às suas necessidades. Pode ser solicitado presencialmente ou por e- mail: A ser criado.

2. A Biblioteca disponibiliza o seu Catálogo e demais Serviços associados através da Plataforma de Knowledge.

Artigo 7º Iniciativas e Eventos

1. Compete à Área de Kwoledge promover e colaborar activamente com iniciativas promovidas internamente em acções de índole científica, artística, cultural e social, nomeadamente conferências, colóquios, exposições, celebração de efemérides, entre outras, com o intuito de acrescentar valor e conhecimento aos seus colaboradores.

Sugestão: “Share Your Books” evento com colaboradoes-autores.

Artigo 8º Recursos Eletrónicos

1. A Biblioteca e a Plataforma não dispõem de recursos eletrónicos, designadamnete ebooks a que possam aceder os colaboradores. Para este efeito será necessário a aquisição de ILS (Integrated Library System) o que permitirá alargar o campo à especialização e adaptação do serviço de ILL (Interloan Library).

Artigo 9º

5 Ponto de troca de livros

1. A Plataforma prevê a descentralização através dos “Knowledges Corners”. Disponibiliza Pontos de Troca de Livros (Book Exchange) onde o colaborador pode requisitar e devolver livros requisitados.

2. Deve para o efeito haver um responsável por esta recepção/partilha nas zonas onde está previsto funcionar o acesso aos livros, para além da estrutura central.

3. Deve o responsável gerir o Workflow que a aquisição ou doação requerem, actualizando igualmente o seu inventário e dando dele conhecimento aos Gestores da Plataforma.

Artigo 10º

Reprodução de Documentos

1. A Biblioteca não utiliza o equipamento das fotocópias, especialmente no que respeita à salvaguarda dos Direitos de Autor e dos Direitos Conexos. O colaborador compromete- se a não fazê-lo enquanto não exista um serviço de licenças que o permitam como é o caso da integração do serviço de integração de bibliotecas (ILS) ou similares.

Capítulo IV

Serviço de Empréstimo

Artigo 11º Formas de empréstimos

1. O empréstimo é o acto formal que permite, por um prazo determinado, que os documentos possam sair para além da estrutura central. O empréstimo é domiciliário.(Poderá futuramente alargar-se para empréstimo de longa duração e empréstimo interbibliotecas.) Qualquer forma de empréstimo não-regulamentada está sujeita a autorização especial dos responsáveis pela gestão da Plataforma/Biblioteca.

Artigo 12º

Empréstimo Domiciliário

1. São susceptíveis de empréstimo domiciliário todos os documentos e recursos existentes na Biblioteca, salvo o disposto no nº 4 do Artigo 5º deste Regulamento;

6 2. Os colaboradores podem levar no máximo um livro por requisição.

No caso das publicações periódicas podem levar mais que um.

Uma nova requisição só pode ser feita mediante entrega do recurso requisitado anteriormente.

3. As requisições de empréstimo domiciliário requerem sempre a sua solicitação via e-mail através da plataforma ou junto da responsável da Biblioteca.

4. Ao requisitar um livro, os requerentes assumem o compromisso de o devolver no estado de conservação em que o receberam e dentro do prazo estabelecido de 30 dias.

5. No caso das publicações periódicas, o tempo de empréstimo é de 10 dias, com possibilidade de renovação por mais 5.

6. Aquando da requisição de um recurso, é automaticamente enviado ao requisitante um e- mail que constitui prova do empréstimo perante a Biblioteca. Dois dias antes de terminar o prazo de entrega dos títulos requisitados, o requisitante é disso avisado também por e- mail. Se, pontualmente, por alguma razão este mail-lembrete não seguir, tal não isenta o colaborador da devolução dentro do prazo. Se não o fizer fica impedido de requisitar

livros no futuro.

Logo após a devolução, é enviado outro e-mail que constitui o comprovativo da entrega.

Se o não receber, o colaborador deve contactar a Biblioteca.

7. Durante o período de requisição dos materiais, a pessoa que assinou a Requisição / Declaração de Responsabilidade é o único e exclusivo responsável por eles.

8. É expressamente proibido ceder os materiais requisitados a terceiros. Em caso de danificação ou extravio dos mesmos, a pessoa que assinou a Requisição / Declaração de Responsabilidade obriga-se à integral reposição dos mesmos no prazo de dois meses.

Artigo 13º

Renovações do Empréstimo

1. Os colaboradores têm direito a uma renovação da requisição pelo período do empréstimo aplicável, isto é, mais 30 dias.

2. Os leitores podem fazer reserva de obras que se encontrem requisitadas, ou seja,

7 ficam em lista de espera. Após a confirmação da reserva por parte da Biblioteca, o colaborador será avisado por e-mail quando a obra estiver disponível e deve responder num prazo de 24h. Caso não seja levantada dentro desse prazo, a mesma fica disponível para pedido de reserva do colaborador seguinte.

3. O leitor perde o direito à renovação do recurso emprestado caso, no período do empréstimo, dele tenha sido feita reserva;

Capítulo V

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Artigo 14º

Deveres dos Colaboradores Utilizadores

1. Todos os utilizadores da Biblioteca recebem um exemplar do presente Regulamento e assinam uma Declaração onde afirmam que tomam conhecimento do mesmo e se comprometem a cumpri-lo e a fazê-lo cumprir;

2. No futuro, os colaboradores utilizadores da Biblioteca terão uma ficha de leitor com os seus dados. (Utilização de sistema de software que o possibilite).

3. Ao colaborador são-lhe comunicadas as regras constantes no regulamento através da Plataforma devendo declarar que as aceita, após o que poderá utilizar a Biblioteca e os seus serviços;

4. Após a utilização, o colaborador não deve deixar as obras requisitadas nos espaços para tal indicados, não devendo por si próprio arrumar nas estantes as obras ou outros recursos que utilizou. Deve antes entregar pessoalmente ao responsável da Biblioteca.

5. Deve endereçar ao responsável da Biblioteca o envelope que transporta o livro requisitado aquando a sua devolução.

6. É proibido furtar obras, bem como anotar, sublinhar, dobrar, riscar, rasgar, molhar ou de qualquer outra forma danificar ou inutilizar folhas, capas dos documentos requisitados, bem como danificar ou retirar carimbos, códigos de barras, etiquetas.

Artigo 15º

Sanções por incumprimento de prazos ou não devolução de obras / recursos

1. O não cumprimento dos prazos de devolução dos recursos cedidos, do presente Regulamento, acarreta a aplicação de sanções, procedendo-se, nessa eventualidade, do modo seguinte:

8 a) Observada uma tolerância de dois dias úteis após o termo do prazo de entrega, é

automaticamente bloqueada ao leitor a possibilidade de requisitar novas obras / recursos, até que proceda à devolução da(s) obra(s) / recursos em falta;

b) Enquanto o leitor não resolver a situação, a Biblioteca tentará contactá-lo (mail, telefone, telemóvel). Se não houver resolução no prazo de 1 mês, o colaborador compromete-se a oferecer o mesmo título requisitado que não devolveu por motivo de perda ou dano.

Capítulo VI

Outras Disposições e Horários Artigo 16º

Doações e Legados

1. Entende-se por doação toda a oferta espontânea, gratuita e livre de ónus, de documentação relevante, a juízo da Biblioteca, feita por colaboradores particulares e colaboradores ou entidades externas;

2. Entende-se por legado toda a oferta que decorra de um testamento, gratuita e livre de ónus, de documentação relevante, a juízo da Biblioteca, feita por colaboradores particulares ou entidades externas;

3. Em sede de tratamento técnico, caso o doador não se oponha, o seu nome será colocado de forma visível na Contracapa. Será igualmente objecto de referência no Catálogo.

4. Nos espólios mistos, quando uma parte interessar ao fundo da Biblioteca e outra parte não interessar, esta última será colocada em Book Exchange, com o conhecimento e o acordo prévio, por escrito, do doador.

Artigo 17º Sugestão de Aquisições

1. A Biblioteca acolhe todas as sugestões para a aquisição de novos recursos (livros, monografias, periódicos...), as quais podem ser efetuadas quer pessoalmente quer através da plataforma.

2. As sugestões serão registadas em catálogo bibliográfico da Biblioteca; Os directores de área da Biblioteca e da Plataforma Knowledge ponderam sobre o interesse e a viabilidade das sugestões feitas pelos colaboradores.

3. Orçamentos…

9 Artigo 18º

Divulgação e revisão

1. O presente Regulamento é publicitado sumariamente na Plataforma e as mesmas guidelines constam nos polos do Knowledge Corner.

2. Caso a implementação o aconselhe, este Regulamento pode ser revisto a qualquer momento, por proposta das Direcções das Áreas envolvidas.

Artigo 19º Horários

1. Os horários de funcionamento da Biblioteca correspondem ao horario de trabalho de Jerónimo Martins. Qualquer alteração é previamente anunciada.