Micro e Pequenas de Gestão para Guia
eMPresas
Introdução 03
EntEndEndo o clIEntE para dar o prImEIro passo 05
Fluxo dE caIxa como basE E FundamEntação 08
planEjamEnto E programação dE compras E produção como EstratégIa 11
controlE dos custos como uma quEstão dE sobrEvIvêncIa 15
procEsso dE compras para uma gEstão organIzada 18
lEgIslação FIscal E trIbutárIa com um olhar além das obrIgaçõEs 20
análIsE dos rEsultados para aprEndIzado E cErtIFIcação 22
conclusão 24
suMário
introdução
Nesse eBook iremos abordar 7 dos principais
processos na gestão de micro e pequenas empresas, que requerem atividades operacionais e cujos dados devem ser levantados, calculados e resumidos para consultas e relatórios gerenciais.
Há alguns anos, obter de pronto essas informações era quase impossível. Os responsáveis por cada área tinham que fazer levantamentos, relacionar, somar dados, até chegar a um resultado que nem sempre era confiável. Esse processo demandava tanto tempo que, quando finalizado, muitas vezes, já não tinha valor para o gestor.
Já atualmente, graças ao constante avanço da tecnologia, essas informações podem ser obtidas praticamente em tempo real, enquanto equipamentos e sistemas preenchem a lacuna que existia.
A função do gestor, de dirigir a empresa e não somente ser um executor de tarefas operacionais, está totalmente ligada a esses dados. É essencial que ele saiba fundamentar suas decisões em informações precisas e atualizadas.
Vamos falar um pouco mais sobre como direcionar esses processos a favor da gestão do seu negócio?
Feito para:
• empresários
• empreendedores
• Gestores
• administradores
20
minde leitura
nível de leitura do básico ao intermediário
EssE EBook
é para mim
entendendo o cliente
para Dar o
primEiro passo
o primeiro passo para conhecer a fundo a forma como a sua empresa caminha é entender quais soluções ela oferece e para quem ela oferece.
os seus clientes podem dizer muito sobre o seu negócio e o seu momento financeiro.
Informações como o volume e a periodicidade de compras, quais são os bons e maus pagadores, quais são suas principais características e quais produtos compram são, muitas vezes, banalizadas e tomadas como insignificantes. mas como você pode fazer um planejamento e um fluxo de caixa sem essas informações? Então lembre-se desse provérbio:
“os ignorantes, que acham que sabem tudo, privam-se de aprender. ”
é preciso ter dados estatísticos que posicionam o cliente em faixas e ranking quanto ao tipo e quantidade de produtos que compra, além de
conhecer o potencial de crescimento dessas vendas.
entendendo o cliente
para Dar o primEiro passo
principais informações que você precisa saber sobre o seu cliente:
• Volume de faturamento;
• Sazonalidade de compra;
• Mix de produtos comprados;
• Margens de lucro geral e por produto;
• Custos gerados;
• Projetos futuros, como uma nova planta, um novo produto, etc;
• Histórico e o comportamento financeiro.
além disso, é muito importante ter um status detalhado de tudo o que a sua empresa está fazendo para seus clientes, gerenciar e registrar todos os contatos realizados com eles e classificá-los em uma curva abc, identificando quais são os melhores e quais são menos relevantes.
um sistema de gestão pode te ajudar a gerenciar seus clientes detalhadamente, com informações precisas, de forma mais prática e instantânea.
entendendo o cliente
para Dar o primEiro passo
informações precisas geram boas decisões!
• Priorizar o atendimento de alguns clientes;
• Mudar mix de produto/serviços vendidos;
• Aumentar ou diminuir a verba de marketing de produtos/serviços em determinadas regiões;
• Antecipar-se na oferta de produtos/
serviços para seus clientes;
• Não investir em clientes que dão prejuízo.
Fluxo
de caixa
como BasE E
funDamEntação
não seja descuidado nos momentos de tomar decisões que influenciam diretamente o
desempenho do seu negócio. nessas horas, o Fluxo de caixa é de grande ajuda para definir as melhores estratégias, na hora certa! Ele é um instrumento essencial para a análise do momento financeiro da empresa, projetando todas as entradas e saídas de recursos para períodos futuros e indicando como será o saldo de caixa para o período projetado.
para um gestor, o planejamento, a análise e a previsão do
comportamento financeiro, são extremamente importantes para fundamentar as decisões com dados reais e confiáveis, estar preparado para a falta ou a disponibilidade de recursos, além de ter um poder maior de negociação com bancos, fornecedores e clientes.
Fluxo de caixa
como BasE E funDamEntação
a criação manual de um fluxo de caixa é realmente trabalhosa,
demandando tempo e atenção,o que faz com que muitas informações já estejam desatualizadas ao término do trabalho. dessa forma, uma solução adotada pelas empresas é a contratação de sistemas de gestão.
um sistema Erp traz a possibilidade de automatizar a geração do fluxo de caixa, com informações em tempo real, facilitando a criação de cenários, análises e tomadas de decisão.
um fluxo de caixa eficiente deve:
• Demonstrar todas as entradas e saídas de recursos financeiros;
• Ser fiel às datas das entradas
e saídas de recursos, considerando as condições de pagamento;
• Considerar taxas de inadimplência dos clientes e a movimentação de recursos financeiros, incluindo aplicações financeiras e empréstimos;
• Possibilitar a simulação de cenários, considerando previsões;
• Apresentar as informações em tempo real, conforme o dinamismo da empresa.
Fluxo de caixa
como BasE E funDamEntação
PlanejaMento e ProGraMação
DE compras E
proDução como
Estratégia
saber o que e quando comprar ou produzir é uma das decisões mais complexas para um gestor e pode afetar diretamente os resultados da empresa. por isso, ter um planejamento e uma programação de compras e produção é essencial para a gestão do seu negócio, de forma a atender os clientes nos prazos combinados.
pense bem no que você vai fazer, e todos os seus planos darão certo!
é muito importante também se atentar às alterações de demanda, quebra de recursos produtivos e atrasos na entrega de fornecedores, pois sempre geram a necessidade de uma atualização na programação de produção. se essa reprogramação não for feita em tempo hábil, o gestor não poderá avaliar os impactos dessas mudanças, ocasionando descontrole e prejuízos decorrentes.
PlanejaMento e ProGraMação
DE compras E proDução como Estratégia
Longo prazo
• Utilização de turnos adicionais de produção;
• Terceirização de parte da produção;
• Oferta de capacidade produtiva;
• Aumento da capacidade produtiva;
• Planejamento para aquisição de novas máquinas.
médio prazo
• O que produzir?
• Em que dia produzir?
• O que e quando comprar?
• Como reagir a eventos inesperados?
• Quais estoques manter?
• É preciso fazer horas extras?
curto prazo
• Em que máquina produzir?
• A que horas começar?
• Qual a melhor sequência de setups?
• Como reagir a eventos inesperados?
• Há materiais suficientes para iniciar a produção?
• As ferramentas estão disponíveis?
• Quais os impactos das mudanças de programação
o planejamento e a programação de compras e produção devem considerar 3 ciclos de tempo: longo, médio e curto prazo. para cada ciclo, decisões e informações diferentes podem ser definidas, como:
PlanejaMento e ProGraMação
DE compras E proDução como Estratégia
dessa forma, para um planejamento eficiente, é preciso analisar:
1. a demanda prevista (previsões de venda) e programada (pedidos de venda);
2. os recursos produtivos disponíveis;
3. todos os cenários, prevendo o aumento ou a diminuição dos recursos produtivos;
4. quais produtos são produzidos;
5. quais recursos produtivos são utilizados (tempo);
6. quais matérias-primas são consumidas (quantidades);
7. o tempo de produção de todos os produtos acabados ou semi-acabados e de compra das matérias-primas (leadtime);
8. tempo de setups.
com isso tudo detalhado é possível otimizar os níveis de estoque, cumprir os prazos combinados, utilizar melhor os recursos produtivos, melhorar a qualidade da produção e ter um controle mais
preciso sob os custos.
um sistema de gestão pode auxiliá-lo a manter o seu planejamento e a sua programação de produção e compras
atualizados, considerando todo o dinamismo e particularidades da sua empresa, de forma automatizada, rápida e precisa.
além disso, também agiliza a reprogramação, trazendo, em tempo hábil, as informações dos impactos causados pelas mudanças.
PlanejaMento e ProGraMação
DE compras E proDução como Estratégia
controle dos custos
como uma quEstão
DE soBrEViVência
um pouco mais aqui, um pouco mais ali... não vai fazer diferença, não é mesmo? Errado! muitos gestores se enganam ao encarar alguns gastos e custos com superficialidade. Estamos falando de uma questão de sobrevivência, em que aquele “pouco” que poderia ser economizado aqui e ali, no final, faz toda a diferença!
um bom controle das operações, em geral, elimina muitas causas de desperdício, ineficiências,
excessos e faltas de materiais, paradas na produção, etc.
se falamos de custos, falamos de estoque, o que é muito importante nos resultados da empresa. quanto melhor balanceado for, melhores os resultados. E para um bom balanceamento, é essencial a definição de uma política de estoque que compreenda cada grupo de produtos e eventuais itens que exigem uma abordagem diferente. por sua vez, esses processos são primordiais para a eliminação de estoques em excesso, sem perigo de faltas.
controle dos custos
como uma quEstão DE soBrEViVência
os recursos de produção (mão de
obra, máquinas e ferramentas), quando não equacionados da forma correta, também acabam desenvolvendo custos desnecessários. Isso sem falar nos gastos gerais e fixos, como energia, iluminação, água, instalações, aluguel, manutenção, etc.
ou, ainda, as despesas dos departamentos administrativo, comercial e marketing.
por isso, é preciso dar ênfase aos custos mais representativos e com influência direta nos resultados finais.
nesses casos, um sistema de gestão oferece todo o suporte para manter o controle dos custos dos recursos existentes e, inclusive, para alertar sobre as principais necessidades, além de rateá-los entre seus produtos produzidos.
controle dos custos
como uma quEstão DE soBrEViVência
Processo
de coMPras
para uma gEstão
organizaDa
nada de “melhor prevenir do que remediar”.
não estamos falando em comprar simples materiais para o escritório, ou, sequer, os produtos para
a limpeza.
o processo de compras que viabiliza resultados envolve muito mais do que simplesmente
escolher e pagar o produto, mas sim avaliar a qualidade, a concordância com as normas, os prazos de entrega, os preços, as condições de pagamentos, etc.
cada solicitação de compra deve ser encaminhada para, pelo menos, três fornecedores que atendem aquele produto. com o retorno das cotações, deve ser definida a opção que melhor atende os requisitos. pode haver negociação com um ou mais desses fornecedores para obter condição melhor.
ah! E uma dica importante: o ideal é manter o histórico das compras por produto e por fornecedor via sistema.
são dados importantes para negociações.
além disso, deve-se manter o cadastro de fornecedores homologados.
para ter esse respaldo, um sistema de gestão ajuda a guardar os dados da compra, como as informações sobre a qualidade do material utilizado na produção e sua origem. assim, uma
matéria prima com defeito, por exemplo, pode ser rastreada até o fornecedor.
Inclusive, muitos clientes exigem o certificado de qualidade com essas descrições, o que é muito mais difícil de ser fornecido sem o uso de um Erp.
Processo de coMPras
para uma gEstão organizaDa
leGislação Fiscal e tributária
com um oLhar aLém
Das oBrigaçõEs
os órgãos do governo, tanto federal, quanto estaduais e municipais, além do recolhimento do valor dos
impostos, têm exigido das empresas informações cada vez mais detalhadas das operações, especialmente via mídias digitais. podemos citar a nF-e (nota Fiscal Eletrônica), o spEd fiscal, spEd contábil, EcF, bloco K, e-social, a FcI, e essa lista vai longe, viu?
assim, para evitar contratempos e penalidades, é essencial manter essas obrigações sempre em dia. mas, acredite, cumprir com a legislação fiscal e tributária não é “um bicho de sete cabeças” e, inclusive, traz grandes vantagens para a sua gestão!
analisar essas informações permite que você avalie de perto todos os campos do seu negócio e compreenda-o melhor, tornando-se uma estratégia muito
eficiente para a tomada de decisões!
Em empresas que utilizam a contabilidade externa, normalmente, a tarefa de cumprir com as obrigações fiscais e tributárias ficam sob a responsabilidade do escritório.
nesses casos, um sistema de gestão auxilia no acesso às informações necessárias e na conformidade com a legislação.
leGislação Fiscal e tributária
com um oLhar aLém Das oBrigaçõEs
análise dos resultados
para aprEnDizaDo
E cErtificação
conhece a frase: “cada fruto dessa árvore é um pingo de ouro”? pois bem, cada informação aqui deve ser vista dessa forma. todas são muito valiosas e capazes de trazer grandes aprendizados e novas estratégias!
agora é hora de saber se todas as ações
anteriores funcionaram, quais foram eficientes e quais não tiveram o resultado esperado e, dessa forma, fazer previsões mais assertivas e tomar decisões corretivas para as falhas que ocorreram.
praticamente em todas as empresas, os resultados são medidos com base no número de vendas. o que não é errado, afinal, os valores vendidos afetam totalmente o comportamento financeiro
no entanto, trata-se de uma análise incompleta, que não abrange todos os pontos. além das vendas, você precisa ter uma visão sistêmica do seu negócio, analisando as informações de compras, produção, estoque, atendimento a legislação e claro, o índice de satisfação do seu cliente, que afinal, será o responsável por manter esse ciclo sempre em movimento.
para isso, analise os principais indicadores de cada área e monte um painel para que você possa acompanhar, periodicamente, essas informações.
contar com a ajuda de um sistema de gestão é uma ótima saída, pois é comum você ter paineis gerenciais já com todas essas informações claras e fáceis de
análise dos resultados
para aprEnDizaDo E cErtificação
“para sobreviver e ter sucesso, cada organização tem de se tornar um agente da mudança. a forma
mais eficaz de gerenciar a mudança é criá-la.”
peter Drucker
conclusão
como você pôde perceber a partir do que mencionamos aqui, não há um processo mais relevante que o outro. ao contrário, todas as áreas, departamentos e processos dentro de uma empresa, independente do tamanho dela, devem estar integrados.
você deve se preparar para captar, analisar e acompanhar as principais informações de cada uma dessas áreas, de forma simples e sem tomar muito do seu tempo.
Invista na qualidade das informações para ter segurança e confiança na tomada de decisão.
Esperamos ter ajudado!
Vamos nos conhecer melhor?
al. santos, 1000 | 4º andar são paulo | sp | Cep 01418-902
av. Getúlio Vargas, 21-51 | 8º andar Vila aviação | Bauru - sp | Cep 17017-383
tel.: (11) 2179-3120
saiba mais sobre as nossas soluções!
