Conselho de Gestão
ACTIVIDADES DE INVESTIGAÇÃO
Organização, gestão e regulação das actividades de investigação científica desenvolvidas na UC financiadas em modalidade de custos totais
Anexo 2 das Normas de Enquadramento Financeiro das Actividades Passíveis de Financiamento Externo, realizadas por docentes, investigadores e funcionários da Universidade
Parte 1- Normas de gestão da actividade de
investigação científica integradas em projectos de I&D financiados em modalidade de custos totais
(designadamente do 7º Programa Quadro de Investigação da UE)
ver 2.1
Novembro 2010
Conteúdo
1. Objectivo e estrutura
2. O 7º Programa-Quadro da IC na UE – potencialidades e características principais a reter 3. Detalhe das possibilidades de operacionalização da participação das UnI&D da UC em projectos de I&D
4 - A aplicação da receita 4.1 – Custos Indirectos (overheads) 4.2 – Recursos Humanos Imputados 4.3 – Exemplo: aplicação da receita 4.4 – Outras origens de financiamento 5 – Disposição transitória
1. Objectivo e estrutura do documento
A regulação das actividades de investigação científica integradas em projectos do 7º Programa Quadro de Investigação da UE, prevista nas Normas de Enquadramento Financeiro das Actividades Passíveis de Financiamento Externo (NEF), aplica-se a este tipo de actividades, realizadas por docentes, investigadores ou funcionários da Universidade de Coimbra, no exercício das suas funções ou em instalações da Universidade, independentemente da plataforma administrativa que utilizem para as realizar.
Assim, o objectivo deste documento consiste em criar as condições de informação e de apoio prático para uma participação efectiva e intensa dos docentes e investigadores da UC em projectos de investigação internacionais, designadamente no âmbito do 7º Programa-Quadro da Investigação Científica da União Europeia. No entanto, aproveitando o ensejo da contextualização que sempre é necessário fazer, abordam-se as diversas formas de enquadramento da actividade de I&D e apresentam-se orientações para a acção.
A participação em projectos internacionais de I&D requer a verificação de várias condições, identificadas ao longo do texto, de que podem realçar-se desde já:
a) a existência de estímulos adequados às equipas de investigação para tirarem partido do enorme potencial de vantagens do trabalho científico em cooperação transnacional, financiado adequadamente.
b) existência de uma equipa mínima de competências em gestão profissional de actividade científica (o que se costuma designar "gestão de ciência") e de um corpo técnico especializado dedicado a gestão financeira de projectos científicos;
c) existência de interacção institucional, com práticas estáveis de relacionamento e permanente actualização, com o Gabinete de Promoção do 7º Programa-Quadro de I&DT (GPPQ), estrutura do MCTES que tem como principal objectivo a promoção e o apoio à participação das comunidades científicas e empresariais nacionais no 7PQ.
Condições a verificar Objectivo
d) existência de estímulos suficientes para tornarem atractivo aos investigadores o envolvimento em projectos internacionais.
A UC tem procurado construir estas condições e continua a aperfeiçoar recursos humanos e instrumentos de trabalho que permitam uma participação mais efectiva da UC no 7º Programa- Quadro e simplifiquem a gestão dos projectos aos investigadores.
O documento divide-se em três partes:
Parte 1 (esta): as normas de gestão propriamente ditas;
Parte 2: a contextualização das normas;
Parte 3: o que é preciso ter em conta – um guia prático, autónomo, onde se descrevem as características essenciais do 7º Programa- Quadro e as formas de tratar cada situação concreta, para além de se esclarecerem antecipadamente algumas questões que podem constituir dúvidas dos investigadores da UC que participam em projectos deste âmbito.
2. O 7º Programa-Quadro da IC na UE – potencialidades e características principais a reter
O 7º Programa-Quadro da Investigação Científica da UE (7PQ) difere dos P-Q anteriores num aspecto crucial: o regime de custos é um único, o de custos totais – a UE financia 75% dos custos totais de cada projecto do tipo Projectos em Colaboração - Collaborative Projects (CP), na prática os que correspondem ao maior volume de oportunidades e de financiamento global. Para as acções de Coordenação e Suporte - Coordination and Support Actions (CSA), muito menos importantes em termos relativos, o financiamento pode ser de 100% dos custos directos e o limite estabelecido pela CE para o apuramento de overheads é de 7% dos custos directos elegíveis.
Até aqui, antes do 7PQ as UnI&D da UC que têm participado em projectos com financiamento da UE têm-no feito maioritariamente em regime de custos adicionais. Na medida em que não havia imputação de custos de mão-de-obra própria, as UnI&D de natureza privada participavam constituindo equipas em que eram incluídos docentes da UC, já que, embora os salários destes docentes fossem pagos pela UC, não era necessário (nem possível, em custos adicionais) demonstrar os respectivos custos. O financiamento era Regime de custos
adicionais é menos interessante 7PQ - único regime de custos:
custos totais Partes do documento
atribuído às actividades adicionais necessárias à concretização dos projectos, aí incluindo as despesas com mão-de-obra adicional.
Embora não seja possível documentar nem caracterizar estatisticamente o envolvimento da UC em projectos com financiamento da UE no passado (dificuldade que é imperioso ultrapassar para que a UC se possa afirmar institucionalmente de forma adequada), dada a natureza da organização prevalecente da I&D na UC, é certo que este envolvimento não se traduziu até hoje em volume que se tenha evidenciado e não está seguramente ao nível que o potencial existente exige que se verifique. O regime de custos adicionais deu os seus frutos mas tem um alcance claramente limitado.
As regras do 7PQ alteram esta realidade. A capacidade para imputar custos de mão-de-obra no âmbito dos custos directos dos projectos tem dois efeitos benéficos principais: por um lado, aumenta significativamente os orçamentos dos projectos e, por outro, permite recuperar, pelo menos em parte, os custos salariais do envolvimento dos docentes/investigadores na actividade de investigação. Até aqui, em termos líquidos, o financiamento às actividades de ensino, responsável (neste momento já não suficientemente) pelo pagamento de vencimentos, tem sido utilizado para financiar as actividades de I&D e continuará a sê-lo, apesar do estrangulamento financeiro sistemático que o ensino superior tem vindo a sofrer nos últimos anos. O regime de custos do 7PQ permite mitigar este financiamento da I&D pela actividade de ensino, o qual diminuirá na medida em que aumentar a participação de docentes em projectos de investigação financiados pela UE. Em geral, pode dizer-se o mesmo relativamente a todos os financiamentos que assumam a natureza de custos totais.
As UnI&D integradas na UC poderão, sem dificuldade, assumir a participação em projectos do 7PQ ou outros de financiamento a custos totais, na medida em que a entidade beneficiária é a UC e que os custos de mão-de-obra são, por isso, documentáveis perante a Comissão Europeia (CE). Já no caso das UnI&D de natureza privada a situação se apresenta diferente. De facto, uma UnI&D de natureza privada pode, em função da sua dimensão e da composição do corpo de investigadores que lhe esteja afecto, conseguir constituir equipas de investigação participantes em projectos do 7PQ com base Vantagens do
regime de custos totais
maioritariamente em investigadores que, não sendo docentes da UC, representem custos próprios da UnI&D, a qual lhes paga os salários e pode, por isso, imputar os respectivos custos. Note-se que a distinção a fazer nestes casos não é entre os investigadores que são da UC e os demais, em cada UnI&D, mas entre os que têm os salários pagos pela UnI&D e os demais. No entanto, esta não é a realidade na maior parte dos casos. As UnI&D, captando maioritariamente financiamentos em regime de custos adicionais, têm equipas de investigadores sobretudo vinculados a instituições de ensino superior – UC e outras.
Assim, em geral, uma UnI&D poderá participar num projecto financiado a custos totais desde que tenha equipa maioritariamente constituída por pessoal próprio, demonstrando assim capacidade autónoma para levar a cabo as tarefas do projecto.
Se tiver necessidade de pessoas adicionais, vinculadas a outra entidade, deverá celebrar com essa entidade um acordo de cedência de recursos humanos (ACRH ou third party agreement – TPA) que permitirá que a referida entidade facture o tempo dedicado pelo seu pessoal ao projecto e que esta despesa seja apresentada à CE como um custo directo do projecto. A dedicação de um investigador a um projecto que não seja facturada pode ser considerada pela CE como uma receita do projecto, a qual será descontada no financiamento atribuído.
Acresce a estas considerações que a parte da equipa que uma UnI&D de natureza privada constitua com base em pessoal próprio, se este for financiado com base em programas cuja receita seja de origem comunitária, não pode ser paga com financiamento também de origem comunitária, já que isso constituiria um duplo financiamento.
A questão das instalações tem também um grande relevo neste âmbito. De facto, um projecto financiado a custos totais deve ter no respectivo orçamento uma parcela para custos indirectos, ou gastos gerais (overheads). A CE considera que só pode ser beneficiária de financiamento, na parcela de gastos gerais, uma entidade que desenvolva a actividade do projecto em instalações próprias. De outro modo os gastos gerais não são elegíveis. De novo, uma UnI&D integrada na UC preenche os requisitos necessários, ao passo que uma UnI&D de natureza privada que, como é o caso da esmagadora maioria, desenvolva a sua actividade em instalações da UC, não pode Custos indirectos:
a questão das instalações Pessoal próprio elegível Third-party agreements Custos totais exigem capacidade própria para desenvolver os projectos
habilitar-se, perante a CE, a beneficiar do pagamento de custos indirectos.
Em face destas condicionantes à participação em projectos do 7PQ, coloca-se uma questão essencial relativamente às orientações definidas quanto à internacionalização da I&D da UC. Como promover a participação efectiva de todos os investigadores (leia-se todas as UnI&D), independentemente da natureza da UnI&D em que esteja integrado?
3. Detalhe das possibilidades de operacionalização da participação das UnI&D da UC em projectos de I&D
A questão deixada em aberto no final do ponto anterior é uma formulação particular de uma questão mais geral, formulada em título do presente ponto 6. A resposta a esta questão mais geral abarca a resposta àquela questão particular.
Há um conjunto de pontos de partida para a resposta geral que se pretende explicitar:
a) garantir as mesmas oportunidades a todos os investigadores, independentemente da natureza da UnI&D em que desenvolvem actividade, de participar em projectos do 7PQ ou em qualquer projecto financiado em modalidade de custos totais;
b) manter e estimular todas as oportunidades de participação em projectos de I&D, em todas as modalidades de financiamento, cabendo aos docentes/investigadores e às respectivas UnI&D a decisão sobre as prioridades de escolha em face das oportunidades;
c) ressarcir a UC dos custos directos de mão-de-obra envolvidos nos projectos financiados a custos totais, na proporção do envolvimento dos seus docentes/investigadores;
d) ressarcir a UC dos custos indirectos (overheads) pagos pelos financiadores dos projectos;
Deve referir-se um conjunto de elementos adicionais importantes a propósito da questão particular enunciada no final do ponto 5.
A CE financia projectos no âmbito do 7PQ em modalidade de custos totais.
Estimular a participação efectiva
de todos os investigadores Pontos de partida
O financiamento é de 75% do custo elegível nos projectos do tipo Projectos em Colaboração - Collaborative Projects (CP), na prática os que correspondem ao maior volume de oportunidades.
O custo elegível inclui uma parcela de custos directos, incluindo mão-de-obra própria do beneficiário, e uma parcela de custos indirectos.
Os custos indirectos deverão ser calculados de forma auditável pelo beneficiário que possua capacidade (contabilidade analítica apropriada) para tal. Para o actual programa-quadro a CE admite o uso de uma taxa fixa de 60% dos custos directos, sem necessidade de demonstração documental. Depois disso é expectável a aplicação do regime de custos totais, sem aplicação de taxas fixas, sendo os custos indirectos reportados analiticamente.
Ora, no caso dos projectos que venham a ser abrangidos pela taxa fixa de 60%, os custos elegíveis reportáveis montam a 160% dos custos directos, o que representa um financiamento efectivo de 120%
dos custos directos, já que a CE financia 75% do total (160% * 75% = 120%).
Estas circunstâncias tornam a participação em projectos do 7PQ muito interessantes, até porque os montantes absolutos (em euros) envolvidos são muito mais elevados do que o que ocorre normalmente em projectos financiados a custos adicionais, porque os custos de mão-de-obra são sempre muito mais avultados do que os demais (excepto em projectos de investimento intensivo, os quais não são os mais passíveis de financiamento).
Para garantir um nível adequado e verosímil ao envolvimento de investigadores da UC num projecto do 7PQ e, simultaneamente, assegurar uma distinção efectiva entre estes projectos e projectos a custos marginais, em nenhum projecto do 7PQ deverá existir uma componente de mão-de-obra universitária que represente menos do que 10% da totalidade da despesa directa da UC no projecto.
De uma forma genérica, a receita obtida com a execução dos projectos será prioritariamente alocada ao pagamento das aquisições efectuadas a terceiros e ao reembolso dos montantes relativos ao consumo de recursos indirectos; os valores remanescentes destinam- se a ser repartidos, de acordo com a chave de repartição da receita de mão-de-obra (descrita mais à frente, no ponto 8, da Parte III deste guião), entre o investigador responsável pela execução do projecto, Atractividade do 7PQ
Reembolso de mão-de-obra
a(s) Unidade(s) Orgânica(s) envolvida(s) e a Política Comum de Investigação.
Com a distribuição de verbas ao investigador responsável pretende-se estimular a produção científica procurando financiar e possibilitar a execução de outros projectos de I&D que não os financiados por entidades externas. Desta forma, os investigadores da UC ficarão habilitados a utilizar uma parte da verba correspondente ao reembolso de custos com mão-de-obra própria em actividades de I&D.
A Politica Comum de Investigação consubstancia um sistema de financiamento concebido para dinamizar e estimular a investigação realizada na Universidade, apoiando simultaneamente o desenvolvimento das necessárias actividades de suporte através dos recursos que são captados pela própria actividade de I&D,
Importa definir dois aspectos adicionais.
Por um lado, nos casos de Acções de Coordenação e Suporte - Coordination and Support Actions (CSA), cujo limite estabelecido pela CE para o apuramento de overheads é de 7% dos custos directos elegíveis, e cujo financiamento irá até 100% dos custos elegíveis, aplicam-se os mesmos princípios enunciados quanto à correspondente alocação de overheads e repartição do reembolso relativo à mão-de- obra própria imputada, sendo de fácil adaptação cada um dos onze casos enunciados atrás. A diferença entre os projectos do tipo Projectos em Colaboração e os do tipo Acções de Coordenação e Suporte reside no montante global financiado. No primeiro caso é de 120% dos custos directos totais, i.e., 75% de (100% de custos directos + 60% de overheads), enquanto no segundo caso é de até 107% dos custos directos totais, i.e., 100% de custos directos + 7% de overheads.
No que respeita aos projectos do tipo CSA, importa alertar para a necessidade de assegurar o efectivo financiamento das despesas a realizar durante a sua execução. Considerando que estes projectos apresentam uma taxa de overheads muito reduzida (7%) e tendo ainda em conta que os impostos (como é o caso do IVA) não são financiados é de extrema importância assegurar que o valor do financiamento comunitário (que poderá ir até 100%, mas que em alguns casos tem ficado bastante aquém) é suficiente para garantir o pagamento e o ressarcimento de toda a despesa do projecto.
Adaptação aos projectos CSA
A alocação das receitas relativas à mão-de-obra própria utilizada quando estas beneficiam a UC (sempre, claro, na medida do envolvimento desta mão-de-obra nos projectos em causa), atendendo a que no ambiente que irá funcionar são conhecidos com detalhe os custos directos com mão-de-obra, o valor correspondente será atribuído às Faculdades de origem dos investigadores de acordo com a chave de repartição da receita de mão-de-obra em vigor na UC (cf.
4.2).
Por outro lado, deve ser estabelecida antes do fim do actual programa-quadro uma metodologia de imputação de custos que clarifique também a real importância dos custos imputáveis à gestão financeira e administrativa dos projectos.
4 - A aplicação da receita
A execução física e científica de qualquer projecto tem reflexos na sua execução financeira; com efeito, estas duas realidades são indissociáveis uma da outra. Assim, tendo por objectivo assegurar celeridade no cumprimento dos compromissos assumidos perante terceiros, é imprescindível que se assegurem os fluxos de receita em cada fase da vida de um projecto.
Numa fase inicial, os projectos recebem a primeira transferência proveniente da entidade financiadora sob a forma de adiantamento. Na fase de execução, as transferências ocorrem mediante a apresentação de pedidos de pagamento, isto é, a apresentação, para reembolso, da despesa realizada e paga (comprovada através de factura/recibo ou documentos equivalentes). Por fim, o último fluxo será o correspondente ao saldo final, que ocorre após a apresentação do relatório final do projecto.
A receita proveniente da CE será, em primeira instância, destinada a financiar os custos directos, que não correspondem a mão-de-obra imputada e que representam despesa efectiva resultante da execução do projecto, sendo os valores remanescentes destinados a ressarcir a Receitas de mão-
de-obra
mão-de-obra imputada e os custos de estrutura (overheads). Assim sendo, a receita arrecadada no âmbito de um projecto em regime de custos totais terá de ser desagregada em duas componentes;
• valores correspondentes à despesa efectivamente paga no âmbito do projecto1;
• valor remanescente, que corresponderá a uma parte dos custos com recursos humanos e a custos indirectos - overheads.
O valor remanescente, ou seja o montante transferido pela CE deduzido dos valores que correspondem a despesa adicional, será distribuído pela UC de acordo com a metodologia focada nos próximos pontos.
4.1 – Custos Indirectos (overheads)
Após a dedução, à receita total do projecto, do valor correspondente à despesa paga a terceiros, é também deduzido o valor destinado a reembolsar custos indirectos da UC.
a) no caso de Collaborative Projects (CP), este valor líquido deverá corresponder a 20% do total dos custos directos;
b) no caso de Coordination and Support Actions (CSA), este valor líquido deverá corresponder a 7% dos custos directos.
Deste montante, 86% são canalizados para as Unidades Orgânicas de origem dos investigadores do projecto e 14% para a UC.
4.2 – Recursos Humanos Imputados
O valor correspondente à afectação de mão-de-obra, na medida do envolvimento dos docentes por projecto, será distribuído internamente no sentido de contribuir de uma forma significativa para o reforço do investimento e melhoria dos recursos disponíveis a favor das Unidades de I&D, dos investigadores e dos docentes da Universidade de Coimbra.
1 Aquisição de bens e serviços e contratações realizadas a terceiros.
Assim, esta parte da receita será distribuída da seguinte forma:
a) 10% para a Politica Comum de Investigação da UC;
b) 45% para o investigador responsável, para aplicação em I&D;
c) 45% para as Unidades Orgânicas de origem dos investigadores em função do envolvimento de cada um.
4.3 – Exemplo: aplicação da receita
Procurando exemplificar, de forma prática, a metodologia de alocação das verbas resultantes da afectação de recursos humanos2 à execução de um projecto, usa-se o exemplo do ponto 8.4 da Parte 3 do presente documento.
Tipologia Custos
Total
Recursos Humanos 275.000,00 € Outras Despesas Correntes 31.000,00 € Subcontratação 23.000,00 € Equipamento 9.000,00 € Sub-Total Custos Directos 338.000,00 € Overheads 189.000,00 € Total Custos Elegíveis 527.000,00 € Total Comparticipação Comunitária 388.500,00 €
Tendo em conta o disposto nos pontos anteriores, relativamente à forma de distribuição do montante de comparticipação da CE, importa identificar as diferentes componentes da receita:
2 As referências a mão-de-obra dizem respeito a mão-de-obra própria da UC, para efeitos de ilustração do efeito de imputar este tipo de custos a um projecto. Tal não invalida que possa haver custos relativos a recursos humanos contratados para o projecto, representando, nesse caso, despesa marginal.
Componentes da Receita
Valor
Aquisição de bens e serviços 63.000,00 € Remanescente 325.500,00 € Total Receita 388.500,00 €
Considerando que se trata de um projecto do tipo CP, 20% do total dos custos directos será alocado ao ressarcimento de gastos gerais (ou custos de estrutura, ou overheads, 67.600 €),
Distribuição a título de overheads 67.600,00 € Distribuição da imputação de mão-de-obra 257.900,00 € Remanescente 325.500,00 €
No que respeita ao restante montante, a sua distribuição será feita, a título de reembolso dos custos com pessoal imputado, de acordo com o definido no ponto 4.2 :
Alocação das receitas relativas à mão-de-obra
Taxa Valor
Politica Comum de Investigação 10% 25.790 € Investigador Responsável (para aplicação em I&D) 45% 116.055 € Unidades Orgânicas de origem dos investigadores 45% 116.055 € Total 257.900,00 €
4.4 – Outras origens de financiamento
Há ou poderão surgir outras origens de financimento de projectos que permitam o uso de custos totais, como por exemplo o QREN. As regras enunciadas para os projectos do 7º Programa Quadro aplicam-
se por analogia, com as devidas adaptações, nomeadamente quanto a taxas de comparticipação, eventuais limites de imputação de mão-de- obra e outros.
5 – Disposição transitória
O presente normativo entra em vigor no dia 1 de Janeiro de 2011. Os projectos que não terminem a 31 de Dezembro de 2010 regem-se também pelo presente normativo excepto se o investigador responsável explicitamente optar pelo regime do normativo em vigor quando o projecto se iniciou.
