Procedimento Operacional
Padrão
POP/UCON/001/2016
Confecção de Atas de Registro de Preços
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Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares – Ebserh www.ebserh.gov.br
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Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares – Ministério da Educação
POP: Confecção de Atas de Registro de Preços – Unidade de Contratos – HU-UFGD/EBSERH, 2015. 15p.
3 Hospital Universitário da Grande Dourados – Filial Ebserh
Rua Ivo Alves da Rocha, 558 - Altos do Indaiá | CEP: 79823-501 | Dourados-MS | Telefone: (67) 3410-3000 | Site: www.ebserh.gov.br/web/hu-ufgd
ALOIZIO MERCADANTE Ministro de Estado da Educação
NEWTON LIMA Presidente
MARIANA TRINIDAD RIBEIRO DA COSTA GARCIA CRODA Superintendente
PAULO CESAR NUNES DA SILVA Gerente Administrativo
JOSÉ FLÁVIO SETTE DE SOUZA Gerente de Atenção à Saúde
RENATA MARONNA PRAÇA LONGHI Gerente de Ensino e Pesquisa
AIRSON BATISTA
Chefe da Divisão Administrativa Financeira
RICARDO FRANÇA DE BRITO Chefe do Setor de Administração
KARLA VIEIRA DOS SANTOS POSCA Chefe da Unidade de Contratos
EXPEDIENTE
4 HISTÓRICO DE REVISÕES
Data Versão Descrição Gestor do POP Autor/responsável por alterações
26/11/2015 1.0
Estabelece procedimentos para confecção das atas de re-gistro de preços após a homo-logação das licitações
Karla Vieira dos Santos Posca
5 SUMÁRIO OBJETIVO ... 6 DOCUMENTOS RELACIONADOS ... 6 GLOSSÁRIO ... 6 APLICAÇÃO ... 6 LISTA DE QUADROS ... 6 ANEXOS ... 6 I. INFORMAÇÕES GERAIS ... 7
II. DESCRIÇÃO DAS TAREFAS ... 7
Procedimentos utilizados na Confecção das Atas de Registro de Preços – Unidade de Contratos ... 7
III. LEGISLAÇÃO ... 9
ANEXO I – MINUTA DE ATA DE REGISTRO DE PREÇOS ... 10
ANEXO II – MODELO DE E-MAIL PARA ENVIO DE ATA ... 15
ANEXO III – MAPEAMENTO ... 16
6 OBJETIVO
Tornar mais eficientes e padronizados o procedimento de confecção e assinatura das Atas de Re-gistro de Preços dos certames promovidos pelo HU-UFGD/EBSERH de acordo com o Decreto 7892/2013.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Minuta de Ata de Registro de Preços E-mail padronizado
GLOSSÁRIO
ARP – Ata de Registro de Preços
HU-UFGD/EBSERH – Hospital Universitário da Universidade Federal da Grande Dourados PE – Pregão Eletrônico
SIASG – Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais SIG – Sistema de Informações Gerenciais
TR – Termo de referência UCON – Unidade de Contratos
APLICAÇÃO
Unidade de Contratos do HU-UFGD/EBSERH
LISTA DE QUADROS
Tabela 1 - Legislação
ANEXOS
Anexo I – Minuta de Ata de Registro de Preços
7 I. INFORMAÇÕES GERAIS
1. A ata de registro de preços é um recurso usado na contratação de bens e serviços, com característica vinculativa, obrigacional, realizadas por meio de licitação na modalidade de concor-rência ou pregão, precedidas de ampla pesquisa de mercado, no qual as empresas assumem o com-promisso futuro do fornecimento utilizando preços e prazos registrados previamente.
2. A Administração, portanto, não é obrigada a contratação dos bens e serviços contidos nas ARP’s e só o fará quando melhor convier aos órgãos e às entidades que integram a ata.
3. Diante do exposto, é de mportante que se normatize um padrão na confecção das atas de registro de preços garantindo, assim, a transparência e agilidade nos processos de contratação fu-tura realizadas pela Administração.
II. DESCRIÇÃO DAS TAREFAS
Procedimentos utilizados na Confecção das Atas de Registro de Preços – Unidade de Con-tratos
1. Recebe da Unidade de Licitações o processo licitatório homologado que tenha sido processado através de registro de preços;
2. Analisa a publicação do resultado por fornecedor no Diário Oficial da União;
3. Unidade de Contratos – Analisa as propostas apresentadas pelos fornecedores, bem como a documentação de habilitação;
4. Confecciona as atas, de acordo com o modelo padronizado1 (Anexo I) descrevendo os dados do fornecedor e os itens homologados, com os valores unitários e total homologado, utilizando por base o resultado por fornecedor;
8 pectivos itens;
6. Criar uma pasta com o número do Pregão Eletrônico correspondente ao processo licitatório dentro do diretório de rede \Doc-Publico\Dep. Compras UFGD – 201x\Atas 201x;
7. Criar subpastas com o nome dos fornecedores, armazenando uma cópia em Word, uma cópia em PDF, bem como a cópia escaneada após a assinatura das atas;
8. Encaminha e-mail para os fornecedores com o arquivo em PDF da Ata de Registro de Preço em anexo para assinatura, utilizando e-mail padronizado (Anexo II), com as instruções a serem seguidas;
9. Lança a ata na planilha “Controle de Atas 201x”2, informando o número do processo, seu objeto, nome dos fornecedores, data de envio da ARP e sua vigência;
10. Unidade de Contratos – Com o recebimento das Atas assinadas, salvar o endereço dos forne-cedores na planilha “Envelopes”3 e lançar na planilha “Controle de Atas 201x” a data de
rece-bimento do documento;
11. Lançar no SIASG a vigência dos itens para liberação de solicitação de empenho;
12. Encaminhar as 02 vias das Atas para assinatura na Superintendência do Hospital Universitário, sendo que uma via será arquivada no processo licitatório e a outra será devolvida para a em-presa, via CORREIOS;
13. Com o recebimento das Atas assinadas, escanear os documentos e arquivar em suas respectivas subpastas (item 7);
2 P:\Doc-Publico\Unidade de Contratos 2014\Planilhas Atualizadas (Atas, Contratos, Apostilamento e Saldo de Con-tratos)
9 14. Encaminhar a via da empresa assinada para os respectivos endereços, via CORREIOS,
trami-tando o documento ao Serviço de Protocolo através do SIG;
15. Com o recebimento de todas as Atas de Registro de Preços do PE em análise, deverão ser juntados os arquivos escaneados, formando um arquivo só para posterior publicação no site do HU-UFGD/EBSERH (http://www.ebserh.gov.br/web/hu-ufgd);
16. Com a finalização dos procedimentos pertinentes à confecção das Atas de Registro de Preços, encaminhar o processo licitatório, tramitado pelo SIG, ao Setor de Orçamentos e Finanças para empenho e arquivo, através de despacho de finalização de Atas de Registro de Preços;
10 HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DA UFGD
ATA DE REGISTRO DE PREÇOS
Processo nº 23005.001876/2015-13 Pregão Eletrônico nº 17/2016
O HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DA UFGD, com endereço na Rua Ivo Alves da Rocha, 558, em Dourados/MS, inscrito no CNPJ sob o nº 07.775.847/0002-78, representado pela neste ato pelo(a) ... (cargo e nome), nomeado(a) pela Portaria nº ... de ... de ... de 200..., publicada no ... de ... de ... de ..., inscrito(a) no CPF sob o nº ...portador(a) da Carteira de Identidade nº ..., considerando o julgamento da licitação na modalidade de pregão, na forma eletrônica, para REGISTRO DE PREÇOS nº .../200..., publicada no ... de .../.../200..., processo adminis-trativo n.º ..., RESOLVE registrar os preços da(s) empresa(s) indicada(s) e qualificada(s) nesta ATA, de acordo com a classificação por ela(s) alcançada(s) e na(s) quantidade(s) cotada(s), aten-dendo as condições previstas no edital, sujeitando-se as partes às normas constantes na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 e suas alterações, no Decreto n.º 7.892, de 23 de janeiro de 2013, e em conformidade com as disposições a seguir:
1. DO OBJETO
1.1. A presente Ata tem por objeto o registro de preços para a eventual aquisição de ..., especificado(s) no(s) item(ns)... do ... Termo de Referência, anexo ... do edi-tal de Pregão nº .../20..., que é parte integrante desta Ata, assim como a proposta vence-dora, independentemente de transcrição.
2. DOS PREÇOS, ESPECIFICAÇÕES E QUANTITATIVOS
2.1. O preço registrado, as especificações do objeto, a quantidade, fornecedor(es) e as demais condições ofertadas na(s) proposta(s) são as que seguem:
Item
Fornecedor (razão social, CNPJ/MF, endereço, contatos, representante) do
11 X Especifica-ção Marca (Se exigida no edital) Unidade Física Quantidade Valor Unitá-rio Valor Total 3. ÓRGÃO(S) PARTICIPANTE(S)
Integram a presente ata de registro de preços, na forma do art. 2º, inciso IV, do Decreto 7.892/2013, os seguintes órgãos e entidades:
a) Foi aberta a IRP de nº xx/201x, conforme determina o Decreto 7.892/2013; b) Não existiu manifestação para esta IRP.
Ou...
(Caso haja órgão participante) Item nº Órgãos
Participan-tes
Unidade Quantidade
4. VALIDADE DA ATA
4.1. A validade da Ata de Registro de Preços será de 12 meses, a partir da data da assi-natura, tendo início e vencimento em dia de expediente, devendo-se excluir o primeiro e incluir o último, não podendo ser prorrogada.
5. REVISÃO E CANCELAMENTO
5.1. A Administração realizará pesquisa de mercado periodicamente, em intervalos não superiores a 180 (cento e oitenta) dias, a fim de verificar a vantajosidade dos preços registra-dos nesta Ata.
12 motivo superveniente, a Administração convocará o(s) fornecedor(es) para negociar(em) a redução dos preços aos valores praticados pelo mercado.
5.4. O fornecedor que não aceitar reduzir seu preço ao valor praticado pelo mercado será liberado do compromisso assumido, sem aplicação de penalidade.
5.5. A ordem de classificação dos fornecedores que aceitarem reduzir seus preços aos valores de mercado observará a classificação original.
5.6. Mesmo comprovada a ocorrência de situação prevista na alínea “d” do inciso II do art. 65 da Lei nº 8.666/1993, a Administração, se julgar conveniente, poderá optar por cancelar a Ata e iniciar outro processo licitatório.
5.6.1. Comprovada a redução dos preços praticados no mercado nas mesmas con-dições do registro e, definido o novo preço máximo a ser pago pela Administração, o Proponente registrado será convocado pelo HU/UFGD para a devida alteração do valor registrado em Ata.
5.7. O Proponente terá seu registro de preço cancelado na Ata, por intermédio de processo administrativo específico, assegurado o contraditório e a ampla defesa:
5.7.1. a pedido quando:
5.7.1.1. comprovar estar impossibilitado de cumprir as exigências da Ata, por ocor-rência de casos fortuitos ou de força maior;
5.7.1.2. o seu preço registrado se tornar, comprovadamente, inexequível em função da elevação dos preços de mercado, dos insumos que compõem o custo das aqui-sições/contratações, e se a comunicação ocorrer antes do pedido de forneci-mento.
5.7.2. por iniciativa do HU/ UFGD, quando:
5.7.2.1. o fornecedor não aceitar reduzir o preço registrado, na hipótese deste se tor-nar superior aqueles praticados no mercado;
5.7.2.2. perder qualquer condição de habilitação técnica exigida no processo licita-tório;
5.7.2.3. por razões de interesse público, devidamente motivadas e justificadas; 5.7.2.4. não cumprir as obrigações decorrentes da Ata de Registro de Preços; 5.7.2.5. não comparecer ou se recusar a retirar, no prazo estabelecido, os pedidos
decorrentes da Ata de Registro de Preços;
13 5.7.2.7. em qualquer das hipóteses acima, concluído o processo, o HU/UFGD fará o devido apostilamento na Ata de Registro de Preços e informará aos Proponentes a nova ordem de registro.
5.8. A Ata de Registro de Preços, decorrente desta licitação, será cancelada automatica-mente:
5.8.1. por decurso de prazo de vigência;
5.8.2. quando, após negociação com vistas à adequação de preços com os forne-cedores melhores classificados na ata, não restarem forneforne-cedores registrados. 5.9. Após homologado o resultado deste Pregão, e havendo interesse na efetiva
contrata-ção do objeto registrado, a Administracontrata-ção do HU/UFGD convocará a Licitante ven-cedora, durante a validade da sua proposta, para retirada da Nota de Empenho, dentro do prazo de 2 (dois) dias úteis, sob pena de decair o direito à contratação, sem preju-ízo das sanções previstas neste Edital e no art. 81 da Lei n.º 8.666/1993.
6. CONDIÇÕES GERAIS
6.1. As condições gerais do fornecimento, tais como os prazos para entrega e recebi-mento do objeto, as obrigações da Administração e do fornecedor registrado, penalidades e demais condições do ajuste, encontram-se definidos no Termo de Referência, ANEXO AO EDITAL.
6.2. É vedado efetuar acréscimos nos quantitativos fixados nesta ata de registro de pre-ços, inclusive o acréscimo de que trata o § 1º do art. 65 da Lei nº 8.666/93.
6.3. A ata de realização da sessão pública do pregão, contendo a relação dos licitantes que aceitarem cotar os bens ou serviços com preços iguais ao do licitante vencedor do certame, será anexada a esta Ata de Registro de Preços, nos termos do art. 11, §4º do Decreto n. 7.892, de 2014.
Para firmeza e validade do pactuado, a presente Ata foi lavrada em 02 (duas) vias de igual teor, que, depois de lida e achada em ordem, vai assinada pelas partes e encaminhada cópia aos demais órgãos participantes (se houver).
Dourados, ... de ... de 201x
HOSPITAL UNIVERSITÁRIO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURA-DOS
14 Representante legal:
RG: CPF:
15 ANEXO II – MODELO DE E-MAIL PARA ENVIO DE ATA
POR GENTILEZA CONFIRMAR O RECEBIMENTO DESTE E-MAIL.
A não apresentação do documento no prazo indicado implicará no encaminhamento do pro-cesso para assessoria jurídica do HU, a fim de apurar as sanções cabíveis, conforme previsto em edital.
Senhor(a) fornecedor(a),
Solicito que a sua respectiva ATA seja impressa em papel A4, em 2 (duas) vias. Havendo mais de uma página a última deverá ser assinada e as demais páginas deverão ser rubricadas.
Peço que o documento me seja enviado já assinado por sua empresa, primeiramente através de có-pia escaneada em resposta a este e-mail o mais rápido possível, e via correios para o endereço abaixo:
A/C – (nome do servidor da Unidade de Contratos) HU/UFGD
Rua Ivo Alves da Rocha, 558, Altos do Indaiá Dourados/MS
CEP: 79.823-501
Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares Universidade Federal da Grande Dourados
Hospital Universitário
Rua Ivo Alves da Rocha nº 558, Altos do Indaiá. CEP: 79823-501. Dourados – MS. (67) 3410-3073
