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Conceitos e Técnicas de Digitalização de Documentos
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DIGITALIZAÇÃO
Digitalização é um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits – que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computa-dores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados.
De acordo com a natureza do documento arquivístico original, diversos dispositivos tecnológi-cos (hardware) e programas de computadores (software) serão utilizados para converter em dados binários o documento original para diferentes formatos digitais. No entanto, o produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui o original, que deve ser preservado. A digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental.
MOTIVOS PARA DIGITALIZAR
• Contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação e Comunicação;
• Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas;
• Promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original;
• Incrementar a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais, por restringir seu manuseio.
TIPOS DE SCANNER
Existem no mercado diferentes tipos de scanners, cada um dos quais utiliza uma forma particu-lar de escaneado, uma tecnologia mais ou menos avançada e, consequentemente, uma quali-dade (e um preço) maior ou menor.
Scanners de mão
O scanner de mão é claramente a alternativa mais econômica, visto que elimina grande parte dos mecanismos que encarecem aos dispositivos de mesa, como o de tração, sendo o usuário quem move o scanner sobre a imagem ou documento a digitalizar.
São especialmente eficazes para escanear rapidamente fotos de livros encadernados, artigos, faturas e toda classe de pequenas imagens e são bastante econômicos.
Como inconvenientes, há que citar o limitado tamanho do original a escanear (geralmente pode ser tão longo quanto quisermos, mas deve ter pouco mais de 10 cm de largura como máximo), sua baixa velocidade e a pouca confiabilidade do processo, já que depende da habilidade e do pulso do usuário.
Há alguns anos atrás eram os únicos modelos com preços acessíveis para o usuário médio, já que os de mesa eram extremamente caros. Porém com os preços atuais deste tipo de scanner, os de mão estão desaparecendo do mercado, restando somente aqueles que por suas caracte-rísticas técnicas estão especialmente preparados para certos trabalhos.
Scanners planos ou de mesa
Também chamados de scanners de mesa, são formados por uma superfície plana de vidro so-bre a qual se situa o documento a escanear, geralmente opaco, sob o qual se desloca um braço ao longo da área de captura. Montados neste braço móvel se encontram a fonte de luz e o foto-sensor (em geral um CCD).
Conforme o braço vai se deslocando, a fonte de luz banha a face interna do documento, onde o sensor recolhe os raios refletidos, que são enviados ao software de conversão analógico/digital para sua transformação em uma imagem de mapa de bits, criada mediante a informação de cor recolhida para cada pixel.
A maioria destes scanners pode trabalhar em escala de cinzas (256 tons de cinzas) e a cor (24 e 32 bits) e em geral tem uma área de leitura de dimensões 22 x 28 cm e uma resolução real de escaneado de entre 300 e 400 ppp, embora mediante interpolação podem conseguir resolu-ções de até 1600 ppp. São indicados para digitalizar objetos opacos planos (como fotografias, documentos ou ilustrações) quando não se precisa nem uma alta resolução nem muita
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Alguns modelos admitem também adaptadores especiais para escanear transparências, e ou-tros possuem manipuladores de documento automáticos (ADH), que podem aumentar o ren-dimento e diminuir a fatiga do operador no caso de grupos de documentos uniformes que se encontram em condições razoavelmente boas.
Os scanners planos são os mais acessíveis e usados, pois são velozes, fáceis de manejar, produ-zem imagens digitalizadas de qualidade aceitável (sobretudo se estão destinadas à web) e são baratos hoje em dia.
Como desvantagens, poderia citar que apresentam limitações com respeito ao tamanho do do-cumento a escanear, que fica limitado aos formatos DIN-A5 ou DIN-A4.
Scanners com alimentador de folhas
Nesse tipo de scanners, o sensor e a fonte de luz permanecem fixos enquanto que o que se move é o documento, ajudado por um transporte de rolos, de fita ou de tambor.
Desenhados geralmente para digitalizar grandes quantidades de documentos, normalmente escaneiam em preto e branco ou em escala de cinzas e resoluções relativamente baixas, utili-zando a mesma tecnologia básica que os scanners planos, porém maximiutili-zando o rendimento a gastos da qualidade.
Nem todos os documentos são válidos para sua digitalização neste tipo de scanner. Devem ter um tamanho uniforme e ser o suficientemente resistentes para suportar uma manipulação brusca, embora os mecanismos de transporte de alguns modelos mais novos reduzam a tensão. Um subtipo de scanners com alimentador de folhas são os modelos de pé, especificamente de-senhados para documentos de grande formato, como mapas e planos arquitetônicos.
Scanners de tambor
Os scanners de tambor são os que mais fielmente reproduzem o documento original, já que produzem digitalizações de grande resolução (até 4.000 ppp em modo óptico) e qualidade. Em contrapartida, são lentos, não são indicados para documentos de papel quebradiço e requerem um alto nível de habilidade por parte do operador. Ademais, são bastante caros.
Utilizam uma tecnologia diferente da do CCD. Os originais, normalmente transparências (embora se possa escanear opacos também), se colocam em um cilindro transparente de cristal de grande pureza, que, por sua vez, monta-se no scanner. O tambor gira então a grande velocidade enquanto se faz a leitura de cada ponto da imagem. A fonte de luz costuma ser um laser que se encontra den-tro do tambor, e o sensor, um Tubo Foto Multiplicador (PMT) situado na parte exterior do tambor. Produzem digitalizações de alta resolução e boa gama dinâmica entre baixas e altas luzes, com ima-gens em cores primárias, que podem ser convertidas em CMYK enquanto o leitor percorre a imagem. São realmente muito caros, por isso costumam ser usados exclusivamente por empresas especiali-zadas do sector das artes gráficas (laboratórios, imprensas, editoriais, etc.).
Scanners para microfilmagem
Os scanners para microfilmagem são dispositivos especializados em digitalizar filmes em rolo, microfichas e cartões de abertura.
Pode ser difícil obter uma qualidade boa e consistente em um scanner deste tipo, devido prin-cipalmente a que eles costumam ter um funcionamento complexo, a qualidade e a condição do filme podem variar e oferecem uma capacidade de melhora mínima. São scanners muito caros, existindo poucas empresas que os fabriquem.
Scanners para transparências
Os scanners para transparências se utilizam para digitalizar slides, negativos fotográficos e do-cumentos que não são adequados para o escaneado direto. Podem trabalhar com vários for-matos de filme transparente, já seja negativo, positivo, colorido ou preto e branco, de tamanho desde 35 mm até placas de 9 x 12 cm.
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Existem duas modalidades deste tipo de scanners:
Scanners de 35 mm. Só escaneiam negativos e transparências, porém o fazem a resoluções muito altas. Scanners multiformato. Costumam capturar transparências e negativos até forma-to médio ou até formaforma-to de placas 4"x 5" ou inclusive 5"x 7", têm uma resolução muiforma-to alta e uma categoria dinâmica em ocasiões surpreendente, porém, frequentemente, não permitem escanear opacos. O uso de meios transparentes em geral produz imagens com uma boa cate-goria dinâmica, porém, dependendo do tamanho do original, a resolução pode ser insuficiente para algumas necessidades.
Sua qualidade é maior que a dos scanners planos, conseguindo imagens com uma boa catego-ria dinâmica, embora o rendimento costume ser baixo e há que ter cuidado com a presença de ciscos de pó ou arranhões nas transparências, que podem ocasionar o aparecimento de impu-rezas na imagem digitalizada resultante.
O QUE É O GED
É um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas: captação, gerencia-mento, armazenagerencia-mento, distribuição e preservação. Dentro dessas funcionalidades, cada tec-nologia tem uma função específica. Essas tectec-nologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não estruturadas. Ter um sistema de GED, Gerencia-mento Eletrônico de DocuGerencia-mentos, em sua empresa não significa somente guardar arquivos ele-trônicos. Ter um sistema de GED significa ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa.
Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a ma-nutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.
A maioria dos GED's do mercado são GDE, pois fazem o Gerenciamento de Documentos Eletrô-nicos (não fazem dos documentos físicos) e não GED (Gerenciamento Eletrônico de Documen-tos) que consiste em gerenciar todos os suportes de documentos, sejam físicos: como papel, microfilme ou eletrônicos: como imagens digitais e também os documentos que já nascem ele-trônicos (Word, Excel, PDFs, etc). O GED Arquivar utiliza este sistema, gerenciando os arquivos dos clientes, independente do seu suporte (físico ou eletrônico), criando soluções adequadas e específicas através da elaboração do projeto GEDIC.
As tecnologias correlatas do GED
DM – Document Management
Gerenciamento de Documentos Digitais. Todos os documentos criados eletronicamente preci-sam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisão. O DM contro-la o acesso físico aos documentos, ensejando maior segurança e atribuindo localizadores lógi-cos, como a indexação. O foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento. As grandes aplicações são na área de normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia. E, nos últimos anos, com a automação do escritório, o DM é perfeitamente viável para todos os documentos da empresa. DI – Document Imaging
Gerenciamento da Imagem dos Documentos. O grande número de documentos em papel ou microfilme se utiliza da tecnologia de imagem para agilizar os processos de consulta, processa-mento e distribuição de docuprocessa-mentos. O DI utiliza programas de gerenciaprocessa-mento para arquivar e recuperar documentos. Emprega equipamentos específicos para a captação, armazenamento, visualização, distribuição e impressão das imagens dos documentos.
É importante diferenciar digitalização de digitação. A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os do-cumentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.
RIM – Records and Information Management
Gerenciamento de Arquivos. É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independente-mente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento da criação, armazenamento, proces-samento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade.
Forms Processing (OCR/ICR)
Processamento de Formulários. A tecnologia de processamento eletrônico de formulários per-mite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados. Essa tecnologia automatiza o processo de digitação. O Forms Processing é utilizado por bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos, por exemplo. Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o OCR, Optical Character Recognicion e o ICR, Intelligent Character Recognition.
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COLD/ERM
Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management (Gerenciamento Corporativo de Relatórios). O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribu-ídos para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos. A tecnologia do COLD/ERM pos-sibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anota-ções sobre o relatório sem afetar o documento original.
Workflow
Fluxo de Trabalho. É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurança. O Workflow também atua como um integrador dos mais diversos sistemas e tecnologias: ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Management), eBusiness e outras.
DADOS INTERESSANTES
A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses.
Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos es-tavam em papel em 1990. Anos depois, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel. Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:
• Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos. • Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento.
• Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.
• A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.
• Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.
• Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento.
• Um CD-R mede 120 mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos.
• Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diver-sos. Isso somente nos Estados Unidos.
Glossário
• AIIM (Association for Information and Image Management) – Entidade americana que ofe-rece educação, pesquisa e as melhores práticas para ajudar as organizações a encontrar, controlar e otimizar suas informações.
