Business Intelligence Framework

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Business Intelligence Framework

Jos´e Peixoto

and J´ulio Lopes

Departamento de Inform´atica Universidade do Minho

Abstract. Este artigo apresenta os elementos que constituem a Frame-work desenvolvida, bem como todos os conceitos e ferramentas utilizadas no seu desenvolvimento.

Nos capitulos seguintes são apresentados os conceitos de Business In-telligence e Balanced ScoreCard, estes conceitos são a parte central de toda a lógica da implementa¸cão da framework.

Key words: Business Intelligence, Balanced ScoreCard

1 Introdu¸

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ao

O conceito de Inteligência Empresarial (Business Intelligence) surgiu na década de 80 pela mão do Gartner Group, descrevendo este a possibilidade das organiza¸cões empresariais acederem a dados e explorarem as informa¸cões, analisando-as e desenvolvendo percep¸cões e entendimentos a seu respeito, o que permitiu aumentar a quantidade e qualidade das decisões tomadas.

As organiza¸cões empresariais, habitualmente, recolhem informa¸cões com a finalidade de avaliar o ambiente empresarial, completando estas informa¸cões com pesquisas industriais e de mercado. As organiza¸cões empresariais competiti-vas acumulam ”Inteligência” medida que ganham sustenta¸cão na sua vantagem competitiva, podendo-se considerar tal Inteligência como o aspecto fundamental para que possam competir em alguns mercados. Deste modo, as organiza¸cões empresariais obtêm as primeiras fontes de informa¸cão dentro das suas empresas próprias empresas. Estas fontes de informa¸cão ajudam nas tomadas de decisões e também a entender como estas decisões poderão ser feitas de uma forma mais acertada e fiável. As fontes de informa¸cão anteriormente referidas, incluem as necessidades do consumidor, o processo de decisão do cliente, as pressões compet-itivas, as condi¸cões industriais relevantes, os aspectos económicos e tecnológicos e também as tendências culturais. Desta feita, cada organiza¸cão empresarial, recorrendo Inteligência, define uma meta especfica, tendo por base o seu objec-tivo organizacional ou a visão da empresa, podendo em ambos os casos serem definidos objectivos a longo ou a curto prazo.

Os métodos usados na Inteligência Empresarial estão normalmente associados a metodologias que podem utilizar as tecnologias da informa¸cão e softwares ERP como solu¸cões de apoio de forma a garantir os melhores resul-tados para o negócio. Nesta linha, para uma aplica¸cão prática do conceito de

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Inteligˆencia Empresarial podemos distinguir diferentes metodologias: a Pirmide de Performance, o PEMP, o Tableau de Bord, o Gerenciamento pelas directrizes e o Balanced Scorecard.

Tendo como objectivo proceder-se implementa¸cão de uma Framework de Indicadores, foi escolhida para o efeito a metedologia Balanced Scorecard. Esta metodologia foi inicialmente desenvolvida pelos professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e David Norton, em 1992. De incio, esta foi apresentada como um modelo de avalia¸cão e performance empresarial, porém, a aplica¸cão em empresas proporcionou o seu desenvolvimento para uma metodolo-gia de gestão estratégica. O Balanced Scorecard é um termo que pode ser traduzido por Indicadores Balanceados de Desempenho. O termo Indicadores Balanceados advém da escolha de indicadores por parte de uma organiza¸cão, sendo que estes não se restringem unicamente ao foco económico-financeiro, mas também se utilizam como indicadores focados em objectivos intangveis, como por exemplo, o desempenho de mercado junto a clientes, os desempenhos dos processos internos e pessoas, a inova¸cão e tecnologia. Todos estes factores irão contribuir para que seja alcan¸cado o desempenho desejado pelas organiza¸cões empresariais. Consequentemente o envolvimento de todos estes factores irá criar uma mais valia no futuro, sendo que todos eles se interligam entre si formando uma rela¸cão de causa e efeito. Segundo Kaplan e Norton (1997, p.25), a metedolo-gia Balanced Scorecard reflecte o equilbrio existente entre os objectivos de curto e longo prazo, entre medidas financeiras e não-financeiras, os indicadores de tendências e as ocorrências e, ainda, entre as perspectivas interna e externa de desempenho. Este largo conjunto de medidas á a base do sistema de medi¸cão e gestão estratégica através do qual o desempenho organizacional é apurado de uma forma equilibrada sob as quatro perspectivas. Deste modo, este contribui para que as empresas acompanhem o desempenho financeiro, monitorizando, ao mesmo tempo, o progresso na constru¸cão de capacidades e na aquisi¸cão dos objectivos intangveis necessários para o crescimento futuro.

Esta metodologia desenvolve-se em diferentes momentos: defini¸cão da estratégia empresarial, gerência do negócio, gerência de servi¸cos e gestão da qualidade. Estes momentos são implementados através de indicadores de de-sempenho definidos pelos utilizadores. A defini¸cão destes indicadores advém de um modelo de processos de administra¸cão de servi¸cos, procurando maximizar os resultados, baseando-se em quatro perspectivas que reflectem a visão e es-tratégia empresarial (Figura 1): financeira, aprendizagem e crescimento, clientes e processos internos do negócio. A perspectiva financeira reflecte os objectivos financeiros de longo prazo e relaciona-os com as açcões que necessitam de ser tomadas em rela¸cão s demais perspectivas, para que o desempenho económico seja alcan¸cado a longo prazo. Já a perspectiva da aprendizagem e crescimento tem como objectivo oferecer uma infra-estrutura que possibilite alcan¸car con-secutivamente objectivos ambiciosos nas restantes perspectivas. A perspectiva dos clientes traduz-se na capacidade estratégica da empresa definir objectivos especficos para segmentos focalizados que podem ser comunicados a toda a or-ganiza¸cão. Permite também uma clara identifica¸cão e avalia¸cão das propostas de

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valor dirigidas a estes segmentos. Finalmente, a perspectiva de processos internos do negócio traduz-se na análise dos processos internos da organiza¸cão, incluindo a identifica¸cão dos recursos e das capacidades necessárias para elevar o nvel in-terno de qualidade. Contudo, é cada vez mais frequentemente a interliga¸cão entre os processos internos da empresa e os processos internos das empresas clientes, exigindo que também estas sejam consideradas.

Fig. 1. Sistema de vis˜ao e estrat´egia Empresarial

Esta metodologia traduz-se num projecto lógico de um sistema de gestão genérico para organiza¸cões, onde o administrador de empresas deve definir e implementar indicadores, recorrendo, por exemplo, a um sistema de informa¸cão, a variáveis de controle, a metas e interpreta¸cões, para que, desta forma, a orga-niza¸cão empresarial apresente um desempenho positivo e um crescimento efectivo ao longo do tempo.

Desde que foi criada, a metedologia Balanced Scorecard tem sido uti-lizada por centenas de organiza¸cões do sector privado, pblico e em Organiza¸cões Não Governamentais no mundo inteiro e foi escolhido pela reconhecida revista Harvard Business Review como uma das práticas de gestão mais importantes e revolucionárias dos ltimos 75 anos. A Balanced Scorecard tem, portanto, como principais objectivos o alinhamento do planeamento estratégico com as açcões operacionais das organiza¸cões empresariais. Este objectivo é alcan¸cado através da realiza¸cão de um conjunto de açcões, sendo elas: esclarecer e traduzir a visão e

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a estratégia da empresa, comunicar e associar objectivos e medidas estratégicas, planear e estabelecer metas e alinhar iniciativas estratégicas, e finalmente, mel-horar o feedback e a aprendizagem estratégica.

2 Modelo Conceptual

A Framework de Indicadores Primavera foi projectada de forma a ser in-dependente da plataforma e do sistema de armazenamento de dados, podendo assim, no futuro, ser adaptada a qualquer solu¸cão desenvolvida posteriormente tornando-a numa Framework completamente independente das solu¸cões exis-tentes. Como se pode observar na figura 2, no modelo estão projectadas três camadas distintas: Clientes, Framework Indicadores, Aplica¸cões.

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A camada Clientes representa todas as plataformas tecnológicas que podem aceder Framework desenvolvida (por exemplo, aplica¸cões para o Win-dows, plataformas móveis, servi¸cos Web e Microsoft Excel) de forma a definir os indicadores e os respectivos scorecards.

Na camada da Framework de Indicadores é projectada a existência de dois componentes para o tratamento dos indicadores. Podemos ver, o compo-nente Gestão de indicadores que irá ser aquele que vai permitir aos utilizadores efectuarem a gestão de todos os indicadores, sendo possvel criar, alterar, remover e definir as suas propriedades (por exemplo: periodicidade, severidade, lista de destinatários etc.). Toda a informa¸cão sobre os indicadores e as propriedades dos mesmos serão armazenadas numa base de dados definida para o efeito. Existe ainda o componente Motor de Execu¸cão que é responsável por executar todos os indicadores de acordo com o agendamento definido pelo utilizador, por exemplo, o utilizador pode definir um indicador que seja executado ao dia 1 de cada mês, sendo este componente o responsável pela activa¸cão da execu¸cão do indicador e pela actualiza¸cão da informa¸cão do mesmo.

Na camada das Aplica¸cões podemos observar também que o objectivo de definir a Framework como um componente independente também é consider-ado, ou seja, qualquer solu¸cão Primavera actual ou futura pode obter informa¸cões sobre os resultados dos indicadores definidos na Framework. No entanto, para tal é necessário implementar um componente ”Adapter” especfico cuja fun¸cão é efectuar a interliga¸cão entre a aplica¸cão e a Framework recorrendo a uma API criada para o efeito. Este componente é composto por quatro elementos: Con-figura¸cão, Fonte de Dados, Seguran¸ca, Apresenta¸cão (Figura 3). Cada um deles desempenha uma fun¸cão especfica que irá permitir toda a troca de informa¸cão entre as aplica¸cões e a Framework de Indicadores. Este pode também ser consid-erado uma pe¸ca fundamental, senão a mais importante, porque é o componente que vai permitir a troca de informa¸cão entre qualquer aplica¸cão e a Framework de Indicadores. A informa¸cão trocada entre a Framework e as aplica¸cões pode estar definida em diferentes formatos (Sql Server, Oracle, Excel, XML etc...), conferindo assim uma maior flexibilidade a todo o processo de interliga¸cão da Framework com as aplica¸cões.

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3 Modelo Implementado

A Framework de Indicadores, como já foi referido anteriormente, está implementada de forma a ser uma solu¸cão transversal a todas as aplica¸cões Primavera, desta forma é possvel fornecer o servi¸co em qualquer uma das suas aplica¸cões. A Framework de indicadores é composta por diferentes componentes, tendo cada um uma fun¸cão especfica. Na sua constitui¸cão temos, portanto, os seguintes componentes: Shell, WinServices, Adaptadores, Modelo de Negócio e Modelo de Dados (figura 4).

Fig. 4. Modelo Implementado

A Shell é composta pelo User Interface Components que consiste na defini¸cão de todas as interfaces que permitem aceder e definir toda a informa¸cão sobre os indicadores. Por sua vez, o Winservices é composto pelo Windows Ser-vices Components cuja fun¸cão é permitir a execu¸cão calendarizada, recorrendo

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aos componentes do Windows. Este componente também é composto pelo IBussi-ness Intellingence Worker que tem como fun¸cão executar todos os indicadores calendarizados para uma data ou um perodo especfico recorrendo ao Windows Services Components.

O Adaptador é o componente responsável pela interliga¸cão entre as diferentes aplica¸cões e a Framework de Indicadores. Este é composto por um conjunto de componentes para o efeito. Como podemos observar na figura 4, o adaptador é constitudo pelos componentes: Configura¸cão, Fonte de Dados, Seguran¸ca e Apresenta¸cão, cada um com as suas funcionalidades particulares. O componente Configura¸cão é responsável por fornecer informa¸cão sobre os dados que são suportados pelas aplica¸cões que conecta Framework de Indicadores. Por outro lado, o componente Fonte de Dados é responsável por fornecer a lista de resultados sempre que um indicador é executado pelo motor de execu¸cão. O componente Seguran¸ca, por sua vez, fornece informa¸cão sobre os clientes que têm acesso aos indicadores e aos resultados dos mesmos, sendo que assim poderá definir-se uma visualiza¸cão restrita a um grupo de utilizadores. Por ultimo, o componente Apresenta¸cão é responsável por responder s açcões definidas para um indicador durante o cálculo do mesmo, desencadeado pelo motor de execu¸cão. ´

e de salientar que, após a cria¸cão de um novo adaptador é necessário adicionar a informa¸cão sobre o nome, descri¸cão e o tipo no ficheiro de configura¸cão de adaptadores da Framework de Indicadores.

O componente Modelo de Negócios é responsável pela defini¸cão de toda lógica do negócio inerente ao indicador. Este é composto pelos seguintes componentes: Gestor de Indicadores, Gestor de Resultado dos Indicadores, Gestor de Nveis de Severidade, Gestor Cálculo dos Indicadores e Gestor de Configura¸cão dos Adaptadores. Primeiramente, o componente Gestor de Indicadores é re-sponsável por agregar toda a informa¸cão sobre os indicadores de um determinado modelo de negócio. Desta forma poderão existir na Framework mltiplos indi-cadores para diferentes modelos de negócio. Por sua vez, o componente Gestor de Resultados dos Indicadores tem como finalidade a gestão de todos os resulta-dos das execu¸cões dos indicadores, isto é, sempre que um indicador é executado a gestão do resultado da execu¸cão estará definida neste componente, como por ex-emplo o local onde vai guardar a informa¸cão gerada após a execu¸cão do indicador. Por outro lado, o componente Gestor de Nveis de Severidade tem como fun¸cão efectuar a gestão dos nveis de severidade dos indicadores. Para cada indicador ´

e possvel atribuir diferentes nveis de severidade: Baixo, Alto, Urgente. Para tal, o utilizador define uma gama de valores para cada nvel e o valor resultante da execu¸cão do indicador estará dentro de um dos nveis. Podem ser definidas difer-entes açcões consoante o nvel de severidade. O componente Gestor de Cálculo dos Indicadores é responsável pelo cálculo dos indicadores, este gera toda a ex-ecu¸cão dos mesmos. Por seu turno, o componente Gestor de Configura¸cão dos Adaptadores, como o próprio nome indica, efectua a gestão das configura¸cões atribudas aos adaptadores, ou seja, visto que é necessário definir um adapta-dor para cada interliga¸cão entre a Framework de Indicadores e a aplica¸cão este efectua-a. Deste modo, este componente realiza a gestão da configura¸cão

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efectu-ada aquando da cria¸c˜ao do adaptador. Finalmente, a camada Modelo de Dados ´

e composta pelo componente Gestor de Dados dos Resultados dos Indicadores que tem como fun¸cão efectuar o armazenamento do resultado da execu¸cão dos indicadores e a gestão do encaminhamento da informa¸cão iniciada pelo compo-nente Apresenta¸cão dos Indicadores, definida no adaptador após a execu¸cão para a lista de pessoas definidas.

4 Produto Final

Após a conclusão da implementa¸cão da Framework de Indicadores é possvel afirmar que os objectivos inerentes a este projecto foram atingidos. é também possvel real¸car que esta solu¸cão pode ser considerada uma mais valia para qualquer organiza¸cão empresarial que pretenda aumentar a quantidade e a qualidade de tomadas de decisão. De seguida, são apresentadas algumas imagens da produto final, em jeito de conclusão.

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Fig. 5. Ecr˜a de Login

Fig. 6. Menu Principal

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References

1. Kaplan R S and Norton D P (1992): ”The balanced scorecard: measures that drive performance” Harvard Business Review, 1992.

2. Douglas W. Hubbard: ”How to Measure Anything: Finding the Value of In-tangibles in Business” John Wiley & Sons, 2007.

3. Hugo Ribeiro: ”Framework de Indicadores - Manual de Implementa¸c˜ao” Pri-mavera Bss, 2006.