MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA NA REGIÃO DE AVEIRO REGIÃO DE AVEIRO DIGITAL

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MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA NA

REGIÃO DE AVEIRO

“REGIÃO DE AVEIRO DIGITAL”

Memória Descritiva e Justificativa

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Índice

Nota Introdutória ... 4

Apresentação da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro ... 5

Projetos Desenvolvidos pela Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro ... 10

1. Enquadramento na(s) tipologia(s) de investimento ... 16

2. Descritivo Detalhado da Candidatura e dos seus Objetivos ... 18

2.1. Estratégia Intermunicipal Global ... 18

2.2. Candidatura – Fase 1 – Aviso n.º CENTRO-50-2016-02: Apresentação ... 22

2.3. Cronograma Físico e Financeiro da Operação ... 26

3. Identificação e justificação dos Indicadores de realização e de resultado ... 30

4. Caracterização técnica e fundamentação de cada componente de investimento ... 32

Componente 1 – Modelo Intermunicipal - Modernização Administrativa ... 36

Componente 2 – Atendimento Multicanal ... 44

Componente 3 – Reengenharia e Desmaterialização de Processos ... 55

Componente 4 – Plataformas Colaborativas de apoio à Gestão ... 75

Componente 5 – IT Governance | IT Management | Reforço e capacitação tecnológica ... 80

Componente 6 – Gestão e Promoção do Projeto ... 84

5. Justificação discriminada da correspondência entre os valores propostos para as componentes e ações e respetivos procedimentos contratuais ... 90

6. Aquisições de equipamento ... 97

7. Grau de maturidade das componentes de investimento ... 100

8. Sustentabilidade da candidatura para e após realização do investimento ... 102

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8.2. Após a realização do investimento ... 106

9. Gestão e Promoção do Projeto ... 107

9.1. Plano de comunicação e/ou outras medidas de divulgação e publicitação ... 107

9.2. Recursos técnicos e humanos ... 108

9.3. Das infraestruturas/equipamentos ... 110

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Nota Introdutória

O presente documento constitui a memória descritiva e justificativa da candidatura “REGIÃO DE AVEIRO DIGITAL”, a apresentar ao Aviso n.º CENTRO-50-2016-02.

A Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro assume-se como protagonista principal na partilha de serviços tendo em vista a diminuição dos custos de contexto para quem pretende empreender na região e, simultaneamente, tornar mais integrada e de fácil uso por toda a comunidade os serviços que são disponibilizados pelos 11 Municípios associados.

Desde 2007, que foi definido pela Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro que uma das áreas de intervenção intermunicipal e com um horizonte de intervenção de médio prazo seria a Modernização Administrativa. Neste sentido, e em consonância com o estabelecido no referido programa, a Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro pretende desenvolver ações cujos impactos sejam positivos na vida das pessoas e das empresas, reduzindo também os custos para a administração.

Assim, a presente candidatura enquadra-se no contrato estabelecido entre a Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro e a Autoridade de Gestão do Programa Operacional Centro 2020, no quadro dos Investimentos Territoriais Integrados no respetivo Pacto para o Desenvolvimento e Coesão Territorial, para o cofinanciamento de projetos enquadrados na Prioridade de Investimento 2.3) “O reforço das aplicações TIC na Administração Pública em linha, aprendizagem em linha, infoinclusão, cultura em linha e saúde em linha”, do Objetivo Temático 2 “Melhorar o acesso às tecnologias da informação e da comunicação, bem como a sua utilização e qualidade”.

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Apresentação da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro

A Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro, doravante designada por CIRA, foi formalmente criada a 16 de outubro de 2008, mas os Municípios que a compõem já detêm um passado de trabalho em associação em prol do desenvolvimento do território.

Em 1989, com o propósito de promover a qualidade ambiental da Ria Aveiro, onze Municípios da Região associaram-se para constituir a AMRia – Associação de Municípios da Ria. Esta organização agregava os Municípios envolventes à zona lagunar: Águeda, Albergaria-a-Velha, Aveiro, Estarreja, Ílhavo, Mira, Murtosa, Oliveira do Bairro, Ovar, Sever do Vouga e Vagos. Além da promoção da qualidade ambiental da Ria de Aveiro, a AMRia veio a assumir como principais objetivos a elaboração de projetos intermunicipais que contribuíssem para o desenvolvimento da Região a vários níveis (económico, social, cultural, arquitetónico e paisagístico).

Entre as várias ações implementadas pela AMRia destacam-se o Plano Ria – Plano Integrado para a Resolução dos Problemas de Poluição da Ria de Aveiro, o Plano Intermunicipal de Ordenamento da Ria de Aveiro, a Agência Regional de Energia e Ambiente da Ria, a formação profissional e o Programa Aveiro Digital.

Na sequência da Lei n.º 10/2003, que estabeleceu a criação das áreas metropolitanas, é constituída, em 2004, a GAMA – Grande Área Metropolitana de Aveiro, com os Municípios de Águeda, Albergaria-a-Velha, Aveiro, Estarreja, Ílhavo, Murtosa, Oliveira de Azeméis, Oliveira do Bairro, Ovar, Sever do Vouga, Vagos e Vale de Cambra.

A GAMA tinha como objetivo «a realização de quaisquer interesses compreendidos nas atribuições dos Municípios, salvo os que, pela sua natureza ou disposição legal, devam ser diretamente prosseguidos por estes», in Diário da República III Série, de 14 de julho de 2004. De referir que a GAMA, no âmbito da sua atividade, foi a entidade promotora do projeto “Quadro de Referência Estratégico para a Região de Aveiro".

Com o histórico de cooperação e trabalho em prol da Região, cimentados com a AMRia e a GAMA, estavam lançadas as bases para a constituição da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro (CIRA), que veio a acontecer após a publicação da Lei n.º 45/2008, de 27 de agosto, relativa ao regime jurídico do associativismo municipal. Desde 16 de outubro de 2008, a CIRA é constituída pelos Municípios de Águeda, Albergaria-a-Velha, Anadia, Aveiro, Estarreja, Ílhavo, Murtosa, Oliveira do Bairro, Ovar, Sever do Vouga e Vagos, e corresponde à Unidade Territorial Estatística de Nível III (NUT III) do Baixo Vouga.

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Ilustração 1 - Território

Quando iniciada a reforma da Administração Local com o lançamento do “Documento Verde”, em 2011, a CIRA foi uma das duas Comunidades Intermunicipais escolhidas para a elaboração do Estudo-Piloto das Comunidades Intermunicipais, que visou a definição de novas competências destas entidades do Poder Local. Este foi um ato de reconhecimento da importância do trabalho desenvolvido pela CIRA e pelas suas antecessoras AMRia e GAMA.

Mais recentemente, a Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, aprovou o estatuto das entidades intermunicipais, estabelecendo o regime jurídico de transferência de competências do Estado para as autarquias locais e para as entidades intermunicipais e aprovou o regime jurídico do associativismo autárquico.

De acordo com a nova lei, as Comunidades Intermunicipais visam a prossecução dos seguintes fins públicos:

a) Promoção do planeamento e da gestão da estratégia de desenvolvimento económico, social e ambiental do território abrangido;

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c) Participação na gestão de programas de apoio ao desenvolvimento regional, designadamente no âmbito dos quadros financeiros plurianuais da política comunitária europeia;

d) Planeamento das atuações de entidades públicas, de caráter supramunicipal;

e) Assegurar a articulação das atuações entre os Municípios e os serviços da administração central em áreas como Redes de abastecimento público, infraestruturas de saneamento básico, tratamento de águas residuais e resíduos urbanos; Rede de equipamentos de saúde; Rede educativa e de formação profissional; Ordenamento do território, conservação da natureza e recursos naturais; Segurança e proteção civil; Mobilidade e transportes; Redes de equipamentos públicos; Promoção do desenvolvimento económico, social e cultural; Rede de equipamentos culturais, desportivos e de lazer;

f) Exercer as atribuições transferidas pela administração central e o exercício em comum das competências delegadas pelos Municípios que as integram.

Assim, considerando as competências da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro foi decidido dar continuidade ao trabalho que tem vindo a ser desenvolvido na área da Modernização Administrativa, através da apresentação de uma candidatura ao Aviso N.º CENTRO-50-2016-02.

Posto isto, e de modo a dar cumprimento ao estipulado no ponto 6.1 do referido aviso e ao ponto n.º 1 Anexo B também do mesmo aviso, serve o presente para apresentar a Memória descritiva e justificativa.

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Municípios Associados

A Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro é constituída por 11 Municípios, sendo eles: Águeda, Albergaria-a-Velha, Anadia, Aveiro, Estarreja, Ílhavo, Murtosa, Oliveira do Bairro, Ovar, Sever do Vouga e Vagos. Os Municípios associados da CIRA, ao abrigo da Lei nº 79/77 de 25 outubro, são pessoas coletivas territoriais dotadas de órgãos representativos, que visam a prossecução de interesses próprios das respetivas populações. Têm como missão promover a satisfação das necessidades das comunidades locais, nomeadamente no que respeita ao desenvolvimento socioeconómico, ao ordenamento do território, ao abastecimento público, ao saneamento básico, à saúde, à educação, à cultura, ao ambiente e ao desporto.

Compete às câmaras municipais toda a organização e funcionamento dos seus serviços e gestão corrente nas áreas acima referidas. O órgão executivo colegial dos Municípios é dotado de autonomia administrativa, financeira e patrimonial. O quadro seguinte pretende efetuar uma breve caraterização de cada um dos Municípios associados relativamente ao número de habitantes, área e número de freguesias.

Municípios Habitantes Área Nº de Freguesias

Município de Águeda 47.378 Habitantes 335km² 11 Freguesias

Município de Albergaria-A-Velha 24.890 Habitantes 158km² 6 Freguesias

Município de Anadia 28.644 Habitantes 217km² 10 Freguesias

Município de Aveiro 77.618 Habitantes 198km² 10 Freguesias

Município de Estarreja 26.676 Habitantes 108km² 5 Freguesias

Município de Ílhavo 38.776 Habitantes 74km² 4 Freguesias

Município de Murtosa 10.512 Habitantes ₇₃_km² 4 Freguesias

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Municípios Habitantes Área Nº de Freguesias

Município de Ovar 55.204 Habitantes 148km² 5 Freguesias

Município de Sever Do Vouga 12.090 Habitantes 130km² 7 Freguesias

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Projetos Desenvolvidos pela Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro

● Projeto +MARia

A Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro tem vindo a desenvolver, desde 2007, operações de Modernização Administrativa, desde logo com a execução do projeto + MARia de Modernização Administrativa dos Municípios da Ria, abrangendo os Municípios de Águeda, Albergaria-a-Velha, Anadia, Aveiro, Estarreja, Ílhavo, Mira, Murtosa, Oliveira do Bairro, Ovar, Sever do Vouga e Vagos.

Este projeto surge através da apresentação da candidatura a financiamento pelo SAMA, no âmbito do EIXO V – Governação e Capacitação Institucional do PO Mais Centro. Com a execução desta candidatura foram introduzidas alterações significativas no rigor, transparência e agilidade dos processos municipais, não só através da sua generalizada desmaterialização, mas também através de meios de escrutínio público aberto e de mecanismos transacionais seguros e certificados.

● Projeto RA>PIS: Região de Aveiro - Partilha e Integração de Serviços

Mais recentemente (setembro de 2015 a outubro de 2016), a operação RA>PIS: Região de Aveiro - Partilha e Integração de Serviços visava desenvolver os estudos e a infraestrutura de base, assim como implementar um conjunto de iniciativas demonstradoras da estratégia de desenvolvimento de serviços partilhados da Região de Aveiro.

Tratava-se de uma candidatura que previa a elaboração de estudos de suporte à decisão em diferentes áreas, entre as quais a Mobilidade e os Transportes, no âmbito da instalação da Autoridade Regional de Transporte de Passageiros. Esta operação previa também a criação de um Observatório da Mobilidade na Região de Aveiro e um Sistema de Gestão de Informação de Transportes. Para além destes, acresce ainda a criação e instalação de um Centro Intermunicipal de Recolha Oficial de Animais e a estruturação e instalação de Serviço Intermunicipais Partilhados de Metrologia e de Médico Veterinário.

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Na área tecnológica previa-se a implementação de uma Plataforma de Gestão do Conhecimento e de Colaboração Intermunicipal para apoio ao desenvolvimento dos projetos regionais. Na operação constavam também a implementação de um Sistema de Partilha de Serviços Informáticos, assim como a compatibilização e ampliação das Estruturas de Comunicações de Voz (VOIP) e Videoconferência já existentes.

A candidatura previa também a estruturação e criação de um Serviço de Helpdesk Informático para os Municípios ao nível regional. A operação tinha prevista uma componente de envolvimento dos agentes regionais autárquicos e outros, assim como o envolvimento e capacitação institucional, dos recursos humanos e dos decisores, para a implementação de novos modelos de prestação de serviços com integração e partilha entre Municípios. Face ao exposto, podemos destacar o empenho da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro e dos seus Municípios com a problemática da Modernização Administrativa.

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Enquadramento - Pacto para o Desenvolvimento e Coesão Territorial

A Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro assinou, no dia 31 de agosto de 2015, com Autoridade de Gestão do Centro o Pacto para o Desenvolvimento e a Coesão Territorial da Região de Aveiro (PDCT-RA), a executar nos próximos sete anos. Baixo Vouga Lagunar, Educação, Modernização Administrativa, Empreendedorismo e Emprego absorvem os maiores montantes de investimento e que assinala o sucesso da candidatura e das negociações da Comunidade Intermunicipal e dos 11 Municípios.

O PDCT-RA foi alvo de um processo negocial, tendo nos constrangimentos do processo, nomeadamente nos de natureza financeira, as questões mais delicadas a tratar. Os projetos de incidência regional com maior relevância totalizam um montante de financiamento de cerca de 70% do valor contratado (34M€ dos 48,7M€), cumprindo os objetivos definidos no Portugal 2020 e na Estratégia Integrada de Desenvolvimento Territorial da Região de Aveiro.

A estratégia definida no Pacto para o Desenvolvimento e Coesão Territorial, designada como CIRA.4S (Shared, Seamless and Smart Services), visa a oferta de serviços partilhados, integrados e multicanal na Região de Aveiro. Esta estratégia terá impactos ao nível de promoção da comunidade, de melhoria da qualidade de vida dos cidadãos, de redução de custos de contexto e de ganhos de eficiência da Administração Local e nos serviços desconcentrados da Administração Central. Neste sentido, promove-se a melhoria na acessibilidade aos serviços e a sua transparência.

Esta estratégia contempla a realização de 4 projetos complementares:

 CIRA.4S - Catálogo de serviços

Este projeto tem um prazo de execução de 12 meses e conta com a participação da CI Região de Aveiro e dos seus 11 Municípios e tem como principal objetivo construir um catálogo de serviços da Administração Pública de relevância local (saúde, educação, etc.), transversal às barreiras delimitadoras inerentes ao fator da localização geográfica, isto é, a intenção deste catálogo de serviços é tornar os mesmos disponíveis e acessíveis a todos os concelhos independentemente do concelho que os oferece/presta ser diferente daquele onde está a ser requisitado. Ainda, a reengenharia dos processos e a respetiva desmaterialização e “webização” é um dos objetivos do presente projeto, com o intuito de agilizar a prestação destes serviços a serem identificados nesta fase.

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 CIRA.4S - Serviços digitais

Este projeto depende da realização do anterior, tem um prazo de execução de 36 meses e conta com a participação da CI Região de Aveiro e os seus 11 Municípios. O principal objetivo é a digitalização e ““webização”” dos serviços identificados e inseridos no catálogo, obedecendo sempre às diretivas do European

Interoperability Framework (EIF). Será realizado um investimento na infraestrutura cloud e garantida a interface aos sistemas legacy e a digitalização dos

arquivos municipais para que estes sejam disponibilizados através de diversas plataformas (loja física, portal do cidadão, dispositivos móveis, etc.).

 CIRA.4S - Atendimento Partilhado

Este projeto complementar tem um prazo de execução de 12 meses e conta com a participação da CI Região de Aveiro e os seus 11 Municípios. O principal objetivo é o fornecimento de postos de atendimento qualificado de base municipal através de uma rede de espaços do cidadão com o intuito de oferecer aos cidadãos acesso mediado ao catálogo de serviços. A realização deste projeto depende da implementação de uma rede de espaços de cidadão e da criação de serviços partilhados que garantam a acessibilidade digital ao catálogo de serviços autárquicos regionais.

 CIRA.4S - Serviços partilhados

Com o presente projeto pretende-se a adoção de infraestruturas partilhadas que permitam a agilização dos processos de partilha de conhecimento, serviços partilhados e ao nível das compras públicas, potenciando os ganhos de escala na região. Tem um prazo de execução de 36 meses e conta com a participação da CI Região de Aveiro e os seus 11 Municípios.

Assim, a Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro pretende continuar o caminho da Modernização Administrativa, numa lógica de inovação, homogeneidade de processos, recorrendo a ações de reengenharia e desmaterialização e ““webização””. Estas ações promoverão ganhos de produtividade e de eficiência, gerarão reduções de custos, permitindo a melhoria dos mecanismos de governabilidade.

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Considerando as competências da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro dos Municípios seus associados, foi decidido reforçar a intervenção intermunicipal na área da Modernização Administrativa, através da apresentação de uma candidatura ao aviso n.º CENTRO-50-2016-02.

Posto isto, e de modo a dar cumprimento ao estipulado no ponto 6.2 do referido aviso, foi estabelecido um acordo de parceria, entre as partes, aprovado por unanimidade na reunião do Conselho Intermunicipal, através do qual foi nomeado como beneficiário líder a CIRA e que a esta cabe a responsabilidade total pela execução dos investimentos a executar. Assim, os beneficiários desta operação são:

Municípios Beneficiário NIPC

Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro Beneficiário Líder (co-promotor, responsável pela

contratação de todos os investimentos) 508 771 935

Município de Águeda Beneficiário 501 090 436

Município de Albergaria-A-Velha Beneficiário 507 699 750

Município de Anadia Beneficiário 501 294 163

Município de Aveiro Beneficiário 505 931 192

Município de Estarreja Beneficiário 501 190 082

Município de Ílhavo Beneficiário 506 920 887

Município de Murtosa Beneficiário 506 791 238

Município de Oliveira Do Bairro Beneficiário 501 128 840

Município de Ovar Beneficiário 501 306 269

Município de Sever Do Vouga Beneficiário 502 704 977

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Identificação e justificação da(s) prioridade(s) de investimento

O projeto que a Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro apresenta, enquadra-se nos objetivos da Prioridade de Investimento 2.3, nos termos previstos no artigo 81.º do RECI. Desde logo, porque pretende qualificar serviços da Administração Local em Municípios que formam a Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro. Este projeto visa o aumento da eficácia e eficiência da ação das autarquias junto dos cidadãos e das empresas, promovendo serviços modernos e eficientes, equipados de novas tecnologias, de instrumentos e informação de apoio à decisão que permitem reduzir, de forma significativa, os custos públicos de contexto.

Acresce, ainda, que a operação, ora proposta, pretende reforçar a aplicação das tecnologias de informação e comunicação, procurando privilegiar projetos de organização e integração transversal de reforço da disponibilidade de serviços em rede por parte da administração e serviços públicos, contribuindo para uma melhoria do desempenho das funções de interação do Estado com os cidadãos e com os agentes económicos.

A presente operação encontra-se diretamente relacionada com a prioridade de investimento: 11 – “Melhorar a capacidade institucional das autoridades públicas e partes interessadas e a eficácia da administração pública”, 11.1 – “Investimento na capacidade institucional e na eficiência das administrações e dos serviços públicos, a nível nacional, regional e local, tendo em vista a realização de reformas, uma melhor regulamentação e uma boa governação”; 11.1.1 – “Qualificar a prestação do serviço público, quer através da capacitação dos serviços, quer da formação dos trabalhadores em funções públicas, sendo esta correlação crucial para os resultados esperados com a presente operação”. No âmbito da presente operação, pretendemos mobilizar a prioridade de investimento 11.1, pelo que é apresentado na presente memória descritiva o plano de formação associado ao presente projeto de investimento.

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1. Enquadramento na(s) tipologia(s) de investimento

No âmbito do presente aviso e de acordo com o artigo 83.º do RECI, são passíveis de financiamento operações que visem:

a) Promoção de uma administração em rede;

b) Cooperação e articulação entre serviços em rede e serviços TIC.

A presente operação irá potenciar a promoção de uma administração em rede, bem como a cooperação e articulação entre serviços. Face aos objetivos estratégicos definidos no âmbito da Modernização Administrativa para a Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro e ao reforço da intermunicipalidade, pretende-se continuar a aumentar a eficiência e a qualidade dos serviços prestados no relacionamento com os cidadãos e empresas. Estes objetivos estão alinhados com os normativos nacionais de qualificação do serviço público e de uma Administração Pública eficiente e de qualidade, reduzindo custos e promovendo o uso das tecnologias de informação e comunicação.

Na conceção da operação, ora proposta, relevou a preocupação de se inscrever na mesma, uma lógica de intervenção concertada e integrada com outros instrumentos e intervenções na região, sendo crucial a definição de um modelo de governação intermunicipal no âmbito da Modernização Administrativa. A este facto não é alheia a função congregadora da Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro e o seu papel efetivo no planeamento e gestão da estratégia de desenvolvimento para a região, como garantia da complementaridade e articulação de atuações.

A presente candidatura pretende fomentar a disponibilização de plataformas colaborativas aos cidadãos e empresas, bem como as plataformas de apoio à gestão, dado serem fatores críticos de sucesso nos dias de hoje. Estas plataformas são importantes no sentido de promoverem um bom relacionamento, eficiente e transparente com os cidadãos e as empresas, razão pela qual se pretende investir em soluções que permitam chegar de forma mais célere, transparente e informada aos cidadãos e às empresas.

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Toda esta intervenção não poderá ser executada com o sucesso desejado, se a mesma não for acompanhada de um processo de reengenharia e desmaterialização, não só com o objetivo de adequar e integrar as soluções que se pretendem adquirir, mas também com o objetivo de redesenhar os processos de negócio de forma a melhor potenciar as aplicações. O presente objetivo não se alcançará, apenas, pelo processo de reengenharia, mas também pela aquisição de ferramentas capazes de desmaterializar, para que haja ganhos de eficiência em diversos processos de negócio.

É necessário fazer chegar estas novas funcionalidades aos cidadãos e às empresas, sem as quais o projeto deixaria de ter grande parte do seu significado. Assim, o reforço do Atendimento Multicanal (atendimento presencial, online, telefónico e eletrónico) é uma aposta da Comunidade, bem como a realização de ações de sensibilização junto dos cidadãos e das empresas para a utilização destas ferramentas. Para este efeito será, posteriormente, estruturado um plano de comunicação para a promoção e divulgação das novas soluções que se irão ser colocadas à disposição dos cidadãos e das empresas.

Estamos, evidentemente, convictos que é necessário continuar a promover a qualidade dos serviços prestados pela Região de Aveiro no seu relacionamento com os cidadãos e empresas, alinhados com os normativos nacionais de qualificação do serviço público e de uma Administração Pública Local eficiente e de qualidade, reduzindo custos públicos de contexto e promovendo o uso intensivo das TIC.

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2. Descritivo Detalhado da Candidatura e dos seus Objetivos

2.1. Estratégia Intermunicipal Global

Para preparação da presente operação, a CIRA, enquanto entidade responsável, elaborou um diagnóstico de necessidades que teve como principal objetivo avaliar o estado atual dos 11 Municípios integrantes relativamente à Modernização Administrativa.

Foi aplicado um questionário, o qual teve como principal objetivo avaliar a maturidade do processo de Modernização Administrativa nas seguintes áreas de intervenção:

1. Atendimento integrado;

2. Níveis de implementação de serviços com recurso a tecnologias multicanal;

3. Modelos de gestão e organização, através da reengenharia e desmaterialização de processos de interação entre a administração e os cidadãos e empresas; 4. Disponibilidade de recursos (físicos, materiais e tecnológicos) e humanos.

Para elaborar o presente diagnóstico foram promovidas sessões de trabalho com os elementos chave dos Municípios, por forma a efetuar um levantamento das áreas de intervenção e das prioridades de investimento, tendo como referência a estratégia definida. Com o presente diagnóstico pretendemos avaliar, de forma agregada, o estado de implementação dos investimentos realizados anteriormente. A apresentação mais detalhada do diagnóstico encontra-se no estudo prévio, anexo à presente candidatura.

Face ao diagnóstico realizado, foram definidos um conjunto de componentes estratégicas para a Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro e identificadas as medidas/ações que esta deverá implementar para dar cumprimento aos mesmos.

Atendendo ao estado atual de cada um dos Municípios e aos desafios associados a este novo projeto, foi aprovada uma estratégia de implementação em três fases de candidatura no âmbito do Pacto para o Desenvolvimento e Coesão Territorial da Região de Aveiro (PDCT RA). O quadro seguinte apresenta essa definição e priorização, a qual deu corpo à presente candidatura.

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Componentes Designação Proposta de _prioridade Serviços Hardware Software

A ATENDIMENTO MULTICANAL | serviços eletrónicos _{Gestão do relacionamento com os cidadãos (customer relationship management - CRM)}

A.1 CIDADANIA PARTICIPATIVA

A.1.1 MED Q | Q+ MED Q | Q+ Medição da satisfação, cidadão ativo 2 S SW

A.1.2 Orçamento participativo Intermunicipal 2 S SW

A.2 CIDADÃO REGIONAL - GREEN WAY ("Moliceiro") 3 S SW

A.3 CATÁLOGO DE SERVIÇOS INTERMUNICIPAL

A.3.1 Catálogo de serviços intermunicipal 1 S

A.4 ATENDIMENTO MULTICANAL

A.4.1 Atendimento digital assistido 1 S HW SW

A.4.2 Disponibilização de serviços online

A.4.2.1 Plataforma de serviços online 1 HW SW

A.4.2.2 Plataforma mobile para o cidadão 2 S

A.4.2.3 Implementação dos serviços online 1 S

A.4.3 Interoperabilidade com autenticação.gov.pt (Chave móvel digital) 1 S

A.4.4 Revisitação/Evolução dos Sites Municipais

A.4.4.1 Revisitação/Evolução dos Sites Municipais (novas funcionalidades e redesign) 1 S

B REENGENHARIA E DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS |Uniformização supramunicipal

Gestão dos processos de negócio (business process management - BPM)

B.1 NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL

B.1.1 Definição de politicas e normas para a normalização documental 1 S

B.1.2 Catálogo de documentos supramunicipal 1 S

B.1.3 Normalização/Revisão dos formulários ("formulário único supramunicipal") 1 S

B.1.4 Instruções de apoio ao atendimento multicanal 1 S

B.2 REENGENHARIA E DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO

B.2.1 Definição de políticas e normas 1 S

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B.2.2.1 Plataforma de Gestão do Atendimento 1 S HW SW

B.2.2.2 Implementação - Reengenharia e desmaterialização de processos - Processos Externos 1 S

B.2.3 Reengenharia e desmaterialização de processos - Processos Internos

B.2.3.1 Plataforma de Gestão Documental 1 S SW

B.2.3.2 Implementação - Reengenharia e desmaterialização de processos - Processos Internos S

B.2.3.2.1 Administrativa e financeira - Novo Normativo 1 S

B.2.3.2.2 Faturação eletrónica 1 S SW

B.2.3.2.3 Administrativa e de Recursos humanos 1 S SW

B.2.3.2.4 Reuniões dos órgãos (executivo e deliberativo) 1 S

B.3 DIGITALIZAÇÃO DOCUMENTAL

B.3.1 Adaptação do plano de classificação documental (PCIAL) 2 S

B.3.2 Modelo de gestão documental e arquivo suporte à preservação digital supramunicipal 2 S

B.3.3 Centro de digitalização partilhado na CIRA 2 S HW

B.3.4 Arquivo digital 1 S SW

C PLATAFORMAS COLABORATIVAS E DE APOIO À GESTÃO | Suite aplicacional

C.1 GESTÃO ESTRATÉGICA

C.1.1 Planeamento estratégico (Balanced scorecard - BSC | Kaizen Lean | Design Thinking) 2 S SW

C.1.2 Avaliação do desempenho organizacional (Business Intelligence - BI| Business Activity _{Monitoring - BAM)} 2 S SW

C.1.3 Cadastro territorial multifinalitário (Geoportal/SIG) 1 S SW

C.2 GESTÃO DE COMPETÊNCIAS MUNICIPAIS E SUPRAMUNICIPAIS

C.2.1 Gestão de ocorrências 2 S SW

C.2.2 Gestão de eventos X S SW

C.2.3 Gestão de educação/ação social escolar 2 S SW

C.2.4 Gestão social 2 S SW

C.2.5 Gestão de transportes supramunicipal 1 S SW

C.2.6 Gestão de projeto / conhecimento supramunicipal 2 S SW

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C.2.8 Central de compras 1 S SW

D IT GOVERNANCE | IT MANAGEMENT | Reforço e capacitação tecnológica

D.1 IT GOVERNANCE

D.1.1 Modelo de governação intermunicipal 1 S

D.2 MODELO DE COMUNICAÇÃO DE SOLUÇÕES

D.2.1 Plataforma de autenticação de utilizadores 1 S HW SW

D.3 DISASTER RECOVERY

D.3.1 Solução de resiliência 2 S HW SW

D.3.2 Modelo Cloud 2 S

D.4 CERTIFICAÇÕES IT

D.4.1 ISO20000 - Gestão de Serviços TI 3 S

D.4.2 ISO27000 - Segurança da Informação 3 S

D.4.3 ISO22301 - Gestão de Continuidade dos Negócios 3 S

E GESTÃO E PROMOÇÃO DO PROJETO

E.1 PROMOÇÃO E DIVULGAÇÃO DAS AÇÕES MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

E.1.1 Definição do Plano de comunicação 1 S

E.1.2 Implementação do Plano de Comunicação 1 S

E.1.3 Ações de sensibilização/ Divulgação 1 S

E.2 GESTÃO DE PROJETO

E.2.1 Gestão de projeto (técnicos internos) 1 S

Legenda Candidatura 1 Candidatura 2 Candidatura 3 Eliminado

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Face à estratégia aprovada, nos pontos seguintes apresentaremos a fase 1, sendo esta que corporiza a presente candidatura ao aviso n.º CENTRO-50-2016-02.

2.2. Candidatura – Fase 1 – Aviso n.º CENTRO-50-2016-02: Apresentação

Com a presente operação, a Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro pretende implementar uma estratégia de Modernização Administrativa Intermunicipal que envolva os 11 Municípios associados, com perspetiva de fortalecer a excelência organizacional numa lógica intermunicipal.

Assim, com aplicação das metodologias de avaliação expostas nos pontos anteriores, definimos quatro componentes estratégicas de intervenção, por forma a alcançar os objetivos estratégicos, a saber:

1 – Modernização e aproximação do nível de serviço entre os Municípios associados; 2 – Uniformização intermunicipal;

3 – Reforço e capacitação dos recursos; 4 – Maximização do uso das tecnologias.

A figura seguinte permite-nos visualizar as componentes, definidas como estratégicas, para os Municípios associados da CIRA.

REGIÃO DE AVEIRO DIGITAL Relacionamento com o cidadão

ATENDIMENTO MULTICANAL | serviços eletrónicos

Gestão do relacionamento com os cidadãos (customer relationship management - CRM)

Uniformização intermunicipal

REENGENHARIA E DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS

Gestão de processos de negócio (business process management - BPM)

Suite aplicacional PLATAFORMAS COLABORATIVAS E DE APOIO À GESTÃO Suite aplicacional Reforço e capacitação tecnológica IT GOVERNANCE | IT MANAGEMENT Reforço a capacitação tecnológica

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A Comunidade Intermunicipal da Região de Aveiro e os 11 Municípios associados entendem que é crucial uma aposta na estratégia de Modernização Administrativa, a qual deve assentar na uniformização intermunicipal.

Neste sentido, é importante a continuidade e aprofundamento da experiência de cooperação gizada no período de 2007 a 2010 e de 2015 a 2016, continuando a assumir-se como o principal projeto de cooperação intermunicipal.

Considerando que a implementação vai ser faseada, foram ajustadas as componentes, dando enfoque à definição de um Modelo de Governação Intermunicipal.

As atividades e subatividades de investimento a ter em linha de conta para as componentes de investimento na candidatura 1 são:

N.º Designação

1 MODELO INTERMUNICIPAL - MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

1.1 MODELO DE GOVERNAÇÃO INTERMUNICIPAL PARA A MODERNIZAÇÃO ADMINSITRATIVA

1.1.1

Conceção do modelo e da estratégia intermunicipal: 1. Catálogo de serviços intermunicipal;

2. Políticas e normas para a normalização documental; 3. Catálogo de documentos intermunicipal;

4. Políticas e normas para a revisão de formulários eletrónicos ("formulário único intermunicipal"); 5. Políticas e normas de reengenharia e desmaterialização intermunicipais.

1.2 ACOMPANHAMENTO, MONITORIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DA IMPLEMENTAÇÃO DO MODELO DE GOVERNAÇÃO INTERMUNICIPAL 1.2.1 Acompanhamento, monitorização e avaliação da implementação do modelo de governação intermunicipal

2 ATENDIMENTO MULTICANAL | serviços eletrónicos _{Gestão do relacionamento com os cidadãos (customer relationship management - CRM)} 2.1 ATENDIMENTO MULTICANAL

2.1.1 Implementação do atendimento digital (atendimento multicanal) 2.1.2 Disponibilização de serviços online

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2.1.2.1 Plataforma de serviços online - novas funcionalidades

2.1.2.2 Plataforma de serviços online - novas soluções

2.1.2.3 Definição e implementação do modelo de gestão de conteúdos dos serviços online 2.1.3 Interoperabilidade com autenticação.gov.pt (Chave móvel digital)

2.1.4 Revisitação/Evolução dos Portais Municipais

2.1.4.1 Revisitação/Evolução dos Portais Municipais (novas funcionalidades e redesign)

3 REENGENHARIA E DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS |Uniformização intermunicipal _{Gestão dos processos de negócio (business process management - BPM)} 3.1 DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO

3.1.1 Reengenharia e desmaterialização de Processos Externos 3.1.1.1 Plataforma de Gestão do Atendimento - novas funcionalidades 3.1.1.2 Plataforma de Gestão do Atendimento - novas soluções

3.1.1.3 Implementação - Reengenharia e desmaterialização de processos externos para as áreas de: atendimento/serviços online 3.1.2 Reengenharia e desmaterialização de Processos Internos

3.1.2.1 Plataforma de Gestão Documental - novas funcionalidades 3.1.2.2 Plataforma de Gestão Documental - novas soluções 3.1.2.3 Plataforma de Faturação eletrónica

3.1.2.4 Plataforma de Intranet - novas soluções

3.1.2.5 Implementação - Reengenharia e desmaterialização de Processos Internos

3.1.2.5.1 Reengenharia e desmaterialização de processos internos para as áreas de: Administrativos, Recursos Humanos e Órgão Executivo 3.1.2.5.2 Implementação dos novos procedimentos provenientes da adaptação ao novo normativo, redesenho e desmaterialização

3.2 DIGITALIZAÇÃO DOCUMENTAL

3.2.1 Arquivo digital

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4.1 GESTÃO ESTRATÉGICA

4.1.1 Cadastro territorial multifinalitário (Geoportal/SIG)

4.2 GESTÃO DE COMPETÊNCIAS MUNICIPAIS E INTERMUNICIPAIS 4.2.1 Gestão de transportes Intermunicipal

4.2.1.1 Plataforma de gestão de transportes intermunicipal 4.2.2 Central de compras

4.2.2.1 Plataforma de central de compras

5 IT GOVERNANCE | IT MANAGEMENT | Reforço e capacitação tecnológica 5.1 IT GOVERNANCE

5.1.1 Modelo de governação intermunicipal do IT 5.2 REFORÇO DA CAPACITAÇÃO TECNOLÓGICA 5.2.1 Reforço e capacitação tecnológica

6 GESTÃO E PROMOÇÃO DO PROJETO

6.1 PROMOÇÃO E DIVULGAÇÃO DAS AÇÕES MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

6.1.1 Plano de comunicação

6.1.2 Ações de sensibilização/ Divulgação 6.2 GESTÃO DE PROJETO

6.2.1 Gestão de projeto (técnicos internos)

Pretende-se que a presente operação produza impacto ao nível da eficiência da atividade administrativa dos 12 beneficiários (Municípios e CIRA), sendo preconizado um novo paradigma de harmonização das práticas administrativas numa lógica intermunicipal, permitindo uma diversificação dessas mesmas práticas. Com esta nova abordagem, nas áreas de intervenção identificadas, os beneficiários da operação irão alcançar ganhos de eficiência, eficácia e celeridade muito relevantes.

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A operação foca-se, igualmente, na disponibilização de novas ferramentas internas e externas de suporte à interação com os cidadãos/munícipes/empresas/outras entidades, através da disponibilização de plataformas web (serviços online) e sites mais interativos.

2.3. Cronograma Físico e Financeiro da Operação

Considerando a dotação FEDER afeta à CIRA para a Prioridade de Investimento 2.3, que se encontra identificada no ponto 14 do aviso, a presente candidatura apresenta um investimento elegível de 2.851.816,50 € (dois milhões, oitocentos e cinquenta e um mil, oitocentos e dezasseis euros e cinquenta cêntimos), a que corresponde uma dotação FEDER de 2.424.044,02 € (dois milhões, quatrocentos e vinte e quatro mil e quarenta e quatro euros e dois cêntimos), resultante da aplicação de uma taxa de comparticipação de 85%.

A duração prevista para a execução do projeto de REGIÃO DE AVEIRO DIGITAL é de 24 meses, tendo início previsto a 1 de janeiro de 2017 e término a 31 de dezembro de 2018. Este prazo aparenta ser o adequado para a tipologia de ações que se pretendem implementar, permitindo aos Municípios consolidar os investimentos a realizar. Salienta-se que o prazo de execução considerado dá cumprimento ao estipulado na alínea e) do ponto 6.1 e no ponto 7.4 do aviso n.º CENTRO-50-2016-02.

A divisão financeira, de acordo com o exposto no protocolo de parceria assinado, estrutura-se da seguinte forma:

N.º Beneficiário/Co-Promotor 2017 2018 TOTAL

1 CIRA 1.409.511,67 € 1.442.304,83 € 2.851.816,50 €

TOTAL 1.409.511,67 € 1.442.304,83 € 2.851.816,50 €

FEDER - 85% Co-financiamento 1.198.084,92 € 1.225.959,11 € 2.424.044,02 € Contrapartida Nacional 211.426,75 € 216.345,72 € 427.772,47 €

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No que diz respeito ao cronograma físico da operação, o quadro infra apresenta o cronograma estimado para a execução das componentes de investimento nos 24 meses de projeto considerados.

N.º Designação Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês 10 Mês 11 Mês 12 Mês 13 Mês 14 Mês 15 Mês 16 Mês 17 Mês 18 Mês 19 Mês 20 Mês 21 Mês 22 Mês 23 Mês 24 1 MODELO INTERMUNICIPAL - MODERNIZAÇÃO _{ADMINISTRATIVA} 1.1 MODELO DE GOVERNAÇÃO INTERMUNICIPAL _{PARA A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA}

1.1.1

2. Políticas e normas para a normalização documental;

3. Catálogo de documentos intermunicipal; 4. Políticas e normas para a revisão de formulários eletrónicos ("formulário único intermunicipal"); 5. Políticas e normas de reengenharia e desmaterialização intermunicipais.

1º 2º 3º 4º 5º 6º

1.2 ACOMPANHAMENTO, MONITORIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DA IMPLEMENTAÇÃO DO MODELO DE GOVERNAÇÃO INTERMUNICIPAL

1.2.1 Acompanhamento, monitorização e avaliação da implementação do modelo de governação intermunicipal

1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º 13º 14º 15º 16º 17º 18º

2

ATENDIMENTO MULTICANAL | serviços eletrónicos

Gestão do relacionamento com os cidadãos (customer relationship management - CRM)

2.1 ATENDIMENTO MULTICANAL

2.1.1 Implementação do atendimento digital (atendimento _multicanal) 1º 2º 3º 4º 5º 6º

2.1.2 Disponibilização de serviços online

2.1.2.1 Plataforma de serviços online - novas _{funcionalidades} 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º

2.1.2.2 Plataforma de serviços online - novas soluções 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º

2.1.2.3 Definição e implementação do modelo de gestão de _{conteúdos dos serviços online} 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º

2.1.3 Interoperabilidade com autenticação.gov.pt (Chave _{móvel digital)} 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º

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N.º Designação Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês ₁₀ Mês ₁₁ Mês ₁₂ Mês ₁₃ Mês ₁₄ Mês ₁₅ Mês ₁₆ Mês ₁₇ Mês ₁₈ Mês ₁₉ Mês ₂₀ Mês ₂₁ Mês ₂₂ Mês ₂₃ Mês ₂₄ 3

REENGENHARIA E DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS |Uniformização intermunicipal Gestão dos processos de negócio (business

process management - BPM)

3.1 DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS DE _NEGÓCIO

3.1.1 Reengenharia e desmaterialização de Processos _Externos

3.1.1.1 Plataforma de Gestão do Atendimento - novas _{funcionalidades} 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º

3.1.1.2 Plataforma de Gestão do Atendimento - novas _soluções 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º

3.1.1.3 Implementação - Reengenharia e desmaterialização de processos externos para as áreas de: atendimento/serviços online

1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º

3.1.2 Reengenharia e desmaterialização de Processos _Internos

3.1.2.1 Plataforma de Gestão Documental - novas _{funcionalidades} 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º

3.1.2.2 Plataforma de Gestão Documental - novas soluções 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º

3.1.2.3 Plataforma de Faturação eletrónica 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º

3.1.2.4 Plataforma de Intranet - novas soluções 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º

3.1.2.5 Implementação - Reengenharia e desmaterialização _{de Processos Internos}

3.1.2.5.1 Reengenharia e desmaterialização de processos internos para as áreas de: Administrativos, Recursos Humanos e Órgão Executivo

1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º

3.1.2.5.2 Implementação dos novos procedimentos provenientes da adaptação ao novo normativo, redesenho e desmaterialização

1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º

3.2.1 Arquivo digital 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º 13º 14º 15º 16º 17º 18º 19º 20º 21º 22º 23º 24º

4 PLATAFORMAS COLABORATIVAS E DE APOIO _{À GESTÃO | Suite aplicacional}

4.1.1 Cadastro territorial multifinalitário (Geoportal/SIG) 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º 13º 14º 15º 16º 17º 18º 19º 20º 21º 22º 23º 24º

4.2 GESTÃO DE COMPETÊNCIAS MUNICIPAIS E _{INTERMUNICIPAIS}

4.2.1 Gestão de transportes intermunicipal

4.2.1.1 Plataforma de gestão de transportes intermunicipal 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º 13º 14º 15º

4.2.2 Central de compras

(29)

N.º Designação Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês ₁₀ Mês ₁₁ Mês ₁₂ Mês ₁₃ Mês ₁₄ Mês ₁₅ Mês ₁₆ Mês ₁₇ Mês ₁₈ Mês ₁₉ Mês ₂₀ Mês ₂₁ Mês ₂₂ Mês ₂₃ Mês ₂₄ 5 IT GOVERNANCE | IT MANAGEMENT | Reforço e _{capacitação tecnológica}

5.1 IT GOVERNANCE

5.1.1 Modelo de governação intermunicipal do IT 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º 13º 14º 15º 16º 17º 18º 19º 20º

5.2 REFORÇO DA CAPACITAÇÃO TECNOLÓGICA

5.2.1 Reforço e capacitação tecnológica 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º 13º 14º 15º 16º 17º 18º 19º 20º 21º 22º 23º 24º

6.1 PROMOÇÃO E DIVULGAÇÃO DAS AÇÕES _{MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA}

6.1.1 Plano de comunicação 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º 13º 14º 15º 16º 17º 18º 19º 20º 21º 22º 23º 24º

6.1.2 Ações de sensibilização/ Divulgação 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º 13º 14º 15º 16º 17º 18º

6.2 GESTÃO DE PROJETO

6.2.1 Gestão de projeto (técnicos internos) 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º 11º 12º 13º 14º 15º 16º 17º 18º 19º 20º 21º 22º 23º 24º

Legenda:

Curto prazo (= 6 meses)

Médio prazo (6>24 meses) Longo prazo (>24 meses)

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3. Identificação e justificação dos Indicadores de realização e de resultado

No quadro das realizações e dos resultados expectáveis para a operação, apresentam-se de seguida as metas a contratualizar com a Autoridade de Gestão do CENTRO 2020, as quais contribuirão para o cumprimento dos indicadores do Programa Operacional.

As metas definidas para os indicadores de realização estão plasmadas no quadro seguinte:

:Código Indicador

Tipo

Indicador Designação do Indicador

Unidade de Medida

Meta 2023

O.02.03.02.E Realização Serviços da Administração Pública apoiados Nº 12

R.02.03.01.E Resultado Indivíduos com idade entre 16 e 74 anos que preencheram e enviaram pela Internet impressos ou

formulários oficiais nos últimos 12 meses no total de indivíduos % 10%

R.02.03.02.E Resultado Câmaras Municipais que disponibilizam o preenchimento e submissão de formulários na Internet no total

de câmaras. % 65%

Justificação:

 “Serviços da Administração Pública apoiados”:

a. Considerando serviço da administração pública, uma entidade dotada de autonomia administrativa e financeira.

Considerando que a operação é promovida pela CIRA e pelos Municípios associados e tem como objetivo a sua modernização e capacitação; b. A meta de 2023 será alcançada com o apoio das 12 entidades envolvidas.

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 “Indivíduos com idade entre 16 e 74 anos que preencheram e enviaram pela Internet impressos ou formulários oficiais nos últimos 12 meses no total de indivíduos”:

a. Considerando que o valor de referência é zero - não existe, à data, nenhum mecanismo que permita aferir o número de entregas da referida faixa etária;

b. A meta para 2023 será, de 10% de pessoas dessa faixa etária, alcançada com a disponibilização das diversas plataformas que irão ser colocadas ao serviço dos cidadãos.

 “Câmaras Municipais que disponibilizam o preenchimento e submissão de formulários na Internet no total de câmaras”:

a. Não existe valor de referência para as Câmaras Municipais no que se refere ao preenchimento e submissão de formulários na internet;

(32)

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4. Caracterização técnica e fundamentação de cada componente de investimento

Como referido nos pontos anteriores, com a presente operação a CIRA e seus associados pretendem consolidar e alargar a sua estratégia no âmbito da Modernização Administrativa, incorporando novas componentes de intervenção e alargando o âmbito de atuação, com a perspetiva de fortalecer a excelência organizacional numa lógica intermunicipal.

Para alcançar os objetivos definidos foram estabelecidas seis componentes de investimento, não com o intuito de seccionar conteúdos, mas como opção metodológica de construção de um modelo de Modernização Administrativa assente em bases sólidas que interagem numa lógica de completa complementaridade e um vetor transversal que reforça todo o modelo da Administração Pública Local.

O quadro seguinte apresenta as atividades e subactividades da presente candidatura, as quais visam ser promovidas em cada um dos domínios temáticos, bem como a data prevista para o seu início e meses de execução.

N.º Designação Data de Inicio N.º meses de _execução Responsável

1 MODELO INTERMUNICIPAL - MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

1.1 MODELO DE GOVERNAÇÃO INTERMUNICIPAL PARA A MODERNIZAÇÃO _{ADMINISTRATIVA}

1.1.1

2. Políticas e normas para a normalização documental; 3. Catálogo de documentos intermunicipal;

4. Políticas e normas para a revisão de formulários eletrónicos ("formulário único intermunicipal");

5. Políticas e normas de reengenharia e desmaterialização intermunicipais.

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1.2 ACOMPANHAMENTO, MONITORIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DA IMPLEMENTAÇÃO DO _{MODELO DE GOVERNAÇÃO INTERMUNICIPAL}

1.2.1 Acompanhamento, monitorização e avaliação da implementação do modelo de _{governação intermunicipal} 01-07-2017 18 CIRA

2 ATENDIMENTO MULTICANAL | serviços eletrónicos Gestão do relacionamento com os cidadãos (customer relationship management -

CRM)

2.1 ATENDIMENTO MULTICANAL

2.1.1 Implementação do atendimento digital (atendimento multicanal) 01-03-2017 6 CIRA

2.1.2 Disponibilização de serviços online

2.1.2.1 Plataforma de serviços online - novas funcionalidades 01-06-2017 9 CIRA

2.1.2.2 Plataforma de serviços online - novas soluções 01-06-2017 9 CIRA

2.1.2.3 Definição e implementação do modelo de gestão de conteúdos dos serviços online 01-05-2017 9 CIRA

2.1.3 Interoperabilidade com autenticação.gov.pt (Chave móvel digital) 01-06-2017 9 CIRA

2.1.4.1 Revisitação/Evolução dos Portais Municipais (novas funcionalidades e redesign) 01-03-2017 12 CIRA

3 REENGENHARIA E DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS |Uniformização intermunicipal

Gestão dos processos de negócio (business process management - BPM)

3.1 DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO

3.1.1 Reengenharia e desmaterialização de Processos Externos

3.1.1.1 Plataforma de Gestão do Atendimento - novas funcionalidades 01-08-2017 12 CIRA

3.1.1.2 Plataforma de Gestão do Atendimento - novas soluções 01-08-2017 12 CIRA

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3.1.2 Reengenharia e desmaterialização de Processos Internos

3.1.2.1 Plataforma de Gestão Documental - novas funcionalidades 01-10-2017 12 CIRA

3.1.2.2 Plataforma de Gestão Documental - novas soluções 01-10-2017 12 CIRA

3.1.2.3 Plataforma de Faturação eletrónica 01-12-2017 12 CIRA

3.1.2.4 Plataforma de Intranet - novas soluções 01-12-2017 12 CIRA

3.1.2.5 Implementação - Reengenharia e desmaterialização de processos internos CIRA

3.1.2.5.1 Reengenharia e desmaterialização de processos internos para as áreas de: _{Administrativos, Recursos Humanos e Órgão Executivo} 01-09-2017 12 CIRA 3.1.2.5.2 Implementação dos novos procedimentos provenientes da adaptação ao novo normativo, _{redesenho e desmaterialização} 01-10-2017 12 CIRA

3.2.1 Arquivo digital 02-01-2017 24 CIRA

4 PLATAFORMAS COLABORATIVAS E DE APOIO À GESTÃO | Suite aplicacional

4.1.1 Cadastro territorial multifinalitário (Geoportal/SIG) 02-01-2017 24 CIRA

4.2 GESTÃO DE COMPETÊNCIAS MUNICIPAIS E INTERMUNICIPAIS

4.2.1 Gestão de transportes intermunicipal

4.2.1.1 Plataforma de gestão de transportes intermunicipal 01-09-2017 15 CIRA

4.2.2 Central de compras

4.2.2.1 Plataforma de central de compras 01-07-2017 18 CIRA

5 IT GOVERNANCE | IT MANAGEMENT | Reforço e capacitação tecnológica

5.1 IT GOVERNANCE

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5.2 REFORÇO DA CAPACITAÇÃO TECNOLÓGICA

5.2.1 Reforço e capacitação tecnológica 02-01-2017 24 CIRA

6.1 PROMOÇÃO E DIVULGAÇÃO DAS AÇÕES MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

6.1.1 Plano de comunicação 02-01-2017 24 CIRA

6.1.2 Ações de sensibilização/ Divulgação 01-07-2017 18 CIRA

6.2 GESTÃO DE PROJETO

6.2.1 Gestão de projeto (técnicos internos) 02-01-2017 24 CIRA

Para um melhor entendimento dos objetivos, fundamentação, caraterização técnica e resultados previstos para cada uma das componentes de intervenção, nos subpontos seguintes apresentamos de forma detalhada cada atividade e subactividade da operação de acordo com a área em que se insere.

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Componente 1 –

Modelo Intermunicipal - Modernização Administrativa

O objetivo principal da componente 1 é o da adoção de um Modelo de Governação Intermunicipal, visando desenvolver uma estratégia integrada para toda a Região de Aveiro no âmbito das práticas de Modernização Administrativa e, consequentemente, tanto a nível de competitividade, como atratividade e complementaridade entre Municípios. A CIRA tem agora a oportunidade para redefinir o seu Modelo de Governação, assim como desenvolver um conjunto de atividades que promovam os serviços de uma forma comum para os Municípios da Região de Aveiro.

Com a presente componente pretendemos a definição de mecanismos estruturados de cooperação e articulação intermunicipal entre os 11 Municípios que integram a Região de Aveiro, a harmonização e consolidação do conhecimento, as soluções tecnológicas transversais e o reforço da estratégia de promoção intermunicipal.

Após aprovação do modelo, entendemos ser crucial para o sucesso da operação o acompanhamento, monitorização e avaliação do Modelo de Governação Intermunicipal. Pretende-se, igualmente, efetuar uma avaliação da satisfação intermédia e final dos diferentes públicos que se relacionam com os Municípios (cidadãos e sociedade civil).